Добро пожаловать на очередной выпуск рубрики «Полезные знания» на М365FM. Я ваш ведущий, Милка Питерс. Сегодня мы поговорим об управлении запасами. Запасы, которые вы не видите, могут стоить вам денег. Можете ли вы прямо сейчас ответить на пять вопросов об одном товаре на вашем складе? Сколько их у вас? Где они находятся? Можете ли вы их продать? Кому они принадлежат? И какова их стоимость? Для большинства компаний эти ответы находятся в совершенно разных местах. В электронной таблице одно число, складской учет показывает другое, а у финансового отдела третья цифра. Представьте, что управление запасами в Dynamics 365 – это общий архив для каждой коробки, деталей и продукта, с которыми работает ваша компания. Когда товар перемещается, перемещается и его запись. К концу этого выпуска вы проследите путь одного товара от поставки от поставщика до отгрузки клиенту, включая все связанные с ним финансовые показатели.

Почему существует управление запасами? Представьте, что вы продаете кофемашины. Клиент делает заказ, но на складе ничего не осталось. Однако отдел продаж все равно обещает дату доставки. Отдел закупок спешно звонит поставщику, а клиент может решить купить товар в другом месте. Это и есть нехватка запасов. Малое количество запасов означает задержки заказов, упущенные продажи и недовольных клиентов. Это также может полностью остановить производство. Если вы собираете машины и у вас заканчивается одна мелкая деталь, вся линия может простаивать. Но заполнение каждой полки излишками запасов не решает проблему. Каждая коробка на полке – это деньги, которые ваша компания уже потратила. Вы платите за их хранение, а некоторые товары могут сломаться, испортиться, выйти из моды или просто перестать продаваться. Эти деньги нельзя использовать для оплаты поставщикам, финансирования нового проекта или выдачи зарплаты, пока они лежат на складе.

Управление запасами помогает найти золотую середину. Вам нужно достаточно запасов для удовлетворения спроса клиентов, но не настолько много, чтобы ваш склад превратился в очень дорогое хранилище. Инвентарь – это не только готовые продукты для клиентов. Производитель мебели учитывает дерево, шурупы, ткань и краску как сырье. Как только рабочие начинают собирать стул, эти частично готовые изделия становятся незавершенным производством. А когда стул готов к продаже, он становится готовой продукцией. Компания также может отслеживать запасные части, чистящие средства, упаковку или детали для обслуживания. Они могут не входить в конечный продукт, но бизнесу они все равно нужны для работы. Теперь представьте старый способ ведения дел. Отдел закупок ведет список заказанного. Склад учитывает поступившие, продажи следят за заказами клиентов, производство отчитывается об использовании, а финансы считают расходы.

Каждая команда работает усердно, но из-за разных списков цифры расходятся. Кто-то получает поставку, но обновляет электронную таблицу позже. Кто-то перемещает палету на другой склад, но забывает сообщить отделу продаж. Кто-то отгружает заказ, но финансовый отдел видит затраты только через несколько дней. Это порождает споры вокруг простого вопроса, сколько у нас на самом деле товара. Управление запасами в Dynamics 365 предоставляет этим командам единый общий учет. Отдел закупок фиксирует приход товара, склад, перемещение, продажи, отгрузки, производство, расход материалов, а финансы видят стоимость этих операций. Больше никому не нужно создавать новую версию одной и той же таблицы каждую пятницу. Цель не в том, чтобы сделать склады технологичнее, а в том, чтобы дать людям актуальный общий ответ, когда он им нужен. Можем ли мы выполнить этот заказ? Куда нам отправить следующую поставку? Почему фактическое количество товара не совпадает с данными в системе?

Чтобы ответить на эти вопросы, Dynamics нужно больше, чем название товара и количество. Нужна четкая запись о том, что изменилось при каждом перемещении единицы товара. Цифровая запись для каждой позиции. Добро пожаловать в очередной выпуск «Микрознания» от Microsoft. Здесь, на M365FM. С вами ведущий Марка Питерс. Сегодня мы говорим о том, что происходит внутри Dynamics 365, когда запасы перемещаются из одного места в другое. Итак, что именно записывает Dynamics 365, когда товар меняет владельца или местоположение? Вот самое простое определение. Система очлеживает пять параметров, сколько у вас товара, где он находится, можно ли его использовать, кто им владеет и какова его стоимость. Звучит просто, но каждая часть отвечает на отдельный бизнес-вопрос. Давайте разберем это подробнее. Количество показывает, сколько кофемашин в наличии. Местоположение отвечает на вопрос, в каком здании, на складе или на полке они находятся.

Статус сообщает, можем ли мы их продать или они ждут проверки. Владение объясняет, принадлежат ли нам эти машины или поставщик просто хранит их здесь. А стоимость отвечает на вопрос, какова ценность этих запасов. Отправной точкой для всего этого является карточка товара. Каждая позиция должна иметь идентификатор внутри системы. Обычно это номер артикула и четкое описание. Вы также определяете единицу измерения, часы, штуки, коробки, палеты, килограммы или метры. Именно здесь мелочи могут превратиться в большие проблемы. Если отдел закупок покупает кофейные фильтры коробками, а продажи продают их упаковками, Dynamics должна понимать соотношение этих единиц. Иначе одна команда будет считать, что у нее 10 коробок, а другая, что 10 отдельных фильтров. Это верный путь к путанице. Некоторые товары также имеют свои вариации. Футболка может быть размера S, M или L, она может быть черной, синий или белой.

Один товар может иметь разные размеры, цвета, стили или конфигурации. Система может учитывать каждую комбинацию как отдельную складскую единицу. Таким образом, у вас не просто одна футболка. У вас может быть 12 черных футболок размера M на одном складе и 6 белых футболок размера L в другом месте. Именно такие детали важны, когда клиент просит что-то конкретное. Dynamics использует складские аналитики, чтобы систематизировать эти данные. Этот термин звучит технически, но по сути это метки, которые помогают системе отличать один товар от другого. Они отвечают на два практических вопроса. Где находится товар и что это за конкретный товар? Давайте разберем основные компоненты. Во-первых, существуют складские аналитики. Они описывают место, где находится товар. Dynamics позволяет отслеживать площадку, склад и конкретное местоположение на этом складе. Представьте это как адрес товара. Площадка представляет собой крупный объект, например, завод или распределительный центр.

На этой площадке у вас может быть несколько складов. Например, один для приемки, один для готовой продукции и один для возвратов. Затем можно углубиться еще больше. Местоположение указывает на точную точку внутри склада, проход, стеллаж, полку и ячейку. Вместо того, чтобы говорить работнику склада, детали где-то на складе, система может сказать, проверьте проход 4, стеллаж 2, полку 3, ячейку 1. Это экономит время, когда нужно быстро найти товар. Складские аналитики говорят, где товар находится, а аналитики отслеживания, какой это именно товар. Номера партий, иногда называемые серийными номерами лотов, объединяют товары, которые поступили или были произведены вместе. Они важны, если у товаров есть сроки годности, результаты тестов или данные поставщика, которые могут понадобиться позже. Представьте, что пищевая компания получает две поставки одного и того же товара. Банки выглядят одинаково, но одна партия годна до июня, а другая – до сентября.

При возникновении проблем с качеством компании нужно найти конкретную партию, не снимая все банки со всех полок. Серийные номера идут еще дальше. Серийный номер идентифицирует один конкретный товар, ноутбук, медицинский прибор или промышленный станок. Это помогает при ремонте, гарантийных требованиях, возвратах и отзывах продукции, так как можно отследить конкретную единицу. Когда вы открываете отчет о наличии в Dynamics, вы не получаете одну общую цифру по всей компании. Вы видите остатки по площадкам, местоположению на складе, партиям, серийным номерам и другим деталям, необходимым вашему бизнесу. Вы также можете видеть, где физически находится товар, доступен ли он для использования, зарезервирован под заказ или удерживается. Вот почему одного только названия продукта недостаточно. Последний компонент – это история транзакции по номенклатуре. Каждый раз, когда товар поступает, отгружается, перемещается, инвентаризируется, корректируется или передается в производство, Dynamics фиксирует транзакцию.

Эта история дает возможность разобраться в ситуации, а не гадать. Если количество кажется неверным, вы можете просмотреть запись по товару и спросить, какое перемещение изменило это число. В этом и заключается волшебство. Далее проследим за одним товаром в его повседневном пути, ведь эти записи гораздо проще понять, когда запасы начинают перемещаться. От поставки от поставщика до заказа клиента. Представьте, что ваша компания по производству кофемашин заказывает 100 водяных насосов у поставщика. Путешествие начинается с заказа на закупку. В нем фиксируется, что именно вы ожидаете, сколько единиц заказали, кто их пришлет и куда они должны прибыть. Еще до того, как грузовик доедет до вашего здания, у бизнеса уже есть четкое понимание ожиданий. Это важно, потому что ожидаемая поставка – это еще не те запасы, которые можно продать. Когда груз прибывает, кто-то сверяет поставку с заказом на закупку.

Прислал ли поставщик нужные насосы? Прислали они 100 штук или 98? Прибыли ли они на нужный склад? Как только поступление товаров зарегистрировано, Dynamics узнает, что насосы физически прибыли. Система может увеличить запись о физических запасах, но это не всегда означает, что насосы готовы к заказу клиента. Некоторые товары сначала требуют проверки. Пищевая компания может проверить партию на наличие повреждений или сроков годности. Производитель может протестировать деталь перед тем, как она пойдет в производство. Компания, работающая с регулируемыми товарами, может потребовать доказательства того, что поставка соответствует правилам. В Dynamics запасы могут быть помещены в карантинную зону или получить статус, препятствующий их использованию раньше времени. Сотрудники склада видят, что насосы прибыли. Отдел продаж и производства также видит, что они пока недоступны. Это позволяет избежать неприятной ошибки, когда клиенту обещают товар, который еще требует одобрения.

После проверки насосы перемещаются из зоны приемки в обычное место хранения. Это называется размещением, хотя реальная работа может потребовать вилочного погрузчика, тележки или того, что кто-то донесет небольшую коробку до полки. Это перемещение имеет значение. Зона разгрузки – не то место, где насосы должны находиться следующие 6 месяцев. Складской команде нужно, чтобы они лежали в нужном месте, чтобы их можно было найти, когда поступит заказ. Dynamics фиксирует внутренние перемещения из зоны приемки в назначенное место на складе. Теперь представьте, что спрос изменился на другой площадке. На вашем главном складе хранится 80 насосов. Сервисному центру в другом городе нужно 20 штук для ремонтных работ. Вы же не хотите, чтобы сервисная команда просто взяла их с полки в надежде, что кто-то обновит список позже. Заказ на перемещение фиксирует запрос и движение товаров между складами или объектами.

Пока товары в пути, Dynamics может учитывать их как перемещаемые. Они не исчезли, но еще не прибыли в пункт назначения. Это дает обеим сторонам более ясную картину. Отправляющий склад знает, что запас убыл. Принимающий склад знает, чего ожидать. Если груз прибыл не в полном объеме, разница фиксируется, и ее можно расследовать. Затем клиент оформляет заказ. Заказ на продажу сообщает бизнесу, что нужно клиенту и когда это требуется. Если запас есть и бизнес решает выделить его для этого клиента, Dynamics может зарезервировать количество. Резервирование означает, что эти насосы больше не являются общим запасом. Они откладываются под конкретный заказ, чтобы другой менеджер не пообещал те же единицы кому-то еще. Это особенно важно при низком уровне запасов или при наличии у клиента крайнего срока доставки. Затем склад отбирает насосы из мест их хранения. Для простых операций сотрудник может распечатать лист комплектации и собрать товары.

На крупном предприятии управление складом может направлять эту работу через мобильное сканирование и складские правила. Учет запасов остается задействованным в любом случае. После отбора заказ проходит через упаковку и отгрузку. Как только товары отгружаны, Dynamics фиксирует, что насосы покинули склад. Доступное количество меняется, а история товара теперь показывает полную цепочку. От получения от поставщика до внутреннего хранения и доставки клиенту. Но реальная складская работа редко идет идеально по прямой линии. Клиент может вернуть насос, потому что он прибыл поврежденным. Сотрудник может обнаружить две сломанные единицы на полке. Во время инвентаризации фактическое количество может отличаться от данных в системе. Dynamics позволяет фиксировать возвраты, расхождение при подсчете, корректировки перемещений и ручные правки. Эти действия не должны становиться способом тихого стирания ошибок.

Они создают цепочку записей, которые показывают, что изменилось, когда и почему. Эта цепочка помогает командам находить закономерности. Возможно, на одном и том же месте постоянно возникают ошибки при подсчете. Возможно, поставки от поставщика часто приходят не в полном объеме. Возможно, для возвращенных товаров нужен более четкий процесс проверки перед возвратом на склад. Количество говорит о том, что произошло с насосами, но у каждого насоса есть стоимость. Именно здесь складская активность напрямую связывается с финансами. Подписывайтесь на наший подкаст-платформе и поделитесь этим выпуском с теми, кто только начинает свой путь. Деньги, привязанные к запасам Итак, насосы на полках вашего склада – это не просто физические объекты, ожидающие отгрузки. Это деньги, которые компания уже потратила. И эти деньги остаются в финансовых отчетах компании как активы, пока насосы не будут проданы, использованы, списаны или иным образом не покинут склад.

Эта простая связь меняет ваш взгляд на поступление товара. Суть в том, что когда прибывает 100 насосов, складская команда видит 100 единиц товара. Но финансовому отделу также нужно знать стоимость, которая только что была добавлена к запасам. А когда эти насосы отправляются к клиенту, склад видит освободившееся место, в то время как финансы должны учесть стоимость выбывающих товаров. Dynamics автоматически связывает эти две точки зрения. Именно здесь на помощь приходят группы товаров. Представьте группу товаров как способ организации схожей продукции, чтобы система знала, как обрабатывать их финансовые показатели. Например, можно поместить запасные части в одну группу, готовые кофемашины в другую, а сырье – в третью. В фоновом режиме эти группы сообщают Dynamics, на какие счета главной книги должны поступать финансовые данные по каждой закупке, продаже, корректировке или производственной операции.

Вам не обязательно быть бухгалтером, чтобы понять это. Главная книга – это просто основной финансовый отчет компании, официальный бухгалтерский журнал, где финансы очлеживают все – активы, расходы, продажи, общую картину. Управление запасами направляет все суммы, связанные с товарами, в этот отчет, используя правила, которые вы задали в своих группах товаров. Это означает, что в конце месяца складская команда и финансовый отдел не сравнивают две разные системы и не спорят о том, чьи цифры верны. Они оба видят одну и ту же активность по товарам в Dynamics. Но остается один важный вопрос, требующий ответа. Сколько на самом деле стоит один насос? Это зависит от метода оценки запасов, который вы выберете. Метод оценки запасов – это просто правило, которое использует Dynamics при назначении стоимости запасом, покидающим склад. Позвольте привести пример. FIFA, FIFO, означает «первым пришел, первым ушел».

Скажем, вы покупаете 50 насосов в январе по 20 долларов каждый, а затем еще 50 в феврале по 24 доллара. Когда вы отгружаете 10 насосов с использованием FIFA, Dynamics считает, что первыми уходят самые старые насосы. Таким образом, эти 10 единиц берутся из январской партии по 20 долларов каждая. Этот метод часто подходит для товаров, которые физически нужно использовать в порядке поступления, таких как продукты питания, лекарства или все, что может устареть. Средневзвешенная стоимость использует другой подход. Вместо того, чтобы хранить стоимость январской и февральской партии отдельно для каждой отгружаемой единицы, она объединяет стоимость всех доступных единиц в одну среднюю величину. Итак, если вы покупаете одинаковые насосы по разным ценам, система рассчитывает среднюю стоимость единицы, исходя из общей стоимости запасов, деленной на общее количество. Это логично, когда отдельные единицы товара перемешиваются, и вам не нужно отслеживать каждую поставку отдельно.

Скользящие средние также используют средние значения, но оно меняется каждый раз, когда поступает новая партия товара по другой цене. Стандартная стоимость работает иначе. Компания устанавливает ожидаемую стоимость товара, а затем фиксирует любые расхождения между этой плановой стоимостью и тем, что вы платите на самом деле. Каждый метод по-своему отвечает на один и тот же вопрос. Какая стоимость должна быть списана при выбытии этого товара со склада? Но стоимость меняется не только при получении поставки или отгрузке заказа. Производитель может передать сырье в производство, а затем вернуть готовую продукцию на склад с уже новой стоимостью. Корректировка при циклической инвентаризации может изменить стоимость запасов. Списание поврежденных товаров может ее уменьшить. Именно поэтому складской учет нельзя отделять от финансового. Если по документам на складе 500 насосов, а в финансах числится стоимость только 450, у вас проблема.

Даже если на самом складе этого никто не замечает. Любое решение о прибыли, денежных средствах, закупках и продажах зависит от точности данных о количестве и стоимости. Когда Dynamics объединяет эти записи, вы можете видеть ситуацию шире, чем просто остатки на сегодня, и принимать более разумные решения по запасам каждый день. Прозрачность, пополнение запасов и ежедневный контроль. Когда вы можете доверять своим складским записям, принимать ежедневные решения становится намного проще. Закупщику больше не нужно обзванивать все склады и просить кого-то физически проверить наличие товара. Он может видеть точное наличие на разных площадках, складах и в ячейках, включая товары в пути или ожидающие проверки. И это различие имеет значение. У вас может быть 500 единиц товара в общей сложности, но для обещания клиентам доступны только 300. Часть находится в пути, часть ждет контроля качества, а часть уже зарезервирована под другие заказы.

Dynamics помогает видеть количество, готовое к использованию, а не просто максимально возможную цифру. Такой четкий обзор также способствует более эффективному пополнению запасов. Каждому бизнесу нужно знать, когда пора закупать товар. Но ответ зависит не только от количества на сегодняшний день. Нужно также учитывать скорость продаж, сроки доставки поставщика и объем страхового запаса на случай внезапного скачка спроса. Этот дополнительный запас называется страховым. Думайте о нем как о резервном плане на случай, если что-то пойдет не по графику. Поставщик задержал доставку. Клиент сделал заказ больше обычного. Производственная линия использовала больше материалов, чем планировалось. Без этого резерва один неожиданный сюрприз может остановить всю работу. Но при слишком большом буфере вы снова начинаете хранить деньги на полках. Dynamics предоставляет данные для более точной настройки уровней запасов и их пересмотра при изменении спроса или сроков поставок.

Но все это работает, только если записи в вашей системе соответствуют реальности. Вот почему инвентаризация по-прежнему является частью ежедневного контроля. Некоторые команды проводят полную инвентаризацию раз в год, а другие считают небольшие группы товаров в течение года. Это называется циклической инвентаризацией. Процесс очень прост. Вы считаете то, что реально лежит на полке, сравниваете с тем, что, по данным Dynamics, должно там быть, и выясняете причины расхождения перед внесением правок. Разница может возникнуть из-за порчи, кражи, пропущенного сканирования, неверного места хранения или старой ошибки при перемещении. Корректировка исправляет цифры, а расследование исправляет процесс. Dynamics также поможет вам выявить запасы, которые лежат слишком долго. Отчет по старению запасов покажет товары, которые давно не перемещались. Это критически важно для товаров со сроком годности, сезонной продукции, старых запчастей или товаров, на которые больше нет спроса.

Выявите такие залежалые запасы вовремя, и у вас появятся варианты действий. Вы можете продать их со скидкой, переместить туда, где спрос выше, вернуть поставщику, если позволяет договор, или просто перестать их закупать. Если ждать, пока полки заполнятся неликвидом, эти возможности исчезнут. К тому же, не каждый товар заслуживает одинакового внимания. ABC анализ помогает распределить товары по их финансовой значимости. Небольшое количество позиций может составлять большую часть стоимости ваших запасов. Они требуют более тщательного учета, более взвешенных решений о заказе и внимательного контроля. Для недорогих и часто оборачиваемых товаров можно использовать более простые методы контроля. Цель не в том, чтобы относиться ко всему одинаково. Цель – тратить время там, где ошибка обойдется бизнесу дороже всего. Существует также особый случай, о котором стоит знать ответственное хранение запасов.

Представьте, что поставщик размещает свои детали на вашем складе, но они остаются в его собственности. Запасы находятся прямо рядом с производственной командой, готовые к использованию, но они не становятся вашими, пока вы фактически не примете их в собственность. Dynamics может отслеживать это различие. Ваша команда видит, что детали на месте, в то время как финансовый отдел четко понимает, кому они принадлежат. Когда вы используете деталь, система фиксирует смену владельца, и затраты становятся вашими. Это отлично подходит, когда нужен быстрый доступ к запасам без предварительной оплаты всего объема. Все это работает благодаря тому, что отделы закупок, продаж, производство, склад и финансы работают с общими данными. Отчеты могут формироваться на основе одной и той же истории складских операций. Другие бизнес-системы также могут подключаться к этой истории, вместо того, чтобы создавать еще один отдельный список.

Тем не менее, одна распространенная путаница может сбить с толку новых пользователей Dynamics. Управление запасами и управление складом тесно связаны, но это не одно и то же. Это тема для другого полезного совета. Управление запасами и управление складом взаимосвязаны, но не идентичны. Давайте проясним распространенный источник путаницы. Управление запасами и управление складом решают разные задачи. Управление запасами ведет учет складских остатков по всей компании. Оно отвечает на главные вопросы – сколько у нас товара? Где он числится? Можем ли мы его использовать? И какова его стоимость? Этот учет сопровождает товар везде – при закупках, продажах, производстве, перемещениях, возвратах и инвентаризациях. Управление складом касается физической работы внутри складского помещения. Оно направляет сотрудников при приеме товаров, их размещении, комплектации заказов и погрузке отправок. В более сложных системах сотрудники используют мобильные устройства для сканирования штрих-кодов и отслеживания палет по номерным знаком.

Подумайте об этом так. Управление запасами – это главный архив. В нем хранится полная история движения товаров для всего бизнеса. Управление складом помогает людям выполнять работу на складе, используя информацию из этого архива. Одно фиксирует историю, другое помогает сотрудникам точно и быстро обрабатывать товары на местах. Не каждой компании нужна одинаковая глубина проработки процессов. Небольшой дистрибьютор может начать с четкого учета номенклатуры, складов, перемещений и инвентаризаций. Крупному предприятию с множеством сотрудников, ячеек, палет и быстрым оборотом заказов могут потребоваться более глубокие складские процессы. Но в любом случае, каждому отделу нужна единая история товаров. Вывод. Одна общая история запасов – управление запасами Dynamics 365 фиксирует весь жизненный цикл товара от получения у поставщика и хранения до отправки клиенту и оценки стоимости. Это единая история запасов для вашего бизнеса в целом.

Спасибо, что посмотрели еще один полезный совет. Подписывайтесь на новые выпуски со мной, Милка Питерсон, на М365 и ФМ. И посмотрите следующий эпизод, чтобы узнать, как Dynamics 365 Supply Chain Management объединяет закупки, склады и планирование вокруг этой же единой записи о запасах.