Dynamics 365 Who Knows Whom: So finden Sie Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk im Vertrieb

Von Mirko Peters · 2026-08-18

Erfahren Sie, wie Dynamics 365 Who Knows Whom Microsoft-Exchange-Daten nutzt, um warme interne Kontakte aufzuspüren, Kaltakquise zu vermeiden und Geschäfte schneller abzuschließen.

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Microsoft Dynamics 365 Who Knows Whom ist eine leistungsstarke Beziehungsanalyse-Funktion. Sie durchsucht die Microsoft-Exchange-Umgebung Ihres Unternehmens nach Kolleginnen und Kollegen, die bereits aktive Kommunikationskanäle zu einem Interessenten oder Kundenkonto haben. Statt auf Kaltakquise zu setzen, können Vertriebsteams so warme interne Empfehlungen finden und bestehende Unternehmensnetzwerke nutzen, um Verkaufsprozesse zu beschleunigen.

Das Wichtigste in Kürze

• Who Knows Whom beseitigt die Hürden der Kaltakquise, indem es interne Kolleginnen und Kollegen aufzeigt, die bereits mit Ihren Zielkunden kommunizieren.
• Die Funktion analysiert Kommunikationsmuster wie E-Mails und Besprechungen sicher über den Microsoft-365-Mandanten hinweg.
• Vertriebsmitarbeitende können warme Empfehlungen direkt in Dynamics 365 Sales anfragen, ohne Kolleginnen und Kollegen in getrennten Kommunikationstools manuell zu befragen.
• Das Nutzen interner Vertrauensbeziehungen erhöht die Antwortquote und die Conversion-Rate für Erstgespräche bei Großkundengeschäften deutlich.
• Für eine korrekte Abbildung der Kommunikationsnetzwerke im Unternehmen ist eine ordnungsgemäße serverseitige Synchronisierung mit Microsoft Exchange erforderlich.

Das Problem der Kaltakquise im modernen Vertrieb

Jeder B2B-Vertriebsmitarbeitende kennt den Frust, eine Outbound-Kampagne von null zu starten. Sie identifizieren ein Zielunternehmen, erhalten die direkte E-Mail-Adresse eines wichtigen Entscheiders und formulieren ein individuelles Angebot. Trotz aller Mühe landet die Nachricht jedoch in einem Postfach ohne jeglichen Kontext oder Vertrauensbezug. Im modernen Großkundenvertrieb ist Kaltakquise zunehmend ineffizient.

Vertriebsmitarbeitende arbeiten häufig isoliert und wissen nicht, dass eine Kollegin oder ein Kollege aus einer anderen Abteilung, einem anderen Regionalbüro oder sogar einem anderen Geschäftsbereich kürzlich mit genau diesem Entscheider zusammengearbeitet hat. Ohne zentrale Beziehungsanalyse verschwenden Unternehmen immer wieder wertvolle Zeit und Budget für Kaltakquise, während warme Netzwerke ungenutzt bleiben, die direkt vor Augen liegen. Diese Lücke zwischen internen Kommunikationsdaten und CRM-Datensätzen verursacht erhebliche Ineffizienzen in der gesamten Vertriebspipeline.

So arbeitet Dynamics 365 Who Knows Whom

Stellen Sie sich Who Knows Whom als internes Unternehmensradar vor, das direkt in Dynamics 365 Sales integriert ist. Vertriebsmitarbeitende müssen nicht mehr manuell in Teams-Kanälen oder Unternehmensverzeichnissen nachfragen, wer eine Verbindung zu einem Zielunternehmen hat. Das System gleicht Interessenten und Kontakte automatisch mit den breiteren Kommunikationsdaten Ihres Unternehmens ab.

Auf Basis der Microsoft-Exchange-Integration und serverseitiger Synchronisierung analysiert das Tool E-Mail- und Besprechungsmetadaten im gesamten Microsoft-365-Mandanten. Es sucht nach Anzeichen für etablierte Kommunikation, etwa häufige E-Mail-Wechsel, abgeschlossene Besprechungen oder gemeinsame Kalendereinladungen zwischen Kolleginnen und Kollegen und externen Kontakten. Öffnet ein Vertriebsmitarbeitender einen Interessenten- oder Kundendatensatz, zeigt Dynamics 365 eine Liste interner Kolleginnen und Kollegen an, die eine bestehende Beziehung zu diesem Kontakt haben. Die Liste ist nach Stärke und Häufigkeit der Interaktion sortiert.

Die Mechanik des internen Networkings

Das System teilt Ihnen nicht nur mit, dass ein Kollege jemanden kennt, sondern liefert auch konkreten Kontext für Ihren nächsten Schritt. Sie sehen, welcher Kollege die stärkste Verbindung hat, ob die Kommunikation kürzlich stattfand und welche Art von Interaktion es war. So kann der Vertriebsmitarbeiter den internen Kollegen mit einer gezielten Bitte ansprechen: „Mir ist aufgefallen, dass Sie im letzten Quartal mit dem Vice President Operations der Target Company zusammengearbeitet haben. Würden Sie eine persönliche Empfehlung für unser anstehendes Angebot übernehmen?“

Damit verändert sich die Gesprächsdynamik grundlegend. Statt Ihr Unternehmen als unbekannten Anbieter vorzustellen, treten Sie mit dem Vertrauen eines internen Kollegen auf, der bereits eine gute Beziehung zum Einkäufer aufgebaut hat.

Warme Einführungen in Ihrer Vertriebsstrategie gezielt nutzen

Die Einführung von Who Knows Whom erfordert sowohl eine technische Konfiguration als auch einen kulturellen Wandel in Ihrer Vertriebsorganisation. Administratoren müssen technisch sicherstellen, dass die serverseitige Synchronisierung zwischen Microsoft Exchange und Dynamics 365 Sales ordnungsgemäß eingerichtet ist. Außerdem müssen Datenschutz- und Berechtigungseinstellungen korrekt konfiguriert werden, damit interne Kommunikationsmuster sichtbar werden, ohne die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens oder die persönlichen Vorstellungen einzelner Mitarbeitender zur Sichtbarkeit von E-Mails zu verletzen.

Vertriebsleiter müssen ihre Teams außerdem darauf trainieren, das Dashboard für Beziehungsintelligenz zu prüfen, bevor sie einen neuen Lead oder einen wichtigen Account kontaktieren. Wenn dieser Schritt zum Standard in der Account-Recherche wird, entwickelt sich die Kundenakquise von einem Einzelspiel mit Vermutungen zu einer gemeinsamen Teamleistung.

Weitere Informationen zum größeren Kontext von Kundenkommunikationssignalen und zur Pipeline-Gesundheit finden Sie in der vollständigen Folge des Podcasts. Sie zeigt, wie moderne Tools für Beziehungsintelligenz Rohdaten aus dem CRM in umsetzbare Vertriebsstrategien verwandeln.

Häufige Fragen

Was ist Dynamics 365 Who Knows Whom?

Who Knows Whom ist eine Funktion für Beziehungsintelligenz in Dynamics 365 Sales. Sie nutzt Daten aus Microsoft Exchange, um interne Kollegen zu finden, die bereits eine Kommunikationsverbindung zu einem Lead, Kontakt oder Account haben. So werden persönliche Empfehlungen möglich.

Wie erfasst Who Knows Whom die Daten?

Die Funktion analysiert Kommunikationsmetadaten wie E-Mails und Besprechungsverläufe aus Microsoft Exchange über die serverseitige Synchronisierung. Dabei erkennt sie Interaktionsmuster zwischen internen Benutzern und externen Kontakten, ohne dass manuell protokolliert werden muss.

Zeigt Who Knows Whom private E-Mails von Mitarbeitenden an?

Nein. Das System analysiert Kommunikationssignale und -häufigkeiten, um Verbindungsstärken zu ermitteln. Es zeigt etwa an, ob ein Kollege eine starke oder schwache Beziehung zu einem Kontakt hat. Dabei berücksichtigt es die Sicherheitsgrenzen des Unternehmens und die Datenschutzeinstellungen, die IT-Administratoren festlegen.

Welche Lizenzen sind für Who Knows Whom erforderlich?

Who Knows Whom setzt eine passende Dynamics 365 Sales Enterprise- oder Premium-Lizenz voraus. Zusätzlich sind eine ordnungsgemäße Integration von Microsoft 365 Exchange und eine entsprechende Konfiguration durch Administratoren erforderlich.