Vertragsprüfung mit SharePoint-KI-Agenten beschleunigen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt spielt KI eine entscheidende Rolle im Vertragsmanagement. Durch die Integration von KI in Microsoft 365 können Sie den Umgang mit Verträgen grundlegend verändern. Diese Technologie strafft Prozesse und macht die Dokumentenprüfung schneller und effizienter.

Denken Sie über die Vorteile des KI-gestützten Vertragsmanagements nach:

• Höhere Effizienz: Die Automatisierung von Routineaufgaben spart Zeit und Aufwand.
• Kürzere Vertragszyklen: KI beschleunigt Entwurf, Verhandlung und Genehmigung.
• Weniger Fehler: Automatisierung minimiert menschliche Fehler und verbessert die Einhaltung von Vorgaben.

Mit KI werden Verträge besser handhabbar, sodass Sie sich auf strategische Entscheidungen statt auf mühsame Papierarbeit konzentrieren können.

Wichtige Erkenntnisse

• KI strafft das Vertragsmanagement, indem sie Routineaufgaben automatisiert, Zeit spart und Fehler reduziert.
• Die Integration von KI in Microsoft 365 verbessert die Zusammenarbeit, sodass Teams effektiver an Verträgen arbeiten können.
• KI-Werkzeuge können Vertragszyklen – vom Entwurf bis zur Genehmigung – deutlich beschleunigen und so die Gesamteffizienz steigern.
• KI unterstützt die Einhaltung von Vorgaben durch automatisierte Prüfungen und Benachrichtigungen zu Vertragspflichten und Fristen.
• Analysieren Sie Ihre bestehenden Vertragsmanagementprozesse, bevor Sie KI-Lösungen einführen, um Verbesserungspotenziale zu erkennen.
• Nutzen Sie Microsoft-Werkzeuge wie SharePoint und Teams, um Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit in Vertragsworkflows zu verbessern.
• Schulungen für Ihre Mitarbeitenden zu neuen KI-Werkzeugen sind unerlässlich, um deren Nutzen zu maximieren und eine reibungslose Einführung sicherzustellen.
• Überprüfen Sie KI-extrahierte Daten regelmäßig auf Genauigkeit, um Qualität und Compliance im Vertragsmanagement zu sichern.

Herausforderungen im Vertragsmanagement

Ineffizienzen in manuellen Prozessen

Die manuelle Verwaltung von Verträgen bringt viele Hürden mit sich, die Ihre Arbeit verlangsamen und Risiken erhöhen. Oft verlassen Sie sich auf veraltete Methoden wie E-Mails und Tabellenkalkulationen. Diese Methoden verursachen Fehler und kosten Zeit. Ohne standardisierte Prozesse werden Vertragserstellung und Genehmigung uneinheitlich. Möglicherweise fällt es Ihnen schwer, Vertragsmeilensteine zu verfolgen oder effektiv im Team zusammenzuarbeiten. Fehler bei der Dateneingabe oder bei der Versionskontrolle können zu finanziellen Verlusten oder rechtlichen Problemen führen.

Hier ist eine Übersicht über typische Ineffizienzen, denen Sie begegnen können:

Art der Ineffizienz	Beschreibung
Abhängigkeit von manuellen Prozessen	E-Mails und Tabellenkalkulationen führen zu zeitraubenden Fehlern.
Fehlende Standardisierung	Ohne einheitlichen Prozess entstehen Inkonsistenzen bei Entwurf und Genehmigung.
Mangelnde Transparenz	Schwierigkeiten, Vertragsfristen und Pflichten nachzuverfolgen, erschweren die Planung.
Unzureichende Zusammenarbeit	Manuelle Workflows verlangsamen Entscheidungen und Teamarbeit.
Schwierigkeiten beim Änderungsmanagement	Fehler bei Daten und Versionskontrolle erhöhen Risiken und Kosten.

Möglicherweise verbringen Sie 25 bis 40 Prozent Ihrer Zeit mit nicht-juristischen Aufgaben, was die Produktivität senkt. Die Erstellung eines einfachen Vertrags kann etwa 7.000 US-Dollar kosten, komplexe Verträge können bis zu 49.000 US-Dollar erreichen. Die manuelle Dokumentenprüfung dauert rund 92 Minuten, KI kann dies auf nur 26 Sekunden reduzieren. Solche Ineffizienzen können Ihre Organisation Millionen kosten und dazu führen, dass wichtige Verträge aus dem Blick geraten.

Schwierigkeiten bei der Datenextraktion

Das Herausfiltern wichtiger Informationen aus Verträgen ohne KI-Werkzeuge kann sich anfühlen wie die Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen. Ihre Verträge sind möglicherweise über mehrere Standorte verteilt, in unterschiedlichen Formaten gespeichert oder liegen in verschiedenen Versionen ohne klare Nachverfolgung vor. Dadurch wird es schwierig, kritische Daten wie Ablaufdaten oder Zahlungsbedingungen schnell zu finden.

Beschreibung der Herausforderung
Verstreute Ablage von Vereinbarungen an mehreren Orten
Fehlende standardisierte Vertragsformate
Mehrere Vertragsversionen ohne Nachvollziehbarkeit oder Übersicht

Ohne KI verbringen Sie übermäßig viel Zeit damit, Verträge manuell auf relevante Klauseln zu prüfen. Das verlangsamt das Vertragslebenszyklusmanagement und erhöht das Risiko, wichtige Details beim Entwurf oder bei der Prüfung zu übersehen.

Compliance- und Risikoprobleme

Manuelles Vertragsmanagement führt häufig zu Compliance-Herausforderungen und erhöhten Risiken. Möglicherweise fehlt Ihnen eine zentrale Stelle zur Überwachung von Vertragsaktivitäten, wodurch Ihre Transparenz über den Compliance-Status sinkt. Das kann dazu führen, dass Verlängerungstermine verpasst werden, es zu Streitigkeiten oder Bußgeldern kommt. Eine übermäßige Abhängigkeit von manuellen Prozessen erhöht menschliche Fehler und Ineffizienzen.

• Die Nichteinhaltung gesetzlicher und regulatorischer Pflichten birgt erhebliche Compliance-Risiken.
• Eingeschränkte Transparenz über Verträge erhöht die Gefahr von Verzögerungen und Streitigkeiten.
• Fehlende standardisierte Workflows erhöhen Variabilität und Risiko.
• Abteilungsübergreifende Kommunikationssilos können zu widersprüchlichen Vertragsbedingungen führen.

KI-gestütztes Vertragsmanagement hilft Ihnen, diese Herausforderungen zu bewältigen, indem es das Compliance-Management automatisiert und einen klaren Überblick über Vertragsdaten bietet. Es unterstützt Ihre Rechts- und Compliance-Teams mit automatisierten Prüfungen und zentralem Zugriff und reduziert so Risiken und verbessert die Genauigkeit.

Hinweis: Der Einsatz von KI im Vertragslebenszyklusmanagement verwandelt Ihre Verträge von statischen Dokumenten in dynamische, abfragbare Quellen der Wahrheit. Dieser Wandel beschleunigt Entwurf, Dokumentenprüfung und Genehmigungsprozesse und verbessert gleichzeitig Compliance und reduziert Fehler.

Indem Sie diese Herausforderungen mit KI angehen, können Sie Effizienz steigern, Risiken senken und über den gesamten Lebenszyklus eine bessere Kontrolle über Ihre Verträge erlangen.

KI-Lösungen in Microsoft 365

SharePoint für die Dokumentenverwaltung

SharePoint ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Dokumentenverwaltung in Microsoft 365. Es ermöglicht Ihnen, Verträge effizient zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Mit den integrierten Dokumentbibliotheken haben Sie alle Verträge an einem Ort im Zugriff. Hier sind einige zentrale Funktionen, die die Dokumentenverwaltung verbessern:

Funktion	Beschreibung
Dokumentenspeicherung	SharePoint kann Dokumente speichern, organi Apple Podcasts · Spotify · YouTube · YouTube Music Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents (English)