Что происходит, когда кому-то на работе нужен новый ноутбук, сырье для производства или клининговые услуги? Во многих компаниях раньше это означало электронные письма, таблицы, бумажные формы и попытки отыскать счет спустя несколько недель. Добро пожаловать в очередной выпуск «Полезных знаний» от Microsoft на M365FM. Я Мирко Питерс, и сегодня мы рассмотрим закупки и снабжения, единый процесс, который компания использует для приобретения товаров и услуг у поставщиков. Представьте себе это как стойку администратора в офисном здании. Каждый запрос, согласование, заказ, доставка, счет и платеж проходят через одно место. Мы проследим за одной закупкой, от первого запроса до механизмов контроля, работающих за кулисами. Во-первых, что именно охватывают закупки и снабжения? Закупки и снабжения могут звучать как слишком сложное название для покупки вещей, и хотя речь идет о покупках, эти два слова описывают разные задачи. Снабжение – это работа по поиску и выбору подходящего поставщика. Представьте компанию, которой нужны перчатки, каски, знаки безопасности и защитные очки. Прежде чем кто-либо сделает заказ, нужно решить, кто может поставить нужные товары по приемлемой цене, к нужному сроку и на приемлемых для компании условиях. Это и есть снабжение. Закупки начинаются, когда компании нужно управлять самим процессом приобретения. Они включают запрос, согласование, заказ на поставку, доставку, счет и оплату. Вместе этот процесс называется «от поиска до оплаты».

Название описывает весь путь. Бизнес определяет потребность, выбирает поставщика, отправляет заказ, получает товар или услугу, получает счет, а затем финансовый отдел оплачивает его. Каждый шаг связан с последующим. Можно подумать, что это очевидно, но многие компании до сих пор выполняют эти шаги разрозненно. Сотрудник отправляет запрос по почте, менеджер одобряет его в чате, закупщик хранит детали заказа в таблице, склад проверяет бумажную накладную, а бухгалтерия получает счет без явной связи с заказом. Люди все еще могут покупать товары таким образом, но они теряют нить процесса. Закупщик не может знать, что на склад уже поступила часть заказа. Финансовый отдел может случайно оплатить один и тот же счет дважды, если он придет по разным каналам. Руководители узнают о расходах только после того, как деньги ушли из компании. Когда кто-то спрашивает, кто это одобрил? Ответ требует долгих поисков по почтовым ящикам. Dynamics 365 объединяет всю эту цепочку в единую платформу. Закупки и снабжения в Dynamics 365 Supply Chain Management позволяют компании управлять движением и наличием товаров, а также интегрироваться с финансовым отделом и кредиторской задолженностью для регистрации счетов, отслеживания обязательств и обработки платежей.

Таким образом, отдел закупок не работает изолированно. Склад может зарегистрировать поступление товаров. Финансовый отдел увидит счет, связанный с этой закупкой, а бухгалтерия по расчетам с поставщиками сверит заказанное с полученным и счетами от поставщика. Каждый отдел видит только нужную ему часть, в то время как закупка остается единой связанной записью. Существует два типа закупок. Прямые закупки охватывают товары или услуги, связанные с тем, что компания производит или продает. Производитель мебели, покупающий древесину, шурупы и ткань, приобретает прямые материалы. Без этих материалов он не сможет изготовить продукт, который продает. Косвенные закупки охватывают то, что поддерживает работу бизнеса, но не становится частью товара, ноутбуки, офисную мебель, обучение, ремонт, уборку, программное обеспечение или юридические услуги. Оба типа важны, но они часто начинаются по-разному. Производственная потребность может подсказать компании, что ей нужно больше деталей. Сотрудник может запросить новый монитор.

Администратору объекта может потребоваться ремонтная услуга. Dynamics 365 справляется со всеми этими задачами, сохраняя при этом прозрачный путь закупки. Давайте будем использовать один простой пример на протяжении этого эпизода. Представьте, что менеджер склада замечает, что команде нужно новое защитное снаряжение. Некоторые шлемы повреждены, запас защитных перчаток на исходе. Менеджеру нужно достаточно оборудования для команды, а компании – четкий учет до того, как будут выделены средства. Такая закупка начинается с потребности, и каждая контролируемая закупка начинается с того, что кто-то что-то просит. 2. От внутреннего запроса к нужному поставщику. Вот как начинается весь процесс закупки. Ваш менеджер склада видит потребность в защитном снаряжении, и первой записью, созданной в Dynamics 365, является заявка на закупку. Заявка на закупку – это внутренний запрос на приобретение чего-либо. Она сообщает компании, что нужно человеку, в каком количестве и часто, куда это доставить. Обратите внимание, что этот запрос еще ничего не обещает поставщику. Это различие позволяет компании сохранять контроль над начальным этапом закупки. Менеджер склада может запросить 20 шлемов и несколько коробок перчаток, но ни один поставщик не получит заказ, пока его не одобрят нужные люди.

Для стандартных закупок запрос может начинаться с каталога товаров. Представьте каталог, как утвержденную витрину вашей компании. Вместо того, чтобы вводить расплывчатый запрос типа «защитные перчатки» сотрудник может выбрать утвержденный товар с уже известным описанием, вариантом поставщика и ценой. Это экономит время, а также не дает людям покупать случайные товары, которые не соответствуют правилам компании. Однако не каждый запрос можно включить в каталог. Компании может потребоваться разовый ремонт, обучение от консультантов или услуга, которая не хранится как физический товар. В таком случае в Dynamics 365 можно использовать категорию закупок. Категория закупок группирует расходы по их типу. Например, компания может использовать такие категории, как средства безопасности, ремонт зданий, юридические услуги или компьютерное оборудование. Заявитель может описать нужный товар и отнести его к соответствующей категории, даже если для него нет артикула на складе. Конечно, запрос не должен превращаться в покупку просто потому, что кто-то нажал кнопку отправки. Компания может установить лимиты расходов, проверки бюджета и рабочие процессы утверждения. Небольшой запрос на перчатки может быть направлен менеджеру склада. Более крупный запрос на средства безопасности может потребовать одобрения от владельца бюджета департамента или отдела закупок. Маршрут может меняться в зависимости от суммы, департамента или правила закупок, привязанного к данному типу расходов. Это означает, что сотрудникам не нужно самостоятельно запоминать все правила утверждения. Dynamics 365 направляет запрос по нужному пути, сохраняя при этом его историю в системе. Предположим, менеджер запрашивает большое количество оборудования, а компания еще не знает, какому поставщику отдать заказ.

Отдел закупок может создать запрос котировок, который часто называют RFQ. RFQ предлагает нескольким поставщикам сделать заявку на одну и ту же потребность. Покупатель отправляет требования, такие как тип касок, размер перчаток, количество и желаемая дата доставки. Каждый поставщик может предложить свою цену и условия. Может быть, один поставщик берет меньше, но не может доставить товар в течение трех недель. Другой стоит немного дороже, но может поставить все уже в следующий вторник. Покупатель может сравнить эти ответы перед принятием решения. Цена важна, но это не единственный фактор. Сроки доставки, детали продукта, скидки и способность самого поставщика выполнить запрос – все это влияет на выбор. Система хранит заявки, привязанные к запросу, вместо того, чтобы оставлять сравнение в цепочке электронных писем. Прежде чем покупатель сделает выбор, Dynamics 365 также ведет учет записи поставщиков.

Запись о поставщике содержит данные компании, необходимые для закупок, такие как название поставщика и информация для деловых отношений. Каталоги поставщиков могут отображать поставляемую ими продукцию, а сами поставщики могут публиковать эти каталоги для поддержания актуальности данных. Для более строгого контроля у продукта может быть список утвержденных поставщиков. Он подсказывает покупателю, каких поставщиков компания одобрила для данного товара. Это направляет выбор и может предотвратить ситуацию, когда кто-то выбирает поставщика, с которым компания не планировала работать. Некоторые отношения с поставщиками также включают условия, согласованные заранее. Соглашение о закупках фиксирует долгосрочную сделку между компанией и поставщиком. Компания может обязаться закупить определенное количество или потратить определенную сумму за период, а поставщик соглашается на соответствующие условия. Торговые соглашения фиксируют цены или скидки поставщиков, действующие в определенные сроки. Поэтому, если поставщик защитного оборудования согласился снизить цену на перчатки на следующие 6 месяцев, Dynamics 365 сохранит эту договоренность, вместо того, чтобы полагаться на память каждого закупщика. Соглашения о скидках также позволяют отслеживать случай, когда поставщик возвращает часть средств после того, как компания достигает определенного объема или суммы закупок. К этому моменту компания уже знает, что ей нужно, кто может это поставить и на каких условиях. Поиск завершен, но поставщику все еще нужен официальный заказ.

Третье. Заказ на закупку – письменное обязательство компании. Закупщик уже выбрал поставщика защитного оборудования. Теперь компании нужен заказ на закупку, который обычно называют ПИО. Заказ на закупку – это официальный документ, который точно сообщает поставщику, что именно компания намерена приобрести. В нем указывается поставщик, перечисляются товары или услуги, количество и согласованная цена, а также дата доставки и условия оплаты. Для нашего склада в заказе могут быть указаны 20 шлемов, 10 коробок перчаток и дата доставки на следующий вторник. Он превращает решение о покупке в четкую запись, с которой могут работать обе стороны. Никому не нужно гадать, какой тип перчаток запросила компания, сколько единиц ожидается или какую цену закупщик согласовал с поставщиком. Заказ на закупку может быть создан несколькими способами. Чаще всего он создается на основе утвержденной заявки на закупку.

Менеджер склада запросил защитное оборудование, ответственные лица одобрили этот запрос, а отдел закупок превращает его в заказ. Он также может быть создан на основе соглашения о закупках. Если компания уже заключила долгосрочную сделку с поставщиком оборудования, закупщик может создать заказ на выпуск по этому соглашению вместо того, чтобы вводить все детали с нуля. Иногда заказ создается на основе спроса. Компания может планировать закупку материалов, ожидая будущих производственных нужд, а Dynamics 365 может создавать плановые заказы на закупку, исходя из этого спроса. Когда компания выпускает плановый заказ, он становится реальным заказом на закупку. Кроме того, существуют прямые закупки. Закупщик может создать заказ вручную, если нет предварительной заявки, соглашения или планового спроса. Это может произойти, когда закупщик уже знает, что нужно компании и какой поставщик это обеспечит.

Разные отправные точки – одна цель. Перед тем, как заказ на закупку вступит в силу, компания может потребовать его утверждения. Покупатель готовит заказ, но до отправки поставщику ему может потребоваться внутреннее согласование в соответствии с правилами компании по автоматическим суммам. Это разделяет два решения. Сначала компания подтверждает свои обязательства, затем согласовывает заказ с поставщиком, демонстрируя, что обе стороны пришли к соглашению. Подтвержденный заказ на закупку – это больше, чем просто внутренняя заметка. Он фиксирует, что заказ был получен поставщиком и что достигнуто соглашение о покупке. Dynamics 365 также избавляет покупателей от необходимости повторного ввода одной и той же информации при заказе у знакомого поставщика. Карточка поставщика может содержать такие детали, как информация о доставке, условия оплаты и другие стандартные настройки. Покупатель по-прежнему проверяет заказ и может изменить детали при необходимости, но стандартные данные уже на своих местах.

Это сокращает объем ввода данных и делает повторные заказы более согласованными. Доставка не всегда происходит в одной коробке и в один день. Представьте, что у поставщика есть все перчатки прямо сейчас, но готовы только половина шлемов. График поставок позволяет компании разделить один заказ на закупку на несколько запланированных поставок в разные даты. В заказе можно указать, что 10 шлемов прибудут в следующий вторник, оставшиеся 10 – через неделю, а перчатки прибудут с первой партией. Один заказ остается целостным, при этом план поставок соответствует реальности. Некоторые закупки вообще не поступают в компанию. Прямая доставка означает, что поставщик отправляет товар на прямую клиенту компании. Например, компания продает специализированный товар, но не хранит его на собственном складе. Она может создать заказ на продажу для клиента и связанный с ним заказ на закупку у поставщика. Поставщик отправляет товар на прямую клиенту, а Dynamics 365 автоматически связывает соответствующие этапы продаж и закупок. Это исключает ненужную остановку на складе компании и связывает заказ клиента с заказом поставщика, позволяя отслеживать товар с обеих сторон сделки. Заказ на закупку может включать не только основной товар. Некоторые продукты требуют сопутствующих товаров. При заказе шлема в компании могут понадобиться сменные визоры или детали для крепления. Dynamics 365 может предлагать дополнительные товары, которые могут быть обязательными, опциональными или бесплатными.

Покупатель видит сопутствующую потребность при формировании заказа, а не обнаруживает ее после прибытия основной поставки. Затем существуют дополнительные расходы. Стоимость доставки, обработки и аналогичные расходы также могут быть включены в заказ на закупку. Начисление может относиться ко всему заказу или к отдельной строке заказа, в зависимости от того, как компании нужно это отразить. Это важно, поскольку низкая цена товара не отражает полную стоимость, если доставка обходится дорого. Регистрация расходов в заказе позволяет связать эти затраты с покупкой, а не оставлять их в отдельном документе. Теперь у поставщика есть подтвержденный заказ с четким перечнем товаров, ценами, датами и условиями. Но подтвержденный заказ лишь фиксирует то, что компания ожидает получить. Dynamics 365 все равно требуется подтверждение того, что товары или услуги действительно поступили. 4. Приемка товаров и проверка счета Грузовик подъезжает к складу со шлемами и перчатками. Прежде чем кто-либо отметит заказ как выполненный, складская команда должна проверить, что именно прибыло. Они регистрируют поступление, сверяют поставку с заказом на закупку и проводят приходную накладную по этому заказу.

Приходная накладная – это просто способ записи в системе о том, что товары прибыли. Здесь 10 единиц товара. В заказе указано 20 шлемов и 10 коробок перчаток, но водитель привозит только 10 шлемов и все 10 коробок перчаток. Склад отражает то, что было фактически получено, а не то, что компания надеялась получить. Оставшиеся 10 шлемов остаются открытыми в заказе на закупку, пока поставщик их не доставит или покупатель не изменит заказ. Это поддерживает точность учета. Как только приходная накладная проведена, заказ на закупку меняется. Система теперь разделяет заказанное количество и полученное, поэтому закупщики, склад и финансовый отдел видят состояние заказа без лишних звонков. Для складских позиций приемка также обновляет данные инвентаризации. Перчатки отображаются как доступный запас, готовый к использованию складской командой. Если товары относятся к конкретному проекту, основному средству или прямой поставки, Dynamics 365 может зарегистрировать покупку с учетом этого целевого назначения. Компания знает больше, чем просто-то, как мы купили перчатки. Она знает, прибыли ли перчатки, сколько их прибыло и к чему они относятся. Однако не каждая покупка доставляется на погрузочную платформу. Представьте, что компания нанимает инструктора по безопасности на день, оплачивает доступ к по или привлекает стороннюю сервисную службу. Здесь нет материальных объектов, палет для подсчета и складского поступления для регистрации. Для услуг и других нематериальных покупок компания может использовать более простой путь. В зависимости от настроек закупки можно зарегистрировать получение в заказе без складских операций или сразу перейти к счету поставщика. Тот же вопрос остается актуальным. Получила ли компания это, что договорилась купить? В случае с обучением ответом может быть подтверждение того, что тренинг состоялся. В случае с ремонтом кто-то подтверждает, что работы выполнены. Для подтверждения получения товара компании не обязательно иметь коробку или штрих-код. Затем поступает счет от поставщика. Счет попадает в модуль расчетов с кредиторами, часть Dynamics 365, где фиксируются обязательства перед поставщиками и готовятся платежи. Счет привязывается к заказу на закупку, поэтому система не считает его изолированным документом без истории. Именно здесь простая проверка предотвращает множество проблем.

Dynamics 365 сравнивает три показателя, что компания заказала, что получила и что выставил поставщик. Это называют сопоставлением. Простыми словами, соответствует ли счет договоренности? В заказе на закупку может быть указано 20 шлемов по согласованной цене. В накладной на получение может значиться, что пока прибыло только 10 шлемов. Если поставщик пришлет счет на 20 штук, система укажет на разницу до того, как компания проведет оплату. Это автоматизирует трехсторонние сопоставления. Эти три записи – заказ на закупку, накладная на получение товара и счет. Когда они совпадают, у отдела расчетов с кредиторами есть четкий алгоритм действий. Если цена отличается, количество в счете превышает полученное или появилась лишняя позиция, компания может остановиться и все проверить. Возможно, поставщик прислал счет раньше времени. Возможно, появилась отдельная сумма за доставку, которую нужно проверить покупателю. Может быть, поставщик просто ошибся в количестве при вводе данных. Смысл не в том, чтобы подозревать злой умысел. Система автоматически выявляет расхождение, пока можно задать уточняющие вопросы, а не после того, как деньги ушли со счета.

Каждому счету также нужно найти место в автоматизированных финансовых записях компании. Это автоматизирует задачу бухгалтерского распределения. Они сообщают Dynamics 365, как именно нужно отразить затраты. Защитные перчатки могут относиться к эксплуатационным расходам склада. Новый вилочный погрузчик может быть отнесен к счету основных средств. Затраты по проектной закупке могут требовать отражения на соответствующем проекте. Один счет можно даже распределить по нескольким статьям. Например, если две складские команды делят заказ перчаток, компания может разделить стоимость между их отделами. Финансовый отдел будет видеть, куда ушли деньги, не пытаясь позже восстановить картину по расплывчатому описанию в счете. После того, как данные сопоставлены и все проверки завершены, счет может пройти процедуру утверждения. Проведение счета фиксирует сумму задолженности перед поставщиком в расчетах с кредиторами. Счет становится кредиторской задолженностью.

Условия оплаты помогают определить срок ее погашения. Отдел расчетов с кредиторами готовит счета к оплате, и как только компания проводит платеж, Dynamics 365 закрывает баланс по этому счету. Заказ прошел путь от ожидаемой поставки до отраженных затрат и завершенного платежа. Но этот след – это нечто большее, чем просто оплата одного счета. Это дает компании удобный учет каждого решения и каждой передачи ответственности, связанных с закупкой. Пятое – контроль видимости и более обоснованные решения в выборе поставщиков. Единая система учета закупок также позволяет компании контролировать расходы до того, как возникнут финансовые проблемы. Политика закупок устанавливает базовые правила. Она определяет, что сотрудники могут запрашивать, каких поставщиков использовать и когда покупка требует согласования перед тратой средств компании. Рассмотрим запрос на получение защитного снаряжения. Компания может обязать складской персонал выбирать только одобренные средства защиты.

При этом право выбора нового поставщика остается за отделом закупок. Небольшой заказ на замену может потребовать одного согласования, а крупный заказ для нового подразделения – одобрение владельца бюджета и менеджера по закупкам. Правила заложены непосредственно в процесс. Сотрудникам не нужно искать внутренние документы, гадать, кто должен утвердить заявку или пересылать письма в ожидании ответа. Dynamics 365 направляет запрос в зависимости от отдела, суммы, типа закупки или связанной с ней политики. Этот маршрут называется рабочим процессом Workflow. Рабочий процесс обеспечивает четкий путь для заявок, заказов на закупку и счетов от одного ответственного лица к другому. Каждый может одобрить, отклонить или отправить документ на доработку, а система фиксирует все эти действия. Больше не нужно гадать, было ли получено одобрение в длинной цепочке электронных писем. Это также помогает, когда кто-то из сотрудников отсутствует.

Задача не исчезает в папке «Входящие» сотрудника без следов того, на каком этапе она остановилась. Компания может видеть текущий статус и принять необходимые меры. Поставщики также могут участвовать в процессе, если компания использует портал поставщиков. Портал поставщиков позволяет им просматривать направленные им запросы котировок или заказы на закупку. Они могут отвечать на запросы котировок и подтверждать заказы напрямую, когда компания отправляет запрос на подтверждение. Это дает обеим сторонам возможность работать с одним и тем же документом. Вместо того, чтобы отправлять PDF-файлы, ждать ответа и вносить данные вручную, поставщик подтверждает детали через единый процесс. Покупатель видит ответ сразу, без необходимости заново вносить данные в систему. Когда закупки проходят через систему, компания автоматически собирает полезную информацию без создания дополнительных таблиц. Анализ расходов отвечает на простой вопрос – куда уходят деньги? Менеджер по закупкам может изучить расходы по поставщикам, продуктам, категориям закупок или отделам. Возможно, компания думает, что закупает перчатки у одного поставщика, но записи показывают, что разные отделы покупают похожие перчатки у разных продавцов.

Может оказаться, что отдел тратит на внешний ремонт больше средств, чем ожидалось. Эти данные дают компании повод задать более правильные вопросы перед совершением следующей закупки. Анализ эффективности поставщиков позволяет взглянуть на ситуацию с их стороны. Покупатели могут сравнивать результаты закупок и поставок при выборе исполнителей для будущих заказов. Низкая цена на бумаге может оказаться не столь привлекательной, если поставщик постоянно задерживает доставку, присылает неполные заказы или не соблюдает условия договора. Компания может использовать собственные записи о закупках при оценке отношений с таким поставщиком. Далее, контрольный след. Контрольный след позволяет проследить полную историю покупки. Можно начать с исходной заявки, узнать, кто ее одобрил, просмотреть заказ на закупку, проверить приемку, найти счет-фактуру и увидеть платеж, который его закрыл. Эта запись полезна не только финансовым и аудиторским отделам, но и обычным сотрудникам для поиска ответов на повседневные вопросы. Зачем мы это купили? Кто выбрал этого поставщика?

Пришли ли товары? Оплачен ли уже этот счет? Ответ содержится в записи о закупке. Вернемся в офисное издание, с которого мы начали. У отдела закупок, склада и финансового отдела разные задачи, но все они работают частями одной и той же сделки, они пересылают бумажки между комнатами. У нашего менеджера склада, который оформлял запрос на каски и перчатки, теперь есть полная история. Заявка соответствовала политике компании. Нужные люди ее одобрили. Поставщик предоставил оборудование. Складской персонал зафиксировал доставку. Бухгалтерия сопоставила счет-фактуру и оплатила его. Одно простое различие помогает упорядочить все эти элементы. Поиск поставщиков помогает компании выбрать партнера, а закупки управляют тем, что происходит после принятия решения о покупке. Заключение. Единая связная запись от заявки до оплаты. Общая картина выглядит так. Модуль закупок и поиска поставщиков объединяет разрозненные этапы в единый очлеживаемый процесс.

Заявка не теряется во входящих, одобрение не хранится только в чьей-то памяти, а счет не приходит без четкой связи с принятым ранее решением. Вместо этого у компании есть единая запись, которая сопровождает всю цепочку закупок. Это дает вам ясный ответ, когда он нужен. Вы как покупатель видите заказ. Склад видит, что ожидается к поставке. Финансовый отдел знает, сколько компания должна выплатить, а менеджеры видят, куда именно уходят средства. Закупки по-прежнему включают людей, поставщиков, товары, услуги и решения. Dynamics 365 не отменяет все это. Система хранит все записи в одном месте, чтобы вы могли закупать с меньшим количеством недоработок и неожиданностей. Подписывайтесь на удобной вам платформе и делитесь этой информацией с теми, кто только начинает изучать Dynamics 365, закупки и источники.