Microsoft 365 Copilot बिना हाइप के: अपनाने, गवर्नेंस और आपके टेनेंट को तैयार करना, Microsoft MVP Paul Keijzers के साथ

Microsoft 365 Copilot भी लोगों को जानकारी खोजने और काम तेज़ी से पूरा करने में मदद कर सकता है, लेकिन इसके उत्तर किसी संगठन के Microsoft 365 tenant में पहले से मौजूद सामग्री और अनुमतियों पर निर्भर करते हैं। M365 FM podcast के इस एपिसोड में Mirko Peters, Microsoft MVP और KB Works के संस्थापक Paul Keijzers से बात करते हैं कि Microsoft 365 को Copilot के लिए व्यावहारिक और ज़िम्मेदार तरीके से कैसे तैयार किया जाए। वे डेमो और लाइसेंसिंग से आगे जाकर उन बुनियादी बातों को देखते हैं जो Copilot के परिणामों को आकार देती हैं: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, डेटा की गुणवत्ता, एक्सेस कंट्रोल और गवर्नेंस।
Copilot मौजूदा एक्सेस संबंधी समस्याओं को और स्पष्ट रूप से सामने ला सकता है। वे फ़ाइलें जो व्यापक रूप से शेयर की गई हैं, पुराने दस्तावेज़, पुराने वर्ज़न और जिनका स्वामित्व स्पष्ट नहीं है, ये सभी इस बात को प्रभावित कर सकते हैं कि कर्मचारी क्या खोज सकते हैं। Paul समझाते हैं कि Copilot को व्यापक रूप से लागू करने से पहले संगठनों को अपनी sharing settings की समीक्षा करनी चाहिए और यह समझना चाहिए कि संवेदनशील या अनावश्यक एक्सेस कहाँ मौजूद है। SharePoint oversharing reports SharePoint, Teams और OneDrive में संभावित समस्याओं की पहचान करने में मदद कर सकते हैं, फिर भी संगठनों को यह जाँचना होगा कि चिह्नित की गई sharing उनके व्यवसाय के लिए उचित है या नहीं।

गवर्नेंस, लीगेसी डेटा और सूचना सुरक्षा

बातचीत में यह भी देखा जाता है कि वर्षों पुराने SharePoint कंटेंट को कैसे प्रबंधित किया जाए। पुरानी परियोजना फ़ाइलों को कानूनी या व्यावसायिक कारणों से रखना पड़ सकता है, लेकिन इसका अर्थ यह नहीं कि वे रोज़मर्रा की खोज या Copilot परिणामों में दिखें। उपयोग की आवृत्ति और tenant की संरचना के आधार पर संगठन कंटेंट को archive करने या उसकी पहुँच सीमित करने पर विचार कर सकते हैं। Paul Microsoft 365 backup और recovery की योजना बनाने की ज़रूरत पर भी ज़ोर देते हैं, जिसमें यह शामिल है कि backup provider बदलने पर कंपनी अपना डेटा कैसे वापस प्राप्त करेगी।
Microsoft Purview इस व्यापक गवर्नेंस तस्वीर का हिस्सा है। Paul sensitivity labels की समीक्षा करने, यह जाँचने कि वे लगातार लागू हो रहे हैं या नहीं, और उपयुक्त होने पर automatic labeling पर विचार करने की सलाह देते हैं। Data Loss Prevention policies व्यक्तिगत और संवेदनशील जानकारी की रक्षा में मदद कर सकती हैं, जबकि जब Copilot Jira जैसी सेवाओं के साथ connectors के माध्यम से काम करता है, तब Power Automate DLP policies पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है। ये नियंत्रण संगठन की वास्तविक ज़रूरतों के अनुरूप होने चाहिए, क्योंकि एक वैश्विक कंपनी और एक छोटे व्यवसाय को अलग-अलग नीतियों की आवश्यकता हो सकती है।

SharePoint संरचना और Copilot अपनाना

AI के प्राकृतिक भाषा को बेहतर समझने के बावजूद अच्छी information architecture महत्वपूर्ण बनी रहती है। Paul metadata और content types का उपयोग करके जानकारी को व्यवस्थित और आसानी से पुनः प्राप्त करने योग्य बनाने की चर्चा करते हैं, साथ ही SharePoint libraries को कर्मचारियों के लिए व्यावहारिक बनाए रखने पर ज़ोर देते हैं। उनका दिशानिर्देश है कि अत्यधिक गहरी फ़ोल्डर संरचनाओं और बहुत अधिक metadata fields से बचें, क्योंकि जटिल प्रणाली को लोग लंबे समय तक बनाए नहीं रखते। Copilot जानकारी सुझाने या भरने में मदद कर सकता है, फिर भी संगठनों को स्पष्ट संरचना और विश्वसनीय सामग्री की आवश्यकता होती है।
Copilot अपनाने के लिए निरंतर सहायता भी ज़रूरी है। एक ही प्रशिक्षण सत्र देकर कर्मचारियों से बाकी खुद सीखने की उम्मीद करने के बजाय, संगठन नियमित सुझाव साझा कर सकते हैं, उपयोगी prompts और agents का प्रदर्शन कर सकते हैं, और टीमों को उनकी रोज़मर्रा की वास्तविक समस्याओं को हल करने में मदद कर सकते हैं। Paul सलाह देते हैं कि लोग वास्तव में जो काम करते हैं उससे शुरुआत करें, फिर पहचानें कि Copilot कहाँ समय बचा सकता है या परिणाम बेहतर बना सकता है। अपनाने की योजना हर संगठन के आकार और कार्य-पद्धति के अनुसार ढाली जानी चाहिए, न कि किसी अन्य परिवेश के लिए बने ढाँचे को पूरी तरह से नकल करना चाहिए।

AI का मूल्य, agents और एक व्यावहारिक राह

Mirko और Paul इस पर भी चर्चा करते हैं कि संगठन AI के मूल्य और लागत का आकलन कैसे कर सकते हैं, agents कर्मचारियों के साथ कैसे तेज़ी से काम कर सकते हैं, और administrators को अपने वातावरण में agents की खोज और प्रबंधन के तरीकों की ज़रूरत क्यों है। Paul पुर्तगाल में अपनी Focus Week अवधारणा साझा करते हैं, जहाँ टीमें अपने सामान्य कार्यस्थल की बाधाओं से दूर, Microsoft 365, SharePoint, गवर्नेंस या Copilot चुनौतियों पर समर्पित समय बिताती हैं।
IT नेताओं के लिए मुख्य संदेश यह है कि Copilot की तैयारी Microsoft 365 tenant को समझने से शुरू होती है: कौन क्या एक्सेस कर सकता है, जानकारी कैसे व्यवस्थित है, कौन सी सामग्री सुरक्षित रखी जानी चाहिए या सामने लाई जानी चाहिए, और कर्मचारी अपने काम में AI का उपयोग कैसे सीखेंगे। Copilot को केवल एक और लाइसेंस के रूप में लागू करने से पहले sharing settings की समीक्षा करें, सूचना गवर्नेंस को सुधारें, और अपनाने की प्रक्रिया को वास्तविक व्यावसायिक ज़रूरतों से जोड़ें।

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