Schluss mit dem Tabellenchaos: Warum Ihr Unternehmen eine einzige Quelle für Produktinformationen braucht

Von Mirko Peters · 2026-08-27

Willkommen zurück zu einer weiteren Tiefenanalyse der operativen Abläufe, die moderne Unternehmen am Laufen halten. Wenn Sie je ein Unternehmen geführt, ein Lager verwaltet, den Einkauf verantwortet oder versucht haben, einen digitalen Online-Shop zu starten, kennen Sie das ungute Gefühl, das widersprüchliche Daten auslösen.

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Willkommen zurück zu einer weiteren Tiefenanalyse der operativen Abläufe, die moderne Unternehmen am Laufen halten. Wenn Sie je ein Unternehmen geführt, ein Lager verwaltet, den Einkauf verantwortet oder versucht haben, einen digitalen Online-Shop zu starten, kennen Sie das ungute Gefühl, das widersprüchliche Daten auslösen. Eine Abteilung geht davon aus, dass ein Artikel fünf Kilogramm wiegt, eine andere rechnet mit zehn. Eine Tabelle führt ein Produkt als ausgelaufen, während Ihr E-Commerce-Shop gerade Blitzangebote dafür schaltet. Das ist das Tabellenchaos, und es untergräbt still Ihr Ergebnis durch kostspielige Fehler bei der Auftragsabwicklung, frustrierte Kunden und verschwendete Arbeitszeit. In diesem Beitrag zeigen wir, wie zentral gepflegte Produktinformationen dieses organisatorische Kopfzerbrechen ein für alle Mal beheben können. Eine Audio-Zusammenfassung dieser Konzepte finden Sie in der passenden Episode Dynamics 365 Product Information Management - Simply Explained.

Schluss mit dem Tabellenchaos: Die versteckten Kosten widersprüchlicher Produktdaten

Was passiert, wenn Vertrieb, Einkauf, Lagerteams und Ihr Online-Shop jeweils unterschiedliche Informationen über genau dasselbe Produkt haben? Ein Lieferant ändert eine Spezifikation, eine Tabelle wird aktualisiert, eine andere Anwendung nicht, und plötzlich erhalten Kunden veraltete Angaben oder Mitarbeitende bestellen den falschen Artikel. Niemand erzeugt absichtlich falsche Informationen. Das eigentliche Problem liegt darin, dass die Abteilungen mit unterschiedlichen, voneinander isolierten Versionen der Wahrheit arbeiten. Liegen Daten verteilt in einem Flickenteppich aus getrennten Excel-Dateien, lokalen Notizen und Altsystemen, verliert Ihr Unternehmen an Beweglichkeit. Mitarbeitende verbringen wertvolle Stunden damit, zu prüfen, ob eine Beschreibung aktuell ist, und Kunden verlieren das Vertrauen, wenn der Artikel an ihrer Haustür nicht dem entspricht, was sie online bestellt haben.

Was ist Dynamics 365 Product Information Management?

Um diese Reibungsverluste zu beseitigen, brauchen Unternehmen einen zentralen Rahmen, in dem Produktdaten definiert und gepflegt werden. Dynamics 365 Product Information Management bietet genau diese Funktion. Der Einkauf benötigt Lieferantendaten und Maßeinheiten. Lagerteams brauchen korrekte Angaben für Wareneingang, Lagerung und Kommissionierung. Der Vertrieb benötigt verständliche Produktnamen, die bei Kunden ankommen. Die Finanzabteilung braucht die richtige Produktkonfiguration für Kalkulation und Bewertung, während Commerce-Kanäle aussagekräftige Beschreibungen, Bilder und Spezifikationen benötigen. Ohne eine gemeinsame Produktdefinition baut jede Abteilung ihre eigene Version derselben Realität. PIM schafft die gemeinsame Grundlage, auf die sich all diese unterschiedlichen Geschäftsprozesse stützen können.

Der Aufbau eines einzelnen Produktdatensatzes

Nehmen wir eine isolierte Trinkflasche, die ursprünglich als Produkt mit 500 Millilitern verkauft wurde. Der Lieferant ändert sie auf 750 Milliliter. Der Einkauf erhält die neue Spezifikation, doch der Online-Shop zeigt weiterhin 500 Milliliter an. Der Vertrieb verschickt an Kunden ein veraltetes Datenblatt, und Lagermitarbeitende sehen Etiketten, die nicht zu ihren Aufträgen passen. Product Information Management legt eine zentrale Produktdefinition an, in der vereinbarte Produktinformationen gepflegt und wiederverwendet werden können. Die Produktnummer dient als einheitlicher Identifikator, auch wenn verschiedene Teams unterschiedliche Begriffe verwenden. Der Datensatz kann zudem Namen, Beschreibungen, Einheiten, Bilder, Anlagen, Kategorien, Attribute und Übersetzungen enthalten. So arbeiten alle auf exakt derselben Grundlage.

Einfache Produkte im Vergleich zu Produktstämmen und Varianten

Beim Aufbau Ihres Produktkatalogs ist es entscheidend zu verstehen, wie moderne ERP-Systeme Artikel kategorisieren. Dynamics 365 unterscheidet zwischen einem einfachen Produkt und einem Produktstamm. Ein einfaches Produkt steht für einen festen Artikel ohne Auswahlmöglichkeiten, die getrennte Varianten erzeugen. Ein Produktstamm steht für eine ganze Familie verwandter Produkte. Eine Jeans eignet sich als anschauliches Beispiel. Kunden betrachten sie womöglich als ein einziges Produkt, doch ein Lager muss blaue Jeans in Größe M von schwarzen Jeans in Größe L unterscheiden. Der Produktstamm enthält die gemeinsamen Informationen für die Jeans-Linie, während einzelne Varianten die konkreten Artikel darstellen, die Mitarbeitende einkaufen, lagern, verkaufen und versenden.

Produktabmessungen und physische Abmessungen verstehen

Wenn Sie mit Produktstammdaten arbeiten, werden Sie zwangsläufig auf Produktabmessungen und physische Abmessungen stoßen, und es ist wichtig, beides nicht zu verwechseln. Dynamics 365 Supply Chain Management umfasst fünf Produktabmessungen: Farbe, Größe, Stil, Konfiguration und Version. Farbe und Größe sind bei Bekleidung eindeutige Beispiele. Stil kann Varianten wie Normalpassform und Slim Fit unterscheiden. Konfiguration kennzeichnet eine bestimmte Ausführung oder Zusammenstellung, und Version unterscheidet technische Änderungen im Zeitverlauf. Produktabmessungen legen fest, welche konkrete Variante ein Kunde möchte. Physische Abmessungen beschreiben dagegen die körperlichen Eigenschaften eines Produkts, etwa Gewicht, Höhe, Breite, Länge und Volumen. Im Lagerbetrieb helfen sie festzustellen, wie viel Platz ein Artikel in einem Lagerplatz oder auf einem LKW benötigt. Produktabmessungen stellen dagegen sicher, dass der Kunde genau den Artikel erhält, den er bestellt hat.

Drei Wege zur Konfiguration von Produktvarianten

Jedes Unternehmen ist einzigartig, und nicht alle Produktfamilien sind gleich aufgebaut. Dynamics 365 Supply Chain Management unterstützt drei unterschiedliche Ansätze zur Konfiguration von Varianten: vordefinierte Varianten, dimensionsbasierte Konfiguration und einschränkungsbasierte Konfiguration. Vordefinierte Varianten eignen sich gut, wenn das Unternehmen bereits weiß, welche Kombinationen es verkaufen wird. Einzelhändler nutzen dies häufig, um bestimmte Kombinationen aus Farbe und Größe anzubieten, ohne rechnerisch mögliche Optionen zu erzeugen, die es in der Praxis gar nicht gibt. Die dimensionsbasierte Konfiguration ist in der Fertigung nützlich, wo unterschiedliche Ausführungen bestimmte Komponenten erfordern, die an eine gemeinsame Stückliste gebunden sind. Die einschränkungsbasierte Konfiguration zeigt ihre Stärke, wenn Kunden aus vielen Optionen wählen können, aber nicht jede Kombination technisch machbar ist. Das System verhindert dann ungültige Konfigurationen, bevor eine Bestellung die Produktion erreicht.

Den Katalog mit Kategorien und Attributen strukturieren

Eine riesige Produktliste nützt wenig, wenn niemand etwas findet. Kategorien bieten eine strukturelle Ordnung für Produktinformationen, ähnlich wie Gänge in einem gut organisierten Geschäft. Ein Produkt kann sogar mehreren Kategorien angehören, wenn diese unterschiedliche geschäftliche Anforderungen abbilden. Neben Kategorien liefern Attribute zusätzliche strukturierte Details zu einem Produkt. Bei einer Wasserflasche könnten Attribute Material, Fassungsvermögen, Deckeltyp, Isolierung und Marke umfassen. Bei Industrieausrüstung könnten Attribute Leistungsanforderungen oder Temperaturbereiche beschreiben. So erfassen Unternehmen nützliche Daten strukturiert, statt für einzelne Artikel zufällige, unstrukturierte Textfelder zu erfinden.

Mehr als Text: Bilder, Anlagen und Übersetzungen verwalten

Produktinformationen beschränken sich selten auf strukturierte Zahlen und Textfelder. Bilder helfen Lagermitarbeitern, Vertriebsmitarbeitern und Online-Käufern, einen Artikel auf einen Blick zu erkennen. Anlagen können wichtige Lieferantendokumentation, Sicherheitsdatenblätter und detaillierte technische Spezifikationen enthalten. Übersetzungen ermöglichen es zudem, Produktnamen und Beschreibungen in verschiedenen Sprachen und Märkten passend darzustellen, während dieselbe zugrunde liegende Produktdefinition erhalten bleibt. Zusammen machen diese Funktionen den Produktdatensatz zu einer umfassenden, multimedialen Quelle der Wahrheit, die den Erfolg im Omnichannel-Geschäft unterstützt.

Zugriff auf Produktdaten teamübergreifend steuern

Mit großer Macht kommt große Verantwortung, und nicht jeder Mitarbeiter sollte jeden Produktdatensatz ändern dürfen. Unkontrollierte Änderungen an Produktnamen, Spezifikationen oder Kategorien können in Bestand, Vertrieb und Auftragsabwicklung weitreichende Störungen auslösen. Glücklicherweise erlaubt Dynamics 365 Administratoren, Zugriffsregeln für Produktdaten auf Kategorieebene oder auf Ebene einzelner Produkte anzuwenden. Verschiedene Teams können die Produktbereiche verwalten, für die sie Fachwissen und Verantwortung tragen, während sensible oder eingeschränkte Produkte strengere, sicherere administrative Kontrollen erhalten können.

Warum Ihr Unternehmen eine einzige Quelle der Produktwahrheit braucht

Die Eliminierung von Tabellenkalkulations-Wirrwarr ist nicht mehr nur eine IT-Priorität, sondern eine grundlegende Geschäftsstrategie. Wenn Ihr Vertrieb, Ihre Einkäufer, Ihr Lagerpersonal und Ihre digitalen Shops auf eine einzige, zentrale Quelle für Produktinformationen zugreifen, sinkt die Fehlerquote deutlich, die Effizienz steigt und die Kundenzufriedenheit wächst. Ein zentralisierter Produktkatalog sorgt dafür, dass Daten reibungslos vom Lieferanten bis zum Endkunden fließen, ohne auf dem Weg verloren zu gehen oder in veralteten Tabellen zu enden. Mehr Expertenwissen, Praxisbeispiele und eine ausführliche Erläuterung, wie Sie diese Strategien in Ihrem eigenen Unternehmen umsetzen, erhalten Sie in der aktuellen Folge Dynamics 365 Product Information Management - Simply Explained. Hören Sie noch heute rein.