Microsoft 365 Copilot senza hype: adozione, governance e preparazione del tuo tenant con Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot può aiutare le persone a trovare informazioni e a completare il lavoro più velocemente, ma le sue risposte dipendono dai contenuti e dalle autorizzazioni già presenti nel tenant Microsoft 365 di un'organizzazione. In questo episodio del podcast M365 FM, Mirko Peters conversa con l'MVP Microsoft Paul Keijzers, fondatore di KB Works, sulla preparazione di Microsoft 365 per Copilot in modo pratico e responsabile. Vanno oltre le dimostrazioni e le licenze, concentrandosi sulle basi che determinano i risultati di Copilot: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, qualità dei dati, controlli di accesso e governance. Copilot può rendere più visibili i problemi di accesso già esistenti. File condivisi in modo ampio, documenti obsoleti, versioni precedenti e contenuti con proprietà poco chiara possono tutti influenzare ciò che i dipendenti riescono a trovare. Paul spiega perché le organizzazioni dovrebbero rivedere le impostazioni di condivisione e capire dove esistono accessi sensibili o non necessari prima di distribuire Copilot su larga scala. I report di condivisione eccessiva di SharePoint possono aiutare a identificare potenziali problemi in SharePoint, Teams e OneDrive, anche se le organizzazioni devono comunque verificare se la condivisione segnalata sia appropriata per la propria attività.

GOVERNANCE, DATI LEGACY E PROTEZIONE DELLE INFORMAZIONI
La conversazione esplora come gestire anni di contenuti legacy di SharePoint. I vecchi file di progetto potrebbero dover essere conservati per motivi legali o aziendali, ma ciò non significa necessariamente che debbano comparire nelle ricerche quotidiane o nei risultati di Copilot. Le organizzazioni possono valutare l'archiviazione dei contenuti o la limitazione dell'accesso, a seconda della frequenza con cui vengono utilizzati e della struttura del tenant. Paul sottolinea anche la necessità di pianificare il backup e il ripristino di Microsoft 365, incluso il modo in cui un'azienda può recuperare i propri dati se cambia fornitore di backup. Microsoft Purview fa parte del quadro più ampio della governance. Paul consiglia di rivedere le etichette di riservatezza, verificare che siano applicate in modo coerente e valutare l'etichettatura automatica dove opportuno. Le policy di Data Loss Prevention possono aiutare a proteggere le informazioni personali e sensibili, mentre le policy DLP di Power Automate richiedono attenzione quando Copilot utilizza connettori per lavorare con servizi come Jira. Questi controlli devono adattarsi alle reali esigenze dell'organizzazione, poiché un'azienda globale e una piccola impresa possono richiedere policy diverse.

STRUTTURA DI SHAREPOINT E ADOZIONE DI COPILOT
Una buona architettura delle informazioni resta importante anche se l'IA diventa sempre più capace di comprendere il linguaggio naturale. Paul parla dell'uso di metadati e tipi di contenuto per organizzare e recuperare le informazioni più facilmente, mantenendo al tempo stesso le librerie di SharePoint pratiche per i dipendenti. La sua linea guida è evitare strutture di cartelle troppo profonde e un numero eccessivo di campi di metadati, dato che le persone sono meno propense a mantenere un sistema troppo complicato. Copilot può aiutare a suggerire o compilare informazioni, ma le organizzazioni devono comunque disporre di una struttura chiara e di contenuti affidabili. L'adozione di Copilot richiede anche un supporto continuo. Anziché tenere un'unica sessione di formazione e aspettarsi che i dipendenti si arrangino da soli, le organizzazioni possono condividere regolarmente suggerimenti, mostrare prompt e agenti utili e aiutare i team a risolvere le frustrazioni quotidiane reali. Paul raccomanda di partire dal lavoro che le persone svolgono effettivamente, per poi individuare dove Copilot potrebbe far risparmiare tempo o migliorare un risultato. I piani di adozione devono essere adattati alle dimensioni e alle pratiche lavorative di ciascuna organizzazione, anziché essere copiati integralmente da un modello pensato per un contesto diverso.

VALORE DELL'IA, AGENTI E UN PERCORSO CONCRETO
Mirko e Paul discutono anche di come le organizzazioni possano valutare il valore e il costo dell'IA, di come gli agenti potrebbero lavorare sempre più affiancando i dipendenti, e del motivo per cui gli amministratori hanno bisogno di strumenti per individuare e gestire gli agenti nei propri ambienti. Paul presenta il suo concetto di Focus Week in Portogallo, dove i team dedicano tempo specifico a lavorare su sfide legate a Microsoft 365, SharePoint, governance o Copilot, lontano dalle normali interruzioni del lavoro quotidiano. Il messaggio centrale per i responsabili IT è che la prontezza a usare Copilot inizia dalla comprensione del tenant Microsoft 365: chi può accedere a cosa, come sono organizzate le informazioni, quali contenuti devono essere conservati o resi visibili e come i dipendenti impareranno a usare l'IA nel proprio lavoro. Rivedete le impostazioni di condivisione, migliorate la governance delle informazioni e collegate l'adozione alle reali esigenze aziendali prima di considerare Copilot semplicemente come un'altra licenza da distribuire.

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