Microsoft 365 Copilot Sem Exagero: Adoção, Governança e Preparação do seu Tenant com Paul Keijzers [MVP]

O Microsoft 365 Copilot pode ajudar as pessoas a encontrar informações e a concluir trabalhos mais rapidamente, mas as suas respostas dependem do conteúdo e das permissões já existentes no tenant do Microsoft 365 da organização. Neste episódio do podcast M365 FM, Mirko Peters conversa com Paul Keijzers, Microsoft MVP e fundador da KB Works, sobre como preparar o Microsoft 365 para o Copilot de forma prática e responsável. Vão além das demonstrações e do licenciamento e analisam os fundamentos que moldam os resultados do Copilot: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, qualidade dos dados, controlos de acesso e governação.

O Copilot pode tornar mais visíveis os problemas de acesso já existentes. Ficheiros partilhados de forma ampla, documentos desatualizados, versões antigas e conteúdos com responsabilidade pouco clara podem afetar aquilo que os colaboradores conseguem encontrar. Paul explica por que razão as organizações devem rever as suas definições de partilha e compreender onde existe acesso sensível ou desnecessário antes de implementar o Copilot em larga escala. Os relatórios de partilha excessiva do SharePoint podem ajudar a identificar possíveis problemas no SharePoint, Teams e OneDrive, embora as organizações ainda precisem de verificar se a partilha sinalizada é adequada ao seu negócio.

GOVERNAÇÃO, DADOS LEGADOS E PROTEÇÃO DA INFORMAÇÃO
A conversa explora como gerir anos de conteúdo legado no SharePoint. Ficheiros de projetos antigos podem ter de ser conservados por razões legais ou de negócio, mas isso nem sempre significa que devam aparecer nas pesquisas do dia a dia ou nos resultados do Copilot. As organizações podem considerar arquivar conteúdos ou restringir o acesso, dependendo da frequência com que são necessários e da forma como o tenant está estruturado. Paul também destaca a necessidade de planear a cópia de segurança e a recuperação do Microsoft 365, incluindo a forma como uma empresa pode recuperar os seus dados caso mude de fornecedor de backup.

O Microsoft Purview faz parte do panorama mais amplo da governação. Paul recomenda rever as etiquetas de sensibilidade, verificar se são aplicadas de forma consistente e considerar a rotulagem automática quando adequado. As políticas de Prevenção contra Perda de Dados (DLP) podem ajudar a proteger informações pessoais e sensíveis, enquanto as políticas DLP do Power Automate requerem atenção quando o Copilot utiliza conectores para trabalhar com serviços como o Jira. Estes controlos devem adequar-se às necessidades reais da organização, uma vez que uma empresa global e uma pequena empresa podem exigir políticas diferentes.

ESTRUTURA DO SHAREPOINT E ADOÇÃO DO COPILOT
Uma boa arquitetura da informação continua a ser importante, mesmo à medida que a IA se torna melhor a compreender a linguagem natural. Paul discute a utilização de metadados e tipos de conteúdo para tornar a informação mais fácil de organizar e recuperar, mantendo as bibliotecas do SharePoint práticas para os colaboradores. A sua orientação é evitar estruturas de pastas excessivamente profundas e um número excessivo de campos de metadados, uma vez que as pessoas são menos propensas a manter um sistema demasiado complicado. O Copilot pode ajudar a sugerir ou preencher informação, mas as organizações continuam a precisar de uma estrutura clara e de conteúdos fiáveis.

A adoção do Copilot exige também apoio contínuo. Em vez de realizar uma única sessão de formação e esperar que os colaboradores descubram o resto, as organizações podem partilhar dicas regulares, demonstrar prompts e agentes úteis e ajudar as equipas a resolver frustrações reais do dia a dia. Paul recomenda começar pelo trabalho que as pessoas efetivamente realizam e, depois, identificar onde o Copilot poderia poupar tempo ou melhorar um resultado. Os planos de adoção devem ser adaptados à dimensão e às práticas de trabalho de cada organização, em vez de serem copiados na íntegra de uma estrutura concebida para outro ambiente.

VALOR DA IA, AGENTES E UM CAMINHO PRÁTICO A SEGUIR
Mirko e Paul discutem também como as organizações podem avaliar o valor e o custo da IA, como os agentes poderão trabalhar cada vez mais lado a lado com os colaboradores e por que razão os administradores precisam de formas de descobrir e gerir os agentes nos seus ambientes. Paul partilha o seu conceito de Focus Week em Portugal, em que as equipas dedicam tempo exclusivo a trabalhar em desafios de Microsoft 365, SharePoint, governação ou Copilot, longe das interrupções habituais do local de trabalho.

A mensagem central para os líderes de TI é que a prontidão para o Copilot começa por compreender o tenant do Microsoft 365: quem pode aceder a quê, como a informação está organizada, que conteúdos devem ser conservados ou apresentados e como os colaboradores irão aprender a utilizar a IA no seu trabalho. Reveja as definições de partilha, melhore a governação da informação e associe a adoção às necessidades reais do negócio antes de tratar o Copilot como apenas mais uma licença a implementar.

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