Microsoft 365 Copilot sin exageraciones: adopción, gobernanza y preparación de tu tenant con Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot puede ayudar a las personas a encontrar información y a completar su trabajo más rápido, pero sus respuestas dependen del contenido y de los permisos que ya existen en el tenant de Microsoft 365 de la organización. En este episodio del podcast M365 FM, Mirko Peters conversa con Paul Keijzers, Microsoft MVP y fundador de KB Works, sobre cómo preparar Microsoft 365 para Copilot de forma práctica y responsable. Van más allá de las demostraciones y las licencias para centrarse en los cimientos que determinan los resultados de Copilot: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, la calidad de los datos, los controles de acceso y la gobernanza. Copilot puede hacer más visibles los problemas de acceso existentes. Los archivos compartidos de forma amplia, los documentos desactualizados, las versiones antiguas y el contenido con propiedad poco clara pueden afectar a lo que los empleados encuentran. Paul explica por qué las organizaciones deben revisar su configuración de uso compartido y entender dónde existe acceso sensible o innecesario antes de desplegar Copilot de forma amplia. Los informes de uso compartido excesivo de SharePoint pueden ayudar a identificar posibles problemas en SharePoint, Teams y OneDrive, aunque las organizaciones aún deben comprobar si el uso compartido señalado es adecuado para su negocio.

GOBERNANZA, DATOS HEREDADOS Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
La conversación explora cómo gestionar años de contenido heredado de SharePoint. Los archivos de proyectos antiguos pueden necesitar conservarse por motivos legales o de negocio, pero eso no significa siempre que deban aparecer en las búsquedas cotidianas o en los resultados de Copilot. Las organizaciones pueden considerar archivar el contenido o restringir su acceso, según la frecuencia con que se necesite y cómo esté estructurado el tenant. Paul también destaca la necesidad de planificar la copia de seguridad y la recuperación de Microsoft 365, incluida la forma en que una empresa puede recuperar sus datos si cambia de proveedor de copias de seguridad. Microsoft Purview forma parte del panorama más amplio de gobernanza. Paul recomienda revisar las etiquetas de confidencialidad, comprobar si se aplican de forma coherente y considerar el etiquetado automático cuando sea apropiado. Las directivas de prevención de pérdida de datos (DLP) pueden ayudar a proteger la información personal y sensible, mientras que las directivas DLP de Power Automate requieren atención cuando Copilot utiliza conectores para trabajar con servicios como Jira. Estos controles deben ajustarse a las necesidades reales de la organización, ya que una empresa global y una pequeña empresa pueden requerir políticas distintas.

ESTRUCTURA DE SHAREPOINT Y ADOPCIÓN DE COPILOT
Una buena arquitectura de la información sigue siendo importante incluso cuando la IA es cada vez mejor para entender el lenguaje natural. Paul analiza el uso de metadatos y tipos de contenido para organizar y recuperar la información con más facilidad, manteniendo las bibliotecas de SharePoint prácticas para los empleados. Su recomendación es evitar estructuras de carpetas demasiado profundas y un exceso de campos de metadatos, ya que las personas son menos propensas a mantener un sistema demasiado complicado. Copilot puede ayudar a sugerir o completar información, pero las organizaciones siguen necesitando una estructura clara y contenido fiable. La adopción de Copilot también requiere apoyo continuo. En lugar de impartir una única sesión formativa y esperar que los empleados descubran el resto por su cuenta, las organizaciones pueden compartir consejos periódicos, demostrar indicaciones y agentes útiles, y ayudar a los equipos a resolver las frustraciones diarias reales. Paul recomienda empezar por el trabajo que las personas realmente hacen y, después, identificar dónde Copilot podría ahorrar tiempo o mejorar un resultado. Los planes de adopción deben adaptarse al tamaño y a las prácticas de trabajo de cada organización, en lugar de copiarse por completo de un marco diseñado para otro entorno.

VALOR DE LA IA, AGENTES Y UNA HOJA DE RUTA PRÁCTICA
Mirko y Paul también analizan cómo las organizaciones pueden evaluar el valor y el coste de la IA, cómo los agentes podrían trabajar cada vez más junto a los empleados y por qué los administradores necesitan formas de descubrir y gestionar los agentes de su entorno. Paul comparte su concepto de Focus Week en Portugal, donde los equipos dedican tiempo exclusivo a trabajar en retos de Microsoft 365, SharePoint, gobernanza o Copilot, lejos de las interrupciones habituales de su lugar de trabajo. El mensaje central para los responsables de TI es que la preparación para Copilot empieza por entender el tenant de Microsoft 365: quién puede acceder a qué, cómo está organizada la información, qué contenido debe conservarse o destacarse y cómo aprenderán los empleados a usar la IA en su trabajo. Revise la configuración de uso compartido, mejore la gobernanza de la información y vincule la adopción a las necesidades reales del negocio antes de tratar Copilot como una licencia más que desplegar.

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