Microsoft 365 Copilot sans l'emballage : adoption, gouvernance et préparation de votre tenant avec Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot peut aider les personnes à trouver des informations et à travailler plus vite, mais ses réponses dépendent du contenu et des autorisations déjà présents dans le tenant Microsoft 365 de l’organisation. Dans cet épisode du podcast M365 FM, Mirko Peters s’entretient avec Paul Keijzers, Microsoft MVP et fondateur de KB Works, sur la préparation de Microsoft 365 à Copilot de manière pratique et responsable. Ils vont au-delà des démonstrations et des licences pour aborder les fondations qui déterminent les résultats de Copilot : SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, la qualité des données, les contrôles d’accès et la gouvernance. Copilot peut rendre plus visibles les problèmes d’accès existants. Des fichiers largement partagés, des documents obsolètes, d’anciennes versions et des contenus dont la propriété est floue peuvent tous influencer ce que les employés peuvent trouver. Paul explique pourquoi les organisations doivent examiner leurs paramètres de partage et comprendre où existent des accès sensibles ou inutiles avant de déployer Copilot à grande échelle. Les rapports de surpartage SharePoint peuvent aider à repérer les problèmes potentiels dans SharePoint, Teams et OneDrive, même si les organisations doivent toujours vérifier si le partage signalé est approprié pour leur activité.

GOUVERNANCE, DONNÉES HÉRITÉES ET PROTECTION DE L’INFORMATION

La conversation explore la manière de gérer des années de contenus SharePoint hérités. Les anciens fichiers de projets peuvent devoir être conservés pour des raisons juridiques ou métier, mais cela ne signifie pas forcément qu’ils doivent apparaître dans la recherche quotidienne ou dans les résultats de Copilot. Les organisations peuvent envisager d’archiver ce contenu ou de restreindre son accès, selon la fréquence de son utilisation et la structure du tenant. Paul souligne également la nécessité de prévoir la sauvegarde et la restauration de Microsoft 365, y compris la manière dont une entreprise peut récupérer ses données si elle change de fournisseur de sauvegarde. Microsoft Purview fait partie du cadre de gouvernance plus large. Paul recommande de revoir les étiquettes de sensibilité, de vérifier qu’elles sont appliquées de façon cohérente et d’envisager l’étiquetage automatique lorsque c’est pertinent. Les stratégies de prévention de la perte de données (DLP) peuvent protéger les informations personnelles et sensibles, tandis que les stratégies DLP de Power Automate nécessitent une attention particulière lorsque Copilot utilise des connecteurs pour travailler avec des services tels que Jira. Ces contrôles doivent correspondre aux besoins réels de l’organisation, car une entreprise mondiale et une petite entreprise peuvent exiger des politiques différentes.

STRUCTURE SHAREPOINT ET ADOPTION DE COPILOT

Une bonne architecture de l’information reste importante, même si l’IA devient de plus en plus capable de comprendre le langage naturel. Paul évoque l’utilisation des métadonnées et des types de contenu pour faciliter l’organisation et la recherche de l’information, tout en gardant les bibliothèques SharePoint pratiques pour les employés. Sa règle est d’éviter des arborescences de dossiers trop profondes et un nombre excessif de champs de métadonnées, car les personnes sont moins susceptibles de maintenir un système trop complexe. Copilot peut aider à suggérer ou à renseigner des informations, mais les organisations ont toujours besoin d’une structure claire et de contenus fiables. L’adoption de Copilot exige aussi un accompagnement continu. Plutôt que de dispenser une seule session de formation en espérant que les employés se débrouilleront ensuite, les organisations peuvent partager régulièrement des astuces, présenter des requêtes et des agents utiles, et aider les équipes à résoudre leurs frustrations quotidiennes. Paul recommande de partir du travail réel des équipes, puis d’identifier les moments où Copilot pourrait faire gagner du temps ou améliorer un résultat. Les plans d’adoption doivent être adaptés à la taille et aux pratiques de travail de chaque organisation, plutôt que copiés intégralement d’un cadre conçu pour un autre environnement.

VALEUR DE L’IA, AGENTS ET UNE VOIE PRAGMATIQUE

Mirko et Paul abordent aussi la manière dont les organisations peuvent évaluer la valeur et le coût de l’IA, comment les agents pourraient travailler de plus en plus aux côtés des employés, et pourquoi les administrateurs ont besoin de moyens pour découvrir et gérer les agents présents dans leurs environnements. Paul présente son concept de Focus Week au Portugal, où les équipes consacrent un temps dédié à des défis liés à Microsoft 365, SharePoint, la gouvernance ou Copilot, loin des interruptions habituelles du lieu de travail. Le message central pour les responsables informatiques est que la préparation à Copilot commence par la compréhension du tenant Microsoft 365 : qui peut accéder à quoi, comment l’information est organisée, quels contenus doivent être conservés ou mis en avant, et comment les employés apprendront à utiliser l’IA dans leur travail. Examinez les paramètres de partage, améliorez la gouvernance de l’information et reliez l’adoption à des besoins métier réels avant de considérer Copilot comme une simple licence de plus à déployer.

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