Copilot und Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft 365: Ein vollständiger Leitfaden

Von Mirko Peters · 2026-03-17 · Aktualisiert 2026-03-24

Microsoft 365 Copilot: Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Microsoft Purview. Datensicherheit und Compliance mit Vertraulichkeitsbezeichnungen sicherstellen. Daten im Copilot-Chat schützen.

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Microsoft 365 Copilot und Vertraulichkeitsbezeichnungen passen zusammen wie Schloss und Schlüssel: Sie erschließen Produktivität, ohne dafür private Informationen aufs Spiel zu setzen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Copilot mit Vertraulichkeitsbezeichnungen zusammenarbeitet, damit Sie wichtige Daten schützen, Ihre Organisation compliant halten und festlegen, wer was sehen darf. Sie erfahren, wie Sie Copilot mit Bezeichnungssteuerungen am besten bereitstellen, verwalten und per Governance steuern, egal ob Sie neu auf diesem Gebiet sind oder bestehende Schutzmaßnahmen ausbauen möchten.

Wir behandeln nicht nur die technischen Schritte, sondern zeigen Ihnen auch praxisnahe Schulungen, die Akzeptanz bei den Endbenutzern und das Testen von Richtlinien. So erhalten Sie einen realistischen Blick darauf, wie sich die Leistungsfähigkeit von Copilot mit einer soliden Sicherheit in Einklang bringen lässt. Nutzen Sie diese Ressource, um eine Copilot-Umgebung aufzubauen, die auf Compliance und Vertrauen basiert, denn bei KI kommt es vor allem darauf an, was Sie sehen lassen (und was Sie verborgen halten).

1. Copilot berücksichtigt Vertraulichkeitsbezeichnungen in Echtzeit. Copilot wendet die Schutzmaßnahmen und Zugriffsbeschränkungen von Microsoft Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen an, wenn Inhalte erstellt oder freigegeben werden, und nicht erst, wenn Dokumente gespeichert werden.
2. Vertraulichkeitsbezeichnungen beeinflussen Prompts und Antworten von Copilot. Wenn eine Datei oder ein Chat bezeichnet ist, passt Copilot seine Antworten an und vermeidet es, bezeichnete Inhalte über die zulässigen Grenzen hinaus zu verwenden oder preiszugeben.
3. Bezeichnungen können den Datenabfluss über Copilot blockieren. Vertraulichkeitsbezeichnungen, die externe Freigabe oder Kopieren verhindern, können dafür sorgen, dass Copilot geschützte Inhalte nicht in Ergebnisse aufnimmt, die außerhalb der zulässigen Empfängerkreise geteilt würden.
4. Automatische Bezeichnung funktioniert mit Copilot-Interaktionen. Die automatische Bezeichnung und die empfohlenen Bezeichnungen von Microsoft Purview können ausgelöst werden, wenn Copilot Inhalte verarbeitet oder erstellt. So lässt sich die Klassifizierung ohne manuelle Schritte durchsetzen.
5. Wasserzeichen und Verschlüsselung bleiben bei Copilot-Ausgaben erhalten. Wenn eine Vertraulichkeitsbezeichnung Verschlüsselung, Kopfzeilen oder Wasserzeichen anwendet, können diese Schutzmaßnahmen auf Artefakte übertragen werden, die Copilot erstellt oder vorschlägt. So sinkt das Risiko einer versehentlichen Offenlegung.
6. Die Copilot-Nutzung kann bezeichnungsbezogene Telemetriedaten für Compliance-Teams liefern. Administratoren können sehen, wie bezeichnete Daten in Copilot-Sitzungen verwendet werden. So lassen sich über Purview-Erkenntnisse und Aktivitätsprotokolle Missbrauch oder Lücken in Richtlinien erkennen.
7. Bezeichnungen legen die Grenzen für die Modellverbesserung fest. Organisationen können Vertraulichkeitsbezeichnungen nutzen, um festzulegen, welche Inhalte für die Modellverbesserung oder Telemetrie verwendet werden dürfen. So lassen sich private oder regulierte Daten ausschließen.
8. Die Konsistenz über Produkte hinweg wird durchgesetzt. In Microsoft Purview festgelegte Vertraulichkeitsbezeichnungen gelten einheitlich in Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint und Copilot. Der Schutz unterscheidet sich daher nicht von App zu App, sofern die Bezeichnungen berücksichtigt werden.
9. Einige Verhaltensweisen von Bezeichnungen hängen von der Mandantenkonfiguration und der Lizenzierung ab. Wie tief die Integration von Copilot reicht (automatische Durchsetzung, Telemetrie, Vererbung von Bezeichnungen), hängt von der Purview-Konfiguration, den Administratorrichtlinien und der Lizenzstufe ab. Überraschende Verhaltensweisen spiegeln deshalb oft administrative Entscheidungen wider und nicht feste Produktstandards.

Das Zusammenspiel von Microsoft 365 Copilot und Vertraulichkeitsbezeichnungen verstehen

Wenn Sie mit Copilot arbeiten, dem generativen KI-Assistenten von Microsoft, müssen Sie sicherstellen, dass das System nicht nur intelligent, sondern auch sicher ist. Genau hier kommen Vertraulichkeitsbezeichnungen ins Spiel. Sie sind in Ihre Microsoft 365-Umgebung eingebettet, um vertrauliche Informationen in allen Apps und Daten, auf die Copilot zugreift, zu klassifizieren, zu schützen und den Zugriff darauf zu steuern.

Betrachten Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen als digitale Türsteher. Sie kennzeichnen Inhalte nicht nur, sondern entscheiden, was Copilot lesen, zusammenfassen oder vorschlagen darf. Das fügt all diesen scheinbar harmlosen Copilot-Chats und Dokumentzusammenfassungen eine wichtige Sicherheitsebene hinzu. Da Copilot Informationen aus allen Microsoft 365-Apps zusammentragen kann, kann eine falsche Einstellung unerwartet eine Hintertür für Datenlecks offen lassen.

Die Risikolage ist real: Von Compliance-Pflichten (etwa HIPAA und SOX) bis hin zur versehentlichen Weitergabe von Daten stehen Ihr Ruf und Ihre Haftung auf dem Spiel. Deshalb ist es mehr als nur nützliches Hintergrundwissen, zu verstehen, wie Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Copilot zusammenwirken. Für jede Organisation, die KI-gestützte Produktivität im großen Maßstab einsetzt, ist dieses Wissen ein Muss. Wenn Sie tiefer in Copilot-Governance und -Richtlinien einsteigen möchten, lohnt sich ein Blick auf diesen Copilot-Governance-Leitfaden oder die umfassende Betrachtung der Absicherung von Copilot mit erweiterten Kontrollen in diesem Artikel zur Copilot-Sicherheit.

Als Nächstes erhalten Sie ein klareres Verständnis davon, was Vertraulichkeitsbezeichnungen leisten und wie sie Ihre Daten schützen. Das bereitet die detaillierten, praxisnahen Strategien in den folgenden Abschnitten vor.

Grundlegende Konzepte von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft Copilot

Vertraulichkeitsbezeichnungen sind der integrierte Mechanismus von Microsoft 365 zur Klassifizierung und zum Schutz von Inhalten. Sie versehen Dateien, E-Mails, Chats und Websites mit Regeln für Verschlüsselung, Zugriff und Freigabe. Mit diesen Bezeichnungen markieren Sie Inhalte etwa als „Vertraulich“ oder „Nur intern“, und die dahinterliegenden Richtlinien werden automatisch durchgesetzt.

Wenn Copilot die Daten Ihrer Organisation durchsucht, um Fragen zu beantworten oder Inhalte zu erstellen, berücksichtigt er diese Vertraulichkeitsbezeichnungen. Copilot kann also keine sensiblen Inhalte für Benutzer abrufen, die nicht darauf zugreifen dürfen, und er fasst oder analysiert keine Dateien, die gesperrt sind. Bezeichnungen verbinden Ihre Richtlinien zum Informationsschutz direkt mit der KI von Copilot. So entsteht ein Schutzmechanismus, der für Benutzer unsichtbar ist, für sichere KI-gestützte Arbeitsabläufe aber entscheidend bleibt.

Kurz gesagt: Ohne eine klare Vertraulichkeitskennzeichnung ist verantwortungsvolle KI in Microsoft 365 nicht möglich. Sie sorgt dafür, dass Copilot Ihre Compliance-Ziele einhält, unabhängig davon, wie leistungsfähig er wird.

Compliance- und Data-Loss-Prevention-Standards sicherstellen

1. Vertraulichkeitsbezeichnungen setzen Compliance-Grenzen durch:Mit Bezeichnungen legen Sie fest, welche Benutzer oder Gruppen auf bestimmte Inhalte zugreifen dürfen. Indem Sie diese Bezeichnungen anwenden und automatisieren, stellen Sie sicher, dass Copilot etablierte Compliance-Rahmenwerke einhält, etwa HIPAA für das Gesundheitswesen oder SOX für den Finanzsektor. Das ist entscheidend, wenn regulierte Daten nicht einfach überall in Ihrer Umgebung auftauchen dürfen.
2. Data Loss Prevention (DLP) reduziert das Risiko einer Offenlegung:DLP-Richtlinien in Microsoft 365 greifen eng mit Vertraulichkeitsbezeichnungen ineinander. Wenn Copilot versucht, sensible Informationen zu analysieren, zusammenzufassen oder anzuzeigen, können DLP-Regeln dies automatisch verhindern. Eine praktische Anleitung zur Einrichtung von DLP in Microsoft 365 finden Sie in dieser Folge zur DLP-Einrichtung.
3. Reale regulatorische Szenarien:Wenn Ihr Unternehmen Patientendaten oder Finanzunterlagen verarbeitet, stellen Vertraulichkeitsbezeichnungen sicher, dass Copilot diese Informationen nicht in E-Mails, Teams-Chats oder freigegebene Dokumente aufnimmt. So bleiben Sie auf der richtigen Seite der Vorschriften. Bezeichnungsgesteuerte Schutzmaßnahmen helfen Ihnen, die Einhaltung bei Audits nachzuweisen, und machen es leichter zu belegen, dass Sie die Regeln befolgen. Möchten Sie tiefer in Compliance-Verhalten und versteckte Risiken einsteigen? Mehr dazu erfahren Sie in dieser Analyse zu Compliance-Herausforderungen in Microsoft 365.
4. Automatisierte Durchsetzung über alle Bereiche hinweg:Vertraulichkeitsbezeichnungen und DLP ergänzen sich zu automatisierten Leitplanken. Das entlastet IT-Administratoren, vermeidet manuelle Fehler und gibt Organisationen die Sicherheit, dass zentrale Vorgaben für Sicherheit und Compliance auch dann durchgesetzt werden, wenn Benutzer und Datenbestände wachsen.

Vertraulichkeitsbezeichnungen für einen sicheren Copilot-Zugriff konfigurieren

Vertraulichkeitsbezeichnungen zu konfigurieren ist mehr als ein Häkchen setzen. Es geht darum, festzulegen, was Copilot sehen, analysieren und wieder ausgeben darf. Die Risikobereitschaft Ihrer Organisation bestimmt, wie streng oder großzügig Sie diese Schranken setzen. Ziel ist es, die Sicherheit dort zu maximieren, wo sie zählt, und Copilot dennoch die Produktivität steigern zu lassen, ohne dass Benutzer ständig an eine Wand stoßen.

Dieser Abschnitt bereitet Sie darauf vor, Bezeichnungsrichtlinien zu erstellen, die festlegen, auf welche Daten Copilot zugreifen darf, und Details wie Priorität, Geltungsbereiche und automatisierte Regeln feinzujustieren. Sie erfahren, wie Sie Copilot bestimmte Dateien komplett ausschließen oder nur Dokumente verarbeiten lassen, die minimale Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Wie bei einem Schloss an der Haustür brauchen Sie genug Schutz, damit alles sicher bleibt, aber nicht so viel, dass niemand mehr hinein oder hinaus kommt.

Bevor Sie sich mit konkreten Kontrollen oder Einstellungen befassen, sollten Sie die übergeordneten Strategien für mehrschichtige Sicherheit verstehen. Sensible Daten sollen geschützt bleiben, ohne Ihre Benutzer unnötig einzuschränken. Die folgenden Teile dieses Leitfadens behandeln alles vom Erstellen belastbarer Richtlinien bis zur Feinabstimmung der Prioritäten für reale Copilot-Bereitstellungen.

Festlegen von Vertraulichkeitsbezeichnungsrichtlinien und Zugriffssteuerung für Copilot

1. Klare Zugriffsrichtlinien für Bezeichnungen definieren:Erstellen Sie zunächst Vertraulichkeitsbezeichnungen für die Informationstypen Ihrer Organisation, etwa „Confidential HR Data“ oder „Internal Communications“. Legen Sie anschließend mit Bezeichnungsrichtlinien fest, wer auf welche Datenkategorie zugreifen darf und wie Copilot mit diesen Daten interagieren kann.
2. Bezeichnungsbasierte Einschränkungen für Copilot aktivieren:Legen Sie Richtlinienregeln fest, die Copilot (und andere KI-Funktionen) ausdrücklich vom Zugriff auf Inhalte mit stark vertraulichen Bezeichnungen ausschließen. Das ist Ihre erste Wahl, wenn Sie nicht riskieren können, dass Copilot vertrauliche Dateien, Personalakten oder regulierte Finanzdokumente zusammenfasst.
3. Automatische Bezeichnung steuern:Nutzen Sie Richtlinien für die automatische Bezeichnung, um sensible Inhalte zu erkennen, die Benutzer vergessen zu klassifizieren. Diese automatischen Regeln durchsuchen Dateien nach vertraulichen Informationen und versehen sie mit Bezeichnungen, damit Copilot weiß, was es zu meiden gilt. So verhindern Sie, dass menschliche Fehler zu Datenlecks oder Compliance-Problemen führen.
4. Durchsetzung für Inhalte mit hohem Risiko priorisieren:Wenden Sie Durchsetzungseinstellungen wie Verschlüsselung und Inhaltskennzeichnung für die Bezeichnungen „Top Secret“ oder „Restricted“ an. Das begrenzt, was Copilot lesen oder zusammenfassen kann, und ergänzt eine weitere Sicherheitsebene für Ihre wertvollsten Daten.
5. Mit realen Arbeitsabläufen testen, bevor Sie ausrollen:Testen Sie Richtlinien in einer Pilotumgebung, bevor Sie Bezeichnungen für alle ausrollen. Simulieren Sie Copilot-Abfragen, Benutzer-Uploads und Dokumentfreigaben, um zu prüfen, ob sensible Dateien tatsächlich blockiert oder geschwärzt werden. Passen Sie die Einstellungen so lange an, bis Sie das richtige Gleichgewicht gefunden haben.

Durchdacht gestaltete Bezeichnungsrichtlinien geben Ihnen Kontrolle und Flexibilität zugleich. Copilot steigert die Effizienz, während sensible Informationen dort bleiben, wo sie hingehören.

Bewährte Methoden für die Konfiguration und Priorität von Vertraulichkeitsbezeichnungen

• Bezeichnungshierarchie festlegen:Definieren Sie klare übergeordnete und untergeordnete Bezeichnungen, damit strengere Sicherheitseinstellungen automatisch Vorrang vor schwächeren haben.
• Bezeichnungen gezielt priorisieren:Weisen Sie die höchste Priorität den kritischsten Informationen zu, damit Copilot stets zuerst die übergeordneten Einschränkungen beachtet.
• Automatische Bezeichnung sparsam einsetzen:Verlassen Sie sich auf automatische Regeln für eindeutig riskante Inhalte. Vermeiden Sie jedoch, Benutzer mit unnötigen Hinweisen zu überfluten, die zu Fehlern führen.
• Geltungsbereich bewusst begrenzen:Wenden Sie Bezeichnungen nur dort an, wo es nötig ist, also auf Speicherorte, Benutzer oder Abteilungen, in denen sensible Daten anfallen. So bleibt die Durchsetzung durch Copilot präzise.

Diese bewährten Methoden helfen Ihnen, Ihre Kennzeichnung effizient, zuverlässig und copilot-bereit in der gesamten Organisation umzusetzen.

Microsoft Purview, Information Protection und Copilot-Integration

Microsoft Purview bündelt Informationsschutz und Data Loss Prevention (DLP), um Ihre vertraulichen Inhalte wirksam abzusichern und zu steuern, worauf Copilot zugreifen und was es verwenden darf. Es geht dabei nicht nur ums Blockieren von Dateien. Purview ist ein umfassendes Toolkit für die Kennzeichnung, Überwachung und Governance des Informationsflusses über alle Microsoft-365-Apps und KI-gestützten Arbeitsabläufe hinweg.

Über das zentrale Dashboard von Purview können Sie Bezeichnungs- und DLP-Regeln bereitstellen, die überall gelten, wo Copilot aktiv ist, von Outlook bis SharePoint. Copilot erhält keine Sonderbehandlung: Purview setzt die Regeln durch und hinterlässt eine Spur für die Überwachung. Sie finden praxisnahe Schutzmechanismen wie Verschlüsselung, Zugriffssteuerung und Durchsetzung in Echtzeit, ergänzt durch umfangreiche Audit- und forensische Werkzeuge für den Fall, dass etwas schiefläuft. Für die erweiterte Governance von Copilot mit Purview, einschließlich DLP und Durchsetzung des Least-Privilege-Prinzips, lohnt sich ein Blick auf diesen Deep-Dive zur Copilot-Governance mit Purview.

Dieser Abschnitt bereitet den Weg für praxisnahes, richtlinienbasiertes Informationsmanagement mit Copilot in Organisationen, die alles verarbeiten, von privaten HR-Dokumenten bis hin zu öffentlichen Berichten. Bereit, Purview für ganzheitliche Compliance und die sichere Nutzung von KI einzusetzen? Genau dort führen Sie die nächsten Abschnitte hin.

Anwendung von Informationsschutz- und DLP-Richtlinien auf Copilot

• DLP-Vorlagen für Copilot-Szenarien bereitstellen:Verwenden Sie Microsoft Purview, um DLP-Regeln anzuwenden, die die Offenlegung vertraulicher Inhalte melden oder blockieren, wenn Copilot versucht, Dateien mit bestimmten Bezeichnungen zusammenzufassen, zu teilen oder zu verarbeiten. DLP kann eine versehentliche oder absichtliche Überfreigabe geschützter Daten verhindern.
• Bezeichnungen und DLP für automatisierte Durchsetzung kombinieren:Konfigurieren Sie Richtlinien so, dass die DLP-Richtlinie den Zugriff von Copilot automatisch einschränkt, sobald eine Vertraulichkeitsbezeichnung angewendet wurde, selbst wenn Endbenutzer einen Schritt auslassen.
• Copilot-Aktivitäten über Purview Audit überwachen:Nutzen Sie die Auditprotokollfunktionen von Purview, um den Zugriff von Copilot nachzuverfolgen und verdächtiges Verhalten zu erkennen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu Einrichtung und bewährten Methoden finden Sie unter Auditing mit Microsoft Purview Forensics.
• Connector-Governance integrieren:Stärken Sie die Schutzmaßnahmen, indem Sie Connector-Umgebungen verwalten. So begrenzen Sie, woher Copilot seine Informationen beziehen kann, und stellen sicher, dass DLP-Regeln konsistent angewendet werden. Wenn Sie tiefer in DLP für Power Platform-Umgebungen einsteigen möchten, lesen Sie diesen Insider-Leitfaden zu DLP-Best-Practices.

Ausbau der Vertraulichkeitsbezeichnungen mit dem Azure Information Protection SDK

Azure Information Protection (AIP) und sein SDK eröffnen eine neue Stufe der Vertraulichkeitsbezeichnung, denn Organisationen können Bezeichnungen automatisieren, anpassen und auf nicht native sowie Drittanbieter-Lösungen ausweiten. Mit dem SDK können IT-Teams benutzerdefinierte Workflows erstellen, etwa die automatische Bezeichnung von Dokumenten beim Hochladen in Cloudspeicher oder die Integration von Bezeichnungen in individuelle Geschäftsanwendungen, mit denen Copilot interagiert.

Sie sind also nicht auf die Standardsteuerungen beschränkt. Stattdessen können Sie Richtlinien für Vertraulichkeitsbezeichnungen auf spezielle Datentypen, Hybridumgebungen oder regulatorische Anforderungen zuschneiden. So stellen Sie sicher, dass der Zugriff von Copilot auf Inhalte und deren Verarbeitung genau Ihren Richtlinien entspricht, unabhängig davon, woher die Daten stammen oder wohin sie gelangen. Die Flexibilität von AIP ist ein Gamechanger für Organisationen mit komplexen oder sich wandelnden Sicherheitsanforderungen.

Wie Vertraulichkeitsbezeichnungen die Copilot-Nutzung in Microsoft 365-Apps beeinflussen

Vertraulichkeitsbezeichnungen sind nicht nur ein Werkzeug für die IT im Hintergrund. Sie verändern, wie Ihre Benutzer Copilot im Alltag erleben, denn sie bestimmen, was Copilot in vertrauten Microsoft 365-Apps sehen, sagen und tun kann. In SharePoint, OneDrive und Teams entscheiden Bezeichnungen darüber, ob Copilot Informationen aus einer freigegebenen Datei abrufen, eine Besprechung zusammenfassen oder Inhalte in eine Chatantwort aufnehmen darf.

In der Praxis heißt das: Die Antworten, Dokumentempfehlungen und Zusammenfassungen von Copilot sind nur so offen oder so gesperrt, wie Ihre Bezeichnungen es zulassen. Wenn ein Dokument in SharePoint mit „Eingeschränkt“ gekennzeichnet ist, macht Copilot einen großen Bogen darum. Bei weniger sensiblen, unternehmensweiten Dateien kann Copilot dagegen ohne bürokratische Hürden Kontext, Zusammenfassungen und Vorschläge liefern. Wie eine saubere SharePoint-Governance diesen Ansatz untermauert, erfahren Sie in dieser Folge zu SharePoint- und KI-Governance.

Diese realen Auswirkungen betreffen auch Workflows in Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Wenn Copilot E-Mails zusammenfassen oder Angebote aus gekennzeichneten Dokumenten erstellen soll, verhindert die richtige Bezeichnung, dass vertrauliche Details preisgegeben werden. Organisationen, die die appübergreifende Durchsetzung von Bezeichnungen richtig umsetzen, profitieren gleichzeitig von leistungsstarken KI-Funktionen und einheitlicher Sicherheit. Wer dies ignoriert, riskiert dagegen ein Datenchaos, wie in dieser Analyse zur Teams-Governance beschrieben. Die nächsten Abschnitte zeigen Ihnen, wie diese Schutzmaßnahmen in jedem Bereich von Microsoft 365 tatsächlich wirken.

Vertraulichkeitsbezeichnungen für sicheren Copilot-Zugriff in SharePoint, OneDrive und Teams

1. Anwendung von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Dokumentbibliotheken:Jede Datei, die in SharePoint oder OneDrive hochgeladen wird, kann anhand von Speicherort oder Benutzer automatisch gekennzeichnet werden. Wenn Sie für eine Bibliothek „Vertraulich“ oder „Nur Finanzen“ festlegen, kann Copilot diese Dateien weder abrufen noch zusammenfassen oder außerhalb des vorgesehenen Personenkreises „versehentlich“ freigeben.
2. Umgehung von Copilot-Abfragen:Stellen Sie sich vor, ein Benutzer bittet Copilot, einen SharePoint-Vertrag mit der Bezeichnung „Nur Rechtsabteilung“ zusammenzufassen. Die Antwort von Copilot bleibt leer oder überspringt die Datei ganz. Diese labelgesteuerte Durchsetzung verhindert versehentliche Datenlecks in gemeinsam genutzten Bereichen und erhält das Vertrauen in die Lösung.
3. Kennzeichnung von Teams-Unterhaltungen:In Microsoft Teams begrenzen Vertraulichkeitsbezeichnungen für Chatnachrichten oder private Kanäle, was Copilot sehen und anzeigen kann. So tauchen die spät abends geführten Brainstorming-Sitzungen mit der Bezeichnung „Intern“ nicht in Besprechungszusammenfassungen oder von Copilot vorgeschlagenen Antworten auf, es sei denn, der Benutzer steht bereits auf der Zugriffsliste.
4. Zusammenarbeit mit Kontrolle:Copilot blockiert die Zusammenarbeit nicht, sondern setzt Ihre Regeln durch. Die Freigabe allgemeiner Inhalte funktioniert reibungslos. Mit steigender Strenge der Bezeichnung können jedoch nur noch genehmigte Benutzer die von Copilot erstellten Erkenntnisse, Zusammenfassungen oder Vorschläge auf Basis gekennzeichneter Dokumente in SharePoint und OneDrive nutzen.
5. Praktische Schutzmaßnahmen für Administratoren:Administratoren können Zugriffsprotokolle prüfen, um sicherzustellen, dass Copilot diese Grenzen einhält. Wenn Sie sensible Geschäftsdaten aus Anwendungen aus SharePoint auslagern, lohnt sich dieser Ratgeber zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie Dataverse für governance-konforme Daten einsetzen sollten, um diese Entscheidungen fundiert zu treffen.

Vertraulichkeitsbezeichnungen für Office-Apps und E-Mails mit Copilot

• Bezeichnungen in Word, Excel und PowerPoint anwenden:Gekennzeichnete Dokumente schränken ein, was Copilot zusammenfassen oder automatisch erstellen darf. In Office-Apps lassen sich die Regeln nicht umgehen.
• E-Mail-Schutz in Outlook:Wenn E-Mails gekennzeichnet sind (etwa als „Vertraulich“), darf Copilot keine sensiblen Inhalte in vorgeschlagene Antworten oder Nachbereitungen von Besprechungen aufnehmen.
• Benutzer zur korrekten Kennzeichnung auffordern:Benutzer erhalten Erinnerungen, wichtige Dokumente zu kennzeichnen. Das fördert die Compliance und verringert versehentliche Datenlecks über Copilot.
• Einheitliches Erlebnis beim Bearbeiten und Teilen:Die Durchsetzung der Bezeichnung folgt dem Inhalt, egal ob er bearbeitet, gemeinsam verfasst oder freigegeben wird. So befindet sich Copilot jederzeit im Compliance-Modus.

Diese einheitliche Kennzeichnung in Office und E-Mails ist entscheidend, um die Leistungsfähigkeit von Copilot zu nutzen, ohne die regulatorische Position zu gefährden.

Best Practices für Governance und Bereitstellung von Copilot mit Vertraulichkeitsbezeichnungen

Die Einführung von Copilot mit Vertraulichkeitsbezeichnungen sollten Sie nicht überstürzen. Eine sichere und wirksame Einführung bedeutet, robuste Governance-Rahmenwerke aufzubauen, Richtlinien mit echten Benutzern zu testen und Feedbackschleifen einzurichten, um mit sich wandelnden Anforderungen und Risiken Schritt zu halten.

Gute Governance umfasst technische Kontrollen wie Protokollierung und Echtzeitberichte über das Verhalten von Copilot, aber auch die Seite der Menschen. Schulung, Überwachung der Benutzerakzeptanz, Messung der Compliance und Anpassung an Veränderungen sind alle essenziell. Wenn Sie neue KI einführen, geht es nicht nur darum, einen Schalter umzulegen. Ziel ist ein stetiger, nachvollziehbarer und transparenter Weg von Pilottests bis zum vollständigen Rollout. Sie fragen sich, wie ein governance-konformes Copilot Learning Center die Benutzerakzeptanz und den ROI steigern kann? Dann lesen Sie diesen Leitfaden zu Copilot-Schulung und Governance.

Schließlich ist effektive Copilot-Governance kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Zyklus, besonders wenn sich Risiken, Vorschriften und Nutzungsgewohnheiten ständig weiterentwickeln. Governance-Gremien, Prüfrahmen und Programme für verantwortungsvolle KI (wie in diesem Deep Dive zu KI-Governance-Gremien) spielen eine zentrale Rolle, damit alles nachvollziehbar bleibt. Als Nächstes zeigen wir konkrete Schritte und Checklisten für das Pilotieren, Testen und Überwachen von Copilot-gestützten Kennzeichnungsrichtlinien, damit Ihr Rollout reibungslos verläuft.

Test- und Bereitstellungsleitfaden für Copilot-Richtlinien zu Vertraulichkeitsbezeichnungen

1. Sandbox für Tests einrichten:Erstellen Sie eine Nicht-Produktivumgebung, die reale Geschäftsbedingungen abbildet. So testen Sie gefahrlos, wie Copilot und Vertraulichkeitsbezeichnungen zusammenwirken, bevor Sie Änderungen für alle ausrollen.
2. Richtlinien schrittweise im Pilotbetrieb einführen:Beginnen Sie mit einer ausgewählten Benutzergruppe, etwa IT, Personalwesen oder Finanzen, und wenden Sie Richtlinien für Vertraulichkeitsbezeichnungen schrittweise an. Dieser gestufte Ansatz erleichtert es, Lücken zu erkennen und Richtlinien mit minimalem Risiko zu verfeinern.
3. Benutzerfeedback einholen und auswerten:Ermutigen Sie die Pilotbenutzer, ihre Erfahrungen, Hindernisse oder unbeabsichtigten Probleme mitzuteilen. Prüfen Sie in regelmäßigen Check-ins, ob Copilot alle gewünschten Grenzen einhält, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
4. Risiko- und Compliance-Audits durchführen:Simulieren Sie reale Copilot-Interaktionen, etwa Abfragen von bezeichneten Dateien, Zusammenfassungen von Chats oder das Erstellen von E-Mails. Dokumentieren Sie, ob und wann Copilot die Richtlinienregeln einhält. Passen Sie die Konfiguration der Bezeichnungen entsprechend an.
5. Ausrollen auf größere Gruppen mit Schulungsunterstützung:Erweitern Sie die Bereitstellung nach erfolgreichen Pilotphasen in Wellen. Ergänzen Sie Live-Schulungen und Selbstlernangebote über ein verwaltetes Lernzentrum (für einen ROI-orientierten Ansatz siehe den Leitfaden zum Copilot-Lernzentrum), um die Akzeptanz der Benutzer und das Verständnis für die Richtlinien zu fördern.
6. Feedback- und Governance-Zyklen etablieren:Richten Sie nach der Bereitstellung regelmäßige Richtlinienüberprüfungen, Vorfallmeldungen und Aktualisierungszyklen ein. So bleibt Copilot an die sich wandelnden gesetzlichen Vorgaben und Geschäftsrisiken angepasst. Ein „Einrichten und vergessen“ reicht nicht aus.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, vermeiden Sie Chaos, fördern die sichere Akzeptanz durch die Benutzer und sorgen dafür, dass Copilot Ihr Compliance-Programm unterstützt und nicht unterläuft.

Aufbau von Governance- und Audit-Frameworks für Copilot-Nutzungsdaten

• Copilot-Nutzung zentral überwachen:Sammeln Sie Audit-Protokolle und Aktivitätsberichte in Tools wie Microsoft Purview. So erkennen Sie auffällige Muster, markieren Richtlinienverstöße und unterstützen Untersuchungen von Vorfällen. Eine Anleitung zur Überwachung von Benutzeraktivitäten finden Sie unter Purview-Auditleitfaden.
• „First Class“-Governance auf Copilot-Ergebnisse anwenden:Behandeln Sie von Copilot erstellte Inhalte wie kritische Daten. Wenden Sie Standard-Vertraulichkeitsbezeichnungen, Ablaufdaten und Prüfpunkte an, insbesondere bei Copilot-Notebooks. Diese werden im Podcast zu Governance-Risiken thematisiert.
• Reaktion auf Vorfälle automatisieren:Erstellen Sie Workflows, die Ihr Compliance-Team alarmieren, wenn Copilot mit bezeichneten Daten falsch umgeht. So wird jeder Vorfall zeitnah protokolliert, geprüft und behandelt, nicht erst Monate später.
• Richtlinienüberprüfung und Aktualisierungszyklen festlegen:Planen Sie regelmäßige Richtlinienüberprüfungen und Audits mit den Interessengruppen ein. So sind Sie einem Compliance-Drift und neuen Bedrohungen immer einen Schritt voraus.

Mit diesen Strategien schaffen Sie eine transparente, nachvollziehbare Copilot-Umgebung, in der jede Benutzeraktion und jede KI-Entscheidung erfasst und gesteuert wird und nichts dem Zufall überlassen bleibt.

KI und Microsoft 365 Copilot Chat: Datenschutz, Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen und Verschlüsselung

Was sind Vertraulichkeitsbezeichnungen, und wie wirken sie mit Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat zusammen?

Vertraulichkeitsbezeichnungen sind Klassifizierungen von Microsoft Information Protection (MIP), die Sie auf Dokumente und E-Mails anwenden, um vertrauliche Informationen zu schützen. In Verbindung mit Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat bestimmen sie, wie Daten behandelt werden, welche Inhalte in Copilot-Antworten enthalten sein dürfen, welche Inhalte mit Agents in Microsoft 365 geteilt werden können und welche im Microsoft 365-Mandanten gespeicherten Daten dem Schutz und der Verschlüsselung unterliegen.

Kann Copilot Inhalte lesen oder verwenden, die mit Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen versehen sind?

Copilot und die Interaktionen mit Microsoft 365 Copilot berücksichtigen Vertraulichkeitsbezeichnungen und die zugehörigen Schutzeinstellungen. Wenn eine Bezeichnung Verschlüsselung, Rechteverwaltung oder eine eingeschränkte Freigabe erzwingt, halten sich die Copilot-Antworten und alle von Copilot zurückgegebenen Daten an diese Einschränkungen. Sie legen keine Inhalte offen, die über den erlaubten Umfang oder die im Microsoft Purview-Portal und in den Compliance-Richtlinien definierten Berechtigungen hinausgehen.

Wie wirken sich Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Datensicherheit und Compliance aus, wenn Copilot in Word oder anderen Apps genutzt wird?

Das Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen in Microsoft 365 aktiviert Schutzmechanismen für Datensicherheit und Compliance, etwa Verschlüsselung, Zugriffssteuerung und Überwachung. Wenn Sie Copilot in Word, Outlook oder anderen Microsoft-Diensten verwenden, werden die Antworten und extrahierten Erkenntnisse von Copilot durch die Einstellungen der Bezeichnungen und durch Organisationsrichtlinien eingeschränkt. So unterstützen Sie den Schutz Ihrer Daten und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der DSGVO.

Wer kontrolliert die Berechtigung, Copilot den Zugriff auf gekennzeichnete Inhalte zu erlauben, und wie wird das verwaltet?

Der Zugriff wird von den Mandantenadministratoren Ihres Microsoft 365-Mandanten gesteuert, und zwar über Microsoft Information Protection und die Identitäts- und Zugriffsverwaltung von Microsoft Entra. Berechtigungen, die Vererbung von Bezeichnungen und Richtlinien für Vertraulichkeitsbezeichnungen werden im Purview-Portal konfiguriert und dienstübergreifend in Microsoft 365 durchgesetzt. So können nur Benutzer und Anwendungen mit den passenden Rollen und Zustimmungen gekennzeichnete Inhalte verwenden oder anzeigen.

Speichert Copilot gekennzeichnete Daten, und wie werden gespeicherte Daten vor Sicherheitsverletzungen geschützt?

Copilot kann Inhalte verarbeiten, um Antworten zu generieren. Das Datensicherheits-Posturemanagement von Microsoft und die dienstseitigen Schutzmechanismen begrenzen jedoch die Aufbewahrung und schützen die im Microsoft 365-Dienst gespeicherten Daten. Verschlüsselung, Zugriffssteuerung, Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention) in Microsoft Purview, Protokollierung und regelmäßige Sicherheitsupdates helfen, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu verringern, und stehen im Einklang mit den Datenschutzgesetzen.

Wie aktiviere ich Vertraulichkeitsbezeichnungen, um Daten bei der Nutzung von Copilot und Agenten in Microsoft 365 zu schützen?

Aktivieren Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen, indem Sie Richtlinien für Microsoft Information Protection im Purview-Portal konfigurieren, die Bezeichnungen für Benutzer veröffentlichen und sie auf Dateien und E-Mails anwenden. Kombinieren Sie die Bezeichnungen mit Compliance-Richtlinien, Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention) in Microsoft Purview und bedingtem Zugriff in Microsoft Entra. So beachten Copilot und Agenten in Microsoft 365 die Richtlinien, wenn sie Nutzungsrechte auswerten oder Inhalte in Copilot-Chat-Szenarien anzeigen.

Schwärzt Copilot sensible Informationen, die mit einer Vertraulichkeitsbezeichnung gekennzeichnet sind, oder gibt es sie nicht zurück?

Ja. Wenn Vertraulichkeitsbezeichnungen Einschränkungen erzwingen oder nur kennzeichnende Schutzmaßnahmen anwenden, werden die Antworten von Copilot durch diese Einstellungen begrenzt. Copilot in Microsoft 365 bindet Microsoft Graph und Purview ein, um die Vertraulichkeit der Daten zu prüfen, bevor Inhalte zurückgegeben werden. Dadurch sinkt das Risiko, dass gekennzeichnete sensible Informationen in Copilot-Antworten auftauchen oder außerhalb der berechtigten Benutzer geteilt werden.

Wie hängen Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Verschlüsselung, Rechteverwaltung und Datenschutzvorschriften zusammen?

Vertraulichkeitsbezeichnungen können Verschlüsselung und Schutz durch Azure Rights Management anwenden, um festzulegen, wer Inhalte öffnen, bearbeiten oder weiterleiten darf. Das unterstützt die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und Compliance-Richtlinien. Bezeichnungen ermöglichen überprüfbare Kontrollen, mit denen sich die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung und den organisatorischen Anforderungen an Datensicherheit und Compliance nachweisen lässt.

Was sollten Administratoren tun, um die Datensicherheit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Copilot Vertraulichkeitsbezeichnungen respektiert?

Administratoren sollten Vertraulichkeitsbezeichnungen konfigurieren und veröffentlichen, die Bezeichnungen mit den Richtlinien für Verhinderung von Datenverlust und Compliance-Richtlinien in Purview integrieren, bedingten Zugriff in Microsoft Entra festlegen, Sicherheitsupdates prüfen und das Datensicherheits-Posturemanagement überwachen. Außerdem sollten sie das Zusammenspiel mit Microsoft 365 Copilot-Chat testen, die Vererbung von Bezeichnungen prüfen und die Dokumentation auf Microsoft Learn und in Purview heranziehen, damit die Richtlinien mit den sich ändernden Anforderungen Schritt halten.