WEBVTT 00:00:00.000 --> 00:00:04.300 O que acontece quando alguém no trabalho precisa de um notebook novo, matéria-prima para produção ou serviço de limpeza? 00:00:04.780 --> 00:00:10.100 Em muitas empresas, a resposta antiga significava e-mails, planilhas, formulários em papel e alguém tentando localizar uma fatura semanas depois. 00:00:10.780 --> 00:00:14.280 Bem-vindo a mais um episódio de Pelos de Conhecimento Microsoft na M305FM. 00:00:14.960 --> 00:00:21.080 Eu sou Mirko Peters e hoje vamos analisar o Procurement and Sourcing, um processo conectado que uma empresa usa para comprar bens e serviços de fornecedores. 00:00:22.280 --> 00:00:23.960 Pense nisso como uma recepção em um prédio comercial. 00:00:24.660 --> 00:00:28.600 Cada solicitação, aprovação, pedido, entrega, fatura e pagamento passa pelo mesmo lugar. 00:00:28.600 --> 00:00:33.900 Vamos acompanhar uma compra desde a primeira solicitação até os controles que operam nos bastidores. 00:00:35.000 --> 00:00:37.600 Primeiro que o Procurement Sourcing realmente é brand e... 00:00:38.360 --> 00:00:44.100 Pode parecer um nome longo para dizer comprar coisas e é sobre comprar, mas as duas palavras descrevem funções diferentes. 00:00:45.200 --> 00:00:47.540 Sourcing é o trabalho de encontrar e escolher o fornecedor certo. 00:00:48.060 --> 00:00:51.560 Pense em uma empresa que precise de luvas, capacetes, sinalização de segurança e óculos de proteção. 00:00:52.160 --> 00:00:57.460 Antes de alguém fazer um pedido, é preciso decidir quem pode fornecer os produtos certos a um preço aceitável na data necessária 00:00:57.460 --> 00:00:59.460 e sob termos que a empresa aceite em... 00:01:00.140 --> 00:01:00.760 Isso é sourcing. 00:01:01.220 --> 00:01:03.960 Procurement começa quando a empresa precisa gerenciar a compra propriamente dita. 00:01:04.500 --> 00:01:08.540 Ele abrange a solicitação, as aprovações, o pedido de compra, a entrega, a fatura e o pagamento. 00:01:09.160 --> 00:01:10.960 Junto, esse processo é chamado de Sourced Pay. 00:01:11.620 --> 00:01:13.100 O nome descreve todo o caminho. 00:01:13.860 --> 00:01:18.320 Uma empresa identifica uma necessidade, escolhe um fornecedor, envia um pedido, recebe os bens ou serviços, 00:01:18.440 --> 00:01:21.640 obtém uma fatura do vendedor e então o financeiro paga o fornecedor. 00:01:22.340 --> 00:01:23.520 Cada etapa se conecta à próxima. 00:01:23.920 --> 00:01:27.460 Pode parecer óbvio, mas muitas empresas ainda executam essas etapas em locais separados. 00:01:27.940 --> 00:01:31.340 Um funcionário envia uma solicitação por e-mail, um gerente aprova e uma mensagem de chat. 00:01:31.440 --> 00:01:33.320 Um comprador mantém detalhes do pedido e uma planilha. 00:01:33.800 --> 00:01:34.880 O depósito confere uma planilha. 00:01:34.960 --> 00:01:36.540 O depósito confere uma nota de entrega em papel. 00:01:36.800 --> 00:01:39.160 E o contas a pagar recebe uma fatura sem vínculo claro com o pedido. 00:01:39.280 --> 00:01:41.800 As pessoas ainda conseguem comprar dessa forma, mas perdem o fio da meada. 00:01:41.800 --> 00:01:44.920 O comprador não consegue saber se o depósito já recebeu parte de um pedido. 00:01:45.580 --> 00:01:48.780 Pode acabar pagando a mesma fatura duas vezes se ela chegar por dois canais diferentes. 00:01:48.780 --> 00:01:52.380 Os gerentes só descobrem o custo depois que o dinheiro já saiu da empresa. 00:01:53.380 --> 00:01:57.580 Quando alguém pergunta quem aprovou isso, a resposta exige uma longa busca pelas caixas dentro. 00:01:58.080 --> 00:02:00.840 O Dynamics 365 coloca esse raço de uma plataforma conectada. 00:02:01.460 --> 00:02:05.420 Compras e suprimentos vivem dentro do gerenciamento da cadeia de suprimentos do Dynamics 365, 00:02:05.960 --> 00:02:08.960 onde uma empresa lida com o movimento e a disponibilidade de mercadorias, 00:02:08.960 --> 00:02:14.020 conectando-se ao financeiro e contas a pagar para registrar faturas, rastrear o que deve e processar pagamentos. 00:02:14.660 --> 00:02:16.420 Portanto, o setor de compras não fica isolado em um canto. 00:02:16.420 --> 00:02:21.500 O armazém pode registrar a chegada de mercadorias, o financeiro pode ver a fatura vinculada a essa compra, 00:02:21.900 --> 00:02:25.040 e contas a pagar pode conferir o que foi pedido com o que chegou e o que o fornecedor cobrou. 00:02:26.600 --> 00:02:30.800 Cada equipe vê apenas a parte de que precisa, enquanto a compra permanece com um registro único e conectado. 00:02:31.120 --> 00:02:32.200 Agora, existem dois tipos de compra. 00:02:32.660 --> 00:02:36.320 A aquisição direta abrange bens ou serviços vinculados ao que uma empresa produz ou vende. 00:02:36.320 --> 00:02:40.660 Um fabricante de móveis que compra madeira, parafusos e tecidos está comprando materiais diretos. 00:02:41.100 --> 00:02:43.400 Portanto, sem esses materiais ele não consegue construir o produto que vende. 00:02:44.060 --> 00:02:46.880 A aquisição indireta abrange as coisas que mantêm o negócio funcionando, 00:02:47.000 --> 00:02:52.840 mas que não se tornam parte do item vendido, como laptops, móveis de escritório, treinamento, reparos, limpeza, software ou consultoria jurídica. 00:02:53.540 --> 00:02:55.760 Ambas são importantes, mas muitas vezes começam de maneiras diferentes. 00:02:56.200 --> 00:02:58.460 A demanda de produção pode informar a empresa que ela precisa de uma espécie. 00:02:59.000 --> 00:03:00.580 Um funcionário pode solicitar um novo monitor. 00:03:01.140 --> 00:03:02.760 O gerente de instalações pode precisar de um CVP. 00:03:02.760 --> 00:03:07.280 O Dynamics 365 lida com todas essas necessidades diferentes, mantendo o caminho de compras claro. 00:03:07.660 --> 00:03:09.720 Vamos usar um exemplo simples ao longo deste episódio. 00:03:10.440 --> 00:03:13.740 Imagine que o gerente de armazém perceba que a equipe precisa de novos equipamentos de segurança. 00:03:14.340 --> 00:03:16.980 Alguns capacetes estão danificados e o estoque de luva de proteção está baixo. 00:03:17.340 --> 00:03:21.680 O gerente precisa de equipamento suficiente para a equipe e a empresa precisa de um registro claro antes que o dinheiro seja comprometido. 00:03:22.000 --> 00:03:25.980 Essa compra começa com uma necessidade e toda compra controlada começa com alguém pedindo algo. 00:03:26.740 --> 00:03:28.900 2. Estação interna ao fornecedor. Certo. 00:03:30.300 --> 00:03:31.880 Veja como todo o processo de compra começa. 00:03:31.880 --> 00:03:38.520 Seu gerente de armazém identifica a necessidade de equipamentos de segurança e o primeiro registro criado no Dynamics 365 é uma requisição de compra. 00:03:38.960 --> 00:03:41.280 Uma requisição de compra é um pedido interno para comprar algo. 00:03:42.060 --> 00:03:45.800 Ela informa a empresa o que a pessoa precisa, quanto e muitas vezes, para onde deve ir. 00:03:46.780 --> 00:03:49.220 É certo que essa solicitação ainda não promete nada a um fornecedor. 00:03:49.940 --> 00:03:52.980 Essa distinção mantém a parte inicial da compra sob o controle da sua empresa. 00:03:52.980 --> 00:04:00.220 O gerente do armazém pode solicitar 20 capacetes e várias caixas de luvas, mas nenhum fornecedor recebe um pedido até que as pessoas certas o revisem. 00:04:01.120 --> 00:04:03.560 Para compras comuns, a solicitação pode começar em um catálogo de compra. 00:04:03.860 --> 00:04:06.440 Pense no catálogo como a prateleira de compras aprovada da sua empresa. 00:04:07.000 --> 00:04:13.880 Em vez de digitar um pedido vago como luvas de segurança, o funcionário pode escolher um produto aprovado com uma descrição, opção de fornecedor e preços já definidos. 00:04:13.880 --> 00:04:18.960 Isso economiza tempo, mas também evita que as pessoas comprem produtos aleatórios que não atendem às regras da empresa. 00:04:19.620 --> 00:04:21.560 Nem toda solicitação se encaixa em um catálogo, no entanto. 00:04:21.880 --> 00:04:26.820 Uma empresa pode precisar de um reparo único, treinamento de consultoria ou um serviço que não é armazenado como produto físico. 00:04:27.000 --> 00:04:29.660 Nesse caso, o Dynamics 365 pode usar uma categoria de compras. 00:04:30.080 --> 00:04:31.840 A categoria de compras agrupa os gás pelo que eles são. 00:04:32.440 --> 00:04:37.500 Por exemplo, a empresa pode usar categorias como materiais de segurança, reparos prediais, serviços jurídicos ou equipamentos de informática. 00:04:37.500 --> 00:04:43.240 O solicitante pode descrever o que precisa, colocá-lo na categoria certa, mesmo quando não há um número de item em uma prateleira. 00:04:43.820 --> 00:04:47.180 Ora, uma solicitação não deve simplesmente se transformar em uma compra porque alguém clicou em enviar. 00:04:47.600 --> 00:04:50.620 A empresa pode definir limite e gastos, verificações de orçamento e fluxo de trabalho. 00:04:51.200 --> 00:04:53.520 Uma pequena solicitação de luvas pode ir para o gerente do armazém. 00:04:53.920 --> 00:04:58.960 Uma solicitação maior de equipamentos de segurança também pode precisar da aprovação do responsável pelo orçamento do departamento ou da equipe de compras. 00:04:59.520 --> 00:05:03.480 A rota pode mudar com base no valor, no departamento ou na regra de compra vinculada a esse tipo de gasto. 00:05:03.620 --> 00:05:07.380 Isso significa que as pessoas não precisam lembrar de todas as regras de aprovação por conta própria. 00:05:08.440 --> 00:05:11.440 O Dynamics 365 envia a solicitação pelo caminho certo, 00:05:11.440 --> 00:05:13.720 enquanto a solicitação mantém seu histórico dentro do sistema. 00:05:14.240 --> 00:05:16.660 Suponha que o gerente solicite uma grande quantidade de equipamentos. 00:05:16.880 --> 00:05:19.200 A empresa ainda não saiba qual fornecedor deve receber o pedido. 00:05:19.740 --> 00:05:23.080 O departamento de compras pode criar uma solicitação de cotação, frequentemente chamada de FQ. 00:05:23.380 --> 00:05:26.180 Uma RFQ pede a vários fornecedores que façam lances para a mesma necessidade. 00:05:26.520 --> 00:05:31.160 O comprador envia os requisitos, como o tipo de capacete, tamanho de luva, quantidades e data de entrega solicitada. 00:05:31.580 --> 00:05:33.480 Cada fornecedor pode retornar um preço em seus termos. 00:05:33.780 --> 00:05:36.380 Talvez um fornecedor custe menos, mas não possa entregar por três semanas. 00:05:36.740 --> 00:05:39.120 Outro custa um pouco mais, mas pode fornecer tudo na próxima terça-feira. 00:05:39.120 --> 00:05:41.340 O comprador pode comparar essas respostas antes de escolha. 00:05:41.660 --> 00:05:43.020 O preço importa, mas não é a única coisa. 00:05:43.680 --> 00:05:48.560 Datas de entrega, detalhes do produto, descontos e a capacidade do fornecedor de atender a solicitação moldam a escolha. 00:05:49.420 --> 00:05:54.040 O sistema mantém as propostas conectadas à solicitação em vez de deixar a comparação enterrada em uma sequência de e-mails. 00:05:54.620 --> 00:05:58.520 Antes que um comprador selecione alguém, o Dynamics 365 também mantém registro de fornecedor. 00:05:59.080 --> 00:06:02.620 Um registro de fornecedor contém os detalhes da empresa necessários para compras, 00:06:02.700 --> 00:06:06.060 como o nome do fornecedor e as informações usadas para o relacionamento comercial. 00:06:06.060 --> 00:06:09.700 E os catálogos de fornecedores podem mostrar os produtos que um fornecedor fornece, 00:06:09.760 --> 00:06:12.920 e os fornecedores podem publicar esses catálogos para ajudar a manter as informações atualizadas. 00:06:13.500 --> 00:06:16.260 Para um controle mais rigoroso, um produto pode ter uma lista de fornecedores aprovados. 00:06:16.780 --> 00:06:19.820 Isso informa ao comprador quais fornecedores a empresa aprovou para aquele produto. 00:06:20.280 --> 00:06:24.520 Isso orienta a escolha e pode impedir que alguém selecione um fornecedor que a empresa nunca pretendeu usar. 00:06:25.260 --> 00:06:28.340 Alguns relacionamentos com fornecedores também envolvem termos negociados com antecedência. 00:06:28.740 --> 00:06:31.480 O contrato de compra registra um acordo de longo prazo entre a empresa e o fornecedor. 00:06:31.480 --> 00:06:35.440 A empresa pode concordar em comprar uma certa quantidade ou gastar um certo valor durante um período, 00:06:35.560 --> 00:06:37.400 e o fornecedor concorda com os termos relacionados. 00:06:38.080 --> 00:06:42.080 Acordos comerciais registram preços ou descontos de fornecedores que se aplicam a datas específicas. 00:06:42.680 --> 00:06:47.020 Portanto, se o fornecedor de equipamentos de segurança concordou em oferecer um preço menor em luvas pelos próximos seis meses, 00:06:47.140 --> 00:06:50.600 o Dynamics 305 pode armazenar esse acordo em vez de pedir que cada comprador se lembre dele. 00:06:52.200 --> 00:06:55.460 Acordos de reembolso também podem rastrear casos em que um fornecedor devolve dinheiro 00:06:55.460 --> 00:06:57.880 após a empresa atingir um determinado valor ou volume de compra. 00:06:57.880 --> 00:07:02.300 Nesse ponto, a empresa sabe o que precisa, quem pode fornecer e quais termos se aplicam. 00:07:03.040 --> 00:07:05.360 A busca terminou, mas o fornecedor ainda precisa de um pedido formal. 00:07:06.820 --> 00:07:09.380 3. O pedido de compra. A promessa por escrito da empresa. 00:07:10.380 --> 00:07:12.200 O comprador escolheu o fornecedor de segurança. 00:07:12.860 --> 00:07:14.900 Agora a empresa precisa de compra, geralmente chamado de PO. 00:07:15.640 --> 00:07:19.720 Um pedido de compra é o documento formal que diz ao fornecedor exatamente o que a empresa pretende comprar. 00:07:19.880 --> 00:07:24.080 Ele nomeia o fornecedor, lista os itens ou serviços, mostra a quantidade e o preço acordado 00:07:24.080 --> 00:07:26.240 e inclui a data de entrega e os termos de pagamento. 00:07:26.240 --> 00:07:31.900 Para o nosso armazém, o PO pode listar 20 capacetes, 10 caixas de luvas e uma data de entrega para a próxima terça-feira. 00:07:32.300 --> 00:07:35.460 Ele transforma a decisão de compra em um registro claro com o qual ambos os lados podem trabalhar. 00:07:35.920 --> 00:07:39.460 Ninguém precisa adivinhar qual tipo de luva a empresa pediu, quantas unidades espera 00:07:39.460 --> 00:07:41.840 ou qual preço o comprador acordou com o fornecedor. 00:07:42.520 --> 00:07:43.980 O pedido de compra pode começar de várias maneiras. 00:07:44.440 --> 00:07:46.620 Na maioria das vezes, ele vem de uma requisição de compra aprovada. 00:07:47.300 --> 00:07:49.260 E o gerente do armazém pediu os equipamentos e segurança, 00:07:49.400 --> 00:07:52.240 as pessoas certas aprovaram essa solicitação e o setor de compras a transforma em um PO. 00:07:52.240 --> 00:07:54.340 Ele também pode vir de um contrato de compra. 00:07:54.660 --> 00:07:57.900 Se a empresa já organizou um acordo de longo prazo com o fornecedor de segurança, 00:07:58.020 --> 00:08:02.060 o comprador pode criar um pedido de liberação baseado nesse acordo em vez de criar cada detalhe do zero. 00:08:02.500 --> 00:08:03.620 Às vezes a demanda cria o pedido. 00:08:04.080 --> 00:08:07.600 Uma empresa pode planejar a compra de materiais porque espera necessidades futuras de produção 00:08:07.600 --> 00:08:11.060 e o Dynamics 365 pode criar pedidos de compra planejados a partir dessa demanda. 00:08:11.720 --> 00:08:14.560 Quando a empresa libera um pedido planejado, ele se torna um pedido de compra real. 00:08:15.260 --> 00:08:16.320 Depois há as compras diretas. 00:08:16.320 --> 00:08:21.620 Um comprador pode criar um PO manualmente quando não há uma requisição, acordo ou demanda planejada anterior por trás dele. 00:08:22.300 --> 00:08:25.980 Isso pode acontecer quando um comprador já sabe o que a empresa precisa e qual fornecedor irá fornecer. 00:08:26.720 --> 00:08:28.380 Diferentes pontos de partida, mesmo destino. 00:08:29.100 --> 00:08:32.060 Antes que o pedido de compra avance, a empresa pode exigir uma aprovação. 00:08:32.640 --> 00:08:35.660 O comprador prepara o pedido, mas ele pode precisar de uma aprovação interna 00:08:35.660 --> 00:08:38.400 baseada nas regras de valores automáticos da empresa antes de chegar ao fornecedor. 00:08:39.180 --> 00:08:40.100 Isso separa duas decisões. 00:08:40.560 --> 00:08:42.520 Primeiro, a empresa aprova seu próprio compromisso. 00:08:42.520 --> 00:08:46.460 Depois, ela confirma o pedido com o fornecedor, mostrando que ambos concordaram com o que acontecerá. 00:08:47.600 --> 00:08:49.660 O pedido de compra confirmado é mais do que uma nota interna. 00:08:50.020 --> 00:08:53.780 Ele registra que o pedido chegou ao fornecedor e que existe um acordo em torno da compra. 00:08:54.740 --> 00:08:58.240 O Dynamics 365 também evita que os compradores reditem as mesmas informações 00:08:58.240 --> 00:09:00.280 toda vez que fazem pedidos a um fornecedor conhecido. 00:09:00.760 --> 00:09:03.520 O registro do fornecedor pode preencher detalhes como informações de entrega, 00:09:03.620 --> 00:09:05.420 prazo de pagamento e outras configurações habituais. 00:09:05.780 --> 00:09:08.960 O comprador ainda confere o pedido e pode alterar detalhes quando a situação exige, 00:09:09.040 --> 00:09:11.280 mas as informações padrão já começam no lugar certo. 00:09:11.280 --> 00:09:14.560 Isso reduz a digitação e mantém os pedidos repetidos mais consistentes. 00:09:15.020 --> 00:09:17.280 A entrega nem sempre acontece em uma única caixa e em um único dia. 00:09:17.700 --> 00:09:20.800 Imagine que o fornecedor tenha todas as luvas agora, mas apenas metade dos capacetes desejam. 00:09:21.180 --> 00:09:23.840 Um cronograma de entrega permite que a empresa divida um pedido de compra 00:09:23.840 --> 00:09:25.380 em entregas planejadas pra datas diferentes. 00:09:25.980 --> 00:09:28.960 O pedido de compra pode mostrar que 10 capacetes chegam na próxima terça, 00:09:29.020 --> 00:09:31.800 os 10 restantes chegam uma semana depois e as luvas chegam na primeira remessa. 00:09:32.420 --> 00:09:33.960 Um único pedido permanece conectado, 00:09:34.020 --> 00:09:36.240 enquanto o plano de entrega corresponde ao que realmente pode acontecer. 00:09:36.820 --> 00:09:38.460 Algumas compras nunca chegam à empresa. 00:09:38.460 --> 00:09:42.540 A entrega direta significa que o fornecedor envia o produto diretamente 00:09:42.540 --> 00:09:44.160 para o cliente da empresa e o TMSS. 00:09:44.740 --> 00:09:46.900 Por exemplo, uma empresa vende um item especializado, 00:09:47.000 --> 00:09:48.520 mas não o mantém em seu próprio depósito. 00:09:49.120 --> 00:09:52.520 Ela pode criar um pedido de venda pro cliente e um pedido de compra relacionado pro fornecedor. 00:09:53.160 --> 00:09:55.100 O fornecedor envia diretamente ao cliente, 00:09:55.200 --> 00:09:59.360 enquanto o Dynamics 365 conecta as etapas de venda e compra relacionadas nos bastidores. 00:09:59.360 --> 00:10:03.440 Isso evita uma parada desnecessária no depósito da empresa e o TMSS 00:10:03.440 --> 00:10:05.940 e mantém o pedido do cliente e o do fornecedor vinculados, 00:10:06.080 --> 00:10:08.920 para que todos possam acompanhar o item em ambos os lados da transação. 00:10:09.720 --> 00:10:11.520 O pedido de compra pode incluir mais do que o item principal. 00:10:11.980 --> 00:10:13.140 Alguns produtos precisam agir ação. 00:10:13.340 --> 00:10:14.900 Quando a empresa pede capacetes, 00:10:15.160 --> 00:10:17.800 ela também pode precisar de viseiras de reposição ou peças de montagem. 00:10:18.380 --> 00:10:21.260 O Dynamics 365 pode sugerir itens suplementares 00:10:21.260 --> 00:10:24.340 que podem ser obrigatórios, opcionais ou incluídos sem custo extra. 00:10:24.340 --> 00:10:27.440 O comprador vê a necessidade relacionada ao criar o pedido, 00:10:27.560 --> 00:10:29.760 em vez de descobri-lo após a chegada da remessa principal. 00:10:30.340 --> 00:10:31.020 Além disso, isso é sem estar. 00:10:31.480 --> 00:10:34.420 Custos de frete, manuseia e similares também podem constar no pedido de compra. 00:10:35.220 --> 00:10:38.120 Uma taxa pode ser aplicada a todo o pedido ou uma linha específica, 00:10:38.180 --> 00:10:39.600 dependendo de como a empresa precisa registrá-la. 00:10:40.000 --> 00:10:42.740 Isso importa porque um preço baixo de produto não reflete o custo total 00:10:42.740 --> 00:10:44.080 se a entrega adicionar uma taxa alta. 00:10:45.360 --> 00:10:48.520 Registrar a cobrança com o pedido mantém esse custo vinculado à compra, 00:10:48.640 --> 00:10:50.260 em vez de deixá-lo em uma nota separada. 00:10:50.960 --> 00:10:53.400 O fornecedor agora tem um pedido confirmado com itens, preços, 00:10:53.400 --> 00:10:54.600 os dados e termos claros. 00:10:55.220 --> 00:10:57.940 Mas um pedido confirmado apenas registra o que a empresa espera que aconteça. 00:10:59.020 --> 00:11:01.100 O Dynamics 365 ainda precisa de comprovação 00:11:01.100 --> 00:11:02.820 quando as mercadorias ou serviços realmente chegam. 00:11:04.480 --> 00:11:07.080 4. Recebimento de mercadorias e verificação da fatura 00:11:07.080 --> 00:11:10.360 O caminhão encosta no armazém com os capacetes e as lupas. 00:11:10.720 --> 00:11:12.440 Antes que alguém marque o pedido como concluído, 00:11:12.580 --> 00:11:14.820 a equipe do armazém precisa verificar o que realmente chegou. 00:11:15.520 --> 00:11:18.300 Eles registram a chegada, comparam a remessa com o pedido de compra 00:11:18.300 --> 00:11:20.460 e lançam o recebimento do produto contra esse pedido. 00:11:20.460 --> 00:11:24.720 Um recebimento de produto é simplesmente o registro que o sistema faz para indicar que os bens chegaram. 00:11:24.800 --> 00:11:25.620 Aqui estão 10 itens. 00:11:26.280 --> 00:11:29.000 O pedido de compra lista 20 capacetes e 10 caixas de luvas, 00:11:29.100 --> 00:11:32.040 mas o motorista entrega apenas 10 capacetes e todas as 10 caixas de luvas. 00:11:32.260 --> 00:11:34.180 O armazém lança o que foi efetivamente recebido, 00:11:34.280 --> 00:11:35.540 não o que a empresa esperava que chegasse. 00:11:35.920 --> 00:11:38.520 Os 10 capacetes restantes permanecem abertos no pedido de compra 00:11:38.520 --> 00:11:40.700 até que o fornecedor os entregue ou o comprador altere o pedido. 00:11:40.960 --> 00:11:42.080 Isso mantém o registro preciso. 00:11:42.420 --> 00:11:44.800 Assim que o recebimento do produto é lançado, o pedido de compra é alterado. 00:11:44.800 --> 00:11:47.420 O sistema agora separa a quantidade de pedida da recebida 00:11:47.420 --> 00:11:50.520 para que compradores, equipe do armazém e financeiros saibam a situação do pedido 00:11:50.520 --> 00:11:51.640 sem precisar se ligar. 00:11:51.940 --> 00:11:52.400 Se ligar. 00:11:52.920 --> 00:11:55.180 Para itens de estoque, o recebimento também atualiza o inventário. 00:11:56.140 --> 00:11:59.100 As luvas aparecem como estoque disponível para ondas para a equipe do armazém usar. 00:11:59.940 --> 00:12:02.280 Se os itens pertencem a um projeto específico, 00:12:02.320 --> 00:12:04.440 um ativo imobilizado ou uma entrega direta, 00:12:04.520 --> 00:12:07.800 o Dynamics 365 pode registrar a compra contra esse uso pretendido. 00:12:08.560 --> 00:12:10.340 A empresa sabe mais do que apenas como compramos luvas. 00:12:10.840 --> 00:12:14.280 Ela sabe se as luvas chegaram, quantas chegaram e onde devem ser alocadas. 00:12:15.380 --> 00:12:17.520 Nem toda compra chega a uma doca de carregamento, no entanto. 00:12:17.880 --> 00:12:20.360 Imagine que a empresa contrate um instrutor de segurança por um dia, 00:12:20.500 --> 00:12:23.080 pague pelo acesso a um software ou traga um serviço de reparo externo. 00:12:23.480 --> 00:12:26.780 Não há itens físicos nem paletes para contar, nem chegar do armazém para registrar. 00:12:27.640 --> 00:12:30.880 Para serviços e outras compras não físicas, a empresa pode usar um caminho mais simples. 00:12:31.500 --> 00:12:33.060 Dependendo de como a compra é configurada, 00:12:33.060 --> 00:12:36.080 ela pode registrar o recebimento no pedido de compra sem a tapa do armazém 00:12:36.080 --> 00:12:38.200 ou ir direto para a fatura do fornecedor. 00:12:39.200 --> 00:12:40.620 A mesma pergunta ainda se aplica. 00:12:41.120 --> 00:12:42.800 A empresa recebeu o que concordou em comprar? 00:12:44.060 --> 00:12:46.780 Para um serviço de treinamento, a resposta pode ser que o treinamento foi realizado. 00:12:47.480 --> 00:12:49.500 Para um reparo, alguém confirma que o trabalho está concluído. 00:12:49.940 --> 00:12:53.100 O registro não precisa de uma caixa ou código de barras para provar que a empresa recebeu algo. 00:12:53.580 --> 00:12:54.780 Então a fatura do fornecedor chega. 00:12:55.600 --> 00:12:58.880 A fatura entra no contas a pagar, a parte do Dynamics 365 00:12:58.880 --> 00:13:01.740 que registra o que a empresa deve aos fornecedores e prepara pagamentos. 00:13:01.740 --> 00:13:07.860 A fatura é vinculada ao pedido de compra, portanto o contas a pagar não a trata como uma conta isolada sem histórico. 00:13:08.480 --> 00:13:10.340 É aqui que uma verificação simples evita muitos problemas. 00:13:11.040 --> 00:13:13.020 Dynamics 365 compara três coisas. 00:13:13.100 --> 00:13:16.000 O que a empresa pediu, o que a empresa recebeu e o que o fornecedor cobrou. 00:13:16.620 --> 00:13:17.340 Pessoa chama a instigação. 00:13:17.800 --> 00:13:19.380 Em termos simples, a conta corresponde ao acordo? 00:13:19.860 --> 00:13:22.540 O pedido de compra pode mostrar 20 capacetes a um preço acordado. 00:13:22.900 --> 00:13:25.600 O recebimento de produto pode mostrar que apenas 10 capacetes chegaram. 00:13:25.600 --> 00:13:30.300 Se o fornecedor enviar uma fatura para 20, o sistema pode mostrar a diferença antes que a empresa pague. 00:13:30.820 --> 00:13:32.420 Isso automatiza a conciliação de três vias. 00:13:33.080 --> 00:13:36.360 Os três registros são o pedido de compra, o recebimento de produto e a fatura. 00:13:37.020 --> 00:13:39.580 Quando eles concordam, o contas a pagar tem um caminho claro a seguir. 00:13:40.260 --> 00:13:43.400 Quando o preço difere, a quantidade da fatura excede a quantidade recebida. 00:13:43.520 --> 00:13:46.680 Ou aparece uma linha que ninguém pediu, a empresa pode parar e investigar. 00:13:47.280 --> 00:13:48.900 Talvez o fornecedor tenha enviado a fatura adiantada. 00:13:49.140 --> 00:13:52.200 Talvez o frete tenha aparecido como um valor separado que o comprador precisa verificar. 00:13:52.580 --> 00:13:54.140 Talvez o fornecedor tenha sido digitado errado. 00:13:54.140 --> 00:13:56.260 O objetivo não é presumir má intenção. 00:13:56.840 --> 00:14:00.620 Ele automatiza a detecção de uma diferença, enquanto a empresa ainda pode fazer uma pergunta clara, 00:14:00.760 --> 00:14:02.440 em vez de depois que o pagamento sai do banco. 00:14:03.300 --> 00:14:07.200 Cada fatura também precisa de um lugar nos registros financeiros automatizados da empresa. 00:14:07.800 --> 00:14:09.800 Isso automatiza o trabalho das distribuições contábeis. 00:14:10.240 --> 00:14:12.620 Elas dizem ao Dynamics 365 como registrar o custo. 00:14:13.200 --> 00:14:15.660 As luvas de segurança podem pertencer aos custos operacionais do armazém. 00:14:16.220 --> 00:14:18.680 Uma nova empilhadeira pode pertencer a uma conta de ativo imobilizado. 00:14:19.120 --> 00:14:22.040 Uma compra de projeto pode precisar ter seu custo registrado nesse projeto. 00:14:22.040 --> 00:14:24.700 Uma única fatura pode até ser dividida em mais de um lugar. 00:14:25.280 --> 00:14:28.340 Por exemplo, se duas equipes de armazém compartilham um pedido de luvas, 00:14:28.580 --> 00:14:30.740 a empresa pode dividir o custo entre seus departamentos. 00:14:31.500 --> 00:14:33.260 O financeiro pode então ver para onde o dinheiro foi, 00:14:33.360 --> 00:14:36.440 sem tentar reconstruir essa resposta mais tarde a partir de uma descrição vaga da fatura. 00:14:37.000 --> 00:14:39.760 Após a conciliação da fatura e a conclusão de quaisquer verificações necessárias, 00:14:39.820 --> 00:14:40.880 ela pode seguir por um processo de aprovação. 00:14:40.880 --> 00:14:44.520 O lançamento da fatura registra o valor que a empresa deve ao fornecedor no contas a pagar. 00:14:44.920 --> 00:14:45.840 A conta agora é um valor a pagar. 00:14:46.260 --> 00:14:47.840 Os termos de pagamento ajudam a determecimento. 00:14:48.460 --> 00:14:51.340 O contas a pagar pode preparar as faturas vencidas para o pagamento 00:14:51.340 --> 00:14:53.800 e assim que a empresa processa esse pagamento, o Dynamics treze esse pagamento, 00:14:54.160 --> 00:14:55.620 o Dynamics trecedor para aquela fatura. 00:14:56.680 --> 00:15:00.820 O pedido agora passou de uma entrega esperada por um custo registrado e um pagamento concluído. 00:15:01.280 --> 00:15:02.620 Mas esse racho faz mais do que pagar um conto. 00:15:02.960 --> 00:15:06.520 Isso dá à empresa um registro utilizável de cada decisão e transferência ligada a essa compra. 00:15:06.520 --> 00:15:10.020 5. Visibilidade de controles e melhores decisões de fornecedor 00:15:10.020 --> 00:15:13.580 Um registro de compra conectado também permite que a empresa controle as compras 00:15:13.580 --> 00:15:14.800 antes que um problema chegue ao financeiro. 00:15:15.360 --> 00:15:16.920 As políticas de compra estabelecem a regra base. 00:15:17.500 --> 00:15:20.280 Elas orientam o que os funcionários podem solicitar, quais fornecedores usarem 00:15:20.280 --> 00:15:23.140 quando uma compra precisa de aprovação antes que o dinheiro da empresa seja comprometido. 00:15:23.620 --> 00:15:25.000 Pensem na solicitação de equipamentos de seguro. 00:15:25.340 --> 00:15:28.560 A empresa pode exigir que a equipe do armazém escolha produtos de segurança aprovados, 00:15:28.560 --> 00:15:30.600 enquanto apenas a equipe de compras pode escolher um novo fornecedor. 00:15:31.380 --> 00:15:33.800 Um pedido de reposição pequeno pode precisar de uma aprovação, 00:15:33.900 --> 00:15:36.460 mas um pedido grande para uma equipe inteira pode precisar de um responsável 00:15:36.460 --> 00:15:37.820 pelo orçamento e um gerente de compras. 00:15:38.440 --> 00:15:39.740 As regras estão dentro do processo. 00:15:40.160 --> 00:15:42.160 As pessoas não precisam procurar documentos de política, 00:15:42.440 --> 00:15:45.720 adivinhar quem precisa aprovar algo, encaminhar e-mails até que alguém responda. 00:15:46.880 --> 00:15:50.180 O Dynamics 365 pode encaminhar a solicitação com base no departamento, 00:15:50.340 --> 00:15:52.900 no valor, no tipo de compra ou na política anexada a ela. 00:15:53.520 --> 00:15:54.800 Essa rota é chamada de fluxo de trabalho. 00:15:54.960 --> 00:15:58.240 Um fluxo de trabalho dá as solicitações, ordens de compra e faturas 00:15:58.240 --> 00:16:00.020 um caminho claro de uma pessoa para outra. 00:16:00.660 --> 00:16:04.380 Cada pessoa pode aprovar, rejeitar ou enviar o registro de volta para alterações 00:16:04.380 --> 00:16:05.740 e o sistema registra a ação. 00:16:06.460 --> 00:16:09.520 Chega de se perguntar se uma aprovação aconteceu em uma longa sequência de e-mails. 00:16:09.980 --> 00:16:11.200 Isso também ajuda quando alguém está ausente. 00:16:11.640 --> 00:16:14.460 O trabalho não desaparece na caixa de entrada do Outlook daquela pessoa 00:16:14.460 --> 00:16:15.520 sem sinal de onde parou. 00:16:16.520 --> 00:16:18.620 A empresa pode ver a etapa atual e agir sobre ela. 00:16:19.200 --> 00:16:22.040 Os fornecedores também podem participar quando a empresa usa o portal do fornecedor. 00:16:22.540 --> 00:16:25.020 O portal do fornecedor oferece ao fornecedor um local para visualizar 00:16:25.020 --> 00:16:27.120 solicitação de cotação, ordens de compra compartilhadas com ele. 00:16:27.460 --> 00:16:30.820 Eles podem responder a uma solicitação de cotação e confirmar um pedido diretamente 00:16:30.820 --> 00:16:33.040 quando a empresa envia uma solicitação de confirmação. 00:16:33.040 --> 00:16:35.660 Isso dá a ambos os lados o mesmo documento para trabalhar. 00:16:36.100 --> 00:16:39.820 Em vez de um comprador enviar um PDF, esperar por uma resposta e depois digitar a resposta 00:16:39.820 --> 00:16:43.360 de volta no sistema, o fornecedor pode confirmar os detalhes pelo processo conectado. 00:16:43.840 --> 00:16:46.540 O comprador pode ver a resposta sem precisar reconstruir o registro uma mente. 00:16:47.160 --> 00:16:50.780 Assim que as compras passam pelo sistema, a empresa também coleta informações úteis 00:16:50.780 --> 00:16:51.840 sem criar mais planilhas. 00:16:52.580 --> 00:16:55.960 A análise de gastos responde a uma pergunta simples, para onde o dinheiro está indo. 00:16:55.960 --> 00:17:00.480 Um gerente de compras pode revisar os gastos por fornecedor, produto, categoria de aquisição 00:17:00.480 --> 00:17:01.060 ou departamento. 00:17:01.540 --> 00:17:05.000 Talvez a empresa pense que compra luvas de um fornecedor, mas os registros mostram várias 00:17:05.000 --> 00:17:07.020 equipes comprando luvas semelhantes de fornecedores diferentes. 00:17:07.620 --> 00:17:10.140 Talvez um departamento gaste mais com reparos externos do que o esperado. 00:17:10.700 --> 00:17:14.060 Esses detalhes dão à empresa um motivo para fazer perguntas melhores antes da próxima compra. 00:17:14.700 --> 00:17:17.340 A análise de desempenho do fornecedor observa o lado do fornecedor na mesma história. 00:17:17.920 --> 00:17:21.260 Os compradores podem comparar os resultados de compras e entregas ao decidir quem deve receber 00:17:21.260 --> 00:17:21.860 pedidos futuros. 00:17:21.860 --> 00:17:25.920 Um preço baixo no papel pode não parecer tão atraente se o fornecedor entrega repetidamente 00:17:25.920 --> 00:17:28.760 com atraso, envia pedidos incompletos ou não cumpre os termos acordados. 00:17:29.440 --> 00:17:32.380 A empresa pode usar seus próprios registros de compra ao avaliar o relacionamento com 00:17:32.380 --> 00:17:32.860 esse fornecedor. 00:17:33.240 --> 00:17:34.140 Depois, a auditoria. 00:17:34.500 --> 00:17:37.080 Uma trilha de auditoria permite rastrear uma compra por todo o seu histórico. 00:17:37.480 --> 00:17:40.840 É possível começar com a solicitação original, ver quem aprovou, revisar o pedido 00:17:40.840 --> 00:17:43.900 de compra, conferir o recebimento, encontrar a fatura e ver o pagamento que a quitou. 00:17:44.480 --> 00:17:48.020 Esse registro ajuda as equipes financeiras de auditoria, mas também ajuda pessoas comuns 00:17:48.020 --> 00:17:49.060 a responder a perguntas comum. 00:17:49.460 --> 00:17:50.280 Por que compramos isso? 00:17:50.280 --> 00:17:51.420 Quem escolheu este fornecedor? 00:17:51.420 --> 00:17:52.540 As mercadorias chegaram. 00:17:52.780 --> 00:17:53.740 A fatura já foi paga? 00:17:54.140 --> 00:17:55.660 A resposta está no registro de compra. 00:17:56.120 --> 00:17:57.720 Voltemos ao prédio e escritórios do início. 00:17:58.280 --> 00:18:01.640 O departamento de compras, a doca de recebimento e o departamento financeiro têm funções 00:18:01.640 --> 00:18:04.960 diferentes, mas todos observam partes da mesma compra em vez de passar papéis soltos 00:18:04.960 --> 00:18:06.200 entre salas separadas. 00:18:08.390 --> 00:18:12.150 Nosso gerente de armazém e nossa solicitação de TMS para capacetes e luvas agora têm um histórico 00:18:12.150 --> 00:18:12.650 completo. 00:18:13.490 --> 00:18:14.950 A solicitação seguiu a política da empresa. 00:18:15.490 --> 00:18:16.490 As pessoas certas aprovaram. 00:18:16.910 --> 00:18:18.050 O fornecedor forneceu equipamento. 00:18:18.570 --> 00:18:20.110 A equipe do armazém registrou a entrega. 00:18:20.390 --> 00:18:22.650 O contas a pagar conferiu a fatura e apagou. 00:18:23.130 --> 00:18:25.790 Uma distinção simples mantém todos esses blocos de construção claros. 00:18:26.750 --> 00:18:29.990 O sourcing ajuda a empresa a escolher de quem comprar, enquanto o procurement gerencia 00:18:29.990 --> 00:18:31.690 o que acontece após a decisão de compra. 00:18:34.060 --> 00:18:35.820 Um registro conectado desde o lead até o problema. 00:18:36.280 --> 00:18:37.180 Aqui está o panorama geral. 00:18:37.540 --> 00:18:40.580 O procurement e o sourcing pegam todas essas transferências dispersas e as transformam 00:18:40.580 --> 00:18:41.880 em um processo único e rastreado da empresa. 00:18:42.040 --> 00:18:45.660 Uma solicitação não desaparece, uma caixa de entrada, uma aprovação não vive apenas 00:18:45.660 --> 00:18:48.500 na memória de alguém e uma fatura não chega a ser um vínculo claro com a decisão 00:18:48.500 --> 00:18:49.080 por trás dela. 00:18:49.080 --> 00:18:52.740 Em vez disso, a empresa tem um registro conectado que acompanha a compra até o fim. 00:18:53.360 --> 00:18:54.940 Isso lhe dá uma resposta clara quando você precisa. 00:18:55.340 --> 00:18:56.580 Você pode ver o pedido com o comprador. 00:18:56.980 --> 00:18:58.160 O armazém vê o que é esperado. 00:18:58.560 --> 00:18:59.800 O financeiro sabe o que a empresa deve. 00:19:00.400 --> 00:19:02.280 E os gerentes veem exatamente para onde os gastos estão indo. 00:19:02.800 --> 00:19:06.020 Comprar ainda envolve pessoas, fornecedores, mercadorias, serviços e decisões. 00:19:06.560 --> 00:19:08.280 O Dynamics 365 não remove essas coisas. 00:19:08.620 --> 00:19:11.860 Ele mantém o registro delas reunido para que você possa comprar com menos pontas soltas 00:19:11.860 --> 00:19:12.320 e menos surpreens. 00:19:12.320 --> 00:19:16.260 Inscreva-se na sua plataforma de podcast favorita e compartilhe este pila de conhecimento 00:19:16.260 --> 00:19:18.300 com alguém que está começando a aprender o Dynamics 3 Insourcing.