Что делать, если бизнес-централ справляется с большей частью ваших задач, но какая-то часть бизнеса все равно не совсем вписывается в систему? Может быть, вам нужен особый процесс доставки, финансовому отделу требуется специфический отчет или сотрудникам приходится вводить одни и те же данные в две системы, которые никак не взаимодействуют между собой. Бизнес-централ и так охватывает многое. Она помогает вам управлять финансами, продажами, запасами, проектами и повседневной работой из одного места. Но вот в чем дело, не бывает двух компаний, которые работают абсолютно одинаково. Вспомните свой телефон. Он поставляется с функциями звонков, сообщений, камерой и базовыми инструментами, а затем вы устанавливаете нужные вам приложения, не разбирая сам телефон. Расширение бизнес-централ работает точно так же. К концу этого короткого урока вы будете знать, что это такое, где они применяются и что нужно проверить перед их установкой.

Что же на самом деле представляет собой расширение? Расширение – это пакет для Dynamics 365 бизнес-централ, который добавляет возможности, отсутствующие в стандартной настройке, или изменяет работу стандартных функций под нужды вашей компании. Оно может быть совсем простым, например, добавлять обязательное поле в карточку клиента, чтобы никто не мог создать запись, не указав предпочтение по доставке. Или же оно может охватывать целый бизнес-процесс. Расширение для доставки может создавать этикетки перевозчика, отправлять данные о посылках в службу доставки и получать информацию об отслеживании, о банковское расширение, загружать выписки и помогать сопоставлять их с уже зарегистрированными платежами. Вам не нужно быть разработчиком, чтобы понять основную идею. Представьте бизнес-централ как офисное здание, где стандартное приложение предоставляет вам основные помещения, финансы, продажи, закупки, запасы, проекты и многое другое. В нем уже есть двери, стены, проводка и общие коммуникации, верно. Расширение дополняет это здание, не затрагивая его основную конструкцию. Оно может добавить новую комнату или дополнительный инструмент на ваш рабочий стол, например, новую кнопку в заказе на продажу, столбец в списке, другой макет счета фактуры или подключение к стороннему сервису. За кулисами расширения может добавлять поля, страницы, отчеты, действия, правила и бизнес-логику. Последняя фраза звучит технически сложно, поэтому давайте объясним ее проще. Бизнес-логика – это правило, которое указывает бизнес-централ, что именно нужно делать. Например, правило может запретить выпуск заказа, пока кто-то не введет номер заказа на закупку. А другое правило может отправлять документ на утверждение, когда его сумма превышает лимит. Расширение берет это правило на себя, поэтому вашей команде не нужно каждый раз о нем помнить. Раньше, до появления облачных приложений и расширений, компании часто меняли исходный код бизнес-централ напрямую. Представьте, что вы меняете стены и проводку внутри офисного здания. Поначалу это может решить проблему, но когда Microsoft выпускает обновление, оно рассчитывает, что стандартная система выглядит определенным образом, и ваши изменения могут вступить с ним в конфликт. Поэтому кому-то нужно проверить эти изменения, устранить конфликты и протестировать систему, прежде чем обновление можно будет безопасно установить. Эта работа требует времени. Расширения позволяют избежать многих проблем, так как их код остается отделенным от кода стандартного приложения. Поэтому вместо перестройки здания к нему аккуратно присоединяют готовый модуль. Microsoft может обновлять основное приложение, пока расширение остается в своем собственном пакете. Это не значит, что каждое обновление вообще не требует внимания. Расширение может зависеть от другого расширения, и его разработчику может потребоваться выпустить совместимую версию при изменениях в бизнес-централ.

Но отделение расширения от стандартного кода все равно дает всем гораздо более чистую отправную точку. Можно сравнить это с хранением подключаемого инструмента в собственном футляре. Инструмент подключается к мастерской, когда вам нужно, но не требует перестройки всей мастерской, а если инструмент больше не нужен, его можно просто убрать, не разбирая все здание. Это меняет подход с вопроса, как нам переписать бизнес-централ под себя. На вопрос, как нам безопасно добавить недостающий элемент. Это важно, потому что стандартный бизнес-централ уже выполняет огромный объем типичной бизнес-работы. Поэтому расширения должны закрывать реальные пробелы, а не становиться поводом для переделки каждого экрана только потому, что старая система выглядела иначе. Иногда лучшее расширение – это то, которое добавляет одно поле и одну проверку. Иногда оно подключает бизнес-централ к сервису, от которого уже зависит ваша компания. В любом случае, цель остается простой – сохранить стабильность стандартной базы, добавляя при этом инструменты, необходимые вашим сотрудникам.

Теперь нам нужно посмотреть, кто создает эти дополнения, ведь не все расширения появляются из одного источника. Основные типы расширений Итак, откуда же на самом деле берутся расширения? Их источники различаются, и понимание этих различий поможет вам выбрать подходящее решение для вашего бизнеса. Первый тип называется расширением-приложением. Представьте его как упакованный аддон, который выполняет конкретную задачу внутри бизнес-централ. Например, приложение для доставки может связать ваши заказы с транспортной компанией. Платежное приложение может принимать оплату картами или отправлять данные в платежный сервис. Приложение для отчетности может добавить отчеты, которые нужны вашей команде каждый месяц. Расширение – это как покупка готового инструмента для задачи, которую вам точно нужно выполнить. Вы устанавливаете его, настраиваете под свою компанию, и пользователи видят новую функцию прямо в бизнес-централ. Оно может добавлять собственные страницы и поля или размещать опции на уже знакомых страницах, таких как заказы на продажу, заказы на закупку или карточки клиентов. Некоторые расширения выпускает сама компания Microsoft. Они предоставляют дополнения для нужд, которые актуальны не для каждой компании или каждой страны. Хорошим примером является пакет локальной юридической отчетности. Налоговые правила, счета, платежи и официальные документы различаются в зависимости от региона. Поэтому одной стране могут потребоваться функции, которыми никогда не пользуются в другой. Такое разделение позволяет стандартизировать продукт, сохраняя при этом возможность для компаний соблюдать местные правила. Далее идут расширения ISV. ISV расшифровывается как независимый поставщик программного обеспечения. Звучит как сложный технический термин, но на деле это просто софтверная компания, создающая приложение для многих клиентов Business Central.

ISV может специализироваться на складской работе, ритейле, производстве, обработке документов, расчете зарплат, электронных счетах или отраслевой отчетности. Вместо того, чтобы создавать одну и ту же функцию с нуля для каждого клиента, они создают приложение, которое многие компании могут купить или оформить подписку. Такие приложения обычно размещаются в Microsoft AppSource, онлайн-маркетплейсе бизнес-приложении Microsoft. AppSource полезен, когда ваша потребность типична. Возможно, многим компаниям нужно подключить Business Central к одной и той же службе доставки, банку или платежному провайдеру. Вместо того, чтобы платить за разработку подключения специально для вас, можно найти готовое приложение с поддержкой, инструкциями и регулярными обновлениями от разработчика. Это может сэкономить огромное количество работы. Тем не менее, наличие приложения в AppSource не означает, что оно автоматически вам подходит. Вам нужно убедиться, что оно соответствует вашим процессам, стране и версии Business Central. Хорошее приложение решает конкретную проблему, не заставляя команду перестраивать всю повседневную работу ради него.

Следующий тип – расширение для клиента, которое часто называют PTE. Клиент, Тенант – это собственная среда вашей компании в Business Central. Поэтому расширение для клиента – это приложение, созданное только для вашей компании, а не общедоступное для всех пользователей Business Central. Представьте дистрибьютора продуктов питания с очень специфическим способом расчета стоимости доставки. Цены могут зависеть от температурного режима перевозки, зон доставки, возвратной тары и клиентских соглашений, накопленных за годы. Такой процесс, вероятно, слишком сложен для стандартного приложения по доставке. Партнер или разработчик Business Central может создать расширение для конкретного арендатора под этот процесс. Приложение остается в рамках настроек Business Central данной компании и может соответствовать методам ее работы. Оно может включать уникальную связь со старой системой, особый процесс утверждения или экран, созданный для специфической задачи. Но индивидуальное не всегда означает лучшее. Расширение для конкретного арендатора обеспечивает максимальное соответствие вашим требованиям. Но кто-то должен им управлять. Это означает введение документации, тестирование изменений и организацию поддержки при обновлении процессов компании или самого Business Central.

Если эта функция может пригодиться и другим, готовое приложение ISV потребует меньше долгосрочных затрат. Итак, как сделать выбор? Начните с бизнес-потребности, а не с типа расширения. Если ваша потребность типична, например, импорт банковских выписок, этикетки для посылок, электронные счета или локальный отчет. Сначала поищите приложение от Microsoft или ISV партнера. Возможно, вы найдете готовое решение, которое уже подходит. Если потребность вызвана уникальным процессом вашей компании, расширение для арендатора может быть более оправданным. Существуют также простые расширения для узких задач. Например, обязательное заполнение полей перед сохранением данных клиента или поставщика. Они могут быть небольшими, но предотвращают появление серьезных проблем из-за отсутствия информации в будущем. От разработчика приложения зависит, кому обращаться за поддержкой и обновлениями. То, что меняет приложение, определяет, что ваши пользователи будут замечать каждый день. Как расширения меняют вашу повседневную работу?

Итак, где именно вы заметите работу расширения? Обычно это происходит на странице, которую вы уже используете, например, в карточке клиента, заказе на продажу, карточке товара или отражанном счете. Чаще всего это расширение страницы. Оно меняет экран, не заменяя привычную страницу целиком. Ваша команда продолжает работать там же, где и всегда, а расширение добавляет нужную информацию или действие. Представьте, что вашему отделу продаж нужно окно доставки для каждого клиента. Расширение страницы может добавить поле «Окно доставки» в карточку клиента и отобразить эту деталь в заказе на продажу. Больше не нужны отдельные таблицы или заметки, спрятанные в электронной почте. Сотрудник, оформляющий заказ, видит правила доставки именно там, где это важно. Иногда изменения еще проще. Вы можете увидеть новую кнопку для отправки напоминаний об оплате, создания транспортной этикетки, открытия документа или запуска запроса на утверждение.

Страница по-прежнему выглядит как бизнес-централ, но теперь она поддерживает задачу, которую должна выполнить ваша команда. Это позволяет выполнять работу непосредственно в карточке записи. Вместо того, чтобы заставлять пользователей запоминать пять шагов в разных инструментах, расширение может разместить следующие действия прямо рядом с клиентом – счетом, заказом или товаром, который они просматривают. Меньше переключение обычно означает меньше пропущенных шагов. Отчеты меняются аналогичным образом. Бизнес-централ включает стандартные отчеты, но компания может потребоваться, чтобы в счете отображался специальный номер, дополнительные юридические данные, другой логотип или информация, которую ожидает увидеть клиент. Расширение отчетов может добавить эти данные или предоставить другой макет, оставляя исходный отчет на месте. Подумайте о счете на продажу. Вашему финансовому отделу может потребоваться один макет для местных клиентов, а другой – для зарубежных. В первом могут быть указаны местные налоговые реквизиты, а во втором требуются другие формулировки и таможенный код. Расширение отчетов может добавить эти макеты и подтянуть поля, необходимые для каждого документа. Стандартный отчет никуда не исчезает. И это важно, потому что вы не заменяете привычный отчет чем-то совершенно иным. Вы добавляете то, что нужно вашему бизнесу, сохраняя стандартный отчет в качестве основы. Отчеты предназначены не только для документов, которые вы отправляете за пределы компании. Расширение может добавить столбцы во внутренний финансовый отчет, показать дополнительные детали товара для планирования запасов или включить специфическое поле компании в управленческий отчет. Если данные существуют в бизнес-централ, отчет может включить их в представления, которые люди используют для принятия решений.

Далее идут расширения наборов разрешений. Разрешения определяют, что каждый человек может видеть, изменять, проводить или удалять. Для новичка представьте их как карты доступа в разные помещения вашей компании. Финансовому пользователю может потребоваться доступ к новому экрану платежей. Пользователю склада может потребоваться доступ к функции отгрузки, но не к банковским реквизитам, стоящим за ней. Когда расширение добавляет новую страницу или процесс, оно также может добавить разрешение, необходимое пользователям для этой новой работы. Это позволяет избежать распространенной проблемы. Приложение установлено, люди видят новую кнопку, но не могут ее воспользоваться, так как у них нет доступа к записям, стоящим за ней. Расширение наборов разрешений помогает связать новую функцию с нужными ролями. Таким образом, доступ соответствует той работе, которую люди действительно выполняют. Вам все равно нужно решить, кто именно должен получить этот доступ. Расширение может предоставлять наборы разрешений, но ваша компания сама выбирает, какие люди или группы должны их использовать. Новый инструмент не должен без ведома давать каждому пользователю больше доступа, чем того требует его роль. Многие расширения также соединяют бизнес-централ с другими онлайн сервисами. Это интеграционные приложения. Они передают информацию между бизнес-централ и банком, транспортной компанией, платежным сервисом, интернет-магазином или другой бизнес-системой.

Возьмем финансовый отдел, который ежедневно получает банковские выписки. Без подключения сотруднику приходится скачивать файл из банка, загружать его вручную, сверять каждую банковскую операцию с платежами и искать несовпадения. С банковским расширением выписки поступают в бизнес-централ, помогая команде сопоставлять входящие и исходящие платежи с имеющимися записями. Сотрудник по-прежнему проверяет исключения, но на рутинное сопоставление уходит меньше усилий. Финансовый отдел может сосредоточиться на записях, требующих участия человека. Это практический пример использования расширения. Оно не отменяет необходимость суждения. Оно устраняет повторяющуюся рутину. Приложения для доставки работают примерно так же. Заказ на продажу может отправить адрес и данные посылки в службу доставки. Перевозчик может вернуть этикетку и номер для отслеживания. Вместо того, чтобы копировать адрес на сторонний сайт, ваша команда запускает процесс отправки прямо из заказа. Вы можете добавлять эти функции по мере необходимости. Если компания перестает пользоваться услугами перевозчика, меняет платежного провайдера или отказывается от процесса, соответствующие расширения больше не нужно. Такой модульный подход дает больше контроля, чем встраивание всех внешних подключений в стандартное приложение. И все же каждое добавленное приложение становится частью вашей ежедневной работы. Следующий шаг – тщательная проверка расширения, прежде чем оно попадет в процессы, от которых зависят ваши люди. Поиск и установка приложений. Итак, вы понимаете, что процесс требует оптимизации. Где искать решения? Большинство начинают с Microsoft AppSource или страницы управления расширениями внутри Business Central.

AppSource – это магазин, где можно просматривать приложения от Microsoft и других разработчиков. В управлении расширениями можно просматривать и настраивать приложения, уже подключенные к вашей среде Business Central. Вот в чем секрет. Начинайте с проблемы, а не с названия приложения. Ищите слова, которые ваша команда уже использует в работе. Попробуйте запросы, доставка, банковский импорт, согласование, электронные счета, складское сканирование, напоминание об оплате или локальные отчеты. Простой поиск дает больше шансов найти несколько вариантов, чем выбор первого попавшегося приложения по рекомендации. Представьте, что ваша складская команда каждый день тратит время на копирование данных заказа на сайт перевозчика. Не начинайте с поиска конкретного поставщика. Вместо этого ищите по словам «перевозчик», «отправка посылок», «печать этикеток» или «отслеживание грузов». Затем сравните найденные приложения с реальными задачами, которые нужно решить вашей команде.

Теперь внимательно изучите описание. Сначала проверьте издателя, кто создал приложение и где найти контакты службы поддержки. Приложение может идеально выглядеть в описании, но вам нужно знать, кому обратиться, если этикетка не распечатается или обновление изменит привычный рабочий процесс. Затем проверьте, какие версии Business Central поддерживает это приложение. Ваша компания может использовать облачную версию Business Central или версию, установленную на собственных серверах. Приложение должно поддерживать вашу конфигурацию. Изучите описание приложения и документацию издателя, а не полагайтесь на то, что каждое приложение работает везде. Ценообразование также требует внимательного изучения. Некоторые приложения взимают плату за каждого пользователя. Другие берут плату за компанию, за транзакцию или через ежемесячную подписку. Есть и бесплатные для установки варианты, которые подключаются к платным внешним сервисам.

Например, банковский коннектор может предполагать сборы от издателя приложения, банка или от обоих сразу. Бесплатно – не значит, что проверки можно пропустить. Бесплатное приложение может отлично решать конкретную узкую задачу. Но оно также может иметь меньше вариантов поддержки, скудную документацию или ограниченный набор функций. Прочитайте, что включает приложение, чего в нем нет, и объясняет ли издатель, как работают обновления и поддержка. Ищите документацию перед установкой. Хорошая документация должна объяснять назначение приложения, требования к установке, какие страницы Business Central оно меняет и как с ним работать. Она не обязана читаться как учебник. Но если вы находите четкие инструкции по настройке бизнес-процесса, влияющего на заказы, счета или платежи, остановитесь и изучите их. Отзывы могут помочь, но читайте их с осторожностью. Пятизвездочный отзыв от компаний из другой страны может не говорить о том, подходит ли приложение под ваши локальные правила отчетности. Низкая оценка может описывать проблему, которую издатель уже исправил. Относитесь к отзывам как к вопросам для проверки, а не как к окончательному ответу. Как только вы сузите список, протестируйте приложение в «Песочнице».

«Песочница» – это отдельная среда Business Central для тестирования. Она дает команде безопасное место для установки приложения, его настройки и запуска обычных бизнес-сценариев без изменения рабочих записей. Используйте реальные тестовые примеры. Создайте пробный заказ с тем типом клиента, товара, налоговым правилом и способом доставки, которые обычно вызывают трудности. Попросите сотрудников, которые выполняют эту работу, опробовать приложение. Менеджер может одобрить приложение на бумаге, но сотрудник, вводящий заказы, за пару минут заметит нехватку поля или лишний шаг. Тестируйте и нестандартные случаи тоже. Что произойдет, если адрес неполный? Что произойдет при сбое оплаты? Может ли пользователь исправить ошибку, не обращаясь к разработчику? Создает ли приложение верный отчет, когда клиенту понадобится копия в следующем месяце? Эти вопросы говорят куда больше, чем красивая страница продукта.

Прежде чем приложение войдет в ежедневный обиход, решите, кто отвечает за его поддержку. Ваша внутренняя ИТ-команда может взять на себя первичные обращения. Ваш партнер по бизнес-централу может отвечать за настройку и исправление. Издатель приложения может самостоятельно устранять проблемы в своем коде. Запишите это, а также контакты службы поддержки и назначения приложения. Установленное приложение становится частью бизнес-процесса. Это означает, что следующие вопросы касаются доступа к информации, путей ее передачи и изменений при обновлении бизнес-централ или самого приложения. Вопросы безопасности, данных и обновлений. Прежде чем утвердить расширение, задайте простой вопрос. Какую информацию это приложение может видеть, изменять или куда-то передавать? Этот вопрос важен, так как расширение может интегрироваться в рабочие процессы вашей команды с клиентами, заказами, счетами, платежами и запасами.

Некоторые приложения лишь добавляют поле или отчет. Другие подключают бизнес-централ к внешним службам и обмениваются бизнес-данными в процессе работы. Не все приложения следуют тем же стандартам тестирования, соответствия или безопасности, что и бизнес-централ. В документации Microsoft это четко указано для приложений от сторонних поставщиков. Приложение может связываться с другими онлайн-сервисами. Оно может обрабатывать или хранить данные за пределами вашей организации или выбранного географического региона и границ соответствия требованиям. Оно может делиться данными с другими компаниями, включать функции на базе и или отображать контент, не соответствующий политикам вашей компании. Поэтому не относитесь к кнопке установки как к незначительному выбору. Вот конкретный пример. Представьте приложение, которое отправляет данные счетов во внешнюю службу документа оборота. Для работы ему могут потребоваться имена клиентов, адреса, детали товаров, цены, налоговые данные и номера документов.

Это может идеально вписываться в ваш процесс, но финансовый руководитель и та команда и ответственный за конфиденциальность должны знать, куда уходят данные и кто ими управляет. Попросите издателя объяснить путь данных простыми словами. Какие данные покидают бизнес-централ? Куда они направляются? В какой стране или регионе они хранятся? Сохраняет ли приложение копию и как долго? Может ли издатель или другой поставщик услуг получить к ним доступ? Если приложение использует и какая информация попадает в сервис и что происходит с этой информацией впоследствии, изучите условия конфиденциальности и правила перед установкой. Вам не нужно становиться юристом, но вам нужны четкие ответы относительно данных, которыми оперирует ваша компания. Если разработчик не может объяснить, что его приложение делает с вашей информацией, не включайте его в процессы, связанные с данными клиентов или финансов. Разрешение требует такого же внимания. Приложению может потребоваться доступ для чтения заказов на продажу, создания отгрузок, проведения платежей или доступа к записям новой функции. Предоставляйте только тот доступ, который необходим для выполнения задачи. Затем проверьте, кто из пользователей получает разрешение на использование приложения, так как полезная функция может стать угрозой безопасности, если попадет не в те руки. Не забывайте о собственном процессе утверждения.

Отдел может найти полезное приложение и захотеть запустить его немедленно. Если приложение работает с конфиденциальными данными, сначала дайте возможность проверить его специалистам по ИТ, финансам, безопасности и комплаенсу. Поначалу это может показаться долгим, но это лучше, чем потом обнаружить, что данные клиентов ушли туда, куда никто не разрешал. Обновления тоже требуют внимания. Расширение отделяет пользовательский код от стандартного приложения Business Central, что сокращает объем ремонтных работ, необходимых при прямом изменении кода. Но расширение все равно может зависеть от функции Business Central, другого приложения или внешнего сервиса. Если одна часть меняется, соединение, возможно, придется протестировать. Ведите краткий учет каждого установленного расширения. Запишите его название, издателя, назначение, владельца, контакты поддержки, разрешение, используемые внешние службы и любые другие приложения, от которых оно зависит. Когда приближается обновление, этот список подскажет, что именно нужно протестировать, чтобы вашей команде не пришлось гадать, какой процесс может сломаться.

Меньше, часто значит лучше. Длинный список приложений может привести к дублированию функций, неясности в ответственности и увеличению объема тестирования. Оставляйте расширение, только если оно решает реальную бизнес-задачу. Удаляйте или отключайте его, когда потребность исчезает, и перед этим документируйте все изменения. Цель не в том, чтобы избегать расширений. Цель – точно знать, что делает каждое расширение, прежде чем оно станет частью вашей компании. Эй, ТМ – это ежедневная работа. Вывод. Выбирайте правильное дополнение. Вот простое правило. Расширение для Business Central должно решать одну конкретную проблему, не затрагивая основной код. Начните с реальной проблемы, с которой сталкивается ваша команда. Протестируйте дополнения в реальных рабочих условиях. Проверьте, кто его создал и куда уходят ваши данные, а также убедитесь, что кто-то будет поддерживать его после установки. Подписывайтесь и делитесь этим полезным советом с теми, кто все еще считает, что нужно принимать все настройки по умолчание.