2025-12-23

SharePoint AI ஏஜென்ட்களுடன் ஒப்பந்த மதிப்பாய்வு நேரத்தைக் குறைக்கவும்

ஒப்பந்தங்களில் உள்ள உண்மையான பிரச்சனை சேமிப்பு இல்லை, மௌனம்தான் என்றால் எப்படி இருக்கும்? ஒப்பந்தங்களை நிலையான கோப்புகளாக நடத்துவதிலிருந்து, பதில்களின் ஆதாரங்களாக நடத்துவதற்கு நிறுவனங்கள் எவ்வாறு மாறின என்பதை இந்த எபிசோட் ஆராய்கிறது. அதே அனுமதிகள், லேபிள்கள் மற்றும் தணிக்கைப் பதிவுகளுடன் மாறாத SharePoint டெனன்டில், ஒரே மாற்றம் கேள்விகள் கேட்கப்பட்ட விதம் மட்டுமே. கோப்புப் பெயர்களைத் தேடுவதற்கும் PDFகளை மீண்டும் படிப்பதற்கும் பதிலாக, குழுக்கள் எளிய மொழியில் கேள்விகளைக் கேட்கத் தொடங்கின, உட்பிரிவு-நிலை மேற்கோள்களுடன் துல்லியமான பதில்களைப் பெற்றன. கைமுறைத் தேடலின் மறைமுகச் செலவைப் பற்றி உரையாடல் விவரிக்கிறது, அங்கு சிறிய தாமதங்கள் தவறவிடப்பட்ட புதுப்பித்தல்கள், பதிப்பு விலகல்கள் மற்றும் அமைதியான ஆபத்தாக உருவெடுக்கின்றன. ஏற்கனவே உள்ள நூலக நெடுவரிசைகளில் முக்கிய தகவல்களைப் பிரித்தெடுத்து, ஒரு அறிவு ஏஜென்ட் அவற்றை வினவ அனுமதிப்பதன் மூலம், இடம்பெயர்வு அல்லது புதிய தளங்கள் இல்லாமலேயே ஒப்பந்தங்கள் பதிலளிக்கும் தன்மை கொண்டவையாக மாறின. NDAகள், MSAகள், SOWகள் மற்றும் DPAகள் அனைத்தும் ஒரே வடிவத்தைக் காட்டின: வேகமான முடிவுகள், குறைவான மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் வலுவான இணக்கம்.

இன்றைய வேகமான வணிகச் சூழலில், ஒப்பந்த மேலாண்மையில் AI முக்கியப் பங்கு வகிக்கிறது. Microsoft 365-இல் AI-ஐ ஒருங்கிணைப்பதன் மூலம், நீங்கள் ஒப்பந்தங்களைக் கையாளும் விதத்தை மாற்றியமைக்கலாம். இந்தத் தொழில்நுட்பம் செயல்முறைகளை எளிதாக்குகிறது, ஆவண மதிப்பாய்வை வேகமாகவும் திறம்படவும் ஆக்குகிறது.

AI ஒப்பந்த மேலாண்மையின் நன்மைகளைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள்:

அதிகரித்த செயல்திறன்: வழக்கமான பணிகளைத் தானியக்கமாக்குவது உங்கள் நேரத்தையும் முயற்சியையும் மிச்சப்படுத்துகிறது.
வேகமான ஒப்பந்த சுழற்சிகள்: AI வரைவு, பேச்சுவார்த்தை மற்றும் ஒப்புதல்களை விரைவுபடுத்துகிறது.
குறைக்கப்பட்ட பிழைகள்: தானியக்கம் மனிதப் பிழைகளைக் குறைத்து, இணக்கத்தை மேம்படுத்துகிறது.

AI மூலம், ஒப்பந்தங்கள் மேலும் நிர்வகிக்கக்கூடியதாக மாறுகின்றன, இதனால் சலிப்பூட்டும் காகிதப் பணிகளுக்குப் பதிலாக நீங்கள் மூலோபாய முடிவுகளில் கவனம் செலுத்த முடியும்.

முக்கிய குறிப்புகள்

வழக்கமான பணிகளைத் தானியக்கமாக்குவதன் மூலம் AI ஒப்பந்த மேலாண்மையை எளிதாக்குகிறது, நேரத்தை மிச்சப்படுத்தி பிழைகளைக் குறைக்கிறது.
Microsoft 365-இல் AI-ஐ ஒருங்கிணைப்பது கூட்டுப்பணியை மேம்படுத்தி, ஒப்பந்தங்களில் குழுக்கள் மேலும் திறம்படச் செயல்பட உதவுகிறது.
AI கருவிகளைப் பயன்படுத்துவது வரைவு முதல் ஒப்புதல்கள் வரை ஒப்பந்த சுழற்சிகளை கணிசமாக விரைவுபடுத்தி, ஒட்டுமொத்த செயல்திறனை மேம்படுத்துகிறது.
AI ஒப்பந்தக் கடமைகள் மற்றும் காலக்கெடுக்களுக்கான தானியங்கி சோதனைகள் மற்றும் எச்சரிக்கைகளை வழங்குவதன் மூலம் இணக்கத்தைப் பராமரிக்க உதவுகிறது.
AI தீர்வுகளைச் செயல்படுத்துவதற்கு முன், மேம்பாட்டிற்கான பகுதிகளை அடையாளம் காண உங்கள் தற்போதைய ஒப்பந்த மேலாண்மை செயல்முறைகளை மதிப்பிடுங்கள்.
ஒப்பந்தப் பணிப்பாய்வுகளில் ஆவண மேலாண்மை மற்றும் கூட்டுப்பணியை மேம்படுத்த SharePoint மற்றும் Teams போன்ற Microsoft கருவிகளைப் பயன்படுத்துங்கள்.
புதிய AI கருவிகள் குறித்து ஊழியர்களுக்குப் பயிற்சி அளிப்பது அவற்றின் பயன்களை அதிகரிக்கவும் சுமூகமான ஏற்றுக்கொள்ளலை உறுதி செய்யவும் அவசியம்.
ஒப்பந்த மேலாண்மையில் தரம் மற்றும் இணக்கத்தைப் பராமரிக்க, AI-ஆல் பிரித்தெடுக்கப்பட்ட தரவுகளின் துல்லியத்தை அவ்வப்போது மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள்.

ஒப்பந்த மேலாண்மையில் உள்ள சவால்கள்

கைமுறை செயல்முறைகளில் உள்ள திறனின்மை

ஒப்பந்தங்களை கைமுறையாக நிர்வகிப்பது உங்கள் வேலையை மெதுவாக்கி அபாயங்களை அதிகரிக்கும் பல தடைகளை உருவாக்குகிறது. நீங்கள் அடிக்கடி மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் விரிதாள்கள் போன்ற காலாவதியான முறைகளை நம்பியிருக்கிறீர்கள். இந்த முறைகள் பிழைகளை ஏற்படுத்தி நேரத்தை வீணாக்குகின்றன. நிலையான செயல்முறைகள் இல்லாமல், ஒப்பந்த உருவாக்கம் மற்றும் ஒப்புதல் சீரற்றதாகிவிடுகிறது. ஒப்பந்த மைல்கற்களைக் கண்காணிப்பதில் அல்லது உங்கள் குழுவுடன் திறம்பட ஒத்துழைப்பதில் நீங்கள் சிரமப்படலாம். தரவு உள்ளீடு அல்லது பதிப்புக் கட்டுப்பாட்டில் ஏற்படும் தவறுகள் நிதி இழப்புகள் அல்லது சட்டச் சிக்கல்களுக்கு வழிவகுக்கும்.

நீங்கள் எதிர்கொள்ளக்கூடிய பொதுவான திறனின்மைகளின் சுருக்கம் இதோ:

திறனின்மை வகை	விளக்கம்
கைமுறை செயல்முறைகளைச் சார்ந்திருத்தல்	மின்னஞ்சல்கள் மற்றும் விரிதாள்களைப் பயன்படுத்துவது நேரம் எடுக்கும் பிழைகளுக்கு வழிவகுக்கிறது.
தரப்படுத்தல் இல்லாமை	ஒரே மாதிரியான செயல்முறை இல்லாதது ஒப்பந்த வரைவு மற்றும் ஒப்புதலில் முரண்பாடுகளை ஏற்படுத்துகிறது.
மோசமான தெரிவுநிலை	ஒப்பந்த காலக்கெடுக்கள் மற்றும் கடமைகளைக் கண்காணிப்பதில் சிரமம் திட்டமிடலைத் தடுக்கிறது.
போதுமற்ற ஒத்துழைப்பு	கைமுறைப் பணிப்பாய்வுகள் முடிவெடுப்பதையும் குழுப்பணியையும் மெதுவாக்குகின்றன.
மாற்றங்களை நிர்வகிப்பதில் சிரமங்கள்	தரவு மற்றும் பதிப்புக் கட்டுப்பாட்டில் பிழைகள் அபாயங்களையும் செலவுகளையும் அதிகரிக்கின்றன.

உங்கள் நேரத்தில் 25-40% சட்டம் சாராத பணிகளில் செலவிடலாம், இது உற்பத்தித்திறனைக் குறைக்கிறது. ஒரு அடிப்படை ஒப்பந்தத்தை உருவாக்க சுமார் $7,000 செலவாகலாம், சிக்கலான ஒப்பந்தங்களுக்கு $49,000 வரை ஆகலாம். கைமுறை ஆவண மதிப்பாய்வுக்கு சுமார் 92 நிமிடங்கள் ஆகும், ஆனால் AI இதை வெறும் 26 விநாடிகளாகக் குறைக்க முடியும். இந்த திறனின்மைகள் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு மில்லியன் கணக்கில் இழப்பை ஏற்படுத்தி, முக்கியமான ஒப்பந்தங்களைக் கண்காணிக்க முடியாமல் போகச் செய்யலாம்.

தரவுப் பிரித்தெடுப்பில் உள்ள சிரமங்கள்

AI கருவிகள் இல்லாமல் ஒப்பந்தங்களிலிருந்து முக்கிய தகவல்களைப் பிரித்தெடுப்பது, வைக்கோல் போரில் ஊசியைத் தேடுவது போல உணரலாம். உங்கள் ஒப்பந்தங்கள் பல இடங்களில் சிதறியிருக்கலாம், வெவ்வேறு வடிவங்களில் சேமிக்கப்பட்டிருக்கலாம் அல்லது தெளிவான கண்காணிப்பு இல்லாமல் பல்வேறு பதிப்புகளில் வைக்கப்பட்டிருக்கலாம். இந்த நிலை காலாவதி தேதிகள் அல்லது பணம் செலுத்தும் விதிமுறைகள் போன்ற முக்கியத் தரவுகளை விரைவாகக் கண்டுபிடிப்பதை கடினமாக்குகிறது.

சவால் விளக்கம்
பல இடங்களில் ஒப்பந்தங்கள் சிதறிச் சேமிக்கப்படுதல்
நிலையான ஒப்பந்த வடிவங்கள் இல்லாமை
தடயம் அல்லது தெரிவுநிலை இல்லாத பல ஒப்பந்தப் பதிப்புகள்

AI இல்லாமல், தொடர்புடைய உட்பிரிவுகளைக் கண்டறிய ஒப்பந்தங்களை கைமுறையாக மதிப்பாய்வு செய்ய அதிக நேரம் செலவிடுகிறீர்கள். இது ஒப்பந்த வாழ்க்கைச் சுழற்சி மேலாண்மையை மெதுவாக்கி, ஒப்பந்த வரைவு அல்லது மதிப்பாய்வின் போது முக்கியமான விவரங்கள் தவறவிடப்படும் வாய்ப்பை அதிகரிக்கிறது.

இணக்கம் மற்றும் அபாயச் சிக்கல்கள்

கைமுறை ஒப்பந்த மேலாண்மை பெரும்பாலும் இணக்க சவால்கள் மற்றும் அதிகரித்த அபாயங்களுக்கு வழிவகுக்கிறது. ஒப்பந்த நடவடிக்கைகளைக் கண்காணிக்க மைய மையம் உங்களிடம் இல்லாமல் இருக்கலாம், இது உங்கள் இணக்க நிலை குறித்த தெரிவுநிலையைக் குறைக்கிறது. இது புதுப்பிப்புத் தேதிகளைத் தவறவிடுதல், தகராறுகள் அல்லது அபராதங்களுக்கு வழிவகுக்கலாம். கைமுறை செயல்முறைகளை அதிகம் சார்ந்திருப்பது மனிதப் பிழைகளையும் திறனின்மைகளையும் அதிகரிக்கிறது.

சட்ட மற்றும் ஒழுங்குமுறைக் கடமைகளை நிறைவேற்றத் தவறுவது குறிப்பிடத்தக்க இணக்க அபாயங்களை உருவாக்குகிறது.
ஒப்பந்தங்கள் பற்றிய வரையறுக்கப்பட்ட தெரிவுநிலை தாமதங்கள் மற்றும் தகராறுகளுக்கான வாய்ப்பை அதிகரிக்கிறது.
தரப்படுத்தப்பட்ட பணிப்பாய்வுகள் இல்லாமை மாறுபாட்டையும் அபாயத்தையும் அதிகரிக்கிறது.
துறைகளுக்கிடையேயான தனிமைப்படுத்தப்பட்ட தொடர்பு முரண்பட்ட ஒப்பந்த விதிமுறைகளுக்கு வழிவகுக்கலாம்.

AI ஒப்பந்த மேலாண்மை, இணக்க மேலாண்மையைத் தானியக்கமாக்கி ஒப்பந்தத் தரவின் தெளிவான பார்வையை வழங்குவதன் மூலம் இந்த சவால்களைக் கடக்க உதவுகிறது. இது தானியங்கி சோதனைகள் மற்றும் மையப்படுத்தப்பட்ட அணுகல் மூலம் உங்கள் சட்ட மற்றும் இணக்கக் குழுக்களுக்கு ஆதரவளித்து, அபாயங்களைக் குறைத்து துல்லியத்தை மேம்படுத்துகிறது.

குறிப்பு: ஒப்பந்த வாழ்க்கைச் சுழற்சி மேலாண்மையில் AI-ஐப் பயன்படுத்துவது உங்கள் ஒப்பந்தங்களை நிலையான ஆவணங்களிலிருந்து இயக்கவியல் ரீதியாக பதிலளிக்கக்கூடிய உண்மையின் ஆதாரங்களாக மாற்றுகிறது. இந்த மாற்றம் வரைவு, ஆவண மதிப்பாய்வு மற்றும் ஒப்புதல் செயல்முறைகளை விரைவுபடுத்தி, இணக்கத்தை மேம்படுத்தி, பிழைகளைக் குறைக்கிறது.

இந்த சவால்களை AI மூலம் எதிர்கொள்வதன் மூலம், உங்கள் ஒப்பந்தங்களின் வாழ்க்கைச் சுழற்சி முழுவதும் செயல்திறனை மேம்படுத்தவும், அபாயங்களைக் குறைக்கவும், சிறந்த கட்டுப்பாட்டைப் பெறவும் முடியும்.

Microsoft 365-இல் AI தீர்வுகள்

ஆவண மேலாண்மைக்கான SharePoint

Microsoft 365-இல் ஆவண மேலாண்மைக்கான ஒரு சக்திவாய்ந்த கருவியாக SharePoint செயல்படுகிறது. இது உங்கள் ஒப்பந்தங்களை திறம்படச் சேமிக்கவும் ஒழுங்கமைக்கவும் நிர்வகிக்கவும் அனுமதிக்கிறது. உள்ளமைக்கப்பட்ட ஆவண நூலகங்கள் மூலம், உங்கள் அனைத்து ஒப்பந்தங்களையும் ஒரே இடத்தில் எளிதாக அணுகலாம். ஆவண மேலாண்மையை மேம்படுத்தும் முக்கிய அம்சங்கள் இதோ:

அம்சம்	விளக்கம்
ஆவணச் சேமிப்பு	SharePoint ஆவணங்களைச் சேமித்து, ஒழுங்கமைத்து...

Apple Podcasts · Spotify · YouTube · YouTube Music

Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents (English)