Wissen erschließen: Wie Viva Topics und SharePoint die Suche verändern

Von Mirko Peters · 2026-08-28

Willkommen zurück zum Podcast! Wenn Sie je das Gefühl hatten, dass Ihre Organisation in Daten versinkt, während echtes Wissen fehlt, sind Sie damit definitiv nicht allein. In …

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Willkommen zurück zum Podcast! Wenn Sie je das Gefühl hatten, dass Ihre Organisation in Daten versinkt, während echtes Wissen fehlt, sind Sie damit definitiv nicht allein. Im heutigen digitalen Arbeitsumfeld speichern wir Millionen von Dateien, E-Mails und Chatnachrichten in der Cloud. Dennoch fühlt sich die Suche nach genau der richtigen Antwort oft an wie die Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen. Genau diese Reibung ist der Grund, warum wir überdenken müssen, wie wir Informationen verwalten, und sie ist der Kernpunkt unserer neuesten Folge. Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, wie diese Technologie die Lücke zwischen verstreuten Dateien und umsetzbaren Erkenntnissen schließt, sehen Sie sich unbedingt unsere passende Podcast-Folge an, in der erklärt wird, wie Sie Integrate Viva Topics with Search and SharePoint umsetzen. In diesem Beitrag vertiefen wir diese Konzepte und zeigen, wie künstliche Intelligenz, SharePoint und Microsoft Search zusammenarbeiten, um Ihren täglichen Arbeitsablauf zu revolutionieren.

Viva-Topics-Integration in Microsoft 365

Was ist Microsoft Viva Topics?

Sie können sich Microsoft Viva Topics als den intelligenten Wissensassistenten Ihrer Organisation vorstellen. Das Tool nutzt fortschrittliche KI, um Informationen zu finden, zu strukturieren und genau dann bereitzustellen, wenn Sie sie brauchen. Es unterstützt Sie dabei, mit Wissen über Microsoft-365-Apps hinweg zu arbeiten, darunter SharePoint, Teams und Outlook. Sie müssen sich nicht durch endlose Dateien oder E-Mails wühlen. Viva Topics liefert Ihnen verlässliche Antworten, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Hier ein kurzer Überblick, was Microsoft Viva Topics von anderen Lösungen für Wissensmanagement unterscheidet:

So funktioniert die Viva-Topics-Integration

KI-gestützte Erkennung von Themen

Die Viva-Topics-Integration nutzt KI, um Inhalte und Kommunikation Ihrer Organisation auszuwerten. Sie erkennt wichtige Themen wie Projekte, Produkte oder Prozesse und erstellt Themenkarten. Diese Karten erscheinen in Microsoft Search, SharePoint und weiteren Microsoft-365-Apps. Sie sehen Zusammenfassungen, zentrale Dokumente und Links zu Experten, ohne Ihren Arbeitsablauf zu verlassen. Dieser KI-gestützte Ansatz hilft Ihnen, schneller und präziser mit Informationen zu arbeiten.

Triage und Kuratierung

Nachdem die KI Themen erkannt hat, können Sie und Ihr Team sie prüfen und verwalten. Im Triage-Prozess können Sie Themen genehmigen, bearbeiten, zusammenführen oder ablehnen. Fachexperten spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie stellen sicher, dass die Informationen korrekt und aktuell sind. Sie können Wissensmanager bestimmen, die das Dashboard zur Themenverwaltung überwachen. Diese bestätigen oder bearbeiten Themen, sehen Feedback ein und halten die Wissensbasis relevant. So wird sichergestellt, dass nur die wertvollsten Themen Ihre Organisation erreichen.

Rolle von Microsoft Search und SharePoint

Microsoft Search und SharePoint arbeiten zusammen, um durch die Viva-Topics-Integration eine nahtlose Wissensfindung zu ermöglichen. Wenn Sie nach Informationen suchen, liefert Microsoft Search Themenkarten als primäre Antworten, sofern Ihre Suchanfrage zu einem Thema passt. Diese Karten finden Sie auf der SharePoint-Startseite, auf Office.com oder innerhalb von SharePoint-Seiten. So erreichen Sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.

Die SharePoint-Integration sorgt dafür, dass Themen in Neuigkeiten und Seiten hervorgehoben werden. Sie können mit dem Mauszeiger über ein hervorgehobenes Thema fahren, um eine Zusammenfassung zu sehen, oder darauf klicken, um weitere Details zu erhalten. SharePoint dient als Backend für die Organisation und den Zugriff auf Projektdateien, während Viva Topics KI nutzt, um Wissen zu strukturieren und Themenseiten zu erstellen. Die Integration von SharePoint mit Viva Topics hilft Ihnen, Inhalte schnell zu finden und mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten.

Diese Tabelle zeigt, wie jede Komponente die Wissensfindung unterstützt:

Zentralisierte Themenseiten in SharePoint bieten Ihnen einen zentralen Ort, an dem Sie wichtige Informationen und Ressourcen finden. Sie können die SharePoint-Websitenavigation anpassen, damit wichtige Seiten schnell erreichbar sind. Die integrierte Suche hilft Ihnen, relevante Inhalte rasch zu finden, auch innerhalb von Viva Engage-Communities. Über Berechtigungen legen Sie fest, wer Themen aufrufen und verwalten darf. Sie können Themen allen Nutzern, ausgewählten Gruppen zur Verfügung stellen oder privat halten. So stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Nutzer vertrauliche Informationen sehen.

Tipp: Wenn Sie SharePoint mit Viva Topics integrieren, optimieren Sie die Zusammenarbeit und stellen sicher, dass Ihr Team jederzeit rechtzeitig Zugriff auf das Wissen hat, das es benötigt.

Die Integration von Viva Topics in Microsoft 365-Systeme versetzt Sie in die Lage, mit Wissen zu arbeiten, mit Experten in Kontakt zu treten und die Informationen Ihrer Organisation korrekt und zugänglich zu halten.

Vorteile des Wissensmanagements

Schnellere Informationsfindung

Sie verbringen oft zu viel Zeit damit, in Ihrer Organisation nach den richtigen Informationen zu suchen. Mit der Integration von Viva Topics finden Sie Antworten schneller. Die KI in Viva durchsucht Inhalte in Microsoft 365-Apps, einschließlich SharePoint, und ordnet sie Themen zu. Wenn Sie nach etwas suchen, sehen Sie Themenkarten, die die wichtigsten Details zusammenfassen und auf Expertenressourcen verweisen. Dieser Prozess reduziert die Zeit, die Sie mit dem Durchsuchen von Dateien oder E-Mails verbringen. Sie greifen sofort auf die benötigten Informationen zu, was Ihnen hilft, produktiv und sicher in Ihrer Arbeit zu bleiben.

SharePoint spielt dabei eine zentrale Rolle. Es bildet die Grundlage für die Speicherung und Organisation von Dokumenten. Viva nutzt diese Struktur, um relevante Themen anzuzeigen. Sie müssen sich nicht merken, wo eine Datei gespeichert ist. Stattdessen verlassen Sie sich auf die Integration zwischen Viva und SharePoint, die Vorteile des Wissensmanagements direkt zu Ihnen bringt. Dieser Ansatz verändert Ihren Arbeitsalltag und macht Wissensmanagementsysteme wirksamer.

Aktionsorientierte Themenkarten

Viva Topics führt aktionsorientierte Themenkarten ein, die in Microsoft 365-Apps erscheinen. Diese Karten bieten Ihnen sofortigen Zugriff auf wichtige Informationen, ohne dass Sie Ihre aktuelle Anwendung verlassen müssen. Sie sehen Beschreibungen, Links zu Expertenressourcen und verwandte Themen direkt dort, wo Sie arbeiten. Diese Funktion optimiert Ihren Workflow und hilft Ihnen, schnell mit Wissen zu arbeiten.

• Themenkarten zeigen Beschreibungen und Expertenressourcen schnell an.
• Sie helfen Ihnen, Informationen zu finden, ohne Dateien oder E-Mails durchsuchen zu müssen.
• Durch die kontextbezogene Anzeige dieser Karten in Microsoft 365-Apps ist internes Wissen direkt verfügbar.

Sie profitieren von diesem nahtlosen Erlebnis. Sie müssen nicht zwischen Systemen wechseln oder Ihre Aufgaben unterbrechen. Die Integration von Viva, SharePoint und anderen Apps sorgt dafür, dass Sie stets die richtigen Informationen griffbereit haben. Dieser Ansatz unterstützt Microlearning, indem er kleine, relevante Wissensportionen genau dann bereitstellt, wenn Sie sie am dringendsten brauchen. Sie arbeiten mit Themen, erledigen Aufgaben und kommen mit Zuversicht voran.

SME-Zuweisung und Governance

Eine starke Governance ist für wirksames Wissensmanagement unverzichtbar. Mit Viva Topics können Sie Fachexperten (SMEs) zuweisen, die die Richtigkeit und Relevanz von Themen überwachen. Diese Experten prüfen, bearbeiten und genehmigen Themen, damit das Wissen Ihrer Organisation aktuell bleibt.

Für die SME-Zuweisung können Sie unterschiedliche Governance-Modelle wählen. Das autoritative Modell weist einer benannten Gruppe die Verantwortung zu, Themen hinzuzufügen und zu bearbeiten. Das vollständig crowdgesourcte Modell erlaubt es jedem in Ihrer Organisation, zu Themen beizutragen. Hier ist ein Vergleich dieser Modelle:

Sie entscheiden, welches Modell am besten zu Ihrer Organisation passt. Mit der SME-Zuweisung halten Sie hohe Qualitätsstandards im Wissensmanagement. Sie binden Experten ein, halten Themen korrekt und stärken das Vertrauen in Ihre Wissensbasis. SharePoint unterstützt diesen Prozess mit einer sicheren Plattform für die Verwaltung von Berechtigungen und Zugriffen. So stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Nutzer vertrauliche Themen bearbeiten oder einsehen können.

Die Integration von Viva Topics mit SharePoint und Microsoft 365-Apps versetzt Sie in die Lage, mit Wissen zu arbeiten, die Zusammenarbeit zu optimieren und die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Wissensmanagementsysteme zu unterstützen.

Analytik und kontinuierliche Verbesserung

Ihre Organisation soll wachsen und sich anpassen. Viva gibt Ihnen die Werkzeuge dafür an die Hand. Wenn Sie Analysen in Viva nutzen, sehen Sie, wie Ihr Team jeden Tag mit Themen interagiert. Sie erfassen, welche Themen die meisten Aufrufe erhalten und welche mehr Aufmerksamkeit brauchen. So erkennen Sie, was Ihrem Team wichtig ist und wo Sie Ihr Wissensmanagement verbessern können.

Viva ordnet Informationen in Themenkarten. Diese Karten erscheinen direkt in Ihrem Arbeitsablauf. Sie müssen Ihre aktuelle Aufgabe nicht verlassen, um Antworten zu finden. Sie setzen sich während der Arbeit mit Wissen auseinander, was Zeit spart und Sie fokussiert hält. Durch die Integration mit Microsoft-365-Systemen haben Sie immer Zugriff auf die neuesten Informationen.

Analysen in Viva zeigen Ihnen, wie oft Menschen mit Themen interagieren. Sie sehen Klickraten, Themenaufrufe und Nutzerfeedback. Diese Daten helfen Ihnen, die Wirkung Ihrer Bemühungen im Wissensmanagement zu messen. Sie erkennen Trends und können Änderungen vornehmen, die die Zusammenarbeit in Ihrem Team verbessern.

Hinweis: Wenn Sie feststellen, dass ein Thema nicht genug Interaktion erhält, können Sie die Themenseite aktualisieren oder neue Ressourcen hinzufügen. So bleibt Ihre Wissensbasis aktuell und nützlich.

Viva ermutigt Sie und Ihr Team, Themenseiten zu bearbeiten und zu erweitern. Sie müssen nicht warten, bis jemand anderes Verbesserungen vornimmt. Sie können neue Informationen ergänzen, Details aktualisieren oder auf verwandte Themen verlinken. Das fördert eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und Verbesserns. Jeder erhält die Chance, sich mit dem Wissen auseinanderzusetzen und es zu verbessern.

So unterstützen Analysen in Viva die kontinuierliche Verbesserung:

• Sie erkennen, welche Themen für Ihr Team am wertvollsten sind.
• Sie interagieren direkt im Arbeitsablauf mit Themenkarten.
• Sie sehen, welche Themen Aktualisierungen oder mehr Ressourcen benötigen.
• Sie ermutigen alle, Themenseiten zu bearbeiten und zu verbessern.
• Sie bauen mit der Zeit ein stärkeres System für Wissensmanagement auf.

Wenn Sie Analysen nutzen und sich mit Themen auseinandersetzen, helfen Sie Ihrer Organisation beim Wachsen. Sie sorgen dafür, dass Ihr Wissensmanagement relevant und wirksam bleibt. Viva gibt Ihnen die Möglichkeit, kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben und Ihr Team mit den Informationen zu verbinden, die es braucht.

Nutzererlebnis und Wirkung

Kontextbezogenes Wissen in Microsoft Search

Sie erleben ein neues Maß an Mitarbeiterbindung, wenn Sie Microsoft Search mit Viva-Themen nutzen. Während Sie eine Frage eintippen oder nach Informationen suchen, erscheinen Themenkarten direkt in Ihren Ergebnissen. Diese Karten geben Ihnen schnellen Zugriff auf wichtige Details, Dokumente und Experten. Sie müssen Ihren Arbeitsablauf nicht verlassen oder zusätzliche Tabs öffnen. Dieser Ansatz unterstützt kontextbezogenes Microlearning, indem er Wissen genau dann bereitstellt, wenn Sie es benötigen. Sie greifen schneller auf Informationen zu, was Sie konzentriert und produktiv hält. Microsoft Search verbindet sich mit SharePoint und anderen Systemen, damit Sie stets die relevantesten Themen finden. Wenn Sie mit diesen Karten arbeiten, verbessern Sie Ihre Kommunikation und treffen bessere Entscheidungen.

Themen-Highlights in SharePoint

SharePoint macht es Ihnen leicht, sich mit Themen auseinanderzusetzen und die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu verbessern. Sie sehen Themen-Highlights direkt auf Seiten, in Nachrichten und in Dokumentbibliotheken. Diese Highlights nutzen Metadaten als digitale Tags, um Dokumente zu ordnen und auffindbar zu machen. Inhaltstypen wenden einheitliche Metadaten an, was die Suche erleichtert. Benutzerdefinierte Ansichten ermöglichen es Ihnen, Inhalte nach Ihren Prioritäten zu filtern und zu ordnen. Suchvertikalen erstellen spezielle Suchbereiche für unterschiedliche Inhaltstypen, sodass Sie bessere Ergebnisse erhalten. Personalisierte Startseiten zeigen Ihnen relevante Inhalte auf Basis Ihres Verhaltens, was die Mitarbeiterbindung stärkt. Hubsites bündeln Navigation und Inhalte verwandter Websites und machen das Finden einfach.

• Metadaten-Tags helfen Ihnen, Dokumente schnell zu finden.
• Inhaltstypen halten Informationen strukturiert.
• Benutzerdefinierte Ansichten lassen Sie sich auf das konzentrieren, was Sie brauchen.
• Suchvertikalen verbessern Ihre Suchergebnisse.
• Personalisierte Startseiten und Hubsites steigern Ihre Mitarbeiterbindung.

Sie nutzen SharePoint täglich, um Themen zu finden, sich mit Teams zu vernetzen und die Kommunikation zu unterstützen. Dieses nahtlose Erlebnis hilft Ihnen, eine starke Zusammenarbeit am Arbeitsplatz aufzubauen und das Wissen Ihrer Organisation zugänglich zu halten.

Zusammenarbeit in Microsoft Teams und Outlook

Sie nutzen Viva Topics, um die Zusammenarbeit in Teams und Outlook zu verbessern. Viva setzt KI ein, um Informationen zusammenzutragen und aufzubereiten, auf die Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen am häufigsten zugreifen. Sie sehen Dokumente aus SharePoint, Listen mit Teammitgliedern und Details zu Besprechungen, die mit Ihren Themen zusammenhängen. So fällt es leicht, sich mit Ihrem Team auszutauschen und über Projekte auf dem Laufenden zu bleiben. Sie teilen Wissen, stellen Fragen und kommunizieren, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen. Viva Topics fördert das Engagement der Mitarbeitenden, indem Zusammenarbeit zu einem Teil Ihres Arbeitsalltags wird. Sie beschäftigen sich mit Themen, teilen Ideen und verbessern die Kommunikation in jeder Besprechung und jeder Nachricht. Dieser Ansatz unterstützt die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz und hilft Ihnen, Ihre Ziele gemeinsam zu erreichen.

Tipp: Nutzen Sie Viva Topics in Teams und Outlook, um alle auf dem Laufenden zu halten und zum Mitmachen zu bewegen. So bauen Sie stärkere Verbindungen auf und verbessern die Kommunikation in Ihrer gesamten Organisation.

Sie sehen, wie Viva, SharePoint und Microsoft Teams zusammenarbeiten, um Engagement, Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden zu unterstützen. Sie beschäftigen sich jeden Tag mit Themen, wodurch Ihre Arbeit einfacher und effektiver wird.

Anwendungsfälle für Organisationen

Onboarding und Schulung

Sie möchten, dass neue Mitarbeitende von ihrem ersten Tag an sicher und produktiv arbeiten können. Viva und SharePoint helfen Ihnen, einen reibungslosen Onboarding-Prozess aufzubauen. Sie stellen neuen Mitarbeitenden einen zentralen Hub für Unternehmensressourcen und Richtlinien zur Verfügung. Sie bieten Zugang zu Schulungsmaterialien, die für alle ein einheitliches Erlebnis sicherstellen, auch in Remote-Szenarien. Mit Viva Topics ordnen Sie Wissen in leicht auffindbaren Repositorys. Sie verknüpfen Themen mit bestimmten Rollen, sodass neue Mitarbeitende Informationen erhalten, die zu ihrer Tätigkeit passen. Sie binden Links zu Themen in Teams und anderen Kommunikationstools ein. So können Mitarbeitende zur richtigen Zeit auf die richtigen Ressourcen zugreifen.

• Sie bieten einen einzigen Speicherort für alle Onboarding-Dokumente.
• Sie verbinden neue Mitarbeitende mit Expertinnen, Experten und Teams über Themenkarten.
• Sie stellen sicher, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter unabhängig vom Arbeitsort an Schulungen teilnehmen kann.

Dieser Ansatz hilft Ihnen, eine Lern- und Engagement-Kultur aufzubauen. Sie reduzieren Verwirrung und verkürzen die Zeit, bis Mitarbeitende einen Beitrag leisten können.

Projektzusammenarbeit

Sie verbessern die Projektzusammenarbeit, wenn Sie Viva, SharePoint und Teams gemeinsam nutzen. Sie organisieren Projektdateien und Diskussionen in SharePoint. Mit Viva Topics heben Sie wichtige Informationen hervor und verbinden Teams mit den richtigen Ressourcen. Sie arbeiten mit Themenkarten, die in Teams-Chats und Besprechungen erscheinen. Diese Karten geben Ihnen schnellen Zugriff auf Projektdetails, zugehörige Dokumente und Expertenkontakte. Sie verlieren keine Zeit mit der Suche nach Dateien oder dem Nachfragen nach Updates. Sie stimmen sich mit Ihrem Team ab und bringen Projekte schneller voran.

• Mit gemeinsamen Themen sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
• Sie nutzen SharePoint, um Projektdokumente zu speichern und zu organisieren.
• Sie nutzen Viva, um wichtige Themen in Teambesprechungen hervorzuheben.
• Sie ermutigen Teams, sich mit Wissen auseinanderzusetzen und Erkenntnisse zu teilen.

Dieses System unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit und hilft Ihnen, bessere Ergebnisse zu erzielen. Sie schaffen stärkere Verbindungen und halten Ihre Projekte auf Kurs.

Compliance und Governance

Sie müssen vertrauliche Informationen schützen und Unternehmensrichtlinien einhalten. SharePoint und Viva stellen Ihnen die Werkzeuge bereit, um Compliance und Governance zu steuern. Sie legen in SharePoint Berechtigungen fest, um zu steuern, wer Themen einsehen oder bearbeiten darf. Sie weisen Fachexpertinnen und Fachexperten die Aufgabe zu, Richtigkeit und Relevanz der Themen zu überwachen. Mit Viva verfolgen Sie das Engagement und aktualisieren Themen, wenn sich Regeln ändern. Sie setzen Governance-Modelle ein, die zu Ihrer Organisation passen, egal ob Sie auf eine kleine Gruppe von Experten oder auf einen crowd-basierten Ansatz setzen.

• Sie halten Ihre Wissensbasis mit SharePoint-Berechtigungen sicher.
• Sie stellen durch regelmäßige Überprüfungen sicher, dass Themen korrekt bleiben.
• Sie binden Mitarbeitende über Teams und Viva in die Einhaltung von Compliance-Vorgaben ein.

Dieser Ansatz hilft Ihnen, Risiken zu reduzieren und Vertrauen in Ihre Systeme für Wissensmanagement aufzubauen. Sie fördern eine Kultur der Verantwortung und Zusammenarbeit in Ihrer gesamten Organisation.

Integrationsdetails und Sicherheit

Datenquellen und Berechtigungen in SharePoint

Sie können viele Datenquellen über SharePoint mit Viva Topics verbinden. Diese Integration hilft Ihnen, das Wissen Ihrer Organisation zu ordnen und zu schützen. Sie steuern, wer Themen sehen und bearbeiten darf, indem Sie die Berechtigungen in SharePoint festlegen. Benutzer benötigen die passende Lizenz in Microsoft Entra ID, um auf Viva Topics zuzugreifen. Die SharePoint-Berechtigungen bestimmen, welche Informationen jede Person einsehen kann. Wenn Sie mit Dokumenten in SharePoint arbeiten, sehen Sie die Themennamen, sofern Sie bereits Zugriff auf diese Dateien haben. Auch Viva Engage zeigt Themennamen in Beiträgen an. Sie erhalten dadurch jedoch keinen neuen Zugriff auf Ressourcen, solange Sie nicht ohnehin berechtigt sind.

Die folgende Tabelle zeigt, wie verschiedene Datenquellen mit Berechtigungen zusammenarbeiten:

Mit diesen Berechtigungseinstellungen schützen Sie das Wissen Ihrer Organisation. Sie stellen sicher, dass nur die richtigen Personen mit sensiblen Informationen arbeiten können.

Sicherheits- und Datenschutzkontrollen

Sie möchten das Wissen und die Privatsphäre Ihrer Organisation schützen. Microsoft Viva Topics bietet Ihnen umfassende Sicherheits- und Datenschutzkontrollen. Microsoft-365-Administratoren können festlegen, wer auf die verschiedenen Module zugreifen darf. Sie können Informationen per Crowdsourcing erfassen, doch Wissensmanager prüfen und kuratieren Themen, damit sie korrekt bleiben. Außerdem können Sie bestimmte Themen oder Websites von der Indizierung ausschließen. Viva Topics unterliegt den DSGVO-Regeln, sodass personenbezogene Daten geschützt bleiben. Nur Einzelpersonen können ihre eigenen Daten sehen. Integrierte Schutzmechanismen wie Aggregation und Anonymisierung schützen die Privatsphäre der Benutzer.

Wissensmanager spielen eine wichtige Rolle beim Schutz Ihrer Inhalte. Sie prüfen die KI-generierten Themenvorschläge und entscheiden, ob sie nützlich sind. Bevor Themen für alle veröffentlicht werden, verbessern sie diese. Sie können Themen bearbeiten und veröffentlichen, doch die Wissensmanager stellen sicher, dass die Inhalte hochwertig und relevant bleiben.

Hinweis: Sie können darauf vertrauen, dass Viva Topics die Informationen Ihrer Organisation sicher hält, während Sie jeden Tag mit Wissen arbeiten.

Anpassung und Skalierbarkeit

Sie können Viva Topics an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen. Sie bestimmen, wie Themen organisiert werden, weisen Wissensmanager zu und richten die Berechtigungen in SharePoint ein. Viva Topics lässt sich mit Ihrer Organisation skalieren. Sie fügen weitere Benutzer hinzu, verbinden neue Datenquellen und erweitern Ihre Wissensbasis, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Microsoft Viva ist eine Suite von Anwendungen, die das gesamte Wissensmanagement innerhalb einer Organisation verbessert. Den eigentlichen Mehrwert erhalten Sie, wenn Sie die Apps mit Microsoft Teams kombinieren oder integrieren. Viva Topics hilft dabei, Menschen mit Wissen und Experten in der gesamten Organisation zu verbinden. Dadurch lässt sich schneller lernen, entstehen bessere Verbindungen und Innovation wird gefördert, weil Informationen und Wissen leichter zu finden sind. Topics wendet Künstliche Intelligenz (KI) an, um Wissen und Experten zu erkennen, und ordnet die Daten anschließend in gemeinsame Themen ein.

Sie arbeiten mit Viva Topics in SharePoint, Teams und Viva Engage. Sie bauen ein flexibles System auf, das mit Ihrer Organisation wächst. Sie stellen sicher, dass alle Wissen finden und teilen können, unabhängig davon, wie sich Ihr Geschäft verändert.

Einführungsaspekte

Umsetzungsschritte

Sie können Ihre Viva-Reise mit einer klaren Abfolge von Schritten beginnen. Entscheiden Sie zunächst, welches Modell zu Ihrer Organisation passt. Es kann sinnvoll sein, einen Lenkungsausschuss einzurichten und einen Workshop durchzuführen, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Bauen Sie anschließend ein Champion-Netzwerk auf. Stellen Sie Viva Ihren bestehenden Champions vor, damit sie andere unterstützen können. Erstellen Sie einen Erfolgsplan, indem Sie definieren, was Erfolg bedeutet und wie Sie ihn messen. Teilen Sie Erfolgsgeschichten aus Pilotphasen und gewonnene Erkenntnisse, um Ihr Team zu motivieren. Lassen Sie die KI Themen erkennen und halten Sie Ihre Daten dabei sicher. Planen Sie Viva-Topics-Seiten, indem Sie erste Themen festlegen und sich auf künftiges Wachstum vorbereiten. Dieser Ansatz hilft Ihnen, Ihr Team einzubinden, und sorgt für eine reibungslose Integration mit SharePoint und den Viva-Engage-Communitys.

• Modell festlegen und Lenkungsausschuss einrichten.
• Champion-Netzwerk als Unterstützung aufbauen.
• Erfolgsplan mit klaren Zielen erstellen.
• Erfolgsgeschichten und gewonnene Erkenntnisse teilen.
• KI Themen sicher erkennen lassen.
• Viva-Topics-Seiten planen und künftiges Wachstum berücksichtigen.

Bessere Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Ihr Team früh einbinden und SharePoint als Grundlage Ihres Wissensmanagements nutzen.

Lizenzierung und Kosten

Sie benötigen die richtige Lizenz, um Viva Topics zu nutzen. Microsoft verlangt für jeden Benutzer, der mit Themen interagiert, eine bestimmte Lizenz. Diese Lizenz ist im Standardpaket O365 E3 nicht enthalten. Die folgende Tabelle zeigt die Lizenzdetails und Kosten:

Planen Sie Ihr Budget so, dass diese Kosten abgedeckt sind. Stellen Sie sicher, dass alle, die auf Viva Topics und SharePoint zugreifen müssen, die passende Lizenz haben. So binden Sie Ihr Team ein und unterstützen die Integration von Viva Engage in Ihrer gesamten Organisation.

Mögliche Einschränkungen

Bei der Einführung von Viva Topics können Herausforderungen auftreten. Viele Organisationen berichten, dass Mitarbeitende zu viel Zeit damit verbringen, sich durch Systeme zu klicken, um Informationen zu finden. Das zeigt den Bedarf an einem durchdachten Wissensmanagement. Manuelle Kuratierung und Verschlagwortung können zu doppelter Arbeit und geringerer Akzeptanz führen. KI-Empfehlungen funktionieren am besten, wenn Sie in SharePoint einheitliche Metadaten anwenden. Die KI braucht eine klare Informationsarchitektur, um Inhalte gut zu ordnen.

• Möglicherweise verlieren Sie einige Analysen, die die Auffindbarkeit und Nutzung von Wissen messen.
• Manuelle Kuratierung und Verschlagwortung können zusätzlichen Aufwand verursachen.
• Mitarbeitende verschwenden oft Zeit mit der Suche nach Informationen.
• Die KI benötigt einheitliche Metadaten, um Inhalte in SharePoint zu ordnen.
• Für beste Ergebnisse müssen Sie eine klare Informationsstruktur entwickeln.
• Sorgfältige Planung und Bereitstellung sind wichtig für eine erfolgreiche Integration.
• Fehlende kollaborative Werkzeuge zur Aktualisierung von Wissen können zu Silos führen.

Sie können diese Herausforderungen meistern, indem Sie Ihr Team einbinden, SharePoint und Viva Engage-Communities nutzen und die Integration sorgfältig planen. Wenn Sie auf klare Prozesse und starke Unterstützung setzen, helfen Sie Ihrer Organisation, das Beste aus Viva und SharePoint herauszuholen. Die Integration von Viva Engage und die aktive Teilnahme an Viva Engage-Communities steigern Ihren Erfolg zusätzlich.

Lohnt sich Microsoft Viva Topics?

ROI und Geschäftsnutzen

Sie wollen wissen, ob die Integration von Viva Topics einen echten Nutzen für Ihre Organisation bringt. Die Antwort lautet ja. Viele Organisationen erzielen hohe Renditen, wenn sie Viva zusammen mit SharePoint und anderen Microsoft 365-Tools einsetzen. Sie können den Effekt messen, indem Sie betrachten, wie viel Zeit Mitarbeitende sparen und wie schnell sie Informationen finden. Einige Unternehmen berichten nach der Einführung von Viva Topics von Vorteilen zwischen 42 und 127 Millionen US-Dollar. Das liegt daran, dass Mitarbeitende weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen und mehr Zeit für wichtige Aufgaben haben.

Sie können verschiedene Kennzahlen nutzen, um Ihre Kapitalrendite zu verfolgen. Beispielsweise können Sie messen, wie Viva und SharePoint dabei helfen, Aktivitäten mit geschäftlichen Ergebnissen zu verknüpfen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Dashboards erstellen, um zu sehen, wie Ihr Team Themen nutzt und wie sich das auf die tägliche Arbeit auswirkt. Diese Werkzeuge helfen Ihnen, den Wert Ihres Wissensmanagementsystems zu verstehen.

Die folgende Tabelle zeigt einige zentrale Kennzahlen, die Sie nutzen können:

Außerdem helfen Sie Ihrem Team, sich einfacher mit Wissen zu beschäftigen. Mitarbeitende finden die richtigen Informationen und Experten schneller. Das steigert die Produktivität und hilft allen, bessere Entscheidungen zu treffen. Sie können Unternehmensrichtlinien, Prozesse und Best Practices mit wenigen Klicks abrufen. Dadurch wird Ihre Organisation stärker vernetzt und effizienter.

Abschließend lässt sich sagen: Um das volle Potenzial Ihrer Unternehmenssuche auszuschöpfen, reicht eine klassische, schlagwortbasierte Suchmaschine nicht aus. Wenn Sie Microsoft Viva Topics mit SharePoint und Microsoft Search zusammenbringen, können Organisationen statische, verstreute Dokumente in dynamische, kontextbezogene Intelligenz verwandeln, die direkt in den täglichen Arbeitsabläufen verfügbar ist. Ob Sie das Onboarding neuer Mitarbeitender straffen, die Zusammenarbeit in Projekten verbessern oder eine strikte Governance sicherstellen wollen: Diese Integration wirkt als starker Katalysator für Produktivität. Um tiefer in diese Strategien einzusteigen und Expertenerläuterungen dazu zu hören, wie diese Technologie in Ihrem Mandanten funktioniert, schalten Sie unbedingt die vollständige Folge ein und besuchen Sie Integrate Viva Topics with Search and SharePoint. Mit Blick nach vorn wird Ihnen die Beherrschung dieser Werkzeuge ermöglichen, dass Ihre Teams Wissen schneller finden, die Kommunikation skalieren und einen wirklich vernetzten digitalen Arbeitsplatz aufbauen.