Microsoft 365 Copilot ഇല്ലാതെ യഥാർത്ഥത: Adoption, Governance ഉം Microsoft 365 Tenant തയ്യാക്കൽ സംബന്ധിച്ച് Paul Keijzers [MVP] യോടൊപ്പം

Microsoft 365 Copilot ഉപയോക്താക്കളെ വിവരങ്ങൾ കണ്ടെത്താനും ജോലികൾ വേഗത്തിൽ പൂർത്തിയാക്കാനും സഹായിക്കും, എന്നാൽ അതിന്റെ ഉത്തരങ്ങൾ ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ Microsoft 365 tenant-ൽ ഇതിനകം ഉള്ള ഉള്ളടക്കത്തെയും അനുമതികളെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കും. M365 FM പോഡ്കാസ്റ്റിന്റെ ഈ എപ്പിസോഡിൽ, Mirko Peters, Microsoft MVP-യും KB Works സ്ഥാപകനുമായ Paul Keijzers-നോടൊപ്പം ചേർന്ന്, Microsoft 365-നെ Copilot-ന് തയ്യാറാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച്, പ്രായോഗികവും ഉത്തരവാദിത്തപരവുമായ രീതിയിൽ സംസാരിക്കുന്നു. ഡെമോകൾക്കും ലൈസൻസിംഗിനും അപ്പുറം, Copilot ഫലങ്ങളെ രൂപപ്പെടുത്തുന്ന അടിസ്ഥാനങ്ങളിലേക്കാണ് അവർ നോക്കുന്നത്: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, ഡാറ്റാ ഗുണനിലവാരം, ആക്സസ് നിയന്ത്രണങ്ങൾ, ഗവേണൻസ് എന്നിവ.
Copilot നിലവിലുള്ള ആക്സസ് പ്രശ്നങ്ങളെ കൂടുതൽ ദൃശ്യമാക്കാം. വ്യാപകമായി പങ്കിട്ട ഫയലുകൾ, കാലഹരണപ്പെട്ട ഡോക്യുമെന്റുകൾ, പഴയ പതിപ്പുകൾ, ഉടമസ്ഥാവകാശം വ്യക്തമല്ലാത്ത ഉള്ളടക്കം എന്നിവയെല്ലാം ജീവനക്കാർക്ക് എന്താണ് കണ്ടെത്താൻ കഴിയുന്നത് എന്നതിനെ ബാധിക്കാം. Copilot വ്യാപകമായി റോൾഔട്ട് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ്, സ്ഥാപനങ്ങൾ അവരുടെ sharing settings അവലോകനം ചെയ്യുകയും, സെൻസിറ്റീവോ അനാവശ്യമോ ആയ ആക്സസ് എവിടെയുണ്ടെന്ന് മനസ്സിലാക്കുകയും വേണമെന്ന് Paul വിശദീകരിക്കുന്നു. SharePoint oversharing റിപ്പോർട്ടുകൾ SharePoint, Teams, OneDrive എന്നിവയിലുടനീളമുള്ള സാധ്യതയുള്ള പ്രശ്നങ്ങൾ തിരിച്ചറിയാൻ സഹായിക്കും, എങ്കിലും ഫ്ലാഗ് ചെയ്ത sharing തങ്ങളുടെ ബിസിനസിന് അനുയോജ്യമാണോ എന്ന് സ്ഥാപനങ്ങൾ തന്നെ പരിശോധിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഗവേണൻസ്, ലെഗസി ഡാറ്റ, വിവര സംരക്ഷണം

വർഷങ്ങളായി ശേഖരിച്ചിട്ടുള്ള ലെഗസി SharePoint ഉള്ളടക്കം എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യാം എന്നതാണ് സംഭാഷണത്തിൽ പരിശോധിക്കുന്നത്. പഴയ പ്രോജക്ട് ഫയലുകൾ നിയമപരമോ ബിസിനസ് ആവശ്യങ്ങൾക്കോ വേണ്ടി സൂക്ഷിക്കേണ്ടി വന്നേക്കാം, എന്നാൽ അവ ദൈനംദിന തിരയലിലോ Copilot ഫലങ്ങളിലോ വരണമെന്ന് അതിനർത്ഥമില്ല. അവ എത്ര തവണ ഉപയോഗിക്കപ്പെടുന്നു, tenant എങ്ങനെ ഘടനപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു എന്നതിനനുസരിച്ച്, ഉള്ളടക്കം archive ചെയ്യുകയോ ആക്സസ് നിയന്ത്രിക്കുകയോ ചെയ്യുന്നത് പരിഗണിക്കാം. കമ്പനി ബാക്കപ്പ് ദാതാവിനെ മാറ്റുകയാണെങ്കിൽ തങ്ങളുടെ ഡാറ്റ എങ്ങനെ വീണ്ടെടുക്കാം എന്നത് ഉൾപ്പെടെ, Microsoft 365 backup, recovery എന്നിവയ്ക്കുള്ള ആസൂത്രണത്തിന്റെ ആവശ്യകതയും Paul ചൂണ്ടിക്കാട്ടുന്നു.
Microsoft Purview ഈ വിശാലമായ ഗവേണൻസ് ചിത്രത്തിന്റെ ഭാഗമാണ്. Sensitivity labels അവലോകനം ചെയ്യാനും, അവ സ്ഥിരമായി പ്രയോഗിക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കാനും, ഉചിതമായിടത്ത് automatic labeling പരിഗണിക്കാനും Paul ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. വ്യക്തിപരവും സെൻസിറ്റീവുമായ വിവരങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കാൻ Data Loss Prevention policies സഹായിക്കും, Copilot Jira പോലുള്ള സേവനങ്ങളുമായി connectors വഴി പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ Power Automate DLP policies ശ്രദ്ധ ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ഈ നിയന്ത്രണങ്ങൾ സ്ഥാപനത്തിന്റെ യഥാർത്ഥ ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ചായിരിക്കണം, കാരണം ഒരു ആഗോള കമ്പനിക്കും ചെറിയ ബിസിനസിനും വ്യത്യസ്ത policies വേണ്ടി വന്നേക്കാം.

SharePoint ഘടനയും Copilot സ്വീകരണവും

AI സ്വാഭാവിക ഭാഷ മനസ്സിലാക്കുന്നതിൽ മെച്ചപ്പെടുമ്പോഴും നല്ല information architecture പ്രധാനമാണ്. വിവരങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കാനും കണ്ടെത്താനും എളുപ്പമാക്കാൻ metadata, content types എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച് Paul സംസാരിക്കുന്നു, അതേസമയം ജീവനക്കാർക്ക് SharePoint libraries പ്രായോഗികമായി നിലനിർത്തണം. വളരെ ആഴമുള്ള ഫോൾഡർ ഘടനകളും അമിതമായ metadata fields ഒഴിവാക്കണമെന്നാണ് അദ്ദേഹത്തിന്റെ മാർഗനിർദ്ദേശം, കാരണം വളരെ സങ്കീർണമായ ഒരു സംവിധാനം ആളുകൾ പരിപാലിക്കാൻ സാധ്യത കുറവാണ്. Copilot വിവരങ്ങൾ നിർദ്ദേശിക്കാനും നിറയ്ക്കാനും സഹായിക്കും, എന്നാലും വ്യക്തമായ ഘടനയും വിശ്വസനീയമായ ഉള്ളടക്കവും സ്ഥാപനങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമാണ്.
Copilot സ്വീകരണത്തിന് തുടർച്ചയായ പിന്തുണയും ആവശ്യമാണ്. ഒറ്റത്തവണ പരിശീലന സെഷൻ നൽകി ബാക്കി കാര്യങ്ങൾ ജീവനക്കാർ സ്വയം പഠിക്കുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതിന് പകരം, സ്ഥാപനങ്ങൾക്ക് പതിവായി നുറുങ്ങുകൾ പങ്കുവെക്കാനും, ഉപയോഗപ്രദമായ prompts ഉം agents ഉം പ്രദർശിപ്പിക്കാനും, ടീമുകളെ അവരുടെ ദൈനംദിന യഥാർത്ഥ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കാൻ സഹായിക്കാനും കഴിയും. ആളുകൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ ചെയ്യുന്ന ജോലിയിൽ നിന്ന് ആരംഭിച്ച്, Copilot സമയം ലാഭിക്കുകയോ ഫലം മെച്ചപ്പെടുത്തുകയോ ചെയ്യാവുന്ന സ്ഥലങ്ങൾ തിരിച്ചറിയാൻ Paul ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. ഓരോ സ്ഥാപനത്തിന്റെയും വലുപ്പത്തിനും പ്രവർത്തനരീതികൾക്കും അനുസരിച്ച് adoption plans ക്രമീകരിക്കണം, മറ്റൊരു പരിസ്ഥിതിക്കായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ഒരു framework-ൽ നിന്ന് അവ അതേപടി പകർത്തരുത്.

AI മൂല്യം, Agents, പ്രായോഗിക മുന്നോട്ടുള്ള വഴി

AI-യുടെ മൂല്യവും ചെലവും സ്ഥാപനങ്ങൾക്ക് എങ്ങനെ വിലയിരുത്താം, agents ജീവനക്കാരോടൊപ്പം കൂടുതലായി എങ്ങനെ പ്രവർത്തിച്ചേക്കാം, തങ്ങളുടെ പരിസ്ഥിതിയിലെ agents കണ്ടെത്താനും കൈകാര്യം ചെയ്യാനും അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാർക്ക് എന്തുകൊണ്ട് വഴികൾ വേണം എന്നും Mirko-ഉം Paul-ഉം ചർച്ച ചെയ്യുന്നു. പോർച്ചുഗലിൽ Paul അവതരിപ്പിക്കുന്ന Focus Week എന്ന ആശയവും അദ്ദേഹം പങ്കുവെക്കുന്നു, അവിടെ ടീമുകൾ സാധാരണ ജോലിസ്ഥലത്തെ തടസ്സങ്ങളിൽ നിന്ന് മാറി Microsoft 365, SharePoint, ഗവേണൻസ് അല്ലെങ്കിൽ Copilot വെല്ലുവിളികളിൽ പ്രവർത്തിക്കാൻ സമയം ചെലവഴിക്കുന്നു.
IT നേതാക്കൾക്കുള്ള കേന്ദ്ര സന്ദേശം ഇതാണ്: Copilot തയ്യാറെടുപ്പ് ആരംഭിക്കുന്നത് Microsoft 365 tenant മനസ്സിലാക്കുന്നതിലാണ് — ആർക്ക് എന്താണ് ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നത്, വിവരങ്ങൾ എങ്ങനെ ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നു, ഏത് ഉള്ളടക്കം സൂക്ഷിക്കണം അല്ലെങ്കിൽ മുന്നിൽ കൊണ്ടുവരണം, ജീവനക്കാർ തങ്ങളുടെ ജോലിയിൽ AI എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാൻ പഠിക്കും എന്നിവ. Copilot-നെ മറ്റൊരു ലൈസൻസായി മാത്രം വിന്യസിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, sharing settings അവലോകനം ചെയ്യുക, information governance മെച്ചപ്പെടുത്തുക, adoption-നെ യഥാർത്ഥ ബിസിനസ് ആവശ്യങ്ങളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുക.

ഈ പോഡ്കാസ്റ്റിന്റെ സപ്പോർട്ടർ ആകാൻ: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.