WEBVTT

00:00:00.080 --> 00:00:03.640
Dokonałeś sprzedaży, wysłałeś fakturę, ale kiedy pieniądze faktycznie trafią na Twoje konto?

00:00:03.800 --> 00:00:05.000
A co, jeśli tak się nie stanie?

00:00:05.220 --> 00:00:09.100
Witajcie w kolejnym odcinku Microsoft Knowledge Nugget w M365FM.

00:00:09.300 --> 00:00:10.480
Nazywam się Merko Peters.

00:00:10.760 --> 00:00:14.580
Dziś wyjaśnimy zagadnienie należności w Dynamics 365 prostym językiem.

00:00:14.760 --> 00:00:18.700
Pod koniec tego odcinka prześledzisz saldo jednego klienta od sprzedaży aż do płatności

00:00:18.700 --> 00:00:21.520
i zobaczysz, co robi firma, gdy płatność jest opóźniona.

00:00:21.720 --> 00:00:23.120
Oto najprostsza definicja.

00:00:23.380 --> 00:00:27.980
Należności śledzą pieniądze, które są Ci winni klienci oraz spływające od nich płatności.

00:00:27.980 --> 00:00:31.100
Pomyśl o tym, jak o segregatorze na pieniądze w Twojej firmie.

00:00:31.240 --> 00:00:33.120
Każdy klient otrzymuje własną teczkę.

00:00:33.280 --> 00:00:37.480
Ta teczka zawiera jego faktury, płatności, terminy wymagalności oraz wszelkie działania następcze.

00:00:37.640 --> 00:00:39.700
Owszem, arkusz kalkulacyjny może wymienić te rzeczy,

00:00:39.840 --> 00:00:42.740
ale nie potrafi niezawodnie połączyć nowej sprzedaży, uzgodnionego terminu,

00:00:42.820 --> 00:00:45.020
przelewu bankowego i decyzji kredytowej w całej firmie.

00:00:45.240 --> 00:00:47.640
Dynamics 365 Finance potrafi.

00:00:47.820 --> 00:00:50.540
Zacznijmy więc od początku, czyli od konta klienta.

00:00:50.720 --> 00:00:54.220
Punkt pierwszy. Konto klienta. Punkt wyjścia dla każdej faktury.

00:00:54.220 --> 00:00:58.360
Wyobraź sobie, że współpracujesz z klientem o nazwie Norwind Equipment.

00:00:58.540 --> 00:01:03.120
Zanim złoży zamówienie, Dynamics 365 potrzebuje czegoś więcej niż tylko nazwy i numeru telefonu.

00:01:03.260 --> 00:01:06.260
Potrzebuje zasad finansowych dotyczących prowadzenia interesów z Norwind.

00:01:06.440 --> 00:01:09.660
Konto klienta to właśnie ta opisana teczka w naszym segregatorze.

00:01:09.880 --> 00:01:12.220
Zawiera wszystkie szczegóły, które mówią Dynamics 365,

00:01:13.320 --> 00:01:16.100
kim jest klient, gdzie wysyłać faktury, jak zazwyczaj płaci

00:01:16.100 --> 00:01:18.520
i jak wysoki kredyt firma jest gotowa mu przyznać.

00:01:18.520 --> 00:01:22.460
Może to brzmieć jak podstawowa konfiguracja, ale zapobiega wielu nieporozumieniom w przyszłości.

00:01:22.660 --> 00:01:25.020
Na przykład konto przechowuje adres do faktury klienta.

00:01:25.200 --> 00:01:26.860
Często różni się on od adresu dostawy.

00:01:27.120 --> 00:01:30.280
Sprzęt może trafić do fabryki, podczas gdy faktury wysyłane są do działu finansowego.

00:01:30.500 --> 00:01:32.060
Przechowuje również warunki płatności.

00:01:32.300 --> 00:01:35.520
Warunki płatności odpowiadają na proste pytanie, ile czasu klient ma na zapłatę.

00:01:35.680 --> 00:01:37.500
Norwind może płacić w ciągu 30 dni.

00:01:37.740 --> 00:01:39.000
Inny klient płaci z góry.

00:01:39.240 --> 00:01:41.360
Większy klient może wynegocjować 60 dni.

00:01:41.580 --> 00:01:45.880
Gdy te warunki znajdą się na koncie, Dynamics 365 automatycznie oblicza termin płatności.

00:01:45.880 --> 00:01:51.580
Nikt nie musi przeszukiwać wątków mailowych ani zgadywać, czy netto 30 liczy się od daty zamówienia, dostawy czy faktury.

00:01:51.820 --> 00:01:52.900
System po prostu to wie.

00:01:53.120 --> 00:01:53.640
W tym rzecz.

00:01:53.800 --> 00:01:56.420
Konto klienta zawiera również standardową metodę płatności.

00:01:56.700 --> 00:02:01.880
Jeśli Norwind płaci przelewem, a inny klient kartą kredytową, zespół finansowy stosuje właściwy proces w momencie płatności.

00:02:02.100 --> 00:02:04.480
Nie muszą traktować każdego klienta jak odosobnionego przypadku.

00:02:04.760 --> 00:02:06.400
Do tego dochodzi jeszcze limit kredytowy.

00:02:06.600 --> 00:02:10.560
Limit kredytu to największa kwota, jaką firma jest skłonna pozwolić klientowi być winnym w danym momencie.

00:02:10.780 --> 00:02:12.680
Pomyśl o tym jak o recepcji w biurowcu.

00:02:12.680 --> 00:02:18.420
Recepcjonista sprawdza, czy ktoś może wejść na inne piętro, nie czy odwiedzający jest miły, tylko czy przepisy mu na to pozwalają.

00:02:18.580 --> 00:02:19.940
Tutaj zasada jest taka sama.

00:02:20.180 --> 00:02:23.120
Limit kredytu wyznacza jasną granicę między działem sprzedaży a działem finansów.

00:02:23.280 --> 00:02:28.740
Norwind może być solidnym klientem, ale jeśli już jest winien dużą kwotę, firma powinna się wstrzymać przed przyjęciem kolejnego dużego zamówienia.

00:02:28.920 --> 00:02:32.900
W tle Dynamics 365 może również korzystać z grup odbiorców i profili księgowania.

00:02:33.160 --> 00:02:34.580
Niech te nazwy Cię nie zniechęcają.

00:02:34.820 --> 00:02:37.800
Grupa odbiorców to po prostu sposób na zgrupowanie podobnych klientów.

00:02:37.800 --> 00:02:39.720
Detal w jednej grupie, hurt w drugiej.

00:02:39.960 --> 00:02:43.160
W ten sposób firma może stosować wspólne zasady tam, gdzie ma to sens.

00:02:43.320 --> 00:02:49.840
Profil księgowania to zasada księgowa, która mówi systemowi Dynamics 365, na które konta finansowe wpisać dług po wystawieniu faktury.

00:02:50.060 --> 00:02:52.420
Jako sprzedawca lub klient zwykle tego nie widzisz.

00:02:52.560 --> 00:02:56.680
Ale dział finansów polega na tym, ponieważ w księgach każda kwota musi być we właściwym miejscu.

00:02:56.800 --> 00:02:58.580
A oto prawdziwa siła tego rozwiązania.

00:02:58.760 --> 00:03:01.520
Konto klienta łączy dział sprzedaży z działem finansów.

00:03:01.520 --> 00:03:06.080
Sprzedawca może utworzyć zamówienie dla Norwind, a dział finansów nie musi później odtwarzać tych informacji.

00:03:06.340 --> 00:03:09.500
Widzą oni klienta, warunki płatności, pozycję kredytową oraz kwotę do zapłaty.

00:03:09.720 --> 00:03:11.020
Wszystko łączy się automatycznie.

00:03:11.220 --> 00:03:13.860
Na tym polega różnica między listą kontaktów a kontem klienta.

00:03:14.040 --> 00:03:16.040
Lista kontaktów pomaga Ci do kogoś zadzwonić.

00:03:16.200 --> 00:03:21.280
Konto klienta rejestruje relację finansową, w tym zasady kontrolujące proces sprzedaży na rzecz tego klienta.

00:03:21.480 --> 00:03:26.860
Gdy Norwind coś kupi, Dynamics 365 musi zmienić tę sprzedaż w odpowiednie żądanie zapłaty.

00:03:26.860 --> 00:03:31.580
2. Tworzenie faktury, zamiana sprzedaży na kwotę należności.

00:03:31.900 --> 00:03:34.500
Jaka jest więc różnica między zamówieniem a fakturą?

00:03:34.720 --> 00:03:38.080
Zamówienie mówi, czego klient chce, a faktura mówi, za co musi zapłacić.

00:03:38.240 --> 00:03:38.980
Oto w czym rzecz.

00:03:39.160 --> 00:03:41.720
Faktura tworzy otwarte saldo na koncie klienta.

00:03:41.900 --> 00:03:46.500
Po jej zaksięgowaniu formalnie obciążasz klienta, a dział należności może śledzić to, co jest do zapłaty.

00:03:46.740 --> 00:03:48.280
Wróćmy do Norwind Equipment.

00:03:48.460 --> 00:03:49.620
Zamówili 10 sztuk sprzętu.

00:03:49.740 --> 00:03:51.360
Twój zespół sprzedaży rejestruje zamówienie.

00:03:51.460 --> 00:03:53.440
Magazyn przygotowuje artykuły, a Ty je wysyłasz.

00:03:53.620 --> 00:03:54.940
Norwind ma teraz sprzęt.

00:03:54.940 --> 00:03:59.320
W tym momencie potrzebujesz jasnego zapisu tego, co kupili, ile to kosztuje i kiedy przypada termin płatności.

00:03:59.500 --> 00:04:01.120
Tym zapisem jest faktura sprzedaży.

00:04:01.360 --> 00:04:05.120
Większość faktur w Dynamics 365 Finance pochodzi bezpośrednio z zamówienia sprzedaży.

00:04:05.360 --> 00:04:07.920
Dzięki temu faktura pozostaje powiązana z pierwotną sprzedażą.

00:04:08.120 --> 00:04:11.800
Artykuły klienta, ceny, ilości i wszystkie uzgodnione zasady są już w systemie.

00:04:11.980 --> 00:04:15.600
Nie musisz zlecać nikomu ponownego wpisywania tych danych do oddzielnego systemu rozliczeniowego.

00:04:15.860 --> 00:04:21.000
Gdy towar zostanie wysłany lub usługa osiągnie etap wymagający rozliczenia, tworzysz fakturę na podstawie tego zamówienia sprzedaży.

00:04:21.000 --> 00:04:23.520
Dokładny moment zależy od sposobu pracy Twojej firmy.

00:04:23.680 --> 00:04:26.960
Niektóre firmy wystawiają faktury w momencie wysyłki, inne po zakończeniu danego etapu prac.

00:04:27.100 --> 00:04:30.220
Firma konsultingowa może wystawić fakturę po osiągnięciu określonego kamienia milowego.

00:04:30.460 --> 00:04:33.860
Dynamics 365 postępuje zgodnie z procesem, który już skonfigurowałeś.

00:04:34.040 --> 00:04:36.760
Możesz zetknąć się z terminem faktury na podstawie dokumentu w zastępstwie.

00:04:37.000 --> 00:04:40.700
Dokument WZ potwierdza, co fizycznie opuściło magazyn i przeszło do etapu dostawy.

00:04:40.940 --> 00:04:45.900
Gdy firma rozlicza się na podstawie tego, co faktycznie wysłano, faktura może wykorzystać te potwierdzone szczegóły dostawy.

00:04:46.080 --> 00:04:47.740
Pozwala to uniknąć częstego problemu.

00:04:47.740 --> 00:04:51.800
Załóżmy, że zamówienie opiewa na 10 sztuk, ale dziś wysłano tylko 8, ponieważ dwie nadal czekają na dostępność w magazynie.

00:04:51.940 --> 00:04:55.160
Jeśli fakturujesz na podstawie dokumentu WZ, rozliczasz tylko 8 wysłanych sztuk.

00:04:55.320 --> 00:04:58.100
Nie obciążasz firmy Norwind za wszystkie 10 sztuk, zanim je otrzyma.

00:04:58.260 --> 00:05:02.480
Zamówienie nadal jest ważne, ale potwierdzona dostawa informuje dział rozliczeń, co powinno znaleźć się na fakturze.

00:05:02.620 --> 00:05:04.860
Jednak nie każda faktura zaczyna się od zamówienia sprzedaży.

00:05:05.060 --> 00:05:08.100
Czasami musisz wystawić fakturę za jednorazową opłatę, która nie wiąże się z wysyłką.

00:05:08.340 --> 00:05:10.500
Może Norwind prosi o specjalną sesję szkoleniową.

00:05:10.500 --> 00:05:14.360
Może wystąpiła opłata serwisowa, koszt projektu lub korekta, która wymaga własnej faktury.

00:05:14.520 --> 00:05:18.500
W takich przypadkach Dynamics 365 Finance obsługuje faktury niezależne Free Text Invoice.

00:05:18.720 --> 00:05:20.800
Niezależna nie oznacza przypadkowa czy nieformalna.

00:05:20.960 --> 00:05:23.460
Oznacza to, że faktura nie jest powiązana z zamówieniem sprzedaży.

00:05:23.660 --> 00:05:27.700
Wprowadzasz klienta opłatę, kwotę, szczegóły podatkowe w razie potrzeby oraz informacje o płatności.

00:05:27.900 --> 00:05:30.660
Po zaksięgowaniu staje się to zwykłą należnością na koncie klienta.

00:05:30.800 --> 00:05:32.620
Klient nadal otrzymuje poprawną fakturę.

00:05:32.800 --> 00:05:34.560
Dział finansowy nadal widzi otwarte saldo.

00:05:34.700 --> 00:05:36.080
A co z powtarzającymi się pracami?

00:05:36.080 --> 00:05:39.080
Załóżmy, że Norwind płaci miesięczną opłatę za konserwację sprzętu.

00:05:39.260 --> 00:05:42.920
Ręczne tworzenie tej samej faktury co miesiąc to strata czasu i ryzyko drobnych błędów.

00:05:43.120 --> 00:05:46.800
Moduł subskrypcji wykorzystuje harmonogramy rozliczeń do obsługi powtarzających się opłat.

00:05:46.940 --> 00:05:53.080
Ustalasz umowę i termin rozliczenia, a Dynamics 365 może tworzyć faktury wraz z nadejściem każdego okresu rozliczeniowego.

00:05:53.360 --> 00:05:58.820
Daje to powtarzalny sposób rozliczania usług cyklicznych, a klient otrzymuje faktury zgodnie z ustalonym harmonogramem.

00:05:59.000 --> 00:06:01.820
Księgowanie to moment, w którym zmienia się status sprzedaży.

00:06:01.820 --> 00:06:05.160
Zapisuje ono kwotę na koncie klienta Norwind jako zobowiązanie.

00:06:05.380 --> 00:06:11.060
Wysyła również kwotę do rejestrów finansowych firmy, gdzie widać, że sprzedaż została rozliczona, a płatność nadal oczekuje.

00:06:11.280 --> 00:06:14.060
Faktura nie jest już szkicem, który ktoś mógłby dowolnie zmienić.

00:06:14.280 --> 00:06:16.120
Staje się ona częścią dokumentacji finansowej.

00:06:16.320 --> 00:06:16.820
Przejdźmy do konkretów.

00:06:17.520 --> 00:06:20.000
Firma Norwind zamawia sprzęt o wartości 10 tysięcy dolarów.

00:06:20.160 --> 00:06:23.200
Osiem jednostek jest wysyłanych najpierw, więc wystawiasz fakturę na te osiem jednostek.

00:06:23.360 --> 00:06:26.580
Faktura zawiera kwotę, termin płatności oraz instrukcje dotyczące zapłaty.

00:06:26.580 --> 00:06:31.760
Firma Norwind otrzymuje rachunek, a Dynamics 365 rejestruje tę samą kwotę jako otwartą na ich koncie.

00:06:31.900 --> 00:06:36.300
Ten wspólny zapis sprawia, że dział sprzedaży, magazyn i finanse koncentrują się na tej samej transakcji.

00:06:36.480 --> 00:06:40.200
Koniec kłótni o różne wersje w różnych plikach, jednak faktura tylko żąda zapłaty.

00:06:40.380 --> 00:06:44.380
Kolejnym zadaniem jest rozpoznanie płatności po jej dotarciu i powiązanie jej z odpowiednim saldem otwartym.

00:06:44.580 --> 00:06:46.640
2.3. Otrzymywanie i dopasowywanie płatności.

00:06:46.900 --> 00:06:48.120
Zamknięcie właściwej faktury.

00:06:48.320 --> 00:06:49.860
Otrzymanie płatności brzmi prosto.

00:06:50.060 --> 00:06:52.240
Saldo bankowe rośnie, więc zadanie wykonane, prawda?

00:06:52.480 --> 00:06:53.140
Nie do końca.

00:06:53.140 --> 00:06:55.620
Dział finansów wciąż musi odpowiedzieć na dwa pytania.

00:06:55.800 --> 00:06:59.340
Kto wysłał pieniądze i którą otwartą fakturę lub faktury te pieniądze powinny zamknąć?

00:06:59.500 --> 00:07:02.100
Pomyśl o firmie Norwind opłacającej fakturę za sprzęt.

00:07:02.240 --> 00:07:05.320
Bank może wykazać płatność z krótkim odniesieniem, kwotą i datą.

00:07:05.560 --> 00:07:11.860
Bez dopasowania tej płatności do otwartego salda Norwind, system może pokazywać gotówkę w banku, jednocześnie pokazując, że Norwind nadal jest winien pieniądze.

00:07:12.000 --> 00:07:13.420
Te zapisy muszą się spotkać.

00:07:13.620 --> 00:07:18.140
Dynamics 365 Finance obsługuje kilka sposobów, w jakie klienci mogą płacić.

00:07:18.140 --> 00:07:25.180
Możesz otrzymywać gotówkę, czeki, płatności kartą kredytową, przelewy bankowe lub weksle, które są formalnymi dokumentami płatniczymi używanymi w niektórych procesach biznesowych.

00:07:25.320 --> 00:07:28.060
Każda metoda ma swoją własną drogę do rejestrów finansowych.

00:07:28.240 --> 00:07:30.440
Przelew bankowy może pojawić się na wyciągu bankowym.

00:07:30.640 --> 00:07:33.140
Czek może wymagać zarejestrowania przed rozliczeniem go przez bank.

00:07:33.300 --> 00:07:35.600
Płatność kartą może przejść przez serwis płatniczy.

00:07:35.600 --> 00:07:40.260
Dynamics 365 daje finansom miejsce do rejestrowania szczegółów płatności na odpowiednim koncie klienta.

00:07:40.400 --> 00:07:42.800
Tym miejscem jest często dziennik płatności odbiorców.

00:07:43.000 --> 00:07:49.320
Dziennik brzmi jak papierowa księga, ale w Dynamics 365 to po prostu kontrolowane miejsce do wprowadzania i sprawdzania płatności przed ich zaksięgowaniem.

00:07:49.540 --> 00:07:54.920
Dział finansów rejestruje klienta, kwotę, metodę płatności, konto bankowe oraz wszelkie informacje towarzyszące płatności.

00:07:55.200 --> 00:07:58.700
Jest też słowo, które często brzmi trudniej niż jest w rzeczywistości rozliczenie.

00:07:58.880 --> 00:08:01.960
Rozliczenie oznacza dopasowanie płatności do faktury, którą ona opłaca.

00:08:02.180 --> 00:08:04.620
Norwind płaci dokładną kwotę z faktury za sprzęt.

00:08:04.620 --> 00:08:08.260
Dział finansów wybiera płatność i otwartą fakturę, a następnie rozlicza je ze sobą.

00:08:08.420 --> 00:08:11.000
Po zaksięgowaniu faktura nie widnieje już jako nieopłacona.

00:08:11.200 --> 00:08:12.480
Płatność ją zamknęła.

00:08:12.720 --> 00:08:14.920
Saldo klienta zmniejsza się o tę samą kwotę.

00:08:15.060 --> 00:08:20.600
To ważne, ponieważ płatność bez rozliczenia może pozostawić otwartą fakturę na koncie, mimo że gotówka już wpłynęła.

00:08:20.800 --> 00:08:25.380
Powoduje to błędne raporty, niepotrzebne monity i niezręczne telefony do klientów, którzy już zapłacili.

00:08:25.600 --> 00:08:27.700
Czasami płatność nie pokrywa całej faktury.

00:08:27.960 --> 00:08:31.300
Być może Norwind płaci część kwoty teraz i zgadza się uregulować resztę później.

00:08:31.300 --> 00:08:36.280
Dynamics 365 może rozliczyć otrzymaną kwotę z fakturą, pozostawiając nieopłaconą część jako otwartą.

00:08:36.460 --> 00:08:38.960
Faktura nie znika tylko dlatego, że wpłynęły jakieś pieniądze.

00:08:39.160 --> 00:08:41.420
Dział finansowy widzi dokładnie, jaka kwota pozostała do zapłaty.

00:08:41.560 --> 00:08:44.200
To znacznie lepsze niż omyłkowe oznaczenie faktury jako w pełni opłaconej,

00:08:44.260 --> 00:08:47.560
a następnie próba zapamiętania brakującej kwoty w notatce lub osobnym arkuszu kalkulacyjnym.

00:08:47.760 --> 00:08:50.260
Do wielu firm płatności bankowe wpływają w dużej liczbie.

00:08:50.480 --> 00:08:53.900
Ręczne sprawdzanie każdego przelewu i każdej otwartej faktury zajmuje czas,

00:08:53.900 --> 00:08:58.720
zwłaszcza gdy klienci płacą za kilka faktur naraz lub wpisują nie do końca jasny numer referencyjny.

00:08:58.940 --> 00:09:03.000
Dynamics 365 posiada dziennik uzgadniania płatności do tego typu zadań.

00:09:03.200 --> 00:09:08.980
Zespół może zaimportować wyciągi bankowe i wykorzystać je do dopasowania przychodzących płatności do otwartych faktur klientów.

00:09:09.180 --> 00:09:15.280
Numery referencyjne płatności, kwoty, dane klientów i reguły dopasowywania pomagają systemowi zasugerować, do czego przypisać płatność.

00:09:15.500 --> 00:09:17.780
Nadal sprawdzasz wynik. Ta część jest ważna.

00:09:17.780 --> 00:09:24.040
Automatyzacja ogranicza wyszukiwanie, ale dział finansowy odpowiada za upewnienie się, że płatność rozlicza właściwą fakturę.

00:09:24.200 --> 00:09:29.360
Jeśli klient przesyła jedną płatność za kilka faktur, osoba przetwarzająca może przypisać tę płatność do wielu faktur.

00:09:29.520 --> 00:09:33.260
Jeśli numer referencyjny wskazuje na niewłaściwy dokument, może go poprawić przed zaksięgowaniem.

00:09:33.460 --> 00:09:39.400
Celem nie jest wyeliminowanie ludzkiego osądu, lecz sprawienie, by pracownicy nie spędzali dnia na przeszukiwaniu plików bankowych i list faktur.

00:09:39.520 --> 00:09:43.500
Teraz wyobraź sobie, że Norwind działa w ramach kilku spółek w tej samej grupie biznesowej.

00:09:43.500 --> 00:09:48.640
Jeden podmiot prawny może sprzedawać sprzęt, podczas gdy centralna spółka finansowa otrzymuje płatności dla całej grupy.

00:09:48.820 --> 00:09:52.420
Dynamics 365 obsługuje scentralizowane płatności w takiej sytuacji.

00:09:52.620 --> 00:09:55.980
Płatność może zostać zarejestrowana w jednym podmiocie prawnym w imieniu drugiego.

00:09:56.200 --> 00:10:01.300
Firma nie musi udawać, że pieniądze wpłynęły najpierw do spółki sprzedającej, ani zarządzać procesem poza systemem.

00:10:01.480 --> 00:10:05.160
Rejestry mogą pokazywać, gdzie wpłynęła płatność i który dług klienta ona rozlicza.

00:10:05.320 --> 00:10:09.900
To utrzymuje przejrzystość współdzielonej pracy finansowej, zwłaszcza gdy kilka spółek korzysta z jednego centralnego zespołu do spraw.

00:10:09.900 --> 00:10:14.220
Płatności. Zatem pełny proces płatności to coś więcej niż tylko rejestrowanie pieniędzy w banku.

00:10:14.400 --> 00:10:22.020
Dynamics 365 łączy klienta, płatność i fakturę, dopóki saldo nie zostanie zamknięte lub pozostała kwota nie zasygnalizuje działowi finansowemu, że należność jest nadal otwarta.

00:10:22.180 --> 00:10:23.680
To rozlicza dzisiejszą płatność.

00:10:23.880 --> 00:10:26.240
Kolejne pytanie pojawia się przed następną sprzedażą.

00:10:26.400 --> 00:10:29.080
Czy firma powinna pozwolić klientowi na większe zadłużenie?

00:10:29.480 --> 00:10:33.160
4. Zarządzanie kredytem, czyli decyzja, kiedy kontynuować sprzedaż.

00:10:33.160 --> 00:10:35.960
5. Otrzymujesz płatność i czyści ona stare saldo.

00:10:36.120 --> 00:10:37.160
Całkiem proste, prawda?

00:10:37.420 --> 00:10:40.780
Ale oto, co sprawdza zarządzanie kredytem, zanim kolejne zamówienie ruszy dalej.

00:10:40.980 --> 00:10:43.160
Jak duże ryzyko jest w stanie podjąć Twoja firma?

00:10:43.340 --> 00:10:44.780
Pomyśl o recepcji w hotelu.

00:10:44.960 --> 00:10:50.560
Gość chce zostać na kolejną noc, więc personel sprawdza rezerwację, status płatności i zasady, zanim wyda nową kartę do pokoju.

00:10:50.760 --> 00:10:53.780
Dokładnie tak działa zarządzanie kredytem w przypadku zamówienia sprzedaży.

00:10:53.980 --> 00:10:57.140
Nie ocenia ono, czy Norwind Equipment jest ogólnie dobrym klientem.

00:10:57.140 --> 00:11:01.100
Sprawdza jedynie jego bieżącą sytuację finansową pod kątem zasad ustalonych przez firmę.

00:11:01.100 --> 00:11:03.060
Jedną z tych zasad jest limit kredytowy.

00:11:03.260 --> 00:11:06.540
Limit kredytowy to maksymalna kwota, jaką klient może być winien w danym momencie.

00:11:06.820 --> 00:11:12.900
Jeśli więc Norwind ma limit 50 tysięcy dolarów, a już zalega z 45 tysięcy dolarów, nowe zamówienie na 20 tysięcy dolarów wymaga uwagi.

00:11:13.080 --> 00:11:17.020
Klient nadal może złożyć zamówienie, ale firma nie powinna pozwolić, by ta decyzja przeszła bez echa.

00:11:17.240 --> 00:11:20.320
Dynamics 365 potrafi sprawdzić więcej niż jedną liczbę.

00:11:20.500 --> 00:11:26.060
Analizuje otwarte faktury, czas ich przeterminowania, wartość nowego zamówienia i pozostały dostępny dla klienta kredyt.

00:11:26.060 --> 00:11:33.000
Klient, który płaci terminowo, może mieć jeszcze wolny limit, podczas gdy inny może mieścić się w limicie, ale mieć poważnie przeterminowaną fakturę.

00:11:33.140 --> 00:11:34.320
To różne rodzaje ryzyka.

00:11:34.640 --> 00:11:42.200
Gdy zasada zostanie naruszona, Dynamics 365 może wstrzymać zamówienie, zanim wyślesz kolejne towary lub podejmiesz się nieopłaconej pracy.

00:11:42.500 --> 00:11:48.500
Dział sprzedaży widzi wstrzymanie, dział finansowy zna powód i nikt nie odkrywa problemu dopiero po wysłaniu towaru z magazynu.

00:11:48.680 --> 00:11:51.840
Wstrzymanie kredytowe nie oznacza, że zamówienie zostało odrzucone na stałe.

00:11:51.840 --> 00:12:02.900
Oznacza to, że ktoś musi je zweryfikować. Może Norwind przesłał dowód wpłaty, menedżer finansowy wie o błędzie w fakturze lub klient poprosił o tymczasowe zwiększenie limitu ze względu na duży projekt.

00:12:03.100 --> 00:12:06.840
Upoważniony personel może zwolnić zamówienie, jeśli istnieje ku temu uzasadniony powód.

00:12:06.980 --> 00:12:09.980
To ważne, ponieważ zasady biznesowe muszą uwzględniać realne życie.

00:12:10.260 --> 00:12:15.680
System może zatrzymać automatyczną decyzję, ale odpowiedzialne osoby decydują o dalszych krokach i zostawiają jasny ślad tej decyzji.

00:12:15.860 --> 00:12:18.800
W tym miejscu sprzedaż i finanse muszą korzystać z tych samych danych.

00:12:18.800 --> 00:12:25.560
Sprzedaż chce dbać o klienta, zwłaszcza przy ważnych zamówieniach, podczas gdy finanse muszą chronić firmę przed rosnącym zadłużeniem, które może nie zostać spłacone.

00:12:25.780 --> 00:12:31.980
Żadna ze stron nie musi wygrywać sporu. Potrzebują jedynie dostępu do zamówienia, kwoty zadłużenia i zasad kredytowych w jednym miejscu.

00:12:32.160 --> 00:12:35.940
Wiele osób słysząc o zarządzaniu kredytem zakłada, że chodzi o odrzucanie klientów.

00:12:36.040 --> 00:12:40.720
To nieprawda. Chodzi o ustalenie bezpiecznych granic, zanim opóźniona płatność stanie się znacznie większym problemem.

00:12:40.920 --> 00:12:44.520
Nadal możesz wspierać dobrych klientów, zatwierdzać wyjątki i sprzedawać z pewnością siebie.

00:12:44.520 --> 00:12:51.800
Po prostu przestajesz zwiększać zadłużenie bez wcześniejszego sprawdzenia faktów. Gdy termin płatności faktury minie, prewencja ustępuje miejsca działaniom kontrolnym.

00:12:51.960 --> 00:12:56.080
Punkt piąty. Windykacja i spory, czyli jak egzekwować płatności bez utraty klienta.

00:12:56.260 --> 00:13:01.220
Gdy minie termin płatności, charakter pracy ulega zmianie. Firma nie decyduje już o przyznaniu kredytu kupieckiego.

00:13:01.440 --> 00:13:04.580
Potrzebuje jasnego, pełnego szacunku sposobu na upomnienie się o należne pieniądze.

00:13:04.820 --> 00:13:08.120
Dynamics 365 Finance przenosi te zadania na stronę windykacji.

00:13:08.120 --> 00:13:11.500
Pomyśl o tym, jak o wspólnym biurku do obsługi zaległych kont klientów.

00:13:11.680 --> 00:13:17.380
Zamiast jednej osoby notującej w e-mailach, drugiej śledzącej rozmowy w arkuszu i trzeciej sprawdzającej faktury,

00:13:17.560 --> 00:13:21.660
zespół windykacji widzi saldo klienta i historię działań w jednym miejscu.

00:13:21.800 --> 00:13:23.720
To zmienia sposób prowadzenia rozmowy.

00:13:23.980 --> 00:13:28.120
Pracownik windykacji korzysta z list klientów stworzonych według kryteriów,

00:13:28.280 --> 00:13:31.940
które mogą obejmować faktury przeterminowane o określoną liczbę dni,

00:13:32.120 --> 00:13:35.660
powyżej wybranej kwoty lub wymagające uwagi według zasad firmy.

00:13:35.660 --> 00:13:39.360
Dzięki temu zespół nie musi zgadywać, z kim kontaktować się w pierwszej kolejności.

00:13:39.640 --> 00:13:42.760
Dla każdego klienta agent może podjąć działanie, wysłać przypomnienie,

00:13:42.920 --> 00:13:46.800
stworzyć pismo windykacyjne, napisać e-mail lub dodać zadanie wykonania telefonu.

00:13:46.960 --> 00:13:49.120
Celem nie jest wysyłanie napastliwych wiadomości.

00:13:49.380 --> 00:13:52.060
Większość opóźnień w płatnościach wynika z błahych przyczyn.

00:13:52.200 --> 00:13:57.060
Faktura trafiła na zły adres, klient potrzebuje duplikatu albo zespół płatności przegapił termin.

00:13:57.380 --> 00:13:59.460
Spokojne przypomnienie może wiele zdziałać.

00:13:59.640 --> 00:14:02.580
Czasami klient odpowiada obietnicą zapłaty w przyszły piątek.

00:14:02.580 --> 00:14:07.560
Dynamics 365 pozwala zarejestrować taką deklarację, dzięki czemu zespół wie o zobowiązaniu

00:14:07.560 --> 00:14:09.760
i może sprawdzić, czy płatność wpłynęła w terminie.

00:14:09.980 --> 00:14:15.340
Bez tego zapisu kolejny agent mógłby zadzwonić następnego ranka, nie wiedząc, że data została już ustalona.

00:14:15.600 --> 00:14:17.480
Spory wymagają podobnego podejścia.

00:14:17.760 --> 00:14:21.120
Spór oznacza, że klient kwestionuje całość lub część faktury.

00:14:21.660 --> 00:14:26.580
Może to wynikać z błędnej ceny niedostarczenia towaru lub faktury za usługi, których klient nie zatwierdził.

00:14:27.320 --> 00:14:30.980
Najgorszą reakcją jest pozwolenie, by problem zniknął w gąszczu skrzynki odbiorczej.

00:14:30.980 --> 00:14:35.840
Dynamics 365 pozwala oznaczyć fakturę jako sporną i utrzymać ją w polu widzenia podczas windykacji.

00:14:36.080 --> 00:14:42.060
Zespół może śledzić status i postępy w rozwiązaniu sprawy, zamiast traktować milczenie klienta jako powód do wysyłania kolejnych upomnień.

00:14:42.200 --> 00:14:44.880
Pomaga to również firmie dostrzec powtarzające się problemy.

00:14:45.080 --> 00:14:50.640
Jeśli kilku klientów kwestionuje ten sam typ opłaty, dział finansowy dowiaduje się czegoś więcej niż tylko o opóźnieniu w płatności.

00:14:50.920 --> 00:14:55.700
Działy rozliczeń, sprzedaży, dostaw czy obsługi klienta mogą potrzebować naprawy procesu, który generuje te spory.

00:14:55.900 --> 00:15:00.560
Windykacja korzysta również z raportów wiekowania, które sortują nieopłacone kwoty według czasu ich przeterminowania.

00:15:00.560 --> 00:15:04.760
Możesz przeglądać kwoty należne teraz, a następnie przeterminowane o 30, 60 lub 90 dni.

00:15:04.900 --> 00:15:09.760
Te przedziały czasowe pomagają zespołowi dostrzec, które długi wymagają uwagi, zanim przerodzą się w znacznie trudniejszą rozmowę.

00:15:09.920 --> 00:15:15.180
Faktura spóźniona o dwa dni nie zawsze wymaga takiej samej reakcji, jak ta, która pozostaje nieopłacona od trzech miesięcy.

00:15:15.440 --> 00:15:19.560
Dział finansowy może również korzystać z prognoz płatności, jeśli są dostępne, aby oszacować,

00:15:19.680 --> 00:15:25.660
czy otwarte faktury zostaną opłacone terminowo, z opóźnieniem czy z dużym opóźnieniem na podstawie danych o płatnościach i klientach.

00:15:25.660 --> 00:15:33.320
Raport wiekowania pokazuje, co już się wydarzyło, ale prognoza pomaga zespołowi zdecydować, na czym się skupić, zanim kolejne spóźnienie stanie się problemem.

00:15:33.460 --> 00:15:34.820
To nie zastępuje osądu.

00:15:35.560 --> 00:15:40.400
Daje zespołowi windykacyjnemu kolejny sygnał, gdy muszą dokonać wyboru spośród długiej listy kont.

00:15:40.580 --> 00:15:47.140
Cel jest prosty – ściągać należności w sposób stały i przejrzysty, traktując klienta jak partnera, a nie jak numer sprawy.

00:15:47.140 --> 00:15:50.460
Przeanalizujmy teraz całą tę drogę na prostym przykładzie.

00:15:50.880 --> 00:15:54.760
Sześć – jedna faktura, jeden połączony proces, pełny obraz sytuacji.

00:15:55.140 --> 00:16:03.040
Prześledźmy więc, co się dzieje, gdy Norwind składa zamówienie, system je przetwarza, a po osiągnięciu uzgodnionego punktu rozliczeniowego faktura zostaje wystawiona.

00:16:03.240 --> 00:16:10.760
Konto klienta zawiera już warunki płatności, więc Dynamics 365 automatycznie oblicza termin płatności na podstawie zasad ustalonych z Norwind.

00:16:10.980 --> 00:16:14.820
Dział finansowy widzi otwartą kwotę, a klient otrzymuje jasne wezwanie do zapłaty.

00:16:14.820 --> 00:16:19.540
To początek procesu. Kilka tygodni później Norwind wysyła przelew bankowy z odniesieniem do faktury.

00:16:19.760 --> 00:16:22.620
Dział finansowy dopasowuje płatność do faktury, a następnie ją rozlicza.

00:16:22.780 --> 00:16:27.000
Otwarte saldo zostaje zamknięte, a konto klienta pokazuje, że ta część relacji została zakończona.

00:16:27.220 --> 00:16:28.840
Bez konieczności ręcznego sprawdzania.

00:16:29.060 --> 00:16:30.940
Ale co się dzieje, gdy sprawy potoczą się inaczej?

00:16:31.100 --> 00:16:34.180
Jeśli Norwind przegapi termin płatności, faktura trafia do windykacji.

00:16:34.360 --> 00:16:41.520
Agent wysyła przypomnienie, Norwind odpowiada, że część opłaty jest błędna, a zespół rejestruje spór, zamiast traktować to jako niewyjaśnione spóźnienie.

00:16:41.520 --> 00:16:46.240
Wszyscy widzą ten sam status i znają kolejne kroki, ponieważ wszystko znajduje się w jednym miejscu.

00:16:46.420 --> 00:16:50.660
Oto różnica w Dynamics 365 Finance, nic nie pozostaje odizolowane.

00:16:50.900 --> 00:16:59.420
Zamówienia sprzedaży, faktury, płatności, kontrole kredytowe i windykacja, wszystko wiąże się z tą samą relacją z klientem, więc nie trzeba szukać informacji w wielu systemach.

00:16:59.620 --> 00:17:01.880
Oznacza to szybsze decyzje i mniej błędów.

00:17:01.880 --> 00:17:09.900
Stara metoda rozpraszała dane w arkuszach, folderach e-mail, notatkach i wyciągach bankowych, przez co tracono czas na sprawdzanie, która wersja jest właściwa.

00:17:10.120 --> 00:17:14.960
Dynamics 365 utrzymuje spójność historii, zapewniając jeden pełny wgląd w klienta.

00:17:15.180 --> 00:17:20.280
Należności to wiedza o tym, kto jest winien pieniądze, kiedy upływa termin, co się dotąd wydarzyło i co należy zrobić dalej.

00:17:20.520 --> 00:17:25.000
Jeśli brakuje jakiegokolwiek elementu, firma może sprzedawać dużo, a mimo to mieć trudności z ustaleniem, gdzie są jej pieniądze.

00:17:25.200 --> 00:17:27.100
Dlatego ten połączony proces ma znaczenie.

00:17:27.100 --> 00:17:30.640
Wniosek. Miej kontrolę nad przepływem gotówki wewnątrz firmy.

00:17:30.840 --> 00:17:32.880
Faktura to dopiero początek procesu.

00:17:33.000 --> 00:17:38.720
Czy Twój dział należności śledzi pieniądze aż do zamknięcia salda lub podjęcia działań w sprawie nieuregulowanych płatności?

00:17:38.940 --> 00:17:42.340
Utrzymywanie kontroli nad tymi środkami jest kluczowe dla kondycji firmy.

00:17:42.560 --> 00:17:43.760
Nazywam się Mirko Peters.

00:17:44.000 --> 00:17:51.980
Zasubskrybuj Microsoft Knowledge Magnets w M365FM, a następnie obejrzyj powiązany odcinek Dynamics 365 Finance na ekranie, aby dalej zgłębiać temat prostym językiem.