Suggerimenti semplici per la pulizia prioritaria di Microsoft SharePoint Online

By Mirko Peters · 2026-03-06 · Updated 2026-07-28

Suggerimenti semplici per la pulizia di SharePoint Online: scopri come eliminare un sito SharePoint, svuotare il cestino e dare priorità alla pulizia.

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Per una pulizia efficace di SharePoint Online, parti dai siti inattivi, dai documenti duplicati, dalle autorizzazioni non utilizzate e dai siti con proprietari poco chiari. Verifica il valore di business prima di eliminare qualsiasi elemento, assegna un proprietario a ogni sito attivo, archivia o conserva i contenuti in base al criterio di conservazione e adotta una pianificazione di revisione regolare. In questo modo l'ambiente resta gestibile, invece di richiedere una grande operazione di pulizia una tantum.

Pulire i tuoi account di SharePoint Online e OneDrive for Business è essenziale. Una pulizia regolare aiuta a mantenere l'ordine e rafforza la collaborazione tra i membri del team. Quando dai priorità alla pulizia, riduci il disordine e migliori l'efficienza. Questo processo ti permette di trovare facilmente i documenti importanti e garantisce che tutti lavorino con le stesse informazioni. Concentrandoti sulla pulizia prioritaria, crei uno spazio di lavoro digitale più produttivo.

Punti chiave

• La pulizia regolare di SharePoint e OneDrive migliora l'organizzazione e la collaborazione tra i membri del team.
• Usa strumenti come SharePoint Storage Explorer per valutare lo spazio occupato e individuare i file grandi o inutilizzati da eliminare.
• Definisci una struttura di cartelle logica e convenzioni di denominazione chiare per migliorare la ricercabilità dei documenti e ridurre la confusione.
• Pianifica le pulizie almeno ogni trimestre per mantenere uno spazio di lavoro digitale efficiente e facile da usare.
• Incoraggia la collaborazione del team durante le attività di pulizia per condividere spunti e semplificare il processo.

• La cronologia delle versioni occupa spesso la maggior parte dello spazio: le versioni meno recenti o non controllate nelle librerie possono rappresentare la quota maggiore dello spazio usato, quindi eliminare dei file non libera subito spazio se restano le versioni precedenti.
• Il Cestino ha due livelli: gli elementi eliminati da un sito passano prima al Cestino del sito e poi al Cestino della raccolta siti (o del tenant). Per recuperare davvero lo spazio, vanno svuotati entrambi.
• L'indice di ricerca e i criteri di conservazione possono mantenere contenuti "eliminati": gli elementi conservati o preservati per eDiscovery possono restare nel tenant anche dopo l'eliminazione, impedendo una pulizia completa finché non si modificano le impostazioni di conservazione o non si rimuovono le attese di conservazione.
• Modelli di sito inutilizzati e dati nascosti delle app occupano spazio senza farsi notare: modelli personalizzati, elenchi orfani o web di app (di app di terze parti) possono conservare dati facili da trascurare durante la pulizia.
• La pulizia automatizzata tramite PowerShell e Graph è più efficiente del lavoro manuale nell'interfaccia: gli script possono individuare file grandi, versioni scadute e siti orfani in tutto il tenant molto più velocemente e con meno elementi trascurati rispetto all'ispezione manuale sito per sito.

Identificazione dei file

Valuta lo spazio occupato

Per iniziare la tua pulizia prioritaria, devi valutare l'utilizzo dello spazio in SharePoint Online e OneDrive for Business. Capire quanto spazio stai consumando ti aiuta a individuare le aree che richiedono un intervento immediato. Puoi usare strumenti come SharePoint Storage Explorer, che è gratuito e facile da usare. Questo strumento offre un quadro chiaro dell'utilizzo dello spazio, consentendoti di vedere quanto spazio occupa ogni sito, libreria di documenti e utente.

Ecco alcune funzionalità di SharePoint Storage Explorer che possono aiutarti nelle attività di pulizia:

Utilizzando queste funzionalità, puoi gestire efficacemente lo spazio di archiviazione e mantenere il tuo ambiente SharePoint ordinato.

Contenuti ridondanti

Il passo successivo è individuare i contenuti ridondanti. I duplicati ingombrano lo spazio di archiviazione e rendono difficile trovare i documenti di cui hai bisogno. Alcuni studi indicano che il 15-30% dei contenuti archiviati in SharePoint Online potrebbe essere costituito da duplicati effettivi. I problemi più comuni includono file ridondanti, documenti obsoleti e file banali generati automaticamente.

Per rilevare i duplicati, dovresti eseguire un confronto a livello di hash invece di affidarti a semplici ricerche per nome file. Questo metodo garantisce l'accuratezza nell'individuare i veri duplicati. Una volta individuati questi file, valuta i seguenti passaggi per gestirli in modo efficace:

• Identifica la "fonte attendibile" per ciascun documento.
• Analizza i pattern di accesso per capire quali file sono effettivamente utilizzati.
• Considera le implicazioni in termini di conservazione per i file che potrebbero dover essere mantenuti per motivi di conformità.

Riconoscendo e gestendo i contenuti ridondanti, migliori la tua pulizia prioritaria per SharePoint e aumenti l'efficienza complessiva del tuo spazio di lavoro digitale.

Organizzazione dei contenuti

Struttura delle cartelle

Creare una struttura di cartelle logica è fondamentale per organizzare efficacemente i contenuti in SharePoint Online. Una struttura di cartelle ben progettata ti aiuta a individuare rapidamente i documenti e favorisce la collaborazione tra i membri del team. Ecco alcune best practice per progettare una struttura di cartelle logica:

• Organizzazione guidata dalla logica: automatizza la creazione delle cartelle in SharePoint quando vengono aggiunte nuove entità. In questo modo l'approccio resta coerente e strutturato.
• Visibilità su più piattaforme: abilita l'accesso ai documenti da piattaforme diverse. Questa funzionalità migliora la collaborazione tra i team, permettendo a tutti di trovare ciò che serve.
• Governance e sicurezza: sfrutta il controllo avanzato delle versioni e le impostazioni di autorizzazione di SharePoint. Queste funzionalità migliorano la gestione dei documenti e garantiscono la conformità ai criteri dell'organizzazione.

Seguendo queste pratiche, puoi semplificare l'organizzazione dei contenuti e rendere più facile per gli utenti orientarsi nell'ambiente SharePoint.

Convenzioni di denominazione

Definire convenzioni di denominazione chiare è essenziale per migliorare la ricercabilità e ridurre la confusione in SharePoint Online. Una denominazione coerente aiuta te e il tuo team a identificare rapidamente file e cartelle. Ecco alcune convenzioni consigliate:

1. Usa una struttura di libreria piatta: evita le cartelle annidate e archivia i file alla radice. Filtra usando colonne personalizzate come Stato e Area geografica.
2. Inizia con il tipo di documento: fai precedere i nomi dei file dal tipo di contenuto, usando il CamelCase per maggiore chiarezza.
3. Mantieni i nomi brevi e stabili: evita di includere stato, area geografica, date o fasi del ciclo di vita nel nome; usa invece i metadati.
4. Evita versioni e caratteri speciali: non usare numeri di versione o simboli speciali nei nomi dei file.
5. Allinea la denominazione a un vocabolario controllato: assicura la coerenza dei nomi in base ai metadati.

Seguire queste convenzioni può migliorare notevolmente la gestione dei documenti. Una denominazione coerente riduce errori e confusione, rendendo più facile per gli utenti trovare ciò che cercano. Ad esempio, definire regole di denominazione per siti, cartelle e file previene duplicazioni e aumenta la chiarezza. Includere informazioni come l'anno o il tipo di documento migliora l'identificazione. Inoltre, usare i metadati in SharePoint potenzia la ricercabilità e le funzioni di filtro.

Dando priorità a una struttura di cartelle logica e a convenzioni di denominazione coerenti, puoi migliorare la tua pulizia prioritaria per SharePoint e creare uno spazio di lavoro digitale più ordinato.

Strumenti per la pulizia prioritaria

Funzionalità di SharePoint

SharePoint offre diverse funzionalità integrate che ti aiutano nei tuoi sforzi di pulizia prioritaria. Questi strumenti ti permettono di individuare e gestire in modo efficace i file inutilizzati. Ecco alcune funzionalità chiave da considerare:

• Implementa un ciclo di revisione, mensile o trimestrale, per valutare quali contenuti conservare o eliminare.
• Usa in modo mirato i criteri di conservazione per gestire i contenuti in base alle esigenze del tuo business. In questo modo garantisci conformità e rilevanza.
• Inizia con poche categorie di conservazione per semplificare la gestione e concentrarti sui tipi di contenuto principali.

Queste funzionalità non solo ti aiutano a mantenere un'area di lavoro ordinata, ma automatizzano anche parte del processo di pulizia. Ad esempio, i file con impostazioni di conservazione non vengono eliminati definitivamente, a garanzia di conformità e conservazione dei dati. Se si applicano più impostazioni di conservazione, il file viene conservato fino alla scadenza del periodo di conservazione più lungo. Questo approccio ti permette di concentrarti sui documenti importanti riducendo al minimo il disordine.

Strumenti di OneDrive

OneDrive for Business offre anche strumenti preziosi per gestire i file e potenziare la tua pulizia prioritaria. Ecco alcune funzionalità che possono semplificare il processo di pulizia:

Inoltre, la cronologia delle versioni e il Cestino di OneDrive supportano le tue attività di pulizia. Puoi eliminare le versioni da un sito, una libreria, una cartella o un singolo file. Puoi anche conservare le ultime N versioni o le versioni principali, così da avere accesso ai documenti importanti senza disordine. I log di controllo generano log CSV dettagliati per audit e governance, aiutandoti a mantenere la conformità.

Sfruttando questi strumenti di pulizia prioritaria di SharePoint e OneDrive, puoi creare un'area di lavoro digitale più ordinata ed efficiente.

Manutenzione continua

Pulizie periodiche

Pianificare pulizie periodiche è fondamentale per mantenere ordinato l'ambiente di SharePoint Online. Senza una pulizia costante, si rischiano disordine e confusione. Gli utenti potrebbero non sapere a cosa serve un sito o chi ne è il proprietario, con il risultato di siti abbandonati. Convenzioni di denominazione incoerenti possono creare confusione e far perdere tempo durante le ricerche. Trascurare la pulizia periodica può causare:

• Navigazione difficoltosa, che rende difficile agli utenti trovare i contenuti.
• Risultati di ricerca inefficaci a causa di nomi e metadati incoerenti.
• Rischi per la sicurezza dovuti ad autorizzazioni interrotte e a una proprietà dei contenuti poco chiara.
• Costi di manutenzione più elevati per la gestione di contenuti obsoleti.

Per evitare questi problemi, imposta una pianificazione regolare delle pulizie. Revisioni mensili o trimestrali ti aiutano a valutare quali contenuti conservare o eliminare. Questo approccio proattivo mantiene il tuo ambiente SharePoint efficiente e facile da usare.

Collaborazione di team

Incoraggiare la collaborazione tra i membri del team durante il processo di pulizia ne aumenta l'efficacia. Quando i membri del team lavorano insieme, possono condividere spunti e semplificare il lavoro. Ecco alcune strategie per favorire la collaborazione:

• Usa le @menzioni in Teams per ottenere risposte più rapide.
• Fissa in alto i canali e le chat chiave per mantenere visibile il lavoro importante.
• Trasforma subito le email in attività di Planner per tenere meglio traccia del lavoro.
• Condividi i file come link invece che come allegati, così mantieni il controllo delle versioni.
• Crea e modifica documenti in contemporanea con Word, Excel o PowerPoint.

Queste pratiche non solo migliorano la comunicazione, ma assicurano anche che tutti siano allineati. Le librerie documentali centralizzate migliorano l'accessibilità e l'organizzazione. Le funzionalità di collaborazione in tempo reale riducono i conflitti di versione, permettendo ai team di concentrarsi sull'esecuzione delle attività invece che sulla risoluzione dei problemi. Applicando queste strategie, puoi creare un ambiente più efficiente e collaborativo per le tue attività di manutenzione continua.

La pulizia e la manutenzione periodiche in SharePoint Online e OneDrive for Business sono fondamentali per prestazioni ottimali e collaborazione. Dando priorità a queste attività, puoi migliorare l'organizzazione e ridurre il disordine. I punti chiave emersi dalle iniziative di pulizia riuscite sono:

Adottare pratiche di pulizia coerenti porta a una migliore governance, a una maggiore adozione da parte degli utenti e a un debito tecnico ridotto. Puoi mantenere un ambiente sano verificando regolarmente le impostazioni di controllo delle versioni e monitorando l'andamento dello spazio di archiviazione. Dai priorità alle attività di pulizia per creare uno spazio di lavoro digitale più efficiente.

Domande frequenti

Che cos'è la pulizia prioritaria in SharePoint Online?

La pulizia prioritaria è il processo di organizzazione e gestione dei file in SharePoint Online. Si concentra sull'individuazione dei contenuti ridondanti e sull'ottimizzazione dello spazio di archiviazione, per migliorare collaborazione ed efficienza.

Con quale frequenza devo eseguire una pulizia prioritaria?

Ti consigliamo di pianificare una pulizia prioritaria almeno una volta ogni trimestre. Le pulizie periodiche mantengono l'ordine e impediscono che il disordine si accumuli nel tuo ambiente SharePoint.

Quali strumenti possono aiutare nella pulizia prioritaria?

SharePoint offre funzionalità come Storage Explorer e i criteri di conservazione. OneDrive mette a disposizione strumenti di archiviazione automatica e di eliminazione in blocco delle versioni, per semplificare le attività di pulizia prioritaria.

Come posso incoraggiare il mio team a partecipare alla pulizia?

Favorisci la collaborazione usando strumenti come Teams per la comunicazione. Definisci aspettative chiare e condividi i vantaggi di uno spazio di lavoro ben organizzato, per motivare il team a partecipare alla pulizia prioritaria.

Quali sono le conseguenze di trascurare la pulizia?

Trascurare la pulizia può causare una navigazione difficoltosa, risultati di ricerca poco efficaci e rischi per la sicurezza. La pulizia prioritaria periodica previene questi problemi e garantisce uno spazio di lavoro digitale più efficiente.

Eliminare un sito e il cestino

Configurare l'interfaccia di amministrazione per il criterio di pulizia prioritaria

Come si esegue la pulizia di SharePoint Online per liberare spazio di archiviazione?

Per eseguire la pulizia di SharePoint Online e liberare spazio di archiviazione, verifica ed elimina gli elementi nel sito, svuota il cestino di un sito SharePoint, rimuovi i file meno recenti archiviati in SharePoint e usa il cestino della raccolta siti e il cestino di secondo livello per eliminare definitivamente gli elementi. Gli amministratori possono configurare la conservazione e il criterio di pulizia prioritaria nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, usare la ricerca di contenuto per trovare file grandi o inutilizzati ed eseguire PowerShell per eliminare elementi dalla raccolta siti o interi siti, quando necessario.

Qual è la differenza tra il Cestino di Windows e il cestino di un sito SharePoint?

Il cestino di Windows è locale al dispositivo di un utente, mentre il cestino di un sito SharePoint conserva gli elementi eliminati da quel sito o dalla raccolta di siti in Microsoft 365. SharePoint usa un processo in due fasi: gli elementi nel cestino del sito possono essere ripristinati dai proprietari del sito e, se vengono rimossi da lì, passano al cestino di secondo livello, cioè il cestino della raccolta di siti, dove gli amministratori della raccolta di siti o gli amministratori possono ripristinarli o eliminarli definitivamente.

Come elimino un elemento dal sito e come ripristino gli elementi eliminati, se necessario?

Per eliminare un elemento dal sito, selezionalo e scegli Elimina: finirà nella pagina del cestino. Se vuoi ripristinare gli elementi eliminati, vai al cestino di quel sito oppure al cestino di secondo livello nell'interfaccia di amministrazione, oppure chiedi a un amministratore della raccolta di siti di ripristinarli. Se gli elementi vengono eliminati definitivamente dal cestino di secondo livello, il recupero richiede il supporto Microsoft e non sempre è possibile.

I proprietari del sito o gli amministratori possono eliminare un sito o ripristinare un sito eliminato in SharePoint e Teams?

I proprietari del sito possono richiedere l'eliminazione, ma di norma solo gli amministratori o gli amministratori della raccolta di siti eliminano un sito dall'interfaccia di amministrazione. I siti eliminati vengono conservati per un certo periodo nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, dove gli amministratori possono ripristinarli. Se il sito viene eliminato definitivamente dopo il periodo di conservazione, il recupero può richiedere il supporto Microsoft. Eliminare i team elimina anche i siti SharePoint associati, archiviati in SharePoint e Teams, quindi coordinati con i gruppi di Microsoft 365 e con Exchange Online se sono coinvolti dati di casella di posta o di gruppo.

Che cos'è il cestino di secondo livello e in che modo influisce sui criteri di pulizia?

Il cestino di secondo livello (cestino della raccolta di siti) contiene gli elementi rimossi dal cestino del sito; vi possono accedere solo gli amministratori della raccolta di siti o gli amministratori dell'tenant. Configura il criterio di conservazione e il criterio di pulizia prioritaria per controllare quando gli elementi passano al secondo livello, e imposta nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 i criteri per svuotare automaticamente il cestino, così da facilitare la pulizia prioritaria per SharePoint Online e liberare spazio di archiviazione.

In che modo gli amministratori possono automatizzare la pulizia o usare la pulizia prioritaria per SharePoint Online?

Gli amministratori possono configurare i criteri del ciclo di vita e di conservazione nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 oppure usare PowerShell per applicare pianificazioni di eliminazione. Il criterio di pulizia prioritaria e la pulizia prioritaria per SharePoint Online possono individuare file obsoleti, siti inutilizzati o elementi di grandi dimensioni e avviare l'eliminazione o l'archiviazione. Comunica le modifiche ai proprietari dei siti e agli amministratori; valuta l'uso della ricerca di contenuto per individuare gli elementi nella raccolta di siti e poi seleziona Elimina oppure esegui una rimozione tramite script per rimuoverli dalla raccolta di siti.

Che cosa succede quando gli elementi vengono eliminati definitivamente e sono diversi dagli elementi semplicemente rimossi da SharePoint?

Quando gli elementi vengono eliminati definitivamente dal cestino di secondo livello, vengono rimossi da SharePoint e non possono essere ripristinati dalla pagina del cestino. Il contenuto eliminato definitivamente è diverso dagli elementi semplicemente rimossi da un sito: questi ultimi passano prima dal processo del cestino. Se dati critici vengono eliminati definitivamente, contatta rapidamente il supporto Microsoft, ma il ripristino non è garantito.

Come svuoto il cestino e lo gestisco nell'interfaccia di amministrazione?

I proprietari del sito possono svuotare il cestino di un sito per eliminare immediatamente gli elementi, mentre gli amministratori possono gestire il cestino della raccolta di siti e il secondo livello dall'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. L'interfaccia di amministrazione consente anche le impostazioni globali, i criteri di conservazione e la possibilità di eliminare siti o ripristinare siti eliminati. Usa la pagina del cestino per i singoli siti o l'interfaccia di amministrazione di SharePoint per la gestione a livello di raccolta di siti.

Esistono best practice per pulire SharePoint Online senza perdere dati importanti?

Sì. Le best practice includono controllare gli elementi del sito, usare la ricerca di contenuto per individuare i file obsoleti, comunicare con i proprietari dei siti prima di eliminare gli elementi, configurare i criteri di conservazione, usare con giudizio il criterio di pulizia prioritaria e far sì che gli amministratori della raccolta di siti verifichino il cestino di secondo livello prima dell'eliminazione definitiva. Esegui il backup dei contenuti critici e documenta le dipendenze da gruppi di Microsoft 365, caselle di Exchange Online e team collegati, per evitare perdite accidentali di dati.

Priorità di pulizia per SharePoint Online

1. Individua i siti senza un proprietario designato, senza un uso aziendale recente o con uno scopo duplicato.
2. Verifica i membri e gli ospiti esterni insieme al proprietario del sito prima di apportare modifiche agli accessi.
3. Decidi se i contenuti inattivi vanno conservati, archiviati o eliminati, in base al ciclo di vita approvato dal criterio di conservazione in vigore.
4. Imposta la data della prossima revisione e fai in modo che il registro dei responsabili sia facile da trovare.

Per le indicazioni aggiornate sull'amministrazione, usa Microsoft Learn per SharePoint. Considera la pulizia come un'attività di governance: l'obiettivo è avere spazi di collaborazione affidabili e chiari, non eliminare contenuti fine a se stessa.

Cosa non fare

• Non eliminare i contenuti solo perché sembrano vecchi; verifica i requisiti di conservazione legali, contrattuali e di business.
• Non rimuovere l'accesso senza aver confermato il responsabile corretto e il percorso sostitutivo.
• Non affidarti a un'unica pulizia annuale se i team creano siti in continuazione.

Ultima revisione: luglio 2026.

🎧 Ascolta anche

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