Então, por que o fechamento do mês ainda envolve cinco versões diferentes de planilhas, alguém procurando o arquivo certo e um gerente esperando por uma resposta que deveria ser óbvia? Você pode ter um livro-razão, vários departamentos e milhares de transações, mas eu não consegue contar uma história financeira clara e única. É aí que entra o Dynamics 365 Finance. Eu sou Mirko Peters, da M365FM, e esta pílula de conhecimento explica como dados financeiros lançados se transformam em relatórios que as pessoas realmente conseguem ler. Pense em cada transação como um documento arquivado uma única vez em um gabinete central, então lido de várias maneiras sem precisar refazer os números todas as vezes. Vamos começar com os registros dentro desse gabinete. A base, o livro-razão, as contas principais e as categorias. O livro-razão é o registro financeiro mestre de uma empresa e cada transação lançada acaba nele de alguma forma.

Uma fatura de cliente, uma conta de fornecedor, um lançamento de folha de pagamento, um pagamento bancário ou um ajuste de estoque, todos deixam o registro contábil para trás. Pense no livro-razão como um grande arquivo, com uma regra rígida, você não coloca uma conta de aluguel na mesma gaveta que as vendas de produtos e não mistura um saldo bancário com salários de funcionário, com salários de funcionários. Cada valor precisa de um lar financeiro. Esse lar começa com uma conta principal e ela responde uma pergunta simples. É que esse dinheiro se refere? Dinheiro fica em uma conta principal, receita de vendas em outra e despesas com aluguel, salários, contas a receber, contas a pagar, empréstimos e impostos têm as suas próprias. Portanto, quando sua empresa paga um aluguel mensal, o Dynamics 365 Finance registra esse valor na conta de despesa de aluguel. E quando um cliente paga uma fatura, a receita entra em uma conta de vendas, enquanto o valor não pago entra em contas a receber.

A conta diz ao finance o que aconteceu financeiramente. Essa estrutura importa porque uma demonstração financeira não inventa números e ela lê e agrupa números já lançados no livro Razão. Se os registros contábeis forem parar no lugar errado, nenhum design de relatório conseguirá corrigir o sentido depois sem trabalho manual. Agora, as contas principais também têm tipos. E um tipo de conta da Aldainemix 365 Finance é uma classificação ampla. As contas de lucros e perdas registram receitas e despesas de um período, e seu saldo combinado contribui para o resultado do fim do ano. O balanço patrimonial registra o que a empresa possui, o que ela deve e o interesse do proprietário, ativos, passivos e patrimônio líquido. Dinheiro é normalmente um ativo, empréstimo bancário é normalmente um passivo, a receita de vendas pertence a lucros e perdas e o aluguel pertence a despesas. Isso pode parecer contabilidade básica, e realmente é, mas também é o primeiro ponto de controle para relatórios, pois o sistema precisa saber se uma conta pertence a uma demonstração de resultados ou a um balanço patrimonial.

Existe também um tipo de conta total especial, que pode somar um intervalo de saldo de contas. Você pode usar isso quando quiser um total em um intervalo definido. No entanto, muitas equipes financeiras criam seus totais demonstrativos diretamente no relatório final. Os tipos de conta permanecem amplos, e é aí que entram as categorias de conta principal. Elas criam um grupo de relatórios mais útil dentro dessa classificação ampla. Por exemplo, contas de ativos podem ficar em categorias como dinheiro, ativos fixos, contas a receber ou investimentos de curto prazo, enquanto contas de passivo podem ficar em contas a pagar, impostos a pagar ou dívidas de longo prazo. A diferença é sim. O tipo de conta indica a classe contábil geral, e a categoria da conta principal indica o grupo de relatório que você deseja que as pessoas vejam. Imagine que você tenha várias contas bancárias, uma conta de caixa pequena e uma conta de compensação de caixa.

Cada uma pode ter sua própria conta principal porque o financeiro precisa desse nível de detalhe, no entanto todas elas podem pertencer à categoria de caixa. Um relatório pode mostrar uma linha de caixa limpa quando é só isso que o leitor precisa. Por isso que os relatórios financeiros padrão usam categorias de conta principal. Eles precisam de uma estrutura familiar antes de poderem mostrar saldos e inserções como ativos, passivos, receitas ou despesas. Uma configuração organizada compensa depois, porque quando as contas principais seguem regras claras, os tipos de contas estão corretos e as categorias correspondem à forma como sua empresa lê suas demonstrações financeiras. As suas demonstrações financeiras, os relatórios ficam muito mais fáceis. Você começa com dados que já têm um lugar definido. As contas explicam o que aconteceu financeiramente, mas os líderes geralmente pedem mais do que isso.

Eles também. Querem saber onde aconteceu, quem gastou o dinheiro e qual parte do negócio produziu o resultado. Dimensões financeiras adicionando as perguntas que os líderes realmente fazem. Uma conta principal diz a você que o dinheiro se refere. Simples o suficiente. Mas as dimensões financeiras adicionam o contexto do negócio em torno desse valor. Elas respondem as perguntas que os líderes fazem quando vem um total. Qual departamento gastou? Qual local ganhou? Qual unidade de negócios? Está vinculado a um projeto. Vamos olhar para a despesa de aluguel. Sua empresa pode pagar aluguel de uma sede, um armazém e vários locais de varejo. Se cada pagamento for lançado como despesa de aluguel, você vê a conta. Isso é útil, mas não diz a um gerente regional quanto o custo local dele. Uma dimensão financeira preenche essa lacuna. Você pode adicionar departamento, financeiro, vendas, operações, ou centro de custo, unidade de negócio, região ou projeto.

Esses valores são armazenados junto ao lançamento contábil quando ele é registrado. Assim, a conta permanece despesa de aluguel, mas o lançamento conta é uma história mais comum. O pagamento pode ser registrado como despesa de aluguel matriz. Outro, despesa de aluguel, armazém. Um terceiro, despesa de aluguel, varejo norte. Mesma conta, significado de negócio diferente. Isso dá ao financeiro uma estrutura de contas consistente, permitindo que os líderes vejam os resultados de sua parte da empresa. O diretor de vendas observa as vendas. O gerente do armazém observa o armazém. O financeiro vê o total de todos. Isso elimina um hábito comum com planilhas. Sem dimensões, alguém exporta saldos do razão e começa a adicionar colunas manualmente. Classifica, filtra, copia números para uma nova pasta de trabalho, então tenta explicar por que o total do departamento não corresponde ao total da empresa.

Com as dimensões inseridas no momento do lançamento da transação, esse trabalho começa em um ponto melhor. O detalhe já pertence ao registro contábil, mas só funciona quando os valores permanecem consistentes. Se uma pessoa seleciona região norte, outra seleciona norte e uma terceira, usa norte 01, o relatório, divide o que deveria ser um único saldo em linhas separadas. O financeiro precisa de nomes claros, responsabilidade definida e regras sobre quais valores as pessoas podem usar. O Dynamics 3C5 Finance oferece suporte a isso por meio de regras de conta. Dependendo da conta, o sistema pode exigir uma dimensão ou limitar os valores que os usuários podem selecionar. Por exemplo, uma conta de despesa pode precisar de um centro de custo, enquanto uma conta bancária pode precisar apenas de uma unidade de negócio. Você não precisa do mesmo detalhamento para todas as contas. Aqui está uma regra simples.

Use uma dimensão financeira quando esperar reutilizar o valor e relatar saldos por ele ao longo do tempo. Departamento é reutilizado. Centro de custo é reutilizado. Região é reutilizado. Projeto também. Se sua equipe financeira rastreia saldos e custos por projeto, o número da fatura é diferente, o número do pedido de compra é diferente. Esses valores geralmente pertencem a uma única transação ou a um trabalho de curta duração. Criar uma dimensão financeira para cada número de fatura deixa você com milhares de valores únicos que ninguém deseja em um demonstrativo. É aí que as tags financeiras se encaixam melhor. Uma tag financeira armazena uma referência flexível com o número de fatura, pedido de compra, referência de pagamento ou de sistema externo. Ela fica no lançamento contábil para detalhamento e análise, mas não exerce o mesmo papel estudo dado de uma dimensão financeira. As dimensões financeiras fazem parte da estrutura da conta.

O sistema verifica se o valor é válido e o financeiro pode usá-lo para resumir saldos. Tags financeiras são mais leves. Elas rotulam uma transação sem transformar esse rótulo em um segmento de relatório permanente. Portanto, não crie uma dimensão chamada número da fatura apenas para encontrar faturas depois. Use detalhes da transação ou etiquetas financeiras para isso. Mais um ponto de configuração que vale a pena saber. O relatório financeiro pode usar as dimensões já existentes no seu sistema sem ferramentas extras de relatório. Na página de configuração de relatórios financeiros, a área financeira escolhe quais dimensões aparecem para o design e visualização dos relatórios e em qual ordem. Essa ordem importa mais do que parece. Se seus relatórios normalmente lêem conta principal, departamento, centro de custo e projeto, as pessoas aprendem onde procurar. Se a ordem mudar de um relatório para outro, a leitura dos detalhes torna-se mais lenta e os erros mais frequentes.

Uma vez que cada entrada contém os rótulos reutilizáveis corretos, o razão pode responder a mais do que apenas o que gastamos. Ele responde onde, quem e qual parte do negócio. E com esses detalhes definidos, o Dynamics 305 Finance pode transformar essas entradas lançadas em uma demonstração financeira. O que é realmente o relatório financeiro? Então, uma vez que as entradas do seu razão incluem as contas e dimensões corretas, o que o relatório financeiro realmente faz com ela? O relatório financeiro é o complemento no Dynamics 305 Finance para criar, manter e visualizar demonstrações financeiras. Isso parece técnico, então vamos usar uma linguagem simples. É a parte do Dynamics 305 Finance que transforma os saldos do seu razão geral em relatórios como demonstração de resultados, balanço patrimonial, fluxo de caixa, balancete ou relatório de orçamento versus realizado. Não é um novo razão.

Ninguém lança uma fatura no relatório financeiro nem paga um fornecedor a partir dele. O lançamento acontece no Dynamics 365 Finance e o relatório financeiro lê os resultados posteriormente. Também não é apenas um painel com alguns gráficos. O painel permite verificar uma tendência na média. Uma demonstração financeira oferece uma visão estruturada com grupos de contas, totais, períodos de relatório, comparações e a capacidade de inspecionar os detalhes por trás de um número. Pense nisso com uma sala de relatórios conectada à razão geral. O razão registra as transações. O relatório financeiro organiza as transações no formato que sua equipe financeira, gestores, auditores ou membros do conselho ou membros do conselho precisam. Nos bastidores, o relatório financeiro usa um datamart financeiro que é atualizado a partir do razão geral. Um datamart é uma cópia para relatórios de dados financeiros, organizada para que os relatórios possam ser executados sem lentidão para quem insere faturas ou lança diários.

Essa separação ajuda que a área financeira possa revisar uma demonstração enquanto outros usuários continuam trabalhando. Você não precisa exportar cada saldo para uma planilha apenas para criar um relatório mensal organizado. A Microsoft inclui 22 relatórios financeiros padrão no Dynamics 365 Finance. Você obtém demonstração de resultados, balanço patrimonial, relatório de fluxo de caixa, balancete detalhado, balancete resumido, relatórios de despesas recorrentes e relatórios de orçamento versus realizado. Além de relatórios para vendas e descontos semanais, detalhes de auditoria índice ou um balanço patrimonial ao lado de uma demonstração de resultados. Mas isso não significa que tudo corresponda à sua empresa desde o primeiro dia. O layout do relatório pode parecer correto, mas suas próprias contas principais e categorias ainda precisam ser mapeadas pelas linhas corretamente. Se sua empresa chama um grupo de contas de custos diretos, enquanto o relatório padrão espera custo das vendas, alguém precisa revisar essa configuração.

Comece com o relatório padrão de qualquer forma. Ele lhe dá um exemplo funcional, uma estrutura familiar e um ponto de partida muito mais rápido do que criar cada relatório a partir de uma página em branco. Abra-o, compare os saldos com seu razão, verifique os agrupamentos de contas e ajuste apenas o que seu negócio precisar. Agora, o Dynamics 365 Finance possui várias ferramentas de relatório e é aqui que as pessoas geralmente se confundem. O relatório financeiro lida com demonstrações financeiras baseadas na razão geral. O SSRS SQL Server Reporting Services geralmente lida com documentos comerciais formatados e relatórios detalhados como faturas, pedidos de compra, extratos de clientes ou listas longas de transações. Ele foi criado para páginas que precisam de um layout fixo. O relatório eletrônico lida com arquivos que precisam ir para outro lugar, arquivos bancários, envios fiscais, arquivos XML, arquivos CSV ou outros formatos regulamentados.

Essa ferramenta foca no envio ou recebimento de dados estruturados. Power BI lida com análises interativas. Se eu uso o Power BI quando deseja gráficos, filtros, tendências e visões gerenciais que ajudam as pessoas a explorar questões. Qual região tem os custos com crescimento mais rápido? Como os gastos reais se comparam com o orçamento ao longo de vários meses? O relatório financeiro lida com demonstração formal. Power BI ajuda as pessoas a investigar os padrões ao redor dela. O Excel oferece ao setor financeiro um lugar familiar para conferir números ou fazer análises extras, mas não precisa se tornar o local onde cada demonstração financeira começa do zero. Cada ferramenta tem uma função. Colha a correta e a geração de relatórios, deixa de ser sobre reconstruir números e passa a ser sobre lê-los. Criando um relatório, linhas, colunas e definições de relatório. Toda demonstração financeira começa com um formato.

Você precisa decidir o que vai do lado esquerdo, o que vai no topo e como o relatório une esses dois elementos. No Dynamics 365 Finance, chamamos essas partes de definições de linha, definições de coluna e definições de relatório. Vamos começar pelas linhas. Uma definição de linha controla o lado esquerdo da sua demonstração. Ela diz ao sistema quais contas, categorias de contas ou combinações de dimensão devem ser extraídas. Ela também define como chamar cada linha e onde os totais devem aparecer. Pense em uma demonstração de resultados normal. Receita no topo, custo das vendas em seguida, depois a margem bruta. Abaixo disso vem as despesas operacionais e na parte inferior o resultado líquido. Cada uma dessas linhas precisa de suas provas de instrução. A receita pode apontar para um grupo de contas de vendas, enquanto o custo das vendas aponta para a conta de custo. A margem bruta não aponta para nenhuma conta.

Ela calcula um total, subtraindo o custo das vendas da receita. Essa é a função de uma definição de linha. Ela informa ao relatório financeiro quais saldos lançados pertencem a cada linha e indica ao relatório como somar ou subtrair essas linhas ao calcular totais. Você pode criar uma linha baseada em contas principais individuais, um intervalo de contas ou uma categoria de conta principal. Categorias economizam muito trabalho de configuração. Por exemplo, um balanço patrimonial normalmente separa ativos, passivos e patrimônio líquido. Dentro de ativos, você pode mostrar caixa, contas a receber, ativos imobilizados e estoque. Se essas contas já estiverem nas categorias de conta principal corretas, as linhas padrão do balanço podem usar esses grupos sem listar cada conta uma a uma. Isso proporciona um design no mainstream. O sistema financeiro ainda mantém contas separadas para saldos separados, mas o leitor vê apenas o nível de detalhe que faz sentido para uma demonstração formal.

Se precisarem de mais detalhes, podem pesquisar mais a fundo. A demonstração em si não precisa se tornar uma lista telefônica de números de conta. As linhas respondem a uma pergunta que estamos reportando. As colunas respondem a outra. Como queremos visualizar isso? Uma definição de coluna controla as informações que percorrem a página. Você pode mostrar o mês atual, resultados acumulados no ano, resultados acumulados no ano passado, orçamento, valores reais ou a diferença entre o real e o orçado. Uma demonstração de resultados simples pode começar com uma coluna de descrição. Em seguida, você pode mostrar o valor real do período atual, depois o acumulado no ano, o orçamento e a variação. Essa coluna de variação calcula a diferença automaticamente para que os gerentes não precisem abrir o Excel e criar outra fórmula após a execução do relatório. Você também pode colocar períodos lado a lado, talvez de janeiro a dezembro, este trimestre ao lado do mesmo trimestre do ano passado, ou resultados reais ao lado de uma previsão.

As linhas decidem os assuntos e as colunas decidem a visualização. Junte essas duas partes e você terá a maior parte de uma demonstração financeira. Mas o sistema ainda precisa de um local onde você nomeia o relatório e informa o Dynamics 35, informa o Dynamics 305 Finance quais definições de linha e coluna pertencem. Isso é feito pela definição do relatório. Uma definição de relatório combina linhas e colunas em algo que as pessoas podem gerar. Ela também controla configurações como arredondamento e como os valores negativos são exibidos. Aqui está um exemplo concreto. Você pode criar uma definição de linha chamada linhas da demonstração de resultados e em seguida uma definição de coluna chamada orçamento e variação mensal. A definição do relatório se conecta e dá um nome ao relatório final, talvez um demonstrativo de resultados gerenciais. Essa separação é útil porque você pode reutilizar as pá.

Uma definição de linha para um demonstrativo de resultados pode funcionar com um layout de coluna mensal, um acumulado no ano e um de comparação com o ano anterior. Você não precisará reconstruir a mesma estrutura de receitas e despesas toda vez que alguém fizer uma nova pergunta. Bem, algumas empresas precisam de um relatório para uma única empresa. Outras precisam de um relatório que siga uma estrutura corporativa maior. É aí que entra uma árvore de relatórios. Uma árvore de relatórios permite organizar resultados financeiros em unidades de relatório. Essas unidades podem representar entidades legais, regiões, departamentos, unidades de negócios ou outra parte da estrutura da empresa. Imagine um grupo com três subsidiárias. A empresa controladora quer ver cada subsidiária individualmente e depois um total combinado para o grupo. Uma árvore de relatórios pode descrever essa estrutura com cada subsidiária como uma unidade de relatório e o total do grupo acima delas.

A mesma bordagem funciona para a região. Você pode mostrar norte e sul e oeste como unidades separadas, em seguida incluir um total para toda a empresa. Ou um líder de departamento pode precisar ver apenas sua própria unidade, enquanto a equipe financeira precisa da visão completa. Uma definição de relatório pode se conectar a uma árvore de relatórios por vez, portanto escolha a estrutura que corresponde à pergunta que o relatório precisa responder. Para quem é novo nisso, o Report Designer inclui um assistente que ajuda a começar a criar essas partes e enfrentar todas as opções de uma vez. Você escolhe o tipo de relatório, percorre as opções básicas e cria um design inicial. À medida que sua equipe financeira fica mais confortável, ela pode editar as definições de linha, definições de coluna, definições de relatórios diretamente e... Isso dá a eles mais controle sobre cálculos, layout, agrupamento e a forma como as dimensões aparecem.

O objetivo não é tentar criar o relatório mais complicado possível. O objetivo é criar um relatório onde cada linha responda uma pergunta de negócio real, cada coluna torna a comparação clara e os números correspondam ao livro-razão. Executar, ler e manter relatórios. Um relatório só se torna útil quando as pessoas podem lê-lo, questioná-lo, questioná-lo que vem. Depois de gerar um relatório financeiro, você não fica automaticamente preso a uma página estática. Você pode alterar a data do relatório, escolher uma moeda, alternar entre resumo e detalhe e aplicar filtros para dimensões ou atributos financeiros. Isso significa que o mesmo relatório pode responder a perguntas diferentes sem que alguém precise copiá-lo para uma nova pasta. Um gerente financeiro pode começar com um demonstrativo de resultados completo da empresa para o mês atual. Então eles podem filtrar para uma unidade de negócios, visualizar em outra moeda ou alterar a data para comparar com outro período.

O design do relatório permanece o mesmo. A visualização muda conforme a necessidade. Duas visualizações importantes. A visualização de resumo traz à perspectiva financeira geral nossa receita total, custos totais e resultado líquido. Visualização detalhada oferece mais linhas para a inspeção, quando um total parece não estar correto. Isso nos leva ao detalhamento, Dior. Imagine que uma linha de despesas operacionais pareçam do orçamento. Em vez de enviar um e-mail, exportar uma lista do razão e tentar conferir os números das contas manualmente, você pode detalhar esse valor no próprio relatório. Você pode seguir o saldo até as transações que o compõem. Isso permite ver os lançamentos contábeis, datas, comprovantes e outros detalhes que geraram valor. O relatório torna-se um ponto de partida para uma conversa, não a resposta final impressa em uma página. Isso é especialmente útil no fechamento do mês.

Alguém perguntar por que os custos do armazém aumentaram. Você começa com a visualização do armazém, encontra a linha de despesa, detalhe as transações e vê se o aumento veio de aluguel, reparos, pessoal ou uma cobrança única. O departamento financeiro gasta menos tempo procurando a origem e mais tempo explicando o resultado. De relatórios também pode ser agendados. Uma equipe pode gerar relatórios diários, semanal, mensal, anualmente, dependendo da tarefa. Pacotes de gestão mensal são um exemplo óbvio, mas agendamentos também ajudam as equipes a preparar revisões orçamentárias ou relatórios recorrentes do grupo. Para empresas com várias entidades legais, o relatório financeiro pode suportar relatórios entre essas entidades e converter moedas para necessidades de reporte. Uma equipe financeira de grupo pode precisar de cada empresa em sua moeda local, mas a liderança pode precisar de uma visão em uma moeda de reporte.

A estrutura exige uma configuração cuidadosa, mas o leitor não precisa reconstruir o relatório a partir de arquivos separados todos os meses. Aqui está um detalhe de manutenção que vale a pena lembrar. Relatórios recém-gerados recebem uma data de expiração de 90 dias por padrão. Usuários com as permissões de segurança corretas podem alterar esse período, inclusive configurando um relatório para nunca expirar. A pessoa que gera um relatório pode excluir seu próprio relatório. Usuários com a função de segurança de relatório financeiro podem excluir relatórios criados por outros usuários e gerenciar as configurações de expiração de relatórios. Isso evita que a lista de relatórios se torne um longo arquivo de execuções antigas que ninguém consegue identificar, mas tenha cuidado com relatórios mais antigos também. A partir da versão 10.0.85 do relatório financeiro, ao reexecutar um relatório salvo ou detalhar seus dados, o Dynamics 305 Finance usa os dados de transação atuais.

Se alguém editou uma transação subjacente após a execução inicial do relatório, o detalhamento pode diferir do que você viu originalmente. Os saldos de nil superior salvo geralmente não mudam, mas os detalhes de suporte podem mudar. Portanto, se o financeiro precisar de uma cópia de auditoria imutável para um período fechado, exporte o relatório finalizado para Excel ou PDF e mantém esse arquivo conforme seu processo normal de registros. Um aviso final sobre o complemento em si. Se alguém desinstalar o complemento de relatórios financeiros, o Dynamics 365 Finance excluirá permanentemente relatórios, designs de relatório e configurações criados anteriormente. A Microsoft não oferece suporte e recuperação para essa ação. Trate isso como remover um espaço de trabalho compartilhado do Finance, não como excluir um aplicativo do seu celular. Demonstrações formais ajudam o financeiro a explicar os números em um formato controlado.

Para uma análise visual mais rápida e questões de tendências, outra ferramenta se encaixa ao lado dela. Onde o Power BI e o Excel se encaixam. Onde o Power BI e o Excel realmente se encaixam. O relatório financeiro cuida das suas demonstrações formais, que é aquelas que os auditores precisam. O Power BI cuida de gráficos, tendências e visões gerenciais interativas. Receita por região, orçamento versus realizado. O Excel também ainda tem o seu lugar. Sua equipe o usa para verificações, cálculos e para compartilhar números em um formato que todos já conhecem. O espaço de trabalho de análise financeira inclui conteúdo do Power BI e previsões comuns, mas mantenha cada painel focado em uma pergunta. Não amontoie tudo na mesma tela. A melhor parte, todas essas ferramentas lêem os mesmos registros do Finance. Tudo funciona em conjunto. Fechamento. Construa o razão primeiro. Um relatório claro não começa com layout.

Ele começa muito antes. Contas principais limpas, dimensões reutilizáveis. Sem essa base, nada mais importa. Comece com o relatório padrão. Teste-o com seus saldos reais e, em seguida, altere apenas o que sua empresa precisa. Inscreva-se para mais Pilos de Conhecimento Microsoft de Mirko Peters no M365FM e compartilhe isto com alguém que ainda pensa que o relatório financeiro do Dynamics termina no Excel, começa e termina no Excel.