Reduce el tiempo de revisión de contratos con agentes de IA en SharePoint

En el entorno empresarial actual, acelerado y exigente, la IA desempeña un papel fundamental en la gestión de contratos. Al integrar la IA en Microsoft 365, puede transformar la forma en que gestiona los contratos. Esta tecnología agiliza los procesos, haciendo que la revisión de documentos sea más rápida y eficiente.

Considere los beneficios de la gestión de contratos con IA:

• Mayor eficiencia: La automatización de tareas rutinarias le ahorra tiempo y esfuerzo.
• Ciclos de contratación más rápidos: La IA acelera la redacción, la negociación y las aprobaciones.
• Menos errores: La automatización minimiza los errores humanos y mejora el cumplimiento normativo.

Con la IA, los contratos se vuelven más manejables, lo que le permite centrarse en las decisiones estratégicas en lugar de en el trabajo administrativo tedioso.

Puntos clave

• La IA agiliza la gestión de contratos al automatizar tareas rutinarias, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
• Integrar la IA en Microsoft 365 mejora la colaboración, permitiendo que los equipos trabajen juntos de forma más eficaz en los contratos.
• Usar herramientas de IA puede acelerar significativamente los ciclos de contratación, desde la redacción hasta las aprobaciones, mejorando la eficiencia general.
• La IA ayuda a mantener el cumplimiento normativo mediante verificaciones y alertas automatizadas sobre obligaciones contractuales y plazos.
• Evalúe sus procesos actuales de gestión de contratos para identificar áreas de mejora antes de implementar soluciones de IA.
• Aproveche herramientas de Microsoft como SharePoint y Teams para mejorar la gestión documental y la colaboración en los flujos de trabajo contractuales.
• Capacitar a su personal en las nuevas herramientas de IA es esencial para maximizar sus beneficios y garantizar una adopción fluida.
• Revise periódicamente los datos extraídos por la IA para comprobar su precisión y mantener la calidad y el cumplimiento normativo en la gestión de contratos.

Desafíos en la gestión de contratos

Ineficiencias en los procesos manuales

Gestionar los contratos manualmente crea muchos obstáculos que ralentizan su trabajo y aumentan los riesgos. A menudo depende de métodos obsoletos como el correo electrónico y las hojas de cálculo. Estos métodos provocan errores y desperdician tiempo. Sin procesos estandarizados, la creación y aprobación de contratos se vuelven inconsistentes. Puede tener dificultades para hacer un seguimiento de los hitos contractuales o colaborar eficazmente con su equipo. Los errores en la introducción de datos o en el control de versiones pueden provocar pérdidas económicas o problemas legales.

Este es un resumen de las ineficiencias más comunes a las que podría enfrentarse:

Tipo de ineficiencia	Descripción
Dependencia de procesos manuales	El uso de correos electrónicos y hojas de cálculo provoca errores que consumen tiempo.
Falta de estandarización	La ausencia de un proceso uniforme genera inconsistencias en la redacción y aprobación de contratos.
Visibilidad limitada	La dificultad para seguir los plazos y obligaciones contractuales dificulta la planificación.
Colaboración insuficiente	Los flujos de trabajo manuales ralentizan la toma de decisiones y el trabajo en equipo.
Dificultades para gestionar cambios	Los errores en los datos y en el control de versiones aumentan los riesgos y los costes.

Es posible que dedique entre un 25 y un 40 % de su tiempo a tareas no jurídicas, lo que reduce su productividad. Redactar un contrato básico puede costar unos 7.000 dólares, mientras que los más complejos pueden alcanzar los 49.000 dólares. La revisión manual de un documento tarda unos 92 minutos, mientras que la IA puede reducirlo a tan solo 26 segundos. Estas ineficiencias pueden costar millones a su organización y hacer que pierda el control de contratos importantes.

Dificultades para extraer datos

Extraer información clave de los contratos sin herramientas de IA puede parecerse a buscar una aguja en un pajar. Sus contratos pueden estar repartidos en varias ubicaciones, almacenados en distintos formatos o guardados en diversas versiones sin un seguimiento claro. Esta situación dificulta encontrar rápidamente datos críticos como las fechas de vencimiento o las condiciones de pago.

Descripción del desafío
Almacenamiento disperso de acuerdos en múltiples ubicaciones
Falta de formatos de contrato estándar
Múltiples versiones de contratos sin trazabilidad ni visibilidad

Sin IA, dedica demasiado tiempo a revisar manualmente los contratos para encontrar las cláusulas pertinentes. Esto ralentiza la gestión del ciclo de vida de los contratos y aumenta la probabilidad de pasar por alto detalles importantes durante la redacción o revisión.

Cumplimiento normativo y riesgos

La gestión manual de contratos suele generar desafíos de cumplimiento normativo y un aumento de los riesgos. Es posible que no disponga de un centro centralizado para supervisar la actividad contractual, lo que reduce su visibilidad sobre el estado de cumplimiento. Esta situación puede provocar que se pasen por alto fechas de renovación, surjan disputas o se impongan sanciones. La dependencia excesiva de procesos manuales aumenta los errores humanos y las ineficiencias.

• No cumplir con las obligaciones legales y regulatorias genera riesgos significativos de incumplimiento.
• La visibilidad limitada sobre los contratos aumenta la probabilidad de retrasos y disputas.
• La falta de flujos de trabajo estandarizados aumenta la variabilidad y el riesgo.
• La comunicación aislada entre departamentos puede provocar condiciones contractuales contradictorias.

La gestión de contratos con IA le ayuda a superar estos desafíos automatizando la gestión del cumplimiento y ofreciéndole una visión clara de los datos contractuales. Apoya a sus equipos jurídicos y de cumplimiento con verificaciones automatizadas y acceso centralizado, reduciendo los riesgos y mejorando la precisión.

Nota: Usar la IA en la gestión del ciclo de vida de los contratos convierte sus contratos de documentos estáticos en fuentes dinámicas y consultables de información fiable. Este cambio acelera la redacción, la revisión de documentos y los procesos de aprobación, al tiempo que mejora el cumplimiento y reduce los errores.

Al abordar estos desafíos con la IA, puede mejorar la eficiencia, reducir los riesgos y obtener un mayor control sobre sus contratos durante todo su ciclo de vida.

Soluciones de IA en Microsoft 365

SharePoint para la gestión documental

SharePoint es una herramienta potente para la gestión documental en Microsoft 365. Le permite almacenar, organizar y gestionar contratos de forma eficiente. Gracias a sus bibliotecas de documentos integradas, puede acceder fácilmente a todos sus contratos en un único lugar. Estas son algunas características clave que mejoran la gestión documental:

Característica	Descripción
Almacenamiento de documentos	SharePoint puede almacenar, organizar y