Bem-vindos a mais uma pílula de conhecimento do M305FM. Eu sou seu anfitrião, Melco Peter. Hoje vamos falar sobre gestão de estoque. O estoque você não vê pode custar caro. Você consegue responder as 5 perguntas sobre o único item no seu armazém agora mesmo. Quantos você tem? Onde eles estão? Você pode vendê-los? A quem eles pertencem? E quanto eles custam? Para a maioria das empresas, essas respostas estão em lugares completamente diferentes. Uma planilha diz uma coisa, a contagem do armazém diz outra, e o financeiro tem um terceiro número. Pense na gestão de estoque do Dynamics 365 um arquivo compartilhado para cada caixa, peça e produto que sua empresa manuseia. Quando algo se move, seu registro também se move. Ao final deste episódio, você acompanhará um item, desde a entrega do fornecedor até o envio ao cliente, incluindo o dinheiro associado a ele.

Por que a gestão de estoque existe? Imagine que você vende máquinas de café. O cliente faz um pedido, mas o armazém não tem mais nenhum, então as vendas prometem uma data de entrega de qualquer forma. O setor de compras corre para ligar para um fornecedor, e o cliente pode decidir comprar em outro lugar. Isso é uma ruptura de estoque. Estoque insuficiente significa pedidos atrasados, vendas perdidas e clientes satisfeitos. Isso também pode parar a produção totalmente. Se você fabrica máquinas e falta uma pequena peça, toda a linha pode ficar parada. Mas encher todas as prateleiras com estoque extra não resolve o problema. Cada caixa na prateleira representa dinheiro que sua empresa já gastou. Você paga para armazená-la, e alguns produtos podem quebrar, vencer, sair de moda ou simplesmente parar de vender. Esse dinheiro não pode pagar um fornecedor, financiar um novo projeto, cobrir a folha do pagamento enquanto está parada no armazém.

A gestão de estoque ajuda você a encontrar o equilíbrio. Você precisa de estoque suficiente para atender a demanda do cliente, mas não tanto a ponto de seu armazém se tornar um depósito caríssimo. O inventário não significa apenas produtos acabados prontos para os clientes. Um fabricante de imóveis rastreia madeira, parafusos, tecido e tinta como matérias-prima. Assim que os trabalhadores começam a montar uma cadeira, aquelas cadeiras parcialmente concluídas tornam-se trabalho em progresso. E quando a cadeira está pronta para venda, ela se torna um produto acabado. Uma empresa também pode rastrear peças de reposição, materiais de limpeza embalagens ou peças para manutenção que podem não aparecer no produto final, mas a empresa ainda precisa deles para continuar funcionando. Agora imagine a maneira antiga de fazer isso. Setor de compras mantém uma lista do que pediu, a equipe do armazém conta o que chegou, as vendas rastreiam os pedidos, a produção rastreia o que usou e o financeiro rastreia o custo.

Cada equipe trabalha muito, mas com listas separadas os números acabam divergindo. Alguém recebe a entrega, mas só atualiza a planilha depois. O limove um palete para outro armazém, mas esquece de avisar o setor de venda. Alguém envia um pedido, mas o financeiro só vê o custo dias depois. Isso gera discussões sobre uma pergunta simples. Quanto estoque nós realmente temos? O gerenciamento de estoque do Dynamics 365 oferece às equipes um registro único compartilhado. O setor de compras registra as mercadorias, o pessoal do armazém registra os movimentos, as vendas registram as saídas, a produção registra os materiais usados e o financeiro vê o valor por trás desses movimentos. Ninguém precisa criar uma nova versão da mesma planilha toda sexta-feira. O objetivo não é tornar os armazéns mais técnicos, mas dar às pessoas uma resposta atualizada e compartilhada quando precisarem. Podemos atender este pedido.

Para onde devemos enviar a próxima entrega? O que a contagem física difere do sistema? Para responder a essas perguntas, o Dynamics precisa de mais do que o nome de um produto e um número. Ele precisa de um registro claro do que mudou cada vez que um item é movimentado. O registro digital por trás de cada item. Bem-vindos a mais um episódio de Microsoft Knowledge Nudits aqui na M35FM. Eu sou seu anfitrião, aqui. Hoje vamos falar sobre o que acontece dentro do Dynamics 365 quando o estoque se move de um lugar para outro. Então, o que exatamente o Dynamics 365 registra quando um item muda de mãos ou de local? Aqui está a definição M35FM. Ele rastrea cinco coisas. Quanto você tem, onde está, se pode usar. Quem é o proprietário e quanto custa. Parece simples, mas cada parte responde a uma pergunta de negócio diferente. Vamos analisar, ponto alto. A quantidade diz quantas máquinas de café existem.

A localização responde em qual prédio, armazém ou prateleira elas estão. O status diz podemos vendê-las ou estão aguardando a inspeção. Uma propriedade explica. Nós já somos donos destas máquinas ou fornecedoras estão armazenando aqui? E o custo responde qual o valor está imobilizado nesse store. O ponto de partida para tudo isso é o cadastro do produto. Cada item precisa de uma identidade dentro do sistema. Geralmente, isso é um número de item e uma descrição clara. Você também define a unidade de contagem. Hora, unidade, caixa, palete, quilograma ao metro. É aqui que pequenas coisas podem se tornar grandes problemas. Se o setor de compras adquire filtros de café por caixa, mas as vendem por pacote, o Dynamics precisa entender como essas unidades se relacionam. Caso contrário, uma equipe acha que tem 10 caixas, enquanto a outra acha que tem 10 filtros individuais. Isso é uma receita para confusão.

Alguns produtos também vêm em variações. Uma camiseta pode vir nos tamanhos pequeno, médio e grano. Ela pode ser preta, azul ou branca. Um único produto pode ter diferentes tamanhos, cores, estilos ou configurações. O sistema pode tratar cada combinação como seu próprio registro. Tanto você não tem apenas uma camiseta. Você pode ter 12 camisetas pretas médias em um armazém e 6 camisetas brancas grandes em outro lugar. Esse é o tipo de detalhe que importa quando o cliente pede algo específico. O Dynamics usa dimensões de estoque para manter esses detalhes organizados. Essa frase parece técnica, mas significa simplesmente os rótulos que ajudam o sistema a distinguir um item de estoque de outro. Eles respondem duas perguntas para mim. Onde está o item e qual é exatamente esse item? Vamos dividir isso nos principais componentes. Primeiro, existem as dimensões de armazenamento. Elas descrevem o local onde o estoque está guardado.

O Dynamics pode rastrear um local ou um armazém e uma posição dentro desse armazém. Pense nisso como um endereço de um item. O local representa uma área comercial ampla como uma fábrica ou um centro de distribuição. Dentro desse local você pode ter vários armazéns. Talvez um para mercadorias recebidas, um para produtos acabados e um para devoluções. Você pode ir mais fundo. Uma localização aponta para o ponto preciso dentro do armazém, como um corredor, estante, prateleira e compartimento. Assim, em vez de dizer a um funcionário do armazém, as peças da máquina estão em algum lugar do armazém A, o sistema pode dizer, verifica o corredor 4, estante 2, prateleira 3, compartimento 1. Isso economiza tempo quando alguém precisa encontrar estoque rapidamente. As dimensões de armazenamento dizem onde ele está, mas as dimensões de rastreamento dizem qual é o estoque. Números de lote agrupam itens que chegaram ou foram produzidos juntos.

Eles são importantes quando as mercadorias têm datas de validade, resultados de testes ou registro fornecedor que você pode precisar depois. Imagine que uma empresa de alimentos receba duas entregas da mesma origem. Os potes parecem idênticos, mas um lote vence em junho e outro em setembro. Se surgir um problema de qualidade, a empresa precisa encontrar o lote afetado, sem retirar todos os potes de todas as prateleiras. Os números de série vão ainda mais longe. O número de série identifica um item individual, um notebook, um dispositivo médico ou uma máquina industrial, o E. Isso ajuda com reparos, reivindicações de garantia, devoluções e recalls, pois você pode rastrear a unidade exata. Ao abrir a visualização de estoque disponível no Dynamics, você não obtém um número vago de toda a empresa. Você pode ver o estoque por local, endereço de armazém, lote, número de série e outros detalhes que sua empresa precisa.

Você também pode ver onde a quantidade está fisicamente presente, disponível para uso, reservada para um pedido ou retida. Por isso que apenas o nome do produto não é suficiente. O componente final é o histórico de transações do item. Cada vez que o estoque chega, é enviado, transferido, contado, recebe uma correção ou entra em produção, o Dynamics registra uma transação. E esse histórico dá às pessoas uma maneira de investigar em vez de vir. Se a contagem parecer errada, você pode verificar o registro do item e perguntar qual movimento alterou este número. Essa é a mágica disso. A seguir, vamos acompanhar um item em sua jornada diária, pois esses registros se tornam muito mais fáceis de entender quando o estoque começa a se mover. Da entrega do fornecedor ao pedido do cliente Imagine que sua empresa de máquinas de café peça 100 bombas de água a um fornecedor. O pedido de compra inicia a jornada.

Ele registra o que você espera, quantas unidades pediu, quem as enviará e onde devem chegar. Antes que o caminhão chegue ao seu prédio, a empresa já tem uma expectativa clara. Isso é importante porque uma entrega esperada não é um estoque que você pode vender. Quando a remessa chega, alguém confere a entrega com o pedido de compra. O fornecedor enviou as bombas corretas? Eles enviaram 100 ou 98? Elas chegaram ao armazém correto? Uma vez registrada a entrada de mercadorias, o Dynamics sabe que as bombas chegaram fisicamente. O sistema pode aumentar o registro de estoque físico, mas isso nem sempre significa que as bombas estão prontas para um pedido de cliente. Alguns bens precisam de expressão primeiro. Uma empresa alimentícia pode verificar um ótimo quanto a danos ou datas de validade. O fabricante pode testar uma peça antes que ela entre na produção. Uma empresa que lida com bens regulamentados pode precisar de prova de que a remessa atende às suas normas.

No Dynamics, o estoque pode ir para uma área de quarentena ou receber um status que impede as pessoas de usá-lo prematuramente. A equipe do armazém pode ver que as bombas chegam. Vendas e produção também podem ver que elas ainda não estão disponíveis. Isso evita o erro doloroso de prometer a um cliente um estoque que ainda precisa de aprovação. Após a inspeção, as bombas se movem da área de recebimento para o seu local de armazenamento normal. Isso é chamado de armazenamento, embora o trabalho real possa envolver uma empilhadeira, uma paleteira ou alguém carregando uma caixa pequena até uma prateleira. Movimento importante. Uma doca de entrega não é onde as bombas devem ficar pelos próximos seis meses. A equipe do armazém precisa delas no lugar certo para que alguém possa encontrá-las quando o pedido chegar. O Dynamics registra a movimentação interna do recebimento para o local designado no armazém.

Agora imagine que a demanda mude em outro local. Seu armazém principal mantém 80 bombas. Um centro de serviço em outra cidade precisa de 20 para reparos. Você não quer que a equipe de serviço simplesmente as retire da prateleira e espere que alguém atualize a lista depois. Uma ordem de transferência registra solicitação e movimento entre armazéns ou locais. Enquanto os produtos viajam, o Dynamics pode tratá-los como em trânsito. Eles não desapareceram e também não chegaram ao destino. Isso dá a ambos os locais uma visão mais clara. O armazém de envio sabe que o estoque saiu. O armazém de recebimento sabe o que esperar. Se o caminhão chegar com menos itens, a diferença tem um registro para investigação. Um cliente faz um pedido. O pedido de venda informa a empresa o que o cliente quer e quando precisa. Se houver estoque e a empresa decidir comprometer com o cliente, o Dynamics pode reservar a quantidade.

Reservar significa que aquelas bombas não são mais apenas estoque geral. Elas são separadas por um pedido específico para que outro vendedor não prometa as mesmas unidades a outra pessoa. Isso é crucial quando o estoque está baixo ou quando um cliente tem um prazo de entrega a cumprir. Entregam. O armazém então separa as bombas e seu local de armazenamento. Em uma operação simples, um funcionário pode imprimir uma lista de separação e produto. Em uma operação maior, a gestão de armazém pode direcionar o trabalho via leitura móvel e regras de depósito. O registro de inventário permanece envolvido de qualquer maneira. Após a separação, o pedido segue para a embalagem. O dano em que os produtos são enviados, o Dynamics registra que as bombas saíram do armazém. A quantidade de disponível muda. O histórico do item mostra uma cadeia completa do recebimento do fornecedor ao armazenamento e entrega.

Entrega. Mas o trabalho real de armazém raramente segue uma linha perfeitamente reta. Um cliente pode devolver uma bomba porque ela chegou danificada. Um funcionário pode descobrir duas unidades quebradas em uma prateleira. Durante uma contagem de estoque, o número físico pode diferir do número no sistema. O Dynamics pode registrar devoluções, diferenças de contagem, correções de movimento e ajustes manuais. Essas ações não devem se tornar uma forma silenciosa de apagar erros. Elas criam um rastro que mostra o que mudou, quando mudou e porquê. Esse rastro ajuda as equipes a encontrar padrão. Talvez o mesmo local continue produzindo erros de contagem. Talvez o envio do fornecedor chegue a financiamento. Talvez os produtos devolvidos precisem de um processo de inspeção melhor antes de retornarem ao estoque. A quantidade diz o que aconteceu com as bombas. Mas cada bomba carrega um custo e é aí que a atividade do armazém se conecta ao financeiro.

Inscreva-se em sua plataforma de podcast favorita e compartilhe isto com quem está começando sua jornada. O dinheiro atrelado ao estoque. Então, aquelas bombas nas prateleiras do seu armazém são mais do que apenas objetos físicos esperando para serem enviados. Elas são dinheiro que a empresa já gastou. E esse dinheiro permanece nos registros financeiros da empresa como ativo até que as bombas sejam vendidas, usadas, baixadas ou saiam do estoque de alguma outra forma. Esse elo simples muda a maneira como você encara um recebimento. A questão é, quando 100 bombas chegam, a equipe do armazém vê 100 unidades, mas o financeiro também precisa saber o valor que acabou de ser adicionado ao estoque. E quando essas bombas são enviadas a um cliente, o armazém vê espaço liberado nas prateleiras, enquanto o financeiro precisa registrar o custo dos produtos que estão saindo. O Dynamics conecta essas duas visões automaticamente.

É aí que entram os grupos de item. Pense em um grupo de itens como uma forma de organizar produtos similares para que o sistema saiba como lidar com suas finanças. Por exemplo, você pode colocar peças de reposição em um grupo, máquinas de café prontas em outro e matérias-primas em um terceiro. Nos bastidores, esses grupos dizem ao Dynamics quais contas do Razão Geral devem receber o impacto financeiro de cada compra, venda, ajuste ou atividade de produção. Agora você não precisa ser um contador para entender isso? O Razão Geral é simplesmente o principal registro financeiro da empresa, o livro contábil oficial onde o financeiro rastreia tudo, ativos, custos, vendas, o panorama geral. A gestão de estoque envia todos esses valores relacionados a itens para esse registro, usando as regras que você configurou em seus grupos de itens. Isso significa que no fim do mês a equipe do armazém e a equipe financeira não ficam comparando dois sistemas diferentes e discutindo sobre qual número está correto.

Ambas observam a mesma atividade de item no Dynamics, mas ainda há uma grande questão que precisa ser respondida. Quanto custa realmente uma bomba? Isso depende do método de custeio escolher. O método de custeio é apenas a regra que o Dynamics usa ao atribuir um custo ao estoque que sai. Deixa eu me dar um exemplo. FIFO significa primeiro açaí, Pepsi. Digamos que você compre 50 bombas em janeiro para o S24 cada e depois outras 50 em fevereiro para o S24 cada. Ao enviar 10 bombas usando o FIFO, o Dynamics trata as bombas mais antigas, como as primeiras a sair. Portanto, essas 10 vêm do seu lote de janeiro, a US20 da US cada. Este método geralmente se ajusta a mercadorias onde você deseja fisicamente usar o estoque mais antigo, antes do novo, como alimentos, remédios ou qualquer coisa que você consiga absorver. O custo melhor e ponderado adota uma abordagem diferente. Em vez de manter o custo de janeiro e o de fevereiro separados para cada unidade de saída, ele combina o custo de todas as unidades disponíveis em uma média.

Então, se você compra bombas similares a preços diferentes, o sistema calcula um custo médio por bomba, com base no valor total do estoque dividido pelo total de unidades. Isso faz sentido quando as unidades individuais são misturadas e você não precisa rastrear cada entrega separada. A média móvel também usa uma média, mas ela muda toda vez que um novo estoque chega a um novo preço. O custo padrão funciona de forma diferente. A empresa define um custo esperado para um item, então, registra quaisquer diferenças entre esse custo planejado e o que você realmente paga. Cada método responde a mesma pergunta à sua própria maneira. Qual custo deve acompanhar este item ao cérebro do estoque? Mas os custos não mudam apenas quando você recebe uma entrega ou envia um pedido. Um fabricante pode liberar matérias-primas para a produção e, em seguida, trazer produtos acabados de volta ao estoque com um novo custo associado.

Uma correção de contagem cíclica pode alterar o valor do estoque. Mercadorias danificadas baixadas podem reduzir. É exatamente por isso que o estoque não pode ficar separado financeiro. Se os registros do seu armazém mostram 500 bombas, mas o financeiro acha que você tem um valor de 450, você tem um problema. Mesmo que ninguém perceba isso no chão do armazém, cada decisão sobre lucro, caixa, compras e vendas depende de que tanto a quantidade quanto o custo estejam precisos. Uma vez que o Dynamics mantém esses registros juntos, você pode olhar, além da contagem de hoje, começar a tomar decisões de estoque mais inteligentes todos os dias. Visibilidade, reposição e controle diário. Quando você pode confiar nos seus registros de estoque, as decisões diárias tornam-se muito mais fácil. Um comprador não precisa ligar para todos os armazéns e pedir alguém para verificar fisicamente o item. Eles podem ver exatamente o que está disponível em locais, armazéns e endereços, incluindo o estoque que está em trânsito ou aguardando em inspeção.

E essa distinção importa. Você pode ter 500 unidades no total, mas apenas 300 estão realmente disponíveis para prometer aos clientes. Algumas estão em trânsito, outras aguardam verificações de qualidade e algumas já estão reservadas para outros pedidos. Dynamics ajuda você a ver a quantidade utilizável, não apenas o maior número possível. Essa visão, claro, também favorece uma reposição melhor. Toda empresa precisa saber quando comprar mais, mas a resposta não se resume apenas à quantidade de hoje. Você também precisa pensar na rapidez com que o item é vendido, no tempo que seu fornecedor leva para entregar, enquanto estoque de segurança você deseja caso demanda a um mente repentinamente. Essa reserva extra chamada de estoque de segurança. Pense nisso como seu plano de contingência para os dias em que as coisas não saem como planejado. Um fornecedor entrega com atraso, um cliente faz um pedido maior que o habitual, uma linha de produção usa mais material do que o esperado.

Sem esse amortecedor, uma única surpresa pode parar tudo. Mas com muito estoque de segurança, você volta a deixar dinheiro parado nas prateleiras. Dynamics fornece os dados para definir esses níveis de estoque com mais precisão e revisá-los quando a demanda ou os prazos dos fornecedores mudam. Mas tudo isso só funciona se os registros do seu sistema corresponderem a um mundo real. É por isso que a contagem de inventário ainda faz parte do controle diário. Algumas equipes fazem o inventário completo uma vez por ano, enquanto outras contam grupos menores de itens ao longo do ano e sua chamada de contagem cíclica. O processo é simples. Você conta o que realmente está na prateleira, compara com o que o Dynamics diz que deveria estar lá, investiga qualquer diferença antes de registrar uma correção. Essa diferença pode vir de danos, roubo, uma leitura perdida, um local incorreto ou um erro antigo de uma movimentação anterior.

A correção ajusta o número, a investigação ajusta o processo. O Dynamics também pode ajudar você a identificar estoques parados há muito tempo. O envelhecimento de inventário mostra itens que não se movimentam algum. Isso é crucial para mercadorias com data de validade, produtos sazonais, peças de reposição antigas ou itens que os clientes não desejam mais. Identifique esse estoque antigo cedo e você terá opções. Você pode vender com desconto, mover para um local onde a demanda é maior, devolver se o contrato permitir ou simplesmente parar de comprar mais ou... Espere até que suas prateleiras estejam cheias de estoque obsoleto e essas opções desaparecem. Nem todo item merece o mesmo nível de atenção. A análise ABC ajuda a classificar os itens pelo impacto financeiro. Pequeno número de itens pode representar a maior parte do valor do seu inventário. Eles precisam de contagens mais frequentes, decisões de reabastecimento rigorosas e uma revisão mais cuidadora.

Itens de baixo custo que giram frequentemente podem ter controles, mas sim, o objetivo não é tratar tudo da mesma forma. Dedicar seu tempo onde um erro custaria mais caro para um negócio. Há também um caso especial que vale a pena conhecer, o estoque em consignação. Imagine que um fornecedor coloca as peças dele no seu armazém, mas o fornecedor continua sendo dono. O estoque está bem ali perto da sua equipe de produção, pronto para uso, mas não se torna seu inventário até que você assuma a propriedade. Dynamics pode rastrear essa diferença. Sua equipe vê que as peças estão no local, enquanto o financeiro mantém a propriedade clara. Quando você usa essa peça, o sistema registra a mudança de propriedade e o custo torna-se seu. Isso é ótimo quando você precisa de acesso rápido ao estoque sem pagar por tudo antecipadamente. Tudo isso funciona porque as equipes de compras, vendas, produção, armazém e financeiro trabalham com dados compartilhados.

Os relatórios podem extrair a idade de um histórico de estoque. Outros sistemas de negócios também podem se conectar a esse histórico em vez de criar outra lista separada. Ainda assim, uma confusão comum pode confundir novos usuários do Dynamics. O gerenciamento de estoque e o gerenciamento de armazém trabalham em conjunto, mas isso significa a mesma coisa. Esse é um tópico para outra pílula de conhecimento. Gerenciamento de estoque e de armazém relacionados não são iguais. Vamos esclarecer um ponto comum de confusão. O gerenciamento de estoque e de armazém resolvem problemas diferentes. O gerenciamento de estoque mantém o registro de mercadorias de toda a empresa. Ele responde às grandes perguntas. Quanto nós temos? Onde está registrado? Podemos usá-lo? E quanto vale? Esse registro acompanha o estoque em todo lugar. Compras, vendas, produção, transferências, devoluções e contagens. O gerenciamento de armazém trata do trabalho físico dentro do armazém.

Ele orienta os funcionários no recebimento de mercadorias, armazenamento, separação de pedidos e carregamento de remessas. Em configurações mais detalhadas, os funcionários usam dispositivos móveis para ler códigos de barras e rastrear paletes com números de placa. Pense desta forma. O gerenciamento de estoque é o arquivo principal. Ele mantém o histórico completo do estoque para toda a empresa. O gerenciamento de armazém ajuda as pessoas a realizarem o trabalho no armazém usando as informações desse arquivo. Um registra a história ou outro ajuda os funcionários a manusear o estoque com precisão e rapidez no local físico. Nem toda empresa precisa da mesma profundidade. Um pequeno distribuidor pode começar com registros claros de itens, armazen, transferências e contagem. Uma operação maior com muitos funcionários, compartimentos, paletes e pedidos rápidos pode precisar de processos de armazém mais profundos.

Mas, de qualquer forma, todos os departamentos precisam do mesmo histórico de itens. Conclusão. Uma história de estoque compartilhada? O gerenciamento de estoque do Dynamics 365 registra toda a vida útil do item, desde o recebimento do fornecedor, que é armazenamento até o envio ao cliente e valor financeiro. É uma história de estoque compartilhada para toda a sua empresa. Obrigado por assistir a uma pílula de conhecimento. Inscreva-se para mais episódios comigo, Milko Peters, no M305FM. E assista ao próximo episódio para ver como o gerenciamento de cadeia de suprimentos do Dynamics 365 conecta compras, armazéns e planejamento em torno desse mesmo registro de estoque compartilhado.