WEBVTT

00:00:00.000 --> 00:00:04.520
Co się dzieje, gdy ktoś w pracy potrzebuje nowego laptopa, surowców do produkcji lub usług sprzątania?

00:00:04.700 --> 00:00:10.560
W wielu firmach dawniej oznaczało to e-maile, arkusze kalkulacyjne, papierowe formularze i kogoś, kto tygodnie później próbuje odnaleźć fakturę.

00:00:10.720 --> 00:00:14.660
Witamy w kolejnym odcinku Pigułek Wiedzy Microsoft w M365FM.

00:00:14.840 --> 00:00:21.760
Nazywam się Mirko Peters i dzisiaj przyjrzymy się modułowi Procurement and Sourcing, czyli połączonemu procesowi, którego firma używa do zakupu towarów i usług od dostawców.

00:00:21.920 --> 00:00:24.400
Pomyśl o tym jak o jednej recepcji w budynku biurowym.

00:00:24.400 --> 00:00:29.480
Każde żądanie, zatwierdzenie, zamówienie, dostawa, faktura i płatność przechodzą przez to samo miejsce.

00:00:30.000 --> 00:00:34.540
Zadzimy jeden zakup od pierwszego żądania, aż po mechanizmy kontrolne działające za kulisami.

00:00:34.720 --> 00:00:38.160
Po pierwsze, co tak naprawdę obejmuje proces zaopatrzenia i zakupów.

00:00:38.300 --> 00:00:44.560
Procurement and Sourcing może brzmieć jak długa nazwa na kupowanie rzeczy i owszem, chodzi o kupowanie, ale te dwa słowa opisują różne zadania.

00:00:44.800 --> 00:00:47.920
Sourcing to praca polegająca na znalezieniu i wybraniu odpowiedniego dostawcy.

00:00:48.100 --> 00:00:52.140
Pomyśl o firmie, która potrzebuje rękawic, kasków, znaków bezpieczeństwa i okularów ochronnych.

00:00:52.140 --> 00:00:59.680
Zanim ktokolwiek złoży zamówienie, ktoś musi zdecydować, kto dostarczy odpowiednie produkty w akceptowalnej cenie w wymaganym terminie i na warunkach akceptowanych przez firmę.

00:00:59.680 --> 00:01:01.060
To jest właśnie sourcing.

00:01:01.260 --> 00:01:04.460
Procurement rozpoczyna się, gdy firma musi zarządzać samym zakupem.

00:01:04.640 --> 00:01:08.980
Obejmuje on zapytanie, zatwierdzenia, zamówienie zakupu, dostawę, fakturę i płatność.

00:01:09.240 --> 00:01:11.600
Razem ten proces nazywany jest Source to Pay.

00:01:11.840 --> 00:01:13.620
Nazwa ta opisuje pełną ścieżkę.

00:01:13.860 --> 00:01:21.840
Firma identyfikuje potrzebę, wybiera dostawcę, wysyła zamówienie, otrzymuje towar lub usługę, dostaje fakturę od sprzedawcy, a następnie dział finansowy opłaca ją.

00:01:21.840 --> 00:01:23.640
Każdy krok łączy się z kolejnym.

00:01:23.860 --> 00:01:28.280
Można by pomyśleć, że to oczywiste, ale wiele firm wciąż realizuje te kroki w oddzielnych systemach.

00:01:28.280 --> 00:01:38.620
Pracownik wysyła prośbę e-mailem, menedżer zatwierdza ją na czacie, kupiec trzyma szczegóły w arkuszu, magazyn sprawdza papierowy dokument dostawy, a dział księgowości otrzymuje fakturę bez powiązania z zamówieniem.

00:01:38.860 --> 00:01:42.120
Ludzie nadal mogą w ten sposób kupować, ale tracą kontrolę nad całością.

00:01:42.260 --> 00:01:45.240
Kupiec nie może wiedzieć, że magazyn otrzymał już część zamówienia.

00:01:45.480 --> 00:01:49.440
Dział finansowy może zapłacić tę samą fakturę dwukrotnie, jeśli dotrze ona dwiema różnymi drogami.

00:01:49.660 --> 00:01:53.280
Menedżerowie dowiadują się o kosztach dopiero wtedy, gdy pieniądze opuściły już firmę.

00:01:53.280 --> 00:01:57.940
Gdy ktoś pyta, kto to zatwierdził, odpowiedź oznacza długie przeszukiwanie skrzynek odbiorczych.

00:01:58.100 --> 00:02:01.580
Dynamics 365 umieszcza ten ślad w jednej połączonej platformie.

00:02:01.780 --> 00:02:08.340
Zaopatrzenie i zakupy w Dynamics 365 Supply Chain Management to obszar, w którym firma zarządza przepływem i dostępnością towarów,

00:02:08.440 --> 00:02:14.220
łącząc się z modułami finansów i rozrachunków z dostawcami w celu księgowania faktur, śledzenia zobowiązań oraz przetwarzania płatności.

00:02:14.500 --> 00:02:17.020
Dzięki temu dział zakupów nie funkcjonuje w odosobnieniu.

00:02:17.020 --> 00:02:25.980
Magazyn może odnotować przyjęcie towarów, dział finansowy widzi fakturę powiązaną z zakupem, a dział rozrachunków może sprawdzić zgodność zamówienia z dostawą i rachunkiem od dostawcy.

00:02:26.200 --> 00:02:30.800
Każdy zespół widzi tylko to, czego potrzebuje, podczas gdy cały zakup pozostaje jednym spójnym zapisem.

00:02:31.040 --> 00:02:32.580
Wyróżniamy dwa rodzaje zakupów.

00:02:32.740 --> 00:02:36.900
Zakupy bezpośrednie obejmują towary lub usługi powiązane z tym, co firma produkuje lub sprzedaje.

00:02:37.080 --> 00:02:40.840
Producent mebli, kupujący drewno, śruby i tkaniny nabywa materiały bezpośrednie.

00:02:41.080 --> 00:02:44.020
Bez tych materiałów nie byłby w stanie wytworzyć produktu, który sprzedaje.

00:02:44.020 --> 00:02:52.920
Zakupy pośrednie obejmują rzeczy, które utrzymują działalność firmy, ale nie stają się częścią sprzedawanego produktu, jak laptopy, meble biurowe, szkolenia, naprawy, sprzątanie, oprogramowanie czy porady prawne.

00:02:53.060 --> 00:02:55.740
Oba rodzaje są ważne, ale często rozpoczynają się w różny sposób.

00:02:55.960 --> 00:02:58.760
Zapotrzebowanie produkcyjne może wskazać firmie potrzeby zamówienia większej ilości części.

00:02:58.960 --> 00:03:01.080
Pracownik może zgłosić zapotrzebowanie na nowy monitor.

00:03:01.280 --> 00:03:03.420
Kierownik obiektu może potrzebować usługi naprawy.

00:03:03.580 --> 00:03:07.660
Dynamics 365 obsługuje wszystkie te różne potrzeby, zachowując przejrzystą ścieżkę zakupową.

00:03:07.820 --> 00:03:10.020
Posłużmy się jednym prostym przykładem w tym odcinku.

00:03:10.020 --> 00:03:14.040
Wyobraźmy sobie, że kierownik magazynu zauważa, iż zespół potrzebuje nowego sprzętu ochronnego.

00:03:14.220 --> 00:03:17.220
Niektóre kaski są uszkodzone, a zapas rękawic ochronnych jest niski.

00:03:17.380 --> 00:03:22.080
Kierownik potrzebuje odpowiedniego wyposażenia dla zespołu, a firma wymaga jasnej dokumentacji, zanim wyda jakiekolwiek pieniądze.

00:03:22.280 --> 00:03:26.600
Zakup zaczyna się od potrzeby, a każdy kontrolowany zakup zaczyna się od tego, że ktoś o coś prosi.

00:03:26.840 --> 00:03:29.020
Dwa od wniosku wewnętrznego do właściwego dostawcy.

00:03:29.920 --> 00:03:32.140
Oto jak rozpoczyna się cały proces zakupu.

00:03:32.140 --> 00:03:38.800
Twój kierownik magazynu zauważa potrzebę zakupu sprzętu ochronnego, a pierwszym rekordem utworzonym w Dynamics 365 jest zapotrzebowanie zakupu.

00:03:38.980 --> 00:03:41.800
Zapotrzebowanie zakupu to wewnętrzny wniosek o nabycie czegoś.

00:03:41.960 --> 00:03:46.320
Informuje on firmę, czego dana osoba potrzebuje, w jakiej ilości i często, gdzie towar ma trafić.

00:03:46.560 --> 00:03:49.620
Zauważ, że ten wniosek nie składa jeszcze żadnej obietnicy dostawcy.

00:03:49.800 --> 00:03:53.500
To rozróżnienie sprawia, że wczesny etap zakupu pozostaje pod kontrolą Twojej firmy.

00:03:53.500 --> 00:04:00.520
Kierownik magazynu może zamówić 20 kasków i kilka pudełek rękawic, ale żaden dostawca nie otrzyma zamówienia, dopóki odpowiednie osoby go nie zatwierdzą.

00:04:00.740 --> 00:04:03.860
W przypadku typowych zakupów wniosek może rozpocząć się w katalogu produktów.

00:04:04.020 --> 00:04:06.960
Pomyśl o katalogu jak o zatwierdzonej półce sklepowej Twojej firmy.

00:04:07.180 --> 00:04:14.440
Zamiast wpisywać ogólne zapotrzebowanie, jak rękawice ochronne, pracownik może wybrać zatwierdzony produkt ze znanym opisem wybranym dostawcą i przypisaną ceną.

00:04:14.620 --> 00:04:19.400
Oszczędza to czas, ale także zapobiega kupowaniu przez pracowników przypadkowych produktów, które nie spełniają zasad firmy.

00:04:19.400 --> 00:04:21.760
Jednak nie każde zapotrzebowanie pasuje do katalogu.

00:04:23.500 --> 00:04:26.560
Szkolenia konsultanta lub usługi, która nie jest przechowywana jako produkt fizyczny.

00:04:26.720 --> 00:04:29.940
W takim przypadku Dynamics 365 może wykorzystać kategorię zaopatrzenia.

00:04:30.160 --> 00:04:32.560
Kategoria zaopatrzenia grupuje wydatki według ich rodzaju.

00:04:32.780 --> 00:04:37.840
Firma może używać np. kategorii takich jak artykuły BHP, naprawy budowlane, usługi prawne czy sprzęt komputerowy.

00:04:38.040 --> 00:04:43.540
Osoba składająca wniosek może opisać swoje potrzeby i przypisać je do odpowiedniej kategorii, nawet jeśli nie ma konkretnego numeru towaru w magazynie.

00:04:43.720 --> 00:04:47.420
Wniosek nie powinien jednak automatycznie stawać się zamówieniem tylko dlatego, że ktoś kliknął, wyślij.

00:04:47.420 --> 00:04:51.000
Firma może ustawić limity wydatków, kontrole budżetowe oraz procesy zatwierdzania.

00:04:51.180 --> 00:04:54.020
Małe zamówienie na rękawice może trafić do kierownika magazynu.

00:04:54.180 --> 00:04:59.020
Większe zamówienie na sprzęt ochronny może wymagać zatwierdzenia przez właściciela budżetu działu lub zespół zakupowy.

00:04:59.280 --> 00:05:04.120
Ścieżka zatwierdzenia może się różnić w zależności od kwoty, działu lub zasad zakupowych powiązanych z danym rodzajem wydatku.

00:05:04.320 --> 00:05:07.820
Oznacza to, że pracownicy nie muszą pamiętać wszystkich zasad zatwierdzania.

00:05:08.080 --> 00:05:13.980
Dynamics 365 kieruje wniosek odpowiednią ścieżką, a cała historia wniosku jest przechowywana w systemie.

00:05:13.980 --> 00:05:19.480
Załóżmy, że menedżer zamawia dużą ilość sprzętu, a firma nie wie jeszcze, który dostawca powinien otrzymać zlecenie.

00:05:19.680 --> 00:05:23.020
Dział zakupów może utworzyć zapytanie ofertowe, często nazywane RFQ.

00:05:23.220 --> 00:05:26.500
Zapytanie RFQ prosi kilku dostawców o złożenie ofert na tę samą potrzebę.

00:05:26.660 --> 00:05:31.100
Kupujący wysyła wymagania, takie jak typ kasku, rozmiar rękawic, ilości oraz oczekiwaną datę dostawy.

00:05:31.320 --> 00:05:33.500
Każdy dostawca może przedstawić swoją cenę i warunki.

00:05:33.500 --> 00:05:36.540
Być może jeden dostawca jest tańszy, ale nie może dostarczyć towaru przez trzy tygodnie.

00:05:36.720 --> 00:05:39.340
Inny kosztuje nieco więcej, ale może dostarczyć wszystko w najbliższy wtorek.

00:05:39.340 --> 00:05:41.680
Kupujący może porównać te odpowiedzi przed dokonaniem wyboru.

00:05:41.820 --> 00:05:43.860
Cena ma znaczenie, ale nie jest jedynym czynnikiem.

00:05:44.080 --> 00:05:49.140
Daty dostaw, szczegóły produktu, rabaty i zdolność dostawcy do realizacji zamówienia wpływają na decyzję.

00:05:49.380 --> 00:05:54.280
System utrzymuje oferty powiązane z wnioskiem, zamiast zostawiać porównania ukryte w wątkach e-mailowych.

00:05:54.280 --> 00:05:59.280
Zanim kupujący dokona wyboru, Dynamics 365 przechowuje również rejestry dostawców.

00:05:59.500 --> 00:06:06.320
Rejestr dostawcy zawiera dane firmy potrzebne do zakupów, takie jak nazwa dostawcy i informacje niezbędne do relacji biznesowej.

00:06:06.320 --> 00:06:13.040
Katalogi dostawców mogą prezentować oferowane przez nich produkty, a dostawcy mogą publikować te katalogi, aby dane były aktualne.

00:06:13.260 --> 00:06:16.460
Dla ściślejszej kontroli produkt może mieć listę zatwierdzonych dostawców.

00:06:16.620 --> 00:06:20.260
Informuje ona kupującego, których dostawców firma zatwierdziła dla danego produktu.

00:06:20.260 --> 00:06:24.880
Kieruje to wyborem i zapobiega wybraniu przez pracownika dostawcy, z którym firma nie zamierzała współpracować.

00:06:25.040 --> 00:06:28.540
Niektóre relacje z dostawcami obejmują również warunki wynegocjowane z wyprzedzeniem.

00:06:28.700 --> 00:06:31.980
Umowa zakupu dokumentuje długoterminową współpracę między firmą a dostawcą.

00:06:31.980 --> 00:06:37.900
Firma może zobowiązać się do zakupu określonej ilości lub wydania określonej kwoty w danym czasie, a dostawca akceptuje powiązane warunki.

00:06:38.100 --> 00:06:42.380
Umowy handlowe rejestrują ceny lub rabaty dostawcy, które obowiązują w określonych terminach.

00:06:42.380 --> 00:06:51.300
Jeśli więc dostawca sprzętu ochronnego zgodził się obniżyć cenę rękawic na kolejne 6 miesięcy, Dynamics 365 może zapisać to ustalenie, zamiast wymagać od każdego kupca pamiętania o nim.

00:06:51.740 --> 00:06:58.060
Umowy rabatowe mogą również śledzić przypadki, w których dostawca zwraca pieniądze po osiągnięciu przez firmę określonej kwoty lub wolumenu zakupów.

00:06:58.060 --> 00:07:02.640
Na tym etapie firma wie już, czego potrzebuje, kto może to dostarczyć i jakie warunki mają zastosowanie.

00:07:02.820 --> 00:07:06.520
Poszukiwania dobiegły końca, ale dostawca nadal potrzebuje formalnego zamówienia.

00:07:06.920 --> 00:07:09.740
3. Zamówienie zakupu – pisemna obietnica firmy.

00:07:09.960 --> 00:07:12.320
Kupiec wybrał już dostawcę sprzętu ochronnego.

00:07:12.560 --> 00:07:15.500
Teraz firma potrzebuje zamówienia zakupu, zazwyczaj nazywanego PO.

00:07:15.760 --> 00:07:20.280
Zamówienie zakupu to formalny dokument, który precyzyjnie informuje dostawcę, co firma zamierza kupić.

00:07:20.480 --> 00:07:26.500
Wskazuje dostawcę, wymienia towary lub usługi, pokazuje ilość i uzgodnioną cenę oraz zawiera datę dostawy i warunki płatności.

00:07:26.500 --> 00:07:32.060
Dla naszego magazynu zamówienie może obejmować 20 kasków, 10 pudełek rękawic i datę dostawy na przyszły wtorek.

00:07:32.220 --> 00:07:35.940
Zmienia ono decyzję zakupową w jasny rejestr, na podstawie którego obie strony mogą pracować.

00:07:36.140 --> 00:07:41.860
Nikt nie musi zgadywać, o jaki typ rękawic prosiła firma, ile jednostek oczekuje, ani na jaką cenę kupiec umówił się z dostawcą.

00:07:42.100 --> 00:07:44.420
Zamówienie zakupu może powstać na kilka sposobów.

00:07:44.640 --> 00:07:47.120
Najczęściej wynika ono z zatwierdzonego wniosku zakupowego.

00:07:47.340 --> 00:07:52.640
Kierownik magazynu poprosił o sprzęt ochronny, odpowiednie osoby zatwierdziły ten wniosek, a dział zakupów zamienia go w zamówienie.

00:07:52.640 --> 00:07:54.860
Może ono również pochodzić z umowy zakupu.

00:07:54.980 --> 00:08:02.100
Jeśli firma ustaliła już długoterminową umowę z dostawcą, kupiec może utworzyć zamówienie zwolnienia do tej umowy, zamiast tworzyć każdy szczegół od podstaw.

00:08:02.320 --> 00:08:03.960
Czasami to popyt tworzy zamówienie.

00:08:04.180 --> 00:08:11.300
Firma może planować zakup materiałów, przewidując przyszłe potrzeby produkcyjne, a Dynamics 365 może tworzyć planowane zamówienia zakupu na podstawie tego popytu.

00:08:11.460 --> 00:08:14.940
Gdy firma zwalnia planowane zamówienie, staje się ono właściwym zamówieniem zakupu.

00:08:15.100 --> 00:08:16.760
Istnieją też zakupy bezpośrednie.

00:08:16.940 --> 00:08:22.040
Kupiec może utworzyć zamówienie ręcznie, gdy nie ma za nim wcześniejszego wniosku, umowy ani planowanego popytu.

00:08:22.040 --> 00:08:26.540
Może się to zdarzyć, gdy kupiec już wie, czego firma potrzebuje i który dostawca to dostarczy.

00:08:26.720 --> 00:08:28.660
Różne punkty startowe, ten sam cel.

00:08:28.900 --> 00:08:32.400
Zanim zamówienie zakupu przejdzie dalej, firma może wymagać jego zatwierdzenia.

00:08:32.580 --> 00:08:38.940
Kupujący przygotowuje zamówienie, ale może ono wymagać wewnętrznego zatwierdzenia zgodnie z firmowymi zasadami dotyczącymi kwot, zanim trafi do dostawcy.

00:08:39.100 --> 00:08:40.320
To rozdziela dwie decyzje.

00:08:40.560 --> 00:08:46.920
Najpierw firma zatwierdza własne zobowiązanie, a następnie potwierdza zamówienie u dostawcy, co oznacza, że obie strony uzgodniły warunki współpracy.

00:08:47.100 --> 00:08:49.960
Potwierdzone zamówienie zakupu to coś więcej niż notatka wewnętrzna.

00:08:49.960 --> 00:08:54.440
Rejestruje ono fakt, że zamówienie dotarło do dostawcy i że istnieje porozumienie w sprawie zakupu.

00:08:54.620 --> 00:09:00.580
Dynamics 365 oszczędza również kupującym konieczności ponownego wpisywania tych samych informacji przy każdym zamówieniu uznanego dostawcy.

00:09:00.780 --> 00:09:05.620
Rekord dostawcy może automatycznie uzupełnić szczegóły, takie jak dane dostawy, warunki płatności i inne typowe ustawienia.

00:09:05.840 --> 00:09:11.420
Kupujący nadal sprawdza zamówienie i może zmienić szczegóły, jeśli sytuacja tego wymaga, ale standardowe dane znajdują się od razu we właściwym miejscu.

00:09:11.620 --> 00:09:15.000
Zmniejsza to liczbę wpisywanych danych i zapewnia większą spójność powtarzanych zamówień.

00:09:15.000 --> 00:09:21.280
Dostawa nie zawsze odbywa się w jednej paczce i w jednym dniu. Wyobraźmy sobie, że dostawca ma już wszystkie rękawice, ale gotowa jest tylko połowa kasków.

00:09:21.440 --> 00:09:25.840
Harmonogram dostaw pozwala firmie podzielić jedno zamówienie zakupu na zaplanowane dostawy w różnych terminach.

00:09:26.020 --> 00:09:32.100
W zamówieniu można wskazać, że 10 kasków dotrze w przyszły wtorek, kolejne 10 tydzień później, a rękawice przyjadą z pierwszą dostawą.

00:09:32.320 --> 00:09:36.820
Jedno zamówienie pozostaje powiązane, podczas gdy plan dostaw odzwierciedla to, co faktycznie może się wydarzyć.

00:09:36.820 --> 00:09:39.200
Niektóre zakupy w ogóle nie docierają do firmy.

00:09:39.560 --> 00:09:44.300
Dostawa bezpośrednia oznacza, że dostawca wysyła produkt prosto do klienta końcowego.

00:09:44.540 --> 00:09:48.820
Przykładowo firma sprzedaje specjalistyczny towar, ale nie przechowuje go we własnym magazynie.

00:09:49.040 --> 00:09:53.020
Może utworzyć zamówienie sprzedaży dla klienta i powiązane zamówienie zakupu dla dostawcy.

00:09:53.260 --> 00:09:59.740
Dostawca wysyła towar bezpośrednio do klienta, podczas gdy Dynamics 365 łączy powiązane etapy sprzedaży i zakupu w tle.

00:09:59.740 --> 00:10:08.920
Pozwala to uniknąć niepotrzebnego postoju w magazynie firmy i utrzymuje powiązanie między zamówieniem klienta a zamówieniem u dostawcy, umożliwiając śledzenie tego samego towaru po obu stronach transakcji.

00:10:09.140 --> 00:10:11.740
Zamówienie zakupu może obejmować więcej niż tylko główny przedmiot.

00:10:11.940 --> 00:10:14.000
Niektóre produkty wymagają powiązanych artykułów.

00:10:14.180 --> 00:10:18.140
Gdy firma zamawia kaski, może również potrzebować wymiennych wizjerów lub części montażowych.

00:10:18.360 --> 00:10:24.860
Dynamics 365 może zaproponować artykuły uzupełniające, które mogą być wymagane, opcjonalne lub zawarte w cenie bez dodatkowych kosztów.

00:10:24.860 --> 00:10:29.960
Kupujący widzi powiązane zapotrzebowanie już podczas tworzenia zamówienia, zamiast odkrywać je po przybyciu głównej dostawy.

00:10:30.200 --> 00:10:31.240
Następnie są opłaty.

00:10:31.460 --> 00:10:35.100
Koszty transportu, obsługi i podobne opłaty również mogą być uwzględnione w zamówieniu zakupu.

00:10:35.260 --> 00:10:39.940
Opłata może dotyczyć całego zamówienia lub konkretnej pozycji zamówienia, w zależności od tego, jak firma musi ją zaksięgować.

00:10:40.140 --> 00:10:45.080
Ma to znaczenie, ponieważ niska cena produktu nie odzwierciedla pełnego kosztu, jeśli dostawa wiąże się z wysoką opłatą.

00:10:45.280 --> 00:10:50.540
Rejestrowanie opłaty wraz z zamówieniem pozwala powiązać ten koszt z zakupem, zamiast pozostawiać go w oddzielnej notatce.

00:10:50.540 --> 00:10:55.100
Dostawca ma teraz potwierdzone zamówienie z określonymi pozycjami, cenami, terminami i warunkami.

00:10:55.240 --> 00:10:58.540
Potwierdzone zamówienie rejestruje jednak tylko to, co firma przewiduje.

00:10:58.800 --> 00:11:03.520
Dynamics 365 nadal potrzebuje potwierdzenia, gdy towary lub usługi faktycznie dotrą.

00:11:04.420 --> 00:11:07.260
Punkt czwarty – odbiór towarów i weryfikacja faktury.

00:11:07.520 --> 00:11:10.380
Ciężarówka podjeżdża do magazynu z kaskami i rękawicami.

00:11:10.660 --> 00:11:15.380
Zanim ktokolwiek oznaczy zamówienie jako zrealizowane, zespół magazynowy musi sprawdzić, co faktycznie dotarło.

00:11:15.600 --> 00:11:20.700
Rejestrują przyjazd, porównują dostawę z zamówieniem zakupu i księgują przyjęcie produktu względem tego zamówienia.

00:11:20.900 --> 00:11:24.780
Przyjęcie produktu to po prostu sposób systemu na odnotowanie, że towary się pojawiły.

00:11:24.940 --> 00:11:25.860
Oto 10 sztuk.

00:11:26.060 --> 00:11:32.080
Zamówienie zakupu obejmuje 20 kasków i 10 pudełek rękawic, ale kierowca dostarcza tylko 10 kasków i wszystkie 10 pudełek rękawic.

00:11:32.260 --> 00:11:35.740
Magazyn księguje to, co faktycznie otrzymał, a nie to, co firma miała nadzieję otrzymać.

00:11:35.880 --> 00:11:40.460
Pozostałe 10 kasków pozostaje otwarte w zamówieniu zakupu, dopóki dostawca ich nie dostarczy lub kupujący nie zmieni zamówienia.

00:11:40.460 --> 00:11:45.500
Dzięki temu ewidencja pozostaje rzetelna. Gdy przyjęcie produktu zostanie zaksięgowane, zamówienie zakupu ulega zmianie.

00:11:45.700 --> 00:11:52.400
System rozdziela teraz ilość zamówioną od otrzymanej, więc kupujący, magazynierzy i dział finansowy widzą status zamówienia bezwzajemnego telefonowania.

00:11:52.620 --> 00:11:55.840
W przypadku towarów magazynowych odbiór aktualizuje również stany zapasów.

00:11:56.000 --> 00:11:59.820
Rękawice pojawiają się jako dostępne zapasy, gotowe do użycia przez zespół magazynowy.

00:12:00.020 --> 00:12:08.040
Jeśli przedmioty przypisane są do konkretnego projektu, środka trwałego lub dostawy bezpośredniej, Dynamics 365 może zaksięgować zakup pod tym przeznaczeniem.

00:12:08.040 --> 00:12:14.720
Firma wie więcej niż tylko to, jak kupiliśmy rękawice. Wie, czy rękawice dotarły, ile ich dotarło i gdzie powinny trafić.

00:12:15.000 --> 00:12:17.460
Nie każdy zakup dociera jednak do rampy załadunkowej.

00:12:17.700 --> 00:12:23.400
Wyobraźmy sobie, że firma zatrudnia trenera BHP na jeden dzień, płaci za dostęp do oprogramowania lub sprowadza zewnętrzny serwis naprawczy.

00:12:23.600 --> 00:12:27.240
Nie ma tu żadnych produktów fizycznych, palet do przeliczenia ani przyjęcia do magazynu.

00:12:27.420 --> 00:12:31.500
W przypadku usług i innych zakupów niebędących towarami firma może wybrać prostszą ścieżkę.

00:12:31.500 --> 00:12:38.780
W zależności od konfiguracji zakupu może zarejestrować odbiór w zamówieniu bez etapu magazynowego lub przejść od razu do faktury od dostawcy.

00:12:38.960 --> 00:12:40.900
To samo pytanie pozostaje aktualne.

00:12:41.060 --> 00:12:43.480
Czy firma otrzymała to, co uzgodniła przy zakupie?

00:12:43.660 --> 00:12:47.000
W przypadku usługi szkoleniowej odpowiedzią może być fakt, że szkolenie się odbyło.

00:12:47.220 --> 00:12:49.840
W przypadku naprawy ktoś potwierdza, że praca została zakończona.

00:12:50.080 --> 00:12:53.480
Zapis nie potrzebuje pudełka ani kodu kreskowego, aby dowieść, że firma coś otrzymała.

00:12:53.660 --> 00:12:55.480
Następnie przychodzi faktura od dostawcy.

00:12:55.480 --> 00:13:02.400
Faktura trafia do modułu zobowiązań, części Dynamics 365, która ewidencjonuje długi firmy wobec dostawców i przygotowuje płatności.

00:13:02.600 --> 00:13:07.920
Faktura jest powiązana z zamówieniem zakupu, więc moduł zobowiązań nie traktuje jej jak izolowanego rachunku bez historii.

00:13:08.060 --> 00:13:10.900
To właśnie tutaj prosta kontrola pozwala uniknąć wielu problemów.

00:13:11.100 --> 00:13:15.960
Dynamics 365 porównuje trzy rzeczy, co firma zamówiła, co otrzymała i co zafakturował dostawca.

00:13:16.180 --> 00:13:17.580
Ludzie nazywają to uzgadnianiem.

00:13:17.820 --> 00:13:19.880
Mówiąc prościej, czy rachunek zgadza się z ustaleniami?

00:13:20.060 --> 00:13:22.840
Zamówienie zakupu może wskazywać 20 hełmów w uzgodnionej cenie.

00:13:22.840 --> 00:13:26.040
Dokument przyjęcia może wskazywać, że dotarło na razie tylko 10 hełmów.

00:13:26.180 --> 00:13:30.660
Jeśli dostawca wyśle fakturę na 20 sztuk, system może pokazać różnicę, zanim firma dokona płatności.

00:13:30.840 --> 00:13:32.840
To automatyzuje uzgadnianie trójstronne.

00:13:33.000 --> 00:13:36.700
Tymi trzema dokumentami są zamówienie zakupu, dokument przyjęcia towaru i faktura.

00:13:36.960 --> 00:13:40.100
Kiedy są zgodne, dział zobowiązań ma jasną drogę do dalszego procedowania.

00:13:40.380 --> 00:13:44.900
Gdy cena się różni, ilość na fakturze przewyższa ilość na przyjęciu lub pojawia się pozycja, której nikt nie zamawiał.

00:13:45.020 --> 00:13:46.920
Firma może wstrzymać proces i sprawdzić sprawę.

00:13:47.120 --> 00:13:48.980
Może dostawca wysłał fakturę zbyt wcześnie.

00:13:48.980 --> 00:13:52.380
Może fracht pojawił się jako oddzielna kwota, którą nabywca musi zweryfikować.

00:13:52.600 --> 00:13:54.760
Może dostawca po prostu wpisał błędną ilość.

00:13:54.940 --> 00:13:56.680
Nie chodzi o zakładanie złych intencji.

00:13:57.020 --> 00:14:03.160
Automatyzacja służy wyłapaniu różnicy, gdy firma może jeszcze zadać konkretne pytanie, zamiast robić to po opuszczeniu środków z banku.

00:14:03.340 --> 00:14:07.320
Każda faktura wymaga również miejsca w automatycznych zapisach finansowych firmy.

00:14:07.500 --> 00:14:09.780
To automatyzuje zadanie dystrybucji księgowych.

00:14:10.040 --> 00:14:13.160
Mówią one systemowi Dynamics 365, jak zaksięgować koszt.

00:14:13.160 --> 00:14:16.140
Rękawice ochronne mogą należeć do kosztów operacyjnych magazynu.

00:14:16.300 --> 00:14:18.980
Nowy wózek widłowy może należeć do konta środków trwałych.

00:14:19.180 --> 00:14:22.540
Zakup projektowy może wymagać zapisania kosztów w odniesieniu do danego projektu.

00:14:22.720 --> 00:14:25.300
Jedną fakturę można nawet rozdzielić na kilka miejsc.

00:14:25.560 --> 00:14:31.100
Na przykład, jeśli dwa zespoły magazynowe dzielą zamówienie na rękawice, firma może podzielić koszt między ich działy.

00:14:31.340 --> 00:14:36.620
Dział finansowy widzi wtedy, dokąd trafiły pieniądze, bez próby rekonstrukcji tego później z niejasnego opisu na fakturze.

00:14:36.760 --> 00:14:40.740
Po uzgodnieniu faktury i zakończeniu niezbędnych kontroli może ona przejść przez proces zatwierdzania.

00:14:40.740 --> 00:14:44.380
Zaksięgowanie faktury zapisuje kwotę, którą firma jest winna dostawcy w module zobowiązań.

00:14:44.520 --> 00:14:46.340
Rachunek staje się teraz zobowiązaniem płatniczym.

00:14:46.540 --> 00:14:48.780
Warunki płatności pomagają określić termin wymagalności.

00:14:49.040 --> 00:14:56.160
Dział zobowiązań może przygotować wymagalne faktury do płatności, a gdy firma przetworzy płatność, Dynamics 365 rozliczy saldo dostawcy dla tej faktury.

00:14:56.380 --> 00:15:00.580
Zamówienie przeszło teraz drogę od oczekiwanej dostawy do zarejestrowanego kosztu i zrealizowanej płatności.

00:15:00.800 --> 00:15:03.180
Ale ten ślad to coś więcej niż tylko opłacenie jednego rachunku.

00:15:03.180 --> 00:15:07.240
Daje to firmie użyteczny rejestr każdej decyzji i każdego przekazania powiązanego z danym zakupem.

00:15:07.380 --> 00:15:10.380
5. Kontrola widoczności i lepsze decyzje dotyczące dostawców.

00:15:10.520 --> 00:15:14.960
Połączony rejestr zakupów pozwala również firmie kontrolować wydatki, zanim problem dotrze do działu finansowego.

00:15:15.160 --> 00:15:17.380
Polityki zakupowe ustalają podstawowe zasady.

00:15:17.600 --> 00:15:23.380
Wskazują one, o co pracownicy mogą wnioskować, z jakich dostawców korzystać i kiedy zakup wymaga zatwierdzenia, zanim ktokolwiek wyda firmowe pieniądze.

00:15:23.540 --> 00:15:25.280
Pomyśl o wniosku na sprzęt ochronny.

00:15:25.280 --> 00:15:31.040
Firma może wymagać, aby pracownicy magazynu wybierali zatwierdzone produkty ochronne, podczas gdy tylko zespół zakupowy może wybrać nowego dostawcę.

00:15:31.220 --> 00:15:38.240
Małe zamówienie uzupełniające może wymagać jednego zatwierdzenia, ale duże zamówienie dla całego nowego zespołu może wymagać zgody właściciela budżetu i kierownika działu zakupów.

00:15:38.400 --> 00:15:39.980
Zasady są wbudowane w proces.

00:15:40.220 --> 00:15:46.560
Pracownicy nie muszą szukać dokumentu z zasadami, zgadywać, kto powinien coś zatwierdzić, ani przesyłać e-maili dalej, czekając na odpowiedź.

00:15:46.720 --> 00:15:53.040
Dynamics 365 może kierować wniosek w oparciu o dział, kwotę, typ zakupu lub przypisaną do niego politykę.

00:15:53.040 --> 00:15:55.320
Ta ścieżka nazywana jest przepływem pracy.

00:15:55.540 --> 00:16:00.360
Przepływ pracy wyznacza wnioskom, zamówieniom i fakturom jasną ścieżkę od jednej osoby do drugiej.

00:16:00.640 --> 00:16:05.940
Każda osoba może zatwierdzić, odrzucić lub odesłać rekord do poprawek, a system rejestruje to działanie.

00:16:06.140 --> 00:16:09.640
Koniec z zastanawianiem się, czy zatwierdzenie nastąpiło w długim łańcuchu e-maili.

00:16:09.780 --> 00:16:11.800
Pomaga to również, gdy ktoś jest nieobecny.

00:16:11.980 --> 00:16:16.320
Praca nie znika w skrzynce odbiorczej Outlooka tej osoby bez śladu, na jakim etapie się zatrzymała.

00:16:16.520 --> 00:16:18.880
Firma widzi bieżący etap i może podjąć działania.

00:16:18.880 --> 00:16:22.480
Dostawcy również mogą brać w tym udział, gdy firma korzysta z portalu dostawców.

00:16:22.620 --> 00:16:27.480
Portal dostawców daje sprzedawcy miejsce do przeglądania zapytań ofertowych lub udostępnionych im zamówień zakupu.

00:16:27.680 --> 00:16:33.220
Mogą oni odpowiedzieć na zapytanie ofertowe i bezpośrednio potwierdzić zamówienie, gdy firma wyśle prośbę o potwierdzenie.

00:16:33.480 --> 00:16:36.080
Dzięki temu obie strony pracują na tym samym dokumencie.

00:16:36.360 --> 00:16:41.000
Zamiast wysyłania przez kupującego pliku PDF czekania na odpowiedź i ponownego wpisywania jej do systemu,

00:16:41.060 --> 00:16:43.540
dostawca może potwierdzić szczegóły w połączonym procesie.

00:16:43.540 --> 00:16:46.980
Kupujący widzi odpowiedź bez konieczności ręcznego odtwarzania rekordu.

00:16:47.200 --> 00:16:52.580
Gdy zakupy przechodzą przez system, firma gromadzi przydatne informacje bez tworzenia kolejnego arkusza kalkulacyjnego.

00:16:52.820 --> 00:16:56.280
Analiza wydatków odpowiada na proste pytanie, dokąd trafiają pieniądze?

00:16:56.460 --> 00:17:01.200
Kierownik zakupów może przeglądać wydatki według dostawcy produktu, kategorii zakupowej lub działu.

00:17:01.380 --> 00:17:07.260
Może firma myśli, że kupuje rękawice od jednego dostawcy, ale rejestry pokazują, że kilka zespołów kupuje podobne rękawice od różnych sprzedawców.

00:17:07.480 --> 00:17:10.480
Być może jakiś dział wydaje więcej na naprawy zewnętrzne niż oczekiwano.

00:17:10.480 --> 00:17:14.340
Te szczegóły dają firmie powód do zadawania lepszych pytań przed dokonaniem kolejnego zakupu.

00:17:14.460 --> 00:17:17.800
Analiza wyników dostawcy pozwala spojrzeć na tę samą historię z jego perspektywy.

00:17:17.980 --> 00:17:22.220
Kupujący mogą porównać wyniki zakupów i dostaw, decydując o tym, kto powinien otrzymać kolejne zamówienia.

00:17:22.460 --> 00:17:28.940
Niska cena na papierze może nie być tak atrakcyjna, jeśli dostawca notorycznie spóźnia się z dostawami, wysyła niekompletne zamówienia lub nie dotrzymuje ustalonych warunków.

00:17:29.140 --> 00:17:32.760
Firma może wykorzystać własne rejestry zakupów podczas weryfikacji relacji z danym dostawcą.

00:17:32.960 --> 00:17:34.660
Kolejną kwestią jest ścieżka audytu.

00:17:34.660 --> 00:17:37.440
Ścieżka audytu pozwala prześledzić zakup w całej jego historii.

00:17:37.640 --> 00:17:44.260
Można zacząć od oryginalnego wniosku, sprawdzić kto go zatwierdził, przejrzeć zamówienie zakupu, zweryfikować potwierdzenie odbioru, odnaleźć fakturę i zobaczyć płatność, która ją zamknęła.

00:17:44.380 --> 00:17:49.100
Ten zapis pomaga działom finansowym i audytowym, ale ułatwia też zwykłym pracownikom uzyskanie odpowiedzi na codzienne pytania.

00:17:49.300 --> 00:17:50.200
Dlaczego to kupiliśmy?

00:17:50.440 --> 00:17:51.580
Kto wybrał tego dostawcę?

00:17:51.740 --> 00:17:52.540
Czy towar dotarł?

00:17:52.700 --> 00:17:54.160
Czy faktura została już opłacona?

00:17:54.360 --> 00:17:56.260
Odpowiedź znajduje się w rejestrze zakupu.

00:17:56.440 --> 00:17:58.160
Wróćmy do budynku biurowego z początku.

00:17:58.160 --> 00:18:07.120
Dział zakupów, dział przyjęć i dział finansowy mają różne zadania, ale wszyscy patrzą na elementy tego samego zakupu, zamiast przekazywać sobie luźne kartki między oddzielnymi pokojami.

00:18:08.060 --> 00:18:12.880
Nasz kierownik magazynu, nasz wniosek TMS o kaski i rękawice ma teraz pełną historię.

00:18:13.120 --> 00:18:15.020
Wniosek był zgodny z polityką firmy.

00:18:15.240 --> 00:18:16.820
Odpowiednie osoby go zatwierdziły.

00:18:17.040 --> 00:18:18.440
Dostawca dostarczył sprzęt.

00:18:18.580 --> 00:18:20.540
Personel magazynu zarejestrował dostawę.

00:18:20.740 --> 00:18:23.040
Dział zobowiązań dopasował fakturę i ją opłacił.

00:18:23.240 --> 00:18:26.580
Jedno proste rozróżnienie pozwala zachować przejrzystość wszystkich tych elementów.

00:18:26.580 --> 00:18:32.800
Sourcing pomaga firmie wybrać od kogo kupować, podczas gdy zaopatrzenie zarządza tym, co dzieje się po podjęciu decyzji o zakupie.

00:18:33.100 --> 00:18:33.620
Wniosek.

00:18:33.800 --> 00:18:36.140
Jeden połączony zapis od zapotrzebowania do płatności.

00:18:36.400 --> 00:18:37.500
Oto szersza perspektywa.

00:18:37.740 --> 00:18:42.120
Zaopatrzenie i sourcing zbierają wszystkie te rozproszone etapy i przekształcają je w jeden monitorowany proces firmowy.

00:18:42.340 --> 00:18:43.860
Wniosek nie ginie w skrzynce odbiorczej.

00:18:43.960 --> 00:18:49.060
Zatwierdzenie nie istnieje tylko w czyjejś pamięci, a faktura nie pojawia się bez wyraźnego powiązania z decyzją, która za nią stoi.

00:18:49.060 --> 00:18:53.040
Zamiast tego firma dysponuje jednym połączonym zapisem, który śledzi zakup na każdym jego etapie.

00:18:53.240 --> 00:18:54.980
Daje to jasną odpowiedź w razie potrzeby.

00:18:55.200 --> 00:19:02.860
Jako kupujący widzisz zamówienie, magazyn widzi, czego należy się spodziewać, dział finansowy wie, jakie są zobowiązania firmy, a menedżerowie dokładnie widzą, na co wydawane są pieniądze.

00:19:03.080 --> 00:19:06.080
Zakupy nadal angażują ludzi, dostawców, towary, usługi i decyzje.

00:19:06.300 --> 00:19:08.720
Dynamics 365 nie eliminuje tych elementów.

00:19:08.880 --> 00:19:12.780
Utrzymuje ich zapisy w jednym miejscu, dzięki czemu możesz kupować z mniejszą liczbą niejasności i niespodzianek.

00:19:12.780 --> 00:19:19.120
Zasubskrybuj na swojej ulubionej platformie podcastowej i podziel się tą porcją wiedzy z kimś, kto zaczyna naukę Dynamics 365 Procurement & Sourcing.