Скорочення часу перевірки контрактів за допомогою ШІ-агентів SharePoint

У сучасному динамічному бізнес-середовищі ШІ відіграє ключову роль в управлінні контрактами. Інтегруючи ШІ в Microsoft 365, ви можете змінити підхід до роботи з контрактами. Ця технологія спрощує процеси, роблячи перевірку документів швидшою та ефективнішою.

Розгляньте переваги управління контрактами за допомогою ШІ:

• Підвищена ефективність: автоматизація рутинних завдань заощаджує ваш час і зусилля.
• Прискорений цикл роботи з контрактами: ШІ пришвидшує складання, узгодження та погодження.
• Менше помилок: автоматизація мінімізує людські помилки та підвищує відповідність вимогам.

Завдяки ШІ контракти стають легшими для управління, що дозволяє вам зосередитися на стратегічних рішеннях, а не на рутинній паперовій роботі.

Ключові висновки

• ШІ спрощує управління контрактами, автоматизуючи рутинні завдання, що заощаджує час і зменшує кількість помилок.
• Інтеграція ШІ в Microsoft 365 покращує співпрацю, дозволяючи командам ефективніше працювати над контрактами разом.
• Використання інструментів ШІ може значно прискорити цикли роботи з контрактами — від складання до погодження, підвищуючи загальну ефективність.
• ШІ допомагає дотримуватися вимог, надаючи автоматичні перевірки та сповіщення про зобов'язання за контрактами та терміни.
• Перед впровадженням рішень ШІ оцініть свої поточні процеси управління контрактами, щоб визначити сфери для покращення.
• Використовуйте інструменти Microsoft, такі як SharePoint і Teams, для покращення управління документами та співпраці в робочих процесах із контрактами.
• Навчання персоналу роботі з новими інструментами ШІ є важливим для максимізації їхніх переваг і забезпечення плавного впровадження.
• Регулярно перевіряйте дані, видобуті за допомогою ШІ, на точність, щоб підтримувати якість і відповідність вимогам у управлінні контрактами.

Виклики в управлінні контрактами

Неефективність ручних процесів

Ручне управління контрактами створює багато перешкод, які уповільнюють роботу та збільшують ризики. Ви часто покладаєтеся на застарілі методи, такі як електронна пошта та електронні таблиці. Ці методи спричиняють помилки та марнують час. Без стандартних процесів складання та погодження контрактів стають неузгодженими. Ви можете мати труднощі з відстеженням етапів контракту або ефективною співпрацею з командою. Помилки при введенні даних або контролі версій можуть призвести до фінансових втрат або юридичних проблем.

Ось короткий огляд поширених неефективностей, з якими ви можете зіткнутися:

Тип неефективності	Опис
Залежність від ручних процесів	Використання електронної пошти та таблиць призводить до трудомістких помилок.
Відсутність стандартизації	Відсутність єдиного процесу спричиняє невідповідності у складанні та погодженні контрактів.
Низька прозорість	Труднощі з відстеженням термінів і зобов'язань за контрактами ускладнюють планування.
Недостатня співпраця	Ручні робочі процеси уповільнюють прийняття рішень і командну роботу.
Труднощі з управлінням змінами	Помилки в даних і контролі версій збільшують ризики та витрати.

Ви можете витрачати 25–40% свого часу на нелегальні завдання, що знижує продуктивність. Складання базового контракту може коштувати близько 7 000 доларів, а складних — до 49 000 доларів. Ручна перевірка документа займає близько 92 хвилин, тоді як ШІ може скоротити це до лише 26 секунд. Ці неефективності можуть коштувати вашій організації мільйонів і призвести до втрати контролю над важливими контрактами.

Труднощі з видобуванням даних

Видобування ключової інформації з контрактів без інструментів ШІ може бути схоже на пошук голки в копиці сіна. Ваші контракти можуть бути розкидані по різних місцях, зберігатися в різних форматах або існувати в багатьох версіях без чіткого відстеження. Через це важко швидко знайти критичні дані, як-от дати закінчення дії або умови оплати.

Опис виклику
Розрізнене зберігання угод у кількох місцях
Відсутність стандартних форматів контрактів
Кілька версій контрактів без простежуваності та видимості

Без ШІ ви витрачаєте надмірний час на ручну перевірку контрактів, щоб знайти відповідні положення. Це уповільнює управління життєвим циклом контрактів і збільшує ймовірність пропуску важливих деталей під час складання або перегляду контрактів.

Питання відповідності та ризиків

Ручне управління контрактами часто призводить до проблем із відповідністю вимогам і зростання ризиків. Ви можете не мати централізованого центру для моніторингу діяльності за контрактами, що знижує прозорість статусу відповідності. Така ситуація може спричинити пропущені дати поновлення, спори або штрафи. Надмірна залежність від ручних процесів збільшує кількість людських помилок і неефективності.

• Недотримання юридичних і регуляторних вимог створює значні ризики відповідності.
• Обмежена прозорість щодо контрактів підвищує ймовірність затримок і спорів.
• Відсутність стандартизованих робочих процесів збільшує мінливість і ризик.
• Ізольована комунікація між відділами може призвести до суперечливих умов контрактів.

Управління контрактами за допомогою ШІ допомагає подолати ці виклики, автоматизуючи управління відповідністю і забезпечуючи чіткий огляд даних контрактів. Це підтримує ваші юридичні та комплаєнс-команди автоматичними перевірками та централізованим доступом, зменшуючи ризики та підвищуючи точність.

Примітка: використання ШІ в управлінні життєвим циклом контрактів перетворює ваші контракти зі статичних документів на динамічні джерела відповідей і достовірної інформації. Цей перехід пришвидшує складання, перевірку документів і процеси погодження, а також підвищує відповідність вимогам і зменшує кількість помилок.

Вирішуючи ці виклики за допомогою ШІ, ви можете підвищити ефективність, знизити ризики та отримати кращий контроль над контрактами протягом усього їх життєвого циклу.

Рішення ШІ в Microsoft 365

SharePoint для управління документами

SharePoint є потужним інструментом для управління документами в Microsoft 365. Він дозволяє ефективно зберігати, упорядковувати та керувати контрактами. Завдяки вбудованим бібліотекам документів ви можете легко отримати доступ до всіх контрактів в одному місці. Ось деякі ключові функції, що покращують управління документами:

Функція	Опис
Зберігання документів	SharePoint може зберігати, упорядковувати Apple Podcasts · Spotify · YouTube · YouTube Music Cut Contract Review Time with SharePoint AI Agents (English)