Що робити, коли бізнес-централ виконує більшу частину вашої роботи, але якась одна частина бізнесу все ніяк не вписується в систему? Можливо, вам потрібен особливий процес доставки, фінансовій команді, локальний звіт, або ж працівники постійно вводять одні й ті самі дані у дві системи, які просто не хочуть спілкуватися між собою? Бізнес-централ уже охоплює багато чого. Він допомагає керувати фінансами, продажами, запасами, проектами та іншою роботою з одного місця. Але ось у чому річ, не існує двох компаній, які працюють абсолютно однаково. Згадайте свій телефон. Він постачається з функціями дзвінків, повідомлень, камерою та базовими інструментами, а потім ви встановлюєте програми, що підходять саме вам, не розбираючи телефон на частини. Розширення для бізнес-централ працюють так само. До кінця цього короткого огляду ви дізнаєтеся, що це таке, де вони застосовуються і що потрібно перевірити, перш ніж їх додавати.

Що ж таке розширення насправді, чим воно є по суті? Розширення – це пакет для Dynamics 365 Business Central, який додає можливості, відсутні у стандартному налаштуванні або змінює роботу стандартних функцій для вашої компанії. Воно може бути зовсім маленьким, наприклад, додавати одне обов'язкове поле до картки клієнта, щоб ніхто не міг створити запис без вказання способу доставки. Або ж воно може охоплювати цілий бізнес-процес. Розширення для доставки може створювати етикетки перевізників, надсилати дані про посилку та отримувати інформацію для відстеження, а банківське розширення – завантажувати банківські виписки та зіставляти їх із уже внесеними платежами. Вам не потрібно бути розробником, щоб зрозуміти основну ідею. Уявіть Business Central як офісну будівлю, де стандартний застосунок надає вам основні кімнати – фінанси, продажі, закупівлі, запаси, завдання тощо. Ви ж у приміщенні, де двері, стіни, проводка та спільні служби вже готові чи не так?

Розширення додає щось до цієї будівлі, не руйнуючи її основну конструкцію. Це може бути нова кімната або додатковий інструмент на вашому робочому столі, нова кнопка в замовленні на продаж, новий стовпець у списку, інший макет рахунку або підключення до зовнішнього сервісу. За лаштунками розширення може додавати поля, сторінки, звіти, дії, правила та бізнес-логіку. Остання фраза звучить технічно, тож давайте пояснимо її простими словами. Бізнес-логіка – це правила, які вказують бізнес-централ, що саме потрібно робити. Наприклад, правило може заборонити випуск замовлення, доки хтось не введе номер замовлення на закупівлю. А інше правило може надсилати документ на затвердження, коли його сума перевищує ліміт. Розширення виконує це правило, тому вашій команді не потрібно пам'ятати про це щоразу. Раніше, до того, як хмарні додатки та розширення стали нормою, компанії часто змінювали вихідний код бізнес-централ безпосередньо.

Уявіть, що це як зміна стін та проводки всередині офісної будівлі. Спочатку це може розв'язати проблему. Але коли Майкрософт надсилає оновлення, воно очікує, що стандартна будівля виглядає певним чином, і ваші зміни можуть із ним конфліктувати. Тому хтось повинен перевірити ці зміни, усунути конфлікти та протестувати систему, перш ніж оновлення можна буде безпечно продовжити. Ця робота потребує часу. Розширення дозволяють уникнути більшості таких проблем, оскільки їхній код залишається окремо від коду стандартного додатка. Отже, замість того, щоб переробляти будівлю, до неї приєднують ретельно розроблене доповнення. Майкрософт може оновлювати основний додаток, тоді як розширення залишається у власному пакеті. Це не означає, що кожне оновлення взагалі не потребує уваги. Розширення може залежати від іншого розширення, і його видавець може випустити сумісну версію, коли бізнес-централ змінюється.

Але відокремлення розширення від стандартного коду все одно дає всім набагато чистішу вихідну точку. Ви можете думати про це як про зберігання інструмента у власному кейсі. Інструмент підключається до майстерні, коли він потрібен, але не вимагає перебудови майстерні, а якщо інструмент більше не потрібен, ви можете вилучити доповнення, а не розбирати всю будівлю. Це змінює питання з «як нам переписати бізнес-централ під нас» на «як нам безпечно додати відсутній елемент». Це важливо, оскільки стандартний бізнес-централ вже виконує величезний обсяг звичайної бізнес-роботи. Тому розширення мають заповнювати реальні прогалини, а не ставати приводом для перебудови кожного екрана лише тому, що стара система виглядала інакше. Іноді найкраще розширення додає одне поле й одну перевірку. Іноді воно підключає бізнес-централ до сервісу, від якого вже залежить ваша компанія. У будь-якому разі мета залишається простою – зберігати стандартну базу стабільною, додаючи інструменти, необхідні вашим співробітникам.

Далі нам потрібно розглянути, хто створює ці доповнення, адже не кожне розширення походить з одного джерела. Основні типи розширень. Отже, звідки насправді беруться розширення? Це не одне місце, і розуміння різниці допоможе вам обрати правильний варіант для вашого бізнесу. Перший тип називається розширенням додатку. Уявіть це як запаковане доповнення, яке виконує конкретну роботу в межах бізнес-сентрал. Наприклад, додаток для доставки може підключити ваші замовлення до перевізника. Платіжний додаток може приймати карткові платежі або надсилати дані до платіжної служби. Звітний додаток може додавати звіти, які потрібні вашій команді щомісяця. Розширення – це як готовий інструмент для завдання, яке вам точно потрібно виконати. Ви встановлюєте його, налаштовуєте під свою компанію, і користувачі бачать нову функцію прямо в бізнес-сентрал. Він може додавати власні сторінки і поля або розміщувати опції на знайомих сторінках, як от замовлення на продаж, закупівлю чи картки клієнтів.

Деякі розширення пропонує сама компанія Microsoft. Вони постачають доповнення для потреб, які стосуються не кожної компанії чи країни. Місцевий пакет юридичної звітності – чудовий приклад. Податкові правила, рахунки, платежі та офіційні документи різняться залежно від місця. Тому в одній країні можуть знадобитися функції, якими в іншій ніколи не користуються. Такий поділ допомагає тримати стандартний продукт у фокусі, надаючи компаніям спосіб дотримуватися місцевих правил. Далі – ISV розширення. ISV означає незалежного постачальника програмного забезпечення. Це звучить складно, але насправді це просто софтвірна компанія, що створює додаток для багатьох клієнтів Business Central. ISV може зосередитися на складських роботах, роздрібній торгівлі, виробництві, обробці документів, зв'язках з зарплатою, рахунках чи звітності. Замість того, щоб розробляти одну функцію з нуля для кожного клієнта, вони створюють додаток, який багато компаній можуть купити чи підписатися на нього.

Ці додатки зазвичай представлені в Microsoft AppSource – онлайн-маркетплейсі для бізнес-додатків Microsoft. AppSource корисний, коли ваша потреба є типовою. Можливо, багато компаній хочуть підключити Business Central до однієї служби доставки, банку чи платіжного провайдера. Замість оплати розробки зв'язку спеціально для вас, можна знайти готовий додаток з підтримкою, інструкціями та регулярними оновленнями.

Вам потрібно перевірити, чи підходить він для ваших процесів, вашої країни та вашої версії Business Central. Хороший додаток вирішує конкретну проблему, не змушуючи команду повністю змінювати свій звичний робочий процес. Наступний тип – це розширення для орендаря, яке часто називають PTE. Орендар-тенант – це власне бізнес-середовище вашої компанії. Тож розширення для орендаря – це додаток, створений виключно для вашої компанії, а не для всіх клієнтів Business Central. Уявіть дистриб'ютора харчових продуктів з дуже специфічним способом розрахунку вартості доставки. Ціни можуть залежати від транспорту з контролем температури, зон доставки, зворотної тари та угод, що накопичувалися роками. Цей процес, ймовірно, занадто унікальний для стандартного додатка з доставки. Отже, партнер або розробник Business Central може створити індивідуальне розширення під цей процес. Додаток залишається в межах налаштувань Business Central цієї компанії та може відповідати способу її роботи.

Це може бути разовий зв'язок зі старою системою, спеціальний процес погодження або екран, створений для роботи, яку виконує лише цей бізнес. Але власна розробка не завжди означає кращий результат. Індивідуальне розширення забезпечує максимальну відповідність вашим потребам. Але хтось має ним керувати. Це означає ведення документації, тестування змін та організацію підтримки, коли компанія змінює процес або оновлюється Business Central. Якщо інша компанія могла б використовувати ту саму функцію, наявний додаток ISV може потребувати менше зусиль у довгостроковій перспективі. Тож, як обрати? Почніть із бізнес-потреби, а не з типу розширення. Якщо ваша потреба типова, як от імпорт банківських виписок, етикетки для посилок, електронні рахунки чи локальний звіт. Спочатку шукайте додаток від Microsoft або ISV. Ви можете знайти готовий додаток, який уже підходить. Якщо потреба виникає через унікальний для вашої компанії процес, індивідуальне розширення може бути доцільнішим.

Існують також прості розширення, що охоплюють вузьке правило, наприклад, вимогу заповнити певні поля перед збереженням картки клієнта чи постачальника. Вони можуть бути невеликими, але запобігають появі серйозніших проблем через відсутність інформації в майбутньому. Від того, хто створив додаток, залежить, де шукати підтримку та оновлення. Те, що змінює додаток, підказує, що ваші користувачі помічатимуть щодня, як розширення змінюють вашу щоденну роботу. Отже, де ви насправді помічаєте розширення? Зазвичай ви бачите його на сторінці, якою вже користуєтесь як-от картка клієнта, замовлення на продаж, картка товару чи відображена накладна. Найчастіше це розширення сторінки. Воно змінює екран, не замінюючи звичну сторінку. Ваша команда продовжує працювати там, де звикла, тоді як розширення додає необхідну інформацію або дію для вашого процесу. Уявіть, що вашій команді з продажу потрібен часовий проміжок доставки для кожного клієнта.

Розширення сторінки може додати поле часового проміжку доставки до картки клієнта, а потім відобразити цю саму деталь у замовленні на продаж. Нікому не потрібна окрема електронна таблиця чи примітка, захована в електронному листі. Людина, що вводить замовлення, бачить правило доставки саме там, де це важливо. Іноді зміна ще простіша. Ви можете побачити нову кнопку, яка надсилає нагадування про оплату, створює етикетку доставки, відкриває пов'язаний документ або запускає запит на погодження. Сторінка все ще виглядає як бізнес-централ, але тепер вона підтримує роботу, яку має виконати ваша команда. Це дозволяє тримати роботу з осередженою навколо запису. Замість того, щоб змушувати користувачів запам'ятовувати 5 кроків у різних інструментах, розширення може розмістити наступну дію безпосередньо поруч із клієнтом, рахунком, замовленням або товаром, який вони вже переглядають. Менше перемикань зазвичай означає менше пропущених кроків.

Звіти змінюються подібним чином. Бізнес-централ включає стандартні звіти, але компанії може знадобитися, щоб у рахунку відображався спеціальний номер, додатковий юридичний текст, інший логотип або інформація, яку очікує побачити клієнт. Розширення звіту може додати ці дані або надати інший макет, залишивши оригінальний звіт без змін. Подумайте про рахунок на продаж. В вашій фінансовій команді може знадобитися один макет для місцевих клієнтів, а інший – для закордонних. Перший може містити місцеві податкові дані, тоді як другий потребує іншого формулювання та митного посилання. Розширення звіту може додати ці макети та підтягнути поля, необхідні для кожного документа. Стандартний звіт не зникає. І це важливо, тому що ви не замінюєте звичний звіт чимось повністю окремим. Ви додаєте те, що потрібно вашому бізнесу, зберігаючи стандартний звіт як основу. Звіти призначені не лише для документів, які ви надсилаєте за межі компанії.

Розширення може додавати стовпці до внутрішнього фінансового звіту, показувати додаткові деталі товару для планування запасів або включати специфічне поле компанії у звіт керівництва. Якщо дані існують у бізнес-централ, звіт може вивести їх у представлення, яке люди використовують для прийняття рішень. Далі йдуть розширення наборів дозволів. Дозволи визначають, що кожна людина може бачити, змінювати, публікувати або видаляти. Для початківця сприймайте їх як перепустки до різних кімнат у вашій компанії. Фінансовому користувачеві може знадобитися доступ до нового екрана платежів. Користувачеві складу може знадобитися доступ до функції відправлення, але не до банківських даних, що стоять за нею. Коли розширення додає нову сторінку або процес, воно також може додавати дозволи, необхідні користувачам для цієї нової роботи. Це дозволяє уникнути поширеної проблеми. Програма встановлена, люди бачать її нову кнопку, але не можуть використовувати її, тому що їм бракує доступу до записів, що стоять за нею.

Розширення набору дозволів допомагає пов'язати нову функцію з правильними ролями. Тож доступ відповідає роботі, яку люди насправді виконують. Ви все одно повинні вирішити, хто має отримати цей доступ. Розширення може надати набори дозволів, але ваша компанія обирає, які люди або групи повинні їх використовувати. Новий інструмент не повинен потай надавати кожному користувачеві більше доступу, ніж вимагає його роль. Багато розширень також підключають Business Central до іншого онлайн-сервісу. Це інтеграційні програми. Вони передають інформацію між Business Central та банком, транспортною компанією, платіжним сервісом, онлайн-магазином або іншою бізнес-системою. Візьмемо фінансову команду, яка щодня отримує банківські виписки. Без підключення хтось може завантажити файл із банку, вручну вивантажити його, порівняти кожен банківський рядок із платежами та шукати записи, що не збігаються. Завдяки банківському розширенню виписки можуть надходити до Business Central, допомагаючи команді зіставляти вхідні та вихідні платежі з наявними записами.

Людина все ще перевіряє винятки, але на звичайні збіги витрачається менше зусиль. Фінансова команда може зосередитися на записах, які потребують розслідування людиною. Це практичне використання розширення. Це не скасовує прийняття рішень. Це усуває повторювану обробку. Додатки для доставки працюють майже так само. Замовлення на продаж може надіслати адресу та деталі посилки до служби перевізника. Перевізник може повернути етикетку та номер для відстеження. Замість того, щоб копіювати одну і ту саму адресу на інший сайт, ваша команда починає процес доставки безпосередньо із замовлення. Ви можете додавати ці функції, коли вони вам потрібні. Якщо бізнес припиняє співпрацю з перевізником, змінює платіжного провайдера або скасовує процес, відповідне розширення може більше не знадобитися. Такий модульний підхід дає вам більше контролю, ніж вбудовування кожного зовнішнього підключення в стандартний додаток.

І все ж, кожен доданий додаток стає частиною вашої щоденної роботи. Наступний крок – ретельна перевірка розширення, перш ніж воно війде в процеси, від яких залежать ваші люди. Пошук та встановлення додатків. Отже, ви знаєте, що процес потребує допомоги. Де шукати? Більшість людей починають з Microsoft Appsource або сторінки керування розширеннями в Business Central. Appsource – це Marketplace, де можна переглядати додатки від Microsoft та інших компаній-розробників ПЗ. Керування розширеннями – це місце, де ви переглядаєте та керуєте додатками, вже підключеними до вашого середовища Business Central. Ось у чому ключ. Я починатиму з проблеми, а не з назви «Додатка». Шукайте слова, які вже використовує ваша команда. Спробуйте доставка, банківський імпорт, затвердження, електронні рахунки, складське сканування, нагадування про платежі або локальні звіти. Простий пошук дає більше шансів знайти кілька варіантів, ніж вибір першого ліпшого додатка, про який хтось згадав.

Уявіть, що ваша складська команда витрачає частину дня на копіювання деталей замовлення на сайт перевізника. Не починайте з пошуку конкретного постачальника. Натомість шукайте «Перевізник», «Доставка посилок», «Друк етикеток» або «Відстеження відправлень». Потім порівняйте знайдені додатки з реальною роботою, яку має виконати ваша команда. Тепер повільно прочитайте опис. Спочатку перевірте видавця, хто створив цей додаток і де знайти їхні контактні дані для підтримки. Додаток може виглядати ідеально в короткому описі, але ви повинні знати, хто відповість, якщо етикетка доставки не друкується або оновлення змінює процес, яким ваша команда користується щодня. Далі перевірте, які версії Business Central підтримує цей додаток. Ваша компанія може використовувати хмарну версію Business Central або версію, що працює на власних серверах. Програма має підтримувати вашу конфігурацію. Перевіряйте опис програми та документацію видавця замість того, щоб припускати, що кожна програма працює скрізь.

Ціноутворення також потребує пильної уваги. Деякі програми беруть оплату за кожного користувача. Інші стягують плату за компанію, за транзакцію або через щомісячну підписку. Деякі безкоштовні для встановлення, але підключаються до платного зовнішнього сервісу. Наприклад, банківський конектор може передбачати витрати від видавця програми, банку або обох. Безкоштовно не означає, що перевірки можна пропустити. Безкоштовна програма може дуже добре вирішити конкретну проблему. Вона також може мати менше варіантів підтримки, менше документації або обмежений набір функцій. Прочитайте, що включає програма, чого вона не включає і чи пояснює видавець, як працюють оновлення та підтримка. Шукайте документацію перед встановленням. Якісна документація має пояснювати призначення програми, вимоги до налаштування, які сторінки бізнес-централ вона змінює та як з нею працювати. Вона не повинна бути схожою на підручник.

Але якщо ви не можете знайти чітких приміток щодо налаштування бізнес-процесу, що стосується замовлень, рахунків чи платежів, зупиніться. Відгуки можуть допомогти, але читайте їх уважно. П'ятизірковий відгук від компанії з іншої країни може не підтвердити, чи працює програми згідно з вашими місцевими правилами звітності. Низька оцінка може описувати проблему, яку видавець уже виправив. Сприймайте відгуки як питання для дослідження, а не як остаточну відповідь. Після того, як ви звузите список, протестуйте програму в пісочниці. Пісочниця – це окреме середовище бізнес-централ для тестування. Це дає вашій команді безпечне місце для встановлення програми, перевірки її налаштувань та запуску звичайних бізнес-прикладів без зміни реальних записів. Використовуйте реальні тестові сценарії. Створіть пробне замовлення з тими параметрами клієнта, товару, податків чи доставки, які зазвичай створюють проблеми.

Залучіть до тестування програми тих людей, які виконують цю роботу. Менеджер може схвалити програму на папері, але працівник, який вносить замовлення, може помітити відсутнє поле або зайвий крок за лічені хвилини. Тестуйте також складні випадки. Що станеться, якщо адреса неповна? Що станеться, якщо платіж не пройде? Чи може користувач виправити помилку, не звертаючись до розробника? Чи створює програма «Правильний звіт», коли клієнту знадобиться копія наступного місяця? Ці питання розкажуть вам значно більше, ніж відшліфована сторінка продукту. Перш ніж програма увійде в щоденне використання, вирішіть, хто відповідатиме за підтримку. Ваша внутрішня ІТ команда може взяти на себе первинну підтримку. Ваш партнер «Бізнес-централ» може відповідати за налаштування та виправлення. Розробник застосунку може вирішувати проблеми у власному коді. Запишіть це разом із контактами підтримки та метою використання застосунку.

Встановлений застосунок стає частиною бізнес-процесу. Це означає, що наступні питання стосуються того, до якої інформації він має доступ, куди вона передається і що стається при оновленні «Бізнес-централ» чи самого застосунку. Питання безпеки даних та оновлень. Перш ніж схвалити розширення, поставте просте запитання. Яку інформацію цей застосунок може бачити, змінювати або передавати кудись іще? Це питання важливе, оскільки розширення працює в тій же системі, яку ваша команда використовує для клієнтів, замовлень, рахунків, платежів та запасів. Деякі застосунки лише додають поле або звіт. Інші підключають «Бізнес-централ» до зовнішньої служби та обмінюються бізнес-даними під час роботи. Не кожен застосунок відповідає тим самим стандартам тестування, відповідності чи безпеки, що й «Бізнес-централ». У документації «Майкрософт» це чітко зазначено для застосунків від інших постачальників. Застосунок може підключатися до інших онлайн-сервісів.

Він може обробляти або зберігати дані за межами вашої організації чи обраного географічного регіону та зони відповідності вимогам. Він може передавати дані іншій компанії, містити функції на основі щі або відображати вміст, що не відповідає політиці вашої компанії. Тож не ставтеся до кнопки «Встановити» як до незначного вибору. Ось конкретний приклад. Уявіть застосунок, який надсилає дані рахунків до зовнішньої служби документообігу. Для роботи йому можуть знадобитися назви клієнтів, адреси, деталі товарів, ціни, податкові дані та номери документів. Це може ідеально відповідати вашим процесам, але ваш фінансовий керівник, і те команда та спеціаліст із конфіденційності повинні знати, куди йдуть ці дані та хто їх обробляє. Попросіть розробника пояснити шлях даних простою мовою. Які дані залишають Business Central? Куди вони потрапляють? У якій країні чи регіоні вони зберігаються? Чи зберігає застосунок копію і як довго?

Чи має до них доступ розробник або інший постачальник послу? Якщо застосунок використовує ЩІ, яка інформація надходить до сервісу ЩІ? І що стається з цією інформацією після цього? Ознайомтеся з умовами конфіденційності перед встановленням. Вам не потрібно бути юристом, але ви повинні мати чіткі відповіді щодо даних, які обробляє ваша компанія. Якщо постачальник не може пояснити, що його застосунок робить із вашою інформацією, не використовуйте його в процесах, що стосуються записів клієнтів чи фінансових даних. До дозволів потрібно ставитися з такою ж увагою. Застосунку може знадобитися дозвіл на читання замовлень на продаж, створення відправлень, проведення платежів або доступ до записів, що використовується новою функцією. Надавайте йому лише той доступ, який необхідний для виконання роботи. Потім перевірте, які користувачі отримують дозволи на використання застосунків, адже корисна функція може створити проблеми з безпекою, якщо потрапить до рук тих, кому вона не потрібна.

Не забувайте про власний процес затвердження. Департамент може знайти корисний застосунок і захотіти негайно його запустити. Якщо застосунок працює з конфіденційними даними, спочатку нехай його перевірять відповідальні за IT, фінанси, безпеку та комплеєнс. Спочатку це може здаватися повільним, але це краще, ніж пізніше виявити, що дані клієнтів потрапили туди, куди ніхто не дозволяв. Оновлення також потребують уваги. Розширення відокремлюють спеціальний код від стандартного додатка Business Central, що зменшує обсяг ремонтних робіт, які спричиняють прямі зміни коду, але розширення все одно може залежати від функцій Business Central, іншого застосунка або зовнішнього сервісу. Якщо змінюється одна частина, з'єднання може потребувати перевірки. Ведіть короткий облік для кожного встановленого розширення. Запишіть його назву, видавця, призначення, власника, підтримку, контакти, дозволи, зовнішні сервіси та будь-які інші застосунки, від яких воно залежить.

Коли наближається оновлення, цей список підкаже, що саме тестувати, замість того, щоб змушувати команду вгадувати, який процес може зламатися. Менше часто означає краще. Довгий перелік застосунків може створювати дублювання функцій, незрозуміле володіння та більше речей для тестування. Залишайте розширення, якщо воно вирішує реальну бізнес-потребу. Видаляйте або виведьте його з експлуатації, коли ця потреба зникає, і документуйте зміни, перш ніж це зробити. Мета не в тому, щоб уникати розширень. Мета полягає в тому, щоб точно знати, що робить кожне розширення, перш ніж воно стане частиною вашої компанії. Hey, TM – це щоденна робота. Висновок. Обирайте правильне доповнення. Ось просте правило. Розширення Business Central має вирішувати одну конкретну проблему, не зачіпаючи основний код.

Хто його створив і куди йдуть ваші дані, а також переконайтеся, що хтось підтримуватиме його після встановлення. Підписуйтесь і діліться цією корисною порадою з усіма, хто досі вважає, що ви повинні погоджуватися на кожен стандартний екран.