Co się dzieje, gdy ktoś w pracy potrzebuje nowego laptopa, surowców do produkcji lub usług sprzątania? W wielu firmach dawniej oznaczało to e-maile, arkusze kalkulacyjne, papierowe formularze i kogoś, kto tygodnie później próbuje odnaleźć fakturę. Witamy w kolejnym odcinku Pigułek Wiedzy Microsoft w M365FM. Nazywam się Mirko Peters i dzisiaj przyjrzymy się modułowi Procurement and Sourcing, czyli połączonemu procesowi, którego firma używa do zakupu towarów i usług od dostawców. Pomyśl o tym jak o jednej recepcji w budynku biurowym. Każde żądanie, zatwierdzenie, zamówienie, dostawa, faktura i płatność przechodzą przez to samo miejsce. Zadzimy jeden zakup od pierwszego żądania, aż po mechanizmy kontrolne działające za kulisami. Po pierwsze, co tak naprawdę obejmuje proces zaopatrzenia i zakupów. Procurement and Sourcing może brzmieć jak długa nazwa na kupowanie rzeczy i owszem, chodzi o kupowanie, ale te dwa słowa opisują różne zadania.

Sourcing to praca polegająca na znalezieniu i wybraniu odpowiedniego dostawcy. Pomyśl o firmie, która potrzebuje rękawic, kasków, znaków bezpieczeństwa i okularów ochronnych. Zanim ktokolwiek złoży zamówienie, ktoś musi zdecydować, kto dostarczy odpowiednie produkty w akceptowalnej cenie w wymaganym terminie i na warunkach akceptowanych przez firmę. To jest właśnie sourcing. Procurement rozpoczyna się, gdy firma musi zarządzać samym zakupem. Obejmuje on zapytanie, zatwierdzenia, zamówienie zakupu, dostawę, fakturę i płatność. Razem ten proces nazywany jest Source to Pay. Nazwa ta opisuje pełną ścieżkę. Firma identyfikuje potrzebę, wybiera dostawcę, wysyła zamówienie, otrzymuje towar lub usługę, dostaje fakturę od sprzedawcy, a następnie dział finansowy opłaca ją. Każdy krok łączy się z kolejnym. Można by pomyśleć, że to oczywiste, ale wiele firm wciąż realizuje te kroki w oddzielnych systemach.

Pracownik wysyła prośbę e-mailem, menedżer zatwierdza ją na czacie, kupiec trzyma szczegóły w arkuszu, magazyn sprawdza papierowy dokument dostawy, a dział księgowości otrzymuje fakturę bez powiązania z zamówieniem. Ludzie nadal mogą w ten sposób kupować, ale tracą kontrolę nad całością. Kupiec nie może wiedzieć, że magazyn otrzymał już część zamówienia. Dział finansowy może zapłacić tę samą fakturę dwukrotnie, jeśli dotrze ona dwiema różnymi drogami. Menedżerowie dowiadują się o kosztach dopiero wtedy, gdy pieniądze opuściły już firmę. Gdy ktoś pyta, kto to zatwierdził, odpowiedź oznacza długie przeszukiwanie skrzynek odbiorczych. Dynamics 365 umieszcza ten ślad w jednej połączonej platformie. Zaopatrzenie i zakupy w Dynamics 365 Supply Chain Management to obszar, w którym firma zarządza przepływem i dostępnością towarów, łącząc się z modułami finansów i rozrachunków z dostawcami w celu księgowania faktur, śledzenia zobowiązań oraz przetwarzania płatności.

Dzięki temu dział zakupów nie funkcjonuje w odosobnieniu. Magazyn może odnotować przyjęcie towarów, dział finansowy widzi fakturę powiązaną z zakupem, a dział rozrachunków może sprawdzić zgodność zamówienia z dostawą i rachunkiem od dostawcy. Każdy zespół widzi tylko to, czego potrzebuje, podczas gdy cały zakup pozostaje jednym spójnym zapisem. Wyróżniamy dwa rodzaje zakupów. Zakupy bezpośrednie obejmują towary lub usługi powiązane z tym, co firma produkuje lub sprzedaje. Producent mebli, kupujący drewno, śruby i tkaniny nabywa materiały bezpośrednie. Bez tych materiałów nie byłby w stanie wytworzyć produktu, który sprzedaje. Zakupy pośrednie obejmują rzeczy, które utrzymują działalność firmy, ale nie stają się częścią sprzedawanego produktu, jak laptopy, meble biurowe, szkolenia, naprawy, sprzątanie, oprogramowanie czy porady prawne. Oba rodzaje są ważne, ale często rozpoczynają się w różny sposób.

Zapotrzebowanie produkcyjne może wskazać firmie potrzeby zamówienia większej ilości części. Pracownik może zgłosić zapotrzebowanie na nowy monitor. Kierownik obiektu może potrzebować usługi naprawy. Dynamics 365 obsługuje wszystkie te różne potrzeby, zachowując przejrzystą ścieżkę zakupową. Posłużmy się jednym prostym przykładem w tym odcinku. Wyobraźmy sobie, że kierownik magazynu zauważa, iż zespół potrzebuje nowego sprzętu ochronnego. Niektóre kaski są uszkodzone, a zapas rękawic ochronnych jest niski. Kierownik potrzebuje odpowiedniego wyposażenia dla zespołu, a firma wymaga jasnej dokumentacji, zanim wyda jakiekolwiek pieniądze. Zakup zaczyna się od potrzeby, a każdy kontrolowany zakup zaczyna się od tego, że ktoś o coś prosi. Dwa od wniosku wewnętrznego do właściwego dostawcy. Oto jak rozpoczyna się cały proces zakupu. Twój kierownik magazynu zauważa potrzebę zakupu sprzętu ochronnego, a pierwszym rekordem utworzonym w Dynamics 365 jest zapotrzebowanie zakupu.

Zapotrzebowanie zakupu to wewnętrzny wniosek o nabycie czegoś. Informuje on firmę, czego dana osoba potrzebuje, w jakiej ilości i często, gdzie towar ma trafić. Zauważ, że ten wniosek nie składa jeszcze żadnej obietnicy dostawcy. To rozróżnienie sprawia, że wczesny etap zakupu pozostaje pod kontrolą Twojej firmy. Kierownik magazynu może zamówić 20 kasków i kilka pudełek rękawic, ale żaden dostawca nie otrzyma zamówienia, dopóki odpowiednie osoby go nie zatwierdzą. W przypadku typowych zakupów wniosek może rozpocząć się w katalogu produktów. Pomyśl o katalogu jak o zatwierdzonej półce sklepowej Twojej firmy. Zamiast wpisywać ogólne zapotrzebowanie, jak rękawice ochronne, pracownik może wybrać zatwierdzony produkt ze znanym opisem wybranym dostawcą i przypisaną ceną. Oszczędza to czas, ale także zapobiega kupowaniu przez pracowników przypadkowych produktów, które nie spełniają zasad firmy.

Jednak nie każde zapotrzebowanie pasuje do katalogu. Szkolenia konsultanta lub usługi, która nie jest przechowywana jako produkt fizyczny. W takim przypadku Dynamics 365 może wykorzystać kategorię zaopatrzenia. Kategoria zaopatrzenia grupuje wydatki według ich rodzaju. Firma może używać np. kategorii takich jak artykuły BHP, naprawy budowlane, usługi prawne czy sprzęt komputerowy. Osoba składająca wniosek może opisać swoje potrzeby i przypisać je do odpowiedniej kategorii, nawet jeśli nie ma konkretnego numeru towaru w magazynie. Wniosek nie powinien jednak automatycznie stawać się zamówieniem tylko dlatego, że ktoś kliknął, wyślij. Firma może ustawić limity wydatków, kontrole budżetowe oraz procesy zatwierdzania. Małe zamówienie na rękawice może trafić do kierownika magazynu. Większe zamówienie na sprzęt ochronny może wymagać zatwierdzenia przez właściciela budżetu działu lub zespół zakupowy.

Ścieżka zatwierdzenia może się różnić w zależności od kwoty, działu lub zasad zakupowych powiązanych z danym rodzajem wydatku. Oznacza to, że pracownicy nie muszą pamiętać wszystkich zasad zatwierdzania. Dynamics 365 kieruje wniosek odpowiednią ścieżką, a cała historia wniosku jest przechowywana w systemie. Załóżmy, że menedżer zamawia dużą ilość sprzętu, a firma nie wie jeszcze, który dostawca powinien otrzymać zlecenie. Dział zakupów może utworzyć zapytanie ofertowe, często nazywane RFQ. Zapytanie RFQ prosi kilku dostawców o złożenie ofert na tę samą potrzebę. Kupujący wysyła wymagania, takie jak typ kasku, rozmiar rękawic, ilości oraz oczekiwaną datę dostawy. Każdy dostawca może przedstawić swoją cenę i warunki. Być może jeden dostawca jest tańszy, ale nie może dostarczyć towaru przez trzy tygodnie. Inny kosztuje nieco więcej, ale może dostarczyć wszystko w najbliższy wtorek. Kupujący może porównać te odpowiedzi przed dokonaniem wyboru.

Cena ma znaczenie, ale nie jest jedynym czynnikiem. Daty dostaw, szczegóły produktu, rabaty i zdolność dostawcy do realizacji zamówienia wpływają na decyzję. System utrzymuje oferty powiązane z wnioskiem, zamiast zostawiać porównania ukryte w wątkach e-mailowych. Zanim kupujący dokona wyboru, Dynamics 365 przechowuje również rejestry dostawców. Rejestr dostawcy zawiera dane firmy potrzebne do zakupów, takie jak nazwa dostawcy i informacje niezbędne do relacji biznesowej. Katalogi dostawców mogą prezentować oferowane przez nich produkty, a dostawcy mogą publikować te katalogi, aby dane były aktualne. Dla ściślejszej kontroli produkt może mieć listę zatwierdzonych dostawców. Informuje ona kupującego, których dostawców firma zatwierdziła dla danego produktu. Kieruje to wyborem i zapobiega wybraniu przez pracownika dostawcy, z którym firma nie zamierzała współpracować. Niektóre relacje z dostawcami obejmują również warunki wynegocjowane z wyprzedzeniem.

Umowa zakupu dokumentuje długoterminową współpracę między firmą a dostawcą. Firma może zobowiązać się do zakupu określonej ilości lub wydania określonej kwoty w danym czasie, a dostawca akceptuje powiązane warunki. Umowy handlowe rejestrują ceny lub rabaty dostawcy, które obowiązują w określonych terminach. Jeśli więc dostawca sprzętu ochronnego zgodził się obniżyć cenę rękawic na kolejne 6 miesięcy, Dynamics 365 może zapisać to ustalenie, zamiast wymagać od każdego kupca pamiętania o nim. Umowy rabatowe mogą również śledzić przypadki, w których dostawca zwraca pieniądze po osiągnięciu przez firmę określonej kwoty lub wolumenu zakupów. Na tym etapie firma wie już, czego potrzebuje, kto może to dostarczyć i jakie warunki mają zastosowanie. Poszukiwania dobiegły końca, ale dostawca nadal potrzebuje formalnego zamówienia. 3. Zamówienie zakupu – pisemna obietnica firmy. Kupiec wybrał już dostawcę sprzętu ochronnego.

Teraz firma potrzebuje zamówienia zakupu, zazwyczaj nazywanego PO. Zamówienie zakupu to formalny dokument, który precyzyjnie informuje dostawcę, co firma zamierza kupić. Wskazuje dostawcę, wymienia towary lub usługi, pokazuje ilość i uzgodnioną cenę oraz zawiera datę dostawy i warunki płatności. Dla naszego magazynu zamówienie może obejmować 20 kasków, 10 pudełek rękawic i datę dostawy na przyszły wtorek. Zmienia ono decyzję zakupową w jasny rejestr, na podstawie którego obie strony mogą pracować. Nikt nie musi zgadywać, o jaki typ rękawic prosiła firma, ile jednostek oczekuje, ani na jaką cenę kupiec umówił się z dostawcą. Zamówienie zakupu może powstać na kilka sposobów. Najczęściej wynika ono z zatwierdzonego wniosku zakupowego. Kierownik magazynu poprosił o sprzęt ochronny, odpowiednie osoby zatwierdziły ten wniosek, a dział zakupów zamienia go w zamówienie. Może ono również pochodzić z umowy zakupu.

Jeśli firma ustaliła już długoterminową umowę z dostawcą, kupiec może utworzyć zamówienie zwolnienia do tej umowy, zamiast tworzyć każdy szczegół od podstaw. Czasami to popyt tworzy zamówienie. Firma może planować zakup materiałów, przewidując przyszłe potrzeby produkcyjne, a Dynamics 365 może tworzyć planowane zamówienia zakupu na podstawie tego popytu. Gdy firma zwalnia planowane zamówienie, staje się ono właściwym zamówieniem zakupu. Istnieją też zakupy bezpośrednie. Kupiec może utworzyć zamówienie ręcznie, gdy nie ma za nim wcześniejszego wniosku, umowy ani planowanego popytu. Może się to zdarzyć, gdy kupiec już wie, czego firma potrzebuje i który dostawca to dostarczy. Różne punkty startowe, ten sam cel. Zanim zamówienie zakupu przejdzie dalej, firma może wymagać jego zatwierdzenia. Kupujący przygotowuje zamówienie, ale może ono wymagać wewnętrznego zatwierdzenia zgodnie z firmowymi zasadami dotyczącymi kwot, zanim trafi do dostawcy.

To rozdziela dwie decyzje. Najpierw firma zatwierdza własne zobowiązanie, a następnie potwierdza zamówienie u dostawcy, co oznacza, że obie strony uzgodniły warunki współpracy. Potwierdzone zamówienie zakupu to coś więcej niż notatka wewnętrzna. Rejestruje ono fakt, że zamówienie dotarło do dostawcy i że istnieje porozumienie w sprawie zakupu. Dynamics 365 oszczędza również kupującym konieczności ponownego wpisywania tych samych informacji przy każdym zamówieniu uznanego dostawcy. Rekord dostawcy może automatycznie uzupełnić szczegóły, takie jak dane dostawy, warunki płatności i inne typowe ustawienia. Kupujący nadal sprawdza zamówienie i może zmienić szczegóły, jeśli sytuacja tego wymaga, ale standardowe dane znajdują się od razu we właściwym miejscu. Zmniejsza to liczbę wpisywanych danych i zapewnia większą spójność powtarzanych zamówień. Dostawa nie zawsze odbywa się w jednej paczce i w jednym dniu. Wyobraźmy sobie, że dostawca ma już wszystkie rękawice, ale gotowa jest tylko połowa kasków.

Harmonogram dostaw pozwala firmie podzielić jedno zamówienie zakupu na zaplanowane dostawy w różnych terminach. W zamówieniu można wskazać, że 10 kasków dotrze w przyszły wtorek, kolejne 10 tydzień później, a rękawice przyjadą z pierwszą dostawą. Jedno zamówienie pozostaje powiązane, podczas gdy plan dostaw odzwierciedla to, co faktycznie może się wydarzyć. Niektóre zakupy w ogóle nie docierają do firmy. Dostawa bezpośrednia oznacza, że dostawca wysyła produkt prosto do klienta końcowego. Przykładowo firma sprzedaje specjalistyczny towar, ale nie przechowuje go we własnym magazynie. Może utworzyć zamówienie sprzedaży dla klienta i powiązane zamówienie zakupu dla dostawcy. Dostawca wysyła towar bezpośrednio do klienta, podczas gdy Dynamics 365 łączy powiązane etapy sprzedaży i zakupu w tle. Pozwala to uniknąć niepotrzebnego postoju w magazynie firmy i utrzymuje powiązanie między zamówieniem klienta a zamówieniem u dostawcy, umożliwiając śledzenie tego samego towaru po obu stronach transakcji.

Zamówienie zakupu może obejmować więcej niż tylko główny przedmiot. Niektóre produkty wymagają powiązanych artykułów. Gdy firma zamawia kaski, może również potrzebować wymiennych wizjerów lub części montażowych. Dynamics 365 może zaproponować artykuły uzupełniające, które mogą być wymagane, opcjonalne lub zawarte w cenie bez dodatkowych kosztów. Kupujący widzi powiązane zapotrzebowanie już podczas tworzenia zamówienia, zamiast odkrywać je po przybyciu głównej dostawy. Następnie są opłaty. Koszty transportu, obsługi i podobne opłaty również mogą być uwzględnione w zamówieniu zakupu. Opłata może dotyczyć całego zamówienia lub konkretnej pozycji zamówienia, w zależności od tego, jak firma musi ją zaksięgować. Ma to znaczenie, ponieważ niska cena produktu nie odzwierciedla pełnego kosztu, jeśli dostawa wiąże się z wysoką opłatą. Rejestrowanie opłaty wraz z zamówieniem pozwala powiązać ten koszt z zakupem, zamiast pozostawiać go w oddzielnej notatce.

Dostawca ma teraz potwierdzone zamówienie z określonymi pozycjami, cenami, terminami i warunkami. Potwierdzone zamówienie rejestruje jednak tylko to, co firma przewiduje. Dynamics 365 nadal potrzebuje potwierdzenia, gdy towary lub usługi faktycznie dotrą. Punkt czwarty – odbiór towarów i weryfikacja faktury. Ciężarówka podjeżdża do magazynu z kaskami i rękawicami. Zanim ktokolwiek oznaczy zamówienie jako zrealizowane, zespół magazynowy musi sprawdzić, co faktycznie dotarło. Rejestrują przyjazd, porównują dostawę z zamówieniem zakupu i księgują przyjęcie produktu względem tego zamówienia. Przyjęcie produktu to po prostu sposób systemu na odnotowanie, że towary się pojawiły. Oto 10 sztuk. Zamówienie zakupu obejmuje 20 kasków i 10 pudełek rękawic, ale kierowca dostarcza tylko 10 kasków i wszystkie 10 pudełek rękawic. Magazyn księguje to, co faktycznie otrzymał, a nie to, co firma miała nadzieję otrzymać.

Pozostałe 10 kasków pozostaje otwarte w zamówieniu zakupu, dopóki dostawca ich nie dostarczy lub kupujący nie zmieni zamówienia. Dzięki temu ewidencja pozostaje rzetelna. Gdy przyjęcie produktu zostanie zaksięgowane, zamówienie zakupu ulega zmianie. System rozdziela teraz ilość zamówioną od otrzymanej, więc kupujący, magazynierzy i dział finansowy widzą status zamówienia bezwzajemnego telefonowania. W przypadku towarów magazynowych odbiór aktualizuje również stany zapasów. Rękawice pojawiają się jako dostępne zapasy, gotowe do użycia przez zespół magazynowy. Jeśli przedmioty przypisane są do konkretnego projektu, środka trwałego lub dostawy bezpośredniej, Dynamics 365 może zaksięgować zakup pod tym przeznaczeniem. Firma wie więcej niż tylko to, jak kupiliśmy rękawice. Wie, czy rękawice dotarły, ile ich dotarło i gdzie powinny trafić. Nie każdy zakup dociera jednak do rampy załadunkowej. Wyobraźmy sobie, że firma zatrudnia trenera BHP na jeden dzień, płaci za dostęp do oprogramowania lub sprowadza zewnętrzny serwis naprawczy.

Nie ma tu żadnych produktów fizycznych, palet do przeliczenia ani przyjęcia do magazynu. W przypadku usług i innych zakupów niebędących towarami firma może wybrać prostszą ścieżkę. W zależności od konfiguracji zakupu może zarejestrować odbiór w zamówieniu bez etapu magazynowego lub przejść od razu do faktury od dostawcy. To samo pytanie pozostaje aktualne. Czy firma otrzymała to, co uzgodniła przy zakupie? W przypadku usługi szkoleniowej odpowiedzią może być fakt, że szkolenie się odbyło. W przypadku naprawy ktoś potwierdza, że praca została zakończona. Zapis nie potrzebuje pudełka ani kodu kreskowego, aby dowieść, że firma coś otrzymała. Następnie przychodzi faktura od dostawcy. Faktura trafia do modułu zobowiązań, części Dynamics 365, która ewidencjonuje długi firmy wobec dostawców i przygotowuje płatności. Faktura jest powiązana z zamówieniem zakupu, więc moduł zobowiązań nie traktuje jej jak izolowanego rachunku bez historii.

To właśnie tutaj prosta kontrola pozwala uniknąć wielu problemów. Dynamics 365 porównuje trzy rzeczy, co firma zamówiła, co otrzymała i co zafakturował dostawca. Ludzie nazywają to uzgadnianiem. Mówiąc prościej, czy rachunek zgadza się z ustaleniami? Zamówienie zakupu może wskazywać 20 hełmów w uzgodnionej cenie. Dokument przyjęcia może wskazywać, że dotarło na razie tylko 10 hełmów. Jeśli dostawca wyśle fakturę na 20 sztuk, system może pokazać różnicę, zanim firma dokona płatności. To automatyzuje uzgadnianie trójstronne. Tymi trzema dokumentami są zamówienie zakupu, dokument przyjęcia towaru i faktura. Kiedy są zgodne, dział zobowiązań ma jasną drogę do dalszego procedowania. Gdy cena się różni, ilość na fakturze przewyższa ilość na przyjęciu lub pojawia się pozycja, której nikt nie zamawiał. Firma może wstrzymać proces i sprawdzić sprawę. Może dostawca wysłał fakturę zbyt wcześnie. Może fracht pojawił się jako oddzielna kwota, którą nabywca musi zweryfikować.

Może dostawca po prostu wpisał błędną ilość. Nie chodzi o zakładanie złych intencji. Automatyzacja służy wyłapaniu różnicy, gdy firma może jeszcze zadać konkretne pytanie, zamiast robić to po opuszczeniu środków z banku. Każda faktura wymaga również miejsca w automatycznych zapisach finansowych firmy. To automatyzuje zadanie dystrybucji księgowych. Mówią one systemowi Dynamics 365, jak zaksięgować koszt. Rękawice ochronne mogą należeć do kosztów operacyjnych magazynu. Nowy wózek widłowy może należeć do konta środków trwałych. Zakup projektowy może wymagać zapisania kosztów w odniesieniu do danego projektu. Jedną fakturę można nawet rozdzielić na kilka miejsc. Na przykład, jeśli dwa zespoły magazynowe dzielą zamówienie na rękawice, firma może podzielić koszt między ich działy. Dział finansowy widzi wtedy, dokąd trafiły pieniądze, bez próby rekonstrukcji tego później z niejasnego opisu na fakturze.

Po uzgodnieniu faktury i zakończeniu niezbędnych kontroli może ona przejść przez proces zatwierdzania. Zaksięgowanie faktury zapisuje kwotę, którą firma jest winna dostawcy w module zobowiązań. Rachunek staje się teraz zobowiązaniem płatniczym. Warunki płatności pomagają określić termin wymagalności. Dział zobowiązań może przygotować wymagalne faktury do płatności, a gdy firma przetworzy płatność, Dynamics 365 rozliczy saldo dostawcy dla tej faktury. Zamówienie przeszło teraz drogę od oczekiwanej dostawy do zarejestrowanego kosztu i zrealizowanej płatności. Ale ten ślad to coś więcej niż tylko opłacenie jednego rachunku. Daje to firmie użyteczny rejestr każdej decyzji i każdego przekazania powiązanego z danym zakupem. 5. Kontrola widoczności i lepsze decyzje dotyczące dostawców. Połączony rejestr zakupów pozwala również firmie kontrolować wydatki, zanim problem dotrze do działu finansowego.

Polityki zakupowe ustalają podstawowe zasady. Wskazują one, o co pracownicy mogą wnioskować, z jakich dostawców korzystać i kiedy zakup wymaga zatwierdzenia, zanim ktokolwiek wyda firmowe pieniądze. Pomyśl o wniosku na sprzęt ochronny. Firma może wymagać, aby pracownicy magazynu wybierali zatwierdzone produkty ochronne, podczas gdy tylko zespół zakupowy może wybrać nowego dostawcę. Małe zamówienie uzupełniające może wymagać jednego zatwierdzenia, ale duże zamówienie dla całego nowego zespołu może wymagać zgody właściciela budżetu i kierownika działu zakupów. Zasady są wbudowane w proces. Pracownicy nie muszą szukać dokumentu z zasadami, zgadywać, kto powinien coś zatwierdzić, ani przesyłać e-maili dalej, czekając na odpowiedź. Dynamics 365 może kierować wniosek w oparciu o dział, kwotę, typ zakupu lub przypisaną do niego politykę. Ta ścieżka nazywana jest przepływem pracy. Przepływ pracy wyznacza wnioskom, zamówieniom i fakturom jasną ścieżkę od jednej osoby do drugiej.

Każda osoba może zatwierdzić, odrzucić lub odesłać rekord do poprawek, a system rejestruje to działanie. Koniec z zastanawianiem się, czy zatwierdzenie nastąpiło w długim łańcuchu e-maili. Pomaga to również, gdy ktoś jest nieobecny. Praca nie znika w skrzynce odbiorczej Outlooka tej osoby bez śladu, na jakim etapie się zatrzymała. Firma widzi bieżący etap i może podjąć działania. Dostawcy również mogą brać w tym udział, gdy firma korzysta z portalu dostawców. Portal dostawców daje sprzedawcy miejsce do przeglądania zapytań ofertowych lub udostępnionych im zamówień zakupu. Mogą oni odpowiedzieć na zapytanie ofertowe i bezpośrednio potwierdzić zamówienie, gdy firma wyśle prośbę o potwierdzenie. Dzięki temu obie strony pracują na tym samym dokumencie. Zamiast wysyłania przez kupującego pliku PDF czekania na odpowiedź i ponownego wpisywania jej do systemu, dostawca może potwierdzić szczegóły w połączonym procesie.

Kupujący widzi odpowiedź bez konieczności ręcznego odtwarzania rekordu. Gdy zakupy przechodzą przez system, firma gromadzi przydatne informacje bez tworzenia kolejnego arkusza kalkulacyjnego. Analiza wydatków odpowiada na proste pytanie, dokąd trafiają pieniądze? Kierownik zakupów może przeglądać wydatki według dostawcy produktu, kategorii zakupowej lub działu. Może firma myśli, że kupuje rękawice od jednego dostawcy, ale rejestry pokazują, że kilka zespołów kupuje podobne rękawice od różnych sprzedawców. Być może jakiś dział wydaje więcej na naprawy zewnętrzne niż oczekiwano. Te szczegóły dają firmie powód do zadawania lepszych pytań przed dokonaniem kolejnego zakupu. Analiza wyników dostawcy pozwala spojrzeć na tę samą historię z jego perspektywy. Kupujący mogą porównać wyniki zakupów i dostaw, decydując o tym, kto powinien otrzymać kolejne zamówienia. Niska cena na papierze może nie być tak atrakcyjna, jeśli dostawca notorycznie spóźnia się z dostawami, wysyła niekompletne zamówienia lub nie dotrzymuje ustalonych warunków.

Firma może wykorzystać własne rejestry zakupów podczas weryfikacji relacji z danym dostawcą. Kolejną kwestią jest ścieżka audytu. Ścieżka audytu pozwala prześledzić zakup w całej jego historii. Można zacząć od oryginalnego wniosku, sprawdzić kto go zatwierdził, przejrzeć zamówienie zakupu, zweryfikować potwierdzenie odbioru, odnaleźć fakturę i zobaczyć płatność, która ją zamknęła. Ten zapis pomaga działom finansowym i audytowym, ale ułatwia też zwykłym pracownikom uzyskanie odpowiedzi na codzienne pytania. Dlaczego to kupiliśmy? Kto wybrał tego dostawcę? Czy towar dotarł? Czy faktura została już opłacona? Odpowiedź znajduje się w rejestrze zakupu. Wróćmy do budynku biurowego z początku. Dział zakupów, dział przyjęć i dział finansowy mają różne zadania, ale wszyscy patrzą na elementy tego samego zakupu, zamiast przekazywać sobie luźne kartki między oddzielnymi pokojami. Nasz kierownik magazynu, nasz wniosek TMS o kaski i rękawice ma teraz pełną historię.

Wniosek był zgodny z polityką firmy. Odpowiednie osoby go zatwierdziły. Dostawca dostarczył sprzęt. Personel magazynu zarejestrował dostawę. Dział zobowiązań dopasował fakturę i ją opłacił. Jedno proste rozróżnienie pozwala zachować przejrzystość wszystkich tych elementów. Sourcing pomaga firmie wybrać od kogo kupować, podczas gdy zaopatrzenie zarządza tym, co dzieje się po podjęciu decyzji o zakupie. Wniosek. Jeden połączony zapis od zapotrzebowania do płatności. Oto szersza perspektywa. Zaopatrzenie i sourcing zbierają wszystkie te rozproszone etapy i przekształcają je w jeden monitorowany proces firmowy. Wniosek nie ginie w skrzynce odbiorczej. Zatwierdzenie nie istnieje tylko w czyjejś pamięci, a faktura nie pojawia się bez wyraźnego powiązania z decyzją, która za nią stoi. Zamiast tego firma dysponuje jednym połączonym zapisem, który śledzi zakup na każdym jego etapie. Daje to jasną odpowiedź w razie potrzeby.

Jako kupujący widzisz zamówienie, magazyn widzi, czego należy się spodziewać, dział finansowy wie, jakie są zobowiązania firmy, a menedżerowie dokładnie widzą, na co wydawane są pieniądze. Zakupy nadal angażują ludzi, dostawców, towary, usługi i decyzje. Dynamics 365 nie eliminuje tych elementów. Utrzymuje ich zapisy w jednym miejscu, dzięki czemu możesz kupować z mniejszą liczbą niejasności i niespodzianek. Zasubskrybuj na swojej ulubionej platformie podcastowej i podziel się tą porcją wiedzy z kimś, kto zaczyna naukę Dynamics 365 Procurement & Sourcing.