Microsoft 365 Copilot ללא ההייפ: אימוץ, ממשל והכנת הטננט שלכם עם Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot יכול לעזור לאנשים למצוא מידע ולהשלים עבודה מהר יותר, אבל התשובות שלו תלויות בתוכן ובהרשאות שכבר קיימים בדייר (tenant) של הארגון ב-Microsoft 365. בפרק הזה של הפודקאסט M365 FM, מירקו פיטרס משוחח עם Paul Keijzers, Microsoft MVP ומייסד KB Works, על הכנת Microsoft 365 ל-Copilot באופן מעשי ואחראי. הם חורגים מהדגמות ורישוי ומתמקדים בתשתית שמעצבת את התוצאות של Copilot: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, איכות הנתונים, בקרות גישה וממשל (governance).

Copilot יכול להפוך בעיות גישה קיימות לגלויות יותר. קבצים שעברו שיתוף נרחב, מסמכים מיושנים, גרסאות ישנות ותוכן שאין ברור מי הבעלים שלו עשויים כולם להשפיע על מה שעובדים יכולים למצוא. Paul מסביר מדוע ארגונים צריכים לבדוק את הגדרות השיתוף שלהם ולהבין היכן קיימת גישה רגישה או מיותרת לפני שמפיצים את Copilot באופן רחב. דוחות של שיתוף יתר ב-SharePoint יכולים לסייע לזהות בעיות פוטנציאליות ב-SharePoint, Teams ו-OneDrive, אם כי הארגונים עדיין צריכים לבדוק האם השיתוף שסומן מתאים לצרכי העסק שלהם.

ממשל, נתונים מורשתיים והגנת מידע

השיחה בוחנת כיצד לנהל שנים של תוכן מורשתי ב-SharePoint. ייתכן שקבצי פרויקטים ישנים יצטרכו להישמר מסיבות משפטיות או עסקיות, אבל זה לא תמיד אומר שהם צריכים להופיע בחיפוש היומיומי או בתוצאות של Copilot. ארגונים יכולים לשקול ארכוב של תוכן או הגבלת גישה, בהתאם לתדירות השימוש בו ולמבנה הדייר. Paul מדגיש גם את הצורך לתכנן גיבוי ושחזור של Microsoft 365, כולל האופן שבו חברה יכולה לשחזר את הנתונים שלה אם תחליף ספק גיבוי.

Microsoft Purview הוא חלק מהתמונה הרחבה של הממשל. Paul ממליץ לבדוק תוויות רגישות (sensitivity labels), לוודא שהן מוחלות באופן עקבי, ולשקול תיוג אוטומטי היכן שמתאים. מדיניות Data Loss Prevention יכולה לסייע להגן על מידע אישי ורגיש, ומדיניות DLP של Power Automate דורשת תשומת לב כאשר Copilot משתמש במחברים (connectors) לעבודה עם שירותים כמו Jira. הבקרות האלה צריכות להתאים לצרכים בפועל של הארגון, שכן חברה גלובלית ועסק קטן עשויים לדרוש מדיניות שונה.

מבנה SharePoint ואימוץ Copilot

ארכיטקטורת מידע טובה נשארת חשובה גם כשהבינה המלאכותית משתפרת בהבנת שפה טבעית. Paul דן בשימוש במטא-דאטה ובסוגי תוכן (content types) כדי לארגן ולאחזר מידע בקלות, תוך שמירה על ספריות SharePoint מעשיות לעובדים. ההנחיה שלו היא להימנע ממבני תיקיות עמוקים מדי ומשדות מטא-דאטה מופרזים, שכן אנשים פחות צפויים לתחזק מערכת מסובכת מדי. Copilot יכול לעזור להציע או למלא מידע, אבל הארגונים עדיין זקוקים למבנה ברור ולתוכן אמין.

אימוץ Copilot דורש גם תמיכה מתמשכת. במקום לקיים הדרכה אחת ולצפות שהעובדים ילמדו את השאר בעצמם, ארגונים יכולים לשתף טיפים באופן קבוע, להדגים פרומפטים וסוכנים (agents) שימושיים, ולעזור לצוותים לפתור תסכולים יומיומיים אמיתיים. Paul ממליץ להתחיל מהעבודה שאנשים באמת עושים, ולאחר מכן לזהות היכן Copilot יכול לחסוך זמן או לשפר תוצאה. יש להתאים את תוכניות האימוץ לגודל ולדרכי העבודה של כל ארגון, במקום להעתיק אותן במלואן ממסגרת שתוכננה לסביבה אחרת.

ערך הבינה המלאכותית, סוכנים ודרך מעשית קדימה

מירקו ו-Paul דנים גם באופן שבו ארגונים יכולים להעריך את הערך והעלות של AI, כיצד סוכנים עשויים לעבוד יותר ויותר לצד עובדים, ומדוע מנהלי מערכת צריכים דרכים לגלות ולנהל סוכנים בסביבה שלהם. Paul משתף את קונספט ה-Focus Week שלו בפורטוגל, שבו צוותים מקדישים זמן ייעודי לעבודה על אתגרים של Microsoft 365, SharePoint, ממשל או Copilot, הרחק מההפרעות הרגילות במקום העבודה.

המסר המרכזי למנהלי IT הוא שהמוכנות ל-Copilot מתחילה בהבנת הדייר של Microsoft 365: מי יכול לגשת למה, כיצד מסודר המידע, איזה תוכן צריך לשמר או להציג, וכיצד העובדים ילמדו להשתמש ב-AI בעבודתם. יש לבדוק הגדרות שיתוף, לשפר את ממשל המידע ולחבר את האימוץ לצרכים עסקיים אמיתיים, לפני שמתייחסים ל-Copilot כאל עוד רישיון להפצה.

הפוך לתומך של הפודקאסט: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.