WEBVTT 00:00:01.460 --> 00:00:08.820 Faktura od dostawcy trafia na Twoje biurko. Towar może już być w magazynie, a usługa wykonana, ale zegar płatności rusza od razu. 00:00:08.820 --> 00:00:14.760 Co więc tak naprawdę dzieje się, zanim pieniądze opuszczą firmę? Witamy w kolejnej porcji wiedzy od M365FM. 00:00:14.940 --> 00:00:18.820 Nazywam się Mir Peters i dziś przyjrzymy się modułowi rozrachunków z dostawcami w Dynamics 365. 00:00:19.440 --> 00:00:22.520 To nie jest tylko miejsce, gdzie ktoś przepisuje faktury do komputera. 00:00:22.700 --> 00:00:28.460 To dział finansowy firmy, który sprawdza każdy rachunek, kto go wystawił, co firma kupiła i czy płatność jest zasadna. 00:00:28.460 --> 00:00:34.580 Oto najprostsza definicja. Rozrachunki z dostawcami to pieniądze, które Twoja firma jest winna sprzedawcom za już zakupione towary lub usługi. 00:00:34.740 --> 00:00:37.360 Pomyśl o tym, jak o biurze płatności wewnątrz dużego budynku. 00:00:37.580 --> 00:00:43.820 Rachunki trafiają do recepcji, są sprawdzane z dokumentacją firmy, przechodzą proces akceptacji i dopiero wtedy trafiają do osoby realizującej przelew. 00:00:43.920 --> 00:00:47.400 Prześledzimy tę drogę od rekordu dostawcy aż do końcowej pieczątki. Zapłacono. 00:00:47.660 --> 00:00:50.320 Dynamics 365 nazywa to rozliczeniem. 00:00:50.560 --> 00:00:52.560 Dlaczego istnieją rozrachunki z dostawcami? 00:00:52.800 --> 00:00:55.860 Wyobraź sobie, że prowadzisz małą firmę sprzedającą meble biurowe. 00:00:55.860 --> 00:01:03.880 Musisz mieć biurka, zanim będziesz mógł je sprzedać. Potrzebujesz też kartonów, usług sprzątania, dostępu do internetu, części zamiennych i być może firmy kurierskiej. 00:01:04.140 --> 00:01:08.900 Gdybyś musiał płacić każdemu dostawcy w momencie składania zamówienia, zakupy stałyby się bardzo trudne. 00:01:09.120 --> 00:01:12.300 Większość firm kupuje najpierw, a płaci później na uzgodnionych warunkach. 00:01:12.500 --> 00:01:16.320 Dostawca dostarcza towar lub wykonuje pracę, a następnie wysyła fakturę, czyli swój rachunek. 00:01:16.480 --> 00:01:20.500 Twoja firma jest winna tę kwotę, ale nie przelewa pieniędzy bez wcześniejszego sprawdzenia szczegółów. 00:01:20.500 --> 00:01:23.480 Ta nieuregulowana kwota widnieje w księgach firmy jako zobowiązanie. 00:01:23.720 --> 00:01:27.540 Zobowiązanie może brzmieć jak straszne słowo finansowe, ale jego znaczenie jest proste. 00:01:27.640 --> 00:01:30.020 To kwota, którą firma jest winna komuś innemu. 00:01:30.260 --> 00:01:36.480 Jeśli Twoja firma otrzymuje rachunek za artykuły biurowe i jeszcze go nie opłaciła, faktura ta trafia do rozrachunków, dopóki nie zostanie uregulowana. 00:01:36.740 --> 00:01:39.820 Firma nadal dysponuje gotówką, ale ma też obietnice do spełnienia. 00:01:40.080 --> 00:01:45.520 Ma to znaczenie, ponieważ stan konta bankowego firmy może wyglądać dobrze, mimo że ma ona stos nieopłaconych rachunków. 00:01:45.520 --> 00:01:51.680 Działy finansowe muszą widzieć obie strony, ile gotówki jest w banku i ile z niej będzie musiało wkrótce z niego wypłynąć. 00:01:51.840 --> 00:01:56.000 Przed erą zintegrowanych systemów finansowych praca ta często przypominała zabawę w kotka i myszkę. 00:01:56.200 --> 00:02:02.460 Faktura mogła dotrzeć pocztą, leżeć na biurku, potem krążyć w obiegu wewnętrznym do akceptacji, podczas gdy inna czekała w skrzynce e-mail. 00:02:02.660 --> 00:02:07.900 Ktoś mógł wpisać ten sam rachunek do arkusza kalkulacyjnego, podczas gdy inna osoba wprowadzała go do systemu księgowego. 00:02:08.100 --> 00:02:09.480 To rodzi dobrze znane problemy. 00:02:09.480 --> 00:02:16.880 Menedżer przeoczy e-mail z zatwierdzeniem, rachunek zostanie opłacony z opóźnieniem lub dostawca wyśle tę samą fakturę ponownie i nikt nie zauważy, że już dotarła do działu finansowego. 00:02:17.080 --> 00:02:21.400 Co gorsza, może zostać opłacona dwukrotnie, ponieważ kopia papierowa i e-mailowa wyglądają jak oddzielne rachunki. 00:02:21.640 --> 00:02:25.100 Dynamics 365 zapewnia firmie jedno miejsce do monitorowania tej pracy. 00:02:25.360 --> 00:02:30.620 Rejestruje zobowiązania firmy, pomaga w weryfikacji faktur i wyznacza jasną ścieżkę od wpłynięcia rachunku do jego opłacenia. 00:02:30.800 --> 00:02:33.800 Nie oznacza to, że każda faktura jest procedowana bez kontroli człowieka. 00:02:33.800 --> 00:02:40.720 Zespół finansowy nadal decyduje, gdy coś wygląda podejrzanie, ale system dostarcza im dokumentację i reguły, by podjąć taką decyzję bez biegania z papierami po budynku. 00:02:40.880 --> 00:02:43.640 W tej samej rozmowie można również usłyszeć o należnościach. 00:02:43.800 --> 00:02:47.240 Nazwy brzmią niemal identycznie, ale dotyczą przeciwnych kierunków przepływu pieniędzy. 00:02:47.480 --> 00:02:51.140 Zobowiązania śledzą środki opuszczające firmę, ponieważ jesteś winny pieniądze dostawcom. 00:02:51.360 --> 00:02:55.240 Należności śledzą środki wpływające do firmy, ponieważ klienci są winni pieniądze Tobie. 00:02:55.440 --> 00:02:59.080 Jeśli Twoja firma kupuje drukarki od dostawcy, ten rachunek trafia do zobowiązań. 00:02:59.080 --> 00:03:03.900 Jeśli Twoja firma sprzedaje biurka klientowi i wysyła mu fakturę, ten rachunek klienta trafia do należności. 00:03:04.140 --> 00:03:08.520 Zatem zobowiązania śledzą to, co musisz zapłacić, a należności to, co inni muszą zapłacić Tobie. 00:03:08.660 --> 00:03:11.080 Celem zobowiązań jest bardzo praktyczny rezultat. 00:03:11.220 --> 00:03:14.320 Zapłacić właściwemu dostawcy właściwą kwotę w uzgodnionym terminie. 00:03:14.520 --> 00:03:17.560 Zapłać za wcześnie, a firma traci gotówkę wcześniej niż musi. 00:03:17.800 --> 00:03:22.220 Zapłać za późno, a dostawca może upominać się o płatność lub przestać oferować korzystne warunki. 00:03:22.220 --> 00:03:28.660 Zapłać niewłaściwą kwotę, a ktoś będzie musiał później wyjaśniać pomyłkę, często za pomocą e-maili not korygujących i z wielką frustracją. 00:03:28.920 --> 00:03:36.700 Zanim więc jakakolwiek faktura przejdzie przez ten proces, Dynamics 365 musi dokładnie wiedzieć, kim jest dostawca i jakie zasady mają zastosowanie do tej relacji. 00:03:36.940 --> 00:03:38.540 Budowanie fundamentu dostawców. 00:03:38.760 --> 00:03:43.520 Zanim Dynamics 365 będzie mógł przetworzyć pojedynczy rachunek, musi najpierw dokładnie wiedzieć, kto go wysłał. 00:03:43.640 --> 00:03:45.600 W tym miejscu pojawia się kartoteka dostawcy. 00:03:45.840 --> 00:03:48.860 Bez niej system nie wie, komu zapłacić ani jakich zasad przestrzegać. 00:03:48.860 --> 00:03:52.700 Dostawca może dostarczać towary fizyczne, takie jak papier, laptopy czy części zamienne. 00:03:52.960 --> 00:03:56.400 Może również świadczyć usługi, takie jak księgowość czy wsparcie oprogramowania. 00:03:56.600 --> 00:03:58.860 Produkt się zmienia, ale rola pozostaje taka sama. 00:03:59.040 --> 00:04:01.580 To podmiot, któremu Twoja firma może być winna pieniądze. 00:04:01.760 --> 00:04:05.100 Traktuj kartotekę dostawcy jak jego akta wewnątrz Dynamics 365. 00:04:05.540 --> 00:04:10.620 Przechowuje podstawowe dane, których potrzebuje Twój zespół finansowy, ale także ustala reguły kontrolujące późniejsze działania. 00:04:10.860 --> 00:04:15.460 Wypełniasz nazwę dostawcy, adres i dane kontaktowe, aby firma dokładnie wiedziała, z kim ma do czynienia. 00:04:15.460 --> 00:04:21.540 Możesz również zapisać walutę używaną do faktur i płatności, co ma duże znaczenie przy zakupach od dostawców z różnych krajów. 00:04:21.600 --> 00:04:25.680 Jeśli chodzi o szczegóły płatności, rekord dostawcy może zawierać warunki oraz metodę płatności. 00:04:25.960 --> 00:04:29.400 Mogą to być tylko małe pola na ekranie, ale odpowiadają one na bardzo praktyczne pytania. 00:04:29.580 --> 00:04:33.180 Kiedy ten dostawca powinien otrzymać zapłatę i w jaki sposób firma powinna przesłać pieniądze? 00:04:33.360 --> 00:04:35.360 Warunki płatności określają zasady dotyczące terminu wymagalności. 00:04:35.580 --> 00:04:38.040 Niektórzy dostawcy pozwalają płacić 30 dni od daty wystawienia faktury. 00:04:38.240 --> 00:04:40.000 Inni oczekują zapłaty w ciągu 14 dni. 00:04:40.000 --> 00:04:42.400 Niektórzy oferują nawet rabat, jeśli zapłacisz wcześniej. 00:04:42.640 --> 00:04:47.240 Dynamics 365 używa zapisanych warunków, aby automatycznie obliczyć termin płatności każdej faktury. 00:04:47.440 --> 00:04:49.240 Nikt nie musi pamiętać o zawartej umowie. 00:04:49.520 --> 00:04:50.580 Zapewnia to spójność. 00:04:50.800 --> 00:04:55.320 Jeśli 5 różnych osób przetwarza faktury dla tego samego dostawcy, wszystkie stosują tę samą zasadę płatności. 00:04:55.560 --> 00:04:59.700 Nikt nie musi przeszukiwać starych wiadomości e-mail ani dzwonić do działu zakupów, aby zapytać, kiedy należy opłacić rachunek. 00:04:59.860 --> 00:05:02.520 Metoda płatności opisuje, w jaki sposób pieniądze docierają do odbiorcy. 00:05:02.700 --> 00:05:06.240 Twoja firma może płacić jednemu dostawcy przelewem elektronicznym, a innemu czekiem. 00:05:06.240 --> 00:05:09.080 W niektórych przypadkach firma może również użyć Wexley. 00:05:09.320 --> 00:05:14.740 Dynamics 365 pozwala zdefiniować własne metody płatności, łącząc je w razie potrzeby z typami systemowymi. 00:05:14.920 --> 00:05:17.560 Firmy zazwyczaj współpracują z więcej niż jednym dostawcą. 00:05:17.800 --> 00:05:21.080 Rozwijający się biznes może mieć dziesiątki, setki, a nawet tysiące dostawców. 00:05:21.240 --> 00:05:25.140 Tworzenie wszystkich ustawień od zera dla każdego z nich byłoby stratą czasu i prowadziłoby do błędów. 00:05:25.300 --> 00:05:28.020 Dlatego Dynamics 365 stosuje grupy dostawców. 00:05:28.220 --> 00:05:31.680 Grupa dostawców gromadzi kontrahentów, których obowiązują te same ogólne zasady finansowe. 00:05:31.680 --> 00:05:36.400 Można na przykład umieścić lokalnych dostawców artykułów biurowych w jednej grupie, a zagranicznych dostawców towarów w drugiej. 00:05:36.620 --> 00:05:42.780 Grupa zawiera wspólne ustawienia dotyczące księgowania, transakcji, działania płatności i rozliczeń oraz raportowania salt dostawców. 00:05:43.000 --> 00:05:45.600 Nadal utrzymujesz oddzielny rekord dla każdego dostawcy. 00:05:45.860 --> 00:05:50.540 Jest to ważne, ponieważ każdy dostawca wymaga własnej nazwy, adresu, szczegółów płatności i historii. 00:05:50.760 --> 00:05:55.940 Grupa dostawców stanowi po prostu wspólny punkt wyjścia, więc dział finansowy nie musi ciągle od nowa tworzyć tych samych zasad. 00:05:56.140 --> 00:05:59.220 W tle działa kolejny element, zwany profilem księgowania dostawców. 00:05:59.220 --> 00:06:02.180 Nazwa brzmi technicznie, więc powiedzmy to prostszym językiem. 00:06:02.340 --> 00:06:07.880 Profil księgowania to mapa, która informuje Dynamics 365, gdzie transakcje dostawcy powinny trafić w księdze głównej. 00:06:08.060 --> 00:06:10.440 Księga główna to główna księga rachunkowa firmy. 00:06:10.640 --> 00:06:17.360 Podczas księgowania faktury Dynamics 365 musi zarejestrować zarówno zobowiązanie firmy, jak i miejsce przypisania powiązanego kosztu. 00:06:17.520 --> 00:06:23.240 Profil księgowania kieruje stroną dostawcy w tym zapisie księgowym, używając reguł ustawionych dla danego dostawcy lub grupy dostawców. 00:06:23.400 --> 00:06:27.100 Pracownicy działu finansowego nie muszą za każdym razem wybierać tych kont księgowych z pamięci. 00:06:27.100 --> 00:06:32.780 Zamiast tego system korzysta z mapy, która ogranicza niespójne wpisy i daje zespołowi finansowemu znacznie wyraźniejszy obraz zadłużenia wobec dostawców. 00:06:32.940 --> 00:06:35.600 Firma przygotowuje również stronę płatności, zanim dotrą faktury. 00:06:35.780 --> 00:06:39.640 W module zarządzania kasą i bankami konfiguruje się konta bankowe, z których będą finansowane płatności dla dostawców. 00:06:39.820 --> 00:06:44.600 Dzienniki płatności zapewniają pracownikom finansowym przestrzeń do przygotowywania i księgowania płatności przy użyciu zatwierdzonych metod. 00:06:44.880 --> 00:06:47.960 Podsumowując, kartoteka dostawcy określa, kto otrzymuje środki. 00:06:47.960 --> 00:06:54.060 Warunki płatności decydują o terminie, a metoda płatności i konto bankowe określają, w jaki sposób środki opuszczają firmę. 00:06:54.260 --> 00:07:00.120 Dzięki tym zasadom faktura może trafić do działu finansowego i rozpocząć swoją drogę od wpływu do zatwierdzenia. 00:07:00.640 --> 00:07:06.000 Dzięki gotowej kartotece dostawcy system Dynamics 365 wie, komu płacić i na jakich zasadach. 00:07:06.140 --> 00:07:08.260 Co więc dzieje się, gdy faktycznie przychodzi faktura? 00:07:08.420 --> 00:07:10.880 Czasami pracownik działu finansowego wprowadza ją ręcznie. 00:07:11.120 --> 00:07:16.620 Jest to konieczne, gdy faktura przychodzi pocztą e-mail papierową lub przez portal dostawcy i ktoś musi wpisać dane do systemu. 00:07:16.620 --> 00:07:24.220 Pracownik wybiera dostawcę, wpisuje numer i datę faktury, a następnie dodaje wiersze, kwoty, podatek oraz wszelkie referencje zamówienia zakupu. 00:07:24.400 --> 00:07:26.480 Numer faktury zasługuje na szczególną uwagę. 00:07:26.760 --> 00:07:30.720 Pochodzi on od dostawcy, a nie od Twojej firmy i pomaga zidentyfikować ten konkretny rachunek. 00:07:30.880 --> 00:07:39.920 Jeśli faktura na 1200 dolarów od Norwind Office Supplies o numerze N148 trafi do systemu Dynamics 365, sprawdzi ten numer w kartotece dostawcy, aby wykryć duplikat. 00:07:40.140 --> 00:07:41.940 Do rekordu należą również załączniki. 00:07:41.940 --> 00:07:47.340 Faktura PDF, zeskanowany dokument lub dokumentacja pomocnicza mogą być przechowywane obok faktury w systemie Dynamics 365. 00:07:47.820 --> 00:07:53.940 Oznacza to, że osoba weryfikująca rekord może zobaczyć dokument źródłowy bez przeszukiwania wspólnej skrzynki odbiorczej czy segregatorów. 00:07:54.660 --> 00:07:57.920 W przypadku większych wolumenów faktury mogą być wprowadzane elektronicznie. 00:07:58.140 --> 00:08:01.880 Dynamics 365 obsługuje import danych faktur za pomocą jednostek danych. 00:08:02.080 --> 00:08:07.860 Pomyśl o jednostce danych jak o standardowym formularzu, który inny system może wypełnić przed wysłaniem informacji do Dynamics 365. 00:08:07.860 --> 00:08:14.720 Zewnętrzna usługa przechwytywania faktur może np. wysłać nagłówek faktury, wiersze i załącznik w jednym pakiecie danych. 00:08:14.940 --> 00:08:20.780 Nagłówek zawiera główne dane rachunku, dostawcę, numer faktury, daty, walutę, kwotę całkowitą i numer zamówienia zakupu. 00:08:20.980 --> 00:08:23.100 Wiersze wyjaśniają, za co jesteś obciążany. 00:08:23.340 --> 00:08:27.000 Jeden wiersz może obejmować papier do drukarki, inny toner, a kolejny dostawę. 00:08:27.000 --> 00:08:30.740 Dzięki rozbiciu tych szczegółów pracownicy finansowi widzą dokładnie, co zatwierdzają. 00:08:30.920 --> 00:08:33.420 Informacje podatkowe również są przekazywane wraz z fakturą. 00:08:33.640 --> 00:08:38.180 Dynamics 365 potrzebuje kwoty podatku i powiązanych szczegółów, aby firma poprawnie zaksięgowała rachunek. 00:08:38.340 --> 00:08:41.360 Kilka rzeczy może wstrzymać procesowanie faktury bez wcześniejszej weryfikacji. 00:08:41.580 --> 00:08:45.600 Brakujący dostawca, nieprawidłowa data, powtórzony numer faktury lub niezgodna suma. 00:08:45.740 --> 00:08:46.940 Ta pauza chroni firmę. 00:08:47.120 --> 00:08:51.560 Polityka faktur od dostawców sprawdza, czy faktura jest zgodna z zasadami wybranymi przez Twoją firmę. 00:08:51.560 --> 00:08:56.600 Kontrola duplikatów szuka faktur, które wydają się znajome, np. od tego samego dostawcy i z tym samym numerem, które już zapisano. 00:08:56.760 --> 00:08:58.680 Celem nie jest oskarżanie dostawcy o błąd. 00:08:58.800 --> 00:09:01.660 Dostawcy mogą wysyłać faktury ponownie, jeśli nie mają pewności, czy dotarły. 00:09:01.800 --> 00:09:04.600 Pracownik może przez pomyłkę wprowadzić ten sam plik PDF dwa razy. 00:09:04.720 --> 00:09:07.600 Tak czy inaczej, płacenie dwa razy za to samo generuje niepotrzebną pracę. 00:09:07.760 --> 00:09:10.960 Gdy Dynamics 365 zaakceptuje fakturę, kolejne pytanie jest proste. 00:09:11.100 --> 00:09:12.540 Kto jest uprawniony do jej zatwierdzenia? 00:09:12.760 --> 00:09:14.080 Tutaj do gry wchodzi Workflow. 00:09:14.300 --> 00:09:16.700 Workflow to ścieżka zatwierdzania wewnątrz systemu. 00:09:16.700 --> 00:09:24.800 Zamiast wysyłać PDF do menedżera z nadzieją, że wróci Dynamics 365, wysyła fakturę do osoby lub roli wskazanej w zasadach firmy. 00:09:24.980 --> 00:09:29.340 Każda organizacja ustala te zasady w oparciu o to, jak chce zarządzać decyzjami finansowymi. 00:09:29.540 --> 00:09:31.840 Mała, rutynowa faktura może mieć krótką ścieżkę. 00:09:32.040 --> 00:09:35.060 Faktura powyżej określonej kwoty może wymagać zgody wyższego menedżera. 00:09:35.280 --> 00:09:38.540 Rachunek przypisany do konkretnego działu może trafić do menedżera tego działu. 00:09:38.720 --> 00:09:41.640 Możesz nawet tworzyć różne ścieżki zatwierdzania dla różnych typów dostawców, np. 00:09:41.980 --> 00:09:43.840 dostawców towarów, usług czy kontrahentów. 00:09:43.840 --> 00:09:46.140 Ścieżka podąża za zasadami, a nie za czyjąś pamięcią. 00:09:46.140 --> 00:09:48.540 Dzięki temu zatwierdzenia są znacznie łatwiejsze do śledzenia. 00:09:48.780 --> 00:09:53.280 Dział finansowy widzi, czy faktura czeka na weryfikację, została zatwierdzona, czy wymaga uzupełnienia informacji. 00:09:53.500 --> 00:09:57.900 Osoba zatwierdzająca może sprawdzić rachunek i zdecydować, czy należy do jej działu oraz czy kwota jest prawidłowa. 00:09:58.100 --> 00:10:01.280 Niektóre faktury spełniają wszystkie zasady i przechodzą dalej automatycznie. 00:10:01.500 --> 00:10:05.460 Dostawca jest znany importowane dane kompletne, a faktura przechodzi weryfikację polityki. 00:10:05.640 --> 00:10:09.140 Takie faktury nie wymagają, aby ktoś za każdym razem powtarzał te same podstawowe sprawdzenia. 00:10:09.380 --> 00:10:10.940 Inne faktury stają się wyjątkami. 00:10:10.940 --> 00:10:12.580 Może brakuje konta dostawcy. 00:10:12.820 --> 00:10:14.440 Może numer faktury już istnieje. 00:10:14.440 --> 00:10:16.500 Może zaimportowany wiersz zawiera błąd. 00:10:16.640 --> 00:10:24.320 Dynamics 365 przechowuje te faktury na liście błędów importu, gdzie pracownicy finansowi mogą zobaczyć komunikat o błędzie i naprawić problem przed utworzeniem oczekującej faktury. 00:10:24.540 --> 00:10:26.760 Dokument jest nadal ważny podczas weryfikacji. 00:10:27.000 --> 00:10:34.240 Dynamics 365 zawiera podgląd załączników na stronach faktur, więc pracownik finansowy może zobaczyć obraz faktury obok rekordu, który poprawia. 00:10:34.400 --> 00:10:39.500 Nie trzeba przełączać się między ekranami, aby sprawdzić, czy dostawca wpisał 6 tysięcy czy 8 tysięcy na oryginalnym rachunku. 00:10:39.500 --> 00:10:41.760 Automatyzacja zajmuje się rutynowymi czynnościami. 00:10:41.980 --> 00:10:43.860 Ludzie zajmują się kwestiami wymagającymi decyzji. 00:10:44.020 --> 00:10:49.600 Zatwierdzenie potwierdza, że odpowiednia osoba zgodziła się procesować fakturę, ale nie dowodzi jeszcze, że dostawca wystawił rachunek dokładnie za to, co zamówiono lub otrzymano. 00:10:49.720 --> 00:10:52.440 W tym celu Dynamics 365 porównuje dokumentację. 00:10:52.820 --> 00:10:53.640 Dopasowywanie faktur. 00:10:53.840 --> 00:10:57.480 Sprawdzenie zamówień firmy i zatwierdzenie potwierdza, że właściwa osoba przejrzała fakturę. 00:10:57.480 --> 00:10:59.620 Jednak dopasowywanie odpowiada na inne pytanie. 00:10:59.820 --> 00:11:02.740 Czy faktura jest zgodna z tym, co firma faktycznie zobowiązała się kupić? 00:11:02.860 --> 00:11:07.420 Gdy zakup zaczyna się od zamówienia zakupu, Dynamics 365 ma rekord, z którym można go porównać. 00:11:07.560 --> 00:11:10.360 Potraktuj zamówienie zakupu jak pokwitowanie zamówienia firmy. 00:11:10.600 --> 00:11:13.980 Rejestruje ono dostawcę, przedmiot zamówienia, ilość, cenę i warunki. 00:11:14.200 --> 00:11:17.260 Ktoś z działu zakupów tworzy to zamówienie, zanim nadejdzie jakikolwiek rachunek. 00:11:17.460 --> 00:11:18.400 Dlaczego to jest ważne? 00:11:18.680 --> 00:11:21.260 Zamówienie zakupu rejestruje umowę, zanim pojawi się faktura. 00:11:21.500 --> 00:11:24.540 Bez niego pracownik finansowy widzi tylko rachunek wystawiony na nazwisko dostawcy. 00:11:24.540 --> 00:11:27.620 Dzięki niemu może porównać obciążenie dostawcy z pierwotnym żądaniem. 00:11:27.840 --> 00:11:30.740 W przypadku towarów fizycznych istnieje jeszcze jeden ważny rekord. 00:11:30.820 --> 00:11:38.040 Gdy dostawa dotrze, zespół magazynowy rejestruje przyjęcie produktu, co stanowi dowód w Dynamics 365, że towary dotarły do firmy wraz z ich ilością. 00:11:38.220 --> 00:11:42.300 Nie oznacza to, że każdy element był idealny, ale rejestruje, co zostało odebrane w ramach tego zamówienia. 00:11:42.540 --> 00:11:44.880 Wyobraźmy sobie firmę zamawiającą 10 krzeseł biurowych. 00:11:45.080 --> 00:11:51.420 Zamówienie zakupu wymienia 10 krzeseł w uzgodnionej cenie, ale gdy ciężarówka przyjeżdża, magazyn liczy tylko 8, ponieważ 2 są w zamówieniu oczekującym. 00:11:51.420 --> 00:11:54.780 Zespół do spraw. Przyjęć księguje przyjęcie produktu dla 8 sztuk. 00:11:54.920 --> 00:12:00.860 Następnie dostawca wysyła fakturę na 10 krzeseł, co może być poprawne z jego perspektywy, jeśli wystawia fakturę za całe zamówienie przed wysyłką ostatnich dwóch sztuk. 00:12:01.040 --> 00:12:02.660 Ale teraz twoja firma ma różnicę. 00:12:02.880 --> 00:12:05.500 Zamówiono 10, otrzymano 8, zafakturowano za 10. 00:12:05.740 --> 00:12:09.260 Dynamics 365 może wychwycić tę różnicę poprzez dopasowywanie faktur. 00:12:09.420 --> 00:12:15.120 Dopasowywanie dwustronne porównuje zamówienie zakupu z fakturą dostawcy, sprawdzając, czy rachunek zgadza się z zamówieniem pod względem ceny i ilości. 00:12:15.120 --> 00:12:19.280 Sprawdza się to przy zakupach, gdzie sprawdzenie oryginalnego zamówienia zapewnia wystarczającą kontrolę. 00:12:19.420 --> 00:12:27.940 Wychwytuje, jeśli dostawca wystawił wyższą cenę lub zamówiono więcej jednostek, ale nie sprawdza, czy towary faktycznie dotarły, ponieważ porównuje tylko dwa rekordy – zamówienie zakupu i fakturę. 00:12:28.160 --> 00:12:35.520 Dopasowywanie trójstronne dodaje przyjęcie produktu, więc Dynamics 365 porównuje teraz zamówienie zakupu, przyjęcie produktu i fakturę razem. 00:12:35.520 --> 00:12:44.940 W naszym przykładzie z krzesłami system widzi zamówienie na 10, przyjęcie na 8 i fakturę na 10. I ta różnica staje się powodem, by wstrzymać fakturę, zamiast pozwolić jej przejść dalej. 00:12:45.200 --> 00:12:55.520 Dla firm kupujących zapasy, sprzęt lub duże ilości towarów fizycznych, ta kontrola daje działowi finansów silniejszą kontrolę, pomagając uniknąć płacenia za przedmioty, które nigdy nie dotarły lub płacenia za więcej niż otrzymano. 00:12:56.260 --> 00:13:01.440 Dział zakupów potwierdza umowę, dział przyjęć potwierdza dostawę, a faktura od dostawcy wzywa do zapłaty. 00:13:01.440 --> 00:13:06.860 Och, wszystkie trzy dokumenty muszą być ze sobą zgodne. W biznesie zdarzają się niewielkie różnice. 00:13:07.080 --> 00:13:11.860 Cena może różnić się przez zaokrąglenia, a dostawca może uwzględnić dopuszczalną zmianę w ilości. 00:13:12.160 --> 00:13:17.200 Gdyby każda drobna różnica wstrzymywała fakturę, działy finansowe traciłyby zbyt wiele czasu na wyjaśnianie błahostek. 00:13:17.380 --> 00:13:22.180 Dlatego Dynamics 365 pozwala firmie ustawić zasady dopasowania i limity tolerancji. 00:13:22.360 --> 00:13:29.400 Tolerancja to dopuszczalna różnica, a firma decyduje, jaką kwotę lub procent zaakceptuje dla ceny, ilości, sumy lub opłat. 00:13:29.400 --> 00:13:35.060 Wszystko w ramach tego limitu przechodzi dalej zgodnie z zasadami firmy, a powyżej tego progu jest oznaczane do weryfikacji. 00:13:35.220 --> 00:13:36.640 To firma ustala te limity. 00:13:36.900 --> 00:13:42.020 Firma może dopuścić małą różnicę przy tanich materiałach biurowych, ale ustalić surowsze limity dla drogich maszyn. 00:13:42.240 --> 00:13:44.400 System nie decyduje o tym, co jest rozsądne. 00:13:44.620 --> 00:13:48.980 Działy finansów i zakupów ustalają zasady, a Dynamics 365 konsekwentnie je stosuje. 00:13:49.160 --> 00:13:51.800 To zmienia sposób, w jaki zespół finansowy wykorzystuje swój czas. 00:13:52.020 --> 00:13:55.920 Zamiast sprawdzać każdą poprawną fakturę linijka po linijce, mogą skupić się na wyjątkach. 00:13:55.920 --> 00:14:00.320 Och, badając faktury, gdzie cena się zmieniła, brakuje potwierdzenia lub ilość się nie zgadza. 00:14:00.460 --> 00:14:04.840 Poprawne faktury nadal przechodzą automatycznie, a pracownicy skupiają się tam, gdzie potrzebna jest decyzja. 00:14:05.020 --> 00:14:06.820 Na tym polega prawdziwa wartość dopasowania. 00:14:07.040 --> 00:14:10.980 Pozwala systemowi obsłużyć rutynowe kontrole, podczas gdy ludzie zajmują się kwestiami wymagającymi osądu. 00:14:11.120 --> 00:14:13.100 To nie jest system zastępujący ludzki osąd. 00:14:13.220 --> 00:14:15.720 To oddzielanie rutynowych sprawdzeń od rzeczywistych problemów. 00:14:15.880 --> 00:14:17.580 Jeden punkt może powodować zamieszanie. 00:14:17.800 --> 00:14:21.900 Standardowe dopasowanie w Dynamics 365 wspiera dopasowanie dwustronne i trójstronne. 00:14:21.900 --> 00:14:28.300 Jeśli firma potrzebuje dopasowania czterostronnego, np. z dodatkową kontrolą jakości, wymaga to dostosowań lub innego rozwiązania. 00:14:28.500 --> 00:14:30.080 Zatem dopasowanie ma jasne zadanie. 00:14:30.280 --> 00:14:36.400 Och, porównuje fakturę dostawcy z własnymi dokumentami zakupu i przyjęcia, wskazując luki przed dokonaniem płatności. 00:14:36.680 --> 00:14:44.000 Gdy faktura przejdzie weryfikację i dopasowanie, staje się zobowiązaniem firmy, co pozwala zaplanować płatności i uregulować księgi. 00:14:44.420 --> 00:14:49.120 Gdy faktura przejdzie wymagane kontrole, Dynamics 365 może ją zaksięgować. 00:14:49.120 --> 00:14:56.680 Księgowanie oznacza, że faktura staje się oficjalnym dokumentem finansowym, a firma rejestruje zobowiązanie wobec dostawcy jako nieopłacone. 00:14:56.860 --> 00:15:00.060 Faktura jest gotowa, ale to nie oznacza natychmiastowego wyjścia pieniędzy. 00:15:00.300 --> 00:15:03.680 Działy finansowe muszą zdecydować, które faktury opłacić w danej transzy płatności. 00:15:03.940 --> 00:15:11.220 Dynamics 365 pomaga poprzez propozycję płatności, która analizuje wymagalne faktury i sugeruje te do opłacenia na podstawie zasad firmy. 00:15:11.400 --> 00:15:14.840 Propozycja płatności to lista wyjściowa, która nadal wymaga weryfikacji przez człowieka. 00:15:14.840 --> 00:15:20.340 Może się zdarzyć, że faktura od dostawcy przypada do zapłaty w tym tygodniu, podczas gdy inna, zgodnie z uzgodnionymi warunkami, może poczekać do końca miesiąca. 00:15:20.520 --> 00:15:25.920 Zespół finansowy sprawdza proponowane faktury, usuwa lub dodaje pozycje w razie potrzeby, a następnie przygotowuje dziennik płatności. 00:15:26.140 --> 00:15:30.260 W ten sposób płatności są grupowane i kontrolowane, zamiast wysyłania ich w sposób nieskoordynowany. 00:15:30.420 --> 00:15:33.220 Pomyśl o dzienniku płatności jako o arkuszu płatności firmy. 00:15:33.420 --> 00:15:37.480 Zawiera on listę płatności dla dostawców, które firma planuje wysłać kwoty oraz szczegóły płatności. 00:15:37.480 --> 00:15:43.320 Personel finansowy używa go do przygotowania kontrolowanej partii płatności, zamiast wysyłać pieniądze za każdą fakturę z osobna bez wspólnego zapisu. 00:15:43.480 --> 00:15:45.220 W jaki sposób pieniądze opuszczają firmę? 00:15:45.420 --> 00:15:48.340 Zależy to od metody płatności skonfigurowanej dla dostawcy i firmy. 00:15:48.540 --> 00:15:55.280 Dynamics 365 pozwala firmie tworzyć własne metody płatności i łączyć je z typami płatności, takimi jak czeki, płatności elektroniczne lub weksle. 00:15:55.440 --> 00:15:56.660 Czek jest powszechnie znany. 00:15:56.880 --> 00:16:00.080 Płatność elektroniczna przesyła środki za pośrednictwem procesu bankowego firmy. 00:16:00.280 --> 00:16:03.480 Weksle stanowi formalne zobowiązanie do zapłaty na uzgodnionych warunkach. 00:16:03.480 --> 00:16:08.920 Nie każda firma korzysta z każdej metody, ale Dynamics 365 daje firmie możliwość zarejestrowania używanej ścieżki. 00:16:09.080 --> 00:16:12.600 Każda metoda płatności musi być również powiązana z odpowiednim kontem bankowym firmy. 00:16:12.720 --> 00:16:18.100 To połączenie ma znaczenie, ponieważ firma może posiadać oddzielne konta dla różnych podmiotów prawnych, walut lub celów płatności. 00:16:18.320 --> 00:16:22.520 Kiedy dział finansowy przygotowuje płatność, system musi wiedzieć, które konto bankowe ją finansuje. 00:16:22.720 --> 00:16:26.340 W przeciwnym razie personel mógłby utworzyć poprawną płatność z niewłaściwego konta. 00:16:26.500 --> 00:16:28.380 Termin płatności również wymaga uwagi. 00:16:28.580 --> 00:16:32.740 Płacenie po terminie może prowadzić do upomnień, sporów lub pogorszenia relacji z dostawcą. 00:16:32.740 --> 00:16:36.580 Płacenie zbyt wcześnie powoduje odpływ gotówki, zanim firma musi ją uwolnić. 00:16:36.720 --> 00:16:43.800 Dynamics 365 utrzymuje widoczność terminu płatności faktury, dzięki czemu dział finansowy może planować płatności zgodnie z warunkami uzgodnionymi z każdym dostawcą, 00:16:43.900 --> 00:16:46.700 co daje firmie większą kontrolę nad gotówką opuszczającą przedsiębiorstwo. 00:16:46.900 --> 00:16:49.880 Dynamics 365 musi odpowiedzieć na proste pytanie. 00:16:50.140 --> 00:16:51.840 Którą fakturę pokryła ta płatność? 00:16:52.020 --> 00:16:53.340 Odpowiedzią jest rozliczenie. 00:16:53.580 --> 00:16:57.260 Rozliczenie łączy płatność z konkretną fakturą lub fakturami dostawcy, który opłaca. 00:16:57.440 --> 00:17:00.480 Pomyśl o tym, jak o dopasowaniu paragonu do rachunku, który on reguluje. 00:17:00.480 --> 00:17:06.620 Bez rozliczenia firma może widzieć fakturę i płatność na tym samym koncie dostawcy, ale nie mieć jasnego zapisu, że należą one do siebie. 00:17:06.820 --> 00:17:10.420 Pełna płatność rozlicza całą fakturę, ale biznes nie zawsze jest tak uporządkowany. 00:17:10.660 --> 00:17:13.420 Firma może teraz zapłacić tylko część faktury, a resztę później. 00:17:13.680 --> 00:17:19.340 Rozliczenie rejestruje częściową płatność i pozostawia pozostałe saldo otwarte, aby dział finansowy widział dokładnie, ile firma jest jeszcze winna dostawcy. 00:17:19.460 --> 00:17:22.140 Ta przejrzystość jest kluczowa dla dokładnych sald dostawców. 00:17:22.360 --> 00:17:24.640 Jedna płatność może również pokryć kilka faktur. 00:17:24.640 --> 00:17:29.200 Być może firma opłaca pięć zaległych faktur od tego samego dostawcy jednym przelewem elektronicznym. 00:17:29.420 --> 00:17:32.940 Rozliczenie łączy tę jedną kwotę wychodzącą z każdą fakturą, którą ona pokrywa. 00:17:33.140 --> 00:17:39.280 Jeśli płatność nie pokrywa każdej faktury w całości, saldo do zapłaty pozostaje widoczne, zamiast znikać w niejasnej sumie całkowitej. 00:17:39.420 --> 00:17:44.360 Tworzy to możliwy do prześledzenia zapis, dzięki któremu można śledzić fakturę poprzez jej zatwierdzenie i wynik dopasowania. 00:17:44.640 --> 00:17:49.120 Zobacz płatność przygotowaną w dzienniku i sprawdź, w jaki sposób ta płatność rozliczyła saldo dostawcy. 00:17:49.120 --> 00:17:55.200 Gdy ktoś pyta, dlaczego pieniądze opuściły firmę, dział finansowy nie musi rekonstruować historii na podstawie e-maili i wyciągów bankowych. 00:17:55.400 --> 00:18:04.480 Proces może być widoczny na oddzielnych stronach w Dynamics 365, ale każdy rekord łączy się z kolejnym w jeden kontrolowany przepływ, spójny obraz zobowiązań. 00:18:04.660 --> 00:18:07.700 Wyobraź sobie, że otrzymujesz jedną fakturę za materiały biurowe. 00:18:07.940 --> 00:18:13.180 Rekord dostawcy zawiera zasady płatności, a zaimportowana faktura wnosi szczegóły rachunku oraz sam dokument. 00:18:13.180 --> 00:18:15.460 Dział zakupów dostarcza zamówienie zakupu. 00:18:15.620 --> 00:18:19.580 Dział przyjęć dostarcza dokument przyjęcia, więc proces dopasowania ma rzeczywiste rekordy do porównania. 00:18:19.780 --> 00:18:23.860 Teraz w tle profil księgowania umieszcza zadłużenie i wydatek na właściwych kontach księgi głównej. 00:18:24.080 --> 00:18:28.860 Moduł zarządzania gotówką i bankami kontroluje, jakiej metody płatności używasz i z którego konta bankowego wysyłane są środki. 00:18:29.060 --> 00:18:33.960 Załącznik pozostaje powiązany z transakcją, więc zawsze możesz później pobrać oryginalną fakturę do weryfikacji. 00:18:34.320 --> 00:18:37.140 Automatyzacja nie zastępuje osądu zespołu finansowego. 00:18:50.340 --> 00:18:50.780 Ciepło. 00:19:09.750 --> 00:19:10.170 Ciepło.