Microsoft 365 Copilot ఏ hype లేకుండా: Adoption, Governance & మీ Tenant ను సిద్ధం చేయడం - Paul Keijzers [MVP] తో

Microsoft 365 Copilot ఉద్యోగులకు సమాచారాన్ని కనుగొనడంలోనూ పనులను వేగంగా పూర్తి చేయడంలోనూ సహాయపడగలదు, కానీ దాని సమాధానాలు ఒక సంస్థ యొక్క Microsoft 365 టెనెంట్‌లో ఇప్పటికే ఉన్న కంటెంట్ మరియు అనుమతులపై ఆధారపడి ఉంటాయి. M365 FM పాడ్‌కాస్ట్ యొక్క ఈ ఎపిసోడ్‌లో, Mirko Peters, KB Works వ్యవస్థాపకుడు మరియు Microsoft MVP Paul Keijzers తో మాట్లాడుతూ, Microsoft 365ని Copilot కోసం ఆచరణాత్మకంగా మరియు బాధ్యతాయుతంగా ఎలా సిద్ధం చేయాలో చర్చిస్తారు. డెమోలు మరియు లైసెన్సింగ్‌కు మించి, Copilot ఫలితాలను రూపొందించే పునాదులను వారు పరిశీలిస్తారు: SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, డేటా నాణ్యత, యాక్సెస్ నియంత్రణలు మరియు గవర్నెన్స్.

Copilot ఇప్పటికే ఉన్న యాక్సెస్ సమస్యలను మరింత స్పష్టంగా కనిపించేలా చేయగలదు. విస్తృతంగా షేర్ చేయబడిన ఫైళ్లు, పాత పత్రాలు, పాత వెర్షన్లు మరియు యాజమాన్యం స్పష్టంగా లేని కంటెంట్ అన్నీ ఉద్యోగులు ఏమి కనుగొనగలరో ప్రభావితం చేయవచ్చు. Copilotను విస్తృతంగా విడుదల చేయడానికి ముందు సంస్థలు తమ షేరింగ్ సెట్టింగ్‌లను సమీక్షించాలని, సున్నితమైన లేదా అనవసరమైన యాక్సెస్ ఎక్కడ ఉందో అర్థం చేసుకోవాలని Paul వివరిస్తారు. SharePoint ఓవర్‌షేరింగ్ నివేదికలు SharePoint, Teams మరియు OneDriveలో సంభావ్య సమస్యలను గుర్తించడంలో సహాయపడతాయి, అయినప్పటికీ ఫ్లాగ్ చేయబడిన షేరింగ్ తమ వ్యాపారానికి సముచితమైనదేనా అని సంస్థలు ఇంకా తనిఖీ చేయాలి.

గవర్నెన్స్, లెగసీ డేటా మరియు సమాచార రక్షణ

సంవత్సరాలుగా పేరుకుపోయిన లెగసీ SharePoint కంటెంట్‌ను ఎలా నిర్వహించాలో సంభాషణ అన్వేషిస్తుంది. పాత ప్రాజెక్ట్ ఫైళ్లను చట్టపరమైన లేదా వ్యాపార కారణాల వల్ల ఉంచాల్సి రావచ్చు, కానీ అవి ఎల్లప్పుడూ రోజువారీ శోధన లేదా Copilot ఫలితాల్లో కనిపించాలని అర్థం కాదు. ఆ కంటెంట్ ఎంత తరచుగా అవసరమవుతుందో మరియు టెనెంట్ ఎలా నిర్మితమైందో బట్టి, కంటెంట్‌ను ఆర్కైవ్ చేయడం లేదా యాక్సెస్‌ను పరిమితం చేయడాన్ని సంస్థలు పరిగణించవచ్చు. బ్యాకప్ ప్రొవైడర్లను మార్చినప్పుడు కంపెనీ తన డేటాను ఎలా తిరిగి పొందగలదో సహా, Microsoft 365 బ్యాకప్ మరియు రికవరీ కోసం ప్రణాళిక వేయాల్సిన అవసరాన్ని కూడా Paul హైలైట్ చేస్తారు.

Microsoft Purview విస్తృత గవర్నెన్స్ చిత్రంలో భాగం. సెన్సిటివిటీ లేబుళ్లను సమీక్షించాలని, అవి స్థిరంగా వర్తింపజేయబడుతున్నాయో లేదో తనిఖీ చేయాలని, తగిన చోట ఆటోమేటిక్ లేబులింగ్‌ను పరిగణించాలని Paul సిఫార్సు చేస్తారు. Data Loss Prevention పాలసీలు వ్యక్తిగత మరియు సున్నితమైన సమాచారాన్ని రక్షించడంలో సహాయపడతాయి, అలాగే Copilot Jira వంటి సేవలతో పనిచేయడానికి కనెక్టర్లను ఉపయోగించినప్పుడు Power Automate DLP పాలసీలకు శ్రద్ధ అవసరం. ఈ నియంత్రణలు సంస్థ యొక్క వాస్తవ అవసరాలకు సరిపోవాలి, ఎందుకంటే ఒక గ్లోబల్ కంపెనీకి మరియు ఒక చిన్న వ్యాపారానికి వేర్వేరు పాలసీలు అవసరం కావచ్చు.

SharePoint నిర్మాణం మరియు Copilot స్వీకరణ

AI సహజ భాషను అర్థం చేసుకోవడంలో మెరుగవుతున్నప్పటికీ, మంచి సమాచార ఆర్కిటెక్చర్ ఇప్పటికీ ముఖ్యమే. SharePoint లైబ్రరీలను ఉద్యోగులకు ఆచరణాత్మకంగా ఉంచుతూ, సమాచారాన్ని సులభంగా నిర్వహించడానికి మరియు తిరిగి పొందడానికి మెటాడేటా మరియు కంటెంట్ టైప్‌లను ఉపయోగించడం గురించి Paul చర్చిస్తారు. అతని మార్గదర్శకం ఏమిటంటే, అతిగా లోతైన ఫోల్డర్ నిర్మాణాలను మరియు అధిక మెటాడేటా ఫీల్డ్‌లను నివారించడం, ఎందుకంటే చాలా సంక్లిష్టంగా ఉన్న వ్యవస్థను ప్రజలు నిర్వహించడానికి ఇష్టపడరు. Copilot సమాచారాన్ని సూచించడంలో లేదా నింపడంలో సహాయపడగలదు, కానీ సంస్థలకు ఇంకా స్పష్టమైన నిర్మాణం మరియు విశ్వసనీయ కంటెంట్ అవసరం.

Copilot స్వీకరణకు నిరంతర మద్దతు కూడా అవసరం. ఒకే శిక్షణా సెషన్ ఇచ్చి మిగతాది ఉద్యోగులే తెలుసుకుంటారని ఆశించడం కంటే, సంస్థలు క్రమం తప్పకుండా చిట్కాలను పంచుకోవచ్చు, ఉపయోగకరమైన ప్రాంప్ట్‌లు మరియు ఏజెంట్లను ప్రదర్శించవచ్చు, మరియు బృందాలకు రోజువారీ నిజ సమస్యలను పరిష్కరించడంలో సహాయపడవచ్చు. ప్రజలు నిజంగా చేసే పనితో ప్రారంభించి, Copilot సమయాన్ని ఆదా చేయగల లేదా ఫలితాన్ని మెరుగుపరచగల చోట్లను గుర్తించాలని Paul సిఫార్సు చేస్తారు. స్వీకరణ ప్రణాళికలను వేరే వాతావరణం కోసం రూపొందించిన ఫ్రేమ్‌వర్క్ నుండి యథాతథంగా కాపీ చేయకుండా, ప్రతి సంస్థ పరిమాణానికి మరియు పని విధానాలకు అనుగుణంగా మార్చాలి.

AI విలువ, ఏజెంట్లు మరియు ఆచరణాత్మక మార్గం

Mirko మరియు Paul, సంస్థలు AI యొక్క విలువ మరియు ఖర్చును ఎలా అంచనా వేయగలవో, ఏజెంట్లు ఉద్యోగులతో కలిసి ఎలా ఎక్కువగా పనిచేయవచ్చో, మరియు వారి పరిసరాల్లో ఏజెంట్లను కనుగొని నిర్వహించడానికి అడ్మినిస్ట్రేటర్లకు ఎందుకు మార్గాలు అవసరమో కూడా చర్చిస్తారు. పోర్చుగల్‌లో Paul యొక్క Focus Week భావనను ఆయన పంచుకుంటారు, అక్కడ బృందాలు తమ సాధారణ కార్యాలయ అంతరాయాలకు దూరంగా Microsoft 365, SharePoint, గవర్నెన్స్ లేదా Copilot సవాళ్లపై అంకితమైన సమయాన్ని వెచ్చిస్తాయి.

IT నాయకుల కోసం కేంద్ర సందేశం ఏమిటంటే, Copilot సిద్ధత Microsoft 365 టెనెంట్‌ను అర్థం చేసుకోవడంతో ప్రారంభమవుతుంది: ఎవరు దేనికి యాక్సెస్ చేయగలరు, సమాచారం ఎలా నిర్వహించబడింది, ఏ కంటెంట్‌ను ఉంచాలి లేదా ముందుకు తేవాలి, మరియు ఉద్యోగులు తమ పనిలో AIని ఎలా ఉపయోగించడం నేర్చుకుంటారు. Copilotను కేవలం మరొక లైసెన్స్‌గా విడుదల చేయడానికి ముందు, షేరింగ్ సెట్టింగ్‌లను సమీక్షించండి, సమాచార గవర్నెన్స్‌ను మెరుగుపరచండి, మరియు స్వీకరణను నిజమైన వ్యాపార అవసరాలతో అనుసంధానించండి.

ఈ పాడ్‌కాస్ట్‌కు మద్దతుదారుగా మారండి: https://www.spreaker.com/podcast/m365-fm-a-microsoft-mvp-podcast-by-mirko-peters--6704921/support.