Pangkas Waktu Review Kontrak dengan AI Agent di SharePoint

Dalam lingkungan bisnis yang bergerak cepat saat ini, AI memainkan peran penting dalam manajemen kontrak. Dengan mengintegrasikan AI ke dalam Microsoft 365, Anda dapat mengubah cara Anda menangani kontrak. Teknologi ini merampingkan proses, membuat peninjauan dokumen lebih cepat dan efisien.

Pertimbangkan manfaat manajemen kontrak berbasis AI:

• Peningkatan Efisiensi: Mengotomatiskan tugas rutin menghemat waktu dan tenaga Anda.
• Siklus Kontrak yang Lebih Cepat: AI mempercepat penyusunan, negosiasi, dan persetujuan.
• Pengurangan Kesalahan: Otomatisasi meminimalkan kesalahan manusia, meningkatkan kepatuhan.

Dengan AI, kontrak menjadi lebih mudah dikelola, memungkinkan Anda fokus pada keputusan strategis daripada pekerjaan administratif yang membosankan.

Poin-Poin Utama

• AI merampingkan manajemen kontrak dengan mengotomatiskan tugas rutin, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.
• Mengintegrasikan AI ke dalam Microsoft 365 meningkatkan kolaborasi, memungkinkan tim bekerja sama lebih efektif dalam kontrak.
• Menggunakan alat AI dapat secara signifikan mempercepat siklus kontrak, dari penyusunan hingga persetujuan, sehingga meningkatkan efisiensi keseluruhan.
• AI membantu menjaga kepatuhan dengan menyediakan pemeriksaan dan peringatan otomatis untuk kewajiban dan tenggat waktu kontrak.
• Evaluasi proses manajemen kontrak Anda saat ini untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki sebelum menerapkan solusi AI.
• Manfaatkan alat Microsoft seperti SharePoint dan Teams untuk meningkatkan manajemen dokumen dan kolaborasi dalam alur kerja kontrak.
• Melatih staf Anda dalam alat AI baru sangat penting untuk memaksimalkan manfaat dan memastikan adopsi yang lancar.
• Tinjau secara berkala data yang diekstrak AI untuk memastikan akurasi, menjaga kualitas dan kepatuhan dalam manajemen kontrak.

Tantangan dalam Manajemen Kontrak

Inefisiensi dalam Proses Manual

Mengelola kontrak secara manual menimbulkan banyak hambatan yang memperlambat pekerjaan Anda dan meningkatkan risiko. Anda sering mengandalkan metode usang seperti email dan spreadsheet. Metode ini menyebabkan kesalahan dan membuang waktu. Tanpa proses standar, pembuatan dan persetujuan kontrak Anda menjadi tidak konsisten. Anda mungkin kesulitan melacak tonggak kontrak atau berkolaborasi secara efektif dengan tim Anda. Kesalahan dalam entri data atau kontrol versi dapat menyebabkan kerugian finansial atau masalah hukum.

Berikut ringkasan inefisiensi umum yang mungkin Anda hadapi:

Jenis Inefisiensi	Deskripsi
Ketergantungan pada Proses Manual	Penggunaan email dan spreadsheet menimbulkan kesalahan yang memakan waktu.
Kurangnya Standardisasi	Tidak adanya proses seragam menyebabkan inkonsistensi dalam penyusunan dan persetujuan kontrak.
Visibilitas yang Buruk	Kesulitan melacak tenggat waktu dan kewajiban kontrak menghambat perencanaan.
Kolaborasi yang Tidak Memadai	Alur kerja manual memperlambat pengambilan keputusan dan kerja tim.
Kesulitan dalam Mengelola Perubahan	Kesalahan data dan kontrol versi meningkatkan risiko dan biaya.

Anda mungkin menghabiskan 25-40% waktu untuk tugas non-hukum, yang mengurangi produktivitas. Membuat kontrak dasar dapat menelan biaya sekitar $7.000, sementara kontrak yang kompleks bisa mencapai $49.000. Peninjauan dokumen manual memakan waktu sekitar 92 menit, sedangkan AI dapat memangkasnya menjadi hanya 26 detik. Inefisiensi ini dapat merugikan organisasi Anda hingga jutaan dan membuat Anda kehilangan jejak kontrak penting.

Kesulitan Ekstraksi Data

Mengekstrak informasi penting dari kontrak tanpa alat AI bisa terasa seperti mencari jarum di tumpukan jerami. Kontrak Anda mungkin tersebar di berbagai lokasi, disimpan dalam format yang berbeda, atau disimpan dalam berbagai versi tanpa pelacakan yang jelas. Situasi ini menyulitkan Anda menemukan data penting seperti tanggal kedaluwarsa atau ketentuan pembayaran dengan cepat.

Deskripsi Tantangan
Penyimpanan perjanjian yang tersebar di berbagai lokasi
Tidak adanya format kontrak standar
Berbagai versi kontrak tanpa jejak atau visibilitas

Tanpa AI, Anda menghabiskan waktu berlebihan untuk meninjau kontrak secara manual guna menemukan klausul yang relevan. Hal ini memperlambat pengelolaan siklus hidup kontrak dan meningkatkan kemungkinan terlewatnya detail penting selama penyusunan atau peninjauan kontrak.

Masalah Kepatuhan dan Risiko

Manajemen kontrak manual sering menimbulkan tantangan kepatuhan dan peningkatan risiko. Anda mungkin tidak memiliki pusat terpusat untuk memantau aktivitas kontrak, yang mengurangi visibilitas Anda terhadap status kepatuhan. Situasi ini dapat menyebabkan terlewatnya tanggal pembaruan, sengketa, atau denda. Ketergantungan berlebihan pada proses manual meningkatkan kesalahan manusia dan inefisiensi.

• Gagal memenuhi kewajiban hukum dan peraturan menimbulkan risiko kepatuhan yang signifikan.
• Visibilitas terbatas terhadap kontrak meningkatkan kemungkinan keterlambatan dan sengketa.
• Kurangnya alur kerja terstandar meningkatkan variabilitas dan risiko.
• Komunikasi yang terisolasi antar departemen dapat menyebabkan ketentuan kontrak yang bertentangan.

Manajemen kontrak berbasis AI membantu Anda mengatasi tantangan ini dengan mengotomatiskan manajemen kepatuhan dan memberikan pandangan yang jelas terhadap data kontrak. Hal ini mendukung tim hukum dan kepatuhan Anda dengan pemeriksaan otomatis dan akses terpusat, mengurangi risiko dan meningkatkan akurasi.

Catatan: Menggunakan AI dalam manajemen siklus hidup kontrak mengubah kontrak Anda dari dokumen statis menjadi sumber kebenaran yang dinamis dan dapat dijawab. Perubahan ini mempercepat penyusunan, peninjauan dokumen, dan proses persetujuan sekaligus meningkatkan kepatuhan dan mengurangi kesalahan.

Dengan mengatasi tantangan ini menggunakan AI, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan memperoleh kontrol yang lebih baik atas kontrak Anda sepanjang siklus hidupnya.

Solusi AI di Microsoft 365

SharePoint untuk Manajemen Dokumen

SharePoint berfungsi sebagai alat yang ampuh untuk manajemen dokumen di Microsoft 365. Ini memungkinkan Anda menyimpan, mengatur, dan mengelola kontrak secara efisien. Dengan pustaka dokumen bawaannya, Anda dapat dengan mudah mengakses semua kontrak di satu tempat. Berikut beberapa fitur utama yang meningkatkan manajemen dokumen:

Fitur	Deskripsi
Penyimpanan Dokumen	SharePoint dapat menyimpan, mengatur, Apple Podcasts · Spotify · YouTube · YouTube Music Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents (English)