Счет от поставщика оказывается у вас на столе. Товар может быть уже на складе, а услуга оказана. Но отсчет времени для оплаты начинается сразу же. Итак, что же на самом деле происходит, прежде чем деньги покидают компанию? Добро пожаловать в очередную полезную заметку от М365FM. Я Мир Питерс, и сегодня мы простыми словами поговорим о расчетах с кредиторами в Dynamics 365. Это не просто место, где кто-то вводит счета в компьютер. Это финансовый отдел компании, который проверяет каждый счет, кто его прислал, что компания согласилась купить и нужно ли его оплачивать. Вот самое простое определение. Кредиторская задолженность – это деньги, которые ваша компания должна поставщикам за товары или услуги, которые вы уже приобрели. Представьте себе это как кассу внутри большого здания. Счета поступают на стойку регистрации, сверяются с записями компаний, проходят процедуру согласования и только после этого попадают к человеку, который осуществляет платеж. Мы проследим этот путь от записи о поставщике до финальной отметки об оплате. В Dynamics 365 это называется урегулированием. Почему существует кредиторская задолженность? Представьте, что вы управляете небольшой компанией по продаже офисной мебели. Вам нужны столы, прежде чем вы сможете их продать. А еще вам нужны упаковочные коробки, услуги уборки, интернет, запчасти и, возможно, транспортная компания. Если бы вам приходилось платить каждому поставщику сразу при заказе, закупать что-либо стало бы очень сложно и очень быстро. Большинство компаний сначала покупают, а потом платят на согласованных условиях. Поставщик доставляет товар или выполняет работу, а затем присылает инвойс, свой счет. Теперь ваша компания должна эту сумму, но не отправляет деньги, не проверив все детали. Эта неоплаченная сумма отражается в бухгалтерских книгах компании как обязательство. Обязательство может звучать как пугающий финансовый термин, но смысл прост, это сумма, которую компания должна кому-то другому. Если ваш бизнес получил счет за концтовары и еще не оплатил его, этот счет относится к кредиторской задолженности до тех пор, пока оплата не будет произведена. Деньги у компании пока остаются, но у нее также есть обязательства, которые нужно выполнить. Это важно, потому что бизнес может выглядеть благополучно на банковском счете, имея при этом стопку неоплаченных счетов. Финансовым командам нужно видеть обе стороны, сколько денег лежит в банке и какая часть этих средств скоро должна будет уйти.

До появления интегрированных финансовых систем эта работа часто превращалась в бумажную волокиту. Счет мог прийти по почте, лежать на чьем-то столе, затем перемещаться по внутренней почте на подпись, в то время как другой счет пылился во входящих письмах. Кто-то мог вводить один и тот же счет в электронную таблицу, пока другой сотрудник вносил его в систему бухгалтерского учета. Это создает всем знакомые проблемы. Менеджер пропускает письмо с запросом на согласование, счет оплачивается с опозданием, или поставщик присылает тот же счет повторно, а никто не замечает, что он уже поступил в финансовый отдел. Хуже того, его могут оплатить дважды, потому что бумажная копия и копия по электронной почте выглядят как разные счета. Dynamics 365 предоставляет компании единое место для отслеживания этой работы. Система фиксирует задолженность компании, помогает проверять счета и обеспечивает четкий путь от получения счета до его оплаты. Это не означает, что каждый счет проходит без участия человека. Финансовый отдел по-прежнему принимает решения, если что-то не так, но система предоставляет им записи и правила для принятия решений без беготни с бумагами по всему офису. Возможно, вы также услышите термин «дебиторская задолженность»

в этом же контексте. Названия звучат почти одинаково, но они указывают на противоположные направления. Кредиторская задолженность очлеживает деньги, уходящие из вашей компании, потому что вы должны поставщикам. Дебиторская задолженность очлеживает деньги, поступающие в вашу компанию, потому что клиенты должны вам. Если ваша компания покупает принтеры у поставщика, этот счет попадает в кредиторскую задолженность. Если ваша компания продает столы клиенту и выставляет ему счет, этот счет клиента попадает в дебиторскую задолженность. Таким образом, кредиторская задолженность очлеживает то, что должны вы, а дебиторская то, что должны вам. Цель кредиторской задолженности – очень практический результат. Оплатить нужному поставщику нужную сумму в согласованную дату. Оплатите слишком рано, и компания потеряет наличные средства раньше времени. Оплатите слишком поздно, и поставщик может начать требовать оплату или перестанет предлагать выгодные условия. Оплатите неверную сумму, и кому-то придется исправлять ошибку позже, часто с помощью писем, кредитовых авизо и больших усилий. Поэтому, прежде чем счет пройдет через этот процесс, Dynamics 365 должна точно знать, кто является поставщиком и какие правила применяются к этим отношениям. Создание базы данных поставщиков. Прежде чем Dynamics 365 сможет обработать хотя бы один счет, ей нужно точно знать, от кого он пришел. Именно здесь на помощь приходит карточка поставщика. Без нее система не знает, кому платить и каким правилам следовать. Поставщик может поставлять физические товары, такие как бумага, ноутбуки или запчасти.

Они также могут предоставлять услуги, например, бухгалтерский учет или программную поддержку. Товар меняется, но роль остается прежней. Это сторона, которой ваша компания, возможно, должна произвести оплату. Рассматривайте карточку поставщика как досье контрагента внутри Dynamics 365. Она хранит базовые данные, необходимые вашему финансовому отделу, а также устанавливает правила, которые определяют дальнейшие действия. Вы вводите имя, адрес и контактную информацию поставщика, чтобы компания точно знала, с кем имеет дело. Вы также можете указать валюту, используемую для счетов и платежей, что очень важно при закупках у поставщиков из разных стран. Теперь о платежных реквизитах. Запись о поставщике может содержать условия и способ оплаты. Это может показаться лишь парой полей на экране, но они отвечают на очень важные практические вопросы. Когда нужно оплатить счет этого поставщика? И как компания должна отправить эти деньги?

Условия оплаты определяют правила расчета срока платежа. Некоторые поставщики позволяют платить через 30 дней после даты выставления счета. Другие требуют оплаты в течение 14 дней. Некоторые даже предлагают скидку за досрочную оплату. Dynamics 365 использует заданные вами условия для автоматического расчета срока оплаты каждого счета. Никому не нужно держать условия соглашения в голове. Это обеспечивает согласованность. Если пять разных сотрудников обрабатывают счета одного и того же поставщика, они следуют единому правилу оплаты. Никому не нужно перебирать старые письма или звонить в отдел закупок, чтобы узнать срок оплаты счета. Способ оплаты описывает, как именно средства поступят поставщику. Ваша компания может оплачивать услуги одного поставщика электронным переводом, а другого – чеком. В некоторых случаях бизнес может использовать простые векселя. Dynamics 365 позволяет определять собственные способы оплаты и при необходимости привязывать их к системным типам. Компании обычно работают не с одним поставщиком.

У растущего бизнеса их могут быть десятки, сотни и даже тысячи. Настройка каждого из них с нуля – это пустая трата времени и риск совершить ошибку. Вот почему в Dynamics 365 используются группы поставщиков. Группа поставщиков объединяет контрагентов, у которых действуют общие финансовые правила. Например, можно выделить местных поставщиков офисных товаров в одну группу, а зарубежных поставщиков сырья – в другую. Группа содержит общие настройки для проведения транзакций, выполнения платежей и взаиморасшитов, а также отчетности по балансам поставщиков. При этом вы сохраняете отдельную карточку для каждого поставщика. Это важно, так как у каждого поставщика должны быть свои имя, адрес, платежные реквизиты и истории операций. Группа поставщиков служит общей отправной точкой, чтобы финансовому отделу не приходилось раз за разом воссоздавать одни и те же правила. За кулисами работает еще один механизм – профиль разноски поставщика. Название звучит технически сложно, поэтому давайте скажем проще.

Профиль разноски – это карта, которая указывает Dynamics 365, куда относить транзакции поставщиков в главной книге. Главная книга – это основной реестр финансовых счетов компании. При проведении счета Dynamics 365 должна отразить как задолженность компании, так это, к какой статье расходов она относится. Профиль разноски управляет частью бухгалтерской проводки, касающейся поставщика, используя правила, заданные для поставщика или группы поставщиков. Сотрудникам финансового отдела не нужно каждый раз выбирать эти бухгалтерские счета по памяти. Система использует готовую схему, что снижает количество ошибок и дает финансовой команде четкое представление о задолженности перед поставщиками. Компания также подготавливает платежную базу до того, как поступят счета. В модуле управления денежными средствами и банками вы настраиваете банковские счета, с которых будут проводиться платежи поставщикам. Журналы платежей предоставляют сотрудникам рабочую область для подготовки и регистрации оплат с использованием утвержденных методов. Итак, подведем итог. Карточка поставщика определяет получателя средств.

Условия оплаты определяют сроки, а метод платежа и банковский счет – порядок перечисления средств компании. Когда эти правила настроены, счет может поступить в финансовый отдел и начать свой путь от получения до утверждения. Благодаря настроенной карточке поставщика система Dynamics 365 теперь знает, кому и на каких условиях нужно платить. Итак, что происходит, когда приходит реальный счет. Иногда финансовый клерк вводит его вручную. Это актуально, когда счет приходит по электронной почте, в бумажном виде или через портал поставщика, и данные нужно перенести в систему. Клерк выбирает поставщика, вводит номер и дату счета, а затем добавляет строки, суммы, налоги и ссылки на заказы на закупку. Номер счета заслуживает особого внимания. Он присваивается поставщиком, а не вашей компанией, и помогает идентифицировать конкретный документ. Если поступает счет на 1200 долларов от Nortwind Office Supplies под номером N148, Dynamics 365 сопоставляет этот номер с карточкой поставщика, чтобы выявить дубликат.

Вложения также прикрепляются к записи. PDF-счет, отсканированный документ или подтверждающие бумаги могут храниться прямо в Dynamics 365 вместе со счетом. Это означает, что проверяющий может увидеть исходный документ, не копаясь в общих почтовых ящиках или архивах. При больших объемах счета могут поступать в электронном виде. Dynamics 365 поддерживает импорт данных счетов через сущности данных. Рассматривайте сущность данных как стандартную форму, которую заполняет другая система перед отправкой информации в Dynamics 365. Например, внешняя служба распознавания счетов может отправить заголовок счета, строки и вложения одним пакетом данных. Заголовок содержит основные детали счета, поставщика, номер, даты, валюту, общую сумму и ссылку на заказ на закупку. Строки объясняют, за что именно выставлен счет. Одна строка может быть за бумагу для принтера, другая – за тайнер, третья – за доставку. Разделение этих данных помогает сотрудникам видеть, что именно они утверждают. Налоговая информация также передается вместе со счетом.

Dynamics 365 требует сумму налога и сопутствующие данные для правильного отражения счета в учете компании. Есть несколько причин, по которым счет может быть задержан до проверки. Отсутствие поставщика, неверная дата, повтор номера счета или несовпадение итоговой суммы. Такая пауза защищает интересы компании. Политика по счетам от поставщиков проверяет, соблюдает ли счет установленные вами правила. Проверка на дубликаты выявляет знакомые счета, например, с уже зарегистрированными поставщиком и номером. Цель – вовсе не обвинить поставщика в ошибке. Поставщики могут прислать счет повторно, если не уверены, что он дошел. Сотрудник может случайно ввести один и тот же PDF-файл дважды. В любом случае, двойная оплата одного счета создает никому не нужную работу. Когда Dynamics 365 принимает счет, возникает простой вопрос. Кто уполномочен его утвердить? Здесь на помощь приходит функция Workflow. Workflow – это маршрут утверждения внутри системы.

Вместо пересылки PDF-менеджеру в надежде на ответ, Dynamics 365 сама направляет счет нужному лицу или роли согласно правилам компании. Каждая организация определяет эти правила, исходя из того, как должны приниматься финансовые решения. Обычный небольшой счет может пройти по короткому пути. Для счета на сумму выше определенной может потребоваться одобрение руководителя. Счет, относящийся к конкретному отделу, может быть направлен руководителю этого отдела. Можно даже создать разные пути утверждения для разных типов поставщиков, поставщиков товаров, услуг или подрядчиков. Маршрут следует правилам, а не чьей-то памяти. Это значительно упрощает отслеживание утверждений. Финансовый отдел видит, ожидает ли счет проверки, утвержден ли он или требует уточнений. Утверждающий может проверить счет, решить, относится ли он к его отделу и верна ли сумма. Некоторые счета соответствуют всем правилам и проходят дальше автоматически.

Поставщик известен, все данные на месте, и счет прошел все проверки политики. Такие счета не требуют повторения одних и тех же базовых проверок. Другие счета становятся исключениями. Возможно, отсутствует учетная запись поставщика. Возможно, номер счета уже существует. Возможно, в импортированной строке есть ошибка. Dynamics 365 помещает такие счета в список ошибок импорта, где финансовые специалисты могут увидеть сообщение об ошибке и исправить проблему перед созданием ожидающего счета. Сам документ остается важным при проверке. Dynamics 365 включает просмотрщик вложений на страницах счетов, поэтому сотрудник может видеть изображение счета прямо рядом с записью, которую он правит. Нет нужды переключаться между экранами, чтобы сверить, указал ли поставщик 6000 или 8000 в оригинале. Автоматизация берет на себя рутину. Люди берут на себя вопросы. Утверждение подтверждает, что нужный человек разрешил продолжить работу со счетом, но оно еще не доказывает, что поставщик выставил счет именно за то, что было заказано или получено. Для этого Dynamics 365 сопоставляет документацию. Сопоставление счетов Проверка заказа компании подтверждает, что нужный сотрудник ознакомился со счетом. Но сопоставление отвечает на другой вопрос. Соответствует ли счет тому, что компания действительно договорилась купить? Если закупка начинается с заказа на закупку, у Dynamics 365 есть запись для сверки.

Представьте заказ на закупку как внутреннюю квитанцию компании. В нем фиксируется поставщик, запрос, количество, цена и условия. Сотрудник отдела закупок создает этот заказ до того, как придет счет. Почему это важно? Заказ на закупку фиксирует соглашение до появления счета. Без него сотрудник финансового отдела видит лишь счет от имени поставщика. С ним можно сравнить сумму поставщика с первоначальным запросом. Для физических товаров есть еще одна важная запись. Когда прибывает доставка, склад регистрирует приходный ордер. Это подтверждение в Dynamics 365, что товар поступил в компанию, включая его количество. Это не значит, что все позиции идеальны, но фиксируется то, что было получено по заказу. Представьте, что компания заказывает 10 офисных стульев. В заказе указано 10 стульев по согласованной цене, но при доставке на складе насчитывают только 8, так как 2 в отложенном заказе. Команда приемки проводит приходный ордер на 8 единиц. Затем поставщик выставляет счет на 10 стульев, что может быть верно с его стороны, если они выставили счет до отгрузки оставшихся двух. Но теперь у вашей компании есть расхождение.

Заказано 10, получено 8, счет на 10. Dynamics 365 может выявить это расхождение через сопоставление счетов. Двухстороннее сопоставление сравнивает заказ на закупку со счетом поставщика, проверяя соответствие цены и количества. Это подходит для закупок, где контроля по исходному заказу достаточно. Это помогает обнаружить завышенную цену или большее количество единиц, но не проверяет факт доставки, так как сравниваются только две записи – заказ и счет. Трехстороннее сопоставление добавляет приходный ордер. Теперь Dynamics 365 сравнивает заказ на закупку, приходный ордер и счет вместе. В нашем примере со стульями система видит заказ на 10, приход на 8 и счет на 10. И эта разница становится поводом приостановить оплату счета, а не проводить ее дальше. Для компаний, закупающих запасы, оборудований или большие партии товаров, эта проверка дает финансовому отделу контроль, помогая избежать оплаты неполученных товаров или переплат. Отдел закупок подтверждает соглашение. Отдел приемки подтверждает получение товара, а счет от поставщика требует оплаты. Ой, все три записи должны соответствовать друг другу.

В реальном бизнесе случаются небольшие расхождения. Цена может отличаться из-за округления, или поставщик может внести допустимые изменения в количество. Если бы каждая мелкая разница блокировала счет, финансовые отделы тратили бы слишком много времени на решение пустяковых проблем. Поэтому Dynamics 365 позволяет компании настраивать политики сопоставления и пределы допустимых отклонений. Допуск – это разрешенная разница, и компания сама решает, какой объем или процент она может принять по цене, количеству, итогу или сопутствующим расходам. Все, что укладывается в этот предел, проходят по правилам компании, а все, что превышает, помечается для проверки. Компания сама определяет эти пределы. Предприятие может допускать небольшие отклонения для недорогих канцелярских товаров, но устанавливать гораздо более строгие лимиты для дорогостоящего оборудования. Система не решает, что кажется разумным. Финансовые и закупочные отделы устанавливают правила, а Dynamics 365 последовательно их применяет. Это меняет-то, как финансовая команда распределяет свое время. Вместо того, чтобы построчно проверять каждый корректный счет, они могут сосредоточиться на исключениях. О, расследование счета, где изменилась цена, отсутствует квитанция или не совпадает количество. Корректные счета проходят по правилам, а люди тратят внимание там, где нужно принять решение. В этом и заключается реальная ценность сопоставления. Система берет на себя рутинные проверки, пока люди решают вопросы, требующие суждения. Это не замена суждения системой. Это отделение рутинных проверок от реальных вопросов. Один момент может вызвать путаницу. Стандартное сопоставление в Dynamics 365 поддерживает двухстороннюю и трехстороннюю сверку. Если компании нужно четырехсторонние сопоставления, например, добавление еще одной проверки, как запись об инспекции, это требует дополнительной работы через настройку или другое решение. Итак, у сопоставления есть четкая задача. АУ. Оно сравнивает счет поставщика с собственными записями компании о закупках и приемке, а затем указывает на пробелы до оплаты. Как только счет проходит проверку и сопоставление, он становится суммой, которую компания должна и может планировать к выплате, рассчитываясь с поставщиками и закрывая отчеты. После того, как счет проходит требуемой вашей компании проверки, Dynamics 365 может его провести. Проведение означает, что счет становится официальной финансовой записью, и компания отражает сумму долга этому поставщику. При этом счет числится неоплаченным, пока платеж его не закроет. Счет готов, но это не значит, что деньги уходят немедленно.

Финансовым командам нужно решить, какие счета оплатить в рамках платежного цикла. Dynamics 365 помогает с предложением по оплате, которое анализирует счета с истекающим сроком и предлагает, какие из них включить в платеж на основе выбранных компаний правил. Предложение по оплате – это начальный список, который все равно проверяет человек. Возможно, срок оплаты счета поставщика наступает на этой неделе, в то время как другой можно оплатить позже в этом же месяце согласно условиям договора. Финансовый отдел проверяет предложенные счета, при необходимости удаляет или добавляет позиции, а затем готовит журнал платежей. Таким образом, платежи группируются и контролируются, вместо того, чтобы отправляться разрозненно. Представьте журнал платежей как рабочий документ компании по расчетам. В нем перечислены платежи поставщикам, которые компания планирует отправить, суммы и детали платежей. Финансисты используют его для подготовки контролируемого пакета платежей вместо отправки денег по каждому счету отдельно без общей записи. Как именно уходят деньги? Это зависит от способа оплаты, установленного для поставщика и компании. Dynamics 365 позволяет компании создавать свои способы оплаты и связывать их с типами платежей, такими как чеки, электронные переводы или простые векселя. Чек всем знаком. Электронный платеж отправляет деньги через банковскую систему компании. Простой вексель фиксирует официальное обязательство заплатить на оговоренных условиях.

Не каждый бизнес использует все методы, но Dynamics 365 дает компании способ зафиксировать используемый маршрут. Каждый способ оплаты также должен быть привязан к нужному банковскому счету компании. Эта связь важна, так как компания может иметь отдельные счета для разных юридических лиц, валют или целей платежа. Когда финансовый отдел готовит платеж, система должна знать, с какого банковского счета он будет профинансирован. В противном случае сотрудники могут создать корректный платеж по неверному счету. Сроки оплаты также требуют внимания. Оплата после установленного срока может привести к напоминаниям, спорам или испорченным отношениям с поставщиком. Слишком ранняя оплата выводит наличные средства раньше, чем это необходимо компании. Dynamics 365 сохраняет видимость срока оплаты счета, чтобы финансовый отдел мог планировать платежи с учетом условий каждого поставщика, обеспечивая компании контроль над денежными потоками. Dynamics 365 должна ответить на простой вопрос. Какой именно счет покрыл этот платеж? Ответ – выверка.

Выверка связывает платеж с конкретным счетом поставщика или счетами, которые он закрывает. Представьте это как сопоставление чека со счетом, который он оплачивает. Без выверки компания может видеть счет и платеж по одному и тому же поставщику, но не иметь четкого подтверждения, что они связаны. Полный платеж закрывает весь счет, но в бизнесе не всегда все так просто. Компания может оплатить только часть счета сейчас, а остаток – позже. Выверка фиксирует частичный платеж и оставляет остаток открытым, чтобы финансовый отдел видел, сколько еще причитается поставщику. Эта прозрачность критически важна для точного учета балансов поставщиков. Один платеж также может покрывать сразу несколько счетов. Возможно, компания оплачивает пять счетов одного поставщика одним электронным платежом. Взаимозачет связывает эту единую исходящую сумму с каждым оплаченным счетом. Если платеж не покрывает все счета полностью, открытый остаток остается понятным, а не теряется в запутанной итоговой сумме. Это создает очлеживаемую запись, где можно проследить путь счета от утверждения до результата сверки.

Увидьте платеж, подготовленный в журнале, и так, как этот платеж погасил задолженность перед поставщиком. Когда кто-то спрашивает, почему деньги покинули компанию, финансовому отделу не нужно восстанавливать историю по письмам и выпискам. Процесс может отображаться на разных страницах Dynamics 365, но каждая запись связана с другой в единый контролируемый поток, формируя целостную картину кредиторской задолженности. Представьте, что вы получили один счет на канцелярские товары. Запись о поставщике содержит правила оплаты, а импортированный счет добавляет детали платежа и сам документ. Отдел закупок предоставляет заказ на поставку. Отдел приемки предоставляет накладную, чтобы процесс сверки опирался на реальные документы. Затем, в фоновом режиме, профиль разноски относит задолженность и расходы на нужные счета главной книги. Управление банком и кассой контролирует метод оплаты и банковский счет, с которого списываются средства. Вложение остается привязанным к транзакции, поэтому вы всегда сможете открыть исходный счет для проверки. Автоматизация не заменяет суждений финансовой команды.

Нагрев. Нагрев.