Ласкаво просимо до чергової порції знань на М365FM. Я ваш ведучий Мілко Пітерс. Сьогодні ми говоримо про управління запасами. Запаси, які ви не бачите, можуть коштувати вам грошей. Чи можете ви прямо зараз відповісти на 5 запитань про будь-який товар на вашому складі? Скільки їх у вас є? Де вони знаходяться? Чи можна їх продати? Хто їх власник? І скільки вони коштують? У більшості компаній ці відповіді знаходяться в абсолютно різних місцях. Таблиця каже одне – складський облік, інше, а у фінансистів – третя цифра. Уявіть управління запасами в Dynamics 365 як спільну картотеку для кожної коробки, деталі та продукту, якими оперує ваша компанія. Коли товар переміщується, його запис також оновлюється. До кінця цього випуску ви простежете шлях одного товару від поставки від постачальника до відправки клієнту, включаючи пов'язані з ним фінанси.

Уявіть, що ви продаєте каву машини. Клієнт робить замовлення, але на складі нічого не залишилося, тому відділ продажів все одно обіцяє дату доставки. Закупівельники поспіхом дзвонять постачальнику, а клієнт може вирішити купити в іншому місці. Це дефіцит товарів. Занадто мало запасів означає затримки замовлень, втрачені продажі та незадоволених клієнтів. Це також може повністю зупинити виробництво. Якщо ви будуєте машини і у вас закінчилася одна маленька деталь, вся лінія може зупинитися. Але заповнення кожної полиці зайвими запасами не вирішує проблему. Кожна коробка на полиці – це гроші, які ваша компанія вже витратила. Ви платите за їх зберігання, а деякі товари можуть зламатися, зіпсуватися, вийти з моди або просто перестати продаватися. Ці гроші не можуть піти на оплату постачальнику, фінансування нового проєкту чи виплату зарплати, поки вони лежать на складі. Управління запасами допомагає знайти золоту середину.

Вам потрібно мати достатньо запасів для задоволення попиту клієнтів, але не настільки багато, щоб ваш склад перетворився на дуже дорогу комірчину. Інвентар – це не лише готові продукти для клієнтів. Виробник меблів відстежує дерево, шурупи, тканину та фарбу як сировину. Як тільки працівники починають збирати стілець, ці частково готові вироби стають незавершеним виробництвом. А коли стілець готовий до продажу, він стає готовою продукцією. Компанія також може відстежувати запчастини, засоби для чищення, упаковку чи змінні деталі для сервісних робіт, навіть якщо вони не потрапляють у кінцевий продукт, але потрібні бізнесу для роботи. Тепер уявіть старий спосіб роботи. Відділ закупівель веде список замовлень, складські працівники рахують, що прийшло, відділ продажів стежить за замовленнями, виробництво – за використаними матеріалами, а фінанси – за витратами. Кожна команда працює наполегливо, але через окремі списки цифри з часом різняться.

Хтось отримує доставку, але оновлює електронну таблицю пізніше. Хтось переміщує палиту на інший склад, але забуває повідомити відділ продажів. Хтось відправляє замовлення, але фінансовий відділ бачить витрати лише через кілька днів.

Закупівель фіксує надходження, складські працівники, переміщення, продажі, відвантаження, виробництво, витрачені матеріали, а фінанси бачить вартість цих операцій. Нікому не потрібно створювати нову версію тієї самої таблиці щоп'ятниці. Мета не в тому, щоб зробити склади технічно складнішими, а в тому, щоб надати людям актуальну спільну відповідь, коли вона їм потрібна. Чи можемо ми виконати це замовлення? Куди нам відправити наступну доставку? Чому фізична кількість товарів відрізняється від даних у системі?

Цифровий запис за кожним товаром. Вітаємо у новому епізоді Microsoft Knowledge Nuggets тут на М365FM. Я ваш ведучий Марко Пітерс. Сьогодні ми поговоримо про те, що відбувається в Dynamics 365, коли запаси переміщуються з одного місця в інше. Отже, що саме фіксує Dynamics 365, коли товар змінює власника або місце розташування? Ось найпростіше визначення. Система відстежує 5 речей, скільки у вас є, де воно лежить, чи можна його використовувати, хто ним володіє і скільки воно коштує. Це звучить просто, але кожна частина відповідає на окреме бізнес-питання. Давайте розберемо це детальніше. Кількість вказує на те, скільки кавомашин у наявності. Місцезнаходження дає відповідь, у якій будівлі, на якому складі чи полиці вони знаходяться. Статус вказує, чи можемо ми їх продати, чи вони очікують на перевірку. Власність пояснює, чи належать нам ці машини, чи постачальник просто зберігає їх тут. А вартість відповідає на питання, яка цінність цих запасів.

Відправною точкою для всього цього є картка продукту. Кожен товар повинен мати ідентифікатор у системі. Зазвичай це номер товару та чіткий опис. Ви також визначаєте одиницю виміру, година, штука, коробка, палета, кілограм або метр. Саме тут дрібниці можуть перетворитися на великі проблеми. Якщо відділ закупівель купує кавові фільтри коробками, а продажі реалізують їх пачками, Dynamics повинна розуміти, як ці одиниці співвідносяться. Інакше одна команда думатиме, що в неї 10 коробок, тоді як інша вважатиме, що має 10 окремих фільтрів. Це прямий шлях до плутанини. Деякі продукти також мають різні варіації. Футболка може бути розміру S, M та L. Вона може бути чорною, синюю або білою. Один продукт може мати різні розміри, кольори, стилі чи конфігурації. Система може розглядати кожну комбінацію як окремий запис запасів. Отже, у вас не просто футболка. У вас може бути 12 чорних футболок середнього розміру на одному складі і 6 білих великого розміру в іншому місці.

Саме такі деталі мають значення, коли клієнт просить щось конкретне. Dynamics використовує виміри запасів, щоб упорядкувати ці деталі. Цей вираз звучить технічно, але він просто означає мітки, які допомагають системі розрізняти одиниці запасу. Вони відповідають на два практичні запитання. Де знаходиться товар і який саме це товар? Розберімо це на основні компоненти. По-перше, існують виміри зберігання. Вони описують місце, де знаходяться запаси. Dynamics може відстежувати майданчик, склад і конкретне місце на цьому складі. Уявіть це як адресу товару. Майданчик представляє великий бізнес-об'єкт, як от заводська територія або розподільчий центр. На цьому майданчику у вас може бути кілька складів. Наприклад, один для отриманих товарів, один для готової продукції та один для повернень. Далі можна заглибитися ще більше. Місце вказує на точну точку на складі, наприклад, ряд, стелаж, полицю та комірку.

Отже, замість того, щоб казати працівнику складу деталі машини десь на складі, система може сказати «Перевірте ряд 4, стелаж 2, полицю 3, комірку 1». Це економить час, коли комусь потрібно швидко знайти товар. Виміри зберігання показують, де він лежить, а виміри відстеження – який це товар. Номери партій іноді їх називають номерами лотів, групують товари, що надійшли або були вироблені разом. Вони важливі, коли товари мають термін придатності, результати тестів або запис постачальника, які можуть знадобитися пізніше. Уявіть, що харчова компанія отримує дві поставки одного і того самого товару. Банки виглядають однаково, але одна партія має термін придатності до червня, а інша – до вересня. Якщо виникає проблема з якістю, бізнесу потрібно знайти відповідну партію, не знімаючи кожну банку з кожної полиці. Серійні номери йдуть ще далі. Серійний номер ідентифікує один окремий предмет, один ноутбук, один медичний пристрій або одну промислову машину.

Це допомагає з ремонтом, гарантійними вимогами, поверненнями та відкликанням, оскільки ви можете відстежити один конкретний пристрій. Коли ви відкриваєте перегляд наявних запасів у Dynamics, ви не отримуєте одну загальну цифру по компанії. Ви бачите запаси за майданчиком, складом, коміркою, партією, серійним номером та іншими даними, необхідними вашому бізнесу. Ви також можете бачити, де саме знаходиться товар, чи є він у наявності, доступний для використання, зарезервований під замовлення чи заблокований. Ось чому однієї назви товару недостатньо. Останнім елементом є історія операції з товаром. Кожного разу, коли товар надходить, відвантажується, переміщується, інвентаризується, коригується або передається у виробництво, Dynamics фіксує операцію. Ця історія дає можливість дослідити ситуацію замість того, щоб вгадувати. Якщо залишки здаються невірними, ви можете переглянути запис про товар і запитати, який саме рух змінив це число.

У цьому вся магія. Далі давайте простежимо шлях одного товару протягом дня, адже ці записи стають набагато зрозумілішими, коли товар починає рухатися. Від доставки постачальником до замовлення клієнта. Уявіть, що ваш бізнес із продажу каву-машин замовляє 100 водяних насосів у постачальника. Замовлення на купівлю започатковує цей шлях. Воно фіксує, що саме ви очікуєте, скільки одиниць замовили, хто їх надійшли і куди вони мають прибути. Ще до того, як вантажівка приїде до вас, бізнес вже має чітке очікування. Це важливо, оскільки очікувана поставка – це ще не той запас, який можна продати. Коли вантаж прибуває, хтось перевіряє поставку згідно із замовленням на купівлю. Чи надіслав постачальник потрібні насоси? Чи надіслали вони 100 штук чи 98? Чи прибули вони на правильний склад? Як тільки надходження товарів зафіксовано, Dynamics дізнається, що насоси фізично прибули. Система може збільшити запис про фізичний запас, але це не завжди означає, що насоси готові до замовлення клієнта.

Деякі товари потребують попередньої перевірки. Харчова компанія може перевірити партію на наявність пошкоджень чи терміни придатності. Виробник може протестувати деталь перед тим, як вона піде у виробництво. Бізнес, що працює з регульованими товарами, може потребувати доказів, що вантаж відповідає нормам. У Dynamics товар можна помістити в зону карантину або надати йому статус, що забороняє використання завчасно. Співробітники складу бачать, що насоси прибули. Відділ продажів та виробництва також бачить, що вони поки що недоступні. Це дозволяє уникнути прикрої помилки, пообіцяти клієнту товар, який ще потребує перевірки. Після перевірки насоси переміщуються із зони приймання до місця постійного зберігання. Це називається розміщенням, хоча фактично робота може включати навантажувач, візок або перенесення маленької коробки на полицю. Цей рух має значення. Зона розвантаження – це не те місце, де насоси повинні лежати наступні 6 місяців.

Команді складу потрібно, щоб вони були на належному місці, аби будь-хто міг знайти їх, коли надійде замовлення. Dynamics фіксує внутрішнє переміщення з приймання до призначеного місця на складі. Тепер уявіть, що попит змінився на іншому об'єкті. На вашому головному складі зберігається 80 насосів. Сервісному центру в іншому місті потрібно 20 штук для ремонту. Ви ж не хочете, щоб сервісна команда просто брала їх з полиці, сподіваючись, що хтось оновить список пізніше. Замовлення на переміщення фіксує запит та рух товарів між складами чи об'єктами. Поки товари в дорозі, Dynamics може відстежувати їх як такі, що знаходяться в транзиті. Вони не зникли, але ще й не прибули до пункту призначення. Це дає обом локаціям чіткішу картину. Склад-відправник знає, що запаси вибули. Склад-отримувач знає, чого йому очікувати. Якщо вантажівка прибуває з нестачею, розбіжність фіксується, щоб хтось міг її розслідувати.

Потім клієнт розміщує замовлення. Замовлення на продаж повідомляє бізнесу, що хоче клієнт і коли йому це потрібно. Якщо запаси є і бізнес вирішує закріпити їх за клієнтом, Dynamics може зарезервувати кількість. Резервування означає, що ці насоси вже не просто загальний запас. Вони відкладаються під конкретне замовлення, щоб інший продавець не пообіцяв ті самі одиниці комусь іншому. Це найважливіше, коли запасів мало або коли клієнт має термін доставки, який треба витримати. Далі склад відбирає насоси з місця їхнього зберігання. Для простої операції працівник може роздрукувати список відбору та зібрати товари. У більшій операції управління складом може спрямовувати роботу через мобільне сканування та складські правила. Облік запасів залишається задіяним у будь-якому разі. Після відбору замовлення проходить через пакування та відвантаження. Як тільки товар відвантажено, Dynamics фіксує, що насоси залишили склад.

Кількість, доступна для бізнесу, змінюється, а історія товару тепер показує повний ланцюг від надходження від постачальника до зберігання та доставки клієнту. Але реальна робота складу рідко йде ідеально прямою лінією. Клієнт може повернути насос, бо він прибув пошкодженим. Працівник може виявити дві зламані одиниці на полиці. Під час інвентаризації фактична кількість може відрізнятися від даних у системі. Dynamics може записувати повернення, розбіжності при підрахунку, коригування руху та ручні виправлення. Ці дії не повинні стати тихим способом приховати помилки. Вони створюють слід, який показує, що змінилося, коли це сталося і чому. Цей слід допомагає командам знаходити закономірності. Можливо, в одній і тій самій локації постійно виникають помилки при підрахунку. Можливо, поставки від постачальника часто прибувають з нестачею. Можливо, повернені товари потребують кращого процесу перевірки перед поверненням на склад.

Кількість показує, що сталося з насосами, але кожен насос також має вартість, і саме тут складська діяльність безпосередньо пов'язується з фінансами. Підписуйтесь на вашій улюбленій подкаст-платформі та поділіться цим з тими, хто тільки починає свій шлях. Гроші пов'язані з запасами. Отже, ті насоси на полицях вашого складу – це більше, ніж просто фізичні об'єкти, що чекають на відправку. Це гроші, які компанія вже витратила. І ці гроші залишаються у фінансовій звітності компанії як актив, поки насоси не будуть продані, використані, списані або іншим чином вибудуть зі складу. Цей простий зв'язок змінює ваш погляд на надходження товарів. Справа в тому, що коли прибуває 100 насосів, складська команда бачить 100 одиниць. Але фінансовий відділ також має знати вартість, яка щойно була додана до запасів. І коли ці насоси відправляються клієнту, склад бачить, як звільняється місце на полицях, тоді як фінанси повинні зафіксувати собі вартість товарів, що вибувають.

Dynamics автоматично поєднує ці два погляди. Саме тут у гру вступають групи товарів. Уявіть групу товарів як спосіб організації схожих продуктів, щоб система знала, як обробляти їхні фінансові дані. Наприклад, ви можете помістити запчастини в одну групу, готові кавомашини в іншу, а сировину – у третю. За лаштунками ці групи підказують Dynamics, на які рахунки головної книги слід відносити фінансову сторону кожної закупівлі, продажу, коригування чи виробничої діяльності. Вам не потрібно бути бухгалтером, щоб зрозуміти це. Головна книга – це просто основний фінансовий запис компанії, офіційна бухгалтерська книга, де фінанси відстежують усе – активи, витрати, продажі, загальну картину. Управління запасами надсилає всі ці пов'язані із запасами суми до того запису, використовуючи правила, встановлені у ваших групах товарів. Це означає, що наприкінці місяця складська та фінансова команди не порівнюють дві різні системи і не сперечаються, чиї цифри правильні.

Вони обидві дивляться на одну і ту саму активність товарів у Dynamics, але залишається одне важливе питання, яке потребує відповіді. Скільки насправді коштує один насос? Це залежить від обраного вами методу оцінки запасів. Метод оцінки запасів – це просто правило, яке використовує Dynamics, коли призначає вартість товарам, що вибувають зі складу. Дозвольте навести приклад. FIFO означає «першим прийшов, першим пішов». Припустимо, ви купуєте 50 насосів у січні по 20 доларів за кожен, а потім ще 50 у лютому по 24 доларам за кожен. Коли ви відвантажуєте 10 насосів за методом FIFO, Dynamics вважає, що найстаріші насоси вибувають першими. Отже, ці 10 штук беруться з вашої січневої партії по 20 доларів кожна. Цей метод часто підходить для товарів, де ви фізично хочете використовувати старі запаси раніше за нові, як от продукти харчування, ліки або будь-що, що може застаріти. Метод зваженої середньої вартості має інший підхід.

Замість того, щоб тримати вартість січня та лютого окремо для кожної одиниці, що вибуває, він змішує вартість усіх доступних одиниць в одну середню ціну. Отже, якщо ви купуєте схожі насоси за різними цінами, система розраховує середню вартість насоса на основі загальної вартості запасів, поділеної на загальну кількість одиниць. Це має сенс, коли окремі одиниці змішуються, і вам не потрібно відстежувати кожну поставку окремо. Ковзна середня також використовує середнє значення, але воно змінюється щоразу, коли надходить новий товар за новою ціною. Стандартна собівартість працює інакше. Компанія встановлює очікувану вартість товару, а потім фіксує будь-які відхилення між цією плановою вартістю та тим, що ви фактично платите. Кожен метод відповідає на одне й те саме питання по-своєму. Яка вартість має супроводжувати цей товар при списанні зі складу? Але витрати змінюються не лише тоді, коли ви отримуєте поставку або відправляєте замовлення.

Виробник може передавати сировину у виробництво, а потім повертати готову продукцію на склад з новою вартістю. Коригування за результатами циклічної інвентаризації може змінити вартість запасів. Списання пошкоджених товарів може зменшити її. Саме тому запаси не можуть бути відокремлені від фінансів. Якщо ваші складські записи показують 500 насосів, а фінансові вартість 450, у вас виникає проблема. Навіть якщо цього ніхто не помічає на складі. Будь-яке рішення щодо прибутку, готівки, закупівель та продажів залежать від точності як кількості, так і вартості. Коли Dynamics об'єднує ці записи, ви можете бачити далі, ніж просто сьогоднішні залишки і приймати розумніші складські рішення щодня. Видимість, поповнення запасів та щоденний контроль. Коли ви можете довіряти своїм складським записам, щоденні рішення стають значно простішими. Закупівельнику не потрібно телефонувати на кожен склад і просити когось фізично перевірити наявність товару.

Він може точно бачити, що є в наявності на майданчиках, складах та локаціях, включаючи запаси в дорозі або ті, що очікують на перевірку. І ця різниця має значення. Ви можете мати загалом 500 одиниць, але лише 300 реально доступні для обіцянки клієнтам. Частина знаходиться в дорозі, частина очікує на перевірку якості, а частина вже зарезервована під інші замовлення. Dynamics допомагає бачити доступну кількість, а не лише максимально можливу цифру. Це чітке бачення також сприяє кращому поповненню запасів. Кожному бізнесу потрібно знати, коли купувати більше, але відповідь залежить не лише від сьогоднішньої кількості. Вам також потрібно враховувати швидкість продажу товару, терміни доставки постачальника та розмір буферного запасу на випадок раптового стрибка попиту. Цей додатковий запас називається страховим. Сприймайте його як ваш резервний план на дні, коли все йде не за планом. Постачальник затримав доставку, клієнт зробив більше замовлення, ніж зазвичай або виробнича лінія використала більше матеріалів, ніж очікувалося.

Без цього буфера одна несподіванка може зупинити все. Але занадто великий запас означає, що ви знову просто заморожуєте гроші на полицях. Dynamics надає дані, щоб ретельніше встановлювати рівні запасів і переглядати їх, коли змінюється попит або терміни поставок. Але все це працює лише тоді, коли записи в системі відповідають реальності. Ось чому інвентаризація залишається частиною щоденного контролю. Деякі команди проводять повну інвентаризацію раз на рік, інші рахують невеликі групи товарів протягом року, це називається циклічним підрахунком. Процес досить простий. Ви рахуєте те, що насправді лежить на полиці, порівнюєте з даними в Dynamics і з'ясовуєте причину розбіжностей перед внесенням коригувань. Різниця може виникнути через пошкодження, крадіжку, пропущене сканування, неправильне місце або стару помилку під час переміщення. Коригування виправляє цифри, а розслідування виправляє процес.

Dynamics також допомагає виявити запаси, які залежалися занадто довго. Аналіз віку запасів показує товари, які давно не рухалися. Це критично важливо для товарів з терміном придатності, сезонної продукції, старих запчастин або товарів, на які більше немає попиту. Виявите такий запас вчасно, і у вас з'являться варіанти. Ви можете продати його зі знижкою, перемістити туди, де попит вищий, повернути постачальнику за договором або просто припинити закупівлі. Зачекайте, поки полиці заповняться за старілим товаром, і ці варіанти зникнуть. До того ж, не кожен товар потребує однакової уваги. ABC-аналіз допомагає впорядкувати товари за їхнім фінансовим впливом. Невелика кількість товарів може становити основну частину вартості ваших запасів. Ось вони потребують ретельнішого підрахунку, суворіших рішень щодо замовлень та уважнішого нагляду. Дешеві товари, що часто рухаються, можуть мати простіші методи контролю.

Мета – не ставитися до всього однаково. Мета – приділяти час тому, де помилка коштуватиме бізнесу найдорожче. Існує також особливий випадок, про який варто знати – консигнаційні запаси. Уявіть, що постачальник розміщує свої запчастини на вашому складі, але вони все ще належать йому. Запас прямо під рукою у вашої виробничої команди готовий до використання, але він не стає вашим, поки ви не отримаєте право власності. Dynamics може відстежувати цю різницю. Ваша команда бачить наявність запчастин на складі, тоді як фінансовий відділ чітко контролює право власності. Коли ви використовуєте запчастину, система реєструє зміну власника і вартість стає вашою. Це чудово, коли потрібен швидкий доступ до товарів без попередньої оплати всього обсягу. Усе це працює завдяки тому, що відділи закупівель, продажів, виробництва, склад та фінанси працюють із спільними даними. Звіти можуть формуватися на основі єдиної історії руху запасів.

Інші бізнес-системи також можуть підключатися до цієї історії замість створення окремих списків. Все ж таки, одна поширена плутанина може збивати з пантелику нових користувачів Dynamics. Управління запасами та управління складом тісно співпрацюють, але це не одне й те саме. Це тема для іншого навчального матеріалу. Управління запасами та управління складом пов'язані, але не ідентичні. Давайте прояснимо поширений момент плутанини. Управління запасами та управління складом вирішують різні завдання. Управління запасами веде облік запасів у межах усієї компанії. Воно відповідає на головні питання, скільки в нас є, де це зафіксовано, чи можемо ми це використовувати, і яка його вартість. Цей запис відстежує запаси всюди через закупівлі, продажі, виробництво, переміщення, повернення та інвентаризації. Управління складом стосується фізичної роботи всередині складського приміщення. Воно спрямовує працівників під час приймання товарів, їх розміщення, комплектування замовлень та відвантаження.

У більш складних налаштуваннях працівники використовують мобільні пристрої для сканування штрих-кодів та відстеження палет за номерами ліцензійних табличок. Подумайте про це так. Управління запасами – це головна картотека. Вона зберігає повну історію запасів для всього бізнесу. Управління складом допомагає людям виконувати роботу на складі, використовуючи інформацію з цієї картотеки. Одне записує історію, інше допомагає працівникам обробляти запаси точно та швидко на фізичному місці. Не кожній компанії потрібна однакова глибина процесів. Невеликий дистриб'ютор може почати з чітких записів товарів, складів, переміщень та інвентаризацій. Велике підприємство з багатьма працівниками, осередками, палетами та швидкими замовленнями може потребувати глибших складських процесів. Але в будь-якому разі кожному відділу потрібна однакова історія товарів. Висновок Єдина спільна історія запасів – управління запасами в Dynamics 365 фіксує повний життєвий цикл товарів від отримання та зберігання до відвантаження клієнту та фінансової оцінки.

Це одна спільна історія запасів для всього вашого бізнесу. Дякую за перегляд чергового навчального матеріалу. Підписуйтесь на нові епізоди зі мною, Мілко Петерсон, на М365FM. І дивіться наступний епізод, щоб побачити, як Dynamics 365 Supply Chain Management поєднує закупівлі, склади та планування навколо того самого спільного обліку запасів.