Microsoft 365 Copilot bez szumu: adopcja, governance i przygotowanie Twojego tenanta z Paulem Keijzersem [MVP]

Microsoft 365 Copilot może pomagać ludziom szybciej znajdować informacje i wykonywać pracę, ale jego odpowiedzi zależą od treści i uprawnień, które już istnieją w tenancie Microsoft 365 danej organizacji. W tym odcinku podcastu M365 FM Mirko Peters rozmawia z Microsoft MVP Paulem Keijzersem, założycielem KB Works, o praktycznym i odpowiedzialnym przygotowaniu Microsoft 365 do wdrożenia Copilota. Wykraczają poza demonstracje i licencjonowanie, koncentrując się na fundamentach, które kształtują wyniki Copilota: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, jakość danych, kontrola dostępu i zarządzanie.

Copilot może uwidocznić istniejące problemy z dostępem. Pliki udostępnione szeroko, nieaktualne dokumenty, stare wersje i treści o niejasnej własności mogą wpływać na to, co pracownicy mogą znaleźć. Paul wyjaśnia, dlaczego organizacje powinny przejrzeć ustawienia udostępniania i zrozumieć, gdzie istnieje wrażliwy lub niepotrzebny dostęp, zanim szeroko wdrożą Copilota. Raporty o nadmiernym udostępnianiu w SharePoint mogą pomóc wskazać potencjalne problemy w SharePoint, Teams i OneDrive, chociaż organizacje nadal muszą sprawdzić, czy oznaczone udostępnienia są właściwe dla ich działalności.

ZARZĄDZANIE, DANE HISTORYCZNE I OCHRONA INFORMACJI
Rozmowa dotyczy zarządzania wieloletnimi zasobami SharePoint. Stare pliki projektów mogą wymagać przechowywania ze względów prawnych lub biznesowych, ale nie zawsze oznacza to, że powinny pojawiać się w codziennym wyszukiwaniu lub wynikach Copilota. Organizacje mogą rozważyć archiwizację treści lub ograniczenie dostępu, w zależności od częstotliwości ich użycia i struktury tenanta. Paul podkreśla również potrzebę planowania kopii zapasowych i odzyskiwania danych Microsoft 365, w tym tego, jak firma może odzyskać swoje dane w przypadku zmiany dostawcy kopii zapasowych. Microsoft Purview jest częścią szerszego obrazu zarządzania. Paul zaleca przegląd etykiet poufności, sprawdzenie, czy są stosowane konsekwentnie, oraz rozważenie automatycznego etykietowania tam, gdzie jest to właściwe. Zasady Data Loss Prevention mogą pomóc chronić dane osobowe i wrażliwe, a zasady DLP w Power Automate wymagają uwagi, gdy Copilot korzysta z konektorów do pracy z usługami takimi jak Jira. Kontrole te powinny odpowiadać rzeczywistym potrzebom organizacji, ponieważ globalna firma i małe przedsiębiorstwo mogą wymagać różnych zasad.

STRUKTURA SHAREPOINT A WDROŻENIE COPILOTA
Dobra architektura informacji pozostaje ważna, nawet gdy AI lepiej rozumie język naturalny. Paul omawia wykorzystanie metadanych i typów zawartości, aby ułatwić organizowanie i wyszukiwanie informacji, przy zachowaniu praktyczności bibliotek SharePoint dla pracowników. Jego zasada brzmi: unikać zbyt głębokich struktur folderów i nadmiernej liczby pól metadanych, ponieważ ludzie rzadziej utrzymują system, który jest zbyt skomplikowany. Copilot może pomagać sugerować lub uzupełniać informacje, ale organizacje nadal potrzebują jasnej struktury i wiarygodnych treści. Adopcja Copilota wymaga też ciągłego wsparcia. Zamiast przeprowadzić jedną sesję szkoleniową i oczekiwać, że pracownicy poradzą sobie sami, organizacje mogą regularnie udostępniać wskazówki, demonstrować przydatne polecenia i agentów oraz pomagać zespołom rozwiązywać rzeczywiste codzienne problemy. Paul zaleca rozpoczęcie od pracy, którą ludzie faktycznie wykonują, a następnie określenie, gdzie Copilot mógłby zaoszczędzić czas lub poprawić wynik. Plany wdrożenia powinny być dostosowane do wielkości i praktyk pracy każdej organizacji, zamiast kopiowania w całości ram zaprojektowanych dla innego środowiska.

WARTOŚĆ AI, AGENCI I PRAKTYCZNA DROGA NAPRZÓD
Mirko i Paul omawiają również, jak organizacje mogą oceniać wartość i koszt AI, jak agenci coraz częściej mogą współpracować z pracownikami oraz dlaczego administratorzy potrzebują sposobów na odkrywanie i zarządzanie agentami w swoim środowisku. Paul dzieli się koncepcją Focus Week w Portugalii, gdzie zespoły poświęcają dedykowany czas na pracę nad wyzwaniami związanymi z Microsoft 365, SharePoint, zarządzaniem lub Copilotem, z dala od codziennych przerw w pracy. Główne przesłanie dla liderów IT jest takie, że gotowość do wdrożenia Copilota zaczyna się od zrozumienia tenanta Microsoft 365: kto ma dostęp do czego, jak uporządkowane są informacje, jakie treści powinny być zachowane lub udostępniane oraz jak pracownicy nauczą się wykorzystywać AI w swojej pracy. Przejrzyj ustawienia udostępniania, popraw zarządzanie informacjami i powiąż wdrożenie z rzeczywistymi potrzebami biznesowymi, zanim potraktujesz Copilota jak kolejną licencję do wdrożenia.

Zostań wspierającym tego podcastu: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.