Microsoft 365 Copilot Without the Hype: Adoption, Governance & Getting Your Tenant Ready with Paul Keijzers [MVP]

Microsoft 365 Copilot can help people find information and get work done faster, but its answers depend on the content and permissions already in an organization’s Microsoft 365 tenant. இந்த M365 FM podcast அத்தியாயத்தில், Mirko Peters, Microsoft MVP மற்றும் KB Works நிறுவனர் Paul Keijzers உடன் உரையாடுகிறார். இது Microsoft 365 ஐ Copilot-க்கு நடைமுறை ரீதியாகவும் பொறுப்புடனும் தயார்படுத்துவது பற்றியது. டெமோக்கள் மற்றும் உரிமங்களுக்கு அப்பால், Copilot முடிவுகளை வடிவமைக்கும் அடித்தளங்களை அவர்கள் ஆராய்கின்றனர்: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, தரவுத் தரம், அணுகல் கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் நிர்வாகம் (governance).
Copilot ஏற்கனவே உள்ள அணுகல் சிக்கல்களை மேலும் தெளிவாகக் காட்டக்கூடும். பரவலாகப் பகிரப்பட்ட கோப்புகள், காலாவதியான ஆவணங்கள், பழைய பதிப்புகள் மற்றும் உரிமையாளர் தெளிவற்ற உள்ளடக்கம் ஆகியவை ஊழியர்கள் எதைக் கண்டறிய முடியும் என்பதைப் பாதிக்கலாம். Copilot-ஐ பரவலாக வெளியிடுவதற்கு முன், நிறுவனங்கள் தங்கள் பகிர்வு அமைப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்து, உணர்திறன் வாய்ந்த அல்லது தேவையற்ற அணுகல் எங்குள்ளது என்பதைப் புரிந்துகொள்ள வேண்டும் என்று Paul விளக்குகிறார். SharePoint oversharing அறிக்கைகள் SharePoint, Teams மற்றும் OneDrive முழுவதும் சாத்தியமான சிக்கல்களைக் கண்டறிய உதவும்; ஆனாலும் குறிக்கப்பட்ட பகிர்வு தங்கள் வணிகத்திற்குப் பொருத்தமானதா என்பதை நிறுவனங்கள் இன்னும் சரிபார்க்க வேண்டும்.

நிர்வாகம், பழைய தரவு மற்றும் தகவல் பாதுகாப்பு

பல ஆண்டுகளாகச் சேர்ந்த பழைய SharePoint உள்ளடக்கத்தை எவ்வாறு நிர்வகிப்பது என்பதை உரையாடல் ஆராய்கிறது. பழைய திட்டக் கோப்புகளை சட்ட அல்லது வணிகக் காரணங்களுக்காகத் தக்கவைக்க வேண்டியிருக்கலாம், ஆனால் அது அன்றாடத் தேடல்களிலோ Copilot முடிவுகளிலோ தோன்ற வேண்டும் என்று அர்த்தமல்ல. அவை எவ்வளவு அடிக்கடி தேவைப்படுகின்றன, டெனன்ட் எவ்வாறு கட்டமைக்கப்பட்டுள்ளது என்பதைப் பொறுத்து, உள்ளடக்கத்தை காப்பகப்படுத்தவோ அணுகலைக் கட்டுப்படுத்தவோ நிறுவனங்கள் பரிசீலிக்கலாம். Microsoft 365 backup மற்றும் recovery திட்டமிடுதலின் தேவையையும் Paul வலியுறுத்துகிறார்; backup வழங்குநரை மாற்றினால் நிறுவனம் தனது தரவை எவ்வாறு மீட்க முடியும் என்பதும் இதில் அடங்கும்.
Microsoft Purview என்பது பரந்த நிர்வாகப் படத்தின் ஒரு பகுதி. Sensitivity labels-ஐ மதிப்பாய்வு செய்து, அவை சீராகப் பயன்படுத்தப்படுகின்றனவா என்பதைச் சரிபார்த்து, பொருத்தமான இடங்களில் தானியங்கி labeling-ஐ பரிசீலிக்குமாறு Paul பரிந்துரைக்கிறார். தனிப்பட்ட மற்றும் உணர்திறன் வாய்ந்த தகவல்களைப் பாதுகாக்க Data Loss Prevention கொள்கைகள் உதவக்கூடும்; Copilot connectors மூலம் Jira போன்ற சேவைகளுடன் பணியாற்றும்போது Power Automate DLP கொள்கைகளுக்கு கவனம் தேவை. உலகளாவிய நிறுவனத்திற்கும் சிறு வணிகத்திற்கும் வெவ்வேறு கொள்கைகள் தேவைப்படலாம் என்பதால், இந்தக் கட்டுப்பாடுகள் நிறுவனத்தின் உண்மையான தேவைகளுக்கு ஏற்ப இருக்க வேண்டும்.

SharePoint கட்டமைப்பும் Copilot ஏற்பும்

AI இயற்கை மொழியை மேலும் சிறப்பாகப் புரிந்துகொண்டாலும், நல்ல தகவல் கட்டமைப்பு (information architecture) தொடர்ந்து முக்கியமானதாகவே உள்ளது. ஊழியர்களுக்குப் பயனுள்ள வகையில் SharePoint libraries-ஐ வைத்துக்கொண்டு, தகவலை எளிதாக ஒழுங்குபடுத்தவும் மீட்டெடுக்கவும் metadata மற்றும் content types எவ்வாறு உதவும் என்பதை Paul விவாதிக்கிறார். மிக ஆழமான கோப்புறை கட்டமைப்புகளையும் அதிகப்படியான metadata புலங்களையும் தவிர்க்குமாறு அவர் வழிகாட்டுகிறார்; அதிக சிக்கலான அமைப்பை மக்கள் பராமரிக்க மாட்டார்கள். Copilot தகவலைப் பரிந்துரைக்கவோ நிரப்பவோ உதவலாம், ஆனால் தெளிவான கட்டமைப்பும் நம்பகமான உள்ளடக்கமும் நிறுவனங்களுக்கு இன்னும் தேவை.
Copilot ஏற்புக்குத் தொடர்ச்சியான ஆதரவும் தேவை. ஒரே ஒரு பயிற்சி அமர்வை நடத்திவிட்டு ஊழியர்கள் மற்றதைக் கண்டுபிடிப்பார்கள் என்று எதிர்பார்ப்பதற்கு பதிலாக, நிறுவனங்கள் வழக்கமான குறிப்புகளைப் பகிரலாம், பயனுள்ள prompts மற்றும் agents-ஐ காட்டலாம், குழுக்களின் அன்றாட சிரமங்களைத் தீர்க்க உதவலாம். மக்கள் உண்மையில் செய்யும் வேலையிலிருந்து தொடங்கி, Copilot எங்கே நேரத்தை மிச்சப்படுத்தலாம் அல்லது முடிவை மேம்படுத்தலாம் என்பதைக் கண்டறியுமாறு Paul பரிந்துரைக்கிறார். ஏற்புத் திட்டங்கள் ஒவ்வொரு நிறுவனத்தின் அளவு மற்றும் பணி முறைகளுக்கு ஏற்ப மாற்றப்பட வேண்டும், வேறு சூழலுக்காக வடிவமைக்கப்பட்ட கட்டமைப்பிலிருந்து அப்படியே நகலெடுக்கக்கூடாது.

AI மதிப்பு, agents மற்றும் நடைமுறைப் பாதை

AI-யின் மதிப்பையும் செலவையும் நிறுவனங்கள் எவ்வாறு மதிப்பிடலாம், agents பணியாளர்களுடன் எவ்வாறு அதிகளவில் இணைந்து செயல்படலாம், அவற்றை நிர்வாகிகள் தங்கள் சூழல்களில் எவ்வாறு கண்டறிந்து நிர்வகிக்க வேண்டும் என்பதையும் Mirko மற்றும் Paul விவாதிக்கின்றனர். போர்ச்சுகலில் Paul அறிமுகப்படுத்திய Focus Week கருத்தையும் அவர் பகிர்ந்துகொள்கிறார்; அதில் குழுக்கள் வழக்கமான பணியிட இடையூறுகளிலிருந்து விலகி, Microsoft 365, SharePoint, நிர்வாகம் அல்லது Copilot சவால்களில் பிரத்யேக நேரம் செலவிடுகின்றனர்.
IT தலைவர்களுக்கான மையச் செய்தி இதுதான்: Copilot தயார்நிலை Microsoft 365 டெனன்டைப் புரிந்துகொள்வதில் தொடங்குகிறது. யார் எதை அணுகலாம், தகவல் எவ்வாறு ஒழுங்குபடுத்தப்பட்டுள்ளது, எந்த உள்ளடக்கத்தைத் தக்கவைக்க வேண்டும் அல்லது முன்னிலைப்படுத்த வேண்டும், பணியாளர்கள் தங்கள் வேலையில் AI-யை எவ்வாறு பயன்படுத்தக் கற்றுக்கொள்வார்கள் என்பதைப் புரிந்துகொள்ள வேண்டும். Copilot-ஐ வெறும் மற்றொரு உரிமமாக வெளியிடுவதற்கு முன், பகிர்வு அமைப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள், தகவல் நிர்வாகத்தை மேம்படுத்துங்கள், ஏற்புத் திட்டத்தை உண்மையான வணிகத் தேவைகளுடன் இணையுங்கள்.

Become a supporter of this podcast: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.