І побачимось з вами у січні. Вітаємо на черговому випуску «Мікрознань» від Microsoft тут на М365FM. Я ваш ведучий Мілко Петерс. Сьогоднішня тема точно знайома вам, якщо ви працюєте у фінансах. Co-Pilot для Dynamics 365 Finance & Operations. Але ось у чому річ. Більшість людей, чуючи Co-Pilot, уявляють чат-бота, який відповідає на питання чи пише імейли. Але що він насправді робить для фінансового відділу у вівторок зранку? Саме це ми сьогодні роз'яснимо простою мовою. Це не робот, який замінить бухгалтера, це помічник, який працює всередині інструментів, що ви вже використовуєте, ваші ERP, пошта, електронні таблиці. До кінця цього випуску ви точно знатімєте, що робить Co-Pilot у D365FEO, де він працює найкраще і що насправді дає. Ми розглянемо основні сценарії використання, почавши з того, що приносить найбільшу миттєву користь. Отже, беріть свою каву і почнемо. Проблема, яку вирішує Co-Pilot.

20 років тому, якщо ви працювали у фінансах, ваш день складався з входу в ERP, вивантаження даних в Excel, їх обробки, написання коментарів, відправки листів і повторення цього циклу щомісяця. Дані були під рукою, але ви витрачали більшу частину часу на їх пошук та переміщення. Це і є головна проблема, яку вирішує Co-Pilot. Фінансовим командам не бракує інформації, її в них вдосталь. Проблема полягає у складності доступу до неї та роботи з нею. Ви відкриваєте картку клієнта, потім екран заборгованості, потім історію платежів, а потім перемикаєтесь в Outlook для написання листа. Кожен такий крок – це втрачений час. Co-Pilot змінює цю модель. Замість того, щоб вийшли до даних, дані приходять до вас у ваш робочий процес. Один екран, одна розмова. Отже, що саме він вміє робити? Почнімо з найважливішого. Co-Pilot для стягнення заборгованості та дебіторки. Ось вам ще один мікрознання для роздумів.

Стягнення заборгованості – це основний сценарій використання Co-Pilot у D365F.io. Він привертає найбільше уваги, бо дає найшвидшу віддачу від витраченого часу. Дозвольте пояснити, як. У D365F.io є робоча область, що називається «Зведення координатора зі стягнення заборгованості». Коли ви відкриваєте картку клієнта, Co-Pilot генерує зведення всього, що вам потрібно знати. Прострочені рахунки, історія платежів, вік заборгованості, ризики – все в одному місці. Дозвольте показати на реальному прикладі. Припустимо, ви спеціаліст зі стягнення і відкриваєте картку клієнта Contos Olimatad. Co-Pilot негайно повідомляє, що у клієнта є три прострочені рахунки на суму 12 тисяч доларів. Їхній останній платіж був 45 днів тому, а щодо рахунку FT9 у них відкрита суперечка. Раніше ви витрачали від 5 до 10 хвилин, шукаючи цю інформацію на різних екранах. Тепер усе доступно за секунди, але підсумки – це лише початок.

Co-Pilot також може створювати персоналізовані листи нагадування, враховуючи історію клієнта та стиль спілкування. Ви перевіряєте лист, натискаєте «Надіслати» і продовжуєте роботу. Це робочий процес у два кліки. Переглянути підсумок, створити лист. 30 хвилин не завдання перетворюється на 30 секунд. І ось що робить це ще кращим. Це працює всередині D365F і OTAV Outlook через надбудову Co-Pilot Fafinance. Тож, якщо клієнт пише вам напряму, ви можете відкрити дані його рахунку, побачити заборгованість і скласти відповідь, не виходячи з пошти. Інформація про стягнення коштів автоматично синхронізується з FEO. Стягнення заборгованості – це важливий аспект, але є ще одна сфера, де Co-Pilot заощаджує більше прихованого часу. Co-Pilot для фінансового закриття та звітності – закриття місяця. Кожна фінансова команда знає цей ритм. Звірка, коригування, перевірка, звітність, повторення. Це один і той самий танець щомісяця, який забирає дні з осередженої роботи.

Co-Pilot може допомогти на кожному етапі цього циклу закриття. Тож, давайте пройдемося по порядку. Ще до початку закриття Co-Pilot виконує попереднє сканування. Він виявляє пропущені дії, незвичні транзакції та незавершені проводки, що потребують уваги до початку роботи. Уявіть це як перевірку кухні перед приготуванням великої страви. Ви хочете знати, чи бракує інгредієнтів до того, як почнете готувати, а не після. Під час виконання закриття Co-Pilot стає ще ефективнішим помічником. Він пропонує рахунки для записів у журналі та описи на основі ваших історичних даних. Якщо ви завжди реєстроєте передоплачені витрати на один рахунок з однаковим описом, Co-Pilot запам'ятовує це і пропонує автоматично. Він також позначає невідповідності під час звірок пункти, що не збігаються, дивні суми або записи, що виглядають недоречно. Остаточне рішення все одно за вами, але пошук і збір даних вже зроблено.

Тепер фаза аналізу. Саме тут Co-Pilot розкривається найкраще. Він проводить аналіз відхилень і створює прості пояснення фінансових звітів. Ось конкретний приклад. Ви переглядаєте щомісячний звіт про прибутки та збитки і бачите стрибок операційних витрат. Замість того, щоб годину копірсатися в таблицях, ви запитуєте Co-Pilot «Поясни відхилення в операційних витратах цього місяця». Він видає резюме з трьома основними причинами та їхнім фінансовим впливом. Можливо, це одноразова плата за консалтинг. Можливо, це вищі витрати на комунальні послуги. Можливо, це підвищення цін постачальником. Ви отримуєте відповідь за секунди, а не за години. А тепер давайте уточнимо, чого саме Co-Pilot не робить. Він не замінює ваше професійне судження. Вам все одно потрібно переглянути пояснення, перевірити цифри та вирішити, що з ними робити. Co-Pilot замінює етап ручного пошуку та збору даних, коли ви відкриваєте п'ять різних звітів, Ви експортуєте дані, будуєте зведені таблиці і намагаєтесь скласти цілісну картину.

Саме це забирає час і виснажує сили. Co-Pilot бере це на себе, щоб ви могли зосередитися на безпосередньому аналізі. Закриття періоду стосується того, що сталося минулого місяця, але що чекає попереду. Co-Pilot для грошових потоків і прогнозування. Чому прогнозування грошових потоків таке складне? Згадайте стару рутину. Ви експортуєте дані, будуєте моделі в Excel, робите припущення про те, коли клієнти заплатять, а потім сподіваєтесь на точність. Це реактивний підхід. Ви дивитесь у минуле і вгадуєте майбутнє. Co-Pilot працює інакше. Він аналізує те, що вже є у вашій системі, відкриті транзакції, повторювані шаблони, сезонність. Він використовує ваші фактичні дані для прогнозування припливів і відпливів грошових коштів. Вам не потрібно будувати модель з нуля. Прогноз формується на основі ваших реальних цифр. Тепер про практичну частину. Co-Pilot завчасно позначає відхилення, незвичні затримки платежів, неочікувані стрибки витрат.

Клієнт, який зазвичай платить за 30 днів, не заплатив за 45. Co-Pilot помічає цю закономірність і звертає на неї вашу увагу. Ви бачите проблеми з грошовими потоками в момент їх виникнення, а не наприкінці місяця. Сприймайте це як фінансовий радар для вашого бізнесу. Він помічає проблеми до того, як вони настануть. Далі – планування сценарію. Саме тут Co-Pilot стає інструментом для прийняття рішень. Ви можете запитати, що станеться з готівкою, якщо ми затримаємо надходження на 10 днів, або що, якщо ми прискоримо платежі ключовим постачальникам. Co-Pilot аналізує дані та показує наслідки. Ви перевіряєте різні припущення, не будуючи окремих моделей для кожного з них. Це змінює роль фінансового відділу. Замість того, щоб витрачати час на пояснення того, що сталося, ви думаєте про те, що може статися. Це перехід від реактивної звітності до проактивних рішень. Це Co-Pilot всередині F.E.O. Але Co-Pilot також працює з вашою поштою та електронними таблицями.

Co-Pilot для управління витратами та кредиторською заборгованістю. Поговорімо про звіти про витрати. Ви знаєте, як це буває. Хтось дає вам зім'ятий чек, ви вводите суму, дату, продавця та категорію, потім перевіряєте політику компанії, а потім відправляєте на затвердження. Кожен чек кожного разу. Co-Pilot використовує оптичне розпізнавання символів OCR, просто відскануйте чек.

Він позначає будь-які помилки. Харчування понад денний ліміт, готельні витрати, що потребують попереднього погодження. Він виявляє це завчасно. З розрахунками з кредиторами ситуація аналогічна. Надходять рахунки. Co-Pilot допомагає їх опрацювати, пропонує коди головної книги та запускає потрібні робочі процеси затвердження. Вам не потрібно вручну кодувати кожен рахунок і спрямовувати його далі. Co-Pilot бере на себе налаштування. Фахівець з обліку розрахунків перевіряє та підтверджує. Ось поширений сценарій. Постачальник надсилає запит на зміну замовлення на купівлю електронною поштою. Можливо, вони можуть поставити 50 одиниць замість 30, або змінилася ціна. У старому робочому процесі хтось мав відкрити замовлення, оновити рядок, повторно надіслати на затвердження та відповісти постачальнику. З Co-Pilot система виявляє зміну. Вона показує відмінності поруч. Вона запитує, чи хочете ви їх застосувати.

Ви переглядаєте і натискаєте «Підтвердити». Co-Pilot бере на себе решту. Замовлення оновлюється. Запускається робочий процес затвердження. Постачальник отримує сповіщення. У результаті менше ручного введення даних і менше помилок при наборі. Бухгалтер все ще перевіряє та затверджує. А технічна частина «Набір тексту», «Маршрутизація», «Перевірка політик» виконується автоматично. Все це звучить чудово, але є вимоги, про які слід знати перед початком. Що потрібно, щоб Co-Pilot запрацював? Отже, давайте поговоримо про те, що насправді потрібно для запуску Co-Pilot у D365F.io. Я не буду засипати вас технічними характеристиками, але вам потрібні основи, щоб не зупинитися на середині проєкту. Перш за все, ваша версія D365F.io має бути 10, 0, 38 або вищою. Це серйозна перешкода, якщо у вас старіша версія. Іншого шляху немає. Далі потрібно увімкнути інтеграцію Spava Platform і Dataverse. Саме так Co-Pilot бачить ваші дані F.io.

Уявіть Dataverse як міст між вашою ERP, системою та рівнем ЩІ. Немає моста, немає даних для роботи Co-Pilot. Потім потрібно увімкнути певні можливості в управлінні функціями. Робоча область інкасації та підсумки ЩІ за замовчуванням вимкнені. Ви заходите і перемикаєте ці тумблери. Тепер про ліцензування. Це те, що застає людей зненацька. Co-Pilot вимагає ліцензію Microsoft 365 Co-Pilot на додаток до вашої наявної ліцензії D365. Це окрема вартість. Вам потрібно врахувати це у своєму плануванні з першого дня. І ваше середовище має бути розміщене в хмари. Локальні розгортання не підходять. Якщо ви все ще працюєте локально, спочатку потрібно перейти в хмару, перш ніж Co-Pilot стане доступним. Я перераховую це не для того, щоб вас засмутити. Я перераховую це, щоб ви знали, на що йдете. Ці вимоги чіткі та досяжні, але вони реальні, і їх ігнорування призведе до розчарування в майбутньому. Коли Co-Pilot запрацює, головне питання полягатиме в тому, як змусити вашу команду реально почати ним користуватися.

Змусити людей дійсно користуватися ним. Ось цифра, над якою варто замислитися. В організаціях, що впроваджують Microsoft 365 Co-Pilot, лише близько 35% ліцензованих користувачів активно застосовують його безцілеспрямованого планування впровадження. Це означає, що приблизно двоє з трьох людей, які мають доступ, ніколи його не відкривають. У них є ліцензія, вони платять за це, але ніколи до нього не торкаються. Найпоширеніша помилка – увімкнути Co-Pilot, не узгодивши його з вашими поточними процесами. Ось чесна правда. Co-Pilot однаково підсилює як хороші, так і погані процеси. Якщо ваш робочий процес стягнення заборгованості в безладі, Co-Pilot його не виправить. Він просто допоможе вам швидше створювати безладні листи. Спочатку потрібно навести лад у процесах, а вже потім дозволити Co-Pilot прискорити їх. Тож, що насправді працює? Почніть із цільових пілотних проєктів. Оберіть 2-3 важливі робочі процеси стягнення заборгованості, закриття місяця, обробка витрат і впроваджуйте Co-Pilot спершу для цих команд.

Не давайте доступ усім одразу. Почніть з малого, доведіть цінність, а потім масштабуйте. Навчайте команди на сценаріях, а не на функціях. Не проведьте тренінг під назвою «Що може Co-Pilot». Проведіть сесію «Як закрити місяць удвічі швидше». Покажіть людям, як саме Co-Pilot вписується в їхній реальний робочий день. Ось це запам'ятовується. І призначайте ліцензії цілим командам, а не окремим особам. Коли команда навчається разом, вони діляться порадами, порівнюють результати та заохочують один одного використовувати інструмент частіше. Навчання серед колег стимулює впровадження значно краще за будь-який тренінг. Зведемо все це в єдину картину. Загальне уявлення, як усе це взаємопов'язано. Справа в тому, що Co-Pilot – це не один перемикач, натиснувши на який, ви миттєво все змінюєте. Це набір помічників, розподілених між F.E.O., Excel, Outlook і Teams. Кожен із них робить щось конкретне. Стягнення у F.E.O., звідти про витрати через Outlook, аналіз грошових потоків в Excel.

Різні інструменти, але вони створені для спільної роботи. Саме в цьому справжня сила в інтеграції. Уявіть типову послідовність. Ви у F.E.O., і Co-Pilot надає вам підсумок простроченої заборгованості клієнта. Далі ви переходите в Outlook, щоб скласти лист нагадування, і Co-Pilot підтягує ті самі дані і пише його за вас. Клієнт відповідає, дані про суперечки оновлюються прямо в Outlook, і зміни автоматично синхронізуються з F.E.O. Ви не виходили зі свого робочого потоку, дані рухалися разом із вами. Ось що фінансовим командам важливо зрозуміти. Co-Pilot дотримується ваших наявних ролей безпеки. Він показує лише те, що користувач уже має дозвіл бачити. Агенти зі стягнення бачать своїх клієнтів, контролери, всю книгу обліку, а спеціалісти з розрахунків – рахунки постачальників. Co-Pilot не створює нового доступу.

Він не замінює фінансових фахівців. Він не створює бухгалтерські записи самостійно. Він не схвалює платежі. Він автоматизує рутинні завдання, узагальнення, чернетки, збір даних, щоб люди могли зосередитися на оцінці, переговорах і стратегії. Спеціаліст із стягнення боргів сам вирішує, як поводитися зі складним клієнтом. Бухгалтер аналізує відхилення та обирає правильні дії, а контролер підписує закриття періоду. Co-Pilot бере на себе підготовчу роботу в прийняття рішень. Ось у чому справжня зміна. Фінансові команди завжди добре відповідали на одне питання. Що сталося? Co-Pilot допомагає їм перейти до кращого питання. Що нам із цим робити? Отже, це Co-Pilot у D365F.io. Це не окремий інструмент, який треба вивчати. Це просто набірші помічників, вбудованих у робочі процеси, якими вже користуються фінансові команди. Стягнення боргів, закриття періоду, управління витратами, звітність, прогнозування.

Якщо ви працюєте у фінансах і ваша організація використовує D365F.io, ось ваша найкраща відправна точка. Почніть із робочого простору стягнення боргів цього тижня. Відкрійте запис одного клієнта. Прочитайте ще резюме. Складіть один лист. Відчуйте, як це працює. Підписуйтесь на більше контенту про D365 простою мовою та залиште коментар, якщо сьогодні ви дізналися, що скорисно. Натисніть.