Microsoft 365 Copilot Tanpa Hype: Adopsi, Tata Kelola & Mempersiapkan Tenant Anda bersama Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot dapat membantu orang menemukan informasi dan menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, tetapi jawabannya bergantung pada konten dan izin yang sudah ada di dalam tenant Microsoft 365 sebuah organisasi. Dalam episode podcast M365 FM ini, Mirko Peters berbincang dengan Microsoft MVP Paul Keijzers, pendiri KB Works, tentang cara mempersiapkan Microsoft 365 untuk Copilot secara praktis dan bertanggung jawab. Mereka melihat lebih jauh dari sekadar demo dan lisensi, ke fondasi yang membentuk hasil Copilot: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, kualitas data, kontrol akses, dan tata kelola. Copilot dapat membuat masalah akses yang sudah ada menjadi lebih terlihat. File yang dibagikan secara luas, dokumen yang sudah usang, versi lama, dan konten dengan kepemilikan yang tidak jelas dapat memengaruhi apa yang dapat ditemukan karyawan. Paul menjelaskan mengapa organisasi perlu meninjau pengaturan berbagi dan memahami di mana terdapat akses sensitif atau yang tidak perlu sebelum menerapkan Copilot secara luas. Laporan oversharing SharePoint dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah di SharePoint, Teams, dan OneDrive, meskipun organisasi tetap perlu memeriksa apakah berbagi yang ditandai itu sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.

TATA KELOLA, DATA LAMA, DAN PERLINDUNGAN INFORMASI

Percakapan ini membahas cara mengelola konten SharePoint lama yang sudah bertahun-tahun. File proyek lama mungkin perlu disimpan karena alasan hukum atau bisnis, tetapi itu tidak selalu berarti file tersebut harus muncul dalam pencarian sehari-hari atau hasil Copilot. Organisasi dapat mempertimbangkan pengarsipan konten atau pembatasan akses, tergantung seberapa sering konten tersebut dibutuhkan dan bagaimana tenant mereka disusun. Paul juga menyoroti perlunya perencanaan untuk cadangan dan pemulihan Microsoft 365, termasuk cara perusahaan mengambil kembali datanya jika mengganti penyedia cadangan. Microsoft Purview merupakan bagian dari gambaran tata kelola yang lebih luas. Paul menyarankan untuk meninjau label sensitivitas, memeriksa apakah label tersebut diterapkan secara konsisten, dan mempertimbangkan pelabelan otomatis jika sesuai. Kebijakan Data Loss Prevention dapat membantu melindungi informasi pribadi dan sensitif, sementara kebijakan DLP Power Automate memerlukan perhatian ketika Copilot menggunakan konektor untuk bekerja dengan layanan seperti Jira. Kontrol-kontrol ini harus sesuai dengan kebutuhan nyata organisasi, karena perusahaan global dan usaha kecil mungkin memerlukan kebijakan yang berbeda.

STRUKTUR SHAREPOINT DAN ADOPSI COPILOT

Arsitektur informasi yang baik tetap penting meskipun AI semakin mampu memahami bahasa alami. Paul membahas penggunaan metadata dan jenis konten untuk membuat informasi lebih mudah diatur dan ditemukan, sekaligus menjaga pustaka SharePoint tetap praktis bagi karyawan. Pedomannya adalah menghindari struktur folder yang terlalu dalam dan terlalu banyak kolom metadata, karena orang cenderung tidak merawat sistem yang terlalu rumit. Copilot dapat membantu menyarankan atau mengisi informasi, tetapi organisasi tetap memerlukan struktur yang jelas dan konten yang andal. Adopsi Copilot juga memerlukan dukungan berkelanjutan. Alih-alih hanya menggelar satu sesi pelatihan lalu berharap karyawan memahami sisanya, organisasi dapat berbagi tips secara rutin, mendemonstrasikan prompt dan agen yang berguna, serta membantu tim menyelesaikan kendala harian yang nyata. Paul merekomendasikan untuk memulai dari pekerjaan yang benar-benar dilakukan orang, lalu mengidentifikasi di mana Copilot dapat menghemat waktu atau meningkatkan hasil. Rencana adopsi harus disesuaikan dengan ukuran dan cara kerja setiap organisasi, bukan disalin mentah-mentah dari kerangka kerja yang dirancang untuk lingkungan yang berbeda.

NILAI AI, AGEN, DAN JALAN MAJU YANG PRAKTIS

Mirko dan Paul juga membahas bagaimana organisasi dapat menilai nilai dan biaya AI, bagaimana agen semakin banyak bekerja berdampingan dengan karyawan, serta mengapa administrator memerlukan cara untuk menemukan dan mengelola agen di lingkungan mereka. Paul membagikan konsep Focus Week-nya di Portugal, di mana tim meluangkan waktu khusus untuk mengerjakan tantangan terkait Microsoft 365, SharePoint, tata kelola, atau Copilot jauh dari gangguan tempat kerja biasa. Pesan utama bagi para pemimpin TI adalah bahwa kesiapan Copilot dimulai dengan memahami tenant Microsoft 365: siapa yang dapat mengakses apa, bagaimana informasi diatur, konten mana yang harus disimpan atau ditampilkan, dan bagaimana karyawan akan belajar menggunakan AI dalam pekerjaan mereka. Tinjau pengaturan berbagi, tingkatkan tata kelola informasi, dan hubungkan adopsi dengan kebutuhan bisnis yang nyata sebelum memperlakukan Copilot sekadar sebagai lisensi lain yang perlu diterapkan.

Menjadi pendukung podcast ini: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.