Microsoft 365 Copilot ohne Hype: Adoption, Governance und die Vorbereitung deines Mandanten mit Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot kann Menschen helfen, Informationen schneller zu finden und Arbeit effizienter zu erledigen, doch seine Antworten hängen davon ab, welche Inhalte und Berechtigungen bereits im Microsoft-365-Mandanten einer Organisation vorhanden sind. In dieser Folge des M365 FM Podcasts spricht Mirko Peters mit dem Microsoft MVP Paul Keijzers, Gründer von KB Works, darüber, wie Microsoft 365 praxisnah und verantwortungsvoll auf Copilot vorbereitet werden kann. Dabei geht es über Demos und Lizenzierung hinaus zu den Grundlagen, die Copilot-Ergebnisse prägen: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, Datenqualität, Zugriffskontrollen und Governance. Copilot kann bestehende Zugriffsprobleme sichtbarer machen. Dateien, die breit freigegeben wurden, veraltete Dokumente, alte Versionen und Inhalte ohne klare Verantwortlichkeit können alle beeinflussen, was Mitarbeitende finden. Paul erklärt, warum Organisationen ihre Freigabeeinstellungen überprüfen und verstehen sollten, wo sensible oder unnötige Zugriffe bestehen, bevor Copilot breit ausgerollt wird. SharePoint-Berichte zu übermäßiger Freigabe können helfen, potenzielle Probleme in SharePoint, Teams und OneDrive zu identifizieren, wobei Organisationen dennoch prüfen müssen, ob die markierten Freigaben für ihr Geschäft angemessen sind.

GOVERNANCE, ALTDATEN UND INFORMATIONSSCHUTZ
Das Gespräch behandelt, wie sich jahrelange ältere SharePoint-Inhalte verwalten lassen. Alte Projektdateien müssen unter Umständen aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden, das bedeutet aber nicht immer, dass sie in der alltäglichen Suche oder in Copilot-Ergebnissen erscheinen sollten. Organisationen können je nach Nutzungshäufigkeit und Struktur des Mandanten eine Archivierung der Inhalte oder eine Einschränkung des Zugriffs in Betracht ziehen. Paul hebt außerdem hervor, dass die Wiederherstellung und Sicherung von Microsoft 365 geplant werden müssen, einschließlich der Frage, wie ein Unternehmen seine Daten zurückerhält, wenn es den Backup-Anbieter wechselt. Microsoft Purview ist Teil des umfassenderen Governance-Bildes. Paul empfiehlt, Vertraulichkeitsbezeichnungen zu überprüfen, zu kontrollieren, ob sie konsistent angewendet werden, und gegebenenfalls automatische Kennzeichnung in Betracht zu ziehen. Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention) können helfen, personenbezogene und sensible Informationen zu schützen, während DLP-Richtlinien in Power Automate Aufmerksamkeit benötigen, wenn Copilot über Konnektoren mit Diensten wie Jira arbeitet. Diese Kontrollen sollten zu den tatsächlichen Anforderungen der Organisation passen, denn ein global tätiges Unternehmen und ein kleines Unternehmen brauchen womöglich unterschiedliche Richtlinien.

SHAREPOINT-STRUKTUR UND COPILOT-EINFÜHRUNG
Eine gute Informationsarchitektur bleibt wichtig, selbst wenn KI natürliche Sprache immer besser versteht. Paul erörtert, wie Metadaten und Inhaltstypen eingesetzt werden können, um Informationen leichter zu organisieren und wiederzufinden, während die SharePoint-Bibliotheken für Mitarbeitende praktikabel bleiben. Seine Richtlinie lautet, zu tief verschachtelte Ordnerstrukturen und übermäßig viele Metadatenfelder zu vermeiden, da Menschen ein zu kompliziertes System seltener pflegen. Copilot kann dabei helfen, Informationen vorzuschlagen oder auszufüllen, doch Organisationen brauchen weiterhin eine klare Struktur und verlässliche Inhalte. Die Einführung von Copilot erfordert zudem kontinuierliche Unterstützung. Anstatt eine einzige Schulung anzubieten und zu erwarten, dass Mitarbeitende den Rest selbst herausfinden, können Organisationen regelmäßig Tipps teilen, nützliche Prompts und Agenten vorführen und Teams dabei helfen, alltägliche Frustrationen zu lösen. Paul empfiehlt, mit der tatsächlichen Arbeit der Menschen zu beginnen und dann zu identifizieren, wo Copilot Zeit sparen oder ein Ergebnis verbessern könnte. Einführungspläne sollten an Größe und Arbeitsweise jeder Organisation angepasst werden, statt ein Framework, das für ein anderes Umfeld entwickelt wurde, einfach zu übernehmen.

KI-WERT, AGENTEN UND EIN PRAKTISCHER WEG NACH VORNE
Mirko und Paul besprechen außerdem, wie Organisationen den Wert und die Kosten von KI bewerten können, wie Agenten zunehmend neben Mitarbeitenden arbeiten werden und warum Administratoren Möglichkeiten brauchen, Agenten in ihrer Umgebung zu finden und zu verwalten. Paul stellt sein Konzept der Focus Week in Portugal vor, bei der Teams gezielt Zeit darauf verwenden, Herausforderungen rund um Microsoft 365, SharePoint, Governance oder Copilot fernab der üblichen Unterbrechungen am Arbeitsplatz zu bearbeiten. Die zentrale Botschaft für IT-Verantwortliche lautet, dass die Copilot-Bereitschaft mit dem Verständnis des Microsoft-365-Mandanten beginnt: Wer worauf zugreifen kann, wie Informationen organisiert sind, welche Inhalte aufbewahrt oder hervorgehoben werden sollten und wie Mitarbeitende lernen werden, KI in ihrer Arbeit einzusetzen. Überprüfen Sie Freigabeeinstellungen, verbessern Sie die Informationsgovernance und verknüpfen Sie die Einführung mit echten geschäftlichen Bedürfnissen, bevor Sie Copilot lediglich als weitere Lizenz ausrollen.

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