И увидимся с вами в январе. Добро пожаловать на очередной выпуск Microsoft NoLedge на где-то здесь, на М365FM. Я ваш ведущий, Милка Питерс. Сегодняшняя тема – та, о которой вы наверняка слышали, если работаете в сфере финансов, Капайлот для Dynamics 365 Finance and Operations. Но вот в чем дело, большинство людей, слыша, Капайлот представляет чат-бота, который отвечает на вопросы или, может быть, пишет электронные письма. Но что он на самом деле делает для финансового отдела во вторник утром? Именно это мы сегодня и проясним простыми словами. Это не робот, который заменяет бухгалтера, а помощник, встроенный в инструменты, которыми вы уже пользуетесь,

к концу этого выпуска вы будете точно знать, что Капайлот делает в D365F и О, где он наиболее эффективен и какую пользу приносит на самом деле. Мы разберем основные сценарии использования, начав с того, который приносит наибольшую пользу немедленно. Так что берите кофе и давайте начнем. Проблема, которую решает Капайлот. 20 лет назад, если вы работали в финансах, ваш день состоял из входа VRP, выгрузки данных в Excel, их обработки, написания комментариев, отправки писем и повторения этого цикла каждый месяц. Данные были на месте, просто вы тратили большую часть времени на их поиск и перемещение. Именно эту реальную проблему решает Капайлот. Финансовым командам не не хватает информации, ее у них предостаточно. Трудности возникают при попытке получить к ней доступ и использовать ее в работе. Вам нужно открыть запись клиента, затем экран с дебиторской задолженностью, затем историю платежей, а потом переключиться в Outlook для написания письма. Каждый шаг отнимает время. Капайлот переворачивает эту модель. Вместо того, чтобы вышли к данным, данные сами приходят к вам в рамках вашего рабочего процесса. Один экран, один диалог. Итак, что же он может делать на самом деле?

Начнем с самого главного. Капайлот для сбора платежей и дебиторской задолженности. Итак, вот еще одна полезная информация для вас. Работа с дебиторской задолженностью – это основной сценарий использования Капайлот в D365F и О. Он привлекает больше всего внимания, потому что обеспечивает самую быструю отдачу от вашего времени. Позвольте объяснить, как именно. В D365F и О есть рабочая область, которая называется «Сводка координатора по сбору платежей». Когда вы открываете карточку клиента, Капайлот создает сводку всего, что вам нужно знать. Просроченные счета, история платежей, сальдо по срокам, риски – все в одном месте. Позвольте показать вам реальный пример. Скажем, вы специалист по сборам и открываете клиента под названием Contessa Ltd. Капайлот сразу сообщает вам, что у этого клиента три просроченных счета на общую сумму 12 тысяч долларов. Их последний платеж был 45 дней назад, и у них есть спор по счету FT9. Раньше вам приходилось тратить от 5 до 10 минут на поиск этой информации по разным экранам.

Теперь это занимает секунды, но сводки – это только начало. Капайлот также может составлять персонализированные электронные письма-напоминания с учетом истории клиента и предпочтительного тона общения. Вы просматриваете письмо, нажимаете «Отправить» и переходите к следующей задаче. Весь рабочий процесс занимает всего два клика. Просмотрите сводку, создайте письмо. 30-минутная задача превращается в 30-секундную. И вот что делает это решение еще лучше. Это работает как внутри D365F и О, так и в Outlook через надстройку Капайлот for Finance. Поэтому, если клиент пишет вам напрямую, вы можете открыть информацию о его счете, увидеть задолженность и составить ответ, не выходя из почты. Информация о действиях по взысканию задолженности автоматически синхронизируется с ФИО. Взыскание – важная задача, но есть и другая область, где Капайлот экономит еще больше скрытого времени. Капайлот для финансового закрытия и отчетности – закрытие месяца. Каждый финансовый отдел знаком с этим ритмом. Сверка, корректировка, проверка, отчетность, повтор. Это один и тот же танец каждый месяц, который отнимает дни сосредоточенной работы. Капайлот может помочь на каждом этапе этого цикла закрытия. Давайте разберем это подробнее.

Еще до начала закрытия Капайлот выполняет предварительное сканирование. Он выявляет пропущенные операции, необычные транзакции и незавершенные проводки, требующие внимания до начала работы. Представьте, что вы проверяете кухню перед тем, как готовить большой обед. Вы хотите знать, чего не хватает, до того, как начали готовить, а не в процессе. Во время самого процесса закрытия Капайлот берет на себя более практические задачи. Он предлагает счета для записей в журнале и описания на основе ваших исторических данных. Если вы всегда относите предоплаченные расходы на один и тот же счет с тем же описанием, Капайлот запоминает это и предлагает автоматически. Он также отмечает расхождение при сверке, позиции, которые не совпадают, суммы, которые выглядят странно, проводки, которые кажутся неуместными. Окончательное решение остается за вами, но поиск и сбор данных уже выполнены. Теперь этап проверки. Здесь Капайлот по-настоящему раскрывает свой потенциал. Он проводит анализ отклонений и создает простые для понимания пояснения к финансовой отчетности. Вот конкретный пример. Вы просматриваете ежемесячный отчет о прибылях и убытках и видите резкий рост операционных расходов. Вместо того, чтобы час копаться в электронных таблицах, вы спрашиваете Капайлот, объясни отклонения в операционных расходах за этот месяц. Он выдает сводку с тремя основными причинами и их влиянием в денежном выражении.

Возможно, это единовременная плата за консалтинговые услуги. Возможно, это рост расходов на коммунальные услуги. Возможно, это повышение цен поставщикам. Вы получаете ответ за секунды, а не за часы. Теперь давайте проясним, чего Капайлот не делает. Он не заменяет ваше профессиональное суждение. Вам по-прежнему нужно изучить пояснения, проверить цифры и решить, что с ними делать. Капайлот заменяет этап ручного поиска и сбора данных. Тот самый процесс, когда вы открываете пять разных отчетов, выгружаете данные, строите сводные таблицы и пытаетесь собрать все воедино. Именно эта часть отнимает время и силы. Капайлот берет это на себя, чтобы вы могли сосредоточиться на самом анализе. Закрытие периода – это отчет о прошлом месяце. Но что нас ждет впереди? Капайлот для управления денежными потоками и прогнозирования. Почему прогнозирование денежных потоков – это так сложно? Вспомните привычную рутину. Вы выгружаете данные, строите модели в Excel, делаете предположения о сроках оплат клиентов и надеетесь, что не ошиблись. Это реактивный подход.

Вы смотрите на прошлое и пытаетесь угадать будущее. Капайлот работает иначе. Он анализирует то, что уже есть в вашей системе, открытые транзакции, повторяющиеся закономерности, сезонность. Он использует ваши фактические данные для прогнозирования притоков и оттоков денежных средств. Вам не нужно создавать модель с нуля. Прогноз строится на ваших реальных цифрах. Теперь перейдем к практической части. Капайлот заранее выявляет отклонения, необычные задержки платежей, неожиданные скачки расходов. Клиент, который обычно платит через 30 дней, не заплатил через 45. Капайлот замечает этот подтёрн и обращает ваше внимание на него. Вы видите проблемы с денежными потоками по мере их возникновения, а не в конце месяца. Считайте это финансовым радаром для вашего бизнеса. Он обнаруживает неприятности ещё до того, как они случатся. Далее – сценарное планирование. Здесь Капайлот превращается в инструмент для принятия решений. Вы можете спросить, что будет с деньгами, если мы замедлим сбор дебиторской задолженности на 10 дней. Или, что, если мы ускорим выплаты ключевым поставщикам. Капайлот анализирует данные и показывает результат. Вы тестируете разные гипотезы, не создавая отдельные модели для каждой из них. Это меняет роль финансового специалиста. Вместо того, чтобы тратить время на объяснение прошлого, вы думаете о том, что может произойти. Это переход от реактивной отчётности к проактивным решениям.

Это Капайлот внутри ФИО. Но Капайлот также работает в вашей почте и электронных таблицах. Капайлот для управления расходами и кредиторской задолженностью. Давайте поговорим об отчётах по расходам. Вы знаете, как это бывает. Кто-то даёт вам смятый чек. Вы вводите сумму, дату, название продавца и категорию. Затем проверяете политику компании и отправляете на утверждение. Каждый отдельный чек. Каждый раз. Капайлот использует оптическое распознавание символов, OCR, чтобы отсканировать чек. Капайлот автоматически извлекает сумму, дату и название продавца. Он создаёт отчёт о расходах, соответствующие правилам, без вашего участия. Затем он проверяет каждую строку на соответствие политике компании. Он помечает любые несоответствия. Питание сверх лимита, расходы на отель, требующие предварительного одобрения. Он выявляет это на ранней стадии. В расчётах с кредиторами ситуация похожая. Поступают счета фактуры. Капайлот помогает их загрузить. Предлагает коды главной книги и запускает нужные процессы утверждения. Вам не нужно вручную кодировать каждый счёт и направлять его на согласование.

Капайлот берёт настройку на себя. Специалист по расчётам только проверяет и подтверждает. Вот распространённый сценарий. Поставщик присылает по электронной почте запрос на изменение заказа на закупку. Например, они могут поставить 50 единиц вместо 30 или изменилась цена. В старом рабочем процессе кто-то открывал заказ, обновлял строку, снова отправлял на утверждение и отвечал поставщику. С Капайлот система сама обнаруживает изменения. Она показывает разницу рядом для сравнения. Затем спрашивает, хотите ли вы применить изменения. Вы проверяете и нажимаете «Подтвердить». Капайлот выполняет всё остальное. Заказ на закупку обновляется. Запускается рабочий процесс утверждения. Поставщик получает уведомления. В итоге это означает меньше ручного ввода данных и меньше ошибок при наборе. Бухгалтер по-прежнему всё проверяет и утверждает. Но рутинная часть, ввод, маршрутизация и проверка политик выполняются автоматически. Всё это звучит отлично, но есть требования, о которых нужно знать перед началом. Что нужно, чтобы запустить Капайлот?

Давайте обсудим, что именно требуется для работы Капайлот в D365F и О. Я не буду утомлять вас с техническими характеристиками, но основы знать нужно, чтобы не застрять на полпути. Во-первых, ваша версия D365F и О должна быть 10, 0, 38 или выше. Если у вас более старая версия, это серьёзное препятствие. Обходных путей нет. Затем должна быть включена интеграция с Power Platform и Dataverse. Именно так Капайлот видит ваши данные F и О. Представьте Dataverse как мост между вашей ERP-системой и уровнем E. Нет моста, Капайлот ни с чем работать. Затем нужно включить определенные возможности в управлении функциями. Рабочая в область дебиторской задолженности и сводки не включены по умолчанию. Вы заходите и переключаете нужные тумблеры. Теперь о лицензировании. Это то, что часто застаёт людей врасплох. Для Капайлот требуется лицензия Microsoft 365 Капайлот в дополнение к вашей существующей лицензии D365. Это отдельные расходы. Нужно учитывать это в планировании с первого дня. И ваша среда должна быть облачной.

Локальные развертывания не подходят. Если вы всё ещё работаете локально, сначала нужно перейти в облако, прежде чем Капайлот станет доступен. Я перечисляю это не для того, чтобы вас обескуражить. Я говорю это, чтобы вы понимали, с чем имеете дело. Эти требования понятны и достижимы, но они реальны, и их игнорирование приведёт к трудностям в будущем. Когда Капайлот заработает, главный вопрос будет в том, как заставить вашу команду действительно им пользоваться. Как заставить людей действительно им пользоваться. Над этой цифрой стоит задуматься. В организациях, внедряющих Microsoft 365 Капайлот, лишь около 35% лицензированных пользователей активно применяют его без целенаправленного планирования внедрения. Это значит, что примерно двое из трёх сотрудников, имеющих доступ, никогда его не открывают. У них есть лицензия, они за неё платят, но никогда не притрагиваются. Самая частая ошибка – включить Капайлот, не адаптировав его к существующим процессам. Вот честная правда. Капайлот одинаково усиливает как хорошие, так и плохие процессы. Если ваш рабочий процесс взыскания задолженности не в порядке, Капайлот его не исправит. Он лишь поможет вам быстрее создавать невнятные письма.

Сначала нужно упорядочить процессы, а уже потом позволить Капайлот их ускорить. Так что же действительно работает? Начните с целевых пилотных проектов. Выберите 2-3 важных рабочих процесса – взыскание долгов, закрытие месяца, обработка расходов, и сначала внедрите Капайлот в этих командах. Не давайте доступ сразу всем. Начните с малого, докажите эффективность, а затем расширяйтесь. Обучайте команды сценарием, а не функциям. Не проводите тренинг под названием «Что может Капайлот?». Проведите его под названием «Как закрыть месяц в два раза быстрее». Покажите людям, как именно Капайлот вписывается в их повседневную работу. Это запоминается лучше всего. И назначайте лицензии целым командам, а не отдельным сотрудникам. Когда команда учится вместе, они делятся советами, сравнивают результаты и мотивируют друг друга использовать инструмент чаще. Взаимное обучение стимулирует внедрение гораздо сильнее, чем любой тренинг.

Давайте соберем все это воедино. Общая картина, как все это связано. Дело в том, что Капайлот – это не один выключатель, который нажал, и все вдруг изменилось. Это набор помощников, распределенных по FIO, Excel, Outlook и Teams. Каждый из них выполняет свою конкретную задачу. Взыскание в FIO, отчет о расходах через Outlook, анализ денежных потоков в Excel. Разные инструменты, но они созданы для совместной работы. В этом и заключается настоящая сила в интеграции. Представьте обычную цепочку действий. Вы в FIO, и Капайлот выдает вам сводку по просроченной задолженности клиента. Затем вы переходите в Outlook, чтобы составить письмо напоминания, и Капайлот берет те же данные и пишет его за вас. Клиент отвечает, данные по спорам обновляются прямо в Outlook, и изменения автоматически синхронизируются с FIO. Вы не выходили из рабочего процесса, данные перемещались вместе с вами. Вот что финансовым командам важно понять.

Капайлот соблюдает ваши текущие роли безопасности. Он показывает только то, на что у пользователя уже есть права доступа. Специалисты по взысканию видят своих клиентов, контролеры – всю книгу учета, а бухгалтеры – по расчетам с поставщиками счета. Капайлот не создает новых прав доступа. Он работает в рамках установленных вами ограничений. Теперь давайте поговорим о том, что это значит для тех, кто выполняет работу. Капайлот не заменяет финансовых специалистов. Он не делает бухгалтерские проводки самостоятельно. Он не одобряет платежи. Он автоматизирует механические задачи, составление сводок, черновиков, сбор данных, чтобы люди могли сосредоточиться на суждениях, переговорах и стратегии. Специалист по взысканию по-прежнему сам решает, как работать со сложным клиентом. Бухгалтер проверяет расхождение и выбирает верные действия, а контролер подписывает закрытие периода. Капайлот берет на себя подготовку, вы – принятие решений. В этом и заключается главный сдвиг. Финансовые команды всегда отлично отвечали на один вопрос – что произошло?

Капайлот помогает им перейти к более важному. Что нам с этим делать? Итак, это Капайлот в D365F и О. Это не отдельный инструмент, который нужно изучать. Это просто набор и помощников, встроенных в рабочие процессы, которые финансисты уже используют. Взыскание задолженности, закрытие периодов, управление расходами, отчетность, прогнозирование. Если вы работаете в финансах, а ваша организация использует D365F и О, вот ваша самая эффективная отправная точка. Начните на этой неделе с рабочей области по взысканию задолженности. Откройте карточку одного клиента. Прочитайте сводку от И. Составьте один черновик письма. Оцените свои ощущения. Подписывайтесь, чтобы узнавать больше о D365 простым языком и оставьте комментарий, если что-то сегодня показалось полезным. Нажмите!