Microsoft 365 Copilot ਬਿਨਾਂ ਹਾਈਪ ਦੇ: ਅਪਣਾਉਣਾ, ਗਵਰਨੈਂਸ ਅਤੇ Paul Keijzers [MVP] ਨਾਲ ਆਪਣੇ ਟੈਨੈਂਟ ਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ

Microsoft 365 Copilot ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੱਭਣ ਅਤੇ ਕੰਮ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਸਦੇ ਜਵਾਬ ਕਿਸੇ ਸੰਸਥਾ ਦੇ Microsoft 365 tenant ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਮੌਜੂਦ ਸਮੱਗਰੀ ਅਤੇ ਅਨੁਮਤੀਆਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੇ ਹਨ। M365 FM ਪੌਡਕਾਸਟ ਦੇ ਇਸ ਐਪੀਸੋਡ ਵਿੱਚ Mirko Peters, Microsoft MVP Paul Keijzers ਨਾਲ ਗੱਲ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਜੋ KB Works ਦੇ ਸੰਸਥਾਪਕ ਹਨ, ਅਤੇ Microsoft 365 ਨੂੰ Copilot ਲਈ ਵਿਹਾਰਕ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਢੰਗ ਨਾਲ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਚਰਚਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਉਹ ਡੈਮੋ ਅਤੇ ਲਾਇਸੈਂਸਿੰਗ ਤੋਂ ਅੱਗੇ ਜਾ ਕੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਬੁਨਿਆਦਾਂ ਨੂੰ ਦੇਖਦੇ ਹਨ ਜੋ Copilot ਦੇ ਨਤੀਜਿਆਂ ਨੂੰ ਆਕਾਰ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, ਡਾਟਾ ਗੁਣਵੱਤਾ, ਪਹੁੰਚ ਨਿਯੰਤਰਣ ਅਤੇ ਗਵਰਨੈਂਸ।

Copilot ਮੌਜੂਦਾ ਪਹੁੰਚ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਹੋਰ ਸਾਫ਼ ਦਿਖਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਵਿਆਪਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਾਂਝੀਆਂ ਕੀਤੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ, ਪੁਰਾਣੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਪੁਰਾਣੇ ਵਰਜਨ ਅਤੇ ਅਸਪੱਸ਼ਟ ਮਾਲਕੀ ਵਾਲੀ ਸਮੱਗਰੀ, ਇਹ ਸਭ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਕੀ ਲੱਭਣ ਨੂੰ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਉਸ 'ਤੇ ਅਸਰ ਪਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। Paul ਸਮਝਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ Copilot ਨੂੰ ਵਿਆਪਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀਆਂ ਸਾਂਝਾਕਰਨ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸਮਝਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਂ ਬੇਲੋੜੀ ਪਹੁੰਚ ਕਿੱਥੇ ਮੌਜੂਦ ਹੈ। SharePoint oversharing reports SharePoint, Teams ਅਤੇ OneDrive ਵਿੱਚ ਸੰਭਾਵੀ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਲੱਭਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਹਾਲਾਂਕਿ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਨੂੰ ਫਿਰ ਵੀ ਜਾਂਚਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਸਾਂਝਾਕਰਨ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਲਈ ਢੁਕਵਾਂ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ।

ਗਵਰਨੈਂਸ, ਪੁਰਾਣਾ ਡਾਟਾ ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੁਰੱਖਿਆ

ਗੱਲਬਾਤ ਵਿੱਚ ਸਾਲਾਂ ਪੁਰਾਣੀ SharePoint ਸਮੱਗਰੀ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਬਾਰੇ ਚਰਚਾ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਫਾਈਲਾਂ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜਾਂ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਕਾਰਨਾਂ ਕਰਕੇ ਰੱਖਣੀਆਂ ਪੈ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਪਰ ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਨਹੀਂ ਕਿ ਉਹ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੀ ਖੋਜ ਜਾਂ Copilot ਦੇ ਨਤੀਜਿਆਂ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਈ ਦੇਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ। ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਸਮੱਗਰੀ ਨੂੰ archive ਕਰਨ ਜਾਂ ਪਹੁੰਚ ਸੀਮਤ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਸੋਚ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਇਹ ਇਸ ਗੱਲ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਸਦੀ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਲੋੜ ਪੈਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ tenant ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ। Paul Microsoft 365 backup ਅਤੇ recovery ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ 'ਤੇ ਵੀ ਜ਼ੋਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਇਹ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ ਕਿ ਜੇ ਕੋਈ ਕੰਪਨੀ backup provider ਬਦਲਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਆਪਣਾ ਡਾਟਾ ਕਿਵੇਂ ਵਾਪਸ ਲਿਆ ਜਾਵੇ।

Microsoft Purview ਵਿਆਪਕ ਗਵਰਨੈਂਸ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਹੈ। Paul ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ sensitivity labels ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ, ਜਾਂਚਿਆ ਜਾਵੇ ਕਿ ਉਹ ਇਕਸਾਰਤਾ ਨਾਲ ਲਾਗੂ ਹੋ ਰਹੇ ਹਨ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਅਤੇ ਜਿੱਥੇ ਢੁਕਵਾਂ ਹੋਵੇ ਉੱਥੇ automatic labeling 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ। Data Loss Prevention policies ਨਿੱਜੀ ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਰੱਖਿਆ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਜਦਕਿ ਜਦੋਂ Copilot Jira ਵਰਗੀਆਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ connectors ਵਰਤਦਾ ਹੈ ਤਾਂ Power Automate DLP policies 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦੇਣਾ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਨਿਯੰਤਰਣ ਸੰਸਥਾ ਦੀਆਂ ਅਸਲ ਲੋੜਾਂ ਮੁਤਾਬਕ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ, ਕਿਉਂਕਿ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ਵ ਪੱਧਰੀ ਕੰਪਨੀ ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਨੀਤੀਆਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।

SharePoint ਢਾਂਚਾ ਅਤੇ Copilot ਅਪਣਾਉਣਾ

ਭਾਵੇਂ AI ਕੁਦਰਤੀ ਭਾਸ਼ਾ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਸਮਝਣ ਲੱਗ ਪਿਆ ਹੈ, ਫਿਰ ਵੀ ਚੰਗਾ information architecture ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। Paul metadata ਅਤੇ content types ਵਰਤਣ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕਰਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਜੋ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸੰਗਠਿਤ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਲੱਭਣਾ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ, ਅਤੇ SharePoint libraries ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਵਿਹਾਰਕ ਰਹਿਣ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਗਾਈਡਲਾਈਨ ਹੈ ਕਿ ਬਹੁਤ ਡੂੰਘੇ ਫੋਲਡਰ ਢਾਂਚੇ ਅਤੇ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ metadata ਫੀਲਡਾਂ ਤੋਂ ਬਚਿਆ ਜਾਵੇ, ਕਿਉਂਕਿ ਬਹੁਤ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਲੋਕ ਸੰਭਾਲਦੇ ਨਹੀਂ। Copilot ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੁਝਾਉਣ ਜਾਂ ਭਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਫਿਰ ਵੀ ਸਪੱਸ਼ਟ ਢਾਂਚਾ ਅਤੇ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਸਮੱਗਰੀ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।

Copilot ਅਪਣਾਉਣ ਲਈ ਨਿਰੰਤਰ ਸਹਾਇਤਾ ਵੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਹੀ training session ਦੇ ਕੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਤੋਂ ਬਾਕੀ ਖੁਦ ਸਿੱਖਣ ਦੀ ਉਮੀਦ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਨਿਯਮਤ ਸੁਝਾਅ ਸਾਂਝੇ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਲਾਭਦਾਇਕ prompts ਅਤੇ agents ਦਿਖਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੀਆਂ ਅਸਲ ਮੁਸ਼ਕਲਾਂ ਹੱਲ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। Paul ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਲੋਕ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਜੋ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ ਉਸ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ, ਫਿਰ ਪਛਾਣਿਆ ਜਾਵੇ ਕਿ Copilot ਕਿੱਥੇ ਸਮਾਂ ਬਚਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਨਤੀਜਾ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਅਪਣਾਉਣ ਦੀਆਂ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਹਰ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਆਕਾਰ ਅਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਮੁਤਾਬਕ ਢਾਲੀਆਂ ਜਾਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ, ਨਾ ਕਿ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਮਾਹੌਲ ਲਈ ਬਣੇ ਫਰੇਮਵਰਕ ਦੀ ਅੰਨ੍ਹੀ ਨਕਲ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ।

AI ਦਾ ਮੁੱਲ, Agents ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਿਹਾਰਕ ਰਾਹ

Mirko ਅਤੇ Paul ਇਹ ਵੀ ਚਰਚਾ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਸੰਸਥਾਵਾਂ AI ਦੇ ਮੁੱਲ ਅਤੇ ਲਾਗਤ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਿਵੇਂ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, agents ਕਿਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨਾਲ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਮਾਹੌਲਾਂ ਵਿੱਚ agents ਲੱਭਣ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕਿਆਂ ਦੀ ਕਿਉਂ ਲੋੜ ਹੈ। Paul ਪੁਰਤਗਾਲ ਵਿੱਚ ਆਪਣਾ Focus Week ਸੰਕਲਪ ਸਾਂਝਾ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਜਿੱਥੇ ਟੀਮਾਂ ਆਪਣੇ ਆਮ ਕੰਮ ਦੀਆਂ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਤੋਂ ਦੂਰ ਰਹਿ ਕੇ Microsoft 365, SharePoint, ਗਵਰਨੈਂਸ ਜਾਂ Copilot ਚੁਣੌਤੀਆਂ 'ਤੇ ਸਮਰਪਿਤ ਸਮਾਂ ਬਿਤਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।

IT ਲੀਡਰਾਂ ਲਈ ਮੁੱਖ ਸੰਦੇਸ਼ ਇਹ ਹੈ ਕਿ Copilot ਲਈ ਤਿਆਰੀ Microsoft 365 tenant ਨੂੰ ਸਮਝਣ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: ਕੌਣ ਕੀ ਐਕਸੈਸ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਾਣਕਾਰੀ ਕਿਵੇਂ ਸੰਗਠਿਤ ਹੈ, ਕਿਹੜੀ ਸਮੱਗਰੀ ਰੱਖਣੀ ਜਾਂ ਸਾਹਮਣੇ ਲਿਆਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਵਿੱਚ AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਿਵੇਂ ਸਿੱਖਣਗੇ। Copilot ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਹੋਰ ਲਾਇਸੈਂਸ ਵਜੋਂ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਾਂਝਾਕਰਨ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ, ਜਾਣਕਾਰੀ ਗਵਰਨੈਂਸ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਓ, ਅਤੇ ਅਪਣਾਉਣ ਨੂੰ ਅਸਲ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਲੋੜਾਂ ਨਾਲ ਜੋੜੋ।

Become a supporter of this podcast: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.