Microsoft 365 Copilot без хайпа: внедрение, управление и подготовка вашего тенанта с Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot может помочь людям быстрее находить информацию и выполнять работу, но его ответы зависят от содержимого и прав доступа, уже существующих в тенанте Microsoft 365 организации. В этом выпуске подкаста M365 FM Мирко Питерс беседует с Microsoft MVP Полом Кейзерсом, основателем KB Works, о практической и ответственной подготовке Microsoft 365 к внедрению Copilot. Они выходят за рамки демонстраций и лицензирования и рассматривают основы, которые формируют результаты работы Copilot: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, качество данных, контроль доступа и управление.
Copilot может сделать более заметными существующие проблемы с доступом. Файлы, которыми слишком широко поделились, устаревшие документы, старые версии и содержимое с неясным владельцем могут влиять на то, что сотрудники находят. Пол объясняет, почему организациям следует проверить настройки общего доступа и понять, где существует чувствительный или ненужный доступ, прежде чем широко развертывать Copilot. Отчеты о чрезмерном общем доступе в SharePoint помогают выявить потенциальные проблемы в SharePoint, Teams и OneDrive, однако организациям всё равно нужно проверить, уместен ли помеченный общий доступ для их бизнеса.

УПРАВЛЕНИЕ, УНАСЛЕДОВАННЫЕ ДАННЫЕ И ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ
В беседе рассматривается управление многолетним унаследованным содержимым SharePoint. Старые файлы проектов могут храниться по юридическим или деловым причинам, но это не всегда означает, что они должны появляться в повседневном поиске или результатах Copilot. В зависимости от частоты использования и структуры тенанта организации могут рассмотреть архивирование содержимого или ограничение доступа. Пол также подчеркивает необходимость планирования резервного копирования и восстановления Microsoft 365, включая то, как компания может вернуть свои данные при смене поставщика резервного копирования.
Microsoft Purview является частью более широкой картины управления. Пол рекомендует проверить метки конфиденциальности, убедиться, что они применяются последовательно, и рассмотреть автоматическую маркировку там, где это уместно. Политики предотвращения утечки данных (DLP) помогают защищать персональную и конфиденциальную информацию, а политики DLP в Power Automate требуют внимания, когда Copilot использует коннекторы для работы с такими сервисами, как Jira. Эти средства контроля должны соответствовать реальным потребностям организации, поскольку глобальной компании и небольшому бизнесу могут понадобиться разные политики.

СТРУКТУРА SHAREPOINT И ВНЕДРЕНИЕ COPILOT
Хорошая информационная архитектура остается важной, даже когда ИИ становится лучше в понимании естественного языка. Пол обсуждает использование метаданных и типов содержимого, чтобы информацию было легче упорядочивать и находить, сохраняя при этом библиотеки SharePoint удобными для сотрудников. Его правило: избегать излишне глубокой структуры папок и избыточных полей метаданных, поскольку люди с меньшей вероятностью будут поддерживать слишком сложную систему. Copilot может помочь предлагать или заполнять информацию, но организациям всё равно нужны понятная структура и надежное содержимое.
Внедрение Copilot также требует постоянной поддержки. Вместо одного обучающего занятия и ожидания, что сотрудники разберутся сами, организации могут регулярно делиться советами, демонстрировать полезные запросы и агенты, помогать командам решать реальные ежедневные проблемы. Пол рекомендует начинать с работы, которую люди действительно выполняют, а затем определять, где Copilot мог бы сэкономить время или улучшить результат. Планы внедрения следует адаптировать под размер и рабочие практики каждой организации, а не копировать целиком из фреймворка, созданного для другой среды.

ЦЕННОСТЬ ИИ, АГЕНТЫ И ПРАКТИЧЕСКИЙ ПУТЬ ВПЕРЕД
Мирко и Пол также обсуждают, как организации могут оценивать ценность и стоимость ИИ, как агенты всё чаще будут работать вместе с сотрудниками и почему администраторам нужны способы находить и управлять агентами в своих средах. Пол рассказывает о своей концепции Focus Week в Португалии, где команды выделяют время на работу над задачами Microsoft 365, SharePoint, управления или Copilot вдали от обычных рабочих прерываний.
Главная мысль для IT-руководителей: готовность к Copilot начинается с понимания тенанта Microsoft 365 — кто к чему имеет доступ, как организована информация, какое содержимое следует сохранять или выводить на первый план и как сотрудники будут учиться использовать ИИ в работе. Проверяйте настройки общего доступа, улучшайте управление информацией и связывайте внедрение с реальными бизнес-потребностями, прежде чем воспринимать Copilot как очередную лицензию для развертывания.

Станьте сторонником этого подкаста: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.