A fatura de um fornecedor chega à sua mesa. As mercadorias podem injetar no estoque ou serviço já concluído, mas o relógio do pagamento começa a correr imediatamente. Então, o que realmente acontece antes do dinheiro sair da empresa? Bem-vindos a mais uma pílula de conhecimento do M305FM. Eu sou Mir Peters e hoje vamos analisar as contas a pagar do Dynamics 365 de um jeito simples. Este não é apenas um lugar onde alguém digita faturas em uma tela. É o departamento financeiro da empresa conferindo cada conta, quem a enviou, o que a empresa concordou em comprar e se ela deve ser paga. Aqui está a definição mais simples. Contas a pagar é o dinheiro que sua empresa deve aos fornecedores por bens ou serviços que você já comprou. Pense nisso como um escritório de pagamento dentro de um grande prédio. As faturas chegam à recepção, são conferidas com os registros da empresa, passam por aprovação e só então chega uma pessoa que libera o pagamento.

Vamos seguir esse caminho desde o registro do fornecedor até o carimbo final de pago. O Dynamics 365 chama isso de liquidação. Por que as contas a pagar existem? Imagine que você administra uma pequena empresa que vende móveis e escritórios. Você precisa de mesas antes de poder vendê-las. E você também precisa de caixas de embalagem, serviços de limpeza, acesso à internet, peças de reposição e talvez uma transportadora. Se você tivesse que pagar cada fornecedor no segundo em que pedisse algo, comprar qualquer coisa se tornaria muito difícil muito rapidamente. A maioria das empresas compra primeiro e paga depois, conforme os termos acordados. Um fornecedor entrega as mercadorias ou termina o trabalho e então envia uma fatura à sua cobrança. Sua empresa agora deve esse valor, mas não envia o dinheiro sem conferir os detalhes primeiro. Esse valor não pago fica nos livros da empresa como passivo.

Passivo pode soar como uma palavra financeira assustadora, mas o significado é simples. É um valor que a empresa deve a outra pessoa. Se sua empresa recebe uma conta de material de escritório e ainda não a pagou, essa conta pertence ao contas a pagar até que o pagamento a liquide. A empresa ainda tem o dinheiro por enquanto, mas também tem uma promessa a cumprir. Isso importa, porque uma empresa pode parecer saudável em sua conta bancária enquanto carrega uma pilha de contas não pagas. As equipes financeiras precisam ver ambos os lados. Quanto dinheiro há no banco e quanto desse dinheiro precisará sair em breve. Antes de sistemas financeiros conectados, esse trabalho frequentemente se tornava uma caça aos papéis. Uma fatura podia chegar pelo correio, ficar na mesa de alguém, viajar pelo correio interno para aprovação, enquanto outra fatura ficava na caixa de entrada de e-mail. Alguém podia digitar a mesma conta em uma planilha, enquanto outra pessoa inseria um sistema contábil.

Isso cria problemas conhecidos. Um gerente perde o e-mail de aprovação, uma conta é paga com atraso ou um fornecedor envia a mesma fatura novamente e ninguém percebe que ela já chegou à equipe financeira. Pior, ela pode ser paga duas vezes, porque a cópia em papel e a cópia por e-mail parecem contas diferentes. O Dynamics 365 oferece à empresa um lugar central para rastrar esse trabalho. Ele registra o que a empresa deve, ajuda as pessoas a verificar faturas e mantém um caminho claro desde a chegada da conta até o pagamento. Isso não significa que cada fatura segue sem revisão humana. Uma equipe financeira ainda decide quando algo parece errado, mas o sistema fornece os registros e regras para tomar essa decisão sem precisar procurar papéis pelo escritório. Você também pode ouvir falar em contas a receber na mesma conversa. Os nomes são quase idênticos, mas apontam para direções opostas.

Contas a pagar rastreia o dinheiro que sai da sua empresa porque você deve aos fornecedores. Contas a receber rastreia o dinheiro que chega à sua empresa porque os clientes devem a você. Se sua empresa compra impressoras de um fornecedor, essa conta entra em contas a pagar. Se sua empresa vende mesas a um cliente e envia uma fatura, essa conta do cliente entra em contas a receber. Portanto, apagar rastreia o que você deve quitar, enquanto o a receber rastreia o que os outros devem a você. O contas a pagar busca um resultado muito prático. Pagar o fornecedor certo, o valor correto, na data acordada. Pagar cedo demais e a empresa perde caixa antes do necessário. Pagar tarde demais e o fornecedor pode cobrar o pagamento ou parar de oferecer condições favoráveis. Pagar o valor errado e alguém terá que corrigir o erro depois, muitas vezes com e-mails, notas de crédito e muita frustração. Então, antes que qualquer fatura possa percorrer esse processo, o Dynamics 365 precisa saber exatamente quem é o fornecedor e quais regras se aplicam a esse relacionamento.

Construindo a base do fornecedor. Portanto, antes que o Dynamics 365 possa processar a única conta, ele precisa saber exatamente quem enviou. É aí que entra o registro fornecedor. Sem ele, o sistema não sabe a quem pagar ou quais regras seguir. Um fornecedor pode fornecer algo físico, como papel, laptops ou peças de reposição. Eles também podem prestar um serviço, como contabilidade ou suporte de software. O produto muda, mas a função permanece a mesma. Esta é a parte que sua empresa pode precisar pagar. Pense no registro fornecedor com o arquivo do fornecedor dentro do Dynamics 365. Ele armazena os detalhes básicos que sua equipe financeira precisa, mas também define regras que controlam o que acontece depois. Você preenche o nome, endereço e informações de contato do fornecedor para que a empresa saiba exatamente com quem está lidando. Você também pode registrar a moeda usada para faturas e pagamentos, o que faz uma grande diferença ao comprar de fornecedores em diferentes países.

Agora, quanto aos detalhes de pagamento, um registro de fornecedor pode incluir termos e um método de pagamento. Estes podem parecer campos pequenos em uma tela, mas respondem a perguntas muito práticas. Quando este fornecedor deve ser pago? Como a empresa deve enviar o dinheiro? O de pagamento define a regra da data de vence. Alguns fornecedores permitem que você pague 30 dias após a data da fatura. Outros querem o pagamento em até 14 dias. Alguns até oferecem um desconto se você pagar antecipadamente. O Dynamics 365 usa os termos que você registrou para calcular automaticamente quando cada fatura vence. Ninguém precisa se lembrar do acordo. Isso cria consistência. Se cinco pessoas diferentes processarem faturas para o mesmo fornecedor, todas seguirão a mesma regra de pagamento. Ninguém precisa vasculhar e-mails antigos ou ligar para a equipe de compras apenas para perguntar quando uma conta deve ser paga.

O método de pagamento descreve como o dinheiro chega a destino. Sua empresa pode pagar um fornecedor por transferência eletrônica e outro por cheque. Em alguns casos, uma empresa também pode usar notas promissórias. O Dynamics 365 permite que você defina seus próprios métodos de pagamento enquanto os vincula tipos de sistema quando necessário. Bem, as empresas geralmente lidam com mais de um fornecedor. Uma empresa em crescimento pode ter dezenas, centenas ou até milhares. Criar cada configuração do zero para cada um seria perda de tempo e daria margem a erros. É por isso que o Dynamics 365 é grupo de fornecedores. Um grupo de fornecedores reúne fornecedores que compartilham as mesmas regras financeiras gerais. Por exemplo, você pode colocar fornecedores locais de material de escritório em um grupo e fornecedores de estoque internacionais em outro. O grupo contém configurações compartilhadas sobre como as transações são lançadas, como funcionam os pagamentos e liquidações e como a empresa relata os saldos desses fornecedores.

Você ainda mantém o registro fornecedor separado para cada fornecedor. Isso é importante porque cada fornecedor precisa de seu próprio nome, endereço, detalhes de pagamento e histórico, detalhe histórico. O grupo de fornecedores apenas fornece um ponto de partida comum, para que o departamento financeiro não precise reconstruir as mesmas regras repetidamente. Nos bastidores existe outra parte chamada perfil de lançamento de fornecedor. O nome só é técnico, então vamos explicar de forma simples. Um perfil de lançamento é um mapa que diz ao Dynamics 365 onde as transações de fornecedores pertencem no razão geral. O razão geral é o livro principal de contas financeiras da empresa. Quando uma fatura é lançada, o Dynamics 365 precisa registrar tanto o que a empresa deve quanto onde o custo relacionado pertence. O perfil de lançamento orienta o lado fornecedor desse lançamento contábil, usando as regras que você definiu para o fornecedor ou grupo de fornecedores.

A equipe financeira não precisa escolher essas contas do razão de cabeça todas as vezes. Em vez disso, o sistema segue o mapa que reduz lançamentos inconsistentes e dá à equipe financeira uma visão muito mais clara das dívidas com o fornecedor. A empresa também prepara o lado do pagamento antes que as faturas cheguem. Em gestão de caixa e bancos, você configura as contas bancárias que financiaram os pagamentos ao fornecedor. Os diários de pagamento oferecem a equipe financeira uma área de trabalho para preparar e registrar esses pagamentos usando métodos aprovados. Então, recapitulando, o registro do fornecedor identifica quem recebe o dinheiro, As condições de pagamento definem o vencimento e a forma de pagamento e a conta bancária determinam como ele sai da empresa. Com essas regras prontas, uma fatura pode entrar no departamento financeiro e iniciar sua jornada, desde a chegada até a aprovação.

Com o registro do fornecedor pronto, o Dynamics 365 agora sabe a quem pagar e sob quais regras. Então, o que acontece quando uma fatura real chega? Às vezes, o funcionário do financeiro a insere manualmente. Isso funciona quando uma fatura chega por e-mail, papel ou portal do fornecedor e alguém precisa digitar os detalhes no sistema. O funcionário seleciona o fornecedor, insere o número e a data da fatura, depois adiciona as linhas, valores, impostos e qualquer referência de pedido de compra relacionada à conta. O número da fatura merece atenção. Ele vem do fornecedor, não da sua empresa, e ajuda a identificar aquela conta específica. Se uma fatura de US$ 1.200 chega da Northwind Office Supplies com o número NONC48, o da Dynamics 305 pode usar esse número com o registro do fornecedor para detectar um lançamento duplicado. Anexos também fazem parte do registro. Uma fatura em PDF, um documento digitalizado, uma papelada de suporte podem ficar ao da fatura no Dynamics 305.

Isso significa que a pessoa que revisa o registro pode ver o documento por trás dos números, sem precisar procurar em uma caixa de e-mail compartilhada ou arquivo. Para volumes maiores, as faturas podem entrar eletronicamente. O Dynamics 365 suporta a importação de dados de faturas por meio de entidades de dados. Pense em uma entidade de dados como um formulário padrão que outro sistema pode preencher antes de enviar as informações para o Dynamics 305. Um serviço externo de captura de faturas, por exemplo, pode enviar o cabeçalho da fatura, as linhas e o anexo do documento, tudo em um único pacote de dados. O cabeçalho contém os detalhes principais da conta, nosso fornecedor, número da fatura, datas, moeda, valor total e referência do pedido de compra. As linhas explicam o que está sendo cobrado de você. Uma linha pode cobrir papel de impressora, outra tona e outra a entrega. Manter esses detalhes separados ajuda a equipe financeira a ver exatamente o que está aprovando.

As informações fiscais também acompanham a fatura. O Dynamics 365 precisa do valor do imposto e detalhes relacionados para que a empresa registre a conta corretamente. Algumas coisas podem impedir que uma fatura prossiga sem revisão. Um fornecedor ausente, uma data inválida, um número de fatura repetida ou um total que não confere. Essa pausa protege a empresa. Uma política de fatura de fornecedor verifica se a fatura segue as regras que sua empresa escolheu. O E.Verificações de duplicidade busca uma conta que parece familiar com o mesmo fornecedor e número de fatura já registrados. O objetivo não é acusar o fornecedor de fazer algo errado. Os fornecedores podem reenviar porque não tem certeza se ela chegou. Um funcionário pode inserir o mesmo PDF duas vezes por engano. De qualquer forma, pagar a mesma conta duas vezes gera um trabalho que ninguém quer. Assim que o Dynamics 365 aceita a fatura, a próxima pergunta é simples.

Quem tem permissão para aprovar? É aí que o fluxo de trabalho entra. O fluxo de trabalho é a rota de aprovação dentro do sistema. Em vez de enviar um PDF para um gerente e esperar que ele retorne, o Dynamics 365 envia a fatura para a pessoa ou cargo que as regras da sua empresa especificam. Cada organização decide essas regras com base em como deseja que as decisões financeiras sejam tratadas. Uma fatura de rotina pequena pode seguir uma rota cura. Uma fatura acima de um certo valor pode exigir um gerente sênior. Uma conta vinculada a um departamento específico pode ir para o gerente desse departamento. Você pode até criar diferentes caminhos de aprovação para diferentes tipos de fornecedores, como fornecedores de estoque, prestadores de estoque, prestadores de serviço ou contratados. A rota segue a regra, não a memória de alguém. Isso torna as aprovações muito mais fáceis de gastar. Pode ver se uma fatura está aguardando a revisão.

Foi aprovada ou precisa de mais informações. A pessoa que aprova pode verificar a conta e decidir se ela pertence ao seu departamento e se a cobrança parece correta. Algumas faturas atendem a todas as regras e avançam automaticamente. O fornecedor é conhecido, os detalhes importados estão completos e a fatura passa nas verificações de política. Essas faturas não precisam que alguém repita as minhas verificações básicas todas as vezes. Outras faturas tornam-se exceções. Talvez a conta do fornecedor esteja faltando. Talvez o número da fatura já exista. Talvez uma linha importada tenha um erro. O Dynamics 365 mantém essas faturas em uma lista de falhas de importação onde a equipe financeira pode ver a mensagem de erro e corrigir o problema antes de criar uma fatura pendente. O documento ainda é importante durante a revisão. O Dynamics 365 inclui um visualizador de anexos nas páginas de fatura, para que o responsável financeiro possa ver a imagem da fatura ao lado do registro que está corrigindo.

Não é preciso alternar entre telas apenas para confirmar se um fornecedor digitou 6 mil ou 8 mil na conta original. A automação lida com movimento e rotina. As pessoas lidam com essa questão. A aprovação confirma que a pessoa certa concordou em seguir com a fatura, mas ainda não prova que o fornecedor comprou exatamente o que foi pedido ou recebido. Para isso, o Dynamics 365 compara a documentação. Corresponde faturas. Verificar o que a empresa solicitou a aprovação confirma que a pessoa certa analisou a fatura, mas a correspondência responde uma pergunta diferente. A fatura está de acordo com o que a empresa realmente concordou em comprar? Quando uma compra começa com um pedido de compra, o Dynamics 365 tem um registro para a conferência. Pense no pedido de compra como comprovante de solicitação da empresa. Ele registra o fornecedor, o que foi solicitado, a quantidade, o preço e os termos.

Alguém do setor de compras queria esse pedido antes de qualquer conta chegar. Por que isso é importante? O pedido de compra registra o acordo antes que a fatura apareça. Sem ele, o financeiro vê apenas uma conta em nome de um fornecedor. Com ele, é possível comparar a cobrança do fornecedor com o pedido original. Para bens físicos, existe outro registro importante. Quando uma entrega chega, a equipe do armazém registra um recebimento de produto, que é a prova no Dynamics 365 de que as mercadorias chegaram à empresa, incluindo a quantidade. Isso não significa que cada item estava perfeito, mas registra o que foi recebido em relação àquele pedido. Imagine uma empresa pedindo 10 cadeiras de escritório. O pedido de compra lista 10 cadeiras a um preço acordado. Mas quando o caminhão chega, o armazém conta apenas 8, porque duas estão em pedido pendente. A equipe de recebimento lança um recebimento de produto para o outro.

Então o fornecedor envia uma fatura de 10 cadeiras, o que pode estar correto na perspectiva deles, se emitirem a fatura total antes que as duas últimas sejam enviadas. Mas agora sua empresa tem uma divergência. Pediu 10 e recebeu 8, cobrado por 10. O Dynamics 365 pode detectar essa diferença por meio da correspondência de fatura. A correspondência de duas vias compara o pedido de compra com a fatura do fornecedor, verificando se a conta está alinhada com o pedido em preço e quantidade. Isso funciona para compras em que verificar o pedido original oferece controle suficiente. Ele detecta quando o fornecedor cobra um preço maior ou mais unidades do que as pedidas, mas não verifica se as mercadorias realmente chegaram, pois compara apenas dois registros e o pedido de compra e a fatura. A correspondência de três vias adiciona o recebimento de produto. O Dynamics 365 agora compara o pedido de compra, o recebimento de produto e a fatura em conjunto.

No nosso exemplo das cadeiras, o sistema vê o pedido de 10, o recebimento de 8 e a fatura de 10. E essa diferença se torna um motivo para pausar a fatura em vez de deixá-la seguir adiante. Para empresas que compram estoque, equipamentos ou grandes quantidades de bens físicos, essa verificação oferece ao financeiro um controle mais forte, ajudando a evitar pagamentos por itens que nunca chegaram ou pagamentos acima do recebido. O setor de compras confirma o acordo. O recebimento confirma o que entrou e a fatura do fornecedor solicita o pagamento. É, todos os três registros precisam contar a mesma história. Pequenas diferenças ocorrem em negócios reais. Um preço pode divergir por arredondamento ou um fornecedor pode incluir uma pequena variação permitida na quantidade. Se cada pequena diferença bloqueasse uma fatura, as equipes financeiras perderiam tempo demais resolvendo problemas inofensivos.

Por isso, o Dynamics 365 permite que a empresa defina políticas de correspondência e limites de tolerância. Uma tolerância é uma diferença permitida, e a empresa decide qual valor ou percentual aceitar para preço, quantidade, total ou encargos relacionados. Tudo que está dentro desse limite segue as regras da empresa, enquanto o que ultrapassa é sinalizado para a revisão. A empresa é quem define esses limites. Uma empresa pode permitir uma pequena diferença em materiais de escritório, mas define limites mais rigorosos para máquinas caras. O sistema não decide o que parece razoável. E o financeiro e o compras definem a regra. E o Dynamics 365 se estende. Isso muda a forma como a equipe financeira utiliza o seu tempo. Em vez de verificar cada fatura correta linha por linha, eles podem focar nas exceções. Ou investigar a fatura em que o preço mudou, o recibo está faltando, a quantidade não bate.

Faturas corretas ainda seguem as regras, mas as pessoas dedicam sua atenção ao necessário. Esse é o valor real da correspondência. Ele permite que o sistema gerencie verificações rotineiras enquanto humanos cuidam de questões que exigem julgamento. Isso não é o sistema substituir o julgamento. É separar as verificações de rotina de questões reais. Um ponto pode causar confusão. Correspondência padrão da Dynamics 365 suporta a correspondência de duas e três vias. Se uma empresa precisar de correspondência de quatro vias, talvez adicionando outra verificação como um registro de inspeção, isso exige trabalho extra via personalização. Outra correspondência tem uma função clara. Ela compara a conta do fornecedor com os registros próprios de compra e recebimento da empresa, apontando lacunas antes do pagamento. Assim que uma fatura passa pela revisão e pelas verificações, ela se torna um valor que a empresa deve e pode planejar pagar, quitando fornecedores e fechando os livros.

Após uma fatura passar pelas verificações exigidas pela sua empresa, o Dynamics 365 pode contabilizá-la. Contabilizar significa que a fatura se torna um registro financeiro oficial e a empresa registra o valor devido ao fornecedor, com a conta aparecendo como pendente até que o pagamento é liquide. A fatura está pronta, mas isso não significa que o dinheiro sai imediatamente. As equipes financeiras precisam decidir quais faturas pagarem no ciclo de pagamento. O Dynamics 365 auxilia com uma proposta de pagamento que analisa faturas vencidas e sugere quais devem entrar no ciclo com base nas regras escolhidas pela empresa. Uma proposta de pagamento é uma lista inicial que alguém ainda deve revisar. Talvez uma fatura de fornecedor vença esta semana, enquanto outra pode esperar até o final do mês, conforme os termos acordados. A equipe financeira verifica as faturas propostas, remove ou adiciona itens quando necessário e prepara o diário de pagamentos.

Dessa forma, os pagamentos são agrupados e controlados em vez de serem enviados de forma dispersa. Pense no diário de pagamentos com uma planilha de pagamentos da empresa. Ele lista os pagamentos a fornecedores que a empresa planeja enviar, os valores e os detalhes do pagamento. A equipe financeira o utiliza para preparar um lote controlado de pagamentos em vez de enviar dinheiro a uma fatura por vez sem um registro compartilhado, como o dinheiro sai. Isso depende do método de pagamento definido para o fornecedor e para a empresa. O Dynamics 365 permite que a empresa crie seus próprios métodos de pagamento e os conecte a tipos de pagamento, como cheques, pagamentos eletrônicos ou notas promissórias. O cheque é familiar. O pagamento eletrônico envia dinheiro para o meio do processo bancário da empresa. Uma nota promissória registra uma promessa formal de pagamento sob condições acordadas.

Nem toda empresa usa todos os métodos, mas o Dynamics 365 oferece uma maneira de registrar a rota que ela utiliza. Cada método de pagamento também precisa apontar para a conta bancária correta da empresa. Essa conexão é importante porque uma empresa pode manter contas separadas para diferentes entidades legais, moedas ou finalidades de pagamento. Quando o setor financeiro prepara um pagamento, o sistema precisa saber qual conta bancária fornece os recursos. Caso contrário, a equipe poderia criar um pagamento correto vinculado à conta errada. O momento para pagar bem, requer cuidado. Pagar após a data de vencimento pode levar a lembretes, disputas ou danos ao relacionamento com o fornecedor. Pagar cedo demais envia dinheiro antes que a empresa precise liberá-lo. O Dynamics 365 mantém a data de vencimento da fatura visível para que o financeiro possa planejar pagamentos conforme os termos acordados com cada fornecedor, dando à empresa maior controle sobre o dinheiro que sai do negócio após um pagamento ser efetuado.

O Dynamics 365 precisa responder a uma pergunta simples. Qual fatura esse pagamento cobriu? A resposta é a liquidação. A liquidação vincula o pagamento à fatura ou faturas específicas do fornecedor que liquida. Pense nisso como combinar um recibo com a conta que ele encerra. Sem a liquidação, uma empresa pode ver uma fatura e um pagamento na mesma conta de fornecedor, mas ainda não tem um registro claro de que eles pertencem um ao outro. Pagamento total liquida a fatura completa, mas os negócios nem sempre são tão organizados. A empresa pode pagar apenas parte de uma fatura agora e o restante depois. A liquidação registra o pagamento parcial e deixa o saldo restante em aberto para que o financeiro veja exatamente o que ainda é devido ao fornecedor. Essa visibilidade é crucial para saldos precisos de fornecedores. Um único pagamento também pode cobrir várias faturas. Talvez uma empresa pague 5 faturas vencidas do mesmo fornecedor em um único pagamento eletrônico.

A liquidação conecta esse valor de saída a cada fatura que ele quita. Se o pagamento não cobrir cada fatura integralmente, o saldo aberto permanece claro em vez de desaparecer em um total confuso. Isso cria um registro rastreável, onde você pode acompanhar a fatura desde sua aprovação até o resultado da conciliação. Veja o pagamento preparado no diário. Veja como esse pagamento liquidou o saldo do fornecedor. Quando alguém pergunta por que o dinheiro saiu da empresa, o financeiro não precisa reconstruir a história a partir de meios e extratos bancários. O processo pode aparecer em páginas separadas no Dynamics 365, mas cada registro se conecta ao próximo com um fluxo controlado, o panorama conectado de contas a pagar. Imagine que você recebe uma fatura de material de escritório. O registro do fornecedor contém as regras de pagamento e a fatura importada traz os detalhes da conta e o documento em si.

O setor de compras fornece o pedido de compra. O recebimento fornece a nota de recebimento para que o processo de conciliação tenha registros reais para comparar. Agora, nos bastidores, o perfil de lançamento coloca a dívida e a despesa nas contas contábeis corretas. O gerenciamento de caixa e bancos controla qual método de pagamento você usa e qual conta bancária envia o dinheiro. O anexo permanece com a transação, então você sempre pode abrir a fatura original mais tarde para verificação. A automação não substitui o julgamento da equipe financeira.