OneDrive oder Teams: Die richtige Lösung für die Dateizusammenarbeit in Microsoft 365

Von Mirko Peters · 2026-04-22

Die beste Ablage für Ihre Dateien in Microsoft 365 zu wählen ist nicht so einfach, wie einen Lieblingssnack auszusuchen. Hier steckt durchaus einiges an Überlegung dahinter. OneDrive a…

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Die beste Ablage für Ihre Dateien in Microsoft 365 zu wählen ist nicht so einfach, wie einen Lieblingssnack auszusuchen. OneDrive und Teams sind beide wichtige Werkzeuge, doch sie sind nicht für denselben Zweck gebaut. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, was OneDrive und Teams leisten und wie sie in das größere Microsoft-365-Umfeld passen, auf das sich Organisationen für Zusammenarbeit und Produktivität verlassen.

Ob Sie Ihre eigenen Dokumente verwalten oder Richtlinien für ein ganzes Team festlegen: Sie erfahren, wie sich diese Werkzeuge bei Dateispeicherung, Eigentum, Freigabe und Sicherheit unterscheiden. Am Ende wissen Sie genau, wann Sie OneDrive und wann Teams einsetzen sollten, und wie SharePoint im Hintergrund unauffällig alles steuert. Klären wir also, welches Werkzeug für Ihren Bedarf das richtige ist, bevor Ihre Dateien in der falschen Ecke der Cloud landen.

OneDrive, Teams und SharePoint in Microsoft 365 verstehen

Microsoft 365 bietet Ihnen drei große Werkzeuge zum Speichern und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien: OneDrive, Teams und SharePoint. Jedes hat seine eigene Art und erfüllt einen bestimmten Bedarf in der Arbeitswelt. Klären wir zuerst die Grundlagen, damit Sie keine Äpfel mit Birnen vergleichen und am Ende nicht auch noch Serverfarmen ins Spiel bringen.

OneDrive ist wie Ihr persönliches digitales Schließfach. Hier liegen Ihre Arbeitsdateien, Entwürfe und alles, was Sie noch nicht teilen möchten. Stellen Sie es sich als den Ordner „Eigene Dateien“ vor, den Sie vielleicht aus Ihren Zeiten im Computerraum kennen, nur dass er heute in der Cloud liegt und Sie überallhin begleitet.

Teams hingegen ist der Ort, an dem Gruppen gemeinsam arbeiten. Es geht dabei um mehr als Chatten: Teams erstellt gemeinsame Dateibereiche und Projektkanäle und arbeitet eng mit Besprechungen und Unterhaltungen zusammen. Wenn Sie Teil eines Projekts, einer Abteilung oder eines abteilungsübergreifenden Teams sind, liegen Ihre gemeinsamen Dateien mit hoher Wahrscheinlichkeit in Teams. Allerdings werden sie technisch in SharePoint gespeichert.

Apropos SharePoint: Es ist das stille Rückgrat. SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für Dokumentenverwaltung und Intranet, und sie speichert tatsächlich die Dateien, die in Teams-Kanälen erscheinen. Vielleicht öffnen Sie SharePoint nie direkt, doch seine Bibliotheken stecken hinter der Freigabe, Archivierung und gemeinsamen Bearbeitung von Dateien in ganz Microsoft 365. Kennen Sie Ihre Plattformen: Sie arbeiten enger zusammen, als Sie vielleicht denken.

Ein genauerer Blick auf das Dateifreigabe-Ökosystem von Microsoft

Das Dateifreigabe-Ökosystem von Microsoft 365 besteht nicht aus einem einzelnen Werkzeug, das nur mit sich selbst spricht. OneDrive, Teams und SharePoint sind eng miteinander verflochten. Sie lassen Dateien zwischen persönlichen und Teambereichen wandern und unterstützen alle Arten der Zusammenarbeit. Sie sind nicht auf eine einzige App festgelegt, ganz im Gegenteil.

Dateien, die Sie in OneDrive speichern, sind standardmäßig privat. Mit wenigen Klicks können Sie jedoch Links mit Kollegen oder sogar externen Partnern teilen. Das eignet sich ideal für persönliche Dateien, Entwürfe und spontane Freigaben. Sobald aber mehr Personen und Projekte ins Spiel kommen, wandern Dateien ganz natürlich zu Teams oder SharePoint, wo Gruppenzugriff und Versionsverlauf integriert sind und sich deutlich leichter steuern lassen.

Der eigentliche Kniff: Teams speichert Dateien nicht selbst. Jedes Mal, wenn Sie etwas in einen Teams-Kanal hochladen, landet es in der mit dem Team verbundenen SharePoint-Bibliothek. So werden Dateien automatisch mit unternehmensweiter Compliance, Dokumentenverwaltung und granularen Berechtigungen versehen. SharePoint ist der Bühnenarbeiter, der die Requisiten bewegt, während Teams der Star ist, der den Applaus bekommt.

Durch diese Integration können Sie einen Entwurf zunächst allein in OneDrive beginnen, ihn für die Zusammenarbeit in eine SharePoint-Website verschieben und direkt aus einem Teams-Chat darauf zugreifen oder ihn bearbeiten, ohne Anhänge per E-Mail zu versenden oder den Überblick über die Versionen zu verlieren. Vom Hintergrund bis ins Rampenlicht funktioniert das Dreiergespann von Microsoft am besten, wenn Sie die Stärken aller drei gemeinsam nutzen.

Dateispeicherung und Eigentum im Vergleich: OneDrive gegen Teams

Wenn Sie entscheiden, wo Ihre Dateien liegen sollen, in OneDrive oder in Teams, kommt der größte Unterschied darauf an, wem diese Dateien „gehören“ und wie sie im Hintergrund verwaltet werden. Eigentum, Speicherort und Verantwortung für die Datenverwaltung verschieben sich je nachdem, welche Microsoft-365-Lösung Sie verwenden.

Wenn Sie allein an einer Datei arbeiten, ist OneDrive einfach und privat. Sobald Dateien jedoch für ein ganzes Team, eine Abteilung oder eine Organisation wichtig werden, ändert sich die Situation. In Teams (und SharePoint) gehören Inhalte der Gruppe. Alle Personen mit Zugriff können diese Dokumente anzeigen, bearbeiten oder verwalten, abhängig von den Berechtigungen, die auf Ebene der Website oder des Kanals festgelegt wurden.

Diese Unterschiede sind wichtig. Sie bestimmen, wie Ihre Dateien gesichert werden, wer sie wiederherstellen kann und sogar, ob andere sie noch sehen können, nachdem Sie die Rolle gewechselt haben oder das Unternehmen verlassen. Stellen Sie es sich so vor: Es ist der Unterschied zwischen etwas in Ihrer eigenen Schublade und etwas in einem Regal, das alle im Büro nutzen.

Dieses Verständnis hilft Organisationen, ihre Informationsarchitektur zu gestalten, von persönlichen Arbeitsbereichen bis zu Team-Repositorys. So bleibt die Governance stabil, und Wissen geht nicht verloren, wenn Personen kommen und gehen. Als Nächstes zeigen wir die konkreten Unterschiede bei der Dateiverantwortung und der technischen Speicherarchitektur in OneDrive, Teams und SharePoint auf.

Wem Dateien gehören: Einzelpersonen und Teams

In OneDrive gespeicherte Dateien sind an das Konto einer einzelnen Person gebunden. Sie sind privat, sofern sie nicht ausdrücklich freigegeben werden. Diese Person hat die volle Kontrolle, vom Bearbeiten bis zum Löschen. Verlässt sie das Unternehmen, muss die IT entscheiden, was mit ihren Dateien geschehen soll.

Dateien, die in Teams (und den zugrunde liegenden SharePoint-Websites) gespeichert werden, gehören dagegen der Gruppe bzw. dem Team gemeinsam. Der Zugriff bleibt bestehen, auch wenn einzelne Mitglieder ausscheiden. Dieses Modell stellt sicher, dass wichtige Arbeit bei Personalwechseln nicht verloren geht. Damit eignen sich Teams und SharePoint besser für langfristige, gemeinsame Projekte.

Speicherarchitektur in SharePoint, Teams und OneDrive

Technisch betrachtet ist OneDrive persönlicher Cloudspeicher, der jedem Microsoft-365-Benutzer bereitgestellt wird. Jeder Benutzer erhält seinen eigenen Bereich, im Grunde eine besondere SharePoint-Bibliothek, die direkt mit ihm verknüpft ist. Das macht das Speichern von Entwürfen, persönlichen Notizen und Dateien, die noch nicht teamtauglich sind, unkompliziert.

Teams und Standard-SharePoint-Websites nutzen SharePoint Online für die Dateispeicherung. Wenn eine Datei in einen Teams-Kanal hochgeladen wird, wird sie tatsächlich in einer Bibliothek der dem Team zugeordneten SharePoint-Website gespeichert. Diese Struktur bietet standardmäßig robuste Versionsverwaltung, Suchfunktionen auf Unternehmensebene und erweiterte Compliance-Funktionen.

Das ist nicht nur ein technischer Unterschied, sondern wirkt sich auf Sicherungsrichtlinien, die Aufbewahrung von Daten und den Zeitpunkt aus, ab dem Compliance-Regeln greifen. Beispielsweise landen in OneDrive gelöschte Dateien zunächst im persönlichen Papierkorb und später im Papierkorb, auf den nur Administratoren zugreifen können. Dateien in Teams und SharePoint haben dagegen eigene mehrstufige Wiederherstellungsoptionen und Aufbewahrungsrichtlinien. Für IT- und Compliance-Verantwortliche entscheiden diese Details darüber, wie einfach sich Daten wiederherstellen, prüfen oder schützen lassen.

Die einheitliche Backend-Struktur bedeutet außerdem, dass Dateien in Microsoft Search angezeigt oder für eDiscovery indexiert werden können. So sind sie sowohl für die tägliche Zusammenarbeit als auch für behördliche Untersuchungen nutzbar. Ob Ihnen das bewusst ist oder nicht: SharePoint Online ist die eigentliche Speicherplattform, die sowohl persönliche Arbeit als auch Teamarbeit in Microsoft 365 antreibt.

Dateifreigabe und Zugriffssteuerung

Die Dateifreigabe in Microsoft 365 besteht nicht nur darin, auf „Senden“ zu klicken und zu hoffen, dass alles gut geht. Entscheidend ist, zu wissen, wer Ihre Dateien sehen und bearbeiten kann, und wie sich das ändert, je nachdem, ob Sie in OneDrive oder in Teams (bzw. SharePoint) arbeiten. Organisationen brauchen Klarheit darüber, wem was gehört und wer was freigibt. Benutzer wiederum wünschen sich einfache, flexible Optionen, um mit Kollegen, Teams oder sogar externen Partnern zu teilen.

Wie Sie eine Datei oder einen Ordner freigeben, hängt stark davon ab, wo sie gespeichert ist. OneDrive gibt Ihnen direkte Kontrolle über Ihre Dateien, während Teams und SharePoint integrierte Zusammenarbeit bieten, sich dabei aber auf Gruppenberechtigungen und strukturierte Rollen stützen. Jeder Ansatz hat seine Stärken, besonders wenn es darum geht, Vertraulichkeit zu steuern, die richtigen Zugriffsstufen festzulegen oder sicherzustellen, dass Dateien nicht in falsche Hände geraten.

Diese Unterschiede betreffen nicht nur den Komfort der Benutzer, sondern auch Compliance und Governance. Starke Zugriffsrichtlinien und Berechtigungen gehören tatsächlich zu den wichtigsten Mitteln, um Chaos in organisierte, sichere Zusammenarbeit zu verwandeln. Wie Sie das in Teams umsetzen, erfahren Sie in diesem Überblick darüber, wie Sie Teams-Arbeitsbereiche mit Governance neu gestalten.

Wir sehen uns an, wie die Dateifreigabe auf den einzelnen Plattformen tatsächlich funktioniert, welche Optionen Benutzer haben und wie granulare Berechtigungssteuerungen Organisationen dabei helfen, Inhalte übersichtlich, konform und sicher in Microsoft 365 zu verwalten.

Dateien in SharePoint, Teams und OneDrive freigeben

• OneDrive-Freigabe: Nachdem Benutzer eine Datei oder einen Ordner ausgewählt haben, können sie einen Freigabelink erstellen (entweder auf bestimmte Personen beschränkt oder für alle offen, die den Link haben) oder Personen per E-Mail einladen. Der Eigentümer verwaltet, wer geteilte Inhalte anzeigen oder bearbeiten darf, und die Freigabe lässt sich jederzeit widerrufen.
• Freigabe in Teams- und SharePoint-Kanälen: Wenn Dateien einem Teams-Kanal hinzugefügt werden, sind sie automatisch für alle zugänglich, die Zugriff auf diesen Kanal haben. Für eine breitere oder externe Freigabe können Benutzer Freigabelinks erstellen (die häufig stärkeren Einschränkungen unterliegen) oder die Berechtigungen über die Funktion „Zugriff verwalten“ von SharePoint verwalten.
• Externe Freigabe: Alle drei Plattformen ermöglichen die Freigabe für Gäste oder Partner außerhalb der Organisation. Teams und SharePoint erfordern dafür jedoch in der Regel Administratorsteuerungen oder Genehmigungsprozesse. Organisationen können übergeordnete Richtlinien festlegen, welche Inhalte die Organisation verlassen dürfen.
• Einladung vs. Link: OneDrive und SharePoint ermöglichen es Benutzern zu entscheiden, ob sie bestimmte Personen einladen (die sich authentifizieren müssen) oder Dateien bzw. Ordner über anonyme Links freigeben. Teams verwendet dagegen bewusst einen mitgliedschaftsbasierten Zugriff: Alle Mitglieder eines Teams sehen standardmäßig die Dateien des Teams.
• Zugriff widerrufen: Eigentümer von Dateien (oder Website-Administratoren) können jederzeit Zugriffe entziehen, Freigabelinks entfernen oder Berechtigungen verschärfen. Das ermöglicht eine präzise Steuerung, was besonders bei sensiblen oder vertraulichen Inhalten wichtig ist.

Granulare Berechtigungssteuerung und Zugriffs-Governance in Microsoft 365

• Rollenbasierter Zugriff: Teams und SharePoint ordnen Benutzer Rollen zu (Mitglieder, Besitzer, Gäste) und steuern so anhand ihrer Position in der Organisation, wer Dateien lesen, bearbeiten oder verwalten darf.
• Berechtigungen auf Elementebene: In SharePoint und OneDrive können Berechtigungen auf Datei- oder Ordnerebene festgelegt werden. So lässt sich ein einzelnes Dokument freigeben, während anderen Benutzern in derselben Bibliothek der Zugriff verwehrt bleibt.
• Freigaberichtlinien und Governance: Administratoren können Regeln durchsetzen, etwa das Blockieren anonymer Links oder die Pflicht, dass alle freigegebenen Dateien ein Ablaufdatum haben. So bleiben Freigaben sicher und konform. Mehr zur Bedeutung von Governance für Teams erfahren Sie in diesem Überblick zur Teams-Governance.
• Prüfungs- und Überwachungstools: Beide Plattformen bieten Prüfprotokolle und Aktivitätsverfolgung. Organisationen können so nachvollziehen, wer was wann und wo getan hat. Das ist entscheidend für Compliance und für das Aufdecken von Missbrauch.
• Private Dateifreigabe: OneDrive eignet sich hervorragend für wirklich private Freigaben, denn geteilte Dateien sind nur für ausgewählte Benutzer sichtbar. In Teams und SharePoint wird der Zugriff in der Regel durch die Mitgliedschaft im Team bzw. auf der Website bestimmt. Das unterstützt Transparenz und die Zusammenarbeit in Gruppen.

Wann OneDrive oder Teams für die Dateiablage verwenden

Die Wahl des Speicherorts, OneDrive oder Teams, kann einen großen Unterschied für Ihre Produktivität, die Dateisicherheit und den Erfolg der Zusammenarbeit machen. Jede Plattform hat ihre Stärken. Die richtige Wahl hilft Ihnen, Verwirrung zu vermeiden, Ihre Arbeit übersichtlich zu halten und sensible Inhalte zu schützen.

OneDrive eignet sich ideal für persönliche Dokumente, Inhalte, die Sie noch nicht teilen möchten, oder Arbeiten im frühen Entwurfsstadium. Wenn Dokumente in Teamprojekte, gemeinsame Überprüfungen oder Inhalte mit langfristiger Relevanz für andere übergehen sollen, sind Teams (und SharePoint) die richtige Umgebung. Sie bieten gemeinsamen Zugriff, automatische Versionierung und einen gemeinsamen Bereich für Diskussionen und Zusammenarbeit.

Entscheidend ist nicht nur, was heute einfacher erscheint, sondern was Ihren Workflow unterstützt, Wissen auffindbar hält und über wechselnde Teams und Projekte hinweg Klarheit schafft. Als Nächstes zeigen wir Ihnen praxisnahe Listen, welche Aufgaben und Szenarien sich besser für OneDrive eignen und welche von einem Teams- oder SharePoint-Ansatz wirklich profitieren.

Denken Sie außerdem daran: Eine gut strukturierte Zusammenarbeit kann auch Governance und die Wiederherstellung von Dateien erleichtern – etwas, das Organisationen mit der Zeit zu schätzen wissen. Wenn Sie Einblicke darin gewinnen möchten, wie solide Governance Teams von Chaos in klare, sichere Arbeitsbereiche verwandelt, lesen Sie diesen Beitrag für einen tieferen Einblick.

Die besten Anwendungsfälle für die persönliche Dateiverwaltung in OneDrive

• Entwürfe und private Arbeiten: Speichern Sie Arbeitsstände, Brainstorming-Notizen und frühe Entwürfe, die Sie noch nicht mit anderen teilen möchten.
• Persönliche Referenzdateien: Bewahren Sie Ressourcen, Vorlagen oder persönliche Projektdateien auf, auf die nur Sie regelmäßig zugreifen müssen.
• Temporärer Speicher: Nutzen Sie OneDrive für Dokumente, die Sie auf mehreren Geräten privat bearbeiten möchten, bevor Sie sie in einen Teambereich verschieben.
• Private oder vertrauliche Dokumente: Speichern Sie Personal-, Finanz- oder andere sensible Unterlagen, die für größere Teams nicht sichtbar sein sollten. Denken Sie daran, dass Ihr Administrator bei Bedarf trotzdem darauf zugreifen kann.

Ideale Szenarien für die Zusammenarbeit in SharePoint und Teams

• Team- oder Projektbereiche: Nutzen Sie Teams oder SharePoint für Dateien, die zu laufenden Projekten, Abteilungsinitiativen oder Kampagnen gehören. So werden Zugriff, Versionsverlauf und Zusammenarbeit zentral gebündelt, und niemand bleibt außen vor.
• Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten: Wenn mehrere Personen eine Datei gemeinsam bearbeiten oder prüfen müssen, ermöglichen gemeinsame Bereiche in Teams/SharePoint das gleichzeitige Arbeiten nahtlos und transparent.
• Abteilungsübergreifende Initiativen: SharePoint-Websites und Teams eignen sich ideal, um Silos zu überbrücken, wenn Personen aus unterschiedlichen Bereichen Feedback geben oder Wissen teilen sollen.
• Organisatorische Wissensspeicher: Speichern Sie Richtlinien, Prozesse und institutionelles Wissen in Teams oder SharePoint. So bleibt das Wissen erhalten, auch wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder ihre Rolle wechseln.
• Externe Zusammenarbeit und Gäste: Bei der Arbeit mit Partnern, Lieferanten oder Kunden halten gemeinsame Bereiche mit gezielten Berechtigungen die Zusammenarbeit sicher und übersichtlich. Mehr zur Verwaltung dieser Umgebungen finden Sie in den Auswirkungen der Teams-Governance auf die Zusammenarbeit.

SharePoint, Teams und OneDrive für durchgängige Workflows nutzen

Wenn Sie eine reibungslose Zusammenarbeit anstreben, statt sich mit der Frage „Wo habe ich diese Datei nur gelassen?“ herumzuschlagen, sollten Sie OneDrive, Teams und SharePoint gemeinsam nutzen. Microsoft hat diese Apps so konzipiert, dass sie die Stärken des jeweils anderen ergänzen und so durchgängige Workflows schaffen, die sowohl individuelle als auch Teambedürfnisse abdecken.

Sie könnten zum Beispiel mit Entwürfen und persönlicher Recherche in OneDrive beginnen. Sobald das Dokument fertig ist, verschieben Sie es in einen Teamkanal oder eine SharePoint-Website für Feedback der Gruppe, Versionskontrolle und langfristige Speicherung. Jeder Schritt ist so angelegt, dass er dem natürlichen Fortschritt der Arbeit entspricht – von einer Idee bis hin zu einer ausgereiften Teamarbeit.

Dieser integrierte Ansatz steigert die Produktivität und hilft, sichere und auffindbare Datensätze zu erhalten, auch wenn Teams wachsen, sich verändern oder neu organisiert werden. Außerdem unterstützt er die Geschäftskontinuität und den einfachen Zugriff von allen Geräten aus – Desktop, Web und Mobil. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen praktische Wege, Dateien zu verschieben und dabei Berechtigungen und Datenintegrität zu erhalten, wenn Sie zwischen diesen Microsoft 365-Apps wechseln.

Dateien zwischen OneDrive und SharePoint oder Teams verschieben

• Dateien auswählen: Wählen Sie in OneDrive die Dateien oder Ordner aus, die Sie übertragen möchten – in der Regel solche, die für die breitere Zusammenarbeit oder Archivierung bereit sind.
• Funktion „Verschieben nach“ oder „Kopieren nach“ verwenden: Sowohl die Weboberflächen von OneDrive als auch von SharePoint bieten Optionen, um Inhalte direkt in einen Teams-Kanal oder eine SharePoint-Website zu verschieben oder zu kopieren. Dadurch bleiben wichtige Metadaten und Berechtigungen nach Möglichkeit erhalten.
• Berechtigungen prüfen: Überprüfen Sie nach dem Verschieben die Benutzerzugriffe. Dateien übernehmen die Berechtigungen ihres neuen Speicherorts (Teams/SharePoint). Passen Sie diese bei Bedarf an, falls zusätzliche Einschränkungen nötig sind.
• Versionsverlauf beibehalten: Beim Verschieben von Dateien innerhalb von Microsoft 365 bleibt die Versionierung in der Regel erhalten. Prüfen Sie dennoch, ob in Ihrer Organisation benutzerdefinierte Richtlinien oder erweiterte Workflows greifen.
• Synchronisierungsclients für die Offlinearbeit: Nutzen Sie den OneDrive-Synchronisierungsclient, um sowohl persönliche als auch Teambibliotheken auf Ihrem Gerät verfügbar zu haben. So lässt sich offline arbeiten und Dateien auf Mobil- oder Desktopgeräten leichter verwalten.

Sicherheits- und Compliance-Aspekte bei der Dateiverwaltung in OneDrive und Teams

Sicherheit und Compliance sind keine bloßen Schlagworte. Sie sind entscheidende Faktoren, wenn Sie festlegen, wo Dateien in Microsoft 365 gespeichert und geteilt werden. Datenschutz, Berechtigungen, Überwachung und Aufbewahrung funktionieren in OneDrive anders als in Teams und SharePoint. OneDrive basiert auf individueller Kontrolle, während in Teams und SharePoint Regeln, Rollen und Richtlinien ganze Gruppen oder das gesamte Unternehmen schützen.

In regulierten Branchen oder bei der Verarbeitung sensibler Informationen ist der Einsatz noch höher. Richtlinien wie Data Loss Prevention (DLP) und Audit-Protokollierung greifen unterschiedlich, je nachdem, ob eine Datei in Ihrem OneDrive oder auf einer Teamwebsite liegt. Diese Unterschiede beeinflussen, wie sensible Daten geschützt werden und wie Aktivitäten für Compliance-Prüfungen oder Untersuchungen nachvollzogen werden.

Klare Governance-Frameworks sind der Schlüssel zur Steuerung dieser Risiken. Klar definierte Rollen, Sicherheitseinstellungen und Überwachungswerkzeuge verwandeln ein potenziell lästiges Compliance-Problem in einen reibungslosen, nachvollziehbaren Arbeitsablauf. Mehr darüber, wie starke Regeln und Leitplanken Teams in eine sichere, geordnete Umgebung verwandeln und was das für Ihre Dateien bedeutet, erfahren Sie in diesem ausführlichen Beitrag zur Teams-Governance.

Als Nächstes gehen wir darauf ein, wie DLP-Richtlinien und die Nachverfolgung von Aktivitäten in OneDrive im Vergleich zu Teams und SharePoint durchgesetzt werden und was das für Compliance, Datenverlustprävention und die Vermeidung von Problemen für Ihr Unternehmen bedeutet.

Data Loss Prevention und Aktivitätsnachverfolgung in Microsoft 365

• Data Loss Prevention (DLP) in OneDrive: DLP-Richtlinien in Microsoft 365 überwachen Dateien in OneDrive auf sensible Inhalte wie Kreditkartennummern oder vertrauliche Kennungen. Richtlinien können die externe Freigabe einschränken oder Benutzerbenachrichtigungen auslösen, wenn Richtlinienverstöße erkannt werden.
• DLP in Teams und SharePoint: In Teams und SharePoint gilt DLP für alle Dateien, die in Teamwebsites und Kanälen gespeichert sind. Gruppenbasierte Richtlinien verhindern die versehentliche Freigabe oder Offenlegung geschützter Informationen. Für bestimmte Teams lassen sich je nach Vertraulichkeit detailliertere Richtlinien festlegen.
• Unterschiede bei der Audit-Protokollierung: OneDrive-Aktivitäten wie Dateibearbeitungen, Freigaben und Downloads werden für die Compliance-Prüfung protokolliert. In Teams und SharePoint werden noch mehr Details erfasst, einschließlich der Kanalunterhaltungen, die mit Dateiaktivitäten verknüpft sind. Dadurch lassen sich Untersuchungen und behördliche Anfragen umfassender beantworten.
• Sicherheitsüberwachung: Teams und SharePoint profitieren von einer zentralen Überwachung durch IT- und Compliance-Verantwortliche, während die Protokolle von OneDrive eher das Verhalten einzelner Benutzer erfassen. So behalten Sie geteilte Dateien und Projekte mit hohem Risiko besser im Blick.
• Speicherort und Durchsetzung von Richtlinien: Der tatsächliche und logische Ablageort (persönlich oder Team/gemeinsam genutzt) bestimmt, welche Regeln, Warnmeldungen und Kontrollen greifen. Wenn Sie wissen, wo sich Ihre sensibelsten Dateien befinden, stellen Sie sicher, dass Ihre DLP-, Aufbewahrungs- und Überwachungsstrategien auch wie vorgesehen funktionieren.