Вы совершили продажу, вы отправили счет, но когда деньги на самом деле поступят на ваш счет? И что будет, если они не поступят? Добро пожаловать в очередной выпуск Крупиц знаний Microsoft на М365FM. Я Мерка Питерс. Сегодня мы разберем дебиторскую задолженность в Dynamics 365 простыми словами. К концу этого выпуска вы проследите баланс одного клиента от продажи до оплаты и увидите, что делает бизнес, когда платеж задерживается. Вот самое простое определение. Дебиторская задолженность очлеживает деньги, которые должны вам клиенты, а также поступающие от них платежи. Представьте это как картотеку для денег внутри вашего бизнеса. У каждого клиента есть своя папка. В этой папке хранятся их счета, платежи, сроки оплаты и вся последующая работа. Конечно, в электронной таблице можно перечислить эти данные, но она не может надежно связать новую продажу, согласованный срок, банковский платеж и кредитное решение во всей компании. Dynamics 365 финанс может. Итак, начнем с самого начала с учетной записи клиента. Первая учетная запись клиента – отправная точка для каждого счета. Представьте, что вы работаете с клиентом под названием Nordwind Equipment. Прежде чем они смогут оформить заказ, Dynamics 365 потребуется нечто большее, чем просто имя и номер телефона. Системе нужны финансовые правила ведения бизнеса с Nordwind. Учетная запись клиента – это та самая подписанная папка в нашей картотеке. В ней хранятся все данные, которые сообщают Dynamics 365, кто такой клиент, куда отправлять счета, как они обычно платят и какой объем кредита компания готова им предоставить. Это может показаться базовой настройкой, но она предотвращает массу путаницы в будущем. Например, в учетной записи хранится адрес клиента для выставления счетов. Часто он отличается от адреса доставки.

Оборудование может быть отправлено на завод, а счета – в финансовый отдел. Там также хранятся условия оплаты. Условия оплаты отвечают на простой вопрос. Сколько времени у клиента есть на оплату? Nordwind может платить в течение 30 дней. Другой клиент может платить авансом. Более крупный клиент может договориться о 60 днях. Как только эти условия внесены в учетную запись, Dynamics 365 автоматически рассчитывает срок оплаты. Никому не нужно искать цепочки электронных писем или гадать, отчитываются ли 30 дней с даты заказа, даты доставки или даты счета. Система просто это знает. И вот в чем дело. В учетной записи клиента также хранится обычный способ оплаты. Если Nordwind платит банковским переводом, а другой клиент – кредитной картой, финансовая команда следует правильному процессу в момент оплаты. Им не приходится рассматривать каждого клиента как разовый случай. И еще есть кредитный лимит. Кредитный лимит – это максимальная сумма, которую компания готова позволить клиенту задолжать единовременно. Представьте себе стойку регистрации в офисном здании. Администратор проверяет, разрешен ли кому-то доступ на другой этаж. Не то, приятный ли это посетитель, а просто позволяют ли правила его пропустить.

Здесь та же идея. Кредитный лимит устанавливает четкую границу для отделов продаж и финансов. Nordwind может быть надежным клиентом, но если они уже должны крупную сумму, компании стоит повременить, прежде чем принимать еще один большой заказ. За кулисами Dynamics 365 также использует группы клиентов и профиль разноски. Пусть вас не пугают эти названия. Группа клиентов – это просто способ объединить похожих клиентов. Розничные клиенты – в одну группу, оптовые – в другую. Так компания может применять общие правила там, где это целесообразно. Профиль разноски – это бухгалтерское правило, которое указывает Dynamics 365, на какие финансовые счета записывать долг при поступлении счета фактуры. Обычно вы не увидите эту работу как продавец или клиент, но финансовый отдел полагается на нее, потому что в бухгалтерских книгах каждая сумма должна быть на своем месте. А вот в чем настоящая сила. Учетная запись клиента связывает отдел продаж с финансовым отделом. Продавец может создать заказ для Nordwind, и финансистам не нужно будет воссоздавать эту информацию позже. Они видят клиента, условия оплаты, кредитную позицию и сумму к оплате. Все связывается автоматически. В этом разница между списком контактов и учетной записью клиента. Список контактов помогает вам позвонить кому-то. Учетная запись клиента фиксирует финансовые отношения, включая правила, которые регулируют процесс продаж этой компании.

Поэтому, как только Nordwind что-то покупает, Dynamics 365 должна превратить эту продажу в надлежащий запрос на оплату. 2. Создание счета фактуры – превращение продажи в задолженность. Так в чем разница между заказом и счетом фактуры? Заказ говорит о том, что хочет клиент, а счет фактура – о том, что он должен заплатить. Вот в чем дело. Счет фактура создает открытый баланс на учетные записи клиента. Как только он разнесен, вы официально выставляете им счет, и отдел дебиторской задолженности может отслеживать платежи. Давайте вернемся к Nordwind Экипмент. Они заказали 10 единиц оборудования, ваш отдел продаж регистрирует заказ, склад готовит товары, а вы их отправляете. Теперь оборудование у Nordwind. В этот момент вам нужна четкая запись о том, что они купили, сколько это стоит и когда наступает срок оплаты. Такой записью является счет фактура клиента. Большинство счетов фактур в Dynamics 365 финанс создаются непосредственно на основе заказа на продажу. Это позволяет сохранить связь счета фактурой с исходной продажей. Товары клиента, цены, количество и все согласованные правила уже есть в системе. Вам не нужно, чтобы кто-то заново вводил эти данные в отдельную систему выставления счетов. Как только товар отгружен или услуга достигла этапа, подлежащего оплате, вы создаете счет на основе этого заказа на продажу. Точные сроки зависят от того, как работает ваша компания. Некоторые компании выставляют счета при отгрузке, другие – после завершения этапа работ. Консалтинговая фирма может выставить счет после выполнения определенного этапа.

Dynamics 365 следует тем процессам, которые вы уже настроили. Возможно, вы слышали термин «счет на основе упаковочного листа». Упаковочный лист подтверждает, что физически покинуло склад и перешло на стадию доставки. Если ваша компания выставляет счета на основе фактически отгруженных товаров, в счете можно использовать эти подтвержденные данные о доставке. Это позволяет избежать распространенные проблемы. Предположим, заказ на 10 единиц, но сегодня отгружено только 8, так как 2 еще ожидают поступления на склад. Если вы выставляете счет на основе упаковочного листа, вы выставляете его только за 8 отгруженных единиц. Вы не берете Smartwind плату за все 10 единиц до того, как они их получат. Заказ по-прежнему важен, но подтвержденная доставка указывает бухгалтерии, что именно должно быть в счете. Но не каждый счет начинается с заказа на продажу. Иногда нужно выставить счет за разовую услугу, не связанную с доставкой. Может быть, Нортвин запрашивает специальный тренинг. Возможно, есть сервисный сбор, плата за проект или корректировка, требующая отдельного счета. Для таких случаев в Dynamics 365 финанс предусмотрен счет со свободным текстом. Свободный текст не означает случайный или неформальный. Это означает, что счет не привязан к заказу на продажу. Вы указываете клиента, статью начислений, сумму, при необходимости данные по налогам и платежную информацию. После разноски он становится обычной суммой задолженности на счете клиента.

Клиент по-прежнему получает полноценный счет. Финансовый отдел по-прежнему видит открытый баланс. А как насчет периодических работ? Предположим, Нортвин платит ежемесячный взнос за обслуживание оборудования. Создание одного и того же счета вручную каждый месяц – это трата времени и риск допустить мелкие ошибки. Биллинг подписок использует графики выставления счетов для обработки регулярных платежей. Вы настраиваете соглашение и график оплат, а затем Dynamics 365 создает счета по мере наступления каждого периода. Это дает вам надежный способ выставления счетов за регулярные услуги, а клиент получает счета в соответствии с согласованным графиком. Разноска – это момент, который меняет статус продажи. Она записывает сумму на счете клиента Нортвин как сумму задолженности. Она также отправляет сумму в финансовые отчеты компании, где видно, что продажа выставлена в счет, а оплата еще не поступила. Счет больше не является черновиком, который кто-то может случайно изменить. Теперь он является частью финансовой отчетности.

Давайте разберем на конкретном примере. Нортвинд заказывает оборудование на сумму 10 тысяч долларов. Сначала отгружаются 8 единиц товара, поэтому вы выставляете счет на эти 8 единиц. В счете указаны сумма, срок оплаты и инструкции по платежу. Нортвинд получает счет, а Dynamics 365 фиксирует эту же сумму как открытую задолженность на их счете. Эта общая запись позволяет отделу продаж, сотрудникам склада и финансовому отделу работать с одной и той же транзакцией. Больше никаких споров из-за разных версий файлов, однако счет – это лишь запрос на оплату. Следующая задача – распознать поступивший платеж и привязать его к нужному открытому сальдо. Два. Три. Получение и сопоставление платежей. Закрытие соответствующего счета. Поступление платежа кажется простым процессом. Баланс на банковском счете увеличивается, значит, работа сделана. Верно. Не совсем. Финансовому отделу нужно ответить на два вопроса. Кто отправил деньги и какой открытый счет или счета должны быть закрыты этим платежом?

Представьте, что Нортвинд оплачивает счет за оборудование. В банковской выписке платеж может отображаться с кратким комментарием, суммой и датой. Если не сопоставить этот платеж с открытой задолженностью Нортвинд, система будет показывать наличие денег на счете, одновременно указывая, что Нортвинд все еще должен. Эти записи должны встретиться. Dynamics 365 финанс поддерживает несколько способов оплаты для клиентов. Вы можете получать наличные, чеки, платежи по кредитным картам, банковские переводы или переводные векселя, официальные платежные документы, используемые в некоторых бизнес-процессах. Каждый метод проходит свой собственный путь к финансовым записям. Банковский перевод может появиться в выписке по счету. Чек может потребовать регистрации до того, как банк его проведет. Оплата карты может поступить через платежный сервис. Dynamics 365 предоставляет финансовому отделу место для регистрации данных о платежах по нужному клиентскому счету. Таким местом часто является журнал платежей клиентов. Журнал звучит как бумажная книга учета, но в Dynamics 365 это просто контролируемая область для ввода и проверки платежей перед их проведением. Финансовый отдел фиксирует клиента, сумму, способ оплаты, банковский счет и любые данные, сопровождавшие платеж. Затем идет термин, который часто звучит сложнее, чем есть на самом деле «выверка». «Выверка» означает сопоставление платежа со счетом, который он оплачивает. Нортвинт оплачивает точную сумму по счету за оборудование. Финансовый отдел выбирает платеж и открытый счет, а затем проводит их выверку. После проведения счет больше не отображается как неоплаченный. Платеж закрыл его. Сальдо клиента уменьшается на соответствующую сумму. Это важно, потому что платеж без выверки может оставить открытый счет висеть на аккаунте, даже если деньги уже получены. Это ведет к плохим отчетам, ненужным напоминаниям и неловким звонкам клиентам, которые уже заплатили. Иногда платеж не покрывает весь счет целиком. Возможно, Нортвинт оплатит часть суммы сейчас, а остальное – позже. Dynamics 365 позволяет закрыть поступившую сумму по счету, оставляя неоплаченную часть открытой. Счет не исчезает только потому, что поступила часть денег. Финансовый отдел точно видит, какая сумма осталась. Это гораздо лучше, чем по ошибке пометить счет как полностью оплаченный, а потом пытаться вспомнить недостающую сумму в заметках или отдельной таблице. Во многие компании банковские платежи поступают в большом количестве. Ручная проверка каждого перевода и каждого открытого счета отнимает время, особенно когда клиенты оплачивают несколько счетов сразу или указывают не вполне понятное назначение платежа.

В Dynamics 365 для этой работы есть журнал выверки платежей. Сотрудники могут импортировать банковскую выписку и использовать ее для сопоставления входящих платежей с открытыми счетами клиентов. Платежные реквизиты, суммы, данные клиентов и правила сопоставления помогают системе определить, к какому счету относится платеж. Вы все равно проверяете результат – это важный этап. Автоматизация сокращает поиск, но ответственность за то, что платеж закрывает нужный счет, остается на финансовом отделе. Если клиент отправляет один платеж за несколько счетов, ответственный сотрудник может распределить этот платеж по этим счетам. Если в назначении платежа указан неверный документ, его можно исправить перед проводкой. Цель не в том, чтобы исключить участие человека, а в том, чтобы избавить сотрудников от бесконечного поиска в банковских файлах и списках счетов. Теперь представьте, что Нортвинд ведет деятельность через несколько компаний в рамках одной бизнес-группы. Одно юридическое лицо может продавать оборудование, а центральная финансовая компания – получать платежи для всей группы.

Dynamics 365 поддерживает централизованные платежи для таких ситуаций. Платеж можно зарегистрировать в одном юридическом лице от имени другого. Компании не нужно делать вид, что деньги сначала поступили в продающую организацию или вести этот процесс вне системы. Записи могут показать, где был получен платеж и какую задолженность клиента он закрывает. Это упрощает общую финансовую работу, особенно когда несколько компаний используют единую группу по работе с денежными средствами. Таким образом, полный процесс оплаты – это больше, чем просто регистрация денег в банке. Dynamics 365 связывает клиента, платеж и счет, пока баланс не будет закрыт или пока остаток не укажет финансовому отделу на необходимость дальнейших оплат. На этом сегодняшний платеж закрыт. Следующий вопрос возникает перед следующей продажей. Стоит ли компании позволять клиенту занимать еще больше? Четвертое – управление кредитами, принятие решения о продолжении продаж. Итак, вы получаете платеж, и он гасит старый баланс. Довольно просто, правда. Но вот что управление кредитами спрашивает перед тем, как перейти к следующему заказу. На какой еще риск готова пойти ваша компания? Вспомните стойку регистрации в отеле. Гость хочет остаться еще на одну ночь, поэтому персонал проверяет бронирование, статус оплаты и правила, прежде чем выдать новую карту от номера. Именно так работает управление кредитами в отношении заказов на продажу.

Система не оценивает, является ли Нортвинд Экипмент хорошим клиентом в целом. Она просто сверяет их текущее финансовое положение с правилами, установленными в вашей компании. Одно из этих правил – кредитный лимит. Кредитный лимит – это максимальная сумма, которую клиент может быть должен в любой момент времени. Так, если у Нортвинд лимит 50 тысяч долларов, а долг уже 45 тысяч, новый заказ на 20 тысяч долларов требует внимания. Клиент все еще может оформить заказ, но ваш бизнес не должен упускать это решение из виду. Dynamics 365 может проверять ни один показатель. Она анализирует открытые счета, сроки просрочки платежей, стоимость нового заказа и доступный для клиента кредитный лимит. Клиент, который платит вовремя, может иметь запас по кредиту, в то время как у другого клиента лимит не превышен, но есть счета с серьезной просрочкой. Это разные риски. При срабатывании правила Dynamics 365 может поставить заказ на кредитное удержание, приостанавливая его до отправки товаров или выполнения неоплаченных работ.

Отдел продаж видит удержание, финансовый отдел – его причину, и никто не узнает о проблеме постфактум, когда товар уже отгружен. Кредитное удержание не означает, что заказ отклонен навсегда. Это означает, что его нужно пересмотреть. Возможно, Нортвинт подтвердил оплату, или финансовый менеджер знает об ошибке в счетах, или клиент попросил временное увеличение лимита из-за крупного проекта. Уполномоченный персонал может разблокировать заказ при наличии веских причин. Это важно, поскольку бизнес-правила должны учитывать реалии жизни. Система может остановить автоматическое решение, но ответственные сотрудники решают, что делать дальше, оставляя четкий след своего решения. Здесь отделы продаж и финансов должны работать с единой картиной данных. Отделу продаж важно поддерживать клиента, особенно с крупным заказом, а финансом – защитить компанию от накопления невозвратных долгов. Никому не нужно доказывать свою правоту в споре. Им просто нужно видеть заказ, неоплаченную сумму и кредитные правила в одном месте. Многие слышат управление кредитами и думают, что это значит отказ клиентам. Это не так, это значит установить безопасные границы, прежде чем задержка платежа превратится в серьезную проблему. Вы по-прежнему можете поддерживать надежных клиентов, одобрять исключения и продавать уверенно. Вы просто перестаете увеличивать долг, не проверив предварительно все факты.

Как только срок оплаты по счету истекает, на смену профилактики приходит контроль. Пятое – взыскание задолженности и споры, как получить оплату, не теряя клиента. Когда наступает срок оплаты, задача меняется. Компания больше не решает, предоставлять ли кредит. Ей нужен ясный и уважительный способ запросить средства, срок оплаты которых уже вышел. Dynamics 365 финанс переносит эту работу на страницу взыскания задолженности. Представьте это как общий рабочий стол для просроченных счетов клиентов. Вместо того, чтобы один сотрудник вел записи в почте, другой очлеживал звонки в таблице, а кто-то еще проверял счета в финансах, команда видит баланс клиента и историю действий в одном месте. Это меняет характер общения. Агент по взысканию работает со списками, созданными по критериям, которые позволяют найти клиентов с просрочкой на определенное число дней, превышающие нужную сумму или требующие внимания по правилам компании. Таким образом, команде не нужно гадать, кому звонить в первую очередь. Для каждого клиента агент может принять меры, отправить напоминания, создать письмо о задолженности, написать по электронной почте или запланировать телефонный звонок. Цель состоит не в том, чтобы рассылать гневные сообщения. Большинство задержек платежей начинаются с обычных вещей. Например, счет попал не в тот почтовый ящик, клиенту нужна копия или отдел платежей пропустил срок. Спокойное напоминание может многое решить. Иногда клиент отвечает обещанием оплатить в следующую пятницу. Dynamics 365 позволяет зафиксировать это как обещание платежа, чтобы команда знала о договоренности и могла проверить, поступили ли деньги вовремя. Без такой записи следующий агент может позвонить тому же клиенту на следующее утро, не зная, что дата уже согласована. Спорные ситуации требуют такого же внимательного подхода. Спор означает, что клиент оспаривает весь счет или его часть. Возможно, из-за неверной цены, недопоставки товаров или потому, что счет включает работы, которые клиент не утверждал. Худшее, что можно сделать, это позволить проблеме затеряться в почтовом ящике. Dynamics 365 позволяет пометить счет как спорный и держать его на виду при работе с задолженностью. Команда может отслеживать статус и процесс решения проблемы, вместо того, чтобы принимать молчание за повод продолжать отправку одних и тех же напоминаний.

Это также помогает бизнесу выявлять повторяющиеся проблемы. Если несколько клиентов оспаривают один и тот же тип начислений, финансовый отдел узнает нечто большее, чем просто факт задержки оплаты. Возможно, отделом продаж, доставки, биллинга или обслуживания клиентов нужно исправить процесс, порождающий такие споры. Для взыскания также используются отчеты о старении дебиторской задолженности, которые сортируют неоплаченные суммы по длительности просрочки. Вы можете видеть суммы к оплате сейчас,

эти временные интервалы помогают команде понять, какие задолженности требуют внимания, прежде чем они перерастут в гораздо более сложный разговор. Счет, просроченный на два дня, не всегда требует такой же реакции, как тот, который не оплачен в течение трех месяцев. Финансовый отдел также может использовать прогнозы платежей, если они доступны, чтобы оценить, будут ли открытые счета оплачены вовремя, с опозданием или с большой задержкой, основываясь на прошлых платежах и данных клиента. Отчет о дебиторской задолженности показывает то, что уже произошло, а прогноз помогает команде определить приоритеты до того, как очередная просрочка создаст проблему. Это не заменяет необходимость принятия решений. Это дает отделу по работе с задолженностями дополнительный сигнал, когда им нужно сделать выбор из длинного списка счетов. Цель проста – взимать средства стабильно и прозрачно, относясь к клиенту как к человеку, а не как к номеру дела.

А теперь давайте разберем весь процесс на одном простом примере. 6. Один счет. Один связанный процесс. Общая картина. Итак, давайте проследим, что происходит, когда Нортвинд размещает заказ, ваша система обрабатывает его, и как только наступает согласованный момент выставления счета, счет отправляется клиенту. В учетной записи клиента уже указаны условия оплаты, поэтому Dynamics 365 автоматически рассчитывает срок платежа на основе правил, согласованных с Нортвинд. Финансовый отдел видит открытую сумму, а клиент получает четкий запрос на оплату. Это начало процесса. Через несколько недель Нортвинд отправляет банковский платеж с указанием номера счета. Финансовый отдел сопоставляет платеж со счетом, а затем закрывает его. Открытый баланс закрывается, и в учетной записи клиента отображается, что эта часть сделки завершена. Никаких ручных сверок не требуется. Но что происходит, если все идет иначе?

Если Нортвинд пропускает срок оплаты, счет переходит в отдел по работе с задолженностями. Сотрудник отправляет напоминание, Нортвинд отвечает, что часть начислений неверна, и команда фиксирует спор, вместо того, чтобы рассматривать это как необъяснимую просрочку платежа. Все видят одинаковый статус и знают, какое действие предпринять дальше, потому что вся информация находится в одном месте. В этом преимущество Dynamics 365 финанс. Здесь ничто не остается разрозненным. Заказы на продажу, счета, платежи, проверки кредитоспособности и работа по взысканию – все это связано с одними и теми же отношениями с клиентом, поэтому вам не нужно искать информацию в разных системах. Это означает более быстрые решения и меньше ошибок. Раньше данные были разбросаны по таблицам, папкам электронной почты, бумажным заметкам и банковским файлам, и люди тратили время, выясняя, какая версия верна. Dynamics 365 сохраняет целостность данных, предоставляя единый обзор взаимодействия с клиентом от начала до конца. Дебиторская задолженность – это значит знать, кто должен вам деньги, когда наступает срок оплаты, что уже произошло и что нужно сделать дальше. Если какой-то элемент отсутствует, компания может много продавать, но все равно не понимать, где ее деньги. Вот почему этот связанный процесс так важен. Заключение. Держите внутренние финансы под контролем.

Счет лишь запускает процесс. Очлеживает ли ваша дебиторская задолженность поступления средств до закрытия баланса или принятия мер по неоплате? Контроль за этими деньгами внутри компании критически важен для здоровья бизнеса. Я Мирко Питерс. Подпишитесь на Microsoft Knowledge Magnets на М365FM. Затем посмотрите связанный эпизод Dynamics 365 финанс на экране, чтобы и дальше прояснять все простыми словами.