Dlaczego więc zamknięcie miesiąca wciąż wymaga pięciu różnych wersji arkusza kalkulacyjnego, szukania właściwego pliku i czekania przez menedżera na odpowiedź, która powinna być już oczywista? Możesz mieć jedną księgę główną, kilka działów i tysiące transakcji, a mimo to nie potrafisz przejrzyście przedstawić sytuacji finansowej firmy. W tym miejscu pojawia się Dynamics 365 Finance. Nazywam się Mirko Peters z M365FM, a ta porcja wiedzy wyjaśnia, jak zaksięgowane dane finansowe przekształcają się w raporty, które można łatwo zrozumieć. Potraktuj każdą transakcję jako dokument przechowywany w centralnej kartotece, który można odczytywać na różne sposoby bez każdorazowego przeliczania danych. Zacznijmy od rekordów znajdujących się w tej kartotece. Fundament, księga główna, konta główne i kategorie. Księga główna to główny rejestr finansowy firmy, w którym każda zaksięgowana transakcja kończy się w jakiejś formie.

Faktura sprzedaży, rachunek od dostawcy, lista płac, płatność bankowa czy korekta stanu magazynowego – wszystko to zostawia ślad w księgowości. Pomyśl o księdze głównej, jak o dużej szafce na akta z surową zasadą nie wkładasz rachunku za czynsz do tej samej szuflady, co sprzedaż produktów ani salda bankowego do wynagrodzeń pracowników. Każda kwota potrzebuje swojego finansowego miejsca. To miejsce zaczyna się od konta głównego, które odpowiada na jedno proste pytanie – czego dotyczą te pieniądze? Gotówka znajduje się na jednym koncie głównym, przychody ze sprzedaży na innym, a koszty czynszu, płace, należności, zobowiązania, kredyty i podatki mają swoje własne. Gdy Twoja firma płaci comiesięczny rachunek za czynsz, Dynamics 365 Finance zapisuje tę kwotę na koncie kosztów czynszu. A gdy klient opłaca fakturę, przychód trafia na konto sprzedaży, podczas gdy nieopłacona kwota trafia do należności.

Konto informuje system finance, co wydarzyło się pod względem finansowym. Ta struktura ma znaczenie, ponieważ sprawozdanie finansowe nie wymyśla liczb, lecz odczytuje i grupuje dane już zaksięgowane w księdze głównej. Jeśli rekordy księgowe trafią w niewłaściwe miejsce, żaden projekt raportu nie naprawi błędów bezręcznej pracy. Konta główne mają również typy, a typ konta zapewnia Dynamics 365 Finance ogólną klasyfikację. Konta zysków i strat rejestrują przychody i wydatki w danym okresie, a ich łączne saldo wpływa na wynik końcowy roku. Bilans rejestruje to, co firma posiada, co jest winna i jaki jest udział właściciela, czyli aktywa, pasywa i kapitał własny. Gotówka to zazwyczaj aktywo, kredyt bankowy to zazwyczaj zobowiązanie, przychód ze sprzedaży należy do zysków i strat, a czynsz do kosztów. Może to brzmieć jak podstawy księgowości i tak właśnie jest, ale to również pierwszy punkt kontrolny raportowania, ponieważ system musi wiedzieć, czy konto należy do rachunku zysków i strat, czy do bilansu.

Istnieje również specjalny typ konta sumującego, który może dodawać do siebie zakres saltkont. Można go użyć, gdy potrzebna jest suma z określonego przedziału, choć wiele zespołów finansowych buduje sumy zestawień bezpośrednio w raportowaniu finansowym. Typy kont pozostają ogólne i właśnie tutaj pojawiają się kategorie kont głównych. Tworzą one bardziej użyteczną grupę raportową w ramach tej szerokiej klasyfikacji. Na przykład konta aktywów mogą znajdować się w kategoriach takich jak gotówka, środki trwałe, należności lub inwestycje krótkoterminowe, podczas gdy konta pasywów mogą znajdować się w zobowiązaniach, zobowiązaniach podatkowych lub długoterminowym zadłużeniu. Różnica jest prosta. Typ konta wskazuje ogólną klasę księgową, a kategoria konta głównego określa grupę raportową, którą chcesz pokazać odbiorcom. Wyobraź sobie, że masz kilka kont bankowych, konto kasy drobnych wydatków i konto rozliczeniowe gotówki.

Każde z nich może mieć własne konto główne, ponieważ dział finansowy potrzebuje takiego poziomu szczegółowości. Mimo to wszystkie mogą należeć do jednej kategorii gotówki. Dzięki temu raport może pokazać jedną przejrzystą pozycję gotówki, gdy tylko tego potrzebuje czytelnik. Dlatego domyślne raporty finansowe wykorzystują kategorie kont głównych. Potrzebują one znanej struktury, zanim będą mogły wyświetlić salda w sekcjach takich jak aktywa, pasywa, przychody czy koszty. Porządna konfiguracja procentuje później, ponieważ gdy konta główne przestrzegają jasnych zasad, typy kont są poprawne, a kategorie odpowiadają sposobowi, w jaki firma czyta sprawozdania finansowe, raportowanie staje się znacznie łatwiejsze. Zaczynasz od danych, które mają już swoje miejsce. Konta wyjaśniają, co wydarzyło się finansowo, ale liderzy zazwyczaj pytają o coś więcej. Chcą też wiedzieć, gdzie to się stało, kto wydał pieniądze i która część biznesu wypracowała ten wynik.

Wymiary finansowe dodające pytania, które faktycznie zadają liderzy. Konto główne mówi, czego dotyczą pieniądze. Wystarczająco proste, jednak wymiary finansowe dodają kontekst biznesowy wokół tej kwoty. Odpowiadają na pytania, które zadają liderzy, widząc sumę. Który dział wydał te środki? Która lokalizacja je zarobiła? Która jednostka biznesowa? Czy było to powiązane z projektem? Przyjrzyjmy się kosztom czynszu. Twoja firma może płacić czynsz za centrale, magazyn i kilka punktów sprzedaży detalicznej. Jeśli każda płatność jest księgowana na kosztach czynszu, widzisz całkowity rachunek. Jest to przydatne, ale nie mówi menedżerowi regionalnemu, ile kosztuje jego placówka. Wymiar finansowy wypełnia tę lukę. Możesz dodać działu, finanse, sprzedaż lub operacje albo centrum kosztów, jednostkę biznesową, region lub projekt. Wartości te są przypisane do zapisu księgowego w momencie jego zaksięgowania.

Konto pozostaje więc kosztem czynszu, ale zapis opowiada pełniejszą historię. Jedna płatność może brzmieć koszt czynszu, centrala. Inna koszt czynszu, magazyn. Trzecia koszt czynszu, sprzedaż detaliczna północ. To samo konto, inne znaczenie biznesowe. Daje to działowi finansów spójną strukturę kont, pozwalając jednocześnie liderom przeglądać wyniki dla ich części firmy. Dyrektor sprzedaży patrzy na sprzedaż. Kierownik magazynu patrzy na magazyn. Dział finansów widzi sumę dla wszystkich. Eliminuje to powszechny nawyk pracy w arkuszach kalkulacyjnych. Bez wymiarów ktoś eksportuje salda księgi głównej i zaczyna ręcznie dodawać kolumny. Sortuje, filtruje, kopiuje liczby do nowego skoroszytu, a potem próbuje wyjaśnić, dlaczego suma działu nie zgadza się z sumą firmy. Dzięki wymiarom wprowadzonym podczas księgowania transakcji, praca zaczyna się z lepszego poziomu. Szczegół należy już do rekordu księgowego, ale działa to tylko wtedy, gdy wartości są spójne.

Jeśli jedna osoba wybierze region północny, druga północ, a trzecia północ01, raport rozdzieli to, co powinno być jednym saldem na osobne linie. Dział finansów potrzebuje jasnych nazw, przejrzystej odpowiedzialności i zasad dotyczących tego, jakich wartości mogą używać pracownicy. Dynamics 365 Finance wspiera to poprzez reguły kont. W zależności od konta, system może wymagać wymiaru lub ograniczyć wartości, które użytkownicy mogą wybrać. Na przykład konto kosztowe może wymagać centrum kosztów, podczas gdy konto bankowe może potrzebować tylko jednostki biznesowej. Nie potrzebujesz takich samych szczegółów dla każdego konta. Oto prosta zasada. Użyj wymiaru finansowego, gdy spodziewasz się wielokrotnego użycia wartości i raportowania sald według niej w czasie. Dział jest wielokrotnego użytku. Centrum kosztów jest wielokrotnego użytku. Region jest wielokrotnego użytku. Projekt również. Jeśli Twój zespół finansowy śledzi salda i koszty według projektów, numer faktury to co innego, numer zamówienia zakupu to co innego.

Wartości te często dotyczą jednej transakcji lub krótkotrwałego zadania. Tworzenie wymiaru finansowego dla każdego numeru faktury pozostawi tysiące unikalnych wartości, których nikt nie chce widzieć w zestawieniu. W tym przypadku lepiej sprawdzają się tagi finansowe. Tag finansowy przechowuje elastyczne odniesienie, na przykład numer faktury, zamówienie zakupu, referencje płatności lub identyfikator systemu zewnętrznego. Znajduje się na zapisie księgowym w celach informacyjnych i analitycznych, ale nie pełni tak sformalizowanej roli jak wymiar finansowy. Wymiary finansowe są częścią struktury konta. System sprawdza, czy wartość jest poprawna, a dział finansowy może jej użyć do sumowania salt. Tagi finansowe są lżejsze. Etykietują transakcje, nie zamieniając tej etykiety w stały element raportowania. Więc nie twórz wymiaru o nazwie numer faktury, tylko po to, by później łatwiej wyszukiwać faktury.

Użyj do tego szczegółów transakcji lub tagów finansowych. Jeszcze jedna kwestia konfiguracyjna, o której warto wiedzieć. Raportowanie finansowe może korzystać z wymiarów już istniejących w systemie bez dodatkowych narzędzi. Na stronie konfiguracji raportowania finansowego dział finansowy wybiera, które wymiary będą widoczne przy projektowaniu i przeglądaniu raportów oraz w jakiej kolejności. Ta kolejność ma większe znaczenie niż mogłoby się wydawać. Jeśli Twoje raporty zazwyczaj wyświetlają konto główne, dział, centrum kosztów i projekt, użytkownicy wiedzą, gdzie szukać informacji. Jeśli kolejność zmienia się między raportami, odczytywanie szczegółów trwa dłużej i łatwiej obłędy. Gdy każdy zapis posiada odpowiednie etykiety, księga główna odpowiada nie tylko na pytanie, ile wydaliśmy, odpowiada na pytania, gdzie, kto i która część firmy. Mając te szczegóły, Dynamics 365 Finance może przekształcić zaksięgowane wpisy w sprawozdanie finansowe.

Czym właściwie jest raportowanie finansowe? Skoro wpisy w księdze zawierają już odpowiednie konta i wymiary, co właściwie robi z nimi raportowanie finansowe? Raportowanie finansowe to dodatek w Dynamics 365 Finance, służący do tworzenia, utrzymywania i przeglądania sprawozdań finansowych. Brzmi to technicznie, więc powiedzmy to prostszym językiem. To część Dynamics 365 Finance, która zmienia salda księgi głównej w raporty takie jak rachunek zysków i strat, bilans, przepływy pieniężne, obroty i salda lub raport budżet kontra wykonanie. To nie jest nowa księga główna. Nikt nie księguje faktury w module raportowania finansowego ani nie płaci z niego dostawcom. Księgowanie odbywa się w Dynamics 365 Finance, a raportowanie finansowe odczytuje wyniki po fakcie. To też nie jest tylko pulpit nawigacyjny z kilkoma wykresami. Pulpit pozwala szybko przeanalizować trend. Sprawozdanie finansowe zapewnia uporządkowany widok grup kont, sum, okresów raportowania, porównań oraz możliwość wglądu w szczegóły każdej liczby.

Pomyśl o tym jak o pokoju raportów połączonym z księgą główną. Księga rejestruje transakcje. Raportowanie finansowe układa je w formacie, którego potrzebuje Twój zespół finansowy, menedżerowie, audytorzy czy zarząd. W tle raportowanie finansowe wykorzystuje hurtownię danych finansowych, która odświeża się z księgi głównej. Hurtownia danych to kopia danych finansowych przeznaczona do raportowania, dzięki czemu raporty działają bez spowalniania pracy osób wprowadzających faktury czy księgujących dzienniki. Ta separacja sprawia, że dział finansowy może analizować sprawozdanie, podczas gdy inni użytkownicy mogą dalej pracować. Nie musisz eksportować każdego salda do arkusza kalkulacyjnego, aby przygotować przejrzysty raport miesięczny. Microsoft dostarcza 22 domyślne raporty finansowe wraz z Dynamics 365 Finance. Otrzymujesz rachunek zysków i strat, bilans, raport przepływów pieniężnych, szczegółowe obroty i salda, podsumowanie obrotów i salt, kroczące raporty wydatków oraz raporty budżet kontra wykonanie.

Dodatkowo raporty tygodniowej sprzedaży i rabatów, szczegóły audytu, wskaźniki lub bilans obok rachunku zysków i strat. To jednak nie oznacza, że wszystko od razu pasuje do Twojej firmy. Układ raportu może wyglądać poprawnie, ale Twoje konta główne i kategorie muszą zostać właściwie przypisane do wierszy. Jeśli Twoja firma nazywa grupę kont kosztami bezpośrednimi, a domyślny raport oczekuje kosztów sprzedaży, ktoś musi sprawdzić te ustawienia. Mimo to zacznij od raportu domyślnego. Daje on gotowy przykład, znaną strukturę i znacznie szybszy punkt wyjścia niż tworzenie każdego raportu od zera. Otwórz go, porównaj salda z księgą, sprawdź grupowanie kont i dostosuj tylko to, czego wymaga Twoja firma. Dynamics 365 Finance posiada kilka narzędzi do raportowania i tutaj użytkownicy często się gubią. Raportowanie finansowe obsługuje sprawozdania finansowe oparte na księdze głównej. SSRS, czyli SQL Server Reporting Services, zazwyczaj obsługuje sformatowane dokumenty biznesowe i szczegółowe raporty, takie jak faktury, zamówienia zakupu, wyciągi klientów czy długie listy transakcji.

Jest stworzone do stron wymagających stałego układu. Raportowanie elektroniczne obsługuje pliki, które muszą zostać przesłane dalej pliki bankowe, deklaracje podatkowe, pliki XML, pliki CSV lub inne formaty regulowane. To narzędzie koncentruje się na wysyłaniu lub odbieraniu ustrukturyzowanych danych. PowerB obsługuje analizę interaktywną. Używasz PowerB, gdy potrzebujesz wykresów, filtrów, trendów i widoków zarządczych, które pomagają zgłębiać pytania. Który region ma najszybciej rosnące koszty? Jak wydatki rzeczywiste wypadają na tle budżetu w ciągu kilku miesięcy? Raportowanie finansowe obsługuje formalne sprawozdanie. PowerB pomaga analizować wzorce z nim związane. Excel daje działom finansowym znane miejsce do sprawdzania liczb lub dodatkowej analizy, ale nie musi stać się miejscem, w którym każde sprawozdanie finansowe powstaje od podstaw. Każde narzędzie ma swoje zadanie. Wybierz odpowiednie, a raportowanie stanie się mniej o przebudowywaniu liczb, a bardziej o ich odczytywaniu.

Budowanie raportu, wiersze, kolumny i definicje raportów. Każde sprawozdanie finansowe zaczyna się od kształtu. Musisz zdecydować, co znajdzie się po lewej stronie, co na górze i jak raport połączy te dwa elementy. W Dynamics 365 Finance nazywamy te części definicjami wierszy, definicjami kolumn i definicjami raportów. Zacznijmy od wierszy. Definicja wiersza kontroluje lewą stronę Twojego sprawozdania. Mówi systemowi, które konta, kategorie kont lub kombinacje wymiarów mają zostać pobrane. Określa również, jak nazwać każdą linię i gdzie powinny pojawić się sumy. Pomyśl o zwykłym rachunku zysków i strat. Przychody na górze, następnie koszty sprzedaży, a potem marża brutto. Poniżej znajdują się koszty operacyjne, a na samym dole wynik netto. Każdy z tych wierszy wymaga własnych instrukcji. Przychody mogą wskazywać na grupę kont sprzedaży, podczas gdy koszt własny sprzedaży wskazuje na konta kosztowe.

Marża brutto nie wskazuje na żadne konto. Oblicza sumę poprzez odjęcie kosztu własnego sprzedaży od przychodów. To właśnie jest zadanie definicji wiersza. Informuje ona moduł raportowania finansowego, które zaksięgowane salda należą do każdego wiersza oraz wskazuje raportowi, jak dodawać lub odejmować te wiersze, gdy trzeba obliczyć sumę. Wiersz można zbudować w oparciu o pojedyncze konta główne, zakres kont lub kategorie konta głównego. Kategorie pozwalają zaoszczędzić mnóstwo pracy przy konfiguracji. Na przykład bilans zazwyczaj oddziela aktywa, pasywa i kapitał własny. W ramach aktywów można wykazać gotówkę, należności, środki trwałe i zapasy. Jeśli te konta znajdują się już w odpowiednich kategoriach kont głównych, domyślne wiersze bilansu mogą wykorzystać te grupy bez konieczności wymieniania każdego konta z osobna. Dzięki temu projekt jest bardziej przejrzysty. Moduł finansowy nadal prowadzi oddzielne konta dla poszczególnych sald, ale czytelnik widzi tylko taki poziom szczegółowości, jaki ma sens w oficjalnym sprawozdaniu.

Jeśli potrzebują więcej szczegółów, mogą sprawdzić głębiej. Samo sprawozdanie nie musi zamieniać się w książkę telefoniczną pełną numerów kont. Wiersze odpowiadają na jedno pytanie, co raportujemy. Kolumny odpowiadają na inne, jak chcemy to wyświetlić. Definicja kolumny kontroluje informacje biegnące w poprzek strony. Można pokazać bieżący miesiąc, wyniki od początku roku, wyniki od początku roku ubiegłego, budżet, wartości rzeczywiste lub różnice między wartościami rzeczywistymi a budżetem. Prosty rachunek zysków i strat mógłby zaczynać się od kolumny z opisem. Następnie można pokazać wartości rzeczywiste dla bieżącego okresu, potem narastająco od początku roku, następnie budżet, a potem odchylenie. Kolumna odchyleń oblicza różnice automatycznie, więc menedżerowie nie muszą otwierać programu Excel i tworzyć kolejnych formuł po wygenerowaniu raportu. Można również umieścić okresy obok siebie, być może od stycznia do grudnia, bieżący kwartał obok tego samego kwartału w roku ubiegłym lub wyniki rzeczywiste obok prognozy.

Wiersze decydują o tematach, a kolumny o widoku. Połącz te dwa elementy, a otrzymasz większość sprawozdania finansowego, ale system nadal potrzebuje miejsca, w którym nazwiesz raport i powiesz Dynamics 365 Finance, które definicje wierszy i kolumn do siebie pasują. Tym elementem zewnętrznym jest definicja raportu. Definicja raportu łączy wiersze i kolumny w coś, co użytkownicy mogą wygenerować. Kontroluje ona również ustawienia, takie jak zaokrąglenia i sposób wyświetlania kwot ujemnych. Oto konkretny przykład. Można utworzyć definicję wiersza o nazwie wiersze rachunku zysków i strat, a następnie definicję kolumny o nazwie miesięczne wartości rzeczywiste, budżet i odchylenia. Definicja raportu łączy je ze sobą i nadaje gotowemu raportowi nazwę, na przykład sprawozdanie z zysków i strat. To rozdzielenie jest przydatne, ponieważ pozwala na ponowne wykorzystanie elementów. Jedna definicja wierszy dla rachunku zysków i strat może być używana z układem kolumn miesięcznych, narastających od początku roku oraz porównawczych z poprzednim rokiem.

Nie musisz ponownie budować tej samej struktury przychodów i wydatków za każdym razem, gdy ktoś zada nowe pytanie. Niektóre firmy potrzebują jednego raportu dla jednej firmy. Inne potrzebują raportu, który odzwierciedla bardziej rozbudowaną strukturę organizacyjną. Wtedy z pomocą przychodzi drzewo raportowania. Drzewo raportowania pozwala organizować wyniki finansowe w jednostki raportowe. Jednostki te mogą reprezentować podmioty prawne, regiony, działy, jednostki biznesowe lub inne części struktury firmy. Wyobraźmy sobie grupę z trzema spółkami zależnymi. Spółka matka chce widzieć każdą spółkę zależną z osobna, a następnie łączną sumę dla całej grupy. Drzewo raportowania może opisać tę strukturę, traktując każdą spółkę jako jednostkę raportową, a sumę grupy jako nadrzędną. To samo podejście sprawdza się w przypadku regionów. Możesz przedstawić północ, południe i zachód jako oddzielne jednostki, a następnie uwzględnić sumę dla całej firmy.

Lub kierownik działu może potrzebować wglądu tylko we własną jednostkę, podczas gdy zespół finansowy potrzebuje pełnego obrazu. Jedna definicja raportu może być powiązana z jednym drzewem raportowania naraz, więc wybierz strukturę odpowiadającą na pytanie, które raport ma wyjaśnić. Osobom początkującym projektant raportów oferuje kreator, który pomaga zacząć tworzenie elementów bez konieczności konfrontacji ze wszystkimi opcjami jednocześnie. Wybierasz typ raportu, przechodzisz przez podstawowe ustawienia i tworzysz projekt początkowy. Gdy zespół finansowy nabierze wprawy, może bezpośrednio edytować definicję wierszy, kolumn, raportów oraz drzewa raportowania. Daje im to większą kontrolę nad obliczeniami, układem, grupowaniem i sposobem prezentacji wymiarów. Celem nie jest stworzenie możliwie najbardziej skomplikowanego raportu. Chodzi o to, aby stworzyć raport, w którym każdy wiersz odpowiada na realne pytanie biznesowe, każda kolumna czyni porównania przejrzystymi, a liczby są zgodne z księgą główną.

Uruchamianie, odczytywanie i utrzymywanie raportów. Raport staje się użyteczny tylko wtedy, gdy ludzie potrafią go odczytać, zakwestionować i zaufać temu, co widzą. Po wygenerowaniu raportu finansowego nie jesteś automatycznie ograniczony do jednej statycznej strony. Możesz zmienić datę raportu, wybrać walutę, przełączać się między podsumowaniem a szczegółami oraz stosować filtry dla wymiarów finansowych lub atrybutów. Oznacza to, że ten sam raport może odpowiadać na różne pytania bez konieczności kopiowania go do nowego arkusza. Menedżer finansowy może zacząć od pełnego rachunku zysków i strat firmy dla bieżącego miesiąca. Następnie można przefiltrować raport dla jednej jednostki biznesowej, wyświetlić go w innej walucie lub zmienić datę, aby porównać inny okres. Projekt raportu pozostaje bez zmian. Widok dostosowuje się do bieżącego pytania. Liczą się tutaj dwa widoki. Widok podsumowania przedstawia ogólną sytuację finansową, całkowity przychód, koszty ogółem i wynik netto.

Widok szczegółowy pozwala sprawdzić więcej pozycji, gdy suma nie wygląda właściwie. To prowadzi nas do analizy szczegółowej drill down. Wyobraźmy sobie, że pozycja kosztów operacyjnych jest znacznie wyższa niż w budżecie. Zamiast wysyłać e-maile, eksportować zestawienia księgowe i ręcznie dopasowywać numery kont, możesz przejść do tej kwoty bezpośrednio z raportu. Możesz prześledzić saldo aż do transakcji, które się na nie składają. Pozwala to zobaczyć wpisy w dzienniku, daty, dokumenty i inne szczegóły, które złożyły się na tę kwotę. Raport staje się punktem wyjścia do dyskusji, a nie ostateczną odpowiedzią wydrukowaną na papierze. Jest to szczególnie pomocne podczas zamykania miesiąca. Ktoś pyta, och, dlaczego koszty magazynowania wzrosły? Zaczynasz od widoku magazynu, znajdujesz linię kosztów, przechodzisz do transakcji i sprawdzasz, czy wzrost wynika z czynszu, napraw, personelu czy jednorazowej opłaty.

Dział finansowy traci mniej czasu na szukanie źródła, a więcej na wyjaśnianie wyników. Raporty można również generować według harmonogramu. Zespół może generować raporty codziennie, tygodniowo, miesięcznie lub rocznie, w zależności od potrzeb. Miesięczne pakiety zarządcze to oczywisty przykład, ale harmonogramy pomagają też przygotowywać regularne przeglądy budżetu lub cykliczne raporty grupowe. W przypadku firm z kilkoma podmiotami prawnymi, sprawozdawczość finansowa wspiera raportowanie między tymi podmiotami i może przeliczać waluty na potrzeby raportów. Zespół finansowy grupy może potrzebować danych każdej firmy w walucie lokalnej, podczas gdy kierownictwo może wymagać jednego widoku w walucie raportowania. Struktura wymaga starannej konfiguracji, ale czytelnik nie musi co miesiąc budować raportu od nowa z oddzielnych plików. Oto jeden szczegół konserwacyjny, o którym warto pamiętać.

Nowo wygenerowane raporty otrzymują domyślną datę wygaśnięcia po 90 dniach. Użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą zmienić ten okres, w tym ustawić raport tak, aby nigdy nie wygasał. Osoba generująca raport może usunąć własny raport. Użytkownicy z uprawnieniem do raportowania finansowego mogą usuwać raporty utworzone przez innych oraz zarządzać ustawieniami wygasania. Zapobiega to przekształceniu listy raportów w długie archiwum starych plików, których nikt nie potrafi zidentyfikować. Należy jednak uważać również na starsze raporty. Począwszy od wersji raportowania finansowego 10.0.45, po ponownym uruchomieniu zapisanego raportu lub sprawdzeniu szczegółów, Dynamics 365 Finance korzysta z bieżących danych transakcyjnych. Jeśli ktoś edytował podstawową transakcję po pierwszym wygenerowaniu raportu, szczegóły po rozwinięciu mogą różnić się od tego, co widziałeś pierwotnie. Zapisane salda najwyższego poziomu zazwyczaj nie ulegają zmianie, ale szczegóły pomocnicze mogą się zmienić.

Jeśli więc dział finansów potrzebuje niezmiennej kopii audytowej dla zamkniętego okresu, wyeksportuj gotowy raport do formatu Excel lub PDF i przechowuj plik zgodnie ze standardową procedurą archiwizacji. Ostatnie ostrzeżenie dotyczące samego dodatku. Jeśli ktoś odinstaluje dodatek do raportowania finansowego, Dynamics 365 Finance trwale usunie wcześniej utworzone raporty, projekty raportów i konfiguracje. Microsoft nie zapewnia wsparcia w odzyskiwaniu danych po takiej operacji. Potraktuj to jak usuwanie współdzielonego obszaru roboczego finansów, a nie jak usuwanie aplikacji z telefonu. Formalne sprawozdania pomagają działowi finansów wyjaśnić liczby w kontrolowanym formacie. Do szybszego wizualnego przeglądu i pytań o trendy stosuje się inne narzędzia. Gdzie pasują Power BI i Excel? Więc gdzie tak naprawdę pasują Power BI i Excel? Raportowanie finansowe obsługuje formalne sprawozdania, te których potrzebują audytorzy.

Power BI zajmuje się wykresami, trendami i interaktywnymi widokami zarządczymi. Przychody według regionu, budżet kontra wykonanie. Excel również nadal ma swoje miejsce. Twój zespół używa go do weryfikacji, obliczeń i udostępniania danych w formacie, który wszyscy już znają. Obszar roboczy analizy finansowej zawiera zawartość Power BI dla typowych widoków, ale utrzymuj każdy pulpit nawigacyjny skupiony na jednym pytaniu. Nie upychaj wszystkiego na tym samym ekranie. Najlepsza część, wszystkie te narzędzia odczytują dane z tych samych rekordów finansowych. Wszystko działa razem. Zakończenie. Najpierw zbuduj księgę. Czytelny raport nie zaczyna się od układu. Zaczyna się znacznie wcześniej. Czyste konta główne, wymiary wielokrotnego użytku. Bez tego fundamentu nic innego nie ma znaczenia. Zacznij od domyślnego raportu, przetestuj go na swoich rzeczywistych saldach, a następnie zmień tylko to, czego potrzebuje Twoja firma.

Zasubskrybuj, aby otrzymywać więcej wiedzy o rozwiązaniach Microsoft od Mirko Pettersa z M365FM i udostępnij to komuś, kto wciąż myśli, że raportowanie finansowe w Dynamics 365 zaczyna się i kończy na Excelu.