O que acontece quando alguém no trabalho precisa de um notebook novo, matéria-prima para produção ou serviço de limpeza? Em muitas empresas, a resposta antiga significava e-mails, planilhas, formulários em papel e alguém tentando localizar uma fatura semanas depois. Bem-vindo a mais um episódio de Pelos de Conhecimento Microsoft na M305FM. Eu sou Mirko Peters e hoje vamos analisar o Procurement and Sourcing, um processo conectado que uma empresa usa para comprar bens e serviços de fornecedores. Pense nisso como uma recepção em um prédio comercial. Cada solicitação, aprovação, pedido, entrega, fatura e pagamento passa pelo mesmo lugar. Vamos acompanhar uma compra desde a primeira solicitação até os controles que operam nos bastidores. Primeiro que o Procurement Sourcing realmente é brand e... Pode parecer um nome longo para dizer comprar coisas e é sobre comprar, mas as duas palavras descrevem funções diferentes.

Sourcing é o trabalho de encontrar e escolher o fornecedor certo. Pense em uma empresa que precise de luvas, capacetes, sinalização de segurança e óculos de proteção. Antes de alguém fazer um pedido, é preciso decidir quem pode fornecer os produtos certos a um preço aceitável na data necessária e sob termos que a empresa aceite em... Isso é sourcing. Procurement começa quando a empresa precisa gerenciar a compra propriamente dita. Ele abrange a solicitação, as aprovações, o pedido de compra, a entrega, a fatura e o pagamento. Junto, esse processo é chamado de Sourced Pay. O nome descreve todo o caminho. Uma empresa identifica uma necessidade, escolhe um fornecedor, envia um pedido, recebe os bens ou serviços, obtém uma fatura do vendedor e então o financeiro paga o fornecedor. Cada etapa se conecta à próxima. Pode parecer óbvio, mas muitas empresas ainda executam essas etapas em locais separados.

Um funcionário envia uma solicitação por e-mail, um gerente aprova e uma mensagem de chat. Um comprador mantém detalhes do pedido e uma planilha. O depósito confere uma planilha. O depósito confere uma nota de entrega em papel. E o contas a pagar recebe uma fatura sem vínculo claro com o pedido. As pessoas ainda conseguem comprar dessa forma, mas perdem o fio da meada. O comprador não consegue saber se o depósito já recebeu parte de um pedido. Pode acabar pagando a mesma fatura duas vezes se ela chegar por dois canais diferentes. Os gerentes só descobrem o custo depois que o dinheiro já saiu da empresa. Quando alguém pergunta quem aprovou isso, a resposta exige uma longa busca pelas caixas dentro. O Dynamics 365 coloca esse raço de uma plataforma conectada. Compras e suprimentos vivem dentro do gerenciamento da cadeia de suprimentos do Dynamics 365, onde uma empresa lida com o movimento e a disponibilidade de mercadorias, conectando-se ao financeiro e contas a pagar para registrar faturas, rastrear o que deve e processar pagamentos.

Portanto, o setor de compras não fica isolado em um canto. O armazém pode registrar a chegada de mercadorias, o financeiro pode ver a fatura vinculada a essa compra, e contas a pagar pode conferir o que foi pedido com o que chegou e o que o fornecedor cobrou. Cada equipe vê apenas a parte de que precisa, enquanto a compra permanece com um registro único e conectado. Agora, existem dois tipos de compra. A aquisição direta abrange bens ou serviços vinculados ao que uma empresa produz ou vende. Um fabricante de móveis que compra madeira, parafusos e tecidos está comprando materiais diretos. Portanto, sem esses materiais ele não consegue construir o produto que vende. A aquisição indireta abrange as coisas que mantêm o negócio funcionando, mas que não se tornam parte do item vendido, como laptops, móveis de escritório, treinamento, reparos, limpeza, software ou consultoria jurídica. Ambas são importantes, mas muitas vezes começam de maneiras diferentes.

A demanda de produção pode informar a empresa que ela precisa de uma espécie. Um funcionário pode solicitar um novo monitor. O gerente de instalações pode precisar de um CVP. O Dynamics 365 lida com todas essas necessidades diferentes, mantendo o caminho de compras claro. Vamos usar um exemplo simples ao longo deste episódio. Imagine que o gerente de armazém perceba que a equipe precisa de novos equipamentos de segurança. Alguns capacetes estão danificados e o estoque de luva de proteção está baixo. O gerente precisa de equipamento suficiente para a equipe e a empresa precisa de um registro claro antes que o dinheiro seja comprometido. Essa compra começa com uma necessidade e toda compra controlada começa com alguém pedindo algo. 2. Estação interna ao fornecedor. Certo. Veja como todo o processo de compra começa. Seu gerente de armazém identifica a necessidade de equipamentos de segurança e o primeiro registro criado no Dynamics 365 é uma requisição de compra.

Uma requisição de compra é um pedido interno para comprar algo. Ela informa a empresa o que a pessoa precisa, quanto e muitas vezes, para onde deve ir. É certo que essa solicitação ainda não promete nada a um fornecedor. Essa distinção mantém a parte inicial da compra sob o controle da sua empresa. O gerente do armazém pode solicitar 20 capacetes e várias caixas de luvas, mas nenhum fornecedor recebe um pedido até que as pessoas certas o revisem. Para compras comuns, a solicitação pode começar em um catálogo de compra. Pense no catálogo como a prateleira de compras aprovada da sua empresa. Em vez de digitar um pedido vago como luvas de segurança, o funcionário pode escolher um produto aprovado com uma descrição, opção de fornecedor e preços já definidos. Isso economiza tempo, mas também evita que as pessoas comprem produtos aleatórios que não atendem às regras da empresa. Nem toda solicitação se encaixa em um catálogo, no entanto.

Uma empresa pode precisar de um reparo único, treinamento de consultoria ou um serviço que não é armazenado como produto físico. Nesse caso, o Dynamics 365 pode usar uma categoria de compras. A categoria de compras agrupa os gás pelo que eles são. Por exemplo, a empresa pode usar categorias como materiais de segurança, reparos prediais, serviços jurídicos ou equipamentos de informática. O solicitante pode descrever o que precisa, colocá-lo na categoria certa, mesmo quando não há um número de item em uma prateleira. Ora, uma solicitação não deve simplesmente se transformar em uma compra porque alguém clicou em enviar. A empresa pode definir limite e gastos, verificações de orçamento e fluxo de trabalho. Uma pequena solicitação de luvas pode ir para o gerente do armazém. Uma solicitação maior de equipamentos de segurança também pode precisar da aprovação do responsável pelo orçamento do departamento ou da equipe de compras.

A rota pode mudar com base no valor, no departamento ou na regra de compra vinculada a esse tipo de gasto. Isso significa que as pessoas não precisam lembrar de todas as regras de aprovação por conta própria. O Dynamics 365 envia a solicitação pelo caminho certo, enquanto a solicitação mantém seu histórico dentro do sistema. Suponha que o gerente solicite uma grande quantidade de equipamentos. A empresa ainda não saiba qual fornecedor deve receber o pedido. O departamento de compras pode criar uma solicitação de cotação, frequentemente chamada de FQ. Uma RFQ pede a vários fornecedores que façam lances para a mesma necessidade. O comprador envia os requisitos, como o tipo de capacete, tamanho de luva, quantidades e data de entrega solicitada. Cada fornecedor pode retornar um preço em seus termos. Talvez um fornecedor custe menos, mas não possa entregar por três semanas. Outro custa um pouco mais, mas pode fornecer tudo na próxima terça-feira.

O comprador pode comparar essas respostas antes de escolha. O preço importa, mas não é a única coisa. Datas de entrega, detalhes do produto, descontos e a capacidade do fornecedor de atender a solicitação moldam a escolha. O sistema mantém as propostas conectadas à solicitação em vez de deixar a comparação enterrada em uma sequência de e-mails. Antes que um comprador selecione alguém, o Dynamics 365 também mantém registro de fornecedor. Um registro de fornecedor contém os detalhes da empresa necessários para compras, como o nome do fornecedor e as informações usadas para o relacionamento comercial. E os catálogos de fornecedores podem mostrar os produtos que um fornecedor fornece, e os fornecedores podem publicar esses catálogos para ajudar a manter as informações atualizadas. Para um controle mais rigoroso, um produto pode ter uma lista de fornecedores aprovados. Isso informa ao comprador quais fornecedores a empresa aprovou para aquele produto.

Isso orienta a escolha e pode impedir que alguém selecione um fornecedor que a empresa nunca pretendeu usar. Alguns relacionamentos com fornecedores também envolvem termos negociados com antecedência. O contrato de compra registra um acordo de longo prazo entre a empresa e o fornecedor. A empresa pode concordar em comprar uma certa quantidade ou gastar um certo valor durante um período, e o fornecedor concorda com os termos relacionados. Acordos comerciais registram preços ou descontos de fornecedores que se aplicam a datas específicas. Portanto, se o fornecedor de equipamentos de segurança concordou em oferecer um preço menor em luvas pelos próximos seis meses, o Dynamics 305 pode armazenar esse acordo em vez de pedir que cada comprador se lembre dele. Acordos de reembolso também podem rastrear casos em que um fornecedor devolve dinheiro após a empresa atingir um determinado valor ou volume de compra.

Nesse ponto, a empresa sabe o que precisa, quem pode fornecer e quais termos se aplicam. A busca terminou, mas o fornecedor ainda precisa de um pedido formal. 3. O pedido de compra. A promessa por escrito da empresa. O comprador escolheu o fornecedor de segurança. Agora a empresa precisa de compra, geralmente chamado de PO. Um pedido de compra é o documento formal que diz ao fornecedor exatamente o que a empresa pretende comprar. Ele nomeia o fornecedor, lista os itens ou serviços, mostra a quantidade e o preço acordado e inclui a data de entrega e os termos de pagamento. Para o nosso armazém, o PO pode listar 20 capacetes, 10 caixas de luvas e uma data de entrega para a próxima terça-feira. Ele transforma a decisão de compra em um registro claro com o qual ambos os lados podem trabalhar. Ninguém precisa adivinhar qual tipo de luva a empresa pediu, quantas unidades espera ou qual preço o comprador acordou com o fornecedor.

O pedido de compra pode começar de várias maneiras. Na maioria das vezes, ele vem de uma requisição de compra aprovada. E o gerente do armazém pediu os equipamentos e segurança, as pessoas certas aprovaram essa solicitação e o setor de compras a transforma em um PO. Ele também pode vir de um contrato de compra. Se a empresa já organizou um acordo de longo prazo com o fornecedor de segurança, o comprador pode criar um pedido de liberação baseado nesse acordo em vez de criar cada detalhe do zero. Às vezes a demanda cria o pedido. Uma empresa pode planejar a compra de materiais porque espera necessidades futuras de produção e o Dynamics 365 pode criar pedidos de compra planejados a partir dessa demanda. Quando a empresa libera um pedido planejado, ele se torna um pedido de compra real. Depois há as compras diretas. Um comprador pode criar um PO manualmente quando não há uma requisição, acordo ou demanda planejada anterior por trás dele.

Isso pode acontecer quando um comprador já sabe o que a empresa precisa e qual fornecedor irá fornecer. Diferentes pontos de partida, mesmo destino. Antes que o pedido de compra avance, a empresa pode exigir uma aprovação. O comprador prepara o pedido, mas ele pode precisar de uma aprovação interna baseada nas regras de valores automáticos da empresa antes de chegar ao fornecedor. Isso separa duas decisões. Primeiro, a empresa aprova seu próprio compromisso. Depois, ela confirma o pedido com o fornecedor, mostrando que ambos concordaram com o que acontecerá. O pedido de compra confirmado é mais do que uma nota interna. Ele registra que o pedido chegou ao fornecedor e que existe um acordo em torno da compra. O Dynamics 365 também evita que os compradores reditem as mesmas informações toda vez que fazem pedidos a um fornecedor conhecido. O registro do fornecedor pode preencher detalhes como informações de entrega, prazo de pagamento e outras configurações habituais.

O comprador ainda confere o pedido e pode alterar detalhes quando a situação exige, mas as informações padrão já começam no lugar certo. Isso reduz a digitação e mantém os pedidos repetidos mais consistentes. A entrega nem sempre acontece em uma única caixa e em um único dia. Imagine que o fornecedor tenha todas as luvas agora, mas apenas metade dos capacetes desejam. Um cronograma de entrega permite que a empresa divida um pedido de compra em entregas planejadas pra datas diferentes. O pedido de compra pode mostrar que 10 capacetes chegam na próxima terça, os 10 restantes chegam uma semana depois e as luvas chegam na primeira remessa. Um único pedido permanece conectado, enquanto o plano de entrega corresponde ao que realmente pode acontecer. Algumas compras nunca chegam à empresa. A entrega direta significa que o fornecedor envia o produto diretamente para o cliente da empresa e o TMSS.

Por exemplo, uma empresa vende um item especializado, mas não o mantém em seu próprio depósito. Ela pode criar um pedido de venda pro cliente e um pedido de compra relacionado pro fornecedor. O fornecedor envia diretamente ao cliente, enquanto o Dynamics 365 conecta as etapas de venda e compra relacionadas nos bastidores. Isso evita uma parada desnecessária no depósito da empresa e o TMSS e mantém o pedido do cliente e o do fornecedor vinculados, para que todos possam acompanhar o item em ambos os lados da transação. O pedido de compra pode incluir mais do que o item principal. Alguns produtos precisam agir ação. Quando a empresa pede capacetes, ela também pode precisar de viseiras de reposição ou peças de montagem. O Dynamics 365 pode sugerir itens suplementares que podem ser obrigatórios, opcionais ou incluídos sem custo extra. O comprador vê a necessidade relacionada ao criar o pedido, em vez de descobri-lo após a chegada da remessa principal.

Além disso, isso é sem estar. Custos de frete, manuseia e similares também podem constar no pedido de compra. Uma taxa pode ser aplicada a todo o pedido ou uma linha específica, dependendo de como a empresa precisa registrá-la. Isso importa porque um preço baixo de produto não reflete o custo total se a entrega adicionar uma taxa alta. Registrar a cobrança com o pedido mantém esse custo vinculado à compra, em vez de deixá-lo em uma nota separada. O fornecedor agora tem um pedido confirmado com itens, preços, os dados e termos claros. Mas um pedido confirmado apenas registra o que a empresa espera que aconteça. O Dynamics 365 ainda precisa de comprovação quando as mercadorias ou serviços realmente chegam. 4. Recebimento de mercadorias e verificação da fatura O caminhão encosta no armazém com os capacetes e as lupas. Antes que alguém marque o pedido como concluído, a equipe do armazém precisa verificar o que realmente chegou.

Eles registram a chegada, comparam a remessa com o pedido de compra e lançam o recebimento do produto contra esse pedido. Um recebimento de produto é simplesmente o registro que o sistema faz para indicar que os bens chegaram. Aqui estão 10 itens. O pedido de compra lista 20 capacetes e 10 caixas de luvas, mas o motorista entrega apenas 10 capacetes e todas as 10 caixas de luvas. O armazém lança o que foi efetivamente recebido, não o que a empresa esperava que chegasse. Os 10 capacetes restantes permanecem abertos no pedido de compra até que o fornecedor os entregue ou o comprador altere o pedido. Isso mantém o registro preciso. Assim que o recebimento do produto é lançado, o pedido de compra é alterado. O sistema agora separa a quantidade de pedida da recebida para que compradores, equipe do armazém e financeiros saibam a situação do pedido sem precisar se ligar. Se ligar. Para itens de estoque, o recebimento também atualiza o inventário.

As luvas aparecem como estoque disponível para ondas para a equipe do armazém usar. Se os itens pertencem a um projeto específico, um ativo imobilizado ou uma entrega direta, o Dynamics 365 pode registrar a compra contra esse uso pretendido. A empresa sabe mais do que apenas como compramos luvas. Ela sabe se as luvas chegaram, quantas chegaram e onde devem ser alocadas. Nem toda compra chega a uma doca de carregamento, no entanto. Imagine que a empresa contrate um instrutor de segurança por um dia, pague pelo acesso a um software ou traga um serviço de reparo externo. Não há itens físicos nem paletes para contar, nem chegar do armazém para registrar. Para serviços e outras compras não físicas, a empresa pode usar um caminho mais simples. Dependendo de como a compra é configurada, ela pode registrar o recebimento no pedido de compra sem a tapa do armazém ou ir direto para a fatura do fornecedor.

A mesma pergunta ainda se aplica. A empresa recebeu o que concordou em comprar? Para um serviço de treinamento, a resposta pode ser que o treinamento foi realizado. Para um reparo, alguém confirma que o trabalho está concluído. O registro não precisa de uma caixa ou código de barras para provar que a empresa recebeu algo. Então a fatura do fornecedor chega. A fatura entra no contas a pagar, a parte do Dynamics 365 que registra o que a empresa deve aos fornecedores e prepara pagamentos. A fatura é vinculada ao pedido de compra, portanto o contas a pagar não a trata como uma conta isolada sem histórico. É aqui que uma verificação simples evita muitos problemas. Dynamics 365 compara três coisas. O que a empresa pediu, o que a empresa recebeu e o que o fornecedor cobrou. Pessoa chama a instigação. Em termos simples, a conta corresponde ao acordo? O pedido de compra pode mostrar 20 capacetes a um preço acordado.

O recebimento de produto pode mostrar que apenas 10 capacetes chegaram. Se o fornecedor enviar uma fatura para 20, o sistema pode mostrar a diferença antes que a empresa pague. Isso automatiza a conciliação de três vias. Os três registros são o pedido de compra, o recebimento de produto e a fatura. Quando eles concordam, o contas a pagar tem um caminho claro a seguir. Quando o preço difere, a quantidade da fatura excede a quantidade recebida. Ou aparece uma linha que ninguém pediu, a empresa pode parar e investigar. Talvez o fornecedor tenha enviado a fatura adiantada. Talvez o frete tenha aparecido como um valor separado que o comprador precisa verificar. Talvez o fornecedor tenha sido digitado errado. O objetivo não é presumir má intenção. Ele automatiza a detecção de uma diferença, enquanto a empresa ainda pode fazer uma pergunta clara, em vez de depois que o pagamento sai do banco. Cada fatura também precisa de um lugar nos registros financeiros automatizados da empresa.

Isso automatiza o trabalho das distribuições contábeis. Elas dizem ao Dynamics 365 como registrar o custo. As luvas de segurança podem pertencer aos custos operacionais do armazém. Uma nova empilhadeira pode pertencer a uma conta de ativo imobilizado. Uma compra de projeto pode precisar ter seu custo registrado nesse projeto. Uma única fatura pode até ser dividida em mais de um lugar. Por exemplo, se duas equipes de armazém compartilham um pedido de luvas, a empresa pode dividir o custo entre seus departamentos. O financeiro pode então ver para onde o dinheiro foi, sem tentar reconstruir essa resposta mais tarde a partir de uma descrição vaga da fatura. Após a conciliação da fatura e a conclusão de quaisquer verificações necessárias, ela pode seguir por um processo de aprovação. O lançamento da fatura registra o valor que a empresa deve ao fornecedor no contas a pagar. A conta agora é um valor a pagar.

Os termos de pagamento ajudam a determecimento. O contas a pagar pode preparar as faturas vencidas para o pagamento e assim que a empresa processa esse pagamento, o Dynamics treze esse pagamento, o Dynamics trecedor para aquela fatura. O pedido agora passou de uma entrega esperada por um custo registrado e um pagamento concluído. Mas esse racho faz mais do que pagar um conto. Isso dá à empresa um registro utilizável de cada decisão e transferência ligada a essa compra. 5. Visibilidade de controles e melhores decisões de fornecedor Um registro de compra conectado também permite que a empresa controle as compras antes que um problema chegue ao financeiro. As políticas de compra estabelecem a regra base. Elas orientam o que os funcionários podem solicitar, quais fornecedores usarem quando uma compra precisa de aprovação antes que o dinheiro da empresa seja comprometido. Pensem na solicitação de equipamentos de seguro.

A empresa pode exigir que a equipe do armazém escolha produtos de segurança aprovados, enquanto apenas a equipe de compras pode escolher um novo fornecedor. Um pedido de reposição pequeno pode precisar de uma aprovação, mas um pedido grande para uma equipe inteira pode precisar de um responsável pelo orçamento e um gerente de compras. As regras estão dentro do processo. As pessoas não precisam procurar documentos de política, adivinhar quem precisa aprovar algo, encaminhar e-mails até que alguém responda. O Dynamics 365 pode encaminhar a solicitação com base no departamento, no valor, no tipo de compra ou na política anexada a ela. Essa rota é chamada de fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho dá as solicitações, ordens de compra e faturas um caminho claro de uma pessoa para outra. Cada pessoa pode aprovar, rejeitar ou enviar o registro de volta para alterações e o sistema registra a ação.

Chega de se perguntar se uma aprovação aconteceu em uma longa sequência de e-mails. Isso também ajuda quando alguém está ausente. O trabalho não desaparece na caixa de entrada do Outlook daquela pessoa sem sinal de onde parou. A empresa pode ver a etapa atual e agir sobre ela. Os fornecedores também podem participar quando a empresa usa o portal do fornecedor. O portal do fornecedor oferece ao fornecedor um local para visualizar solicitação de cotação, ordens de compra compartilhadas com ele. Eles podem responder a uma solicitação de cotação e confirmar um pedido diretamente quando a empresa envia uma solicitação de confirmação. Isso dá a ambos os lados o mesmo documento para trabalhar. Em vez de um comprador enviar um PDF, esperar por uma resposta e depois digitar a resposta de volta no sistema, o fornecedor pode confirmar os detalhes pelo processo conectado. O comprador pode ver a resposta sem precisar reconstruir o registro uma mente.

Assim que as compras passam pelo sistema, a empresa também coleta informações úteis sem criar mais planilhas. A análise de gastos responde a uma pergunta simples, para onde o dinheiro está indo. Um gerente de compras pode revisar os gastos por fornecedor, produto, categoria de aquisição ou departamento. Talvez a empresa pense que compra luvas de um fornecedor, mas os registros mostram várias equipes comprando luvas semelhantes de fornecedores diferentes. Talvez um departamento gaste mais com reparos externos do que o esperado. Esses detalhes dão à empresa um motivo para fazer perguntas melhores antes da próxima compra. A análise de desempenho do fornecedor observa o lado do fornecedor na mesma história. Os compradores podem comparar os resultados de compras e entregas ao decidir quem deve receber pedidos futuros. Um preço baixo no papel pode não parecer tão atraente se o fornecedor entrega repetidamente com atraso, envia pedidos incompletos ou não cumpre os termos acordados.

A empresa pode usar seus próprios registros de compra ao avaliar o relacionamento com esse fornecedor. Depois, a auditoria. Uma trilha de auditoria permite rastrear uma compra por todo o seu histórico. É possível começar com a solicitação original, ver quem aprovou, revisar o pedido de compra, conferir o recebimento, encontrar a fatura e ver o pagamento que a quitou. Esse registro ajuda as equipes financeiras de auditoria, mas também ajuda pessoas comuns a responder a perguntas comum. Por que compramos isso? Quem escolheu este fornecedor? As mercadorias chegaram. A fatura já foi paga? A resposta está no registro de compra. Voltemos ao prédio e escritórios do início. O departamento de compras, a doca de recebimento e o departamento financeiro têm funções diferentes, mas todos observam partes da mesma compra em vez de passar papéis soltos entre salas separadas.

Nosso gerente de armazém e nossa solicitação de TMS para capacetes e luvas agora têm um histórico completo. A solicitação seguiu a política da empresa. As pessoas certas aprovaram. O fornecedor forneceu equipamento. A equipe do armazém registrou a entrega. O contas a pagar conferiu a fatura e apagou. Uma distinção simples mantém todos esses blocos de construção claros. O sourcing ajuda a empresa a escolher de quem comprar, enquanto o procurement gerencia o que acontece após a decisão de compra.

Um registro conectado desde o lead até o problema. Aqui está o panorama geral. O procurement e o sourcing pegam todas essas transferências dispersas e as transformam em um processo único e rastreado da empresa. Uma solicitação não desaparece, uma caixa de entrada, uma aprovação não vive apenas na memória de alguém e uma fatura não chega a ser um vínculo claro com a decisão por trás dela. Em vez disso, a empresa tem um registro conectado que acompanha a compra até o fim. Isso lhe dá uma resposta clara quando você precisa. Você pode ver o pedido com o comprador. O armazém vê o que é esperado. O financeiro sabe o que a empresa deve. E os gerentes veem exatamente para onde os gastos estão indo. Comprar ainda envolve pessoas, fornecedores, mercadorias, serviços e decisões. O Dynamics 365 não remove essas coisas. Ele mantém o registro delas reunido para que você possa comprar com menos pontas soltas e menos surpreens.

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