Ви здійснили продаж, надіслали рахунок, але коли гроші насправді надійдуть на ваш рахунок. І що станеться, якщо цього не відбудеться? Вітаємо в черговому епізоді Microsoft Knowledge Nuggets на M365FM. Я Мерко Пітерс. Сьогодні ми пояснимо роботу з дебіторською заборгованістю в Dynamics трьомастами шістдесятьма п'ятьма простою мовою. До кінця цього епізоду ви простежите баланс одного клієнта від продажу до оплати і побачите, що робить бізнес, коли платіж затримується. Ось найпростіше визначення.

Кожен клієнт отримує окрему папку. У цій папці зберігаються їхні рахунки, платежі, терміни оплати та будь-яка подальша робота. Звісно, електронна таблиця може перелічити ці речі, але вона не може надійно пов'язати новий продаж у згоджений термін оплати, банківський переказ і кредитне рішення в межах усієї компанії. Dynamics 365 Finance може. Отже, почнемо з самого початку, з облікового запису клієнта. Перше, обліковий запис клієнта – відправна точка для кожного рахунку. Уявіть, що ви працюєте з клієнтом під назвою Noswind Equipment. Перш ніж вони зможуть зробити замовлення, Dynamics 365 потрібно більше, ніж просто назва та номер телефону. Потрібні фінансові правила для ведення бізнесу з Noswind. Обліковий запис клієнта – це та сама підписана папка у нашій картотиці. Він містить усі деталі, які повідомляють Dynamics 365, хто такий клієнт, куди надсилати рахунки, як вони зазвичай платять і який кредит компанія готова надати.

Це може здатися базовим налаштуванням, але воно запобігає багатьом плутанинам у майбутньому. Наприклад, обліковий запис зберігає адресу для виставлення рахунків клієнту. Вона часто відрізняється від адреси доставки. Обладнання може бути відправлене на завод, тоді як рахунки надходять у фінансовий відділ. Він також містить умови оплати. Умови оплати відповідають на просте запитання, скільки часу у цього клієнта на оплату. Noswind може платити протягом 30 днів. Інший клієнт платить наперед. Більший клієнт може домовитися про 60 днів. Як тільки ці умови внесені в обліковий запис, Dynamics 365 автоматично розраховує термін оплати. Нікому не потрібно шукати в листуванні чи вгадувати, чи означає NET30, термін віддати замовлення, доставки чи дати рахунку. Система просто це знає. Ось у чому справа. Обліковий запис клієнта також містить звичайний спосіб оплати. Якщо Noswind платить банківським переказом, а інший клієнт кредитною карткою, фінансовий відділ дотримується правильного процесу під час оплати.

Їм не потрібно розглядати кожного клієнта як винятковий випадок. І ще є кредитний ліміт. Кредитний ліміт – це максимальна сума, яку компанія готова дозволити клієнту заборгувати одночасно. Уявіть, це як стійку реєстрації в офісній будівлі. Адміністратор перевіряє, чи дозволено комусь пройти на інший поверх, незважаючи на те, чи приємний відвідувач, а лише на те, чи дозволяють це правила. Тут така сама ідея. Кредитний ліміт встановлює чіткі межі для відділів продажу та фінансів. Носвінд може бути надійним клієнтом, але якщо вони вже винні велику суму бізнесу, варто зробити паузу, перш ніж приймати ще одне велике замовлення. За лаштунками Dynamics 365 також може використовувати групи клієнтів та профілі публікації. Нехай ці назви вас не лякають. Група клієнтів – це просто спосіб об'єднати схожих клієнтів. Роздрібна торгівля в одній групі, гуртова – в іншій. Таким чином бізнес може застосовувати спільні правила там, де це доцільно.

Профіль публікації – це бухгалтерське правило, яке вказує Dynamics 365, на яких фінансових рахунках відображати заборгованість при надходженні рахунка. Ви зазвичай не бачите метецю роботу як продавець чи клієнт. Але фінансовий відділ залежить від цього, тому що в книгах кожна сума має бути на своєму місці. І ось у чому справжня сила. Клієнтський аккаунт пов'язує відділ продажу з фінансовим відділом. Продавець може створити замовлення для Носвінд, і фінансистам не потрібно буде вводити цю інформацію повторно. Вони бачать клієнта, умови оплати, кредитний стан та суму до сплати. Все підключається автоматично. У цьому різниця між списком контактів і клієнтським аккаунтом. Список контактів допомагає вам комусь зателефонувати. Клієнтський аккаунт фіксує фінансові відносини, включаючи правила, що контролюють процеси під час продажу. Тож як тільки Носвінд щось купує, Дайнемикс 365 має перетворити цей продаж на належний запит на оплату.

2. Створення рахунка – перетворення продажу на дебіторську заборгованість. То яка різниця між замовленням і рахунком? Замовлення каже, що хоче клієнт, а рахунок – що вони мають сплатити. Ось у чому справа. Рахунок створює відкритий баланс на аккаунті клієнта. Після проведення ви офіційно виставляєте рахунок, і дебіторська заборгованість може відстежувати належні суми. Давайте повернемося до Носвінд Аквіпмант.

Тепер у Носвінд є обладнання. У цей момент вам потрібен чіткий запис того, що вони купили, скільки це коштує і коли потрібно здійснити оплату. Цей запис і є рахунком для клієнта. Більшість рахунків у Дайнемикс 365 Finance надходять безпосередньо із замовлення на продаж. Це дозволяє рахунку залишатися прив'язаним до початкового продажу. Товари клієнта, ціни, кількості та всі узгоджені правила вже є в базі даних. Вам не потрібно, щоб хтось переписував ці дані в окрему білінгову систему. Щойно товар відвантажено або послуга досягла етапу, коли її слід оплатити, ви створюєте рахунок на основі цього замовлення на продаж. Точний час залежить від того, як працює ваша компанія. Деякі компанії виставляють рахунки при відправленні, інші – після завершення етапу роботи. Консултингова фірма може виставити рахунок після виконання певного етапу. Дайнемикс 365 дотримується процесу, який ви вже налаштували.

Ви могли чути термін «рахунок» на основі пакувального листа. Пакувальний лист підтверджує, що саме фізично залишило склад і перейшло на етап доставки. Коли ваша компанія виставляє рахунки на основі фактично відвантажених товарів, рахунок може використовувати ці підтверджені дані про доставку. Це дозволяє уникнути поширеної проблеми. Скажімо, є замовлення на 10 одиниць, але сьогодні відвантажили лише 8, бо дві ще очікують на складі. Якщо ви виставляєте рахунок на основі пакувального листа, ви виставляєте рахунок лише за 8 відвантажених одиниць. Ви не виставляєте Носвінд рахунок за всі 10 одиниць до того, як вони їх отримають. Замовлення все ще має значення, але підтверджена доставка вказує відділ розрахунків, що саме має бути в цьому рахунку. Але не кожен рахунок починається із замовлення на продаж. Іноді потрібно виставити рахунок за разову послугу, яка не передбачає відправлення товару.

Можливо, Носвінд замовляє спеціальний навчальний сеанс. Можливо, є плата за обслуговування, проектні витрати або коригування, для яких потрібен окремий рахунок. Для таких випадків Dynamics 365 Finance підтримує рахунки з вільним текстом. Вільний текст не означає випадковий або неформальний. Це означає, що рахунок не прив'язаний до замовлення на продаж. Ви вводите дані клієнта на рахування, суму, податкову інформацію, де це необхідно, та дані про оплату. Після відображення в обліку це стає звичайною сумою до сплати на рахунку клієнта. Клієнт все одно отримує належний рахунок. Фінансовий відділ бачить відкритий баланс. А як щодо регулярних робіт? Припустимо, Носвінд сплачує щомісячну плату за обслуговування обладнання. Створення одного і того самого рахунка вручну щомісяця забирає час і призводить до дрібних помилок. Білінг підписки використовує графіки виставлення рахунків для регулярних нарахувань.

Ви налаштовуєте угоду та графік розрахунків, після чого Dynamics 365 може створювати рахунки з настанням кожного білінгового періоду. Це дає вам повторюваний спосіб виставлення рахунків за регулярні послуги, а клієнт отримує рахунки відповідно до погодженого графіка. Відображення в обліку – це момент, коли змінюється статус продажу. Воно записує суму на рахунку клієнта Носвінд як заборгованість. Це також передає суму у фінансові записи компанії, де ви бачите, що рахунок за продаж виставлено, а оплата ще очікується. Рахунок більше не є черниткою, яку хтось може випадково змінити. Тепер це частина фінансової звітності. Давайте розглянемо це на конкретному прикладі. Носвінд замовляє обладнання на суму 10 тисяч доларів. Спершу відвантажується 8 одиниць товару, тому ви виставляєте рахунок на ці 8 одиниць. У рахунку вказано суму, термін оплати та інструкції щодо платежу. Носвінд отримує рахунок, а Dynamics 365 фіксує цю ж суму як відкрито на їхньому рахунку.

Такий спільний запис допомагає відділу продажів, складу та фінансистам зосередитися на одній операції. Більше ніяких суперечок щодо різних версій у різних файлах, проте рахунок лише вимагає гроші. Наступне завдання – розпізнати платіж, коли він надійде, і пов'язати його з відповідним відкритим балансом. 2. 3. Отримання та зіставлення платежів. Закриття відповідного рахунку. Надходження платежу звучить просто. Баланс у банку зростає, отже роботу виконано, чи не так? Не зовсім. Фінансовий відділ має відповісти на два запитання. Хто надіслав гроші і який відкритий рахунок або рахунки, ці гроші мають закрити. Уявіть, що Носвінд оплачує рахунок за обладнання. Банк може відобразити платіж із коротким посиланням, сумою та датою. Без зіставлення цього платежу з відкритим балансом Носвінд, система може показувати готівку в банку, водночас вказуючи, що Носвінд все ще винен гроші. Ці записи повинні зійтися.

Dynamics 365 Finance підтримує кілька способів оплати від клієнтів. Ви можете отримувати готівку, чеки, платежі кредитними картками, банківські перекази або в екселі – це офіційні платіжні документи, що використовуються в деяких бізнес-процесах. Кожен метод має свій шлях до фінансових записів. Банківський переказ може з'явитися у банківській виписці. Чек може потребувати реєстрації до того, як банк його погасить. Оплата карткою може надійти через платіжний сервіс. Dynamics 365 надає фінансовому відділу місце для реєстрації деталей платежу на відповідному клієнтському рахунку. Таким місцем найчастіше є журнал платежів клієнтів. Журнал звучить як паперова книга, але в Dynamics 365 це просто контрольоване місце для введення та перегляду платежів перед їх проведенням. Фінансовий відділ реєструє клієнта, суму, спосіб оплати, банківський рахунок та будь-яке посилання, що надійшло разом із платежем.

І є слово, яке часто звучить складніше, ніж воно є насправді розрахунок. Розрахунок означає зіставлення платежу з рахунком, який він покриває. Носвінд сплачує точну суму за рахунком на обладнання. Фінансовий відділ обирає платіж і відкритий рахунок, а потім проводить розрахунок між ними. Після проведення операції рахунок більше не відображається як неоплачений. Платіж закрив його. Баланс клієнта зменшується на ту саму суму. Це важливо, оскільки платіж без розрахунку може залишити відкритий рахунок на балансі, хоча ви вже отримали гроші. Це призводить до помилкових звітів, зайвих запитів і незручних розмов із клієнтами, які вже заплатили. Іноді платіж не покриває всю суму рахунку. Можливо, Носвінд сплатить частину суми зараз і погодиться виплатити решту пізніше. Dynamics 365 може зарахувати отриману суму в рахунок інвойсу, залишаючи несплачену частину відкритою. Інвойс не зникає лише тому, що надійшли певні кошти.

Фінансовий відділ може чітко бачити, яка сума залишається. Це значно краще, ніж помилково позначити інвойс як повністю сплачений, а потім намагатися згадати про залишок у примітках чи окремій таблиці. Для багатьох компаній банківські платежі надходять у великій кількості. Ручна перевірка кожного переказу та кожного відкритого інвойсу забирає час, особливо коли клієнти оплачують кілька рахунків разом або вказують не зовсім зрозуміле призначення платежів. Dynamics 365 має журнал узгодження платежів для такої роботи. Команда може імпортувати дані банківських виписок і використовувати їх для зіставлення вхідних платежів із відкритими клієнтськими інвойсами. Призначення платежів, суми, дані клієнтів та правила зіставлення допомагають системі пропонувати, до чого відноситься платіж. Ви все одно перевіряєте результат, ця частина важлива. Автоматизація зменшує пошук, але фінансовий відділ залишається відповідальним за те, щоб платіж закрив правильний інвойс.

Якщо клієнт надсилає один платіж за кілька інвойсів, відповідальний працівник може розподілити його між цими рахунками. Якщо в призначенні платежі вказано не той документ, його можна виправити перед проведенням. Мета – не усунути людське судження, а звільнити людей від потреби проводити день у пошуках банківських файлів та списків інвойсів. Тепер уявіть, що Носвінд працює через кілька компаній в одній бізнес-групі. Одна юридична особа може продавати обладнання, тоді як центральна фінансова компанія отримує платежі для всієї групи. Dynamics 365 підтримує централізовані платежі для таких ситуацій. Платіж можна зареєструвати в одній юридичній особі від імені іншої. Компанії не потрібно вдавати, що гроші спочатку надійшли на рахунок продавця або керувати цим процесом поза системою. Записи можуть показати, куди надійшов платіж і який саме борг клієнта він закриває. Це робить спільну фінансову роботу прозорішою, особливо коли кілька компаній використовують одну центральну касу.

Отже, повний процес оплати – це більше, ніж просто реєстрація грошей у банку. Dynamics 365 пов'язує клієнта, платіж та інвойс, доки баланс не буде закрито або доки залишок суми не вкаже фінансовому відділу, що потрібно здійснити ще один платіж. Це закриває сьогоднішній платіж. Наступне питання виникає перед наступним продажем. Чи варто дозволяти клієнту мати ще більшу заборгованість? Четверте, управління кредитами – прийняття рішення про продовження продажу. Отже, ви отримали платіж і він закрив старий баланс. Досить просто чи не так? Але ось що запитує відділ управління кредитами перед тим, як замовлення піде далі. На який ще ризик ваш бізнес готовий піти? Згадайте стійку реєстрації в готелі. Гість хоче залишитися ще на ніч, тому персонал перевіряє бронювання, статус оплати та правила, перш ніж видати нову картку від номера. Саме це робить керування кредитами для замовлення на продаж. Воно не оцінює, чи є носвінд-аквіпмент хорошим клієнтом загалом.

Воно просто звіряє їхнє поточне фінансове становище з правилами, встановленими вашою компанією. Одним із таких правил є кредитний ліміт. Кредитний ліміт – це максимальна сума, яку клієнт може заборгувати в будь-який момент часу. Тож, якщо носвінд має ліміт 50 тисяч доларів і вже винен 45 тисяч, нове замовлення на 20 тисяч доларів потребує уваги. Клієнт все ще може зробити замовлення, але ваш бізнес не повинен залишити це рішення без нагляду. Dynamics 365 може перевіряти більше, ніж один показник. Вона аналізує відкриті рахунки, терміни прострочення, вартість нового замовлення та кредит, що ще доступний для клієнта. Клієнт, який платить вчасно, може мати місце для додаткового кредиту, тоді як інший клієнт може бути в межах ліміту, але мати серйозно прострочений рахунок. Це різні рівні ризику. Коли спрацьовує правило Dynamics 365, може перевести замовлення в статус кредитного блокування, призупиняючи його до відвантаження товарів чи виконання робіт у кредит.

Відділ продажів бачить блокування, фінансовий відділ бачить причину, і ніхто не дізнається про проблему лише після того, як склад відправив чергову поставку. Кредитне блокування не означає, що замовлення відхилено назавжди. Це означає, що хтось має його переглянути. Можливо, Носвінд надіслав підтвердження оплати, або фінансовий менеджер знає про помилку в рахунку, чи клієнт попросив тимчасове збільшення ліміту через великий проєкт. Уповноважені співробітники можуть розблокувати замовлення за наявності вагомої причини. Це важливо, адже бізнес-правила повинні враховувати реальне життя. Система може зупинити автоматичне рішення, але відповідальні особи вирішують, що робити далі, і залишають чіткий слід цього рішення. Саме тут відділ продажів і фінансовий відділ повинні діяти узгоджено. Продажі хочуть працювати з клієнтом, особливо коли замовлення важливе, а фінанси повинні захистити компанію від накопичення боргів, які можуть не повернутися.

Жодна зі сторін не повинна перемагати в суперечці. Їм просто потрібно бачити замовлення, суму заборгованості та кредитні правила в одному місці. Багато хто чує керування кредитами і думає, що це означає відмовляти клієнтам. Це не так. Це означає узгодження безпечних меж, перш ніж прострочений платіж перетвориться на набагато більшу проблему. Ви все ще можете підтримувати хороших клієнтів, затверджувати винятки та продавати з упевненістю. Ви просто припиняєте збільшувати борг, не перевіривши факти заздалегідь. Коли термін оплати рахунку спливає, профілактика поступається місцем супроводу. 5. Дебіторська заборгованість та суперечки. Стягнення платежів без втрати клієнта. Після закінчення терміну оплати завдання змінюється. Бізнес більше не вирішує, чи надавати кредит. Потрібен чіткий і шанобливий спосіб запитати про кошти, термін оплати яких уже минув. Dynamics 365 Finance переносить цю роботу на сторінку «Колекторська діяльність».

Уявіть це як спільний робочий стіл для облікових записів клієнтів із простроченою заборгованістю. Замість того, щоб одна людина вела нотатки в пошті, інша відстежувала дзвінки в таблиці, а ще хтось перевіляв рахунки у фінансах, команда з роботи з дебіторською заборгованістю бачить баланс клієнта та всю історію дій в одному місці. Це змінює характер розмови. Агент з роботи з дебіторською заборгованістю працює зі списками клієнтів, з формованими за критеріями, які дозволяють знайти рахунки, прострочені на певну кількість днів на суму, що перевищує встановлений ліміт, або такі, що потребують уваги згідно з правилами компанії. Тож команді не потрібно вгадувати, з ким зв'язатися першим. Щодо кожного клієнта агент може вжити заходів, надіслати нагадування, створити лист простягнення, написати електронного листа або додати завдання на телефонний дзвінок. Мета – не розсилати гнівні повідомлення.

Більшість затримок платежів починаються з будинних речей. Наприклад, рахунок потрапив не в ту скриньку, клієнту потрібна копія, або їхній платіжний відділ пропустив термін. Спокійне нагадування може вирішити багато проблем. Іноді клієнт відповідає обіцянкою заплатити наступної п'ятниці. Dynamics 365 може зафіксувати це як обіцянку платежу, щоб команда знала про домовленість і могла перевірити, чи надійшли кошти вчасно. Без цього запису наступний агент може зателефонувати тому ж клієнту наступного ранку, не знаючи, що дата вже узгоджена. Суперечки потребують такого ж уважного підходу. Суперечка означає, що клієнт оскаржує рахунок повністю або частково. Можливо, через неправильну ціну, недоставлений товар або рахунок за роботу, яку вони не затверджували. Найгірша реакція – дозволити цій проблемі загубитися в поштовій скринці. Dynamics 365 дозволяє позначити рахунок як спірний і бачити його під час роботи з дебіторською заборгованістю.

Команда може відстежувати статус і необхідні кроки для вирішення,

помічати повторювані проблеми. Якщо кілька клієнтів оскаржують один і той самий тип нарахувань, фінансовий відділ дізнається про проблему глибшу, ніж просто затримка оплати. Відділам виставлення рахунків, продажу, доставки або обслуговування клієнтів, можливо, доведеться виправити процес, що породжує ці суперечки. Також використовуються звіти про старіння заборгованості, які сортують неоплачені суми за часом їх перебування у статусі «відкритих». Ви можете переглянути суми, що підлягають оплаті зараз,

той, що не оплачувався три місяці. Фінансовий відділ також може використовувати прогнози платежів, якщо вони доступні, щоб оцінити, чи надійдуть відкриті рахунки вчасно із запізненням чи із великою затримкою, спираючись на історію оплат та дані клієнтів. Звіт про заборгованість показує те, що вже сталося, але прогноз допомагає команді вирішити, на чому засередитися, перш ніж чергова затримка платежу створить проблему. Це не замінює здорового глузду. Це дає команді зі стягнення боргів додатковий сигнал, коли їм потрібно обирати пріоритети серед довгого списку рахунків. Мета проста – збирати кошти стабільно та прозоро, ставлячись до клієнта як до людини, а не як до номера справи. Тепер розглянемо весь цей шлях на простому прикладі.

Отже, простежмо, що відбувається, коли Носвінд робить замовлення, ваша система обробляє його, і як тільки настає узгоджений термін виставлення рахунку, документ надсилається. У картці клієнта вже вказані умови оплати, тому Dynamics 365 автоматично обчислює термін платежу згідно з правилами, узгодженими з Носвінд. Фінансовий відділ бачить суму до оплати, а клієнт отримує чіткий запит на платіж. Це початок процесу. Через кілька тижнів Носвінд надсилає банківський переказ із посиланням на номер рахунку. Фінансовий відділ зіставляє платіж із рахунком і закриває його. Відкритий баланс закривається, і в картці клієнта відображається, що ця частина розрахунків завершена. Жодної ручної перевірки не потрібно. Але що стається, коли все йде інакше? Якщо Носвінд пропускає термін оплати, рахунок потрапляє до відділу стягнення заборгованості. Оператор надсилає нагадування, Носвінд відповідає, що частина нарахувань помилкова, і команда реєструє спір, замість того, щоб вважати це просто неочікуваною затримкою.

Усі бачать однаковий статус і знають, що робити далі, оскільки все зберігається в одному місці. Ось у чому різниця з Dynamics 365 Finance нічого не залишається відокремленим. Замовлення, рахунки, платежі, перевірки кредитоспроможності та робота зі стягнення – усе це прив'язано до одних відносин з клієнтом, тож вам не доводиться шукати інформацію в різних системах. Це означає швидші рішення та менше помилок. За старого підходу історія була розсіяна по електронних таблицях, папках листів, паперових нотатках та банківських виписках, і люди витрачали час, з'ясовуючи, яка версія правильна. Dynamics 365 підтримує цілісність історії, надаючи єдине уявлення про клієнта від початку до кінця. Дебіторська заборгованість – це розуміння того, хто винен вам гроші, терміни оплати, поточний стан справ і ваші подальші дії. Якщо бракує хоча б однієї ланки, компанія може багато продавати, але все одно не розуміти, де її гроші.

Ось чому цей зв'язний процес такий важливий. Висновок. Тримайте внутрішні кошти під контролем. Рахунок фактура лише започатковує процес. Чи відстежує ваш відділ дебіторської заборгованості кошти, доки баланс не закриється або хтось не вживе заходів щодо несплати. Контроль за внутрішніми коштами є критично важливим для здоров'я бізнесу. Я Мірко Петерс. Підписуйтеся на Магніти Знань Майкрософт на М365FM, а потім подивіться відповідний епізод про Dynamics 365 Finance на екрані, щоб продовжувати прояснювати ситуацію простими словами.