Microsoft 365 Copilot بدون مبالغة: التبني والحوكمة وتجهيز بيئة Microsoft 365 مع Paul Keijzers [MVP]

يمكن لـ Microsoft 365 Copilot أن يساعد الأشخاص في العثور على المعلومات وإنجاز العمل بسرعة أكبر، لكن إجاباته تعتمد على المحتوى والأذونات الموجودة مسبقًا في Microsoft 365 tenant الخاص بالمؤسسة. في هذه الحلقة من بودكاست M365 FM، يتحدث Mirko Peters مع Microsoft MVP Paul Keijzers، مؤسس KB Works، حول تجهيز Microsoft 365 لـ Copilot بطريقة عملية ومسؤولة. ينظران إلى ما هو أبعد من العروض التوضيحية والتراخيص، إلى الأسس التي تشكل نتائج Copilot، مثل SharePoint وMicrosoft Teams وOneDrive وجودة البيانات وضوابط الوصول والحوكمة.

يمكن لـ Copilot أن يُظهر بوضوح مشكلات الوصول القائمة. فالملفات التي تمت مشاركتها على نطاق واسع، والمستندات القديمة، والنسخ القديمة، والمحتوى غير الواضح الملكية، قد تؤثر جميعها في ما يستطيع الموظفون العثور عليه. ويوضح Paul لماذا ينبغي للمؤسسات مراجعة إعدادات المشاركة وفهم أين يوجد وصول حساس أو غير ضروري قبل نشر Copilot على نطاق واسع. ويمكن لتقارير الإفراط في المشاركة في SharePoint أن تساعد في تحديد المشكلات المحتملة عبر SharePoint وTeams وOneDrive، although على المؤسسات أن تتحقق مع ذلك مما إذا كانت المشاركة المُعلَّم عليها مناسبة لأعمالها.

الحوكمة والبيانات القديمة وحماية المعلومات
تستكشف المحادثة كيفية إدارة سنوات من محتوى SharePoint القديم. قد تحتاج ملفات المشاريع القديمة إلى الاحتفاظ بها لأسباب قانونية أو تجارية، لكن ذلك لا يعني دائمًا أن تظهر في البحث اليومي أو في نتائج Copilot. يمكن للمؤسسات النظر في أرشفة المحتوى أو تقييد الوصول إليه، وفقًا لمدى تكرار الحاجة إليه وبنية الـ tenant. ويؤكد Paul أيضًا على ضرورة التخطيط للنسخ الاحتياطي والاسترداد في Microsoft 365، بما في ذلك كيفية استعادة الشركة لبياناتها إذا غيّرت مزوّد النسخ الاحتياطي. وتُعد Microsoft Purview جزءًا من الصورة الأوسع للحوكمة. ينصح Paul بمراجعة تصنيفات الحساسية، والتحقق من تطبيقها بشكل متسق، والنظر في التصنيف التلقائي عند الاقتضاء. ويمكن لسياسات Data Loss Prevention أن تساعد في حماية المعلومات الشخصية والحساسة، بينما تحتاج سياسات DLP في Power Automate إلى اهتمام عندما يستخدم Copilot الموصلات للعمل مع خدمات مثل Jira. ويجب أن تناسب هذه الضوابط الاحتياجات الفعلية للمؤسسة، إذ قد تحتاج الشركة العالمية والشركة الصغيرة إلى سياسات مختلفة.

بنية SharePoint وتبني Copilot
تظل بنية المعلومات الجيدة مهمة حتى مع تحسن الذكاء الاصطناعي في فهم اللغة الطبيعية. يناقش Paul استخدام البيانات الوصفية وأنواع المحتوى لتنظيم المعلومات واسترجاعها بسهولة، مع الحفاظ على مكتبات SharePoint عملية للموظفين. ومبدؤه التوجيهي هو تجنب هياكل المجلدات العميقة للغاية وحقول البيانات الوصفية المفرطة، لأن الناس أقل احتمالًا للحفاظ على نظام معقّد أكثر من اللازم. ويمكن لـ Copilot أن يساعد في اقتراح المعلومات أو تعبئتها، لكن المؤسسات لا تزال بحاجة إلى بنية واضحة ومحتوى موثوق.
كما يتطلب تبني Copilot دعمًا مستمرًا. فبدلًا من تقديم جلسة تدريب واحدة وتوقع أن يكتشف الموظفون الباقي بأنفسهم، يمكن للمؤسسات مشاركة نصائح منتظمة، وعرض المطالبات والوكلاء المفيدين، ومساعدة الفرق في حل الإحباطات اليومية الحقيقية. ويوصي Paul بالبدء من العمل الفعلي الذي يقوم به الناس، ثم تحديد المواضع التي يمكن أن يوفر فيها Copilot الوقت أو يحسن النتيجة. وينبغي تكييف خطط التبني مع حجم كل مؤسسة وممارسات عملها، بدلًا من نسخها كما هي من إطار صُمم لبيئة مختلفة.

قيمة الذكاء الاصطناعي والوكلاء ومسار عملي للمضي قدمًا
يناقش Mirko وPaul أيضًا كيفية تقييم المؤسسات لقيمة تكلفة الذكاء الاصطناعي، وكيف قد يعمل الوكلاء جنبًا إلى جنب مع الموظفين بشكل متزايد، ولماذا يحتاج المسؤولون إلى وسائل لاكتشاف الوكلاء وإدارتهم في بيئاتهم. ويشارك Paul مفهومه لـ Focus Week في البرتغال، حيث تخصص الفرق وقتًا مخصصًا للعمل على تحديات Microsoft 365 وSharePoint والحوكمة أو Copilot بعيدًا عن مقاطعات مكان العمل المعتادة.
الرسالة المركزية لقادة تقنية المعلومات هي أن جاهزية Copilot تبدأ بفهم Microsoft 365 tenant: من يمكنه الوصول إلى ماذا، وكيف تُنظَّم المعلومات، وأي المحتوى ينبغي الاحتفاظ به أو إبرازه، وكيف سيتعلم الموظفون استخدام الذكاء الاصطناعي في عملهم. راجِع إعدادات المشاركة، وحسّن حوكمة المعلومات، واربط التبني باحتياجات الأعمال الحقيقية قبل اعتبار Copilot مجرد ترخيص آخر يجب نشره.

كن داعمًا لهذا البودكاست: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.