Co się dzieje, gdy Biznes Central obsługuje większość Twojej pracy, ale jeden element biznesu nadal nie do końca do niego pasuje? Może potrzebujesz specjalnego procesu wysyłki, dział finansowy, wymaga lokalnego raportu albo pracownicy ciągle wpisują te same dane do dwóch systemów, które nie chcą ze sobą współpracować? Biznes Central obejmuje już bardzo wiele. Pomaga zarządzać finansami, sprzedażą, zapasami, projektami i pracą w jednym miejscu. Ale rzecz w tym, że żadne dwie firmy nie działają w dokładnie taki sam sposób. Pomyśl o swoim telefonie. Dostajesz go z funkcją połączeń, wiadomościami, aparatem i podstawowymi narzędziami, a następnie instalujesz aplikacje dopasowane do Twojego życia, nie rozbierając telefonu na części. Rozszerzenia Biznes Central działają w ten sam sposób. Pod koniec tego materiału dowiesz się, czym one są, gdzie pasują i co sprawdzić przed ich dodaniem. Czym właściwie jest rozszerzenie?

Rozszerzenie to pakiet dla Dynamics 365 Biznes Central, który dodaje funkcjonalność, której nie masz w standardowej konfiguracji lub zmienia sposób działania standardowego elementu w Twojej firmie. Może być to drobiazg, jak dodanie wymaganego pola do karty klienta, aby nikt nie mógł utworzyć klienta bez podania preferencji dostawy. Może też obejmować cały proces biznesowy. Rozszerzenie do wysyłki może tworzyć etykiety przewozowe, przesyłać szczegóły paczki do kuriera i pobierać dane śledzenia, podczas gdy rozszerzenie bankowe może pobierać wyciągi i ułatwiać dopasowanie ich do zaksięgowanych płatności. Nie musisz być programistą, aby zrozumieć podstawową ideę. Wyobraź sobie Biznes Central jako biurowiec, w którym standardowa aplikacja daje Ci główne pomieszczenia, finanse, sprzedaż, zakupy, zapasy, projekty i inne. Czy masz już na miejscu drzwi, ściany, okablowanie i usługi wspólne? Rozszerzenie dodaje coś wokół tego budynku, nie ingerując w jego główną strukturę.

Może dodać nowy pokój lub postawić dodatkowe narzędzie na biurku, z którego już korzystasz. Nowy przycisk w zamówieniu sprzedaży, nową kolumnę na liście, inny układ faktury lub połączenie z zewnętrzną usługą. W tle rozszerzenie może dodawać pola, strony, raporty, akcje, zasady i logikę biznesową. To ostatnie sformułowanie brzmi technicznie, więc wyjaśnijmy to prościej. Logika biznesowa to zasady, które mówią systemowi Biznes Central, co ma robić. Na przykład zasada może blokować zwolnienie zamówienia do realizacji, dopóki ktoś nie wprowadzi numeru zamówienia zakupu. Inna zasada może wysyłać dokument do zatwierdzenia, gdy jego kwota przekroczy określony limit. Rozszerzenie zajmuje się tą zasadą, więc Twój zespół nie musi o tym pamiętać za każdym razem. Dawniej, zanim aplikacje chmurowe i rozszerzenia stały się normą, firmy często zmieniały bezpośrednio oryginalny kod Biznes Central. Wyobraź sobie, że to jak zmienianie ścian i instalacji wewnątrz budynku biurowego.

Na początku może to rozwiązać problem. Jednak gdy Microsoft wysyła aktualizację, oczekuje ona, że standardowy budynek wygląda w określony sposób, a Twoje zmiany mogą z nim kolidować. Wtedy ktoś musi sprawdzić te zmiany, naprawić konflikty i przetestować system, zanim aktualizacja będzie mogła bezpiecznie przebiec. Ta praca kosztuje czas. Rozszerzenia pozwalają uniknąć większości tych problemów, ponieważ ich kod pozostaje oddzielony od kodu standardowej aplikacji, więc zamiast przebudowywać budynek, dołącza się do niego starannie przygotowany dodatek. Microsoft może aktualizować główną aplikację, podczas gdy rozszerzenie pozostaje w swoim własnym pakiecie. To nie oznacza, że każda aktualizacja nie wymaga żadnej uwagi. Rozszerzenie może zależeć od innego rozszerzenia, a jego wydawca może być zmuszony do wydania nowej wersji, gdy Biznes Central się zmienia. Jednak oddzielenie rozszerzenia od standardowego kodu daje wszystkim znacznie czystszy punkt wyjścia.

Możesz o tym myśleć jak o trzymaniu narzędzia w jego własnej walizce. Narzędzie podłącza się do warsztatu, gdy go potrzebujesz, ale nie wymaga przebudowy warsztatu, a jeśli już go nie potrzebujesz, możesz usunąć dodatek zamiast rozbierać cały budynek. To zmienia podejście z pytania, jak możemy przepisać Biznes Central dla nas, na pytanie, jak możemy bezpiecznie dodać brakujący element. Jest to ważne, ponieważ standardowy Biznes Central już obsługuje ogromną ilość typowej pracy biznesowej. Zatem rozszerzenia powinny wypełniać realną lukę, a nie stawać się wymówką do przebudowy każdego ekranu tylko dlatego, że stary system wyglądał inaczej. Czasami najlepsze rozszerzenie dodaje tylko jedno pole i jedną kontrolę. Czasami łączy Biznes Central z usługą, od której Twoja firma już zależy. Tak czy inaczej, cel pozostaje prosty. Utrzymuj standardową podstawę stabilną, dodając jednocześnie narzędzia, których potrzebują Twoi ludzie.

Teraz musimy przyjrzeć się, kto tworzy te dodatki, ponieważ nie każde rozszerzenie pochodzi z tego samego źródła. Główne typy rozszerzeń. Skąd więc właściwie biorą się rozszerzenia? Nie pochodzą z jednego miejsca, a zrozumienie różnicy pomoże Ci wybrać odpowiednie dla Twojej firmy. Pierwszy typ nazywany jest rozszerzeniem typu aplikacja. Pomyśl o tym jak o gotowym dodatku, który zajmuje się konkretnym zadaniem wewnątrz Biznes Central. Na przykład aplikacja do wysyłki może połączyć Twoje zamówienia z przewoźnikiem. Aplikacja płatnicza może obsługiwać płatności kartą lub przesyłać dane do serwisu płatności. Aplikacja do raportowania może dodać raporty, których Twój zespół potrzebuje co miesiąc. Rozszerzenie aplikacji jest jak zakup gotowego narzędzia do pracy, którą musisz wykonać. Instalujesz je, konfigurujesz dla swojej firmy, a użytkownicy widzą nową funkcję bezpośrednio w Biznes Central.

Może ono dodawać własne strony i pola lub umieszczać opcje na stronach, które ludzie już znają, takich jak zamówienia sprzedaży, zakupu czy karty klientów. Niektóre rozszerzenia aplikacji pochodzą bezpośrednio od firmy Microsoft. Dostarczają one dodatki dla potrzeb, które nie dotyczą każdej firmy ani każdego kraju. Dobrym przykładem jest pakiet lokalnych raportów prawnych. Zasady podatkowe, faktury, płatności i dokumenty urzędowe różnią się w zależności od miejsca. Dlatego jeden kraj może potrzebować funkcji, których inny nigdy nie używa. To rozdzielenie pozwala zachować skupienie na standardowym produkcie, jednocześnie dając firmom sposób na spełnienie lokalnych wymogów. Następnie mamy rozszerzenia ISV. ISV oznacza niezależnego dostawcę oprogramowania, independent software vendor. Brzmi to jak skomplikowane techniczne określenie, ale oznacza po prostu firmę programistyczną tworzącą aplikację dla wielu klientów Biznes Central.

Firma ISV może skupić się na pracy magazynowej, handlu detalicznym, produkcji, obsłudze dokumentów, integracji płac, fakturach elektronicznych czy raportowaniu branżowym. Zamiast budować tę samą funkcję od podstaw dla każdego klienta, tworzą jedną aplikację, którą wiele firm może kupić lub zasubskrybować. Aplikacje te zazwyczaj pojawiają się w Microsoft AppSource, internetowym sklepie z aplikacjami biznesowymi Microsoft. AppSource jest przydatny, gdy Twoja potrzeba jest powszechna. Być może wiele firm chce połączyć Biznes Central z tą samą firmą przewozową, bankiem lub dostawcą płatności. Zamiast płacić komuś za zbudowanie takiego połączenia tylko dla Ciebie, możesz znaleźć gotową aplikację ze wsparciem, instrukcją konfiguracji i regularnymi aktualizacjami od twórcy. Może to zaoszczędzić mnóstwo pracy. Mimo to, aplikacja z AppSource nie jest automatycznie właściwym wyborem tylko dlatego, że istnieje.

Musisz sprawdzić, czy pasuje ona do Twojego procesu, Twojego kraju i Twojej wersji Biznes Central. Dobra aplikacja rozwiązuje konkretny problem, nie zmuszając zespołu do zmiany każdego elementu ich codziennej pracy pod tę aplikację. Kolejnym typem jest rozszerzenie dla dzierżawcy Pertinent Extension, często skracane do PTE. Dzierżawca Pertinent to własne środowisko Biznes Central Twojej firmy. Zatem rozszerzenie dla dzierżawcy to aplikacja stworzona wyłącznie dla Twojej firmy, a nie publikowana dla wszystkich klientów Biznes Central. Wyobraź sobie dystrybutora żywności ze specyficznym sposobem obliczania kosztów dostawy. Ceny mogą zależeć od transportu w kontrolowanej temperaturze, stref dostaw, zwrotnych skrzyń i umów z klientami wypracowanych przez lata. Taki proces jest prawdopodobnie zbyt nietypowy dla standardowej aplikacji wysyłkowej. Partner lub programista Biznes Central może więc stworzyć rozszerzenie Pertinent wokół tego procesu.

Aplikacja pozostaje wewnątrz środowiska Biznes Central danej firmy i może być dostosowana do jej sposobu działania. Może zawierać jednorazowe łącze do starszego systemu, specjalny proces zatwierdzania lub ekran stworzony dla zadań wykonywanych tylko przez tę firmę. Jednak własne nie zawsze znaczy lepsze. Rozszerzenie Pertinent zapewnia ścisłe dopasowanie, ale ktoś musi wziąć za nie odpowiedzialność. Oznacza to prowadzenie dokumentacji, testowanie zmian i organizowanie wsparcia, gdy firma zmienia proces lub aktualizowany jest Biznes Central. Jeśli inna firma mogłaby skorzystać z tej samej funkcji, gotowa aplikacja ISV może wymagać mniej pracy w długim terminie. Jak więc dokonać wyboru? Zacznij od potrzeby biznesowej, a nie od rodzaju rozszerzenia. Jeśli Twoja potrzeba jest typowa, jak import wyciągów bankowych, etykiety paczek, faktury, elektroniczne czy lokalny raport, najpierw szukaj aplikacji od Microsoft lub partnera ISV.

Możesz znaleźć dojrzałą aplikację, która już pasuje do Twoich potrzeb. Jeśli potrzeba wynika z procesu unikalnego dla Twojej firmy, rozszerzenie Pertinent może mieć więcej sensu. Istnieją również proste rozszerzenia obejmujące wąską regułę, jak wymaganie wypełnienia określonych pól przed zapisaniem klienta lub dostawcy. Mogą być niewielkie, ale zapobiegają problemom wynikającym z braku informacji w przyszłości. To, kto stworzył aplikację, wskazuje, gdzie szukać wsparcia i aktualizacji. To, co zmienia aplikacja, mówi Ci, co użytkownicy będą dostrzegać każdego dnia. Jak rozszerzenia zmieniają codzienną pracę. Gdzie więc faktycznie zauważasz rozszerzenie? Zazwyczaj zauważasz je na stronie, której już używasz, jak karta klienta, zamówienie sprzedaży, karta towaru lub zaksięgowana faktura. Często jest to rozszerzenie strony, page extension. Zmienia ono ekran, nie zastępując przy tym dobrze znanej strony.

Twój zespół pracuje tam, gdzie pracował dotychczas, a rozszerzenie dodaje informacje lub akcje niezbędne w procesie. Wyobraź sobie, że Twój zespół sprzedaży potrzebuje okna czasowego dostawy dla każdego klienta. Rozszerzenie strony może dodać pole czasu dostawy do karty klienta, a następnie pokazać ten szczegół na zamówieniu sprzedaży. Nikt nie potrzebuje osobnego arkusza kalkulacyjnego ani notatki ukrytej w mailu. Osoba wprowadzająca zamówienie widzi zasadę dostawy dokładnie tam, gdzie jest to istotne. Czasami zmiana jest jeszcze prostsza. Możesz zobaczyć nowy przycisk, który wysyła przypomnienie o płatności, tworzy etykietę wysyłkową, otwiera powiązany dokument lub uruchamia wniosek o zatwierdzenie. Strona nadal wygląda jak biznes central, ale teraz wspiera pracę, którą Twój zespół musi wykonać. Dzięki temu praca pozostaje blisko rekordu. Zamiast wymagać od użytkowników pamiętania o pięciu krokach w różnych narzędziach, rozszerzenie może umieścić kolejne działanie bezpośrednio przy kliencie, fakturze, zamówieniu lub pozycji, którą aktualnie przeglądają.

Mniej przekazywania zadań zazwyczaj oznacza mniej pominiętych kroków. Raporty zmieniają się w podobny sposób. Biznes central zawiera standardowe raporty, ale firma może potrzebować, aby faktura zawierała specjalny numer referencyjny, dodatkowy tekst prawny, inne logo lub informacje, których oczekuje klient. Rozszerzenie raportu może dodać te dane lub zapewnić inny układ, pozostawiając oryginalny raport bez zmian. Pomyśl o fakturze sprzedaży. Twój zespół finansowy może potrzebować jednego układu dla klientów lokalnych, a drugiego dla klientów zagranicznych. Pierwszy może pokazywać lokalne szczegóły podatkowe, podczas gdy drugi wymaga innego sformułowania i odniesienia celnego. Rozszerzenie raportu może dodać te układy i pobrać pola, których potrzebuje każdy dokument. Standardowy raport nie znika. Ma to znaczenie, ponieważ nie zastępujesz dobrze znanego raportu czymś zupełnie odrębnym. Dodajesz to, czego potrzebuje Twoja firma, zachowując standardowy raport jako bazę.

Raporty służą nie tylko do dokumentów wysyłanych poza firmę. Rozszerzenie może dodawać kolumny do wewnętrznego raportu finansowego, pokazywać dodatkowe szczegóły pozycji do planowania zapasów lub uwzględniać pole specyficzne dla firmy w raporcie zarządczym. Jeśli dane istnieją w Biznes Central, raport może je wprowadzić do widoku, którego ludzie używają do podejmowania decyzji. Kolejną kwestią są rozszerzenia zestawów uprawnień. Uprawnienia decydują o tym, co każda osoba może zobaczyć, zmienić, zaksięgować lub usunąć. Dla początkujących można je porównać do kart dostępu do różnych pomieszczeń w firmie. Użytkownik finansowy może potrzebować dostępu do nowego ekranu płatności. Użytkownik magazynu może potrzebować dostępu do funkcji wysyłki, ale nie do powiązanych z nią danych bankowych. Gdy rozszerzenie dodaje nową stronę lub proces, może również dodać uprawnienia, których użytkownicy potrzebują do tej nowej pracy.

Pozwala to uniknąć częstego problemu. Aplikacja jest instalowana, ludzie widzą jej nowy przycisk, ale nie mogą go użyć, ponieważ nie mają dostępu do powiązanych z nim rekordów. Rozszerzenie zestawu uprawnień pomaga połączyć nową funkcję z odpowiednimi rolami. Dzięki temu dostęp jest zgodny z zadaniami, które ludzie faktycznie wykonują. Nadal musisz zdecydować, kto powinien otrzymać taki dostęp. Rozszerzenie może dostarczyć zestawy uprawnień, ale to Twoja firma wybiera, które osoby lub grupy powinny z nich korzystać. Nowe narzędzie nie powinno po cichu dawać każdemu użytkownikowi większego dostępu niż wymaga tego jego rola. Wiele rozszerzeń łączy również Biznes Central z innymi usługami online. Są to aplikacje integracyjne. Przesyłają one informacje między Biznes Central a bankiem, firmą spedycyjną, usługą płatniczą, sklepem internetowym lub innym systemem biznesowym. Weźmy pod uwagę zespół finansowy, który codziennie otrzymuje wyciągi bankowe.

Bez połączenia ktoś musiałby pobrać plik z banku, wczytać go ręcznie, porównać każdy wiersz wyciągu z płatnościami i wyjaśniać niezgodne wpisy. Dzięki rozszerzeniu bankowości wyciąg może trafić prosto do Biznes Central i pomóc zespołowi dopasować przychodzące i wychodzące płatności do istniejących rekordów. Pracownik nadal sprawdza wyjątki, ale rutynowe dopasowania wymagają mniej ręcznej pracy. Zespół finansowy może skupić się na wpisach, które wymagają weryfikacji przez człowieka. To praktyczne zastosowanie rozszerzenia. Nie eliminuje ono potrzeby osądu. Eliminuje za to powtarzalne czynności. Aplikacje do obsługi wysyłek działają podobnie. Zamówienie sprzedaży może wysłać szczegóły adresu i przesyłki do firmy kurierskiej. Przewoźnik może odesłać etykietę i numer śledzenia. Zamiast kopiować ten sam adres do innej strony, Twój zespół rozpoczyna proces wysyłki bezpośrednio z poziomu zamówienia.

Możesz dodawać te funkcje, gdy będą potrzebne. Jeśli firma przestaje korzystać z usług przewoźnika, zmienia dostawcę płatności lub rezygnuje z procesu, może już nie potrzebować danego rozszerzenia. Takie podejście modułowe daje większą kontrolę niż budowanie każdego zewnętrznego połączenia w standardowej aplikacji. Mimo to, każda dodana aplikacja staje się częścią codziennej pracy. Kolejnym krokiem jest dokładne sprawdzenie rozszerzenia, zanim zostanie wdrożone w procesach, od których zależą pracownicy. Znajdowanie i instalowanie aplikacji. Wiesz już, że dany proces wymaga wsparcia. Gdzie szukać rozwiązań? Większość osób zaczyna od Microsoft AppSource lub strony zarządzania rozszerzeniami wewnątrz Biznes Central. AppSource to platforma, na której można przeglądać aplikacje od firmy Microsoft i innych dostawców oprogramowania. Zarządzanie rozszerzeniami to miejsce, w którym przeglądasz i obsługujesz aplikacje połączone już z Twoim środowiskiem Biznes Central.

Oto kluczowa kwestia. Zacznij od problemu, a nie od nazwy aplikacji. Szukaj słów, których używa Twój zespół. Wypróbuj frazy, wysyłka, import bankowy, zatwierdzenia, faktury, elektroniczne, skanowanie magazynowe, przypomnienia o płatnościach lub raporty lokalne. Zwykłe wyszukiwanie daje większą szansę na znalezienie kilku opcji, zamiast wybierania pierwszej aplikacji, o której ktoś wspomniał. Wyobraź sobie, że Twój zespół magazynowy spędza część każdego popołudnia na kopiowaniu szczegółów zamówień na stronę przewoźnika. Nie zaczynaj od szukania konkretnego dostawcy. Zamiast tego szukaj fraz, przewoźnik, wysyłka paczek, drukowanie etykiet lub śledzenie przesyłek. Następnie porównaj znalezione aplikacje z konkretnym zadaniem, które Twój zespół musi wykonać. Teraz przeczytaj opis na spokojnie. Najpierw sprawdź wydawcę, kto stworzył tę aplikację i gdzie znajdziesz informacje o pomocy technicznej.

Aplikacja może wyglądać idealnie w krótkim opisie, ale musisz wiedzieć, kto udzieli odpowiedzi, gdy etykieta wysyłkowa się nie wydrukuje lub aktualizacja zmieni proces, z którego zespół korzysta codziennie. Na koniec sprawdź, które wersje Business Central obsługuje dana aplikacja. Twoja firma może korzystać z wersji Business Central Online lub uruchamiać wersję przechowywaną na własnych serwerach. Aplikacja musi obsługiwać Twoją konfigurację. Sprawdź opis aplikacji i dokumentację wydawcy, zamiast zakładać, że każda aplikacja działa wszędzie. Ceny również wymagają dokładnego przyjrzenia się. Niektóre aplikacje pobierają opłaty za użytkownika, inne naliczają opłaty za firmę, za transakcję lub w formie miesięcznej subskrypcji. Jeszcze inne są darmowe w instalacji, ale łączą się z płatną usługą zewnętrzną. Na przykład łącznik bankowy może wiązać się z opłatami ze strony wydawcy aplikacji, banku lub obu podmiotów.

Darmowy nie oznacza, że można pominąć weryfikację. Darmowa aplikacja może bardzo dobrze rozwiązywać określony problem. Może jednak wiązać się z mniejszą liczbą opcji wsparcia, uboższą dokumentacją lub ograniczonym zestawem funkcji. Sprawdź, co zawiera aplikacja, czego nie zawiera i czy wydawca wyjaśnia zasady aktualizacji oraz wsparcia. Szukaj dokumentacji przed instalacją. Dobra dokumentacja powinna wyjaśniać, co robi aplikacja, czego potrzebujesz przed konfiguracją, które strony Biznes Central zmienia i jak użytkownicy z nią pracują. Nie musi być napisana jak podręcznik. Jeśli jednak znajdziesz jasne notatki dotyczące konfiguracji procesu biznesowego wpływającego na zamówienia, faktury lub płatności, zatrzymaj się tam. Opinie mogą pomóc, ale czytaj je ostrożnie. Pięciogwiazdkowa recenzja od firmy z innego kraju może nie informować, czy aplikacja współpracuje z Twoimi lokalnymi przepisami dotyczącymi raportowania.

Niska ocena może opisywać problem, który wydawca już naprawił. Traktuj opinię jako pytania do sprawdzenia, a nie jako ostateczną odpowiedź. Gdy zawęzisz listę, przetestuj aplikację w środowisku Piaskownicy – Sandbox. Piaskownica to oddzielne środowisko Biznes Central przeznaczone do testów. Daje ono zespołowi bezpieczne miejsce na zainstalowanie aplikacji, wypróbowanie jej ustawień i uruchomienie typowych przykładów biznesowych bez zmieniania rekordów używanych w realnej pracy. Używaj rzeczywistych przypadków testowych. Utwórz przykładowe zamówienie z rodzajem klienta, produktu, zasady podatkowej i metody dostawy, które zwykle sprawiają problemy. Poproś osoby, które wykonują tę pracę o wypróbowanie aplikacji. Menedżer może zatwierdzić aplikację na papierze, ale osoba wprowadzająca zamówienia może w kilka minut zauważyć brakujące pole lub dodatkowy krok. Testuj również trudne przypadki. Co się dzieje, gdy adres jest niekompletny?

Co się dzieje, gdy płatność nie powiedzie się? Czy użytkownik może poprawić błąd bez dzwonienia do programisty? Czy aplikacja generuje właściwy raport, gdy klient potrzebuje kopii w przyszłym miesiącu? Te pytania mówią znacznie więcej niż dopracowana strona produktu. Zanim aplikacja trafi do codziennego użytku, ustal kto odpowiada za wsparcie. Twój wewnętrzny zespół IT może obsługiwać pierwsze zgłoszenia. Twój partner Biznes Central może odpowiadać za konfigurację i poprawki. Wydawca aplikacji może zajmować się problemami w swoim własnym kodzie. Zapisz to wraz z kontaktem do wsparcia i przeznaczeniem aplikacji. Zainstalowana aplikacja staje się częścią procesu biznesowego. Oznacza to, że kolejne pytania dotyczą informacji, do których ma dostęp ich przesyłania oraz tego, co dzieje się po aktualizacji Biznes Central lub aplikacji. Kwestie bezpieczeństwa, danych i aktualizacji. Zanim zatwierdzisz rozszerzenie, zadaj proste pytanie.

Jakie informacje ta aplikacja może widzieć, zmieniać lub przesyłać dalej? To pytanie jest ważne, ponieważ rozszerzenie może być częścią pracy zespołu przy obsłudze klientów, zamówień, faktur, płatności i zapasów. Niektóre aplikacje dodają tylko pole lub raport. Inne łączą Biznes Central z zewnętrzną usługą i wymieniają dane biznesowe w ramach pracy. Nie każda aplikacja spełnia te same standardy testowania, zgodności czy bezpieczeństwa, co Biznes Central. Dokumentacja Microsoft wyraźnie to określa w przypadku aplikacji od innych dostawców. Aplikacja może łączyć się z innymi usługami online. Może przetwarzać lub przechowywać dane poza organizacją lub wybranym regionem geograficznym i granicami zgodności. Może udostępniać dane innej firmie, zawierać funkcje, a i lub wyświetlać treści niezgodne z polityką Twojej firmy. Dlatego nie traktuj przycisku instalacji jak błahej decyzji. Oto konkretny przykład.

Wyobraź sobie aplikację wysyłającą dane faktur do zewnętrznego serwisu dokumentów. Do działania może potrzebować nazw klientów, adresów, szczegółów towarów, cen, danych podatkowych i numerów dokumentów. Może to idealnie pasować do procesu, ale dział finansowy, zespół IT i osoba do spraw. Prywatności powinni wiedzieć, dokąd trafiają dane i kto je obsługuje. Poproś wydawcę o wyjaśnienie ścieżki danych prostym językiem. Jakie dane opuszczają Biznes Central? Dokąd one trafiają? W jakim kraju lub regionie są przechowywane? Czy aplikacja przechowuje kopię i jak długo? Czy wydawca lub inny dostawca usług ma do nich dostęp? Jeśli aplikacja korzysta z AI, jakie informacje trafiają do usługi AI? I co dzieje się z tymi informacjami później? Przed instalacją zapoznaj się ze szczegółami prywatności i warunkami. Nie musisz być prawnikiem, ale potrzebujesz jasnych odpowiedzi dotyczących danych przetwarzanych przez firmę.

Jeśli dostawca nie potrafi wyjaśnić, co aplikacja robi z Twoimi informacjami, nie używaj jej w procesach obsługujących dane klientów lub finanse. Uprawnienia wymagają takiej samej uwagi. Aplikacja może potrzebować uprawnień do odczytu zamówień sprzedaży, tworzenia wysyłek, księgowania, płatności lub dostępu do rekordów nowej funkcji. Przyznaj jej tylko taki dostęp, jaki jest niezbędny do pracy. Następnie sprawdź, którzy użytkownicy otrzymują uprawnienia do aplikacji, ponieważ pomocna nowa funkcja może stworzyć problem z bezpieczeństwem, jeśli trafi do osób, które nie powinny z niej korzystać. Pamiętaj o własnym procesie zatwierdzania. Dział może zauważyć przydatną aplikację i chcieć uruchomić ją natychmiast. Jeśli aplikacja obsługuje wrażliwe dane, niech najpierw sprawdzą ją osoby odpowiedzialne za IT, finanse, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Na początku może to wydawać się powolne, ale jest lepsze niż późniejsze odkrycie, że dane klientów trafiły tam, gdzie nikt tego nie zatwierdził.

Aktualizacje również wymagają uwagi. Rozszerzenia oddzielają własny kod od standardowej aplikacji Business Central, co ogranicza naprawy wymagane przy bezpośrednich zmianach w kodzie, ale rozszerzenie wciąż może zależeć od funkcji Business Central, innej aplikacji lub zewnętrznej usługi. Jeśli jeden z elementów się zmieni, połączenie może wymagać przetestowania. Prowadź krótką dokumentację dla każdego zainstalowanego rozszerzenia. Zapisz jego nazwę, wydawcę, cel, właściciela, wsparcie, kontakt, uprawnienia, zewnętrzne usługi oraz wszelkie inne aplikacje, od których zależy. Gdy zbliża się aktualizacja, ta lista podpowie, co testować, zamiast pozostawiać zespół w niepewności, który proces może ulec awarii. Mniej często znaczy lepiej. Długa lista aplikacji może tworzyć nakładające się funkcje, niejasną odpowiedzialność i więcej elementów do testowania. Zachowaj rozszerzenie, gdy rozwiązuje ono rzeczywistą potrzebę biznesową.

Usuń je lub wycofaj, gdy potrzeba ta znika i udokumentuj zmiany przed podjęciem działania. Celem nie jest unikanie rozszerzeń. Celem jest dokładna wiedza, co robi każde rozszerzenie, zanim stanie się częścią Twojej firmy. Hej, TM, to codzienna praca. Wniosek, wybierz odpowiedni dodatek. Oto prosta zasada. Rozszerzenie Business Central powinno rozwiązywać jeden konkretny problem bez ingerencji w podstawowy kod. Zacznij od rzeczywistego problemu, z którym mierzy się Twój zespół. Przetestuj dodatek w realnych warunkach pracy. Sprawdź, kto go stworzył, gdzie trafiają Twoje dane i upewnij się, że ktoś zapewni wsparcie po instalacji. Subskrybuj i udostępnij te porcje wiedzy każdemu, kto wciąż wierzy, że trzeba akceptować każdy domyślny ekran.