Microsoft 365 Copilot zonder hype: adoptie, governance en je tenant klaarmaken met Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot kan mensen helpen sneller informatie te vinden en werk af te ronden, maar de antwoorden ervan hangen af van de inhoud en machtigingen die al in de Microsoft 365-tenant van een organisatie aanwezig zijn. In deze aflevering van de M365 FM-podcast spreekt Mirko Peters met Microsoft MVP Paul Keijzers, oprichter van KB Works, over het praktisch en verantwoord voorbereiden van Microsoft 365 op Copilot. Ze kijken verder dan demo's en licenties naar de fundamenten die de resultaten van Copilot bepalen: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, datakwaliteit, toegangsbeheer en governance. Copilot kan bestaande toegangsproblemen zichtbaarder maken. Bestanden die breed zijn gedeeld, verouderde documenten, oude versies en inhoud met onduidelijk eigenaarschap kunnen allemaal bepalen wat medewerkers kunnen vinden. Paul legt uit waarom organisaties hun deelinstellingen moeten controleren en moeten begrijpen waar gevoelige of onnodige toegang bestaat, voordat ze Copilot grootschalig uitrollen. Rapporten over te veel delen in SharePoint kunnen helpen potentiële problemen in SharePoint, Teams en OneDrive te identificeren, al moeten organisaties nog steeds nagaan of het gesignaleerde delen passend is voor hun bedrijfsvoering.

GOVERNANCE, LEGACY-DATA EN INFORMATIEBESCHERMING
Het gesprek gaat in op het beheer van jarenlange legacy-inhoud in SharePoint. Oude projectbestanden moeten mogelijk om juridische of bedrijfsmatige redenen worden bewaard, maar dat betekent niet altijd dat ze moeten verschijnen in dagelijkse zoekopdrachten of Copilot-resultaten. Organisaties kunnen overwegen inhoud te archiveren of de toegang te beperken, afhankelijk van hoe vaak die nodig is en hoe de tenant is ingericht. Paul wijst ook op de noodzaak om Microsoft 365-back-up en -herstel te plannen, inclusief hoe een bedrijf zijn gegevens kan terughalen als het van back-upprovider wisselt. Microsoft Purview maakt deel uit van het bredere governancebeeld. Paul raadt aan vertrouwelijkheidslabels te controleren, na te gaan of ze consistent worden toegepast, en waar dat zinvol is automatische labeling te overwegen. Data Loss Prevention-beleid kan persoonlijke en gevoelige gegevens beschermen, terwijl DLP-beleid in Power Automate aandacht vraagt wanneer Copilot connectors gebruikt om met diensten als Jira te werken. Deze maatregelen moeten aansluiten op de werkelijke behoeften van de organisatie, aangezien een wereldwijd concern en een klein bedrijf verschillende beleidsregels nodig kunnen hebben.

SHAREPOINT-STRUCTUUR EN ADOPTIE VAN COPILOT
Een goede informatiearchitectuur blijft belangrijk, ook nu AI natuurlijke taal steeds beter begrijpt. Paul bespreekt het gebruik van metadata en contenttypen om informatie makkelijker te ordenen en terug te vinden, terwijl SharePoint-bibliotheken praktisch blijven voor medewerkers. Zijn richtlijn is om te diepe mappenstructuren en te veel metadatavelden te vermijden, omdat mensen een te ingewikkeld systeem minder snel zullen bijhouden. Copilot kan helpen suggesties te doen of informatie in te vullen, maar organisaties hebben nog steeds een duidelijke structuur en betrouwbare inhoud nodig. Adoptie van Copilot vraagt ook om voortdurende ondersteuning. In plaats van één trainingssessie te geven en te verwachten dat medewerkers de rest zelf uitzoeken, kunnen organisaties regelmatig tips delen, bruikbare prompts en agents demonstreren en teams helpen bij dagelijkse frustraties. Paul raadt aan te beginnen met het werk dat mensen daadwerkelijk doen en vervolgens te bepalen waar Copilot tijd kan besparen of het resultaat kan verbeteren. Adoptieplannen moeten worden aangepast aan de omvang en werkwijze van elke organisatie, in plaats van volledig overgenomen te worden uit een raamwerk dat voor een andere omgeving is ontworpen.

AI-WAARDE, AGENTS EN EEN PRAKTISCH VERVOLG
Mirko en Paul bespreken ook hoe organisaties de waarde en kosten van AI kunnen beoordelen, hoe agents steeds vaker naast medewerkers kunnen werken en waarom beheerders manieren nodig hebben om agents in hun omgevingen te ontdekken en te beheren. Paul deelt zijn Focus Week-concept in Portugal, waarbij teams gerichte tijd besteden aan vraagstukken rond Microsoft 365, SharePoint, governance of Copilot, weg van de gebruikelijke onderbrekingen op de werkplek. De kernboodschap voor IT-leiders is dat de gereedheid voor Copilot begint met inzicht in de Microsoft 365-tenant: wie wat kan openen, hoe informatie is georganiseerd, welke inhoud bewaard of zichtbaar moet zijn en hoe medewerkers leren AI in hun werk te gebruiken. Controleer de deelinstellingen, verbeter het informatiebeheer en koppel de adoptie aan echte bedrijfsbehoeften voordat u Copilot als gewoon nog een licentie uitrolt.

Word supporter van deze podcast: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.