Skrócenie czasu przeglądu umów dzięki agentom AI w SharePoint

W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym AI odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu umowami. Dzięki integracji AI z Microsoft 365 możesz zmienić sposób obsługi umów. Ta technologia usprawnia procesy, przyspieszając i ułatwiając przegląd dokumentów.

Zastanów się nad korzyściami zarządzania umowami z użyciem AI:

• Większa wydajność: Automatyzacja rutynowych zadań oszczędza czas i wysiłek.
• Krótsze cykle umowne: AI przyspiesza przygotowywanie projektów, negocjacje i zatwierdzanie.
• Mniej błędów: Automatyzacja minimalizuje błędy ludzkie, zwiększając zgodność z przepisami.

Dzięki AI umowy stają się łatwiejsze w zarządzaniu, co pozwala skupić się na decyzjach strategicznych zamiast na żmudnej papierkowej robocie.

Kluczowe wnioski

• AI usprawnia zarządzanie umowami, automatyzując rutynowe zadania, co oszczędza czas i ogranicza błędy.
• Integracja AI z Microsoft 365 wzmacnia współpracę, pozwalając zespołom skuteczniej pracować nad umowami.
• Narzędzia AI mogą znacznie przyspieszyć cykle umowne, od przygotowania projektu po zatwierdzenie, poprawiając ogólną efektywność.
• AI pomaga utrzymać zgodność, zapewniając automatyczne kontrole i alerty dotyczące zobowiązań umownych oraz terminów.
• Przed wdrożeniem rozwiązań AI oceń swoje obecne procesy zarządzania umowami, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
• Wykorzystaj narzędzia Microsoft, takie jak SharePoint i Teams, aby usprawnić zarządzanie dokumentami i współpracę w procesach umownych.
• Szkolenie pracowników z nowych narzędzi AI jest kluczowe, aby maksymalnie wykorzystać ich korzyści i zapewnić płynne wdrożenie.
• Regularnie sprawdzaj dokładność danych wyodrębnionych przez AI, aby utrzymać jakość i zgodność w zarządzaniu umowami.

Wyzwania w zarządzaniu umowami

Nieefektywność procesów ręcznych

Ręczne zarządzanie umowami stwarza wiele przeszkód, które spowalniają pracę i zwiększają ryzyko. Często polegasz na przestarzałych metodach, takich jak e-maile i arkusze kalkulacyjne. Metody te powodują błędy i marnują czas. Bez standardowych procesów tworzenie i zatwierdzanie umów staje się niespójne. Możesz mieć trudności ze śledzeniem kamieni milowych umów lub efektywną współpracą z zespołem. Błędy w wprowadzaniu danych lub kontroli wersji mogą prowadzić do strat finansowych lub problemów prawnych.

Oto podsumowanie typowych nieefektywności, z którymi możesz się spotkać:

Typ nieefektywności	Opis
Poleganie na procesach ręcznych	Używanie e-maili i arkuszy kalkulacyjnych prowadzi do czasochłonnych błędów.
Brak standaryzacji	Brak jednolitego procesu powoduje niespójności w przygotowywaniu i zatwierdzaniu umów.
Słaba widoczność	Trudności w śledzeniu terminów i zobowiązań umownych utrudniają planowanie.
Niedostateczna współpraca	Ręczne przepływy pracy spowalniają podejmowanie decyzji i pracę zespołową.
Trudności w zarządzaniu zmianami	Błędy w danych i kontroli wersji zwiększają ryzyko i koszty.

Możesz spędzać 25–40% swojego czasu na zadaniach niezwiązanych z prawem, co obniża produktywność. Przygotowanie prostej umowy może kosztować około 7 000 USD, a złożonych nawet 49 000 USD. Ręczny przegląd dokumentu zajmuje około 92 minut, podczas gdy AI może skrócić to do zaledwie 26 sekund. Te nieefektywności mogą kosztować organizację miliony i sprawić, że zgubisz ważne umowy.

Trudności w wyodrębnianiu danych

Wyodrębnianie kluczowych informacji z umów bez narzędzi AI może przypominać szukanie igły w stogu siana. Umowy mogą być rozproszone w wielu lokalizacjach, zapisane w różnych formatach lub w wielu wersjach bez jasnego śledzenia. Utrudnia to szybkie znalezienie kluczowych danych, takich jak daty wygaśnięcia czy warunki płatności.

Opis wyzwania
Rozproszone przechowywanie umów w wielu lokalizacjach
Brak standardowych formatów umów
Wiele wersji umów bez śladu i widoczności

Bez AI spędzasz zbyt wiele czasu na ręcznym przeglądaniu umów w poszukiwaniu odpowiednich klauzul. Spowalnia to zarządzanie cyklem życia umowy i zwiększa ryzyko przeoczenia ważnych szczegółów podczas przygotowywania lub przeglądu umowy.

Kwestie zgodności i ryzyka

Ręczne zarządzanie umowami często prowadzi do problemów ze zgodnością i wzrostu ryzyka. Możesz nie mieć scentralizowanego miejsca do monitorowania działań związanych z umowami, co ogranicza widoczność stanu zgodności. Taka sytuacja może skutkować pominiętymi terminami odnowienia, sporami lub karami. Nadmierne poleganie na procesach ręcznych zwiększa liczbę błędów ludzkich i nieefektywności.

• Niewypełnianie obowiązków prawnych i regulacyjnych stwarza poważne ryzyko niezgodności.
• Ograniczona widoczność umów zwiększa ryzyko opóźnień i sporów.
• Brak standaryzowanych przepływów pracy zwiększa zmienność i ryzyko.
• Izolowana komunikacja między działami może prowadzić do sprzecznych warunków umownych.

Zarządzanie umowami z użyciem AI pomaga przezwyciężyć te wyzwania, automatyzując zarządzanie zgodnością i zapewniając przejrzysty wgląd w dane umów. Wspiera zespoły prawne i ds. zgodności dzięki automatycznym kontrolom i scentralizowanemu dostępowi, redukując ryzyko i poprawiając dokładność.

Uwaga: Wykorzystanie AI w zarządzaniu cyklem życia umów zamienia statyczne dokumenty w dynamiczne, łatwo dostępne źródła wiarygodnych informacji. Ta zmiana przyspiesza przygotowanie, przegląd dokumentów i procesy zatwierdzania, jednocześnie zwiększając zgodność i ograniczając błędy.

Rozwiązując te wyzwania za pomocą AI, możesz zwiększyć efektywność, ograniczyć ryzyko i uzyskać lepszą kontrolę nad umowami przez cały ich cykl życia.

Rozwiązania AI w Microsoft 365

SharePoint do zarządzania dokumentami

SharePoint jest potężnym narzędziem do zarządzania dokumentami w Microsoft 365. Pozwala efektywnie przechowywać, organizować i zarządzać umowami. Dzięki wbudowanym bibliotekom dokumentów możesz łatwo uzyskać dostęp do wszystkich umów w jednym miejscu. Oto kilka kluczowych funkcji usprawniających zarządzanie dokumentami:

Funkcja	Opis
Przechowywanie dokumentów	SharePoint może przechowywać, organi Apple Podcasts · Spotify · YouTube · YouTube Music Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents (English)