Você fez a venda, enviou a fatura, mas quando o dinheiro realmente cai na sua conta, e o que acontece, não cai. Bem-vindo a mais um episódio do Microsoft Knowledge Nuggets na M365FM. Eu sou o Merco Pitas. Hoje vamos explicar as contas a receber do Dynamics 365 de forma simples. Ao final deste episódio, você acompanhará o saldo de um cliente da venda até o pagamento e verá o que a empresa faz quando esse pagamento atrasa, a Yen. Aqui está a definição mais simples. Contas a receber monitor o dinheiro que os clientes lhe devem juntamente com os pagamentos que retornam. Pense nisso como um arquivo para o dinheiro dentro da sua empresa. Cada cliente recebe uma pasta. Essa pasta contém suas faturas, pagamentos, datas de vencimento e qualquer acompanhamento necessário. Uma planilha pode listar essas coisas, mas não consegue conectar de forma confiável uma nova venda. Um prazo acordado, um pagamento bancário e uma decisão de crédito em toda a empresa.

Dynamics 365 Finance você consegue. Então vamos começar do início, com a conta do cliente. 1. A conta do cliente e o ponto de partida para cada fatura. Imagine que você está trabalhando com um cliente chamado Northwind Equipment. Antes de fazerem um pedido, o Dynamics 365 precisa de mais do que apenas um nome no telefone. Ele precisa das regras financeiras para fazer negócio com a Northwind. A conta do cliente é aquela pasta etiquetada em nosso arquivo. Ela guarda todos os detalhes que dizem ao Dynamics 365 quem é o cliente, para onde as faturas devem ir, como eles pagam normalmente, quanto de crédito a empresa está disposta a conceder. Isso pode parecer uma configuração básica, mas evita muita confusão mais tarde. Por exemplo, a conta armazena o endereço de fatura do cliente. Geralmente ele é diferente do endereço de entrega. O equipamento pode ser enviado para uma fábrica, enquanto as faturas vão para o departamento financeiro.

Ela também mantém os pagamentos. Os prazos de pagamento respondem a uma pergunta simples. Quanto tempo este cliente tem para pagar? A Northwind pode pagar em 30 dias. Outro cliente pode pagar à vista. O cliente maior pode negociar 60 dias. Uma vez que esses termos estão na conta, o Dynamics 365 calcula a data de vencimento automaticamente. Ninguém precisa procurar em uma sequência de e-mails, ou adivinhar se o prazo de 30 dias conta a partir da data do pedido da entrega ou da fatura. O sistema simplesmente sabe. Tem mais. A conta do cliente também mantém a forma de pagamento habitual. Se a Northwind paga por transferência bancária e outro cliente paga um cartão de crédito, a equipe financeira segue o processo correto na hora do pagamento. Eles não precisam tratar cada cliente como um caso isolado. Depois é o limite de crédito. O limite de crédito é o valor máximo que uma empresa está disposta a deixar um cliente dever de uma só vez.

Pense nisso com uma recepção em um prédio de escritórios. O recepcionista verifica se alguém tem permissão para subir, não se o visitante é legal, apenas se as regras permitem a entrada. A ideia é a mesma, hein? O limite de crédito define uma fronteira clara entre vendas e finanças. A Northwind pode ser uma ótima cliente, mas se já deve um valor alto, a empresa deve pausar antes de aceitar outro grande pedido. Nos bastidores, o Dynamics 365 também pode usar grupos de clientes e perfis de lançamento. Não deixe esses nomes de intimidade. Um grupo de clientes é apenas uma forma de reunir clientes semelhantes. Varejo em um grupo, atacado em outro. Dessa forma, a empresa pode aplicar regras compartilhadas onde fizer sentido. Um perfil de lançamento é uma regra contábil que diz ao Dynamics 365 quais contas financeiras devem registrar a dívida ou lançar uma fatura. Você normalmente não verá esse processo como vendedor ou cliente.

Mas o financeiro depende disso, pois os livros precisam que cada valor esteja no lugar. E aqui está o verdadeiro poder. A conta do cliente conecta ao lado de vendas, ao lado financeiro. Um vendedor pode criar um pedido para a Northwind, e o financeiro não precisa reconstruir essas informações depois. Eles veem o cliente, condições de pagamento, posição de crédito e valor dele. Tudo se conecta automaticamente. Essa é a diferença entre uma lista de contatos e uma conta de cliente. Uma lista de contatos ajuda você a ligar para alguém. Uma conta de cliente registra o relacionamento financeiro, incluindo as regras que controlam o que acontece quando a empresa vende para eles. Então, quando a Northwind compra algo, o Dynamics 365 precisa transformar essa venda em uma solicitação de pagamento adequada.

Criar a fatura, transformando uma venda em dinheiro a receber. Qual é a diferença entre um pedido e uma fatura? Um pedido diz o que o cliente quer. Uma fatura diz o que ele precisa pagar. Ou até o seguinte, uma fatura cria um saldo em aberto na conta do cliente. Assim que é lançada, você cobra formalmente e as contas a receber podem rastrear o que está vencido. Vamos voltar à Northwind Equipment? Eles pediram 10 equipamentos. O equipe de vendas registra o pedido. O armazém prepara os itens e você os envia. A North agora está com os equipamentos. Nesse ponto, você precisa de um registro claro do que compraram, quanto custa e quando o pagamento vence. Esse registro é a fatura do cliente. A maioria das faturas no Dynamics 365 Finance vem diretamente de um pedido de venda. Isso mantém a fatura vinculada à venda original. Os itens do cliente, preços, quantidades e todas as regras acordadas já estão arquivados.

Você não precisa que alguém redigite esses detalhes em um sistema de faturamento separado. Assim que as mercadorias são enviadas ou um serviço atinge um marco em que deve ser cobrado, você cria a fatura a partir desse pedido de venda. O momento exato depende de como sua empresa trabalha. Algumas empresas faturam quando enviam, outras após a conclusão de uma etapa do trabalho. Uma empresa de consultoria pode faturar após a conclusão de um marco. O Dynamics 365 segue o processo que você já configurou. Você pode ouvir o termo fatura de romaneio de entrega. Um romaneio de entrega confirma o que saiu fisicamente do armazém e chegou à fase de entrega. Quando sua empresa fatura com base no que foi realmente enviado, a fatura pode usar esses detalhes de entrega confirmados. Isso evita um problema comum. Digamos que um pedido de 10 unidades, mas apenas 8 foram enviadas hoje, porque duas ainda aguardam o estoque.

Se você faturar a partir do romaneio de entrega, você fatura apenas as 8 unidades que foram enviadas. Você não está cobrando a Northwind todas as 10 antes que elas as recebam. O pedido é importante, mas a entrega confirmada informa o faturamento que deve constar nesta fatura. Mas nem toda fatura começa com um pedido de venda. Às vezes você precisa cobrar por uma despesa única que não envolve envio. Talvez a Northwind solicite uma sessão de treinamento especial. Talvez haja uma taxa de serviço, uma cobrança de projeto, uma correção que precise de sua própria fatura. Para esses casos, Dynamics 365 Finance oferece suporte a uma fatura de texto livre. Texto livre não significa aleatório ou informado. Significa que a fatura não está vinculada a um pedido de venda. Você insere o cliente, a cobrança, o valor, detalhes fiscais quando necessário e as informações de pagamento. Uma vez lançada, torna-se um valor normal devido na conta do cliente.

O cliente ainda recebe uma fatura adequada. O financeiro ainda vê um saldo em aberto. Quanto ao trabalho recorrente, suponha que a Northwind pague uma taxa mensal pela manutenção de equipamento. Criar a mesma fatura manualmente todo mês desperdice a tempo e abre espaço para pequenos erros. Faturamento de assinaturas usa cronogramas de faturamento para lidar com cobranças repetidas. Você configura o contrato e o período de faturamento. Então, o Dynamics 365 pode criar faturas conforme cada período chega. Isso lhe dá uma forma repetível de cobrar serviços recorrentes. E o cliente recebe faturas com base no cronograma acordado. O lançamento é o momento que altera o status da venda. Ele registra o valor na conta do cliente da Northwind como dinheiro devido. Também envia o valor para os registros financeiros da empresa, onde você pode ver que uma venda foi faturada e o pagamento aí está pendente.

A fatura não é mais um rascunho que alguém poderia alterar casualmente. Agora ela faz parte do registro financeiro. Vamos tornar isso concreto. Northwind solicita equipamentos no valor de US$ 10 mil. Oito unidades são enviadas primeiro, então você registra uma fatura para essas oito unidades. A fatura mostra o valor, a data de vencimento e as instruções de pagamento. A Northwind recebe a cobrança e o Dynamics 365 registra o mesmo valor como pendente na conta deles. Esse registro compartilhado mantém as equipes de vendas, depósito e finanças focadas na mesma transação. Chega de discussões sobre versões diferentes em arquivos distintos, mas uma fatura apenas solicita o pagamento. A próxima tarefa é reconhecer o pagamento quando ele chega e vinculá-lo ao saldo devedor correto. 2. 3. Recebendo e conciliando o pagamento. Fechando a fatura correta. Pagamento chegando parece algo assim. O saldo bancário aumenta, então o trabalho está feito, certo?

Então, o departamento financeiro ainda precisa responder a duas perguntas. Quem enviou o dinheiro e qual fatura ou faturas em aberto esse dinheiro deve liquidar? Pense na Northwind pagando a fatura do equipamento. O banco pode mostrar um pagamento com uma referência curta, um valor e uma data. Sem conciliar esse pagamento ao saldo aberto da Northwind, o sistema pode mostrar dinheiro no banco enquanto também mostra que a Northwind ainda deve valor. Esses registros se unificaram. O Dynamics 365 Finance lida com várias formas pelas quais os clientes podem pagar. Você pode receber dinheiro, cheques, pagamentos com cartão de crédito, transferências bancárias ou letras de câmbio que são documentos de pagamento formais usados em alguns processos de negócio. Cada método segue seu próprio caminho para os registros financeiros. Uma transferência bancária pode aparecer em um extrato banco. Um cheque pode precisar ser registrado antes que o banco o compense.

Pagamento com cartão pode vir por meio de um serviço de pagamento. O Dynamics 365 oferece ao financeiro um local para registrar detalhes de pagamento na conta do cliente correto. Esse local é geralmente o diário de pagamento de clientes. Um diário parece um livro contábil de papel, mas dentro do Dynamics 365 é apenas um local controlado para inserir e revisar pagamentos antes que sejam lançados. O financeiro registra o cliente, o valor, a forma de pagamento, a conta bancária e qualquer referência que acompanha o pagamento. Depois, há uma palavra que geralmente parece mais difícil do que é liquidação. Liquidação significa conciliar um pagamento à fatura que ele paga. A Northwind paga o valor exato da sua fatura de equipamento. O financeiro seleciona o pagamento e a fatura em aberto, então liquida ambos. Uma vez lançada, a fatura não aparece mais como não paga. O pagamento é em seu. O saldo do cliente cai pelo mesmo valor.

Isso é importante porque um pagamento sem liquidação pode deixar uma fatura aberta na conta, mesmo que você já tenha recebido o dinheiro. Isso cria relatórios incorretos, cobranças desnecessárias e ligações constrangedoras para clientes que já pagaram. Às vezes o pagamento não cobre a fatura inteira. Talvez a Northwind pague parte do valor agora e concorde em pagar o restante depois. O Dynamics 365 pode liquidar o valor recebido na fatura, mantendo a parte não paga em aberto. A fatura não desaparece só porque algum dinheiro entrou. O departamento financeiro consegue ver exatamente o que é. Isso é muito melhor do que marcar uma fatura como totalmente paga por engano, e depois tentar lembrar o valor pendente em uma nota ou planilha separada. Para muitas empresas, os pagamentos bancários chegam em grande valor. Analisar manualmente cada transferência e cada fatura aberta consome tempo, especialmente quando os clientes pagam várias faturas juntas ou digitam uma referência que não está totalmente clara.

O Dynamics 365 possui um diário de reconciliação de pagamentos para extra... Uma equipe pode importar informações do extrato bancário e usá-las para conciliar os pagamentos recebidos com as faturas de clientes em aberto. Referências de pagamento, valores, detalhes do cliente e regras de correspondência ajudam o sistema a sugerir, onde o pagamento se encaixa. Se ainda revisa o resultado, essa parte é importante. A automação reduz a busca, mas o financeiro continua responsável por garantir que um pagamento liquide a fatura correta. Se um cliente envia um pagamento para várias faturas, a pessoa responsável pelo processamento pode conciliar esse pagamento entre essas faturas. Se uma referência apontar para o documento errado, a gente pode corrigir antes da contabilização. O objetivo não é remover o julgamento humano. É evitar que as pessoas passem o dia caçando arquivos bancários e listas de faturas.

Agora, imagine que a Northwind opera em várias empresas do mesmo grupo empresarial. Uma entidade legal pode vender o equipamento enquanto uma empresa financeira central recebe os pagamentos de todo o grupo. O Dynamics 365 suporta pagamentos centralizados para essa situação. Um pagamento pode ser registrado em uma entidade legal em nome de outra. A empresa não precisa fingir que o dinheiro chegou primeiro na empresa vendedora ou gerenciar o processo fora do sistema. Os registros podem mostrar onde o pagamento entrou e qual dívida do cliente ele liquida. Isso mantém o trabalho financeiro compartilhado, mas organizado, especialmente quando várias empresas usam uma única equipe central de caixa. Portanto, o processo completo de pagamento é mais do que registrar dinheiro. O Dynamics 365 vincula o cliente, o pagamento e a fatura até que o saldo em aberto seja fechado ou até que o valor restante indique ao financeiro que mais pagamentos são devidos.

Isso liquida o pagamento de hoje. A próxima pergunta vem antes da próxima venda. A empresa deve permitir que um cliente fique ainda mais endividado? Então, você recebe um pagamento e ele quita um saldo antigo. Bem direto. Mas aqui está o que a gestão de crédito pergunta antes que o próximo pedido avance. Quanto mais de risco sua empresa está disposta a correr? Pense na recepção de um hotel. Um hóspede quer ficar mais uma noite, então a equipe verifica a reserva, o status do pagamento e as regras antes de entregar um novo cartão do quarto. É exatamente isso que a gestão de crédito faz para um pedido de vendas. Ela não julga se a Northwind Equipment é um bom cliente no geral. Ela simplesmente verifica sua posição financeira atual em relação às regras definidas pela sua empresa. Uma dessas regras é o limite de crédito. Um limite de crédito é o valor máximo que um cliente pode dever a qualquer momento.

Portanto, se a Northwind tem um limite de US$ 50 mil e já deve US$ 45 mil, um novo pedido de US$ 20 mil, requer atenção. O cliente ainda pode fazer o pedido, mas sua empresa não deve deixar essa decisão passar despercebida. O Dynamics 305 pode verificar mais do que um. Ele analisa as faturas em aberto, há quanto tempo estão vencidas, o valor do novo pedido de vendas e o crédito ainda disponível para esse cliente. Um cliente que paga em dia pode ter espaço para mais crédito, enquanto outro cliente pode estar abaixo do seu limite, mas ter uma fatura seriamente atrasada. Esses são riscos diferentes. Quando uma regra é acionada, o Dynamics 365 pode colocar o pedido de vendas em retenção de crédito, pausando o pedido antes que você envie mais mercadorias ou assuma mais trabalho e não pago. O setor de vendas pode ver a retenção, o financeiro pode ver o motivo e ninguém descobre o problema depois que o armazém já enviou outra entrega.

Uma retenção de crédito não significa que o pedido foi ajeitado para sempre. Significa que alguém precisa analisá-lo. Talvez a Northwind tenha enviado o comprovante de que o pagamento está a caminho, ou um gerente financeiro saiba que a fatura vencida está ligada a um erro de faturamento, ou o cliente tenha solicitado um aumento temporário devido a um grande projeto aprovado. Devido a um grande projeto aprovado. Funcionários autorizados podem liberar um pedido quando houver um motivo válido. Essa parte é importante porque as regras de negócio precisam de espaço para a vida real. O sistema pode interromper uma decisão automática, mas os responsáveis ainda decidem o que acontece a seguir e deixam um registro claro dessa decisão. É aqui que as equipes de vendas e finanças precisam trabalhar com a mesma. Vendas quer manter o cliente ativo, especialmente quando o pedido é importante, enquanto o financeiro precisa proteger a empresa de acumular um saldo que talvez nunca retorne.

Nenhum dos lados precisa vencer uma discussão. Eles apenas precisam do pedido, do valor não pago e das regras de crédito em um só lugar. Muitas pessoas ouvem gestão de crédito e presumem que significa afastar clientes. Não significa. Significa concordar com limites seguros antes que um pagamento atrasado se torne um problema muito maior. Você ainda pode apoiar bons clientes, aprovar exceções e vender com confiança. Você apenas para de aumentar a dívida sem verificar os fatos primeiro. Assim que uma fatura passa da data de vencimento, a prevenção do alugar ao acompanhamento. 5. Cobranças e disputas Buscar o pagamento sem perder o cliente Assim que uma data de vencimento passa, o trabalho é bom. A empresa não decide mais se deve estender o crédito. Ela precisa de uma forma clara e respeitosa de pedir por um dinheiro que já venceu. O Dynamics 3C5 Finance traz esse trabalho para a página de cobranças.

Pense nisso como uma mesa de trabalho compartilhada para quantos de clientes entram. Em vez de uma pessoa mantendo notas por e-mail, outra rastreando chamadas em uma planilha e alguém verificando faturas no financeiro, a equipe de cobrança vê o saldo do cliente e toda a atividade de acompanhamento em um só lugar. Isso muda a conversa. Um agente de cobrança trabalha a partir de listas de clientes criadas por critérios de cobrança que podem encontrar clientes com faturas atrasadas a certo número de dias, acima de um valor de atraso escolhido, ou que precisam de atenção pelas regras de cobrança da sua empresa. Assim, a equipe não precisa adivinhar quem contatar primeiro. Para cada cliente, a gente pode tomar uma atitude, enviar um lembrete, criar uma carta de cobrança, enviar um e-mail ou adicionar uma tarefa para um telefonema. O objetivo não é enviar mensagens agressivas. A maioria dos pagamentos atrasados começa com algo comum.

Ahn... Uma fatura chegando na entrada errada, um cliente precisando de uma cópia ou a equipe de pagamento perdendo prazo, ou... Lembrete calmo, pode resolver muita coisa. Às vezes um cliente responde com a promessa de pagar na próxima sexta-feira. O Dynamics 365 pode registrar isso com uma promessa de pagamento, para que a equipe saiba que existe um compromisso e possa verificar se o pagamento chega conforme prometido. Sem esse registro, o próximo agente pode ligar para o mesmo cliente na manhã seguinte, sem saber que alguém já combinou uma data. Disputas precisam do mesmo tipo de cuidado. Uma disputa significa que o cliente contesta toda ou parte de uma fatura. Talvez porque o preço esteja errado, alguns produtos nunca chegaram, ou a fatura se refere a um trabalho que eles não aprovaram. A pior resposta é deixar esses problemas aparecerem dentro de uma caixa de entrada. O Dynamics 365 pode marcar a fatura como contestada e mantê-la visível durante o trabalho de cobrança.

A equipe pode rastrear o status e o trabalho necessário para resolver, em vez de tratar o silêncio como um motivo para continuar enviando o mesmo lembrete. Isso também ajuda a empresa a identificar problemas de recorrência. Se vários clientes contestam o mesmo tipo de cobrança, o financeiro aprendeu algo além de um atraso de pagamento. O faturamento, as vendas, a entrega ou atendimento ao cliente podem precisar corrigir o processo que está gerando essas disputas. A cobrança também usa relatórios de idade que classificam valores não pagos pelo tempo em que permaneceram em aberto. Você pode ver valores devidos agora, depois vencidos a 30, 60, 90 dias. Essas faixas de tempo ajudam a equipe a ver quais dívidas precisam de atenção antes que se torne em conversas muito mais difíceis. Uma fatura com dois dias de atraso nem sempre exige a mesma resposta que uma que está sem pagamento há três meses.

O departamento financeiro também pode usar previsões de pagamento quando disponíveis para estimar se as faturas em aberto chegaram no prazo, com atraso ou com muito atraso, com base em dados de pagamentos anteriores e do cliente. Um relatório de vencimentos mostra o que já aconteceu, mas uma previsão ajuda a equipe a decidir onde focar antes que o próximo atraso vire um problema. Isso não substitui julgamento humano. Isso dá à equipe de cobrança outro sinal quando precisam escolher entre uma longa lista de contas. O objetivo é simples, receber pagamentos de forma constante e visível, tratando o cliente como um cliente e não como um número de caso. Agora, vamos colocar toda essa jornada em um exemplo simples. Seis, uma fatura, um processo conectado à visão geral. Então, vamos acompanhar o que acontece quando a Northwind faz um pedido, o seu sistema processa e, ao atingir o ponto de faturamento acordado, a fatura é enviada.

A conta do cliente já contém seus termos de pagamento. Então, o Dynamics 305 calcula a data de vencimento automaticamente conforme as regras acordadas com a Northwind. E o cliente recebeu o valor em aberto e o cliente recebe uma solicitação clara de pagamento. Esse é o início do processo. Algumas semanas depois, a Northwind envia um pagamento bancário com a referência da fatura. O financeiro concilia o pagamento com a fatura e, em seguida, faz a regras. O saldo em aberto é encerrado e a conta do cliente agora mostra que essa parte do relacionamento está concluída. Nenhuma verificação manual necessária. Mas o que acontece quando as coisas seguem um caminho diferente? Se a Northwind perde a data de vencimento, a fatura vai para a cobrança. Um agente envia um lembrete, a Northwind responde que parte da cobrança está errada e a equipe registra uma disputa em vez de tratar como um atraso injustificado.

Todos veem o mesmo status e sabem qual é a próxima ação, porque tudo está em um só lugar. Tal o diferencial do Dynamics 3 e EC5 Finance nada fica separado? Pedidos de venda, faturas, pagamentos, verificações de crédito e trabalho de cobrança estão todos vinculados ao mesmo relacionamento com o cliente, então você não precisa buscar informações em vários sistemas. Isso significa decisões mais rápidas e menos erro. O modo antigo espalhava a história por planilhas, pastas de e-mail, notas de papel e arquivos bancários, fazendo as pessoas perderem tempo, tentando descobrir qual versão é a correta. O Dynamics 3 e EC5 mantém a história conectada com uma visão completa do cliente de ponta a ponta. Contas a receber significa saber quem lhe deve dinheiro quando vence o que aconteceu até agora e o que você precisa fazer em seguida. Se voltar a qualquer peça, uma empresa pode vender muito e ainda ter dificuldade para saber onde está seu dinheiro.

É por isso que este processo conectado é importante. Conclusão. Mantenha o dinheiro interno sob controle. Uma fatura apenas inicia o processo. Suas contas a receber acompanham o dinheiro até que o saldo feche ou alguém tome uma atitude sobre o que não foi pago. Manter esse dinheiro interno sob controle é fundamental para a saúde do negócio. Eu sou o Mirko Piz. Inscreva-se no Microsoft Knowledge Magnets, no M365FM, e assista o episódio relacionado Dynamics 365 Finance na sua tela para continuar a entender tudo de forma clara e simples. Transcrição e Legendas por Quintena Coelho